LECTURE NOTES

ISYS6317
Business Process Management

Week 1
Overview of Business Process
Management

ISYS6317 – Business Process Management

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes

LO1: Identify concepts and elements in business process management

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

1. What is BPM?
2. How can we demystify business process management?
3. Who should be involved in BPM and what are the critical success factor?
4. When should you do BPM?
5. How should we start BPM?
6. Why is it important to improve business process before automating them?

ISYS6317 – Business Process Management

 ISI MATERI

1. What is BPM?

Proses Bisnis

Proses bisnin adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk
menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa
sub proses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk
mencapai tujuan dari super prosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan
proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan. Banyak definisi
yang telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses bisnis.
Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis
adalah:

1. Definitif : Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran
yang jelas.
2. Urutan : Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai
waktu dan ruang.
3. Pelanggan : Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah : Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai
tambah pada penerima.
5. Keterkaitan : Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait
dalam suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang : Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa
fungsi.
Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau
didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang
menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan
terhadap sifat-sifat dari satu atau lebih objek di bawah pengaruhnya.

ISYS6317 – Business Process Management

Definisi BPM

Apa itu BPM? Lalu mengapa BPM menjadi elemen yang sangat penting bagi
kesuksesan sebuah perusahaan? Proses bisnis merupakan inti dari seluruh aktivitas pada suatu
perusahaan atau organisasi. Untuk mencapai tujuan perusahaan, proses bisnislah yang akan
memberdayakan seluruh sumber daya yang ada pada perusahaan. Tapi yang perlu diketahui
adalah bahwa setiap bisnis memiliki proses masing-masing yang unik, sesuai
dengan karakteristik dari perusahaan dan bidang usahanya, seperti proses pembuatan produk
ataupun layanan baru, pengadaan supply, menjawab pertanyaan pelanggan, ataupun rekruitasi
karyawan baru, yang tentunya memiliki perbedaan karekteristik tersendiri untuk setiap
perusahaan. Manajemen Proses Bisnis yang efektif dan efisien dapat menghasilkan nilai-nilai
kompetitif bagi perusahaan. Proses bisnis yang dikelola dengan baik akan mampu
menumbuhkan peluang.
BPM adalah disiplin ilmu yang mengkombinasikan pemodelan, otomatisasi, eksekusi,
pengendalian, pengukuran dan optimalisasi arus aktivitas bisnis yang digunakan untuk
mendukung tujuan perusahaan yang mencakup sistem, karyawan, pelanggan dan mitra dalam
dan di luar perusahaan.
Penerapan BPM Biasanya digunakan oleh:
 Beberapa vendor yang fokus pada solusi teknologi proses perbaikan.
 Vendor lain yang berpikir BPM sebagai pemodelan proses bisnis atau manajemen kinerja
bisnis.
 Beberapa konsultan yang menggunakan BPM untuk melanjutkan pesan mereka tentang
rekayasa ulang proses bisnis

 Beberapa manajer yang ingin mencoba menerapkan BPM, tanpa mengetahui bagaimana
kelanjutannya

 Beberapa analis proses yang menggunakan BPM untuk mengembangkan aspirasi

modelling-process mereka

Dengan demikian, proses manajemen merupakan bagian terpadu dari manajemen

‘normal’. Hal ini penting bagi kepemimpinan dan manajemen untuk mengakui bahwa tidak
ada garis finish untuk perbaikan proses bisnis; itu merupakan program yang harus terus
dipelihara.

ISYS6317 – Business Process Management

 BPM adalah:
 Lebih dari sekedar perangkat lunak.

 Lebih dari sekedar memperbaiki atau rekayasa ulang proses Anda – namun juga terkait
penawaran dengan isu-isu manajerial.
 Tidak hanya hype - itu adalah bagian integral dari manajemen.
 Lebih dari sekedar modeling – namun juga tentang implementasi dan eksekusi dari proses
ini, yang memerlukan analisis.

Gambar 1.1 BPM house: components of a BPM program strategy

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 1

Gambar diatas menjelaskan mengenai BPM activities:

 Menyelaraskan strategi organisasi, memastikan bahwa seluruh Aktivitas BPM sesuai
dengan tujuan strategis.
 Mentukan prioritas proses bisnis mana yang harus ditingkatkan terlebih dahulu, dan
apakah mengerjakan proses Manajemen atau proses operasional terlebih dahulu akan
membawa manfaat paling besar bagi organisasi.

ISYS6317 – Business Process Management

  Menggunakan metodologi atau kerangka kerja Perubahan Proses (Peningkatan Proses
Bisnis (BPI) dan People Change Management). Ini harus dipilih dan diterapkan
terlebih dahulu, memastikan bisnis dan tim BPM dilatih (perubahan proses).
 Aspek Operate, Manage and Sustain mengacu pada bagaimana proyek BPI akan
diserahkan kepada bisnis secara berkelanjutan

2. How can We Demystify Business Process Management?

Brief history of business process management

Jalan menuju Bisnis Proses Manajemen (BPM) telah menjadi salah satu yang sulit
yang telah diperoleh dari keberhasilan dan kegagalan berbagai upaya lain di mencapai
efisiensi organisasi berbasis proses.

Gambar 1.2. How did BPM emerge?

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 2

Mungkin perlu beberapa saat untuk memahami singkatnya sejarah fokus manajemen
pada proses bisnis di mana BPM berasal. Gambar 1.2 menunjukkan asal-usul tersebut.
Selanjutnya kita akan bahas terkait sejarah singkat fokus manajemen pada proses
bisnis. Pada 1980-an ada fokus yang cukup besar pada Total Quality Manajemen (TQM).
Hal ini diikuti pada awal 1990-an oleh Bisnis Proses Reengineering (BPR) sebagai
dipromosikan oleh Hammer dan Champy (1990). BPR memiliki sejarah kotak-kotak, dengan
beberapa keberhasilan yang sangat baik juga sebagai kegagalan.
Biasanya ada empat langkah untuk terciptanya ‘hal besar berikutnya’:

ISYS6317 – Business Process Management

 1. Konsep promotor (vendor / analis, dll) gembar-gembor itu ke pasar dalam iklan mereka,
pitches penjualan, materi promosi, penelitian dan kasus sukses studi.
2. promotor ini kemudian cenderung untuk meremehkan semua ‘hal-hal besar tua’ yang
telah mendahuluinya, dan mempromosikan hal besar baru sebagai hanya yang terbaik.
3. Langkah selanjutnya adalah membuat ‘hal besar baru’ sangat sederhana sehingga
keputusan yang pembuat dapat memahaminya, pesan adalah bahwa hal itu tidak rumit
dan dapat dengan mudah diimplementasikan.
4. Akhirnya, promotor (vendor khususnya) pasar yang ada produk dan layanan persembahan
dengan label baru ini (dalam hal ini BPM), bahkan jika korban tidak memenuhi definisi
yang berlaku umum label. Ini mengarah ke sana menjadi hampir sama banyak definisi
label karena ada vendor.
Dalam hal ini, label baru ‘BPM’ dan masalah yang sama mulai muncul. Jika Anda
memeriksa sejarah ‘hal besar berikutnya’, untaian umum yang membahasnya: semuanya
tentang proses bisnis dan berusaha menjadikannya lebih baik
Vendor dan konsultan semuanya terikat pada ide-ide baru, yang seringkali sangat
bagus, dan hype mereka sampai ide tersebut matang dan dapat digunakan atau
diimplementasikan secara berkelanjutan.

BPM Hype Cycle

Siklus BPM pada Gambar 1.3 menunjukkan bagaimana siklus proses telah
berkembang selama dua dekade terakhir.
Six Sigma diciptakan pada tahun 1986, dan menciptakan sebuah ‘proses’. Hal ini
diikuti oleh Hammer dan Champy (1990) Harvard Artikel Business Review ‘Jangan biarkan
system mengotomatisasi,” pada bulan Juli 1990, dan gerakan proses bisnis reengineering
(BPR) pun dimulai. Pada saat BPM telah berjalan untuk beberapa waktu, BPM: Gelombang
Ketiga (Smith dan Fingar, 2002) mulai ada ketertarikan dan diskusi secara siginfikan
terhadap BPM dan mulai diperdebatkan bahwa BPM adalah topik yang paling penting dalam
agenda manajemen sebuah organisasi.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 1.3.BPM Hype Cycle
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 2

The Iceberg Syndrome

Iceberg syndrome biasanya hanya menampilkan sekitar 10 persen dari massa mereka
di atas air. BPM sering diibaratkan seperti sebuah gunung es; orang dan organisasi hanya
melihat apa yang ada di atas air. Pengamatan yang menarik adalah bahwa apa yang muncul di
atas permukaan tergantung pada persepsi yang melihat. Sebagai contoh, vendor melihat
teknologi di atas permukaan; seorang analis proses melihat proses; sumber daya manusia
melihat manajemen perubahan; IT melihat penerapan teknologi; manajemen bisnis melihat
keuntungan jangka pendek (quick wins), pengurangan biaya dan langkah-langkah sederhana
dari sebuah perbaikan; dan manajer proyek melihat penyelesaian jangka pendek sebagai
sebuah tugas proyek dan deliverable proyek.

.
Gambar 1.4 Perception, the tip of the iceberg called “reality”
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 2

ISYS6317 – Business Process Management

Promotion vs Reality

1. BPM idealnya masih lebih baik daripada pilihan lain untuk sebuah perbaikan proses.
BPM memiliki visibilitas perbaikan proses bagi banyak organisasi. BPM juga telah
memfokuskan banyak akademisi dan konsultan kembali ke proses dan beberapa
organisasi telah dirancang semata-mata untuk fokus pada Proses (misalnya
BPMI.org/BPM Group). Ini jelas merupakan suatu hal yang baik, diskusi tentang
standar BPM pada umumnya terus ditingkatkan profilnya di pasaran. Belajar dari
pengalaman sebelumnya, sepertinya BPR juga telah dipertimbangkan. Titik kuncinya
adalah BPM hanya sebagai sebagai buy-in yang Anda dapatkan dari organisasi dan
manajemen.
2. BPM menggunakan teknologi baru dan lebih baik. Teknologi tidak harus menjadi
awal fokus di implementasi BPM. Pekerjaan awal harus berhubungan dengan
meninjau proses saat ini dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas.
Sementara proses-proses perbaikan baru bisa sebatas saran untuk otomatisasi, proses
perbaikan yang signifikan dapat dicapai tanpa menggunakan pemanfaatan teknologi.
3. Ada metodologi yang kuat untuk mendukung BPM. Ada metodologi untuk support
bagian dari BPM, dan beberapa metodologi sepenuhnya dikembangkan untuk
pelaksanaan dari solusi BPM secara lengkap.
4. BPM sangat sederhana (dan, pada kenyataannya, sering disederhanakan). Ada banyak
komponen dan elemen untuk implementasi BPM, dan salah satu nya adalah untuk
menjelaskan hal ini lebih rinci. Tidak perlu untuk menyelesaikan semua masalah
proses organisasi dalam satu langkah dengan BPM. Mulai dari hal kecil, dengan satu
proyek. Pada saat organisasi tumbuh dengan cepat maka BPM dapat diperluas.
5. Orang eksternal yang diperlukan untuk melaksanakan BPM. Ini sangat tergantung
pada kematangan organisasi dan tingkat keterampilannya serta Pengalamannya dalam
organisasi. Penetuan terhadap konsultan eksternal dapat membantu, baik dalam
pembinaan atau konsultasi peran atau keterampilan organisasi. Eksternal manajer
proyek BPM yang berpengalaman dapat memberikan Fokus proyek yang signifikan,
kadang-kadang, manajer proyek internal dapat membawanya ke proyek yang lebih
besar.

ISYS6317 – Business Process Management

Change Management and Performance Measurement

Untuk mendukung drive untuk melaksanakan perubahan budaya, manajemen insentif

harus selaras dengan informasi manajemen yang tersedia, tujuan proses dan strategi
organisasi. Insentif dan target melalui pengukuran kinerja harus terkenal dan realistis. Mereka
harus juga memungkinkan penampil terbaik untuk lebih mencapai, dan imbalan harus
bermanfaat. Ini tidak selalu diterjemahkan sebagai insentif uang; manusia departemen sumber
daya bisa sangat kreatif dalam memberikan non-moneter lainnya pilihan. Tantangannya
adalah bagaimana mengukur perubahan ini secara efektif dan cara yang dapat diterima

3. Who should be involved in BPM and what are the critical success factor?

Management of Business Processes

Terdapat 2 (dua) aspek manajemen operasional proses bisnis yaitu:
1. Manajemen proses bisnis sebagai bagian integral dari ‘manajemen’
2. Manajemen proses bisnis sebagai perbaikan proses bisnis.

Management of Business Processes as an Integral Part of ‘Management’

Kepemilikan tanggung jawab meliputi:
 Menetapkan tujuan (goals) dan langkah-langkah yang berhubungan dengan tujuan
dan target yang harus dicapai. Target tersebut harus dipecah ke dalam langkah-
langkah harian atau mingguan untuk memungkinkan pemantauan terus menerus
oleh manajemen
 Komunikasi terhadap pelaksanaan tujuan, langkah-langkah dan target kepada
orang-orang mengeksekusi proses dan, jika perlu, memberikan penghargaan serta
insentif.
 Memantau dan mengelola kemajuan target, dan memverifikasi apakah tujuan dan
ukuran masih akurat dan relevan
 Memotivasi Staf melebihi tujuan yang akan dicapai dan menangani gangguan
proses
 Mendorong staf untuk mengidentifikasi hambatan dan proses yang mungkin
membutuhkan perbaikan.

ISYS6317 – Business Process Management

Line-manajer ini dapat diklasifikasikan sesuai dengan lingkup utama kegiatan mereka,
diantaranya:
 Manajer operasional harus bekerja dengan lebih jelas sesuai proses dan tujuan
terkait. Keterlibatan utama mereka di proses adalah untuk menyesuaikan
resourcing dan memecahkan permasalahan operasional (misalnya, kesalahan
sebagai akibat dari proses).
 Manajer Practical akan melihat perbaikan proses.
 Manajer Strategis akan melihat model bisnis dan proses yang terkait.

Management of Business Process Improvement

Peran ini berkaitan dengan identifikasi, pengembangan dan roll-out dari manfaat
BPM. Para manajer ini bertanggung jawab untuk mendukung bisnis manajer / organisasi
dalam meningkatkan proses mereka, dan mereka tidak bertanggung jawab atas manajemen
sehari-hari dalam bisnis proses.
Manajer BPM dapat dibedakan sebagai berikut:
 Manajer proyek BPM, yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memastikan
tujuan dari proyek BPM.
 Manajer Program BPM, yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memfasilitasi
beberapa proyek BPM sehingga mereka memenuhi tujuan program dan, dengan
berbagai praktik terbaik untuk melakukannya nya secara efektif dan efisien.
 Manajer Pusat Bisnis Proses Excellence, yang tanggung jawab utamanya adalah
untuk memastikan bahwa bisnis dan proses sudah selaras guna memastikan bahwa
manfaat maksimal diperoleh dari proses bisnis.
 Direktur Utama, yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memastikan bahwa
proses dan IT berjalan selaras dengan strategy dan bisnis organisasi, dan bahwa
inisiatif ini terus dikelola dari tingkat eksekutif organisasi.

Close to The Business

Semua manajer BPM harus memahami bahwa peran mereka adalah untuk membantu
dalam pencapaian target yang ditetapkan oleh manajer lini / pemilik. Orang-orang yang
bekerja dan melapor kepada manajer BPM idealnya harus bersumber dari unit bisnis yang
terlibat dengan proyek, orang-orang ini akan memberikan kesempatan untuk ‘kedekatan’

ISYS6317 – Business Process Management

dengan bisnis dan proses yang tidak dapat diperoleh dari orang-orang non-bisnis dari unit
pusat.

What are The Critical Success Factors in a BPM Project?

10 (Sepuluh) faktor keberhasilan fundamental dan penting yang berlaku untuk semua proyek
BPM antara lain:
1. Kepemimpinan. Kepemimpinan dalam konteks ini berarti memiliki perhatian,
dukungan, pendanaan, komitmen, dan waktu dari pemimpin yang terlibat dalam
proyek BPM.
2. BPM experienced business project manager. peran ini terkait tingkat kepemimpinan
berikutnya. Ini adalah pemimpin tim proyek dan semua personel, pemangku
kepentingan, dan aktivitas di sekitarnya.
3. Keterkaitan dengan strategi organisasi. Proyek dibuat untuk menambah nilai pada
pelaksanaan strategi dan tujuan organisasi.
4. Arsitektur Proses. Setelah organisasi mengadopsi BPM sebagai arahan strategis atau
memiliki beberapa proyek BPM yang sedang berjalan atau diimplementasikan, sangat
penting bahwa ada pendekatan sinergis dan konsistensi dalam organisasi untuk
memastikan bahwa manfaat maksimal diperoleh.
5. Sebuah pendekatan terstruktur untuk implementasi BPM. Tanpa pendekatan
terstruktur dan sistematis yang disepakati untuk implementasi proyek BPM yang
memperhitungkan strategi organisasi, bagaimana itu akan dilaksanakan dan aspek
perilaku yang signifikan dari implementasi, sebuah proyek akan kacau dan memiliki
risiko yang sangat tinggi yang terkait dengannya.
6. Perubahan orang-orang di manajemen. Proses dijalankan baik oleh orang-orang, atau
oleh orang-orang yang didukung oleh teknologi.
7. SDM dan pemberdayaannya. Sebagaimana ditunjukkan dalam faktor kritis (6), orang-
orang terkena dampak signifikan oleh proyek-proyek BPM. Peran mereka mungkin
berubah secara dramatis dengan mengubah tugas dan tanggung jawab.
8. Inisiasi Proyek hingga selesai. Semua inisiatif BPM dalam organisasi harus
diselaraskan satu sama lain dan, setelah selesai, tinjauan pasca-implementasi harus
dilakukan untuk memastikan bahwa pelajaran yang diambil dari satu proyek ditransfer
ke proyek berikutnya.

ISYS6317 – Business Process Management

 9. Kinerja Berkelanjutan. Sebuah proyek memiliki periode kehidupan yang ditentukan,
sedangkan proses, jika dipelihara, didukung, diukur dan dikelola, akan terus ada
dalam lingkungan bisnis seperti biasa jauh melampaui umur proyek.
10. Menyadari Nilai. Mengapa proyek dimulai? Untuk memberikan dan menciptakan
nilai yang berkontribusi pada strategi organisasi. Sebuah proyek baru selesai begitu
alasan keberadaannya telah tercapai dan itu telah diserahkan kepada bisnis sedemikian
rupa sehingga bisnis sekarang dapat mempertahankan hasil proyek.

Proyek BPM adalah kegiatan bisnis yang kompleks yang memerlukan sebuah
defenisi, terstruktur dan terorganisir dalam pendekatannya.
Implementasi adalah semua tentang keseimbangan dan kohesi antara aspek organisasi
(bisnis) dan TI. Mendapatkan keseimbangan ini dengan benar akan memungkinkan proyek
BPM diselesaikan dengan cara yang paling efektif dan efisien.
Metafora yang berguna adalah Regatta® dari Sogeti, Belanda, yang ditunjukkan pada
Gambar 5 Slogan yang digunakan adalah 'Kecepatan (efektivitas) dan efisiensi melalui
keseimbangan dan kohesi'.

.
Gambar 1.5 Regatta as a metaphor for implementing BPM activity
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 3

Metafornya seperti ini:

 Kecepatan (efektivitas) sangat penting –tujuan keseluruhannya adalah untuk menang,
dan Anda menang dengan menjadi yang pertama (tercepat) di garis finish.

ISYS6317 – Business Process Management

  Efisiensi berkaitan dengan memastikan bahwa semua energi dan antusiasme yang
tersedia digunakan secara optimal untuk mewujudkan hasil yang diinginkan - yaitu,
untuk mendapatkan yang terbaik dari seluruh tim. Menang dengan menjadi yang
pertama (tercepat) di garis finish.
 Keseimbangan diperlukan untuk memastikan bahwa perahu tidak condong ke
samping atau terbalik, yang tidak baik untuk kecepatan dan efisiensinya
 Kohesi diperlukan untuk memastikan bahwa baris tim sebagai satu - semua
pendayung harus mengikuti ritme dan teknik yang sama, yang memberikan kecepatan
luar biasa.
 Proses ada di dayung pertama, dan ini adalah orang yang menentukan kecepatan
untuk pendayung lain. Dalam proyek / organisasi BPM, bisnis proses harus
memimpin dan teknologi dan orang-orang harus mengikuti.
 Manajemen (manajer proyek, chief process officer, sponsor proyek) mengarahkan
kapal dalam garis lurus langsung ke garis finish, memastikan bahwa kapal itu tidak
keluar jalur atau macet di pantai.

4. When should you do BPM?

Jika salah satu atau lebih dari satu pemicu menerapkannya penting untuk
menyelesaikan akar-penyebab analisis, karena terlalu sering organisasi mengambil jalan
keluar yang mudah dan melawan gejala daripada mengambil langkah fundamental dan
struktural untuk mengatasi penyebabnya.
Driver dan pemicu bagi organisasi untuk mempertimbangkan solusi otomatis termasuk:
 Volume tinggi transaksi yang sejenis dan berulang-ulang
 Aliran yang jelas transaksi volume tinggi yang perlu diteruskan dari satu orang ke orang
lain, dengan masing-masing menambahkan beberapa nilai di sepanjang jalan
 Kebutuhan untuk real-time monitoring transaksi (kebutuhan untuk tahu status transaksi
setiap saat)
 Isu kritis dengan waktu pengolahan - yaitu, waktu adalah esensi
 Kebutuhan untuk menyelesaikan banyak perhitungan dalam transaksi
 Transaksi atau kebutuhan ‘file’ untuk dapat diakses oleh banyak pihak di waktu yang
sama.

ISYS6317 – Business Process Management

 5. How should we start BPM?

Bottom-Up Approach
Pendekatan bottom-up di sisi lain merupakan strategi investasi yang tergantung pada
pemilihan saham individu. Ini mengamati kinerja dan manajemen perusahaan dan tren
ekonomi tidak umum. Pendekatan bottom-up analisis risiko individu dalam proses dengan
menggunakan model matematika, dan dengan demikian data-intensif. Metode ini tidak
bergantung pada data historis. Ini adalah pendekatan ke depan tidak seperti model top-down,
yang melihat ke belakang.

Top-Down Approach
Dalam istilah sederhana, pendekatan top-down merupakan strategi investasi yang
memilih berbagai sektor atau industri dan mencoba untuk mencapai keseimbangan dalam
portofolio investasi. Pendekatan top-down analisis risiko dengan menggabungkan dampak
dari kegagalan operasional internal. Mengukur varians dalam variabel ekonomi yang tidak
dijelaskan oleh faktor-faktor makro-ekonomi eksternal. Dengan demikian, pendekatan ini
sederhana dan bukan data-intensif. Pendekatan top-down terutama bergantung pada data
historis. Pendekatan ini berlawanan dengan pendekatan bottom-up.

Perbedaan antara Top-Down Approach dan Bottom-Up Approach

Pendekatan top-down analisis resiko dengan menggabungkan dampak dari kegagalan

operasional internal saat pendekatan bottom-up menganalisis risiko dalam proses individu

ISYS6317 – Business Process Management

menggunakan model pendekatan top-down tidak membedakan antara frekuensi tinggi tingkat
keparahan rendah dan frekuensi rendah peristiwa keparahan tinggi sementara pendekatan
bottom-up tidakpendekatan top-down adalah data sederhana dan tidak intensif sedangkan
pendekatan bottom-up adalah kompleks serta sangat Data intensif pendekatan top-down yang
berorientasi ke belakang sementara pendekatan bottom-up yang memandang ke depan.

6. Why is it important to improve business process before automating them?

Manusia tertarik untuk solusi mudah untuk masalah yang kompleks. Dalam bisnis
dunia kita belajar untuk memecahkan masalah dengan cepat dan melanjutkan cepat. Ketika
kita tidak bias mendapatkan pekerjaan kami dilakukan cukup cepat, kami telah menemukan
kita dapat mengotomatisasi! Dalam kantor kami sudah disempurnakan kemampuan ini
selama 100 tahun terakhir ke titik bahwa kita sekarang mengotomatisasi hampir segalanya
untuk mendapatkan lebih banyak dilakukan lebih cepat - letterwriting pertama, kemudian
pembukuan, pelaporan, persediaan, penjualan dan pemrosesan order dan, baru-baru ini, alur
kerja bisnis dan manajemen dokumen. Demikian, ketika dihadapkan dengan masalah
pengendalian produktivitas, efisiensi dan bisnis hari ini, godaan pertama kami adalah untuk
membeli solusi otomatis untuk masalah kita.

Why do Automated Solutions Fail to Deliver Expected Benefits?

Jawabannya terletak pada pengamatan Bill Gates’. Mengotomatisasi sesuatu tidak
memperbaiki masalah yang mendasarinya; itu hanya membantu mereka untuk lebih cepat

ISYS6317 – Business Process Management

terjadi, di jauh peningkatan jumlah dan pada frekuensi yang lebih besar. Gagasan bahwa ‘kita
akan menggantikan apa yang rusak dengan sesuatu yang jauh lebih baik’ hampir tidak pernah
direalisasikan dalam sebuah organisasi yang matang, karena sulitnya membuat proses instan
dan perubahan budaya dalam skala yang luas sementara masih menjalankan bisnis. Sebagus-
bagusnya solusi kompromi tercapai, sering mengikuti proyek yang cukup besar over-run
dalam waktu dan anggaran biaya. Paling buruk, proyek gagal sepenuhnya dan status quo
dipertahankan. Dalam kedua kasus, manfaat yang diharapkan tidak terwujud dan karyawan
dan kepuasan pelanggan tingkat mungkin menurun secara dramatis.
Pertanyaan yang jelas tampaknya akan menjadi, ‘Mengapa tidak organisasi
memperbaiki mereka proses sebelum mereka melihat ke solusi otomatisasi?’
Dalam kebanyakan organisasi besar, proses back-office dasar tetap terutama tidak
berubah selama bertahun-tahun - bahkan puluhan tahun. Dalam keuangan industri jasa,
misalnya, dasar perbankan, asuransi dan pengolahan investasi prosedur telah diwariskan dari
generasi ke generasi.
Secara historis, organisasi belum mampu memperbaiki backoffice operasional mereka
(Proses bisnis) dengan mudah karena mereka dianggap sebagai salah mudah (dan semua yang
perlu kita lakukan adalah mengotomatisasi mereka untuk membuat mereka lebih cepat dan
mengambil orang keluar dari persamaan sebanyak mungkin) atau keras (dan terlalu sulit
untuk manajemen untuk memperbaiki karena mereka tidak memiliki keahlian, dan godaan
adalah untuk membeli solusi yang akan ‘memecahkan’ masalah - sehingga kembali ke pilihan
yang mudah).

What are The Technology Components of BPM?

Technlogy di dunia BPM sering dirujuk sebagai Sistem Manajemen Proses BPMS-
Bisnis. Hal ini penting untuk manajemen dan pengguna BPM agar dengan jelas memahami
berbagai komponen dari BPMS dan komponen potensi masa depan.
Kami telah mengelompokkan ke dalam tiga kategori memanggil mereka enabler
BPM, yaitu: Modeling and Design; Execution and Tracking, and Performance Management.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 1.6. BPM Technology Components
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 7

Manfaat utama dari Modeling and Design dalam Proses Modeling and Design adalah:
1. Kemampuan untuk beberapa pemodel untuk menggunakan dan memodifikasi model pada
satu waktu di setiap lokasi geografis, menghasilkan lebih banyak konsistensi, kurang
penundaan dan biaya yang lebih rendah.

2. Kemampuan untuk mengelola model proses.

3. Kemampuan untuk mempublikasikan model proses sehingga orang dapat merujuk kepada
mereka dan informasi terkait, sehingga lebih banyak orang menggunakan model proses,
kualitas yang lebih baik dan biaya yang lebih rendah

4. Seperti yang dinyatakan beberapa kali, kemampuan untuk membangun aset proses
organisasi.

Manfaat utama dari Execution and Tracking dalam Work Management adalah:
1. Untuk mengotomatisasi pekerjaan yang dapat distandarisasi, sehingga mengurangi biaya
dan waktu throughput dan peningkatan kualitas.

ISYS6317 – Business Process Management

2. Untuk rute bekerja atas dasar dependicies dan keterampilan, sehingga mengurangi waktu
throughput dan kualitas yang lebih baik.

3. Untuk staf untuk fokus pada pekerjaan yang lebih menarik dan penting, sehingga
kepuasan karyawan lebih banyak dan kualitas yang lebih baik.

Manfaat utama dari Execution and Tracking dalam Business rules “engine” (BRE):
1. Untuk membuat repositori aturan bisnis yang memungkinkan untuk aturan bisnis Anda
akan terlihat dan reviewes secara periodik untuk memastikan penerapan terus mereka
untuk bisnis.

2. Untuk mengotomatisasi lebih banyak pekerjaan, sehingga meningkatkan kualitas dan

mengurangi biaya dan waktu throughput yang.

3. Untuk menguji dan mengelola aturan bisnis sebelum melepaskan perubahan,

menghasilkan kualitas yang lebih baik dan mengurangi biaya.

4. Untuk bisnis untuk mendefinisikan, memonitor dan mengelola aturan bisnis karena tidak
harus bergantung pada IT, sehingga proses yang lebih efektif, dikelola dan lincah.

Manfaat utama dari Performance Management dalam Balanced Scorecard (BSC):

1. Proses link dan hasilnya mereka untuk tujuan organisasi, sehingga hasil yang lebih baik
dan biaya yang lebih rendah.

2. Memantau kontribusi terhadap tujuan organisasi, sehingga hasil yang lebih baik dan biaya
yang lebih rendah.

ISYS6317 – Business Process Management

Should We be Customer Centric?

Gambar 1.7 Customer-centric: voice of the customer

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 8

Meskipun ada penekanan besar ini pada layanan customer-centric, banyak BPM dan
bisnis tim tidak mengerti bahwa ada perbedaan yang jelas antara pengiriman "layanan" pelanggan
dan hasil dari pelanggan yang "puas".
Anda dapat sevice pelanggan sangat baik dan belum pelanggan masih bisa disastified.
Kami ingat pribadi yang "dilayani" sangat baik oleh perusahaan komputer profil tinggi dan
namun kita tidak membeli salah satu dari laptop mereka lagi karena ketidakpuasan mendalam
cara kita dilayani.

Gambar.1 8 Customer levels of service and satisfaction

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 8

ISYS6317 – Business Process Management

 Jika kita membuat proses bisnis yang menambah secara signifikan untuk pelayanan dan
kepuasan tingkat pelanggan kami, dapat layanan ini dikirim ke standar yang tinggi dengan
karyawan yang tidak puas atau tidak bahagia? Kami akan menyarankan tidak. Secara operasional
proses rata wiill sering menghasilkan tingkat tinggi pelayanan kepada pelanggan jika
disampaikan oleh karyawan senang dan antusias; namun sebaliknya adalah belum tentu benar.
Untuk pengiriman baik tingkat tinggi pelayanan dan kepuasan, mungkin kita harus
mengambil pandangan yang berbeda dan menempatkan karyawan di pusat pertimbangan proses
kami. Setelah semua, proses operasional rata ditambah bahagia antusias masyarakat kemungkinan
besar akan pelanggan sama senang.

Gambar 1.9 Employee-centric: voice of the employee

Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 8

Jadi kita harus customer-centric atau karyawan-sentris?

Kenyataannya adalah kita perlu keduanya. Tanpa pelanggan tidak ada bisnis dan karena
itu tidak ada karyawan. Tanpa karyawan tidak ada bisnis dan karena itu tidak ada pelanggan dan
tidak ada karyawan.
Jadi pelanggan dan karyawan adalah Ying dan Yang dari bisnis seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 1.10. Jika Anda mendapatkan keduanya benar, didukung oleh pelanggan dan
budaya -focused karyawan dan proses bisnis dioptimalkan maka organisasi Anda akan
menciptakan keunggulan kompetitif.

ISYS6317 – Business Process Management

 Gambar 1.10 To be the best is a balance
Source : Jeston & Nelis. (2013), Part 1: Chapter 8

ISYS6317 – Business Process Management

 SIMPULAN

Banyak orang masih bingung tentang BPM, yang tidak mengejutkan ketika komunitas
BPM sendiri belum menyepakati standar definisi umum dan pendekatan yang digunakan.
BPM adalah semua hal tentang manajemen yang efisien dan efektif, sebuah proses bisnis di
pusat proses bisnis, sehingga membuat mereka bagian dari solusi. Seperti Stephen Schwarts,
dari IBM, menyatakan: ‘Kami memiliki program peningkatan, namun perbedaan yang nyata
datang ketika kami memutuskan tidak lagi menjadi sebuah program, itu adalah strategi
bisnis’. Kami percaya ini adalah salah satu kunci untuk kesuksesan implementasi BPM.
Tanpa menyepelekan pekerjaan yang terlibat dalam pelaksanaannya, proyek ini adalah bagian
yang mudah. Ini adalah pelembagaan proses perbaikan sebagai praktek manajemen yang
mendasar, dan ini tidak dapat secara efektif dicapai tanpa kemampuan untuk mengelola
proses secara proaktif dan predictively.
Proyek BPM adalah kegiatan bisnis yang kompleks yang memerlukan pendefenisian,
terstruktur dan pendekatan terorganisir untuk pelaksanaannya.
 Mereka harus memiliki orang yang tepat yang terlibat pada waktu yang tepat,
dan disesuaikan dengan jenis kegiatan BPM yang sedang dilaksanakan.
 manajemen operasional proses bisnis melibatkan manajemen proses bisnis
sebagai bagian integral dari manajemen normal (business-as-usual); dan
pengelolaan kegiatan peningkatan bisnis

ISYS6317 – Business Process Management

 DAFTAR PUSTAKA

Jeston, John, Nelis, Johan. (2013). Business process management: practical guidelines to
successfull implementations. 3rd Edition. ROUT. . ISBN: 9780415641760.

ISYS6317 – Business Process Management