Setiap organisasi bisnis membutuhkan sistem informasi yang digunakan

organisasi tersebut untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi sudah menjadi

suatu perangkat oleh setiap perusahaan untuk meningkatkan keefektifan dan

keefisienan kerja suatu perusahaan. Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang

dapat bekerja dengan cepat, tepat, dan handal dengan tingkat ketelitian yang tinggi

agar dapat berjalan dan berkembang serta bersaing secara kompetitif dengan

perusahan- perusahaan lain. Salah satu contohnya adalah penggunaan aplikasi

sistem yang dapat mengumpulkan, menyimpan, dan mengolah data menjadi

informasi yang dapat dilakukan dengan mudah dan akurat. Untuk menunjang hal

tersebut, diperlukan adanya sistem informasi yang berguna untuk menangani dan

mencatat setiap kegiatan transaksi perusahaan.

Sistem informasi akuntansi dibutuhkan untuk menghasilkan informasi

keuangan dan membantu dalam pengambilan keputusan. Sistem akuntansi yang

baik diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan

perusahaan dan mampu menghasilkan laporan keuangan yang wajar serta dapat

dipercaya.

Untuk dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain, dibutuhkan

sistem informasi yang bisa meningkatkan kualitas perusahaan. Kualitas suatu

perusahaan akan mempengaruhi citra perusahaan di mata para pemakai laporan

keuangan. Untuk itu, perusahaan harus bisa menciptakan sistem informasi

akuntansi yang baik untuk menunjang aktivitas keseharian perusahaan. Penggunaan

sistem informasi berbasis

teknologi mampu menghasilkan sistem informasi yang baik dan dapat menunjang

kinerja suatu perusahaan.

Sistem informasi dapat di lakukan dengan dua cara, yaitu sistem informasi

terkomputerisasi (computer based information system) dan sistem informasi manual

(manual information system). Sistem informasi terkomputerisasi merupakan sistem

informasi tempat komputer digunakan sebagai prosesor data; kelengkapan,

program, data dan prosedur untuk melaksanakan serangkaian tugas yang

berhubungan dalam komputer. Sedangkan sistem informasi manual merupakan

sistem informasi dengan sebagian besar beban pemprosesan data diselesaikan oleh

manusia tanpa menggunakan komputer (Romney dan Steinbert, 2006;473).

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)

Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional

pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran

barang dan jasa. Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan

biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai

layanan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Di dalam siklus pengeluaran,

pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam

organisasi, informasi mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dam

produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen tentang kebutuhan

untuk membeli barang dan bahan baku. Begitu barang dan bahan baku tiba,

pemberitahuan penerimaannua mengalir kembali ke sumber-sumber tersebut dari

siklus pengeluaran. Data mengenai biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke

buku besar dan ke fungsi pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan

serta berbagai laporan manajemen lainnya (Romney dan Steinbart, 2006).

 Menurut Krismiaji (2002:317), siklus pengeluaran merupakan serangkaian

aktivitas bisnis dan kegiatan pengelohan data yang berhubungan dengan pembelian

dan pembayaran aas barang dan jasa yang dibeli.

Siklus pengeluaran mencatat empat aktivitas/kejadian ekonomi (Romney

dan Steinbart, 2006), yaitu:

1. Memesan barang, perlengkapan, dan layanan

Aktivitas utama dalam siklus ini adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa,

kapan, berapa banyak yang dibeli, dan juga mengidentifikasi dari pemasok mana akan

dibeli.

2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan, dan layanan

Aktifitas bisnis kedua dalam siklus ini adalah penerimaan dan penyimpanan

barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima

kiriman dari pemasok. Bagian ini biasanya bertanggung jawab pada manager

gudang, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian produksi.

Bagian penyimpanan persediaan, yang juga bertanggung jawab pada manager

gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut. Informasi

mengenai penerimaan barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke

fungsi pengendalian persediaan agar dapat memperbaharui catatan persediaan

3. Membayar barang, perlengkapan, dan layanan

Aktifitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan

dari vendor untuk pembayaran. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan

untuk dibayar. Kasir, yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Seperti halnya aplikasi lain, dalam aplikasi pengeluaran juga dihasilkan 3

(tiga) macam laporan, yaitu:

1. Laporan Kontrol (control report)
 Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah file.

Laporan ini berisi informasi tentang (1) transaksi yang telah diposting, atau (2)

jumlah angka atau nomor transaksi, atau (3) daftar perubahan yangdibuat

selama pemeliharaan file. Dalam sistem barbasis komputer, laporan ini

menyajikan record count, control total, dan hash total. Petugas pengawas data

mengkasi laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa

semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat.

2. Register

Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode waktu tertentu,

misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Register ini merupakan daftar

yang memuat seluruh transaksi (pembelian) yang diproses selama satu periode

pemrosesan.

3. Laporan Khusus

Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer dalam

membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok. Laporan khusus yang

dihasilkan dalam siklus ini mencakup:

a. Laporan Faktur Terbuka (open invoices report)

Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum dibayar pada
tanggal laporan. Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah
utang kepada setiap pemasok.
b. Laporan Umur Voucher (voucher aging report)
 Laporan ini meringkas voucher menurut umurnya. Laporan ini sangat
bermanfaat, karena jika perusahaan sampai memiliki utang yang tidak
terbatas sampai jangka waktu tertentu, akan berakibat negatif bagi
perusahaan.
c. Laporan Kebutuhan Kas
Laporan ini meringkas faktur pembelian urut jatuh tempo. Laporan ini

membantu departemen utang dalam merencanakan pembayaran kas dan

dalam mengidentifikasi faktur mana yang harus dibayar segera, agar dapat

diperoleh potongan dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat

dipelihara.

d. Laporan Status Utang

Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan menggunakan sistem on-real time,

karena sistem ini memungkinkan pemakai untuk meminta database

menyajikan informasi terbaru.

PT. Arlin Sejahtera merupakan perusahaan kontraktor yang melakukan

hubungan kontrak kerja antar pemerintah Dinas Pekerjaan Umum (DPU) bagian

perairan untuk membangun maupun mengembangkan sebuah kawasan bagian

irigasi. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2001. Pemilik perusahaan ini adalah

Kristina L. yang tidak lain adalah direktris sekaligus komisaris utama perusahaan.

Sejak tahun 2008, PT. Arlin Sejahtera mengalami kemajuan dengan mendirikan

anak perusahaan yaitu, CV. Triputra Nurinda yang direkturnya dipegang oleh

anaknya sendiri, yaitu Robinson Tanggulungan. Kedua perusahaan ini membagi

skala perusahaan, yakni proyek dengan skala kecil akan ditangani oleh CV.

Triputra Nurinda dan proyek berskala besar yakni milyaran rupiah akan ditangani
oleh PT. Arlin Sejahtera. Kedua perusahaan ini bertempat di Telkom II, Makassar,

Sulawesi Selatan Dalam melakukan kontrak kerja yang dilakukan antar

perusahaan kontraktor dan DPU, perusahaan kontraktor bisa mendaftarkan nama

perusahaan untuk mengikuti proyek apabila perusahaan memiliki jumlah eskavator

yang diinginkan pihak DPU. Misalnya, dalam membangun sebuah sungai, DPU

menginginkan agar perusahaan kontraktor menggunakan dua eskavator, tetapi

apabila perusahaan hanya memiliki satu eskavator maka perusahaan tersebut harus

menyewa satu eskavator pada perusahaan kontraktor lainnya untuk bisa mengikuti

proyek tersebut.

PT. Arlin Sejahtera memiliki 2 (dua) eskavator dan 6 (enam) alat berat

lainnya yang dapat digunakan untuk membangun ataupun mengembangkan

kawasan irigasi, namun dalam prakteknya PT. Arlin Sejahtera juga melakukan

penyewaan alat berat pada perusahaan lain selama alat berat milik PT. Arlin

Sejahtera tidak beroperasi atau dengan kata lain perusahaan tidak mendapatkan

proyek.

PT. Arlin Sejahtera memiliki karyawan tetap sebanyak 12 (dua belas) orang,

sedangkan untuk karyawan non tetap jumlahnya disesuaikan dengan besar kecilnya

proyek yang dikerjakan. Perekrutan karyawan non tetap umumnya dilakukan

dilokasi proyek.

Pembelian bahan baku biasanya melalui beberapa pemasok yang ditangani

oleh karyawan bagian logistik. Pembelian atau pemesanan bahan baku dari luar

dilakukan melalui telepon, pemesanan dalam pulau pemesanan bisa dilakukan

dengan memberikan daftar pesanan yang dibuat oleh bagian logistik. Sistem

penjualan jasa dan pembelian bahan baku di PT. Arlin Sejahtera masih

menggunakan sistem yang manual. Dalam transaksi penjualan jasa kepada pihak

DPU berlaku 3 (tiga) ketentuan termin pembayaran yaitu uang muka sebesar 20%
dari total nilai proyek sebelum memulai proyek, termin 50% akan diberikan apabila

perusahaan telah menyelesaikan proyek sebesar 50%, dan sisanya akan diberikan

setelah proyek diselesaikan dengan memotong pajak PPN.

PT. Arlin Sejahtera merupakan perusahaan kontraktor yang khusus menangani

proyek pembangunan dan pengembangan kawasan perairan seperti irigasi, sungai,

rawa, air baku, dan pantai. Perusahaan ini memiliki karyawan tetap dan non tetap

serta memiliki satu anak perusahaan, yaitu CV. Tri Putra Nurinda. Sistem informasi

akuntansi yang ada di perusahaan ini masih menggunakan sistem manual, mulai

dari penerimaan kas, pengeluaran kas, hingga penggajian karyawan.

Dalam perusahaan, siklus pendapatan dapat memfasilitasi pertukaran barang

atau jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.

Dengan adanya siklus pendapatan, perusahaan dapat mencacat permintaan

penjualan dan mengklasifikasikannya ke dalam penerimaan kas. Siklus pengeluaran

bertujuan untuk
menekan biaya perlengkapan, biaya pemeliharaan mesin dan biaya-biaya lainnya

dalam bentuk pengeluaran atas pelayanan yang diterima oleh perusahaan. Bagi PT.

Arlin Sejahtera, siklus pendapatan dan siklus pengeluaran sangat penting bagi

perusahaan karena dengan adanya siklus pendapatan, PT. Arlin sejahtera dapat

mengetahui berapa besar permintaan atas jasa dan pendapatan yang diperoleh.

Begitu juga dengan siklus pengeluaran dan siklus penggajian, dengan adanya siklus

ini PT. Arlin Sejahtera dapat mengetahui laba yang diperoleh perusahaan pada

setiap periode dan juga mengetahui pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan

perusahaan.

Permasalahan utama yang terjadi di perusahaan adalah terjadi kesalahan

dalam perhitungan transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas dan penggajian yang

menyebabkan penerimaan kas tidak sesuai dengan yang seharusnya diterima, total

pengeluaran kas tidak sesuai dengan nota supplier, dan perhitungan penggajian

tidak sesuai dengan yang seharusnya diterima karyawan. kesalahan ini

mempengaruhi saldo kas perusahaan tidak akurat.

Permasalahan kedua yang ada di perusahaan yaitu kesalahan pencatatan

antara transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas maupun dokumen lain yang

terkait dengan aktivitas operasional perusahaan, sehingga harus menelusuri kembali

letak kesalahan

yang dilakukan. Kesalahan ini menyebabkan kinerja perusahaan kurang efisien

karena setiap kali harus menelusuri kembali letak kesalahan yang ada..
 Permasalahan dalam aliran dokumen adalah semua transaksi penjualan,

pengeluaran kas hingga penggajian tidak lengkap yang menyebabkan karyawan

sulit menelusuri semua transaksi dan dokumen-dokumen yang berkaitan. Hal ini

menyebabkan kegiatan operasi perusahan terhambat.

Permasalahan lain yang ada di perusahaan ini adalah tidak adanya batasan

hak akses bagi karyawan yang dapat melihat laporan-laporan penting perusahaan

karena tidak terproteksi dengan baik. PT. Arlin Sejahtera mengharapkan masalah-

masalah yang ada dalam perusahaan dapat diminimalisasi, sehingga perusahaan

dapat mengelola transaksi dengan baik dan menimbulkan dampak positif bagi

perusahaan, khususnya kepada DPU.

Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada di PT. Arlin Sejahtera

diperlukan sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer. Dengan adanya

sistem terkomputerisasi, kesalahan yang dilakukan oleh karyawan akan terdeteksi

dengan sendirinya, sehingga dapat mempercepat dan mempermudah dalam

bertransaksi dan menciptakan keteraturan sistem serta pembuatan laporan

penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, dan laporan penggajian yang efektif,

efisien, dan akurat. Dengan sistem terkomputerisasi juga dapat mengurangi resiko

kecurangan dalam memanipulasi data ataupun laporan-laporan keuangan

perusahaan karena terdeteksi dengan hak akses karyawan.

 Alasan dipilihnya PT. Arlin Sejahtera, karena perusahaan tersebut ingin

mengganti sistem yang manual dengan sistem terkomputerisasi tetapi dengan

menggunakan sistem yang sederhana dan mudah untuk dijalankan. Peneliti juga

ingin memperkenalkan dan merancang sistem komputerisasi untuk perusahaan

tersebut.

Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle)

Siklus pengeluaran dimulai ketika bagian logistik membuat daftar

pembelian bahan baku yang diproses secara manual, daftar pembelian bahan

baku tersebut akan diberikan kepada supplier untuk memproses pesanan

pembelian dan akan di kirim ke gudang perusahaan. Supplier akan memberikan

nota pembelian kepada direktris dan melakukan proses pembayaran melalui

transfer ke supplier atau mendatangi langsung ke toko supplier. Bukti transfer

dan nota pembelian akan diserahkan kepada general manager dan akan

dibuatkan laporan pengeluaran kas. Laporan pengeluaran kas akan diberikan

oleh direktis untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Flowchart siklus

pengeluaran PT. Arlin Sejahtera dapat dilihat dibawah ini:

Berdasarkan hasil analisis flowchart siklus pengeluaran PT. Arlin

Sejahtera, terdapat beberapa kelemahan, diantaranya:

a. Bagian logistik tidak membuat kartu stock opname. Kelemahan ini

membuat material yang ada di gudang seringkali hilang. Rekomendasi:

membuat kartu stock opname dan melakukan pengecekan terhadap

material yang ada di gudang.

b. Daftar pesanan yang dibuat oleh bagian logistik tidak mencantumkan

tanggal pesanan, hal ini mengakibatkan bagian logistik sulit membedakan

daftar pesanan yang lama dengan daftar pesanan baru. Rekomendasi:

karyawan bagian logistik sebaiknya mencantumkan hari dan tanggal

pesanan untuk memudahkan melakukan pencocokan bahan baku dan

harus ditandatangani oleh manager.

c. Karyawan bagian quality control tidak melakukan pemeriksaan atau

pengecekan terhadap bahan baku dari supplier. Rekomendasi: karyawan

bagian quality control sebaiknya memeriksa atau mencocokkan daftar

pesanan bahan baku dengan barang yang bahan baku yang dikirim oleh

supplier apakah sudah sesuai dengan kualitas yang dipesan atau tidak.

Apabila sesuai maka akan disimpan di gudang, jika tidak sesuai maka

akan dikembalikan ke supplier.