Sesuai
Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain.
Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang
dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip
di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di
lingkungan sekolah.
Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak
sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain
sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.
Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama
baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem
penyimpanan arsip yang akan digunakan.
Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih
mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian
Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh:
Perpustakaan, Bank.
3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada
umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari,
setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan
berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.
5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak
menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah
menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain.
Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut
dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih
cepat.
Contoh:
Sistem subjek digabung dengan sistem abjad
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari
nama orang.
Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri
dari tanggal surat.
Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut
kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.
Demikian panduan dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai. Semoga menjadi
tambahan ilmu bagi kita bersama.