PROGRAM PENGELOLAAN REAGENSIA

AMHP DAN BMHP

TAHUN 2017

I. PENDAHULUAN

Rumah Sakit Umum Pusat adalah Rumah Sakit Pendidikan Tipe A yang
sudah terakreditasi KARS, ISO maupun JCI. Sebagai Rumah Sakit Pendidikandan
dan Rujukan Nasional Rumah Sakit harus memberikan pelayanan dalam pelayanan
kesehatan, pendidikan maupun penelitian dan mencangkup berbagai tingkatan
maupun jenis disiplin. Sebagai Top Referal Rumah Sakit harus memiliki SDM yang
profesional baik tenaga medis, paramedis, penunjang medis, teknis maupun
administrasi agar mampu melaksanakan fungsi yang demikian kompleks tersebut. Di
samping Rumah Sakit harus memiliki peralatan medis maupun non medis yang
memadai dalam jumlah, jenis, kualitas maupun teknologi agar pelayanan dapat
berjalan lancar.

Laboratorium merupakan salah satu sarana kesehatan yang diharapkan

mampu memberikan pelayanan terbaik terhadap kebutuhan klinisi, individu dan
masyarakat yang berperan sebagai pendukung maupun penegak dari sebuah
diagnosis penyakit dalam upaya peningkatan kesehatan yang optimal. Sebagai
bagian yang integral dari pelayanan kesehatan, pelayanan laboratorium sangat
dibutuhkan dalam pelaksanaan berbagai program dan upaya kesehatan, dan
dimanfaatkan untuk keperluan penegakan diagnosis, pemberian pengobatan dan
evaluasi hasil pengobatan serta pengambilan keputusan lainnya.

Prosedur tetap pemeriksaan laboratorium merupakan pedoman seluruh

parameter pemeriksaan di Instalasi Laboratorium Klinik sekaligus SMF Patologi
Klinik dan Kedokteran Laboratorium. Pelaksanaan pemeriksaan yang sesuai dengan
pedoman prosedur tetap yang disusun oleh seluruh anggota profesional pelayanan
medik Patologi Klinik merupakan salah satu dasar penilaian pelaksanaan pelayanan
yang bermutu.

Oleh karena itu mutu pelayanan laboratorium kesehatan haruslah baik dan
bermutu agar dapat memberikan hasil pemeriksaan laboratorium yang tepat, teliti,
benar, dapat dipercaya dan memuaskan pengguna jasa, hasil pemeriksaan
laboratorium yang berkualitas/bermutu sangat diperlukan oleh dokter atau pengguna
jasa lainnya agar diagnosa dapat ditegakkan dan terapi yang diberikan menjadi lebih
tepat dan efisien.

II. LATAR BELAKANG

Jumlah dan jenis reagensia alat medis habis pakai (AMHP) dan bahan medis
habis pakai (BMHP) di Instalasi Laboratorium Klinik RSUP sangatlah banyak, lebih
dari 500 jenis. Oleh karena itu pengelolaan harus dilakukan dengan baik supaya
pelayanan tetap berjalan lancar. Jika salah satu bahan tidak dikelola dengan baik
maka akan menimbulkan gangguan di pelayanan laboratorium klinik.

Reagen AMHP dan BMHP di bagi menjadi 2 yaitu melalui kerja sama
operasi (KSO) dan non kerjasama operasi (non KSO). Untuk pengadaan reagen KSO
sifatnya lebih mudah dan sederhana, sedangkan untuk pengadaan reagen non KSO,
pengadaan harus melalui rumah sakit yang kemudian diteruskan ke ULPBJ rumah
sakit dan harus disetujui direktur terkait.

III. TUJUAN

Umum:
Agar seluruh reagen AMHP dan BMHP dapat tersedia dalam tepat jumlah,
tepat jenis dan tepat waktu.

Khusus:
Agar seluruh reagen AMHP dan BMHP baik KSO maupun non KSO dapat
tersedia dalam tepat jumlah, tepat jenis dan tepat waktu.

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Non KSO
Pengadaan reagen didapatkan dari usulan masing-masing penanggung
jawab laboratorium dan KSP, kemudian dikumpulkan di penanggung jawab logistik.
Penanggung jawab logistik mengkompilasi dan menyusun usulan yang sudah
dikumpulkan kemudian diusulkan ke Rumah Sakit melalui proses pengadaan secara
lelang dan penunjukan langsung (barang farmasi khusus terutama yang kompatibel
dengan alat dan sudah teruji kualitas dengan baik).
Penerimaan diperoleh setelah vendor/pemenang lelang/ perusahaan yang
ditunjuk mendapatkan SPK dan akan mengirimkan bahan sesuai SPK. Petugas
logistik akan menerima dan mencatat barang tersebut.
 Penyimpanan AMHP dan BMHP sesuai dengan suhu yang tertera pada
kemasan. Setiap penggunaan bahan tersebut akan dilakukan pencatatan dan
pelaporan penggunaan.
Evaluasi dilakukan diseluruh kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan
reagen.
2. KSO

Permintaan reagen dapat dilakukan setiap saat oleh KSP/analis melalui

telepon atau komunikasi langsung dibawah koordinasi penanggung jawab reagen
KSO.

Penerimaan reagen dapat dilakukan oleh KSP/analis/penanggung jawab

reagen KSO dengan menandatangani tanda terima dan menyerahkan reagen serta
tanda terima tersebut kepada penanggungjawab reagen KSO

2) CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

Pada umumnya, untuk memilih bahan laboratorium yang akan digunakan harus
mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

1. kebutuhan
2. produksi pabrik yang sudah dikenal dan mempunyai sensitifitas dan
spesifisitas yang baik
3. deskripsi lengkap dari bahan atau produk
4. masa kadaluarsa yaang cukup anjang
5. mudah diperoleh di pasaran
6. nilai ekonomis
7. pemasok/vendor
8. kelancaran dan kesinambungan pengadaan
9. terdaftar sebagai bahan laboratoriun dan alat kesehatan di Ditjen Yanfar dan
alkes depkes

PERENCANAAN/PENGADAAN
Pengadaan bahan laboratorium harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut:

1. tingkat persediaan
2. perkiraan jumlah kebutuhan
3. waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan bahan.

Pengadaan bahan medis habis pakai untuk kebutuhan seluruh unit/instalasi di RS

dilakukan oleh instalasi farmasi, dan laboratorium hanya merencanakan
kebutuhan di laboratorium sendiri, dan setiap bulan mengajukan permintaan ke
gudang farmasi. Proses pengadaan reagen laboratorium secara umum dibedakan
menjadi pengadaan KSO (kerjasama operasional) dan non KSO.

a. Pengadaan reagen KSO:

1. Perusahaan yang melakukan KSO di Instalasi Laboratorium Klinik wajib
menyediakan reagen dan bahan penunjang lainya sesuai MOU dan tidak
boleh kosong selama masa kontrak
2. Pengiriman reagen dapat dilakukan secara berkala atau untuk kebutuhan
satu bulan sekaligus
3. Monitoring ketersediaan reagen dilakukan setiap hari oleh penanggung
jawab reagen KSO dibantu KSP/Analis dan oleh perusahaan yang
bersangkutan secara berkala
4. Permintaan reagen dapat dilakukan setiap saat oleh KSP/anal;is melalui
telepon atau komunikasi langsung dibawah koordinasi penanggungjawab
reagen KSO
5. Pengiriman reagen menggunakan tanda terima minimal 2 lembar, 1
lembar untuk Instalasi Laboratorium Klinik
6. Penerimaan reagen dapat dilakukan oleh KSP/analis/penanggung jawab
reagen KSO dengan menandatangani tanda terima dan menyerahkan
reagen serta tanda terima tersebut kepada penanggungjawab reagen KSO

b. Pengadaan non KSO:

1. Masing-masing Koordinator Satuan Pelaksana (KSP) merencanakan

kebutuhan reagen dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) untuk satu
tahun dan menyerahkannya kepada petugas lagistik non KSO
 2. Petugas logistik non KSO menyusun seluruh kebutuhan reagen yang
diusulkan oleh seluruh KSP dengan melihat stock reagen yang masih ada,
kemudian meminta persetujuan kepada PJ. PPF dan Logistik
3. Pj. PPF dan Logistik mengoreksi dan memberikan persetujuan dan
mengembalikan kepada petugas logistik
4. Petugas Logistik Non KSO membuat surat permintaan reagen kepada
Direktur Medik dan Keperawatan dengan tembusan kepada :
a. Kabid Penunjang dan Sarana
b. Kabag Perencanaan dan Evaluasi
c. Kabag Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
d. Ka. Instalasi Farmasi
e. Ka. Unit Pengelola Pengadaan Kebutuhan RS
f. Ketua Tim Penerima Barang
5. Kepala Instalasi menandatangani surat permintaan pengadaan reagen,
kemudian memberikan surat kepada KSP Administrasi
6. KSP Administrasi melakukan proses pengiriman surat
7. Menunggu proses pengadaan dari Rumah Sakit. Untuk proses pengadaan
ini, mengikuti cara/ketentuan yang diatur oleh rumah sakit, yaitu melalui
proses Pengadaan Barang dan Jasa.

Penerimaan dan penyimpanan

Untuk reagen non KSO, proses penerimaan sebagai berikut:
1. Pemenang tender atau penyedia barang mengirim reagen disertai surat tanda
terima barang langsung ke ILK dan diterima oleh Tim Penerima barang
medis Rumah Sakit yang berada di ILK

2. Penerima barang :

 Mencocokkan jenis, jumlah dan merek barang dengan SPK, menanda

tangani tanda terima barang dan meminta tanda terima sejumlah 2
lembar.
  Mencatat penerimaan barang ke dalam buku penerimaan reagen yang
meliputi (tanggal penerimaan, nama barang, no catalog, merek, jumlah
dan pengirim)
 Menyerahkan reagen kepada petugas logistik non KSO.disertai l lembar
tanda terima.

3. Petugas Logistik non KSO menerima, mencocokan dengan permintaan dan

mencatat dalam buku penerimaan reagen kemudian memberi label hijau,
kuning atau merah sesuai masa kadaluwarsanya dan menyimpannya pada
suhu yang dipersyaratkan

Setelah diterima, pihak laboratorium bertanggung jawab dan membuat laporan

atas penerimaan reagen tersebut. Penanggung jawab logistik non KSO:
1. Menghitung jumlah penggunaan reagen termasuk AMHP dan BMHP
berdasarkan catatan pada buku pengambilan reagen
2. Menghitung dan mencatat stok reagen termasuk AMHP dan BMHP yang masih
tersimpan di gudang
3. Membuat laporan stok awal, penerimaan, penggunaan dan stok akhir kemudian
melaporkan ke Penanggung Jawab Pemeliharaan dan Pengembangan Fasilitas
dan Logistik (Pj. PPF dan Logistik) dilampiri jumlah pemeriksaaan yang
dilakukan pada bulan yang bersangkutan
4. Pj. PPF dan Logistik mengoreksi , memberikan persetujuan dan mengembalikan
kepada Pj. Logistik non KSO untuk dimintakan persetujuan Kepala Instalasi
5. Setelah ditandatangani Kepala instalasi, petugas administrasi menggandakan,
mengarsipkan dan mengirim laporan

Untuk proses penyimpanan reagen:

1. Penyimpanan dan pengambilan reagen menggunakan sistem FIFO (first in
first out)
2. Reagen disimpan pada suhu seperti yang dipersyaratkan di kemasan dan
diberi label/stiker penanda masa kadaluarsa, yaitu:
- Hijau untuk masa kadaluarsa lebih dari 6 bulan
- Kuning untuk masa kadaluarsa 3-6 bulan
 - Merah untuk masa kadaluarsa kurang dari 3 bulan
- Biru untuk reagen yang sudah kadaluarsa
3. Suhu tempat penyimpanan reagen di monitor setiap hari
4. Stok dan masa kadaluarsa di monitor seminggu sekali (setiap hari Jumat)
5. Reagen KSO yang sudah kadaluarsa dikembalikan kepada penyedia reagen,
sedangkan untuk non KSO dilakukan dengan cara:’
- Menyimpan barang-barang tersebut pada tempat khusus untuk
menyimpan reagen dan BMHP yang sudah kadaluwarsa
- Membuat surat pemusnahan reagen dan BMHP yang sudah kadaluwarsa
dan mengirimkan barang-barang tersebut ke Instalasi Sanitasi untuk
dimusnahkan
Uji kualitas
Reagen/media laboratorium, ada yang dibuat sendiri dan ada juga yang sudah
jadi/komersial.
Untuk reagen buatan sendiri, perlu diperhatikan:
- Bahan kimia anhidrat yang digunakan untuk standar kalibrasi harus
dikeringkan terlebih dahulu dlam oven 105-1100 C minimal 1-2 jam,
kemudian didinginkan sampai suhu kamar.
- Untuk garam hidrat, cukup dikeringkan dalam desikator.
- Perhatikan kualitas air untuk pengenceran.
- Larutan yang tidak tahan lama, dibuat secukupnya
- Wadah reagen perlu diberi label
- Harus diketahui sifat bahan kimia yang dibuat
- Penyimpanan harus diperhatikan

Untuk reagen komersial:

- Perhatikan etiket/label
- Perhatikan batas kadaluarsa
- Perhatikan keadaan fisik
- Perlu dilakukan QC setiap hari/setiap akan dilakukan pemeriksaan
 Untuk media, mengikuti petunjuk dalam buku “Pedoman Praktik Laboratorium
Kesehatan Yang Benar” yang dbuat oleh Departemen Kesehatan RI tahun 2008

3) SASARAN
Ketersedian reagen AMHP dan BMHP yang sesuai dengan tepat jumlah,
tepat jenis dan tepat waktu.
RENCANA KEGIATAN PENGELOLAAN REAGENSIALABORATORIUM :

TIMELINE PROGRAM PENGELOLAAN REAGEN KSO AP 5.5 BULAN JULI 2016 - DESEMBER 2017

TAHUN 2017
NO KEGIATAN
JANU FEBR MAR AGUS SEPTE OKTO NOVE DESE
APRIL MEI JUNI JULI
ARI UARI ET TUS MBER BER MBER MBER

1 Perencanaan v v v v v v v v v v v v

2 Pengadaan reagen v v v v v v v v v v v v

3 Penerimaan dan Pengecekan v v v v v v v v v v v v

4 Pencatatan v v v v v v v v v v v v

5 Penyimpanan v v v v v v v v v v v v

6 Laporan penggunaan v v v v v v v v v v v v

7 Evaluasi v v v v v v v v v v v v
 TIMELINE PROGRAM PENGELOLAAN REAGEN NON KSO AP 5.5 BULAN JULI 2016 - DESEMBER 2017

TAHUN 2016 TAHUN 2017

AG OK JA M A J AG OK
NO KEGIATAN J SEPT NOV DES FEB J SEPT NOV DESE
US TO N A P M U US TO
U EMB EMB EMB RU U EMB EMB MBE
TU BE UA RE RI EI N TU BE
LI ER ER ER ARI LI ER ER R
S R RI T L I S R

1 Perencanaan v v

Usulan
2 pengadaan v
reagen tahunan

Usulan
pengadaan
3 v
reagen
semester I

Proses
pengadaan
4 v v v v v
reagen
semester I

5 Realisasi v v v v v v
pengadaan
reagen
 semester I

Usulan
pengadaan
6 v
reagen
semester II

Proses
pengadaan
7 v v v
reagen
semester II

Realisasi
pengadaan
8 v v v v v v
reagen
semester II

9 Penerimaan v v

Laporan
10 v v v v v v v v v v v v
penggunaan

11 Evaluasi v v v v v v v
4) PELAKSANA DAN PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN
Pelaksana penggunaan reagensia laboratorium adalah Instalasi Laboratorium
Klinik sedangkan Penanggung Jawab Pengadaan Peralatan Laboratorium Klinik
adalah Pejabat Pembuat Komitmen dan Unit Pengadaan Barang dan Jasa

5) SASARAN
i) Tercapainya 100 % ketersediaan reagen di setiap kali pemeriksaan
ii) Tercapainya 100 % pencatatan & pelaporan

6) EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN & PELAPORANNYA

i) Evaluasi dilakukan setiap semester
ii) Hasil evaluasi dilaporkan kepada Direktur terkait

No Indikato Keluaran
r
1 Mutu 1. kesesuaian dengan standart assesment mutu

2. Memenuhi standar penggunaan alat

2 Waktu Selesai tepat waktu sesuai rencana.

3 Tujuan 1.Dapat digunakan sesuai dengan umur rencana

2.Peralatan dalam kondisi aman untuk digunakan

4 Biaya Tidak melampaui rencana anggaran

Demikian Program Pengelolaan Reagensia AMHP dan BMHP Laboratorium ini

dibuat untuk digunakan sebagaimana mestinya dengan penuh tanggung jawab .

Yogyakarta, 25 Januari 2017

Ka. Instalasi Laboratorium Klinik,

dr. Windarwarti, M.Sc, Sp.PK (K)

NIP19006191988032002