Instruksi Kerja

PURCHASING PT GITA MANDIRI TEHNIK

No. Langkah Kerja Ilustrasi Dokumen Terkait

1 Setelah bagian masing-masing divisi membuat menggunakan • Form Permintaan
form permintaan pembelian secara manual maka proses PRODUKSI buka (form Pembelian
selanjutnya melakukan Acc untuk Purchase Request yang permintaan pembelian) yang • Permintaan Penawaran
disetujui oleh Accounting dan Koordinator Purchasing. telah disetujui kepala Harga
• Purchase Order
• Surat Jalan
2 Purchase Request akan dilanjutkan kepada proses Quotation
atau penawaran harga yang meliputi harga, quantity, maupun PURCHASE (melakukan
jatuh tempo pembayaran. Setelah dilakukan penawaran persetujuan dari form
harga yang telah disepakati maka purchasing akan permintaan pembelian)
melaporkan harga tersebut kepada kepala produksi untuk
disetujui ataupun langsung order (bila harga tidak ada
perubahan) Quotation / Penawaran Harga

3 Setelah dilakukan penawaran harga maka proses selanjutnya • Form Inspeksi Supplier
adalah melakukan Purchase Order dan input PO.
Purchase Order
4 Inspeksi Supplier dilakukan secara berkala setiap 6 bulan Closing PO
sekali yang bertujuan untuk mengevaluasi layak atau
tidaknya Input

Surat Jalan

Tabel 1.1
Instruksi Kerja pada Fungsi Pembelian PT Gita Mandiri Tehnik

L1 
 
 Internal Control Quisioner (ICQ)

Fungsi Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas

PT GITA MANDIRI TEHNIK

No Daftar Pertanyaaan Ya Tidak Tidak Tentu

1. Apakah fungsi gudang terpisah dari fungsi

penerimaan? √

2. Apakah Bagian Pembelian memiliki kebijakan

atau prosedur secara tertulis? √

3. Apakah pelaksanaan kegiatan pembelian selalu

mengikuti pedoman kebijakan tersebut? √

4. Apakah setiap pembelian didasarkan pada

permintaan pembelian dari bagian yang

membutuhkan? √

5. Apakah Daftar supplier telah disiapkan? √

6. Apakah daftar supplier-supplier yang telah

direkomendasikan oleh klien telah tersedia? √

Apakah ada kriteria-kriteria tertentu untuk

menyeleksi supplier-supplier lainnya? √

7. Apakah dalam proses pembelian ini terdapat

dokumen pendukung seperti:

a. Surat Permintaan Barang √

b. Surat Penawaran Harga √

L2
 c. Surat Pesanan Pembelian √

9. Apakah perusahaan memiliki minimum stock

sebagai dasar atas permintaan pembelian? √

Apakah pembelian benar-benar dilakukan hanya

pada saat persediaan mencapai minimum stock? √

10. Apakah dokumentasi pembelian disimpan oleh

bagian pembelian? √

11. Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh

pejabat berwenang dalam setiap dokumen:

a. Surat Permintaan Pembelian √

b. Surat Pesanan Pembelian √

12 Apakah permintaan pembelian dilakukan tepat

waktu? √

13 Apakah untuk setiap pembelian selalu

dipergunakan pesanan pembelian? √

14. Apakah perusahaan pernah mengalami

kekurangan atau kelebihan persediaan? √

15. Apakah bagian lain tidak diperbolehkan

melakukan transaksi pembelian? √

16. Apakah pembelian melibatkan banyak supplier? √

17. Apakah dalam setiap pembelian Bagian

Pembelian melakukan penawaran harga terhadap

supplier? √
18. Apakah barang yang dipesan dari supplier

selalu diterima tepat waktu sesuai kebutuhan

perusahaan? √

19. Jika tidak, apakah ada prosedur tindak lanjut

atas barang-barang yang diterima tidak tepat

waktu? √

20. Apakah diadakan perhitungan fisik barang

terhadap Surat Jalan supplier? √

21. Apakah Bagian Pembelian selalu bekerja sama

dengan Bagian Gudang untuk pemantauan

pengelolaan persediaan yang efektif? √

22. Apakah permintaan pembelian selalu dilakukan

apabila jumlah persediaan sudah mencapai

minimum stock? √

23. Apakah tembusan dokumen pembelian selalu

diberikan ke Bagian Akuntansi? √

24. Apakah Bagian Pembelian menyimpan

dokumen-dokumen pembelian sebagai bukti dan

arsip? √

25. Apakah Bagian Pencatatan Hutang terpisah dari

Bagain Akuntansi? √

26. Apakah bagian pencatatan hutang memiliki

prosedur/kebijakan secara tertulis? √

27. Apakah dalam proses pencatatan hutang terdapat

 dokumen:

a. Faktur dari pemasok √

b. Kuitansi tanda terima uang dari pemasok √

c. Bukti kas keluar √

28. Apakah ada otorisasi dan tanda tangan oleh

pejabat berwenang atas dokumen:

a. Bukti kas keluar √

b. Giro √

29. Apakah bagian lain dalam perusahaan tidak

dapat melakukan pencatatan yang berhubungan

dengan hutang? √

30. Apakah dokumen pencatatan hutang disimpan

oleh Bagian Akuntansi? √

31. Apakah Bagain Keuangan selalu melakukan

pembayaran utang tepat waktu, sesuai tanggal

jatuh tempo yang ditentukan? √

32. Apakah setelah pembayaran dokumen

pendukung dicap lunas? √

33. Apakah copy bukti pembarayan dikirim ke

Bagian Akuntansi? √

34. Apakah diadakan pemisahan dokumen hutang

yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar? √

TABEL 1.2.

Kuisioner atas Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas

  

TABEL 1.3.

Flowchart Pembelian, Hutang Usaha dan Pengeluaran Kas