PENGAUDITAN FORENSIK DAN PEMERIKSAAN KEUANGAN

“Topic: Billing Schemes”

Oleh:
EVA LUSIANA
041924253013
A2M

MAGISTER AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2020
 REVIEW CHAPTER 7

OVERVIEW BILLING SCHEMES (SKEMA PENAGIHAN)

Skema penyelewengan aset yang dibahas sampai saat ini — skimming, cash larceny,
check tampering, dan skema register — semuanya mengharuskan pelaku skema untuk secara
fisik mengambil uang tunai atau cek dari pemberi kerja. Dalam skema cash larceny, skimming,
atau register biasa, pelaku mengantongi uang tunai (cash dan cek) dan membawanya keluar
dari tempat perusahaan. Dalam skema perusakan cek, seorang karyawan mengambil cek dan
menyiapkannya sedemikian rupa sehingga dia dapat mengubah dana majikannya untuk
digunakan sendiri.
Billing schemes merupakan jenis skema penyalahgunaan aset yang berbeda, skema yang
memungkinkan pelaku untuk menyalahgunakan dana perusahaan tanpa pernah benar-benar
menangani uang tunai atau cek saat bekerja. Skema ini menyerang siklus pengeluaran tunai
dan hutang dan disebut bogus claims, karena mereka berhasil dengan membuat klaim palsu
atas pembayaran pada perusahaan korban.
BILLING DATA FROM THE ACFE 2020 GLOBAL STUDY ON OCCUPATIONAL
FRAUD AND ABUSE

Ada tiga jenis skema penagihan:

1. Skema perusahaan Shell (Shell company schemes)
2. Skema vendor non-kaki tangan (Non-accomplice vendor schemes)
3. Pembelian pribadi dengan dana perusahaan (Personal purchases with company funds)
SHELL COMPANY SCHEMES
Forming a Shell Company
Perusahaan Shell adalah entitas tanpa operasi bisnis aktif atau aset signifikan. Perusahaan
shell tidak selalu ilegal, tetapi untuk pembahasan ini, mendefinisikan perusahaan shell sebagai
entitas fiktif yang dibuat hanya untuk tujuan melakukan penipuan.
Untuk membuka rekening bank untuk perusahaan shell, penipu harus menunjukkan
kepada bank sertifikat pendirian atau sertifikat nama samaran. Dalam skema perusahaan shell,
pelaku mungkin memalsukan dokumen-dokumen ini atau hanya mengajukan dokumen yang
diperlukan dan mendapatkan dokumen yang sah atas nama perusahaan cangkang tersebut. Ini
biasanya dapat dilakukan dengan sedikit biaya, yang biayanya dapat diimbangi dengan skema
penipuan yang berhasil.
Jika diketahui bahwa sebuah perusahaan ditagih secara palsu oleh vendor, penguji untuk
perusahaan korban mungkin mencoba melacak kepemilikan vendor. Dokumen yang digunakan
untuk membuka rekening bank atas nama perusahaan cangkang terkadang dapat membantu
pemeriksa dalam menentukan siapa yang berada di balik tagihan palsu. Jika karyawan yang
korup membentuk perusahaan cangkang atas namanya sendiri, pencarian catatan publik dapat
mengungkapkan dia sebagai penipu.
Cara yang lebih efektif bagi penipu untuk menyembunyikan koneksi ke perusahaan palsu
adalah dengan membentuk perusahaan dengan nama fiktif. Masalah lain yang terlibat dalam
pembentukan perusahaan cangkang adalah alamat entitas (tempat di mana pemeriksaan curang
akan dikumpulkan). Penipu biasanya menyewa PO box dan mencantumkannya sebagai alamat
surat perusahaan shell. Beberapa karyawan mencantumkan alamat rumah mereka sebagai
gantinya.
Submitting False Invoices
Setelah perusahaan cangkang dibentuk dan rekening bank dibuka, karyawan yang korup
dapat mulai menagih majikan. Faktur dapat dibuat dengan berbagai cara — printer profesional,
komputer pribadi, atau mesin tik.
Self-Approval of Fraudulent Invoices
Kesulitan dalam skema perusahaan cangkang biasanya bukan dalam menghasilkan faktur
tetapi dalam mendapatkan perusahaan korban untuk membayarnya. Otorisasi untuk pembelian
fiktif (dan karenanya pembayaran tagihan) adalah kuncinya. Dalam sebagian besar kasus
perusahaan shell dalam penelitian kami, penipu berada dalam posisi untuk menyetujui
pembayaran atas faktur yang mereka kirimkan secara curang.
Sedikit perubahan pada metode ini digunakan dalam kasus di mana organisasi korban
benar-benar membutuhkan voucher pembayaran untuk disiapkan dan disetujui oleh orang yang
berbeda. (Voucher pembayaran adalah dokumentasi transaksi yang dikompilasi — biasanya
terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur — yang digunakan untuk
memproses pembayaran ke vendor.) Penipu dalam hal ini memiliki otoritas persetujuan tetapi
tidak diizinkan untuk menyiapkan voucher yang dia setujui. Karena itu, ia membuat voucher
palsu dan memalsukan inisial rekan kerja sebagai pembuatnya. Kemudian pelaku menyetujui
voucher untuk pembayaran di bawah kewenangannya sendiri. Tampaknya dua karyawan telah
menandatangani voucher seperti yang diamanatkan oleh kontrol organisasi.
“Rubber-Stamp” Supervisors
Jika karyawan tidak dapat mengotorisasi pembayaran sendiri, hal terbaik berikutnya
adalah jika orang yang memiliki otoritas itu lalai atau terlalu percaya. Pengawas “stempel
karet” seperti ini memang ditakdirkan menjadi sasaran karyawan yang tidak etis.
Reliance on False Documents
Ketika karyawan tidak memiliki otoritas persetujuan untuk pembelian dan tidak
mendapatkan keuntungan dari supervisor stempel, mereka harus menjalankan transaksi
penipuan mereka melalui proses hutang dagang normal. Keberhasilan skema semacam ini
bergantung pada keaslian nyata dari dokumentasi palsu yang dibuat.
Collusion
Kolusi di antara beberapa karyawan terkadang digunakan untuk mengatasi pengendalian
internal perusahaan korban yang dirancang dengan baik. Misalnya, dalam perusahaan dengan
pemisahan tugas yang tepat, fungsi pembelian barang atau jasa, otorisasi pembelian,
penerimaan barang atau jasa, dan pembayaran kepada vendor harus dipisahkan. Jelas, jika
proses ini ditaati secara ketat, akan sangat sulit bagi setiap karyawan untuk melakukan skema
penagihan palsu. Akibatnya, kami telah melihat skema yang berkembang di mana beberapa
karyawan berkonspirasi untuk mengalahkan langkah-langkah pencegahan penipuan yang
dilakukan oleh perusahaan mereka. Salah satu tujuan pemisahan tugas adalah untuk mencegah
seseorang memiliki terlalu banyak kendali atas fungsi bisnis tertentu; memisahkan tugas
menyediakan mekanisme pemantauan bawaan di mana tindakan setiap orang dalam beberapa
cara diverifikasi oleh orang lain.
Purchases of Services Rather than Goods
Sebagian besar skema perusahaan cangkang dalam survei kami melibatkan pembelian
jasa daripada barang. Alasan utamanya adalah bahwa layanan tidak berwujud. Jika seorang
karyawan menggunakan perusahaan cangkang untuk melakukan penjualan barang fiktif
kepada majikan, barang-barang ini jelas tidak akan pernah sampai.
Pass-Through Schemes
Perusahaan korban ditagih untuk pembelian barang atau jasa yang sepenuhnya fiktif. Ini
adalah formula yang paling umum untuk penipuan perusahaan cangkang, tetapi ada
subkategori skema perusahaan cangkang di mana barang atau jasa yang sebenarnya dijual ke
perusahaan korban. Ini dikenal sebagai "skema pass-through". Skema pass-through biasanya
dilakukan oleh karyawan yang bertugas membeli atas nama perusahaan korban. Alih-alih
membeli barang dagangan langsung dari vendor, para karyawan mendirikan perusahaan
cangkang dan membeli barang dagangan melalui entitas fiktif itu. Mereka kemudian menjual
kembali barang dagangan dari perusahaan cangkang kepada majikan mereka dengan harga
yang melambung, sehingga menghasilkan keuntungan yang tidak sah atas transaksi tersebut.
NON-ACCOMPLICE VENDOR SCHEMES
Pay-and-Return Schemes
Daripada menggunakan perusahaan cangkang sebagai sarana untuk skema overbilling,
beberapa karyawan yang tidak jujur menghasilkan pembayaran curang dengan menggunakan
faktur dari vendor non-kaki tangan. Dalam skema pembayaran dan pengembalian, karyawan
ini tidak menyiapkan dan menyerahkan faktur vendor; sebaliknya, mereka dengan sengaja
salah menangani pembayaran yang harus dibayarkan kepada vendor yang sah.
Cara lain untuk mencapai skema pembayaran dan pengembalian adalah dengan sengaja
membayar vendor yang salah. Ini terjadi dalam kasus di mana petugas bagian hutang dengan
sengaja memasukkan cek vendor ke dalam amplop yang salah. Akhirnya, seorang karyawan
mungkin membayar vendor yang tepat tetapi dengan sengaja membayar lebih. Dalam satu
contoh, seorang karyawan menyebabkan cek diberikan kepada vendor lebih dari jumlah faktur,
kemudian meminta vendor mengembalikan kelebihannya.
Overbilling with a Non-Accomplice Vendor’s Invoices
Dalam kebanyakan kasus di mana karyawan membuat faktur palsu untuk membebani
majikan mereka, mereka menggunakan perusahaan cangkang. Jarang ada karyawan yang
mengirimkan faktur dari vendor yang ada. Namun demikian, dalam beberapa kasus, karyawan
akan melakukan skema seperti itu dengan mengubah faktur vendor yang ada.
PERSONAL PURCHASES WITH COMPANY FUNDS
Alih-alih melakukan skema penagihan untuk menghasilkan uang, banyak penipu hanya
membeli barang pribadi dengan uang perusahaan mereka, menggunakan rekening perusahaan
untuk membeli barang untuk diri mereka sendiri, bisnis mereka, keluarga mereka, dan
sebagainya. Secara konseptual, orang mungkin bertanya-tanya mengapa penipuan pembelian
pribadi tidak diklasifikasikan sebagai pencurian inventaris atau aset lain daripada skema
penagihan. Bagaimanapun, dalam skema seperti itu, penipu membeli sesuatu dengan uang
perusahaan, lalu mengambil barang yang dibeli untuk dirinya sendiri. Pelaku menyebabkan
perusahaan korban memesan dan membayar aset yang sebenarnya tidak terlalu dibutuhkannya,
sehingga kerugian yang dialami perusahaan korban hanyalah uang yang hilang dalam
pembelian barang tersebut. Inilah sebabnya mengapa skema pembelian pribadi dikategorikan
sebagai penipuan penagihan.
Personal Purchases Through False Invoicing
1. Fraudster as Authorizer of Invoices
Seperti halnya dalam banyak skema perusahaan shell, orang yang terlibat dalam skema
pembelian seringkali merupakan orang di perusahaan yang tugasnya meliputi otorisasi
pembelian. Jelas, kontrol yang tepat harus menghalangi siapa pun untuk menyetujui
pembeliannya sendiri. Fungsi yang dipisahkan dengan buruk seperti itu hanya menyisakan
hati nuraninya untuk mencegah karyawan dari penipuan.
Dalam beberapa situasi, pelaku diizinkan untuk menyetujui pembelian, tetapi kontrol
mencegah mereka untuk juga memulai permintaan pembelian. Prosedur ini dimaksudkan
untuk mencegah jenis skema yang baru saja dibahas. Sayangnya, mereka yang memiliki
wewenang untuk menyetujui pembelian seringkali adalah karyawan tingkat tinggi dengan
kendali yang baik atas bawahan mereka. Orang-orang ini dapat menggunakan
pengaruhnya untuk memaksa bawahan membantu dalam skema pembelian.
2. Falsifying Documents to Obtain Authorization
Tidak semua penipu bebas menyetujui pembelian mereka sendiri; mereka yang tidak dapat
mengandalkan metode lain untuk mendapatkan tagihan pribadi mereka dibayar oleh
perusahaan. Dokumen kontrol utama di banyak voucher pembayaran adalah pesanan
pembelian. Saat karyawan ingin membeli barang atau jasa, mereka mengajukan daftar
permintaan pembelian kepada atasan. Jika daftar permintaan pembelian disetujui, pesanan
pembelian dikirim ke vendor.
3. Altering Existing Purchase Orders
Pesanan pembelian juga dapat diubah oleh karyawan yang berusaha mendapatkan barang
dagangan atas biaya majikan mereka. Kemampuan supervisor untuk menghindari kontrol
dan memulai perintah palsu atau mengubah yang asli, adalah kunci sebenarnya dari skema
tersebut. Artinya, karyawan diizinkan mengambil materi dari vendor dengan kendaraan
pribadi mereka. Ini membuatnya sangat mudah untuk menyalahgunakan kelebihan barang
dagangan.
4. False Purchase Requisitions
Cara lain bagi karyawan agar pembelian palsu disetujui adalah dengan menggambarkan
sifat pembelian yang salah. Di banyak perusahaan, mereka yang memiliki kekuasaan untuk
mengotorisasi pembelian tidak selalu memperhatikan tugas mereka. Jika bawahan
tepercaya menjamin akuisisi, misalnya, supervisor yang sibuk sering kali memberikan
persetujuan stempel untuk membeli daftar permintaan. Selain itu, karyawan terkadang
salah menggambarkan sifat barang yang mereka beli untuk lolos tinjauan sepintas oleh
atasan mereka. Dalam skema, deteksi pada tahap kejahatan dihindari karena insinyur yang
melakukan pembelian curang juga bertanggung jawab untuk menerima barang dagangan.
Cara lain untuk menghindari deteksi pada tahap pengiriman adalah dengan mengubah
alamat pengiriman untuk pembelian. Alih-alih dikirim ke perusahaan korban, barang yang
dibeli karyawan dikirim langsung ke rumah atau bisnisnya.
Personal Purchases on Credit Cards or Other Company Accounts
Alih-alih menjalankan faktur palsu melalui hutang dagang, beberapa karyawan
melakukan pembelian pribadi dengan kartu kredit perusahaan, membeli kartu, atau
menjalankan akun dengan vendor. Dalam skema kartu kredit dan kartu pembelian pelaku
mereka yang melakukan penipuan sering kali berada dalam posisi untuk menyetujui pembelian
mereka sendiri. Manajemen dalam satu kasus meninjau dan menyetujui laporan kartu kreditnya
sendiri. Ini memungkinkan dia melakukan pembelian curang di kartu perusahaan selama
kurang lebih dua tahun.
a. Charge Accounts
Beberapa perusahaan menyimpan akun biaya dengan vendor yang melakukan bisnis
reguler dengan mereka. Perusahaan peralatan kantor adalah contoh yang baik untuk jenis
vendor ini. Pembelian di akun berbayar mungkin memerlukan tanda tangan atau bentuk
otorisasi lain dari perwakilan perusahaan yang ditunjuk. Karyawan lain mungkin
melakukan hal yang sama dengan memalsukan tanda tangan orang yang berwenang pada
saat melakukan pembelian yang curang. Dalam beberapa pengaturan informal, pembelian
dapat diverifikasi hanya dengan panggilan telepon, sehingga sangat mudah untuk
melakukan pembelian yang curang.
b. Returning Merchandise for Cash
Pembelian barang palsu telah melibatkan pembelian barang dagangan palsu demi
mendapatkan barang dagangan. Namun, dalam beberapa kasus, penipu membeli barang
dan kemudian mengembalikannya dengan uang tunai.
DETECTION
Tes berikut mungkin bermanfaat dalam mendeteksi tanda bahaya pada skema penagihan.
- Apakah perusahaan memiliki departemen pembelian? Jika ya, apakah independen dari (1)
departemen akuntansi, (2) departemen penerima, atau (3) departemen pengiriman?
- Apakah pembelian dilakukan hanya setelah masing-masing kepala departemen
menandatangani daftar permintaan pembelian?
- Apakah semua pembelian yang dilakukan dengan cara pesanan pembelian dikirim ke
vendor, atau hanya pembelian di atas batas dolar yang telah ditentukan?
- Apakah pesanan pembelian mencantumkan deskripsi barang, kuantitas, harga, syarat,
persyaratan pengiriman, dan tanggal?
- Apakah daftar pesanan pembelian yang tidak terpenuhi dipertahankan dan ditinjau secara
berkala?
- Apakah formulir pesanan pembelian telah diberi nomor sebelumnya, dan apakah
urutannya dicatat secara berkala?
- Apakah perusahaan mempertahankan daftar vendor yang disetujui?

PREVENTION
Daftar metode pencegahan skema penagihan ini dapat membantu dalam pencegahan penipuan
penagihan.
- Dokumentasikan dan patuhi prosedur otorisasi pesanan pembelian, pembuatan faktur, dan
pembayaran.
- Tinjau secara berkala daftar hutang dagang vendor untuk vendor dan alamat aneh.
- Tinjau kode pembayaran untuk deskripsi abnormal.
- Menganalisis pembelian vendor untuk tingkat abnormal secara bulanan dan tahunan.
- Bandingkan dan analisis pembelian dan tingkat persediaan.
- Tetapkan metode kontrol untuk memeriksa faktur duplikat dan nomor pesanan pembelian.
- Tetapkan pemisahan tugas antara otorisasi, pembelian, penerimaan, pengiriman, dan
akuntansi.
- Tinjau pembayaran voucher secara berkala untuk memastikan integritas dokumentasi yang
benar.
- Tinjau laporan penerimaan dan pengiriman untuk kelengkapan dan keakuratan.
- Menyertakan jalur pembelian dan informasi lainnya dalam informasi aset. Meneliti entri
jurnal ke akun inventaris dengan cermat.
- Secara berkala melakukan prosedur rekonsiliasi dan peninjauan bank yang sesuai,
memeriksa vendor dan dukungan yang tidak pada tempatnya.
- Tinjau laporan kartu kredit dan kartu pembelian sesering mungkin untuk mengetahui
adanya penyimpangan. Verifikasi validitas faktur dengan alamat kotak pos.
- Pasang kontrol yang tepat untuk penerimaan dan penanganan cek kembali-ke-pengirim.