Bab III

Perencanaan Pengelolaan Persediaan dalam rantai pasok

a. Sistem Masalah dan Kinerja Persediaan

Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana
mengelola masukan-masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi
output, dimana untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi
standar tertentu. Mekanisme sistem ini adalah pembuatan serangkaian
kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang
harus dijaga, kapan persediaan harus diisi dan berapa besar pesanan harus
dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya
produk jadi, barang dalam proses, komponen, bahan baku secara optimal,
dalam kuantitas yang optimal, dan pada waktu yang optimal
b. Klasifikasi Masalah Persediaan
Masalah persediaan dapat diklasifikasikan delam berbagai cara
diantaranya berdasarkan pengulangan pemesanan, sumber suplai, sifat
permintaan, tenggang waktu, dan sistem persediaan (Yamit, 2005 : 7).
1. Berdasarkan pengulangan pemesanan, meliputi
a. Pesanan tunggal (sekali pesan), dan
b. Pesanan berulang.
2. Berdasarkan sumber suplai, meliputi
a. Berasal dari luar, dan
b. Berasal dari dalam.
3. Berdasarkan Sifat permintaan, meliputi
a. Permintaan tetap (konstan), dan
b. Permintaan variabel (berubah),
c. Permintaan Independen, dan
d. Permintaan dependen.
4. Berdasarkan tenggang waktu (Leadtime), meliputi
a. Leadtime tetap, dan
b. Leadtime berubah.
5. Berdasarkan sistem persediaan meliputi
a. Sistem kontinyu,
b. Sistem periodik,
c. Sistem Material RequirementPlanning (MRP),
d. Sistem Distribusi RequirementPlanning (DRP), dan
e. Sistem pesanan tunggal.

c. Model persediaan untuk produ dengan permintaan relatif stabil

Variabel keputusan dalam pengendalian persediaan tradisional dapat
diklasifikasikan ke dalam variabel kuantitatif dan variabel kualitatif. Secara
kualitatif, variabel keputusan pada pengendalian sistem persediaan adalah
sebagai berikut (Baroto, 2002 : 54) :
1. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan atau dibuat,
2. Kapan pemesanan atau pembuatan harus dilakukan,
3. Berapa jumlah persediaan pengaman, dan
4. Bagaimana mengendalikan persediaan.
Secara kualitatif, masalah persediaan berkaitan dengan sistem
pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan
persediaan adalah sebagai berikut :
1. enis barang apa yang dimiliki,
2. Di mana barang tersebut berada,
3. Berapa jumlah barang yang sedang dipesan, dan
4. Siapa saja yang menjadi pemasok masing – masing item.

d. Model Persediaan Untuk Produk Dengan Permintaan Independen /

Musiman

Permintaan bersifat Independen / Musiman berarti permintaan

terhadap suatu produk tidak berkaitan / tidak tergantung dengan permintaan
untuk produk lainnya (permintaan terhadap kulkas tidak tergantung dengan
permintaan pemanggang roti). Model Persediaan untuk Produk yang
Permintaannya bersifat Independen : mengasumsikan bahwa permintaan untuk satu
produk tidak berkaitan dengan permintaan untuk produk lainnya

e. Vendor Managed Inventory

Vendor Managed Inventoryatau lebih dikenal sebagai VMI merupakan

hubungan bisnis yang saling menguntungkan antara pembeli dan vendor, di
mana vendor bertanggung jawab untuk menjaga tingkat persediaan yang
disepakati dengan pembeli. Aturan standar keterlibatan untuk hubungan VMI
mencakup pembeli yang secara terbuka berbagi data dengan vendor. Selain
itu, vendor juga setuju untuk menambah atau mengoptimalkan inventaris di
lokasi yang ditentukan pembeli.

VMI menguntungkan semua pihak:

Kunci utama dari strategi VMI adalah hubungan simbiosis antara

kedua pihak yang terlibat. Jika VMI hanya menguntungkan satu pihak saja
maka nantinya penerapan strateginya tidak akan maksimal. Bahkan, bisa saja
VMI malah akan mengganggu kelancaran bisnis. Biasanya kedua pihak yang
terlibat dan perlu mendapatkan keuntungan dari strategi VMI ini yaitu pihak
pengecer dan pihak vendor.

1. Pihak pengecer

Dalam contoh, Walmart adalah pengecer puluhan ribu vendor. Hal ini
adalah sejumlah hubungan besar yang harus dikelola keduanya tentu berbagi
data sensitif. Walmart selaku pengecer mendapat manfaat dari transparansi
karena biaya manajemen inventaris sebagian besar ditangani oleh vendor.
Walmart dapat merasa nyaman bahwa setiap vendor akan mengoptimalkan
saluran distribusi sehingga persediaan melalui toko Walmart selalu diisi
kembali sesuai kebutuhan.

2. Pihan vendor
Vendor juga mendapat manfaat dari strategi VMI. Seperti yang disebutkan,
Proctor and Gamble adalah mitra awal Walmart dalam strategi VMI. Proctor
dan Gamble terus menerapkan strategi VMI, dan Walmart telah menjadi
pengecer terbesar Proctor dan Gamble. Vendor dari segala bentuk dan ukuran
dapat memanfaatkan hubungan VMI dengan pengecer. Dengan begitu, vendor
memperoleh peningkatan visibilitas ke saluran penjualan. Vendor juga dapat
memperkirakan tingkat produksi dengan lebih baik karena memiliki akses
langsung ke data penjualan dari pengecer.

f. Hambatan dalam manajemen persediaan

Banyak hal yang mengakibatkan sistem persediaan pada supply chain

tidak efektif. Sebab-sebab tersebut sangat bervariasi, ada yang teknis dan ada
juga yang terkait dengan perilaku individu maupun organisasi. Beberapa
diantaranya yaitu:

1. Tidak ada matrik kinerja yang jelas

Kinerja supply chain banyak terkait dengan persediaan. Misalnya

tingkat perputaran persediaan (inventory turnover rate), rata-rata lama
permintaan atau kebutuhan bisa dipenuhi oleh persediaan (inventory days of
supply), banyaknya persediaan yang kadaluwarsa, dan sebagainya. Supply
chain yang berada pada lingkungan industri yang inovatif akan memiliki
kriteria yang berbeda terhadap persediaan dibandingkan dengan mereka yang
berada pada industri yang relatif stabil dengan siklus produk yang panjang.
Pengukuran kinerja persediaan selalu harus dihubungkan dengan kemampuan
supply chain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

2. Status Pesanan tidak akurat

Ketika pelanggan memesan suatu produk ke pemasok, berharap bisa

mendapatkan informasi kapan pesanan tersebut bisa dipenuhi. Walaupun pada
awalnya pelanggan sudah mendapatkan informasi tersebut, mereka tetap
mengharapkan informasi yang mutakhir tentang perkembangan pesanan
mereka dari waktu ke waktu. Namun sangat sering terjadi supplier tidak
mampu memberikan informasi tentang status pengiriman yang
akurat,akibatnya perasaan ketidakpastian tinggi dan mendorong pelanggan
untuk menyimpan cadangan persediaan yang lebih banyak.

3. Sistem informasi kurang handal

Perusahaan tidak akan bisa memberikan informasi status pesanan kalau

sistem informasi antar bagian dalam perusahaan maupun system yang bisa
menghubungkan perusahaan dengan pelanggan tidak handal. Seringkali tiap
bagian dalam perusahaan tidak memiliki informasi yang sama tentang
persediaan,catatan yang berbeda antar bagian. Bagian pemasaran tidak bisa
mengakses data persediaan sehingga mereka sering melakukan kesepakatan
dengan pelanggan dengan menggunakan data persediaan yang tidak handal.
Banyak perusahaan menggunakan sistem informasi yang terintegritasi namun
tetap saja masalah akurasi catatan bisa bermasalah karena ini ditentukan oleh
ketelitian dan kemauan mereka yang bertugas untuk memelihara data.

4. Kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidak pastian.

Perusahaan perlu memmahami siruasi lapangan dengan banyak

melakukan analisis data seperti lead time,permintaan ,akurasi,catatan
persediaan,persentasi kerusakan(reject/defect rate)dan sebagainya. Perusahaan
sering menyamaratakan kebijakan persediaanuntuk semua item yang
sebenarnya memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Kebijakan safety
stock,reoder point,dan kebijakan-kebijakan lainnya tertentu harus berbeda
antara item yang satu dengan yang lain.

5. Biaya –biaya persediaan tidak ditaksir dengan benar.

Ada perusahaan yang sejak awal mengambil keputusan ,tanpa

analisis,bahwa pengiriman lewat udara pasti tidak layak. Ada perusahaan yang
telah melakukan analisis transportasi ternyata tidak bisa merealisasikan
penghematan luar biasa karena pindah dari transportasilaut ke udara. Untuk
produk-produk yang relatif kecil volumnya dan membutuhkan kecepatan
respon yang tinggi, ongkos transportasi yang jauh lebih mahal bisa dibayar
 dengan penghematan dari berkurangnya tumpukan persediaan yang
menghabiskan biaya modal yang besar serta kesempatan jual yang
menghabiskan biaya modal yang besar serta kesempatan jual yang lebih akibat
pemendekan waktu untuk mencapai pasar. Perusahan sering melupakan
ongkos-ongkos kesempatan dalam menaksir biaya persediaan terutama karena
ongkos tersebut tidak tercatat dalam laporan akutansi.

6. Keputusan sipply chain yang tidak terintegritasi.

Implikasi dari keputusan suatu supply chain terhadap persediaan sering

tidak dipahami dengan baik. Sebuah perusahaan printer di pada awalnya
menerima pesanan dari pusat-pusat penjualan mereka di seluruh dunia. Tiap
negara biasanya memiliki kebutuhan yang berbeda terutama karena perbedaan
bahasa yang akan digunakan pada buku petunjuk serta perbedaan sistem
sumber daya listrik Awalnya mengirim produk yang sudah jadi ke masing2
pusat penjualan, namun karena pesanan biasanya dibuat berdasarkan ramalan,
sering kali ada perubahan pesanan ketika printer yang mengakibatkan banyak
terjadi penumpukan persediaan di satu lokasi dan kekurangan di tempat lain.
Akhirnya dilakukan perubahan, pabrik hanya membuat produk dasar standar
dan masing2 pusat distribusi bertugas melakukan finalisasi produk pemberian
buku petunjuk dan power supply.

 Pengelolaan Pengadaan Dalam Rantai Pasok

Manajemen pengadaan merupakan salah satu komponen utama SCM

Tugas Utama dari manajemen pengadaan adalah: Menyediakan input (barang
dan jasa) yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain
dalam perusahaan Menyediakan jasa (transportasi dan pergudangan, jasa
konsultasi dan sebagainya) Mendapatkan barang-barang (merchandise) yang
akan dijual (resale), biasanya pada perusahaan ritel

1. Tugas-Tugas Umum Bagian Pengadaan Merancang hubungan

 Menggunakan supplier hubungan kemitraan berjangka panjang atau
transaksional berjangka pendek, bergantung pada banyak hal, termasuk kritis
tidaknya barang yang dibeli dari supplier . bagian pengadaan merancang
relationship portfolio untuk semua supplier bagian pengadaan menetapkan
berapa jumlah supplier yang harus diperlihara untuk tiap jenis item.

2. Tugas-Tugas Umum Memilih supplier

Kegiatan ini bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit.
Kesulitan akan lebih tinggi bila supplier yang dipilih berada di mancanegara.
Untuk supplier kunci yang berpotensi menjalin hubungan jangka panjang,
proses bisa meliputi evaluasi awal, yaitu; Mengundang mereka untuk
presentasi Kunjungan lapangan (site visit)

3. Tugas-Tugas Umum Memilih dan mengimplementasikan teknologi

Dalam memilih kita harus menggunakan metode yang cocok yaitu:

a. Teknologi sederhana: telepon dan fax.

b. Teknologi internet:e-procurement, e-catalog, e- auction dan e-bidding.
4. Tugas-Tugas Umum Memelihara

Membutuhkan data item dan data supplier Beberapa data yang

diperlukan seperti: nama dan alamat supplier item apa saja yang dipasok
harga per unit lead time pengiriman kinerja masa lalu kualifikasi supplier

5. Tugas-Tugas Umum Melakukan proses pembelian

Bisa dilakukan melalui beberapa cara seperti, pembelian rutin dan

pembelian melalui tender atau lelang (auction) banyak aktifitas negosiasi
maupun administrasi yang perlu dilakukan.

6. Tugas-Tugas Umum Mengevaluasi kinerja supplier

 Kinerja supplier harus dimonitor secara bertahap dan penilaian
dilakukan untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan Hasil penilaian
digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja
mereka. Penilaian kerja lebih pada kualitas, ketepatan waktu, fleksibilitas dan
harga Penilaian calon supplier lebih mengarah ke kesehatan keuangan,
kemampuan teknologi, dan reputasi.

a. Kriteria dan teknik pemilihan supplier serta menilai kinerja supplier

Pemilihan pemasok merupakan salah satu faktor kesuksesan sebuah

perusahaan Pemilihan pemasok yang tepat dapat menjamin ketersediaan bahan
baku untuk menjaga lintasan produksi. Pemilihan pemasok adalah salah satu
aktivitas penting pada bagian pengadaan untuk mencapai keunggulan
bersaing.

 Kriteria pemilihan supplier

1. Kriteria pemilihan supplier menurut Dickson

berdasarkan urutan tingkat kepentingannya : Kualitas (Quality),

Pengiriman (Delivery), Kinerja masa lalu (Performance history), Jaminan dan
Kebijakan Klaim (Warranties & Claims Policies), Fasilitas Produksi dan
Kapasitas (Production Facilities and Capacity), Harga (Price), Kemampuan
Teknis (Technical Capability), KeadaanFinansial (Financial Position),
Pemenuhan procedural (Procedural Compliance), Sistem Komunikasi
(Communication System), Reputasi dan Posisi dalam Industri (Reputation and
Position in Industry), Hasrat Berbisnis (Desire for Business), Manajemen dan
Organisasi (Management and Organization), Kontrol Operasi (Operating
Controls),Perbaikan Layanan (Repair Service), Sikap (Attitude), Kesan
(Impression), Kemampuan Mengepak (Packaging Ability), Hubungan dengan
Buruh (Labor Relations Record), Lokasi Geografis (Geographical Location),
Nilai Bisnis Terdahulu (Amount of Past Business,) Bantuan Pelatihan
(Training Aids), Pengaturan Hubungan Timbal Balik (Reciprocal
Arrangements)

2. Kriteria pemilihan supplier menurut Nydick dan Hill (1992)

Menurut Nydick dan Hill (1992)Kriteria pemilihan supplier sebagai

berikut: Kualitas / Quality Harga / Price Layanan / Service Pengiriman /
Delivery

3. Kriteria dan sub kriteria dalam pemilihan supplier menurut Surjasa dkk:
a. Kriteria Harga Kepantasan harga dengan kualitas barang yang dihasilkan
Kemampuan untuk memberikan potongan harga pada pemesanan dalam
jumlah tertentu.
b. Kriteria Kualitas Kesesuaian barang dengan spesifikasi yang sudah
ditetapkan Penyediaan barang tanpa cacat Kemampuan memberikan
kualitas yang konsisten Kriteria Ketepatan Pengiriman Kemampuan untuk
mengirimkan barang sesuai dengan tanggal yang telah disepakati
Kemampuan dalam hal penanganan sistem transportasi
c. Kriteria Ketepatan Jumlah Ketepatan dan kesesuaian jumlah dalam
pengiriman Kesesuaian isi kemasan Kriteria Customer Care Kemudahan
untuk dihubungi Kemampuan untuk memberikan informasi secara jelas
dan mudah untuk dimengerti Kecepatan dalam hal menanggapi permintaan
pelanggan Cepat tanggap dalam menyelesaikan keluhan pelanggan
4. Kriteria pemilihan supplier menurut Kriteria Kodak

MenurutKriteria Kodakkriteria pemilihan suppliermeliputi: Banyaknya

technical support yang diberikan, Banyaknya ide-ide inovatif, Kemampuan
supplier untuk berkomunikasi secara efektif untuk isu-isu penting,
Fleksibilitas yang ditunjukan oleh supplier Cycle time dan kecepatan respon,
Kemiripan tujuan antara Kodak dengan supplier, Tingkat kepercayaan yang
ada antara perusahaan dengan supplier, Kekuatan hubungan pada berbagai
dimensi
 Teknik Pemilihan Supplier

Salah satu metode yang sering digunakan dalam proses pemilihan

supplier adalah metode AHP (Analytical Hierarchy Process) Prosesnya:
Tentukan kriteria-kriteria pemilihan Tentukan bobot masing-masing kriteria
Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi Evaluasi masing-masing
alternative dengan kriteria di atas Hitung nilai berbobot masing-masing
supplier Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut

b. Langkah-langkah dalam Pengembangan Supplier

Tujuh langkah pengembangan supplier oleh Handfield et al. (2000):

1. Identifikasi komoditi yang kritis

2. Identifikasi supplier yang kritis

3. Bentuk tim lintas fungsi

4. Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak dari supplier

5. Identifikasi proyek perbaikan

6. Definisikan alat ukur, target, milestone dan deadline

7. Monitor perkembangan dan lakukan perubahan strategis bila perlu

c. Keterlibatan Supplier dlm Pengembangan Produk Baru

1. Time to Market sebagai Faktor Keunggulan Bersaing

Dalam perspektif supply chain, perancangan produk baru adalah salah

satu fungsi vital yang sejajar dengan fungsi- fungsi lain seperti pengadaan
material, produksi, dan distribusi. Perancangan produk baru termasuk dalam
kelompok fungsi mediasi pasar bersama aktivitas riset pasar, dan pelayanan
purna jual. Dikatakan demikian karena perancangan produk adalah upaya
untuk mengakomodasikan aspirasi pelanggan sehingga produk yang
dihasilkan akan sesuai dengan yang diinginkan.

Keinginan pelanggan yang beragam dan semakin tinggi serta

persaingan yang ketat mendorong perusahaan untuk semakin inovatif dalam
menciptakan produk baru. Selera konsumen yang dinamis disertai kemampuan
supply chain untuk mengantisipasinya mengakibatkan siklus hidup produk-
produk inovatif menjadi semakin pendek. Siklus hidup produk yang semakin
pendek membawa banyak implikasi terhadap bagaimana perusahaan bersaing
di pasar serta bagaimana harus mengelola aktivitas-aktivitas supply chain.

Dalam penanganan produk-produk inovatif, kecepatan meluncurkan

rancangan-rancangan baru sangat penting. Time to Market adalah waktu
antara gagasan perancangan produk di mulai sampai produk tersebut
dipasarkan. Proses dari pencarian ide sampai rancangan siap diluncurkan bisa
cukup lama dan seringkali terjadi pengulangan-pengulangan untuk
menyesuaikan rancangan dengan informasi-informasi terbaru yang diperoleh.

Fase-fase kegiatan dalam perancangan produk baru, secara umum adalah:

1. Idea Generation Business / Technical Assesment

2. Product Concept
3. Product Engineering &Design Prototype
4. Design Test & Pilot Production
5. Manufacturing Ramp Up Launch

Lamanya waktu antara ide sampai produk baru diluncurkan ke pasar

berbeda-beda antara satu produk dengan produk lainnya. Ada banyak cara
yang bisa dilakukan perusahaan untuk memperpendek Time To Market,
adalah: Keterlibatan banyak pihak mulai dari wakil-wakil bagian (fungsional)
di dalam perusahaan maupun pihak luar seperti supplier dan pelanggan,
Manajemen proyek yang bagus, Team perancang produk yang solid, dinamis,
dan enerjik, Teknologi yang mendukung.

2. Keterlibatan Supplier dlm Pengembangan Produk Baru

Secara tradisional, supplier sering dipilih setelah rancangan Produk

selesai dibuat dan siap diproduksi. Dewasa ini, banyak perusahaan yang
memilih supplier sebelum proses rancangan Produk dimulai sehingga supplier
tersebut bisa dilibatkan dalam kegiatan perancangan Produk. Supplier
diperlukan untuk memberikan masukan tentang material apa yang cocok dan
apakah supplier tersebut nantinya bisa memasok material yang dibutuhkan.
Beberapa manfaat yang diperoleh antara lain penghematan biaya material,
peningkatan kualitas dan kecocokan material dengan rancangan yang dibuat,
serta pengurangan waktu perancangan maupun waktu manufaktur

Menurut Handfield & Nichols (2002), tidak semua supplier perlu

dilibatkan secara dini dalam perancangan produk baru. Supplier untuk item-
item yang kompleks dan kritis perlu dilibatkan sejak awal Supplier-supplier
untuk material atau komponen yang sederhana dan relatif standar bisa
dilibatkan hanya pada fase-fase akhir perancangan produk. Supplier perlu
dilibatkan lebih awal apabila mereka punya keahlian yang bisa memberikan
masukan yang berarti dalam pengembangan produk baru.

d. E-Procurement Pengertian Electronic Procurement Aplikasi E-

Procurement

Electronic procurement atau e-procurement merupakan aplikasi internet untuk

kegiatan pengadaan yang memungkinkan sebuah perusahaan bisa memiliki
katalog elektronik yang bisa mengakses berbagai data supplier dan barang
yang bisa dipasok Aplikasi E-Procurement  Beberapa jenis aplikasi e-
procurement secara umum: E-catalogue, memfasilitasi perusahaan kemudahan
untuk mendapatkan informasi tentang produk atau jasa yang diinginkan E-
auction, memfasilitasi kebutuhan yang membantu proses lelang Business to
business (B2B) market exchange, memfasilitasi beberapa pembeli dan
beberapa penjual bertemu secara virtual B2B private exchange, memfasilitasi
proses transaksi rutin dengan supplier

Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat, dan murah

Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan
berupa harga yang jauh lebih murah Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon
supplier yang lebih banyak dari berbagai tempat Perusahaan maupun supplier
bisa melacak transaksi maupun proses-proses fisik (contoh: pengiriman) Pihak
perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-proses tersebut dari mana
saja

Melalui proses tender: Cara ini dilakukan jika item yang dibeli merupakan
kebutuhan yang berulang Melalui pembelian rutin: Cara yang dilakukan
karena ketidakmungkinan untuk melakukan pengiriman PO langsung ke
supplier.