BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Sistem Informasi
2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi
Pada setiap perusahaan diperlukan adanya sistem informasi
manajemen untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam
perusahaan yang bersangkutan. Sistem informasi adalah kombinasi
antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang
diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi. (Alter,
1992).
Dengan kata lain, sistem informasi adalah sekumpulan elemen
atau komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (input),
memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data
dan informasi yang memberikan umpan balik untuk memenuhi tujuan
tertentu . (Stair & Reynolds, 2011).
Maka sistem informasi yang dirancang untuk membantu
pencapaian sasaran startegis perusahaan dapat menciptakan
keunggulan bersaing di pasar. Selain itu, menurut (Laudon & Jane
Price, 2006)sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling
berkaitan yang bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan,
mengolah, menyimpan, dan menampilkan informasi untuk
mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengaturan, analisa,
dan visualisasi pada sebuah organisasi.
Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi terbentuk dari beberapa komponen yang berbeda
yang bekerja secara berkesinambungan untuk mencapai tujuan sebuah
organisasi. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang
kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam
pengembilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategis
kompetitif. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, maka
perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan
bersaing dengan para kompetitornya.

9
10

2.1.1.2 Komponen Sistem Informasi

Menurut (O'Brien & Marakas, 2006)Sistem Informasi (SI)
dapat berupa gabungan antara people, hardware, software,
communications networks, data resources, and policies and
procedures yang menyimpan, mengambil, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Komponen dasar pada sistem informasi yaitu(Rainer, Prince,
& Cegielski, Introduction to Information Systems , 2015)
1. Hardware: terdiri dari perangkat seperti, processor, monitor,
keyboard, dan printer. Secara bersama perangkat ini menerima,
memproses, dan menampilkan data dan informasi.
2. Software: merupakan program atau kumpulan yang
memungkinkan hardware untuk memproses data
3. Data: merupakan kumpulan dari file atau tabel berisikan data
4. Network: adalah sistem penghubung (wireline or wireless) yang
mengizinkan kompuer yang berbeda untuk berbagi sumber
5. Procedures: merupakan sebuah instruksi untuk menggabungkan
komponen di atas untuk memproses informasi dan menghasilkan
output yang diinginkan
6. People: merupakan orang- orang yang menggunakan perangkat
keras dan perangkat lunak, antarmuka dengan ini, atau yang
menggunakan output.

Maka untuk membentuk sistem informasi yang baik, dari

semua komponen tersebut akan saling berinteraksi dan berkaitan erat
satu sama lain untuk membentuk suatu kesatuan untuk mencapai
sebuah tujuan.

2.1.1.3 Jenis-jenis Sistem Informasi

Menurut (O'Brien & Marakas, 2006) aplikasi sistem informasi
yang diterapkan di dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam
beberapa cara yang berbeda. Misalnya, beberapa jenis sistem
informasi dapat diklasifikasikan sebagai operasi (Support of business
operation) atau (Support of managerial decision making). Dukungan
 11

operasi bisnis seperti sistem pemrosesan transaksi, sistem

pengendalian proses dan sistem kolaborasi Enterprise (sistem otomasi
Kantor). Dukungan pengambilan keputusan manajerial seperti sistem
informasi manajemen, sistem pendukung keputusan dan sistem
informasi eksekutif.

2.1.1.3.1 Types of Information Systems Table

Tabel 2.1 Jenis- jenis sistem informasi (Rainer, Prince, & Cegielski, Introduction to
Information Systems , 2015)

Type of System Function Example

Support the activities System for processing

Functional area
within specific functional payroll
IS
area
Transaction Process transaction data Wal-Mart checkout point-
processing from business events of-sale terminal
System
Enterprise Integrate all functional Oracle, SAP
resource areas of the organization
planning system
Office Support daily work Microsoft Office
automation activities of individuals
system and groups
Produce reports Report on total sales for
Management
summarized from each customer
information
transaction data, usually
System
in one functional area
Decision support Provide access to data “What-if” analysis of
system and analysis tools changes in budget
Mimic human expert in a Credit card approval
Expert system particular area and make analysis
a decision
Executive Present structured, Status of production by
12

Type of System Function Example

information summarized information product

System about aspects of business
important to executives
Supply chain Manage flows of products, Wal-Mart Retail Link
management services, and system connecting
System suppliers to Wal-Mart
Enable transactions www.dell.com
Electronic among organizations and
commerce system between organizations and
customers

Berdasarkan tabel diatas:

i. Functional Area Information System (FAIS) adalah sebuah sistem
yang menyediakan informasi ke manager di area fungsional dalam
rangka mendukung tugas-tugas manajerial dari perencanaan,
mengelola, dan mengontrol operasi.
ii. Transaction Processing System (TPS) merupakan sebuah sistem
yang menjalankan, memonitor, menyimpan, dan memproses data
transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.
iii. Enterprise Resource Planning(ERP) adalah sistem informasi yang
mengambil pandangan proses bisnis dari organisasi secara
keseluruhan untuk mengintegrasikan perencanaan, manajemen, dan
penggunaan semua sumber daya organisasi untuk meningkatkan
kinerja perusahaan.
iv. Office Automation System (OAS) merupakansistem komputer yang
digunakan untuk mengotomatisasi dan mendukung kegiatan yang ada
di perusahaan
v. Management Information System (MIS) adalah sistem informasi
pada management-level sebuah organisasi yang melayani fungsi-
fungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang
dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik.
 13

vi. Decision Support System (DSS) interaktif sistem informasi berbasis

komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus
untuk mendukung kegiatan pengambilan keputusan bisnis dan
organisasi
vii. Expert System (ES) merupakan yang mengapdosi pengetahuan
manusia ke komputer yang dirancang agar dapat menyelesaikan suatu
permasalahan tertentu seperti yang biasa dilakukan oleh para ahli.
viii. Executive Information System (EIS) sistem informasi berbasis web
yang interaktif, ditujukan khusus untuk memudahkan dan mendukung
para manajemen dalam melakukan berbagai macam data analisis
secara rinci yang membantu pembuatan keputusan semi terstruktur
dan tidak terstruktur.
ix. Supply Chain Management System (SCM) adalah serangkaian
kegiatan yang meliputi koordinasi, penjadwalan, dan pengendalian
terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk
ataupun layanan jasa kepada pelanggan dan pengolahan informasi
mulai dari customer hinggasupplier.
x. Electronic Commerce System (ECS) merupakan kegiatan seperti,
pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa
melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau
jaringan komputer lainnya.

2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

2.1.2.1 Definisi ERP
Menurut (O'Brien & Marakas, 2006) Enterprise Resource
Planning (ERP) What do Microsoft, Coca-Cola, Cisco, Eli Lilly,
Alcoa, and Nokia have in common ? unlike most businesses, which
operate on 25-year-old back-office systems, there market leaders
reengineered their businesses to run at breaknec speed by
implementing a transactional backbone called enterprise resource
planning (ERP), these companies credut their ERP systems with
having helped them reduce inventories, shorten cycle times, lower
cost, and improve overall operations. Kutipan dari O’Brien &
Marakas ini berbicara tentang pemimpin pasar di luar sana yang
14

mengunggulkan sistem mereka dengan mengadopsi ERP sistem untuk

melakukan improve dari sistem mereka.
Menurut (Olson D. L., 2004), Enterprise Resource Planning
(ERP) adalah sistem perangkat lunak yang memiliki dampak luar
biasa pada komputasi organisasi. ERP menawarkan keuntungan
teknologi, proses, efisiensi, keuangan, strategis, dan organisasi melalui
sistem komputasi yang berbeda dan beragam.
Menurut (Rainer, Prince, & Cegielski, 2015), Enterprise
Resource Planning systems dirancang untuk memperbaiki kekurangan
komunikasi antar area fungsional IS. Sistem ERP menyelesaikan
masalah ini dengan mengintegrasikan area fungsional IS melalui
database umum. Untuk alasan ini, para ahli mengkredit sistem ERP
dengan produktivitas organisasi yang semakin meningkat. Sistem ERP
mengadopsi tampilan proses bisnis dari sumber daya organisasi,
menggunakan platform perangkat lunak dan database umum.
 15

Gambar 2.1 ERP System

Berdasarkan teori di atas mengenai Enterprise Resource
Planning, adalah sebuah sistem berbasis modul yang berfungsi untuk
mengintegrasikan dan mengeffisienkan proses bisnis di sebuah
enterprise berdasarkan Functional Area Information Systems (FAIS)
nya secara Transparancy dan Real-time.

2.1.2.2 Advantages of Enterprise Resource Planning

Menurut (Rainer, Prince, & Cegielski, 2015), Manfaat utama
ERP dibagi kedalam beberapa kategori:
• Organizational flexibility and agility. Seperti yang telah Anda
lihat, sistem ERP memecah banyak departemen dan fungsional
area dari proses bisnis, sistem informasi, dan sumber informasi.
Dengan cara ini, mereka membuat organisasi lebih fleksibel,
tangkas, dan adaptif. Oleh karena itu, organisasi dapat merespons
16

dengan cepat perubahan kondisi bisnis dan memanfaatkan peluang

bisnis baru.
• Decision Support. Sistem ERP memberikan informasi penting
mengenai kinerja bisnis di area fungsional. Informasi ini secara
signifikan meningkatkan kemampuan manajer untuk membuat
keputusan yang lebih baik dan tepat waktu.
• Quality and efficiency, Sistem ERP mengintegrasikan dan
memperbaiki proses bisnis organisasi, menghasilkan peningkatan
yang signifikan dalam kualitas produksi, distribusi, dan layanan
pelanggan.

2.1.3 System Applications and Products (SAP)

Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP)
merupakan software package yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan
menjalankan bisnis dengan kemampuan computing yang lebih real-time
(Anderson, 2011).
SAP adalah suatu software Enterprise Resource Planning (ERP) yang
dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan
kegiatan operasionalnya sehari-hari secara efisien dan efektif.

2.1.3.1 Sejarah SAP

Pada awalnya SAP berdiri pada tahun 1972 di Weinheim,
German oleh 5 mantan karyawan IBM yaitu, Hasso Plattner, Dietmar
Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira, dan Hans-Werner- Hektor.
SAP diluncurkan pada awalnya dengan singkatan (System Analysis
and Program Development). Dengan tujuan mengembangkan aplikasi
software standar untuk proses bisnis yang real-time. Pada tahun 1973
software pertama akutansi keuangan selesai dibuat, yaitu RF system.
RF sistem ini berfungsi sebagai landasan dalam pengembangan modul
perangkat lunak lain yang sedang berlangsung dari sistem yang
selanjutnya dikenal sebagai R/1 system.
Pada tahun 1977 SAP pindah dari Weinheim ke Walldorf.
Untuk pertama kalinya SAP mengimplementasikan system mereka
untuk customer diluar Jerman.
 17

Pada tahun 1979 SAP memulai mengoperasikan dengan

servernya sendiri, Siemens7738. Pemeriksaan yang mendalam
terhadap sistem control database dan dialog IBM membuat SAP
menciptakan SAP R/2. Sistem SAP R/2 ini dikemas secara real-time
dan mengintegrasikan semua fungsi bisnis perusahaan.
Dengan terus berkembangnya SAP pada tahun 1991 SAP
mempertunjukan R/3 untuk pertama kalinya. Dengan menggunakan
konsep client-server, pada standar aplikasi software memungkinkan
bisnis berjalan lebih efisien di seluruh dunia. Pada saat ini SAP
semakin berkembang real-time berpindah ke Web dan sekitarnya
seperti: cloud computing, mobile, in-memory computing. Membuka
untuk akses data real-time di mana saja.
Dengan inovasi lanjutan membuat SAP menjadi pemimpin
dalam Cloud computing dan jaringan bisnis e-commerce. Dengan
diluncurkannya SAP S/4HANA, SAP memperkenalkan perangkat
lunak enterprise generasi berikutnya. (SAP01 Fundamental, 2006).

2.1.3.2 Modul-Modul SAP

18

Gambar 2.2 Modul SAP ERP

Sumber: Concepts in Enterprise Resource Planning 4th Edition, 2013

SAP module solution software terdiri dari modul functional

berikut:
1. SAP Sales and Distribution (SD) module:
Salah satu modul terpenting dalam SAP. SD dapat memantau
sejumlah aktivitas yang terjadi dalam organisasi. Mencatat sales
order dan jadwal pengiriman. Juga informasi mengenai pelanggan
(pricing, address and shipping instructions, billing details, and so
on) semuanya di maintain dan diakses dari modul ini

2. SAP Material Management (MM) module:

Modul ini berkaitan dengan pergerakan material dari mengatur
adanya bahan baku dan kemudian penyimpanan bahan baku, dari
gudang sampai diproses hingga penyimpanan barang yang telah
jadi.

3. SAP Production Planning(PP) module:

 19

Modul ini mengelola informasi produksi. Pada modul ini jadwal,

perencanaan dan aktivitas produksi dicatat

4. SAP Quality Management (QM) module:

Membantu dalam pengelolaan kualitas dalam produksi di seluruh
proses dalam sebuah organisasi. Modul ini membantu organisasi
untuk mempercepat bisnis mereka dengan mengadopsi cara
terstruktur dan fungsional unuk mengelola kualitas dalam berbagai
proses.

5. SAP Plant Maintenance (PM) module:

Modul PM Mengelola pemeliharaan sumber daya dan membantu
organisasi terkait perencanaan terhadap maintenance sumber daya,
agar berkurangnya kerusakan kelengkapan peralatan.

6. SAP Asset Management(AM) module:

Modul ini membantu perusahaan untuk pengelolaan optimal ase
fisik organisasi agar memaksimalkan nilai

7. SAP Human Resource (HR)module:

Modul ini digunakan untuk meningkatkan proses kerja dan
pengelolaan data di dalam department sumber daya manusia
(SDM) perusahaan. Dari memperkerjakaan seseorang,
mengevaluasi kinerja, mengelola promosi, kompensasi,
penanganan gaji dan akivitas terkait SDM lainnya.

8. SAP Project System(PS)module:

Adalah perangkat lunak manajemen proyek yang terintegrasi
dengan komponen lain dari sistem SAP Enterprise Resource
Planning (SAP ERP)

9. SAP Finance Accounting(FI)module:

20

Pada modul ini membantu karyawan mengelola transaksi keuangan

di dalam perusahaan secara terkendali dan mengintegrasikan
semua informasi untuk pengambilan keputusan strategis yang
efektif.

10. SAP Controlling(CO) module:

Adalah modul SAP yang mendukung dalam proses perencanaan
kerja, pelaporan dan pemantauan operasi bisnis. Memungkinkan
optimalisasi semua proses dalam suatu organisasi. Modul ini
mengendalikan arus bisnis dalam organisasi

11. SAP Workflow(WF) module:

Modul ini tidak mengotomatisasi fungsi bisnis yang spesifik.
Tetapi, ini dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa dari
aktivitas di SAP ERP. Workflow ideal untuk bisnis proses yang
bukan aktivitas harian. Tapi itu cukup sering terjadi agar workflow
layak untuk diimplementasikan. Seperti, mempersiapkan faktur
pelanggan.

2.1.4 Accelerated SAP

Metodologi implementasi Accelerated SAP (ASAP) adalah alat
terbaru yang diperkenalkan oleh SAP untuk implementasi sistem SAP yang
cepat dalam sebuah organisasi. ASAP adalah pendekatan implementasi
terstruktur dan dapat membantu Anda mencapai implementasi yang lebih
cepat dengan penerimaan pengguna yang lebih cepat, peta jalan yang
terdefinisi dengan baik, dan dokumentasi yang efisien pada berbagai tahap.
(Kale, 2000).
ASAP merupakan rincian perencanaan proyek oleh SAP yang
mendeskripsikan semua aktivitas dalam sebuah implementasi. Mencakup
seluruh area teknis untuk mendukung teknis proyek manajemen dan
menangani masalah seperti interface, data conversion dan otorisasi lebih awal
dari pada kebanyakan implementasi tradisional.
 21

ASAP roadmap terdiri dari 5 tahap yaitu, project preparation, business

blueprint, realization, final preparation, and go-live—and supports
continuous change.
a. Tahap 1 Project preparation, persiapan perencanaan dan
penilaian kesiapan dari organisasi. Pada tahapan ini juga digunakan
untuk menentukan:
• Kesepakatan penuh bahwa semua pengambil keputusan
perusahaan berada di belakang proyek
• Tujuan proyek yang jelas
• Proses pengambilan keputusan yang efisien
• Budaya perusahaan yang mau menerima perubahan

Fase Project Preparation (Kale, 2000)

1) Project Planning
1. Prepare Project Charter
2. Define Implementation Strategy
3. Define Project Organization
4. Prepare Project Plan
5. Prepare Training Plan
2) Project Standards and Procedures
1. Define Project Management Standards and Procedures
2. Define Implementation Project Standards and
Procedures
3. Define System Landscape Strategy
3) Project Kick-Off
4) Infrastructure Requirements Planning
1. Define Infrastructure Requirements
2. Benchmark Hardware
3. Procure Initial Hardware
4. Order Remote Connection
5) Quality Check Project Preparation Phase
6) Signoff Project Preparation Phase
22

b. Tahap 2 Blueprint,(Kale, 2000) berkaitan dengan dokumentasi

dan finalisasi requirement. Anggota tim dan konsultan melakukan
wawancara dan lokakarya di berbagai area kegiatan untuk
memastikan persyaratan berbagai proses bisnis. Fungsi yang
disediakan oleh R / 3 ditunjukkan dengan menggunakan Information
and Design Education (IDES) dan didukung oleh kuesioner dan
diagram proses dari R / 3 Business Engineer. Setiap celah dalam
menangani persyaratan fungsional diidentifikasi dan solusi yang tepat
dieksplorasi dan dirancang. Hasil akhir dari tahap ini adalah dokumen
business blueprint, yang merincikan proses TO BE, termasuk
representasi tertulis dan gambar dari struktur perusahaan dan proses
bisnis. Setelah ini disetujui, blueprint adalah dasar untuk semua fase
selanjutnya.
Fase Business Blueprintantara lain
1) Blueprint Phase
• Review Project Preparation
• Conduct Project Team Status Meetings
• Conduct Steering Committee Meetings
• Preparing for the Business Blueprint Phase
2) Organizational Change Management
• Create Business Impact Map
• Complete the Baseline Risk Assessment
• Develop a Sponsorship Strategy
• Establish the Communications Framework
• Establish the Skills Development Process
• Implement the Know-how Transfer Process
3) Project Team Training
4) Establish Development System Environment
• Create Technical Design
• Set up Development Environment
• Maintain the System Administration System
• Initialize the IMG
 23

5) Define the Business Organization Structure

6) Business Process Definition
• Prepare for Business Process Workshops
• Conduct General Requirements Workshop
• Conduct Business Process Workshops
• Conduct Detailed Process Workshops
• Prepare Business Blueprint
• Review and Approve the Business Blueprint
• Prepare End-User Training and Documentation Plans
7) Quality Check Business Blueprint Phase
8) Signing off the Business Blueprint Phase

c. Tahap 3 Realization, berdasarkan business blueprint, 2 tahap

proses dimulai mengkonfigurasi sistem R3. Pertama sistem
baseline akan dikonfigurasi. Kedua, sistem disetel untuk
memenuhi semua persyaratan proses bisnis. Karena pada awalnya
konfigurasi didasarkan pada blueprint, baseline sistem
memberikan sebuah real-worldview bagaimana transaksi bisnis
akan benar- benar berjalan.

d. Tahap 4 Final Preparation pada fase ini, sistem R3 telah selesai

di setting dengan baik. Perlu penyesuaian yang dibuat untuk
mempersiapkan sistem dan bisnis untuk produksi start up. Maka
pengujian akhir sistem akan dilakukan dan end-user training
sudah dilaksanakan. Dan initial audit procedures dikembangkan.

e. Tahap 5 Go-Live pada tahap ini prosedur dan measurements

dikembangkan untuk dilihat kembali manfaat investment R3
secara berkelanjutan. SAP support dan services akan disediakan
untuk memastikan bahwa sistem akan berjalan dengan
lancer.(Motiwalla & Thompson, 2012)
24

Maka dapat disimpulkan bahwa ASAP merupakan metodologi

implementasi SAP ini berisikan roadmap, panduan langkah- langkah yang
membantu agar implementasi SAP memberikan hasil yang efektif, efisien dan
optimal terutama dalam hal waktu, biaya, kualitas, kesesuaian dengan
kebutuhan serta pemanfaatan sumber daya yang ada.

2.1.5 Data Integration

Menurut (Lenzerini, 2002), “Data integration is the problem of
combining data residing at different sources, and providing the user with a
unified view of these data. The problem of designing data integration systems
is important in current real world applications, and is characterized by a
number of issues that are interesting from a theoretical point of view”.
Dengan ada nya integrasi data, perusahaan dapat menangani berbagai
masalah yang muncul dan mampu menyediakan ketepatan informasi untuk
setiap departement dalam perusahaan.

2.1.6 Perancangan Data Warehouse

Langkah dalam membangun data warehouse menurut (Conolly &
Begg, 2015) yang dikutip dari Ralph Kimball yang dikenal dengan The
Dimensional Modeling Stage of Kimbal’s Business Dimensional Lifecycle.
Berikut adalah langkah- langkah tersebut.
1. Select Business Process
Memilih proses berarti menentukan subjek utama. Subjek utama merujuk
pada suatu kegiatan bisnis perusahaan yang dapat menjawab semua
pertanyaan bisnis yang penting serta memiliki ciri-ciri tertentu. Misalnya
adalah proses penjualan.
2. Declare Grain
Memilih grain berarti menentukan apa yang akan diwakili atau
dipresentasikan oleh sebuah tabel fakta. Setelah menentukan grain dari
tabel fakta, selanjutnya dapat ditentukan tabel-tabel dimensi yang
berhubungan dengan tabel fakta tersebut. Grain pada tabel fakta juga
menentukan grain tabel dimensi. Pada kasus ini grain bisa diperoleh dari
invoice yang dikeluarkan kepada pembeli.
 25

3. Choose Dimensions
Mengidentifikasi dan menghubungkan tabel dimensi dengan tabel fakta.
Dimensi merupakan kumpulan sudut pandang yang penting untuk
menggambarkan fakta-fakta yang terdapat pada tabel fakta. Sebagai
contoh adalah dimensi customer, waktu, dan jenis produk.
4. Identify Facts
Grain dari suatu tabel fakta menentukan fakta-fakta yang bisa digunakan.
Pada tahap ini, tentukan measure yang dibutuhkan pada tabel fakta.
Informasi apa saja yang ingin dibutuhkan.
5. Choosing the Duration of the database
Durasi waktu dari data-data yang akan dimasukkan ke dalam data
warehouse akan ditentukan pada tahap ini. Misalnya, data perusahaan dua
tahun lalu atau lebih diambil dan dimasukkan ke dalam tabel fakta.
6. Tracking slowly changing dimensions
Dimensi dapat berubah dengan lambat dan menjadi sebuah
masalah.Terdapattigatipe dasar dari perubahan dimensi yang lambat,
yaitu:
• Menulis ulang atribut yang berubah.
• Membuat record baru pada dimensi.
• Membuat suatu atribut alternatif untuk menampung nilai yang baru.

2.1.7 Implementasi sistem (Jenis-jenis implementasi)

Pada akhirnya, pengujian akan selesai, tim proyek dan proyek
manager akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem tersebut
akan diimplementasikan secara sukses.
Pengimplementasian ini membutuhkan pendekatan secara taktikal.
Memilih metode implementasi yang benar sangat lah mempengaruhi proyek
schedule dan budget.Menurut(Markchewka, 2015) Secara umum ada 3 jenis
implementasi: (a) direct cutover, (b) parallel, (c) phased.
26

a) Direct Cutover
Target date

Old system

New system

Gambar 2.3 Direct CutoverApproach

Pendekatan direct cutover, bisa digunakan untuk menukar produk atau

sistem yang sudah ada. Singkatnya, produk atau sistem yang lama di matikan
secara langsung dan produk atau sistem yang baru di implementasi atau di
hidupkan secara langsung. Secara umum, target, atau pelepasan tanggal nya
akan di sepakati terlebih dahulu dan produk atau sistem baru tersebut akan
langsung di gantikan dengan yang lama.
Pendekatan ini juga sesuai digunakan saat pelepasan produk atau
sistem, saat kecepatan implementasi adalah sesuatu yang critical, atau saat
produk atau sistem yang sebelumnya sangat lah tidak layak untuk dipakai dan
harus segera diganti. Direct cutover juga cocok digunakan pada saat sistem
tidak mission critical dengan begitu kegagalan tidak menimbulkan masalah
yang besar pada perusahaan. Meskipun begitu tetaplah penting dipastikan
bahwa produk atau sistem baru itu telah dilakukan tes secara benar agar
semua tim proyek akan secara percaya untuk melepaskannya dan jika
memang akan terjadi masalah, masalah yang timbul tersebut bukanlah
masalah yang besar.
Memang ada beberapa keuntungan dari pendekatan direct cutover,
tetapi ada juga beberapa jumlah resiko sering terjadi yang membuat
pendekatan ini jarang dijadikan yang favorit, kecuali pada saat pendekatan ini
memang benar di rencanakan dengan sangat berhati-hati. Meskipun direct
 27

cutover cepat tetapi bukan berarti pendekatan ini tidak akan timbul masalah.
Bisa di bayangkan pendekatan ini seperti berjalan di tali tanpa tali pengaman.
Memang mungkin kita akan lebih bisa mencapai ke ujung tali berikut nya
secara cepat, tetapi bukan tanpa resiko yang besar. Kemudian, mungkin tidak
akan jalan mundur nya setelah sistem lama dimatikan dan sistem baru
dinyalakan. Dan hasilnya, perusahaan akan mengalami penundaan besar,
kostumer dan user yang frustasi, kehilangan pendapatan, dan deadline yang
terlewatkan. Tekanan akan memastikan bahwa semua akan berjalan dengan
lancer atau menghadapi kostumer atau user yang marah atau stakeholder
akan membuat proyek team mengalami stress yang sangat besar.

b) Parallel
Target date

Old system

New system

Gambar 2.4 Parallel Approach

Seperti yang di ilustrasikan oleh gambar 2.4, pendekatan parallel pada

implementasi memungkinkan produk atau sistem yang baru dan yang lama
berjalan secara bersamaan sementara. Pada akhirnya, perusahaan akan
bertukar seluruhnya dari yang lama ke baru. Pendekatan parallel sangat cocok
digunakan pada saat kegagalan atau kesalahan pada produk atau sistem akan
menimbulkan pengaruh yang besar pada perusahaan. Meskipun pendekatan
paralel akan lebih tidak menimbulkan stres kepada tim proyek, tetapi akan
28

menimbulkan stres kepada customer atau user yang menggunakan produk

atau sistem tersebut. Untuk contoh, apabila seorang user atau pekerja yang
dulunya berkerja hanya menggunakan sistem yang lama, tetapi untuk
sekarang dia harus menggunakan kedua sistem tersebut yang lama dan yang
baru, itupun jika tidak ada terjadi permasalahan. Tetapi ketika terjadinya
permasalahan antara kedua sistem tersebut akan menyebabkan user atau
pekerja tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih untuk penyelesaikan
perkerjaanya dan hal ini akan menimbulkan suasana perkantoran yang tidak
nyaman kepada siapapun yang terkena.
Pada lain hal, beberapa perusahaan memiliki dua versi dari produk
atau sistem tersebut yang bisa digunakan oleh customer atau user nya. Tetapi
pada akhir nya hal ini akan menimbulkan support, perawatan, dan
pengeluaran karena kedua jenis produk atau sistem tersebut berjalan secara
bersamaan.

c) Phased
Target date Target date Target date

Old system

New system

Phase 1 Phase 2 Phase 3

Gambar 2.5 Phased Approach

Pendekatan Phased, produk atau sistem dikeluarkan secara permodul

atau beberapa bagian dari perusahaan seperti yang di ilustrasikan pada
gambar 2.5. Contohnya, sebuah perusahaan mungkin akan mengimplementasi
sistem enterprise resource planning (ERP) dengan pertama membeli dan
 29

memasang komponen jurnal umum, lalu akun hutang, dan akun piutang dan
seterusnya.
Pendekatan phased mungking akan cocok pada saat pengenalan
software system yang baru kepada beberapa bagian dari perusahaan. Ketika
melakukan upgrage OS, IT department bisa melakukan upgrage dari
departemen ke departemen berdasarkan schedule yang sudah disebarkan.
Dalam hal ini, tanggal target setiap departemen akan memungkinkan
departemen untuk merencanakan sesuai schedule tersebut. Pendekatan
phased ini akan memungkinkan tim proyek belajar dari pengalaman selama
implementasi awal agar untuk implementasi berikut nya akan bisa berjalan
dengan mulus. Dan bisa juga untuk tim proyek melakukan development
produk atau sistem menggunakan Agile, akan bisa secara berjalan
menambahkan fitur produk atau penambahan fungsional untuk setiap
pelepasan produk berikutnya.
Meskipun pendekatan phased akan memakan lebih banyak waktu dari
pendekatan direct cutover, ini mungkin akan lebih kurang beresiko and akan
jauh lebih mudah untuk dikelola.

2.1.8 SAP Business Warehouse (BW)

SAP BW merupakan “a real-time data warehouse powered by the
SAP HANA in-memory database. SAP BW integrates and accelerates your
core data warehousing capabilities. Rely on a single version of the truth,
access decision-ready business intelligence, and fast-track your operations”
(SAP.com).
(Khan, 2005)Business Warehouse (BW) adalah alat analisis dan
pelaporan yang bisa digunakan untuk menganalisa data yang ada dan
historical di SAP sebaik dari yang bukan SAP sistem. Pada dasarnya ini
berdasarkan teknologi OLAP(Online Analytical Processing), dimana
memungkinkan untuk menganalisa data pada dimensi yang berbeda. Ini juga
digunakan pada non-OLAP teknologi untuk akses dan analisa data.
BW adalah data warehouse arsitektur yang lengkap, dengan metadata
dan performance dan alat administrasi, yang telah di kembangkan pada
metodologi yang terbukti. Merupakan data warehouse unggulan yang tidak
memerlukan tim ahli professional untuk membangun atau merawatnya. BW
30

menyediakan semua manfaat yang terkait data warehouse konvensional, yang

tercantum di bagian selanjutnya, dalam organisasi yang telah menerapkan
SAP BW meyediakan integrasi yang ketat dengan sistem sumber utamanya,
sistem transaksi r/3 yang menjalankan bisnis perusahaan, dan juga membanu
mengatasi keterbatasan pelaporan sap.
Data di SAP BW dikelola dengan bantuan alat terpusat yang dikenal
dengan SAP BI Administration Workbench. Platform BI menyediakan
infrastruktur dan fungsi yang meliputi
1. Prosesor OLAP
2. Metadata repository
3. Proses perancangan dan fungsi lainnya

SAP Business Intelligence (BI) berarti menganalisis dan melaporkan

data dari sumber data yang berbeda. Ini memungkinkan Anda memperoleh
data dari beberapa sumber data, pementasan data, yang selanjutnya dapat
didistribusikan ke berbagai sistem BI. Sistem SAP BI dapat bekerja sebagai
sistem target untuk transfer data atau sistem sumber untuk pendistribusian
data ke berbagai target BI.
Keuntungan dari data warehouse:
Implementasi dari data warehouse menyediakan berbagai keuntungan untuk
perusahaan, seperti dapat:
1. Memfasilitasi pengintegrasian dalam lingkungan yang ditandai dengan
aplikasi yang tidak terintegrasi,
2. Mengintegrasikan data perusahaan antar berbagai fungsi,
3. Mengintegrasikan data luar sebaik data internal,
4. Mendukung strategi dan rencana jangka panjang bisnis,
5. Mendukung taktikal keputusan day-to-day,
6. Memungkinkan wawasan tentang tren bisnis dan peluang bisnis,
7. Mengatur dan menyimpan data historis yang diperlukan untuk analisis,
8. Menyediakan akses ke data historis, memperpanjang selama bertahun-
tahun,
9. Menyediakan informasi yang lebih akurat dan lengkap,
10. Memperbaiki pengetahuan tentang bisnis,
11. Memungkinkan cost-effective untuk pengambilan keputusan,
 31

12. Memungkinkan perusahaan untuk memahami pelanggan mereka, dan

kebutuhan mereka sebaik kompetior.
13. Menambah kepuasan pelayanan pelanggan,
14. Menyediakan keunggulan kompetitif,
15. Membantu menghasilkan pendapatan baru (pelanggan baru), mengurangi
biaya (memperbaiki proses) dan memperbaiki garis bawah(keuntungan),
16. Membantu memperluas basis pelanggan,
17. Merampingkan proses bisnis dan memberikan dukungan keputusan untuk
berbagai proses bisnis, seperti manufaktur,
18. Menyediakan akses pelaporan yang mudah untuk end-users,
19. Menyediakan akses yang tepat waktu untuk informasi perusahaan,
20. Memungkinkan pengguna untuk menganalisa data dari berbagai sisi,
menggunakan alat akses front-end yang tangguh
21. Mengurangi ketergantungan users pada IT sebaik mereka dapat cepat
membuat laporannya
22. Menghasilkan ROI 100-400 perses di tahun pertama jika data warehouse
didesain dan diimplementasikan dengan baik

2.1.9 ETL (Extract, Transform, and Load)

Sistem Extract-Transform-Load (ETL) adalah fondasi dari data
warehouse. Sistem ETL yang dirancang dengan baik akan mengekstrak data
dari sumber data, menerapkan standar kualitas dan konsistensi data,
menyesuaikan data sehingga sumber terpisah dapat digunakan bersamaan,
dan akhirnya memberikan data dalam format presentasi-siap sehingga
pengembang aplikasi dapat membuat aplikasi dan akhir pengguna bisa
membuat keputusan.
Proses ETL dimulai dari persiapan dari reformatting, reconciling dan
cleansing sumber data.
• Reformatting: sumber data yang berada di berbagai sumber file dan
source database, masing-masing dengan formatnya sendiri, akan
disatukan menjadi sebuah format yang sama selama proses ETL.
• Reconcilling: sejumlah besar data dalam organisasi yang terdapat
redudansi, inkonsistensi akan ditemukan dan di reconciled selama proses
ETL.
32

• Cleansing: dirty data akan ditemukan selama analisis data dan

prototyping akan dilakukan pembersihan selama proses ini.
a. Extract: program harus mengetahui sumber file atau sumber database
yang tercatat sebagai data redundant. Sebagai contoh, elemen sumber
data yang sama (data pelanggan) bisa ada di puluhan sumber
file/database. dalam kasus tersebut harus sort, dan di konsolidasikan.
(Kimball & Ross, 2013).
Extract merupakan langkah pertama dalam proses untuk mendapatkan
data ke dalam data warehouse environment. Mengekstrak berarti
membaca dan memahami data dan menyalin data yang dibutuhkan ke
dalam sistem ETL untuk manipulasi lebih lanjut. Dalam hal ini data
milik data warehouse.(T. Moss & Atre, 2003).
b. Transform: setelah data di ekstraksi ke sistem ETL, maka ada banyak
potensial transformasi, seperti membersihkan data ( mengoreksi salah
eja, menyelesaikan konflik domain, berurusan dengan elemen yang
hilang, atau parsing ke dalam format standar) menggabungkan data
dari berbagai sumber, dan data de-duplicating. Sistem ETL
menambahkan nilai pada data dengan pembersihan dan penyesuaian
ini dengan mengubah data dan meningkatkannya. Kegiatan ini juga
bisa di arahkan untuk menciptakan diagnose metadata, yang nantinya
mengarah pada reengineering proses bisnis untuk memperbaiki
kualitas data dalam sumber sistem dari waktu ke waktu. (T. Moss &
Atre, 2003).
c. Loadmerupakanlangkah akhir dari proses ETL adalah penataan
physical dan loading data ke dalam model dimensi di area presentasi.
Karena misi utama dari sistem ETL adalah menyerahkan table
dimensi dan table fakta dalam delivery step. (Kimball & Ross, 2013).

Load data ini dapat dilakukan dengan dua cara

• Dengan memasukkan baris baru ke dalam table
• Dengan menggunakan DBMS load utility untuk melakukan bulk
load. ini akan jauh lebih efisien menggunakan load utility dari
 33

DBMS, dan kebanyakan organisasi memilih pendekatan itu. (T.

Moss & Atre, 2003)

Sistem ETL membuat atau menghancurkan data warehouse. Meski

membangun sistem ETL adalah aktivitas back office yang tidak begitu terlihat
oleh pengguna akhir, namun dengan mudah mengkonsumsi 70 persen sumber
daya yang dibutuhkan untuk implementasi dan pemeliharaan data warehouse.
Sistem ETL menambahkan nilai signifikan pada data. Ini jauh lebih
dari hanya proses penarikan untuk mengeluarkan data dari sumber data dan
masuk ke data warehouse. Secara khusus, sistem ETL:
• Menghapus kesalahan dan mengoreksi data yang hilang
• Menyediakan ukuran kepercayaan yang terdokumentasi dalam data
• Menangkap arus data transaksional untuk penyimpanan
• Menyesuaikan data dari berbagai sumber untuk digunakan bersamaan
• Struktur data dapat digunakan oleh end-user tools.

Membangun sistem ETL sangat menantang karena sangat dibatasi

oleh kenyataan yang tidak dapat dihindari.
Tim ETL harus hidup dengan persyaratan bisnis, format dan
kekurangan data sumber, sistem warisan yang ada, keahlian staf yang
tersedia, dan kebutuhan user yang terus berubah (dan legitimasi). Jika faktor-
faktor ini tidak cukup, anggarannya terbatas, jendela pemrosesan-waktu
terlalu sempit, dan bagian penting dari bisnis tersebut berhenti berjalan jika
sistem ETL tidak mengirimkan data ke gudang data.
Dua hal dasar yang harus diingat saat membangun sistem ETL: proses
Perencanaan & Desain dan proses aliran data. Pada tingkat tertinggi, mereka
cukup sederhana. Keduanya berkembang secara tertib dari kiri ke kanan
dalam diagram(Kimball & Caserta, 2004).

Gambar 2.6 The Planning and Design Thread

34

Two-Layer Architecture
Requirement untuk pemisahan memainkan peran mendasar dalam
menentukan arsitektur khas untuk sistem data warehouse. Meskipun biasanya
disebut two-layer architecture untuk menyoroti pemisahan antara sumber
fisik dan gudang data yang sebenarnya, sebenarnya terdiri dari empat tahap
arus data berikut:
1. Source layer sistem data warehouse menggunakan sumber data yang
heterogen. Data tersebut awalnya disimpan ke database relasional
perusahaan atau database legacy1, atau mungkin berasal dari sistem
informasi di luar tembok perusahaan.
2. Data staging data yang disimpan ke sumber harus diekstraksi,
dibersihkan untuk menghilangkan inkonsistensi dan mengisi kesenjangan,
dan terintegrasi untuk menggabungkan sumber heterogen menjadi satu
skema umum. Alat yang disebut Extract, Transform, and Load (ETL)
dapat menggabungkan skema heterogen, mengekstrak, mengubah,
membersihkan, memvalidasi, menyaring, dan memasukkan data sumber
ke dalam gudang data. Secara teknologis, tahap ini membahas masalah
yang khas untuk sistem informasi terdistribusi, seperti pengelolaan data
yang tidak konsisten dan struktur data yang tidak sesuai(Wang, 2008).
3. Data warehouse layer Informasi disimpan ke satu gudang tunggal yang
terpusat secara logic: gudang data. Gudang data dapat diakses secara
langsung, namun dapat juga digunakan sebagai sumber untuk membuat
data mart, yang sebagian mereplikasi konten gudang data dan dirancang
untuk departemen perusahaan tertentu. Meta-data Repository menyimpan
informasi tentang sumber, prosedur akses, pementasan data, pengguna,
data mart skema, dan sebagainya.
4. Analysisdata pada layer ini, data yang terintegrasi secara efisien dan
fleksibel diakses untuk menerbitkan laporan, menganalisis secara dinamis
informasi, dan mensimulasikan skenario bisnis hipotetis. Berbicara secara
teknologis, ia harus menampilkan navigator data agregat, pengoptimalan
kueri kompleks, dan GUI yang user-friendly.
 35

Gambar 2.7 Two-layer architecture for a data warehouse systems

Semua data disimpulkan. Data mart dapat dilihat sebagai gudang data
lokal kecil yang mereplikasi (dan menjumlahkan sebanyak mungkin) bagian
dari gudang data utama yang diperlukan untuk domain aplikasi
tertentu(Golfarelli & Rizzi, 2010). Daftar berikut merangkum semua manfaat
Two-layer architecture, di mana sebuah gudang data memisahkan sumber
dari aplikasi analisis(Wang, 2008):
1. Dalam sistem data warehouse, informasi berkualitas selalu tersedia,
walaupun akses ke sumber ditolak sementara untuk alasan teknis atau
organisasi.
2. Permintaan analisis gudang data tidak mempengaruhi pengelolaan
transaksi, keandalan yang sangat penting bagi perusahaan untuk bekerja
dengan baik pada tingkat operasional.
3. Gudang data terstruktur secara logis sesuai model multidimensional,
sedangkan sumber operasional umumnya didasarkan pada model
relasional atau semi-terstruktur.
36

4. Ketidakcocokan dalam hal waktu dan perincian terjadi antara sistem

OLTP, yang mengelola data saat ini pada tingkat detail maksimum, dan
sistem OLAP, yang mengelola data historis dan ringkasan.
5. Gudang data dapat menggunakan solusi desain khusus yang ditujukan
untuk optimalisasi kinerja analisis dan aplikasi laporan.

2.1.10 Fit/Gap Analysis

Menurut (Bateson & Hoffman, 2011)Fit/Gap Analysis digunakan
untuk menganalisis setiap bagian atau area fungsional di dalam sebuah proses
bisnis untuk mencapai sebuah tujuan yang spesifik. Fit/Gap Analysis
bertujuan untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan user dalam mendukung
jalannya proses bisnis pada PT. Berau Coal.Pada tahap ini akan dilakukan
penentuan terhadap kondisi dari proses bisnis dan kebutuhan system,
menentukan apakah proses bisnis dan kebutuhan system mengalami kondisi
yang fit (f),partial fit (p), dan gap (g). Kemudian menampilkan ranking
(High/ Medium/ Low) dari suatu proses yang mengalami fit (f), partial fit (p),
dan gap (g) yang bertujuan untuk mengetahui perbaikan yang harus segera
dilakukan pada bagian yang bersangkutan.
Keterangan Fit/Gap Analysis:
1. Kolom “User Requirement” menjelaskan kebutuhan- kebutuhan
userterhadap sistem yang seharusnya berjalan pada PT. Berau Coal.
2. Kolom “Description” berisi tentang rincian kegiatan proses bisnis yang
sedang berjalan pada PT. Berau Coal.
3. Kolom “Rank” mendeskripsikan tingkat prioritas setiap kebutuhan yang
akan menggambarkan kebutuhan yang akan lebih difokuskan dan di
prioritaskan pada PT. Berau Coal. Kolom ini berisi salah satu dari ketiga
kategori berikut ini :
 37

Tabel 2.2 Ranking Fit/Gap Analysis

Peringkat Penjelasan
High (H) Merupakan kebutuhan yang memiliki skala kritis yang tinggi
atau sangat penting dalam kegiatan proses reporting pada
PT.Berau Coal. Tanpa adanya kebutuhan ini maka proses
bisnis tidak dapat berjalan sampai dengan selesai.

Medium (M) Kebutuhan yang tidak harus dipenuhi, namun jika dipenuhi
akan memberikan nilai tambah yang signifikan terhadap
proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Berau Coal.

Low (L) Kebutuhan yang baik apabila dipenuhi oleh PT. Berau Coal ,
tetapi hanya memberikan nilai tambah terhadap proses bisnis
yang sedang berjalan

4. Kolom “Degree of Fit” menjelaskan tingkat kesesuaian antara user

requirement dengan proses bisnis berjalan pada PT.Berau Coal. Kolom
ini berisi salah satu dari ketiga kategori berikut ini :

Tabel 2.3 Degree of Fit

Peringkat Penjelasan
Fit (F) User Requirement pada PT.Berau Coal seluruhnya dapat dipenuhi
oleh software proses bisnis berjalan

Gap (G) Software proses bisnis berjalan sama sekali tidak dapat memenuhi
user requirement pada PT.Berau Coal secara keseluruhan

Partial Software proses bisnis berjalan memiliki fungsi yang dapat

(P) memenuhi kebutuhan dengan baik, tetapi dapat diberikan
alternatif lain agar dapat memenuhi user requirement pada PT.
Berau Coal secara maksimal

5. Kolom “Evaluation” berisi tentang evaluasi proses bisnis yang sedang

berjalan pada PT. Berau Coal
6. Kolom “Recommendation” berisi tentang usulan atau rekomendasi
alternatif yang dapat digunakan untuk menjawab kebutuhan user pada
PT.Berau Coal.
38

Menurut Pol dan Paturkar (2011: 2), Fit/Gap Analysis (FGA) adalah
metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan
fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya
untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan
(Gap).
Menurut (Bateson & Hoffman, 2011)dalam penggunaan Gapanalysis
dengan service quality, terdapat 5 quality perspective dari service quality
yaitu:

Tabel 2.4 Penggunaan Gapanalysis dengan service quality

Sumber: (Bateson & Hoffman, 2011)
No Jenis Gap Penjelasan
mengidentifikasi kan bahwa
adanya perbedaan antara
harapan dan keinginan yang di
1 Service Gap
inginkan oleh pelanggan
dengan keadaan yang telah
mereka terima sekarang.
pengharapan yang diinginkan
oleh pelanggan dan
2 Knowledge Gap
pengharapan yang diinginkan
oleh manajemen prusahaan

terjadinya ketidak seimbangan

3 Standard Gap antara persepsi manajemen
perusahaan dengan pelanggan.

Ke adaan pada saat terjadinya

persepsi yang diinginkan
manajemen perusahaan kepada
4 Delivery Gap
pelanggan dengan keadaan
yang telah terjadi sebenarnya di
prusahaan tersebut.
 39

No Jenis Gap Penjelasan

Keadaan terjadinya antara
kesenjangan pelanggan dengan
komunikasi yang terdapat atau
yang dimiliki oleh perusahaan
Communication
5 tersebut, dalam hal ini adalah
Gap
mengantarkan informasi yang
akurat, tepat dan jelas kepada
pelanggan mengenai produk
atau jasa yang di tawarkan.

Tujuan utama Fit/gapanalysis berfungsi memastikan setiap proses

telah dilaksanakan berdasarkan metode yang efektif dan efisien. Analisis ini
juga memberikan rekomendasi berupa perintah-perintah, dan tampilan yang
membutuhkan penyesuaian kebijakan pada setiap proses bisnis untuk
menjamin hasil yang sesuai dengan target. Gapanalysis bertujuan untuk
mengidentifikasi gap antara alokasi optimal dan integrasi dari input, dan
tingkat alokasi pada saat ini. Ini membantu perusahaan dalam menyediakan
pemahaman mengenai area-area yang dapat ditingkatkan. Gapanalysis
merupakan pembelajaran formal mengenai apa yang akan dilakukan oleh
bisnis dan kemana kita akan berada pada masa yang akan datang. Adapun
tujuan dari analisa Fit/gap adalah:
1. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang
diperlukan
2. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis
perusahaan
3. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best Practice”
4. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.

2.1.10.1 Langkah-langkah Fit/Gap Analysis

(Bens, 2012)) terdapat enam langkah-langkah untuk
melakukan Gap analysis adalah sebagai berikut:
1. Langkah 1: Mengidentifikasi keadaan di masa yang akan datang.
Menggunakan alat untuk memvisualisasikan atau pendekatan lain
40

yang menghasilkan gambaran yang lebih rinci bagaimana

keinginan suatu kelompok di masa depan.
2. Langkah 2: Mengidentifikasi keadaan sekarang. Mendeskripsikan
Fitur komponen yang sama seperti masa yang akan datang dan
harus sangat terperinci. Menuliskan ide-ide yang dihasilkan di
bagian sisi kiri ruang kerja.
3. Langkah 3: Meminta anggota untuk bekerja dengan mitra untuk
mengidentifikasi kesenjangan (Gap) antara masa sekarang dan
masa depan. Tanyakan pertanyaan seperti: “apa perbedaan masa
sekarang dana masa yang akan datang?”, “apa yang menjadi
beban atau kendala untuk mencapai yang diinginkan?”
4. Langkah 4: Ketika mereka selesai mambahasnya, berbagi ide
kepada seluruh kelompok dan menuliskan kesenjangan (Gap)
yang ada antara masa sekarang dan yang akan datang.
5. Langkah 5: Ketika menyadari adanya kesenjangan (Gap), bagi
kelompok besar membentuk kelompok-kelompok kecil.
Memberikan setiap kelompok kecil tersebut satu atau lebih item
kesenjangan untuk mencari pemecahan masalah atau tindakan
perencanaan.
6. Langkah 6: mengumpulkan kembali seluruh kelompok untuk
mendengarkan rekomendasi atau rencana tindakannya. Mintalah
anggota untuk menyetujui, lalu kemudian membuat mekanisme
tindakan selanjutnya.

2.1.11 Risk Management

Risiko focus kepada on what can go wrong atau what must go right.
Menganalisa kemungkinan yang terjadi dan risiko setiap alternative pada
tahap ini berperan sebagai screening process untuk mengesampingkan
alternative apapun yang tidak layak untuk di kerjar. Risk Impact table adalah
sebuah tools yang sangat bermanfaat untuk menganalisa dan memprioritaskan
berbagai macam ancaman untuk proyek(Markchewka, 2015). Manfaat dari
table ini adalah agar bisa terlihat dengan secara garis besar semua
kemungkinan kegagalan yang akan terjadi dengan memprioritaskan
berdasarkan analisa risiko mana yang paling bahaya dan risiko mana yang
 41

masih bisa di golongkan dalam lingkup acceptable level.Menurut (Jr, Brad, &
Casey , 2015) risiko adalah probabilitas bahwa ancaman akan berdampak
pada sumber informasi, tujuan Risk Management adalah untuk
mengidentifikasi, mengendalikan, dan meminimalisir dampak dari ancaman.

2.1.12 Designing the ETL Process Flow

Sebelum alur proses ETL dapat dirancang (atau disempurnakan),
spesifikasi transformasi ETL yang rinci untuk ekstraksi data, transformasi,
dan rekonsiliasi harus dikembangkan, mengingat bahwa mereka akan
menentukan aliran proses. Cara yang umum untuk mendokumentasikan
spesifikasi transformasi ETL adalah dalam dokumen pemetaan sumber-ke-
sasaran, yang bisa berupa matriks atau spreadsheet.
Dokumen pemetaan sumber-ke-sasaran harus mencantumkan semua
tabel dan kolom BI beserta tipe dan panjang datanya. Ini harus memetakan
elemen data sumber yang berlaku ke kolom, dan harus menunjukkan file
sumber dan sumber database tempat elemen sumber data diekstraksi.
Akhirnya, dan yang terpenting, dokumen harus menentukan logika
transformasi untuk setiap kolom.

Diagram Alir Proses ETL

Setelah dokumen pemetaan sumber-ke-target selesai, pengembang
pengembang ETL, dengan bantuan administrator database dan analis kualitas
data, harus merancang alur proses ETL. (T. Moss & Atre, 2003).

2.1.13 Metadata
Untuk mendokumentasikan makna dari data yang terdapat dalam
gudang data, disarankan untuk membuat struktur informasi spesifik, yang
dikenal sebagai metadata, yaitu data yang menjelaskan data. Metadata
menunjukkan untuk setiap atribut data warehouse sumber asli data, artinya
dan transformasi yang menjadi sasarannya. Dokumentasi yang disediakan
oleh metadata harus terus diperbarui, untuk merefleksikan modifikasi apapun
dalam struktur data warehouse. Dokumentasi harus dapat diakses langsung
oleh pengguna gudang data, idealnya melalui browser web, sesuai dengan
42

hak akses yang berkaitan dengan peran masing-masing analis. Secara khusus,
metadata harus melakukan tugas informatif berikut ini:
• Dokumentasi struktur gudang data: tata letak, pandangan logis, dimensi,
hierarki, data turunan, lokalisasi data mart;
• Dokumentasi silsilah data, diperoleh dengan memberi tag sumber data
dari mana data diekstraksi dan dengan menggambarkan transformasi yang
dilakukan pada data itu sendiri;
• Daftar yang menyimpan statistik penggunaan gudang data, dengan
menunjukkan berapa banyak akses ke lapangan atau pandangan logis
yang telah dilakukan;
• Dokumentasi tentang arti umum dari data warehouse sehubungan dengan
domain aplikasi, dengan memberikan definisi istilah yang digunakan, dan
sepenuhnya menggambarkan properti data, kepemilikan data dan
kebijakan pemuatan.(Vercellis, 2009).

2.2 Kerangka Pikir

Kerangka pikiran pada penulisan ini dimulai dari observasi sistem reporting
yang berjalan pada PT Berau coal. Observasi ini dilakukan juga dengan cara
interview kepada user yang bersangkutan. Dari analisa sistem reporting yang
berjalan pada PT Berau Coal ini maka selanjutnya perumusan latar belakang,
masalah dan ruang lingkup yang ada pada proses reporting yang ada pada PT Berau
Coal dijelaskan.
 43

Project Preparation

Gambar 2.8 Project Preparation

Blueprint

Gambar 2.9 Blueprint

Kerangka pikiran pada penulisan ini merupakan dasar dari alur proses
bagaimana proyek ini akan dilaksanakan. Dimulai dari penentuan tim proyek yang
44

nanti nya akan terlibat mengerjakan proyek ini. Setelah proyek tim terbentuk maka
akan dilakukannya meeting yang akan membahas mengenai penentuan latar belakang
penulisan ini, tujuan, ruang lingkup, dan metode penelitian yang akan digunakan
nantinya. Selanjutnya adalah pengumpulan userrequirement untuk penelitian ini.
Pengumpulan requirement ini dilakukan dengan observasi dan interview dengan
narasumber yang bersangkutan dengan proses reporting tersebut. Setelah
requirement telah dikumpulkan maka selanjutnya adalah menganalisa sistem
reporting yang berjalan sebelumnya pada PT Berau Coal. setelah dianalisa maka
sudah dapat diidentifikasi permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Setelah
ditemukannya permasalahan yang ada pada sistem reporting tersebut maka akan
dilakukannya analisa solusi alternatif dan pemlihan solusi dari permasalahan
tersebut. Selanjutnya tahapan blueprint menggunakan metode fit gap analysis. Fit
gap analysis dilakukan untuk mengetahuimengenai kondisi sebenarnya yang sedang
berjalan di perusahaan tersebut, yang bertujuan agar perusahaan dapat mengetahui
apakah proses bisnis yang mereka lakukan sudah berjalan secara optimal untuk
memaksimalkan kinerja dari perusahaan. Setelah melakukan analisa fit gap maka
maka akan dilanjutkan ke tahap perancangan sistem to be berdasarkan fit gap yang
telah dilakukan.