NAMA : INTAN NITA ISBACH

NIM : 041924253005
NIM : A2M

PAYROLL AND EXPENSE REIMBURSEMENT SCHEMES

A. OVERVIEW
Skema “payroll and expense reimbursement” ini hampir mirip dengan skema “billing” yang didasarkan
pada klaim penipuan untuk pembayaran yang dapat mengakibatkan perusahaan korban
melakukan pencairan kepada fraudster.
- Dalam billing schemes, klaim palsu biasanya didasarkan pada invoice (kemungkinan digabungkan
dengan laporan penerimaan palsu, pesanan pembelian, dan otorisasi pembelian) yang menunjukkan
bahwa organisasi korban memiliki hutang kepada vendor
- Payroll schemes biasanya didasarkan pada “fraudulent time” yang palsu atau payroll registers.
Dalam hal ini mereka menunjukkan bahwa organisasi korban memiliki hutang kepada salah satu
karyawannya.
Perbedaan utama diantara kedua skema di atas, dimana skema “payroll and expense reimbursement”
tersebut lebih melibatkan pembayaran kepada karyawan dari suatu perusahaan daripada pihak eksternal
(billing schemes).
B. PAYROLL SCHEMES
Di bawah ini akan dijelaskan mengenai tiga katagori utama dalam payroll fraud:
1. Ghost employee
Hal ini mengacu pada seseorang dalam daftar gaji yang sebenarnya tidak bekerja untuk perusahaan
korban tersebut.
- Mereka melakukan semua itu melalui pemalsuan catatan personel atau penggajian. Dalam hal ini,
fraudster atau accomplice melakukan perubahan gaji yang ada;
- Ghost employees kemungkinan adalah orang fiktif atau individu yang tidak bekerja untuk
perusahaan korban. Sementara itu apabila ghost employees nya bukan seseorang yang fiktif berarti
mereka adalah teman atau kerabat dari si fraudster. Dalam beberapa kasus, ghost employees adalah
accomplice dari fraudster yang dapat mencairkan gaji palsu dan kemudian membagi uang tersebut
dengan para pelaku.
Berikut ini beberapa hal yang dilakukan agar skema “ghost employee” berhasil dilakukan :
• Adding the Ghost to the Payroll
- Hal pertama yang dilakukan dalam skema ini ialah memasukkan “ghost” dalam daftar payroll. Pada
beberapa bisnis, semua perekrutan dilakukan melalui departemen personalia. Fungsi personalia
tersebut tersebar dalam tanggung jawab manajerial dari berbagai departemen. Dalam hal ini,
sesorang yang memiliki wewenang untuk menambahkan karyawan baru berada dalam posisi terbaik
untuk memasukkan “ghost employees” ke dalam daftar payroll yang ada. Misalnya, seorang
manajer yang bertanggung jawab mempekerjakan dan menjadwalkan pekerjaan terkait kebersihan
telah menambahkan lebih dari 80 “ghost employees” ke dalam daftar payroll. Adapun yang
dimaksud dalam “ghost” tersebut ialah orang-orang yang bekerja pada pekerjaan lain untuk
perusahaan yang berbeda. Dalam hal ini, manajer mengisi “time sheets” , memberikan otorisasi
kepada karyawan fiktif, mengambil gaji yang dihasilkan dan membagi hasilnya dengan mereka.
Kewenangan manajer dalam perekrutan dan pengawasan karyawan memungkinkannya untuk
melakukan penipuan tersebut

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 - Area lain yang dapat menjadi peluang untuk menambah adanya ghost employees terdapat pada
payroll accounting. Setiap nama yang tercantum dalam daftar payroll akan dilakukan verivikasi
dalam catatan personel untuk memastikan bahwa orang-orang yang menerima gaji tersebut benar-
benar bekerja untuk perusahaan. Meskipun demikian, dalam praktiknya hal tersebut tidak selalu
terjadi. Karyawan dalam payroll accounting kemungkinan dapat menambahkan karyawan fiktif
apabila dalam perusahaan tersebut terdapat pengawasan yang buruk. selain itu, manajer
kemungkinan juga dapat membuat perubahan dalam daftar payroll karena memiliki akses ke dalam
catatan penggajian yang ada.
Selanjutnya terdapat cara yang digunakan untuk membantu menyembunyikan keberadaan “employee
ghost” dalam daftar payroll :
- Membuat karyawan fiktif dengan nama yang sangat mirip dengan karyawan asli sehingga nama
pada slip gaji yang curang kemungkinan akan tampak sah bagi siapa pun yang melihatnya;
- Menunda melakukan penghapusan pada nama karyawan yang diberhentikan. Adapun gaji pada
karyawan yang diberhentikan tersebut terus diberikan, meskipun mereka tidak lagi bekerja untuk
perusahaan korban. Dalam hal ini fraudster akan mengambil dan mengubah gaji tersebut untuk
dirinya sendiri. Misalnya, seorang akuntan menunda penyampaian pemberitahuan pengunduran diri
karyawan tertentu. Ia memalsukan “time sheets” agar seolah-olah karyawan yang diberhentikan
masih bekerja untuk perusahaan korban. Akuntan ini juga bertugas mendistribusikan gaji kepada
semua karyawan perusahaan sehingga apabila cek palsu tersebut dibuat, dia hanya
mengeluarkannya dari tumpukan cek yang sah dan menyimpannya untuk dirinya sendiri.
• Collecting Timekeeping Information
Hal kedua yang dilakukan dalam skema ini yaitu mengumpulkan dan melakukan perhitungan informasi
dalam waktu yang tepat. Dalam hal ini pelaku harus memalsukan “time card” atau instrumen lain yang
menunjukkan berapa lama karyawan fiktif tersebut bekerja selama periode gaji yang terakhir. Adapun
perhitungan jumlah gaji yang curang didasarkan pada informasi tingkat gaji yang terdapat dalam
catatan personalia dan informasi pemalsuan pada “time card” yang ada.
• Issuing the Ghost’s Paycheck
Penerbitan gaji merupakan langkah ketiga dalam skema “ghost employee”. Pada dasarnya yang menjadi
inti dari skema tersebut ialah pemalsuan catatan penggajian dan informasi dari ketepatan
waktu. Setelah pemalsuan terjadi maka pelaku pada umumnya tidak berperan aktif dalam penerbitan
cek yang ada. Dalam hal ini, payroll department mengeluarkan pembayaran (berdasarkan informasi
palsu yang diberikan oleh penipu).
• Delivery of the Paycheck
Pendistribusian cek kepada pelaku menjadi langkah terakhir dalam skema “ghost employee”.
Pendistribusian tersebut idealnya dilakukan oleh mereka yang bertanggung jawab dan tidak boleh
memiliki campur tangan dengan fungsi yang lainnya dalam siklus penggajian. Misalnya, orang yang
memasukkan karyawan baru dalam sistem penggajian seharusnya tidak diizinkan untuk
mendistribusikan gaji tersebut. Apabila memiliki posisi yang sama maka pelaku dapat dengan mudah
untuk memastikan bahwa “ghost checks” tersebut dikirimkan untuk dirinya sendiri.
2. Falsified hours and salary
Hal ini merupakan metode paling umum untuk menyelewengkan dana dari daftar penggajian atau
payroll. Terdapat dua faktor yang dapat mempengaruhi ukuran gaji, yaitu : jumlah jam kerja dan tingkat
gaji. Oleh karena itu, karyawan dengan sistem penggajian per jam dapat meningkatkan jumlah gaji
secara curang dengan memalsukan jumlah jam kerja atau mengubah tingkat upah mereka. Hal tersebut
karena karyawan yang digaji tidak menerima kompensasi berdasarkan waktu mereka di tempat kerja.

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 • Manually Prepared Time Cards
Dalam pencatatan jam kerja secara manual (kertas maupun sistem yang terkomputerisasi),
seorang karyawan biasanya mengisi “time sheets” untuk mencerminkan jumlah jam kerja.
Kemudian mereka meneruskannya kepada supervisor untuk mendapatkan persetujuan. Dalam hal ini
supervisor akan melakukan verifikasi keakuratan dari time card, menandatangani untuk menunjukkan
otorisasi dan meneruskannya kepada departemen penggajian sehingga nantinya gaji dapat dikeluarkan.
Proses tersebut sering kali disalahgunakan dalam sebagian besar penipuan penggajian. Misalnya,
apabila seorang karyawan mengisi time cardnya sendiri maka kemungkinan akan mudah bagi si penipu
untuk memalsukan jam kerja. Fraudster tersebut bisa jadi mencatat waktu yang salah dan menunjukkan
bahwa dia tiba di tempat kerja lebih awal atau pergi lebih lambat dari yang sebenarnya dia lakukan.
• Poor Custody Procedures
Salah satu bentuk gangguan pengendalian yang terjadi ialah adanya kegagalan dalam mempertahankan
pengendalian yang tepat atas time card yang telah disetujui. Dalam paper-based system, setelah “time
sheets” disahkan oleh manajemen, mereka harus dikirim secara langsung ke dalam daftar payroll.
Dalam hal ini mereka yang mempersiapkan time sheets tersebut tidak boleh mengaksesnya kembali
setelah dilakukan persetujuan. Demikian pula time sheets yang terkomputerisasi, mereka harus diblokir
dari modifikasi karyawan setelah supervisor memberikan otorisasi. Apabila prosedur tersebut tidak
dipatuhi maka orang yang menyiapkan time sheets dapat mengubahnya setelah adanya persetujuan dari
supervisor (sebelum dikirim ke dalam daftar payroll).
• Misreporting Paid Time Off
Cara lain yang dapat dilakukan untuk memalsukan jam ialah dengan salah melaporkan waktu istirahat
(paid time off), seperti : leave, vacation, sick, atau holiday. Hal tersebut pada dasarnya memang tidak
umum, seperti pada pemalsuan time card. Meskipun demikian semua ini dapat menjadi masalah.
• Time Clocks and Other Automated Timekeeping Systems
Penggajian biasanya tidak rumit pada perusahaan yang menggunakan time clock untuk mengumpulkan
informasi ketepatan waktu mereka. Dalam skenario umum, time clock tersebut ditempatkan pada area
yang tidak dibatasi dan time card untuk setiap karyawan disimpan di dekatnya. Karyawan dapat
memasukkan time card ke dalam time clock pada awal dan akhir shift. Dalam hal ini supervisor
harus hadir di awal dan akhir shift untuk memastikan bahwa karyawan tidak memasukkan time card
rekan kerja yang absen. Meskipun demikian, seringkali pengendalian sederhana tersebut diabaikan.
• Rates of Pay
Dalam hal ini karyawan juga dapat menerima gaji yang lebih besar dengan cara mengubah tingkat gaji
tersebut. Dalam hal ini Employees’ personnel atau catatan penggajian akan mencerminkan tingkat gaji
mereka. Apabila karyawan dapat memperoleh akses ke dalam catatan tersebut atau memiliki
“accomplice”, mereka dapat menyesuaikan tingkat gaji mereka untuk menerima gaji yang lebih besar.
3. Commission schemes
Berikut ini akan dijelaskan mengenai dua cara yang dilakukan karyawan dalam memperoleh komisi
yang curang yang nantinya dapat meningkatkan gaji mereka. Pertama, melalui pemalsuan jumlah
penjualan yang dilakukan. Kedua, meningkatkan tingkat komisi tersebut.
• Fictitious Sales
Karyawan dapat memalsukan jumlah penjualan yang dilakukan dengan tiga cara. Pertama, membuat
penjualan secara fiktif. Cara penjualan fiktif yang dibuat ini tergantung dari masing-masing industri
tempat penipu beroperasi. Penjualan fiktif dapat dibangun dengan membuat pesanan penjualan
yang curang , purchase orders, credit authorizations, packing slips, invoices, dan lain sebagaianya.
Selain itu fraudster kemungkinan juga dapat menelepon penjualan fiktif pada mesin kasir.

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 • Altered Sales
Hal kedua yang dilakukan fraudster untuk memalsukan nilai penjualan ialah dengan cara melakukan
perubahan harga yang tercantum dalam dokumen penjualan. Dalam hal ini penipu menetapkan satu
harga kepada customer tetapi mencatatnya pada harga yang lebih tinggi dalam pembukuan
perusahaan. hal tersebut menghasilkan pembayaran komisi yang lebih besar dari yang seharusnya
diterima penipu.
• Converting Sales of Others
Hal ketiga yang dilakukan fraudster untuk melebih-lebihkan penjualan ialah dengan mengklaim
penjualan karyawan lain sebagai milik mereka. Metode tersebut hanya dapat digunakan dalam beberapa
keadaan tertentu. Dalam kebanyakan kasus, penjualan A tidak dapat mengambil kredit untuk penjualan
B , karena penjual B juga akan mengklaimnya. Meskipun demikian, dalam keadaan yang unik dapat
memungkinkan beberapa karyawan untuk menggelembungkan komisi mereka secara curang
berdasarkan penjualan orang lain. Kejadian ini melibatkan suatu perusahaan yang terkadang
menjual barang dagangannya dengan cara “layaway”. Komisi atas penjualan tersebut tidak dibayarkan
sampai kontrak layaway dipenuhi. Dalam hal ini kemungkinan terdapat jangka waktu yang cukup lama
antara perjanjian penjualan awal dengan komisi yang dihasilkan. Beberapa penjualan layaway
diprakarsai oleh karyawan yang berhenti atau dipindahkan sebelum penyelesaian perjanjian layaway (
yang berarti tidak terdapat penjadwalan untuk menerima komisi atas penjualan tersebut).
C. DETECTION OF PAYROLL SCHEMES
1. Independent Payroll Distribution
Ghost employee schemes dapat ditemukan dengan meminta personel lainnya (selain payroll
department) dengan cara mendistribusikan payroll checks dan meminta identifikasi positif dari
penerima pembayaran;
2. Analysis of Payee Address or Accounts
Apabila payroll checks dikirimkan atau disimpan secara otomatis maka daftar “duplicate addresses”
atau deposit accounts dapat mengungkapkan ghost employees atau pembayaran berganda;
3. Duplicate Social Security Numbers
Dalam hal ini setiap karyawan diharuskan untuk memiliki “social security number” sehingga
daftar nomor duplikat dapat mengungkapkan adanya ghost employees;
4. Overtime Authorization
- Mewajibkan karyawan untuk memiliki waktu lembur yang diberikan wewenang oleh supervisor.
Selain itu, meminta supervisor untuk bertanggung jawab serta merujuk pada “time sheets directly
to payroll”. Hal tersebut akan membantu mengurangi terjadinya “overtime abuses”;
- Selain itu, payroll department harus memindai time reports dan mempertanyakan pelanggaran yang
jelas. Dengan memeriksa dokumentasi sumber tersebut maka jam kerja lembur yang tidak sah dan
jam kerja yang dipalsukan dapat dideteksi.
5. Commissions
Berikut ini berbagai analytical test dalam pendeteksian skema komisi pada data penjualan :
Membandingkan biaya komisi dengan angka penjualan untuk memverifikasi hubungan secara linier;
Mempersiapkan komisi untuk analisis komparatif yang diperoleh dari penjual, memverifikasi tarif, serta
keakuratan perhitungan. Apabila penghasilan seorang individu tersebut terlalu tinggi maka dapat
menandakan terjadinya penipuan;
- Analisis penjualan yang dilakukan oleh staf penjualan untuk jumlah penjualan yang tidak tertagih;
- Menentukan pemisahan tugas yang tepat dalam penghitungan jumlah komisi. Komisi harus
disediakan secara independen oleh personel di luar departemen penjualan;
- Menghubungi sampel pelanggan secara acak untuk mengonfirmasi penjualan.

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 6. Analysis of Deductions from Payroll Checks
Analysis of payroll withholdings dapat membantu mengungkap adanya ghost employees yang sering
kali tidak memiliki pemotongan pajak, asuransi, maupun potongan normal lainnya.
D. PREVENTION OF PAYROLL SCHEMES
1. Segregation of Duties.
Berikut ini beberapa tugas terkait penggajian yang harus dipisahkan, yaitu : persiapan penggajian;
pencairan gaji (ke dalam akun penggajian dan pemotongan pajak); distribusi penggajian; payroll bank
reconciliations, serta fungsi dari departemen sumber daya manusia.
- Apabila penggajian disiapkan oleh personel yang tidak bertanggung jawab atas distribusi dan
rekonsiliasi maka akan sulit bagi siapa pun untuk menemukan adanya ghost employees. Pada
perusahaan yang lebih kecil, fungsi penggajian sering kali ditangani di luar perusahaan dengan
biaya yang relatif rendah;
- Setelah cek penggajian disiapkan maka akuntansi harus menangani transfer dana dari general
accounts ke dalam payroll accounts. Dalam hal ini departemen personalia harus mendistribusikan
cek dan memerlukan identifikasi sebagai pengantian untuk payroll checks. Metode tersebut akan
membatasi kesempatan untuk dapat menambahkan ghost employees ke dalam daftar penggajian;
- Selanjutnya apabila fungsi rekonsiliasi bank untuk akun penggajian diberikan kepada orang lain
selain fungsi yang disebutkan di atas, maka semua fungsi penggajian telah dipisahkan. Dalam hal
ini tidak ada yang dapat menambahkan ghost employees tanpa adanya kesempatan untuk
ditemukan oleh orang lain.
2. Periodic Payroll Review and Analysis
Peninjauan independent atas penggajian yang dilakukan secara berkala kemungkinan dapat
mengungkapkan bahwa pengendalian internal tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Dalam hal ini,
membandingkan tanggal setoran dengan tanggal pencairan gaji atau transfer sehingga nantinya dapat
mengungkapkan adanya ghost employees. Berikut ini beberapa kelalaian tertentu atau “presence of
certain duplications” yang dapat mengungkapkan keberadaan ghost employees :
- Lebih dari satu karyawan dengan alamat yang sama;
- Lebih dari satu karyawan dengan social security number yang sama;
- Lebih dari satu karyawan dengan nomor rekening bank yang sama untuk setoran secara langsung
- Karyawan tanpa adanya “withholding”
3. Red Flags of Payroll Fraud
Berikut ini beberapa pertanyaan yang dapat membantu mengenali adanya red flag untuk payroll
distribution fraud dan membantu menentukan bagaimana prosedur dari pengendalian atau control yang
ada :
- Apakah personnel records disimpan secara independen dari fungsi penggajian dan ketepatan
waktu ?
- Apakah fungsi akuntansi penggajian independen dari fungsi buku besar?
- Apakah terdapat perubahan penggajian yang tidak dilakukan, kecuali departemen personalia
mengirimkan pemberitahuan yang disetujui secara langsung kepada departemen penggajian?
- Apakah referensi dan latar belakang pemeriksaan untuk perekrutan yang baru ?
- Apakah semua tingkat upah disahkan secara tertulis oleh pejabat yang ditunjuk?
- Apakah terdapat otorisasi yang ditandatangani untuk karyawan yang gajinya dikenakan
pemotongan khusus ?
- Apakah bonus, komisi, dan lembur yang disetujui sebelumnya telah ditinjau sebagai kepatuhan
dengan kebijakan perusahaan?
- Apakah sick leave, vacations, dan holidays ditinjau sebagai kepatuhan
dengan kebijakan perusahaan ?

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 - Apakah formulir yang sesuai telah diisi dan ditandatangani oleh karyawan untuk menunjukkan
otorisasi dalam pemotongan gaji dan withholding exemptions?
- Apakah daftar gaji telah diperiksa secara berkala terhadap catatan personalia untuk karyawan
yang diberhentikan, karyawan fiktif, dan sejenisnya.
E. EXPENSE REIMBURSEMENT SCHEMES
Seorang karyawan yang melakukan “expense reimbursement” biasanya bekerja dengan cara atau
tahapan sebagai berikut :
- Menyampaikan laporan terkait perincian beban yang dikeluarkan untuk tujuan bisnis, seperti :
makan siang dengan klien, tagihan tiket pesawat atau hotel terkait dengan perjalanan bisnis, dan
lain sebagainya;
- Ketika menyiapkan laporan, seorang karyawan biasanya harus menjelaskan tujuan bisnis dari
pengeluaran tersebut. Selain itu juga menjelaskan waktu, tanggal, dan lokasi terjadinya. Dalam hal
ini harus adanya dokumentasi pendukung (biasanya berupa tanda terima). Apabila tidak terdapat
tanda terima maka dibutuhkan salinan laporan kartu kredit pribadi atau dokumentasi lain yang
menunjukkan rincian pengeluaran yang mungkin diperbolehkan. Meskipun demikian, bentuk
dukungan tersebut harus digunakan hanya dalam keadaan khusus (tertentu saja);
- Laporan pengeluaran kemudian diserahkan kepada supervisor karyawan untuk dilakukan
peninjauan serta diotorisasi untuk pembayaran. Dalam hal ini karyawan yang tidak jujur dapat
menemukan berbagai cara untuk memanipulasi atau menghindari proses tersebut demi keuntungan
mereka sendiri
1. Mischaracterized Expenses
- Pada skema pengeluaran, salah satu hal paling dasar yang dilakukan ialah dengan meminta
“reimbursement for a personal expense” (mengklaim bahwa hal tersebut terkait dengan bisnis). Ini
merupakan contoh dari “mischaracterized expenses” karena fraudster dapat menyerahkan tanda
terima dari pengeluaran pribadi bersama dengan laporan mereka (memberikan alasan bisnis kepada
biaya yang mereka timbulkan). Adapun skema dalam mischaracterized expenses ini adalah
sederhana (to little more than fibbing). Misalnya, dalam kasus yang melibatkan tiket pesawat,
skema tersebut terkadang masih dapat dideteksi hanya dengan cara membandingkan antara laporan
pengeluaran karyawan dan jadwal kerjanya (sering kali perjalanan bisnis tersebut bertepatan
dengan hari libur). Dalam hal ini laporan pengeluaran terperinci memungkinkan perusahaan untuk
membuat perbandingan yang dapat membantu mencegah terjadinya “expenses schemes”.
- Selanjutnya skema ini akan menjadi lebih mudah dilakukan apabila para pelakunya ialah kepala
eksekutif perusahaan karena tidak mungkin terdapat orang yang akan menentang validitas dari
laporan pengeluarannya tersebut. Misalnya, terdapat dua manajer tingkat menengah yang
menghabiskan $ 1 juta untuk pengeluaran yang tidak pantas selama periode dua tahun. Perjalanan
mereka tidak diawasi dengan baik dan permintaan pengeluaran mereka tidak ditinjau dengan
cermat. Hal ini memungkinkan mereka menghabiskan sejumlah besar uang perusahaan untuk
perjalanan internasional, hiburan mewah serta pembelian hadiah mahal.
2. Overstated Expenses
Berikut ini berbagai cara yang dilakukan karyawan untuk melebih-lebihkan “the cost of actual business
expenses” :
• Altered Receipts
Salah satu contoh dalam skema ini yaitu seorang karyawan memberikan tanda terima atau dokumentasi
pendukung lainnya guna mencerminkan biaya yang lebih tinggi daripada yang sebenarnya terjadi
(dibayarkan). Dalam hal ini, karyawan tersebut dapat menggunakan “correction fluid, ballpoint pen,
atau metode lainnya dengan tujuan untuk mengubah harga yang tertera pada tanda terima asli (sebelum
melakukan pengiriman laporan pengeluaran). Apabila perusahaan tidak memerlukan pendukung dalam
dokumen asli maka pelaku biasanya melampirkan salinan tanda terima yang telah diubah pada laporan

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 pengeluaran. Selanjutnya pengendalian yang buruk dalam suatu perusahaan dapat menjadikan skema
“overstated expense” menjadi lebih sering berhasil untuk dilakukan. Misalnya dalam perusahaan yang
tidak memerlukan dokumen pendukung maka penipu hanya berbohong mengenai berapa yang mereka
bayarkan untuk biaya bisnis. Selain itu dengan tidak adanya dokumen pendukung maka kemungkinan
akan sangat sulit untuk menyangkal bahwa terdapat klaim biaya palsu yang dilakukan oleh karyawan.
• Overpurchasing
Misalnya dalam kasus Marcus Lane, Ia membeli dua tiket untuk perjalanan bisnisnya (mahal dan
murah). Dalam hal ini Lane mengembalikan tiket yang mahal namun menggunakan tanda terima
tersebut bersama dengan “phony boarding pass” guna melebih-lebihkan laporan pengeluarannya.
Sementara itu tiket yang murah digunakan untuk perjalanannya. Dengan cara ini, Lane dapat menganti
biaya yang lebih besar dari yang sebenarnya telah dia bayarkan.
• Overstating Another Employee’s Expenses
- Skema ini tidak hanya dilakukan oleh orang yang menanggung biaya tersebut melainkan juga dapat
dilakukan oleh orang lain yang menangani atau memproses laporan pengeluaran tersebut. Misalnya,
“petty cashier” dapat mengubah permintaan uang muka perjalanan karyawan lain dengan
memasukkan jumlah yang lebih besar. Lalu kasir memberikan uang muka perjalanan yang sah dan
mengantongi kelebihannya. Metode tersebut dapat digunakan sebagai “expense reimbursements”
maupun “travel advances”;
- Kemungkinan besar skema ini terjadi dalam suatu sistem di mana pengeluarannya diganti dalam
bentuk mata uang (daripada cek karena pelaku tidak dapat mengambil potongan mereka dari satu
cek yang diberikan kepada karyawan lain).
• Orders to Overstate Expenses
Karyawan dapat dengan sengaja memalsukan laporan mereka sendiri karena adanya perintah atau
arahan dari atasan (supervisors). Misalnya seorang kepala departemen memaksa bawahannya untuk
melebih-lebihkan pengeluaran dan mengembalikan hasilnya kepada kepala departemen tersebut. Dalam
hal ini, para karyawan turut andil karena mereka merasa takut akan kehilangan pekerjaan. Penipuan
tersebut berlangsung selama sepuluh tahun dan merugikan perusahaan yang menjadi korban sekitar $ 6
juta.
3. Fictitious Expense Schemes
Dalam hal ini terkadang seorang karyawan melakukan “expense reimbursements” untuk barang-barang
yang sepenuhnya fiktif.
• Producing Fictitious Receipts
Salah satu cara atau hal yang dapat dilakukan ialah dengan membuat dokumen pendukung palsu, seperti
kuitansi palsu (untuk mendapatkan penggantian “fictitious expense”). Dalam hal ini terdapat berbagai
jenis software yang memungkinkan karyawan untuk membuat kuitansi palsu yang tampak realistis.
Misalnya, seorang karyawan membuat tanda terima palsu dengan menggunakan software pengedit foto
di komputer.
• Obtaining Blank Receipts from Vendors
Tanda terima yang ada (selain dibuat oleh fraudster) juga dapat diperoleh dari suppliers dengan
berbagai cara. Misalnya, seorang manajer meminta kuitansi kosong dari supir taksi. Ia kemudian
mengisi tanda terima tersebut untuk "menciptakan atau menimbulkan" business expenses. Dalam hal
ini fraudster biasanya membayar semua pengeluarannya secara tunai guna mencegah adanya jejak
audit.
• Claiming the Expenses of Others
Dalam hal ini fraudster mengirimkan laporan pengeluaran untuk biaya yang telah dibayarkan orang
lain. Misalnya, seorang karyawan melakukan klaim terkait biaya hotel (meskipun sebenarnya telah
dibayar oleh kliennya). Dalam hal ini karyawan tersebut melampirkan fotokopi tagihan hotel yang sah

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 pada laporan pengeluaran agar seolah-olah mereka telah membayar untuk kamarnya sendiri.
Selanjutnya dalam banyak skema “expense reimbursement”, fraudster tidak diwajibkan untuk
memberikan dokumen pendukung sama sekali (terutama apabila biayanya berada di bawah ambang
batas yang ditentukan). Hal tersebut akan lebih mudah membuat tampilan pengeluaran yang sebenarnya
tidak ada atau terjadi.
4. Multiple Reimbursements
Ini merupakan cara yang paling tidak umum dilakukan dalam “expense schemes” karena penipuan
tersebut melibatkan pengajuan biaya tunggal beberapa kali untuk mendapatkan atau memperoleh
“multiple reimbursements”. Misalnya, seorang karyawan menggunakan konfirmasi email dari maskapai
penerbangan dan “travel agency invoice” pada laporan pengeluaran terpisah sehingga dapat
menggantinya dua kali untuk biaya dalam satu penerbangan. Dalam hal ini fraudster memiliki “division
president” untuk mengotorisasi satu laporan dan wakil presiden untuk memberikan otorisasi pada
laporan yang lainnya sehingga tidak akan ada yang melihat kedua laporan tersebut. Selain itu, fraudster
juga memberikan jeda waktu sekitar satu bulan di antara pengajuan kedua laporan agar duplikasinya
tidak terlalu terlihat. Pada kasus yang lainnya, terdapat perusahaan yang tidak memerlukan dokumen
asli sebagai pendukung. Dalam kasusu ini, karyawan tersebut dapat menggunakan beberapa salinan dari
dokumen pendukung yang sama untuk menghasilkan beberapa “reimbursements”.
F. DETECTION OF EXPENSE REIMBURSEMENT SCHEMES
1. Review and Analysis of Expense Accounts
Pada umunya terdapat dua metode yang digunakan pada saat melakukan peninjauan akun:
- Historical Comparison : membandingkan saldo yang dibelanjakan pada periode saat ini dengan
saldo yang dibelanjakan pada periode sebelumnya. Pada saat melakukan peninjauan tersebut,
pertimbangkan juga perubahan yang terjadi pada marketing, servicing, atau operasi perusahaan
lainnya;
- Comparisons with budgeted : didasarkan pada pengalaman masa lalu dengan mempertimbangkan
kondisi bisnis saat ini dan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, ketika membandingkan biaya
aktual dan yang dianggarkan maka penting untuk menentukan biaya yang berlebihan atau perkiraan
anggaran yang tidak akurat.
2. Detailed Review of Expense Reimbursements
Ini merupakan metode pendeteksian terbaik dalam “expense reimbursement fraud”. Metode tersebut
mengharuskan pemeriksa penipuan memiliki kalender dan salinan jadwal karyawan untuk periode yang
relevan. Selain itu pemeriksa juga harus memahami kebijakan “travel and entertainment” dari suatu
perusahaan. Selanjutnya di bawah ini terdapat langkah-langkah yang dapat digunakan untuk membantu
mendeteksi dan mencegah terjadinya penyalahgunaan pada “employee expense” :
- Mewajibkan karyawan menyerahkan “expense reimbursements” untuk melakukan peninjuan secara
detail atau rinci sebelum terjadinya penggantian pembayaran. Apabila karyawan mengetahui bahwa
“expense reimbursements” harus dilakukan peninjauan sebelum dilakukanya pembayaran maka
kemungkinan besar biaya yang diajukan tidak akan dibuat dengan curang;
- Melakukan peninjauan “employee expense reimbursements” secara berkala. Hal tersebut sangat
efektif sebelum dilakukan peninjuan terhadap kinerja karyawan.
G. PREVENTION OF EXPENSE REIMBURSEMENT SCHEMES
1. Detailed Expense Reports: Submission and Review
Berikut ini beberapa informasi yang dibutuhkan dalam laporan pengeluaran terperinci :
- Tanda terima asli atau dokumentasi pendukung asli lainnya;
- Penjelasan terkait biaya, termasuk tujuan bisnis tertentu;
- Periode waktu terjadinya biaya yang dikeluarkan
- Place of expenditure
- Jumlah biaya yang dikeluarkan

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
 Selanjutnya tidaklah cukup hanya dengan menyerahkan laporan terperinci saja (tanpa melakukan
peninjauan). Dalam hal ini dibutuhkan peninjauan secara berkala atas laporan pengeluaran ditambah
pemeriksaan secara detail sehingga nantinya akan membantu untuk mencegah karyawan yang
mengirimkan pengeluaran pribadi untuk “reimbursement” atau penggantian.

This study source was downloaded by 100000862981801 from CourseHero.com on 03-21-2023 08:52:55 GMT -05:00

https://www.coursehero.com/file/91649852/PAYROLL-AND-EXPENSE-REIMBURSEMENT-SCHEMESpdf/
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)