PAYROLL SCHEMES

Skema penggajian dapat didefinisikan sebagai penipuan pekerjaan di mana seseorang yang bekerja
untuk suatu organisasi menyebabkan organisasi tersebut mengeluarkan pembayaran dengan membuat
klaim palsu untuk kompensasi. Ada tiga kategori utama penipuan penggajian:

• Skema karyawan hantu

• Pemalsuan jam dan skema gaji

• Skema komisi

Ghost Employees

Istilah karyawan hantu mengacu pada seseorang dalam daftar gaji yang tidak benar-benar bekerja untuk
perusahaan korban. Karyawan hantu itu mungkin orang fiktif, atau individu nyata yang tidak bekerja
untuk majikan korban. Jika hantu adalah orang sungguhan, mereka seringkali adalah teman atau kerabat
pelaku. Dalam beberapa kasus, karyawan hantu adalah kaki tangan penipu yang mencairkan gaji palsu
dan kemudian membagi uangnya dengan pelaku.

Melalui pemalsuan catatan personel atau penggajian, penipu menyebabkan cek gaji dibuat menjadi
hantu; kemudian gaji diubah oleh penipu atau kaki tangannya (lihat Exhibit 6-4). Penggunaan skema
karyawan hantu oleh penipu bisa seperti menambah penghasilan kedua untuk rumah tangganya.

Agar skema karyawan hantu berhasil, empat hal harus terjadi: (1) hantu harus ditambahkan ke daftar
gaji, (2) ketepatan waktu dan informasi tingkat upah harus dikumpulkan, (3) cek gaji harus dikeluarkan
untuk hantu, dan (4) Cek harus diserahkan kepada pelaku atau kaki tangannya.

Adding the Ghost to the Payroll

Langkah pertama dalam skema karyawan hantu adalah memasukkan hantu ke dalam daftar gaji. Di
beberapa bisnis, semua perekrutan dilakukan melalui departemen personalia terpusat; di pihak lain,
fungsi personalia tersebar di tanggung jawab manajerial berbagai departemen. Terlepas dari bagaimana
perekrutan karyawan baru ditangani dalam bisnis, orang atau orang-orang yang memiliki wewenang
untuk menambah karyawan baru berada dalam posisi terbaik untuk menempatkan hantu dalam daftar
gaji. Dalam Kasus 2432, misalnya, seorang manajer yang bertanggung jawab untuk mempekerjakan dan
menjadwalkan pekerjaan kebersihan menambahkan lebih dari delapan puluh karyawan hantu ke dalam
daftar gajinya. Hantu dalam kasus ini sebenarnya adalah orang-orang yang bekerja di pekerjaan lain
untuk perusahaan yang berbeda. Manajer mengisi lembar waktu untuk karyawan fiktif dan
mengesahkannya, lalu memberikan gaji yang dihasilkan kepada karyawan hantu, yang menguangkannya
dan membagi hasilnya dengan manajer. Otoritas manajer dalam perekrutan dan pengawasan karyawan
inilah yang memungkinkannya melakukan penipuan ini.

Area lain di mana ada peluang untuk menambahkan hantu adalah akuntansi penggajian. Di dunia yang
sempurna, setiap nama yang tercantum dalam daftar gaji organisasi akan diverifikasi dengan catatan
personel untuk memastikan bahwa orang yang menerima gaji benar-benar bekerja untuk perusahaan,
tetapi dalam praktiknya hal ini tidak selalu terjadi. Dengan demikian, orang-orang dalam akuntansi
penggajian mungkin dapat menghasilkan cek gaji palsu dengan menambahkan karyawan fiktif ke dalam
daftar. Akses ke catatan penggajian biasanya dibatasi, sehingga mungkin hanya manajer yang memiliki
akses untuk membuat perubahan pada catatan akuntansi penggajian—menjadikan para manajer ini
tersangka yang paling mungkin dalam skema karyawan hantu. Di sisi lain, karyawan tingkat bawah sering
mendapatkan akses ke catatan penggajian, baik melalui pengawasan yang buruk atau dengan cara diam-
diam. Dalam Kasus 1042, misalnya, seorang karyawan di departemen penggajian diberi wewenang
untuk memasukkan karyawan baru ke dalam sistem penggajian, melakukan koreksi terhadap informasi
penggajian, dan mendistribusikan cek gaji. Manajer karyawan ini memberikan persetujuan stempel atas
tindakan karyawan tersebut karena hubungan saling percaya di antara keduanya. Kurangnya pemisahan
tugas dan tidak adanya peninjauan memudahkan pelakunya untuk menambahkan karyawan fiktif ke
dalam sistem penggajian.

Salah satu cara untuk membantu menyembunyikan keberadaan hantu di daftar gaji adalah dengan
membuat karyawan fiktif dengan nama yang sangat mirip dengan nama karyawan asli. Nama pada gaji
palsu, kemudian, akan tampak sah bagi siapa saja yang meliriknya. Pelaku Kasus 970, seorang pemegang
buku yang mendapatkan $35.000 dari gaji palsu, menggunakan metode ini.

Alih-alih menambahkan nama baru ke daftar gaji, beberapa karyawan melakukan skema karyawan
hantu dengan tidak menghapus nama karyawan yang diberhentikan. Gaji kepada karyawan yang
diberhentikan terus dihasilkan meskipun dia tidak lagi bekerja untuk perusahaan korban. Pelaku
mencegat gaji palsu ini dan mengubahnya untuk digunakan sendiri. Misalnya, dalam Kasus 1738,
seorang akuntan menunda penyerahan pemberitahuan pengunduran diri karyawan tertentu, dan
kemudian dia memalsukan lembar waktu untuk karyawan tersebut agar terlihat bahwa mereka masih
bekerja untuk perusahaan korban. Akuntan ini juga bertugas membagikan cek gaji kepada semua
karyawan perusahaan, jadi ketika cek palsu dibuat, dia hanya mengambilnya dari tumpukan cek yang
sah dan menyimpannya untuk dirinya sendiri.

Collecting Timekeeping Information

Hal kedua yang harus terjadi agar cek gaji dikeluarkan untuk karyawan hantu, setidaknya dalam kasus
karyawan per jam, adalah pengumpulan dan penghitungan informasi ketepatan waktu. Pelaku harus
memberikan akuntansi penggajian dengan kartu waktu atau instrumen lain yang menunjukkan berapa
jam karyawan fiktif bekerja selama periode pembayaran terakhir. Informasi ini, bersama dengan
informasi tingkat upah yang terkandung dalam file personalia atau penggajian, akan digunakan untuk
menghitung jumlah gaji palsu.

Catatan ketepatan waktu dapat dipertahankan dengan berbagai cara. Di banyak organisasi, sistem
komputer digunakan untuk melacak jam kerja karyawan. Alternatifnya, karyawan mungkin secara
manual mencatat jam mereka pada kartu waktu atau mungkin membuat jam waktu yang mencatat
waktu di mana seseorang memulai dan menyelesaikan pekerjaannya.

Saat skema karyawan hantu diterapkan, seseorang harus membuat dokumentasi untuk jam kerja hantu.
Ini pada dasarnya sama dengan menyiapkan kartu waktu palsu yang menunjukkan saat hantu itu diduga
hadir di tempat kerja. Bergantung pada prosedur normal untuk mencatat jam, penipu mungkin masuk
ke sistem komputerisasi dan mencatat jam kerja hantu, membuat kartu waktu dan menandatanganinya
atas nama hantu, menekan jam waktu untuk hantu, atau seterusnya. Penyusunan kartu absen tidak
menjadi kendala besar bagi pelaku. Kunci sebenarnya dari dokumen ketepatan waktu adalah
mendapatkan persetujuan dari kartu waktu.
Seorang penyelia harus menyetujui kartu waktu karyawan per jam. Ini memverifikasi ke departemen
penggajian bahwa karyawan tersebut benar-benar bekerja pada jam yang diklaim di kartu. Karyawan
hantu, menurut definisi, tidak bekerja untuk perusahaan korban, jadi persetujuan harus diperoleh
secara curang. Seringkali, pengawas itu sendiri yang menciptakan hantu. Jika demikian, pengawas
mengisi kartu waktu atas nama hantu dan kemudian membubuhkan persetujuannya. Dengan demikian,
kartu waktu diautentikasi, dan cek gaji akan dikeluarkan. Ketika seorang nonsupervisor melakukan
skema karyawan hantu, dia biasanya akan memalsukan persetujuan yang diperlukan dan kemudian
meneruskan kartu waktu palsu langsung ke akuntansi penggajian, melewati atasannya.

Dalam sistem terkomputerisasi, tanda tangan pengawas mungkin tidak diperlukan. Sebagai pengganti
tanda tangan, penyelia memasukkan data ke dalam sistem penggajian, dan penggunaan kata sandinya
berfungsi untuk mengotorisasi entri tersebut. Jika seorang karyawan memiliki akses ke kata sandi
penyelia, dia dapat memasukkan data apa pun yang dia inginkan, dan data tersebut tiba di sistem
penggajian dengan meterai persetujuan.

masukkan data apa pun yang dia inginkan, dan itu tiba di sistem penggajian dengan meterai
persetujuan. Jika penipu menciptakan karyawan hantu yang digaji daripada karyawan per jam, tidak
perlu mengumpulkan informasi ketepatan waktu; karyawan yang digaji dibayar dalam jumlah tertentu
setiap periode pembayaran terlepas dari berapa jam mereka bekerja. Karena fungsi ketepatan waktu
dapat dihindari, maka mudah bagi penipu untuk menciptakan karyawan hantu yang bekerja dengan gaji.
Namun, karyawan yang digaji biasanya lebih sedikit dan lebih cenderung menjadi anggota manajemen;
karena itu, hantu yang digaji mungkin lebih sulit disembunyikan.

Issuing the Ghost’s Paycheck

Setelah hantu dimasukkan ke dalam daftar gaji dan kartu waktunya telah disetujui, langkah ketiga dalam
skema tersebut adalah pengeluaran gaji yang sebenarnya. Inti dari skema karyawan hantu adalah
pemalsuan catatan gaji dan informasi ketepatan waktu. Setelah pemalsuan ini terjadi, pelaku umumnya
tidak berperan aktif dalam pengeluaran cek tersebut. Departemen penggajian mengeluarkan
pembayaran—berdasarkan informasi palsu yang diberikan oleh penipu—seperti halnya cek gaji lainnya.

Delivery of the Paycheck

Langkah terakhir dalam skema pegawai hantu adalah pembagian cek kepada pelaku. Gaji mungkin
dikirim langsung ke karyawan saat bekerja, dikirimkan ke alamat rumah karyawan, atau langsung
disetorkan ke rekening bank karyawan. Jika karyawan dibayar dalam mata uang dan bukan cek,
distribusi hampir selalu dilakukan secara langsung dan di tempat.

Idealnya, mereka yang bertanggung jawab atas distribusi penggajian tidak boleh terlibat dalam fungsi
lain dari siklus penggajian. Misalnya, orang yang memasukkan karyawan baru ke dalam sistem
penggajian tidak boleh diizinkan untuk mendistribusikan cek gaji karena, seperti dalam Kasus 1738,
orang ini dapat memasukkan hantu ke dalam daftar gaji, lalu menghapus cek palsu dari tumpukan gaji
yang sah. menangani saat dia membayar. Jelas, ketika pelaku skema karyawan hantu diizinkan
mengirimkan cek kepada karyawan atau membagikannya di tempat kerja, dia berada dalam posisi
terbaik untuk memastikan bahwa cek hantu tersebut dikirimkan kepada dirinya sendiri.

Dalam kebanyakan kasus, pelaku tidak memiliki wewenang untuk mendistribusikan cek gaji, sehingga
harus memastikan bahwa majikan korban mengirimkan cek tersebut ke tempat di mana dia dapat
memperolehnya kembali. Ketika cek tidak didistribusikan di tempat kerja, cek tersebut dikirim ke
karyawan atau disetorkan langsung ke rekening karyawan tersebut.

Jika karyawan fiktif ditambahkan ke dalam daftar gaji atau catatan personalia oleh penipu, masalah
distribusi biasanya kecil. Ketika informasi pekerjaan hantu dimasukkan, pelaku cukup mencantumkan
alamat atau rekening bank tempat pembayaran dapat dikirim. Dalam kasus karyawan hantu yang murni
fiktif, alamatnya seringkali adalah milik pelaku (hal yang sama berlaku untuk rekening bank). Fakta
bahwa dua karyawan (pelaku dan hantu) menerima pembayaran di tujuan yang sama dapat
mengindikasikan bahwa penipuan sedang terjadi. Beberapa penipu menghindari masalah ini dengan
mengirimkan pembayaran ke kotak pos atau ke rekening bank terpisah. Dalam Kasus 1042, misalnya,
pelaku membuat rekening bank palsu atas nama karyawan fiktif dan mengatur agar gaji disetorkan
langsung ke rekening ini.

Seperti yang telah kami katakan, hantu itu tidak selalu orang fiktif; malah bisa jadi orang sungguhan
yang bersekongkol dengan pelaku untuk menipu perusahaan. Dalam Kasus 687, misalnya, seorang
karyawan mencantumkan istri dan pacarnya dalam daftar gaji perusahaan. Ketika orang-orang nyata
yang bersekongkol dengan penipu dimasukkan secara salah dalam daftar gaji, pelaku biasanya
memastikan bahwa cek dikirim ke rumah atau rekening bank orang-orang ini, dengan cara ini
menghindari masalah duplikasi alamat pada daftar gaji.

Distribusi menjadi masalah yang lebih sulit ketika hantu tersebut adalah mantan karyawan yang tidak
dikeluarkan dari daftar gaji. Dalam Kasus 146, misalnya, seorang penyelia tetap menyerahkan kartu
waktu untuk karyawan yang telah diberhentikan. Catatan penggajian jelas akan mencerminkan nomor
rekening bank atau alamat karyawan yang diberhentikan dalam situasi ini. Pelaku, kemudian, memiliki
dua tindakan. Di perusahaan di mana cek gaji didistribusikan dengan tangan atau dibiarkan di tempat
sentral untuk diambil oleh karyawan, pelaku dapat mengabaikan catatan gaji dan hanya mengambil gaji
palsu. Jika cek gaji akan didistribusikan melalui surat atau melalui setoran langsung, pelaku harus
memasukkan catatan karyawan yang diberhentikan dan mengubah informasi pengirimannya.

Preventing and Detecting Ghost Employee Schemes

Sangat penting untuk memisahkan fungsi perekrutan dari tugas lain yang terkait dengan penggajian.
Sebagian besar skema karyawan hantu berhasil ketika pelaku memiliki wewenang untuk menambahkan
karyawan ke dalam daftar gaji dan menyetujui kartu waktu karyawan tersebut; Oleh karena itu, jika
semua perekrutan dilakukan melalui departemen sumber daya manusia terpusat, organisasi dapat
secara substansial membatasi paparannya terhadap skema karyawan hantu.

Catatan kepegawaian harus dipelihara secara terpisah dari fungsi penggajian dan ketepatan waktu, dan
departemen personalia harus memverifikasi setiap perubahan pada penggajian. Departemen personalia
juga harus melakukan pemeriksaan latar belakang dan pemeriksaan referensi pada semua calon
karyawan sebelum dipekerjakan. Prosedur verifikasi sederhana ini harus menghilangkan sebagian besar
skema karyawan hantu dengan membuat satu individu tidak mungkin menambahkan hantu ke daftar
gaji organisasi. Jika karyawan mengetahui bahwa perubahan penggajian diverifikasi terhadap catatan
personel, ini akan mencegah sebagian besar skema karyawan hantu. Selanjutnya, jika catatan personalia
dan penggajian dipelihara secara terpisah, laporan perbandingan sederhana harus mengidentifikasi
orang-orang dalam daftar penggajian yang tidak memiliki arsip personalia. Organisasi juga harus secara
berkala memeriksa daftar gaji terhadap catatan personel untuk karyawan yang diberhentikan dan
penyesuaian upah atau pemotongan yang tidak sah.

Cara lain untuk secara proaktif menguji karyawan hantu adalah dengan meminta seseorang dalam
organisasi yang independen dari fungsi penggajian secara berkala menjalankan laporan untuk mencari
karyawan yang tidak memiliki nomor Jaminan Sosial, yang tidak memiliki potongan gaji untuk
pemotongan pajak atau asuransi, atau yang tidak menunjukkan alamat fisik atau nomor telepon. Penipu
yang membuat karyawan hantu sering kali gagal memperhatikan detail ini, yang kelalaiannya merupakan
tanda bahaya yang jelas. Demikian pula, laporan harus dijalankan secara berkala untuk mencari
beberapa karyawan yang berbagi nomor Jaminan Sosial, nomor rekening bank, atau alamat fisik. Semua
kondisi ini cenderung menunjukkan adanya hantu di daftar gaji.

yroll. Perbandingan biaya penggajian dengan jadwal produksi juga dapat mengungkap skema karyawan
hantu. Distribusi jam ke aktivitas atau departemen harus ditinjau oleh penyelia di departemen tersebut,
dan biaya penggajian harus dibandingkan dengan jumlah yang dianggarkan. Pembengkakan anggaran
yang signifikan dapat menandakan penipuan penggajian.

Akhirnya, hanya dengan menyimpan gaji yang ditandatangani di lokasi yang aman, dan dengan
memverifikasi bahwa gaji tersebut didistribusikan dengan benar, sebuah organisasi dapat menggagalkan
sebagian besar skema karyawan hantu. Karyawan atau manajer yang menambahkan hantu ke dalam
daftar gaji harus dapat mengambil cek hantu tersebut. Dalam kebanyakan kasus, dia dapat
melakukannya karena dia memiliki akses ke cek gaji sebelum distribusi, atau karena dia sendiri yang
bertanggung jawab untuk mendistribusikan gaji. Jika sebuah organisasi menugaskan tugas untuk
mendistribusikan cek gaji kepada seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan yang tidak
memiliki wewenang untuk menambah personel, hal ini dapat mempersulit pelaku untuk mendapatkan
gaji hantu tersebut. Tugas membagikan cek gaji harus digilir di antara beberapa karyawan untuk lebih
menjaga dari penipuan. Karyawan harus diminta untuk memberikan identifikasi untuk menerima gaji
mereka untuk memastikan bahwa setiap karyawan hanya menerima ceknya sendiri, dan jika gaji
disetorkan langsung ke rekening bank, laporan harus dijalankan setiap periode gaji mencari beberapa
karyawan yang berbagi nomor rekening.