BAHAGIAN PENDIDIKAN & LATIHAN TEKNIKAL

VOKASIONAL
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
ARAS 5 & 6, BLOK E14, KOMPLEKS E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
KOLEJ VOKASIONAL

NOTA KULIAH 2
SEMESTER SEMESTER 4 DVM SESI 2/2020

JABATAN JABATAN TEKNOLOGI ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK

PROGRAM DIPLOMA TEKNOLOGI ELEKTRONIK / DVM

KOD/KURSUS DEB 4122 MAINTENANCE TECHNOLOGY

KOMPETENSI 2.0 ORGANIZE PROCUREMENT OF COMPONENTS

2.1 Prepare list component required

KOMPETENSI UNIT
2.2 Determine source component

Trainee must be able to:

1. Prepare the standard procedures of operational and maintenance

practiced according to management requirement. (C3, PLO3)
KOMPETENSI
PEMBELAJARAN 2. Perform electrical and mechanical instrument calibration according to
calibration schedule and calibration instruction. (P3, PLO2)

3. Follow standard operational procedures while managing site

preparation and equipment installation. (A3, PLO6)

NO KOD DEB 4122

MUKA: 01 DARIPADA 17
NO KOD JPK
 K2: ORGANIZE PROCUREMENT OF COMPONENTS

(PROSES PEROLEHAN KOMPONEN)

TATACARA PEROLEHAN KERAJAAN

Perolehan (procurement) adalah satu cara untuk mendapatkan atau membeli peralatan atau
perkhidmatan atau kerja yang dikehendaki. Bagi sektor kerajaan cara melaksanakan
perolehan ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan (AP106 hingga 300) dan Surat
Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. Arahan dan Surat Pekeliling ini dikeluarkan
berdasarkan Akta Acara Kewangan 1957.

PRINSIP PEROLEHAN

1. Akauntabiliti Awam : Perolehan seharusnya menunjukkan akauntabiliti awam yang

diamanahkan kepada agensi kerajaan.

2. Diuruskan secara telus: Semua dasar, peraturan dan tatacara dan proses perolehan itu
hendaklah jelas diketahui dan difahami umum.

3. Nilai Faedah Yang Terbaik: Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang
terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.|

4. Saingan Terbuka: Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua
yang layak untuk bersaing.

5. Adil Dan Saksama: Diproses dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan
yang ditetapkan.

AKTIVITI PEROLEHAN

1. Memastikan peruntukan telah diluluskan dan disediakan.

2. Menentukan jenis dan bilangan barang yang dikehendaki.

3. Membuat kajian pasaran mengenai barangan tersebut.

4. Menguruskan proses pembelian.

5. Menandatangani perjanjian.

6. Membuat pembelian atau pesanan.

7. Menyelia penyerahan dan pelaksanaan kontrak; dan

8. Membuat bayaran.
JENIS PEROLEHAN

1. Perolehan Kerja : Perolehan kerja meliputi tiga jenis bidang iaitu awam, elektrikal dan
mekanikal.Kerja-kerja yang terlibat adalah seperti pembinaan bangunan sekolah, pendawaian
letrik, landskap, pemasangan lif, hawa dingin dan seupamanya.

2. Perolehan Bekalan : Perolehan bekalan meliputi perolehan segala jenis alat seperti alatulis,
kelengkapan pejabat, mesin, bahan bacaan, perabot, bahan makanan, kimia, kenderaan dan
seumpamanya.

3. Perolehan Perkhidmatan : Perolehan perkhidmatan meliputi perkhidmatan seperti

pengendalian kursus, latihan, penyelenggaraan, pembaikan, pencucian, pembersihan, kawalan
keselamatan, kantin dan perunding.

CARA-CARA MEMBUAT PEROLEHAN

Perolehan boleh di buat melalui empat cara :-

     1. Pembelian Runcit

     2. Kerja-kerja Requisition (baik pulih)
     3. Sebutharga
     4. Tender

PEMBELIAN RUNCIT

Pembelian runcit ialah kaedah pembelian yang tidak melebihi RM 100,000.00 setahun bagi
satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan.

Pembelian boleh juga di buat dari pembekal yang tidak berdaftar dengan Kementerian
Kewangan jika tidak melebihi RM 50,000.00 setahun.

Pembelian runcit adalah pembelian terus daripada mana-mana punca yang diketahui sentiasa
memberikan harga yang munasabah dengan mengeluarkan pesanan tempatan.

KERJA-KERJA REQUISITION

Kerja-kerja yang dipanggil secara requisition adalah kerja-kerja kecil dan pembaikan yang
tidak mengubah struktur asal. Perolehan secara ini dibenarkan bagi kerja-kerja yang bernilai
tidak melebihi RM 100,000.00 dan hendaklah berdasarkan jadual kerja kejuruteraan awam.

SEBUTHARGA

Sebutharga ialah kaedah pembelian yang melibatkan perbelanjaan melebihi RM 50,000.00

tetapi tidak melebihi RM 200,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item
yang berkaitan.

Pembelian secara sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya daripada lima

pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan menggunakan lampiran Q. Notis
pelawaan sebutharga hendaklah juga dipamerkan di papan kenyataan awam jabatan.
Pelawaan sebutharga memerlukan penyediaan dokumen-dokumen seperti berikut :-

     1. Spesifikasi
     2. Skop Kerja, dan
     3. Syarat-syarat tambahan jika ada

TENDER

Tender ialah kaedah pembelian yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM

200,000.00 setahun bagi satu-satu jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan

Pelawaan tender hendaklah diiklankan di dalam akhbar sekurang-kurangnya satu buah

suratkhabar berbahasa Melayu.

Sebelum pelawaan tender di buat, jabatan dikehendaki menyediakan spesifikasi peralatan,

jadual harga dan syarat-syarat kontrak, kuantiti yang dikehendaki serta surat akuan petender.

PETI TAWARAN

Peti tawaran hendaklah disediakan apabila tender atau sebutharga di pelawa.

Tender atau sebutharga yang di terima tanpa di buka hendaklah dimasukkan ke dalam peti
tawaran berkunci. Peti tawaran hendaklah di tanda tarikh dan waktu peti akan di buka.

Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran diadakan dan anak kunci di pegang secara
berasingan oleh dua orang pegawai kanan jabatan berkenaan. Keselamatan peti tawaran
hendaklah sentiasa di jaga.

TENDER ATAU SEBUTHARGA LEWAT DI TERIMA

Tawaran tender atau sebutharga yang di terima selepas dari masa dan tarikh tutup tidak boleh
di terima.

Walaubagaimanapun Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga mestilah

dimaklumkan tentang kedudukan tawaran yang lewat itu dan terpulang kepada Lembaga
Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga sama ada hendak mempertimbangkan tawaran
tersebut atau sebaliknya.

PEMBUKAAN TENDER ATAU SEBUTHARGA

Satu jawatankuasa hendaklah di lantik untuk urusan pembukaan tawaran dan keahliannya
hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua orang pegawai. Pengerusinya hendaklah
terdiri dari pegawai kumpulan pengurusan dan profesional atau kumpulan A.

Sekiranya jabatan tidak mempunyai pegawai kumpulan pengurusan dan profesional, pegawai
yang lain yang di lantik oleh ketua jabatan hendaklah melaksanakan tugas-tugas tersebut.
TUGAS-TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKAAN SEBUTHARGA

1.Membuka peti tawaran pada waktu yang ditetapkan.

2. Membuka setiap tawaran tender atau sebutharga dan memberi nombor bersiri kepada
setiap tawaran yang diterima.

3. Menyempurnakan borang jadual tender atau sebutharga dengan mencatatkan nama

petender atau penyebutharga, amun yang ditawarkan, tempoh siap atau tempoh penyerahan
dan seterusnya menandatangani borang tersebut.

4. Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga pada apa-apa pindaan
tulisan atau taipan dalam tender atau sebutharga.

5.Memastikan bahawa tawaran harga atau tawaran teknikal dekemukakan dalam dua (2)
sampul yang berasingan dan berlakri bagi tender atau sebutharga bekalan dan perkhidmatan.
Bagi tender atau sebutharga kerja memadai dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri
sahaja.

6.Memastikan bahawa nama petender atau penyebutharga tidak tercatit dalam dokumen
spesifikasi teknikalnya. Sekiranya terdapat nama atau tanda syarikat dalam dokumen
teknikalnya, maka jawatankuasa pembukaan tawaran hendaklah memadamkan identiti
tersebut.

7.Memberikan nombor kod kepada senarai harga dan dokumen spesifikasi teknikal petender
atau penyebutharga.

Dokumen tawaran borang hendaklah dijadualkan dengan menggunakan nombor kod yang
diberikan.

Dokumen tawaran harga adalah dokumen berperingkat dan hanya boleh dikemukakan kepada
Lembaga Perolehan atau Jawatankuasa Sebutharga sahaja melainkan bagi tender atau
sebutharga yang rumit di mana penilaian harga perlu dilakukan oleh Jawatankuasa Penilaian
Harga.

PAMERKAN JADUAL PEMBUKAAN TAWARAN

Jadual pembukaan tender atau sebutharga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan jabatan.

MEMPROSES TENDER ATAU SEBUTHARGA

Adalah menjadi kewajipan pegawai yang menguruskan tender atau sebutharga mengkaji
tawaran yang diterima dan membuat syor mengenainya kepada Lembaga Perolehan atau
Jawatankuasa Sebutharga mengikut mana yang berkenaan.

Ia hendaklah mengesyorkan petender atau penyebutharga yang paling menguntungkan dari

segi harga, menepati spesifikasi dan boleh membekal atau menyiapkan kerja dalam jangka
waktu yang dikehendaki.
PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Taklimat tender atau sebutharga hendaklah disediakan dengan maklumat seperti berikut:-

     1. Status tender/sebutharga

     2. Sumber pembiayaan/peruntukan/anggaran kos.
     3. Tarikh tender atau sebutharga diiklan dan ditutup.
     4. Tarikh tamat sahlaku tender/sebutharga
     5. Latarbelakang mengenai petender atau penyebutharga
     6. Pendaftaran
     7. Equiti kewangan dan pengalaman
     8. Laporan dan perakuan jabatan
     9. Syor setuju terima dengan penjelasan terhadap pilihan tersebut.

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Dokumen-dokumen berikut hendaklah dilampirkan bersama-sama taklimat tender atau

sebutharga:-

      1. Salinan dokumen tender atau sebutharga asal.

      2. Satu salinan iklan
      3. Satu salinan jadual pembukaan tender atau sebutharga.
      4. Ringkasan laporan teknikal
      5. Ringkasan laporan penilaian harga
      6. Laporan atau perakuan perunding (jika ada)
      7. Maklumat harga pasaran (jika ada)

PENYEDIAAN TAKLIMAT TENDER ATAU SEBUTHARGA

Keputusan Tender Atau Sebutharga

Semua tawaran tender atau sebutharga hendaklah diputuskan oleh Lembaga Perolehan atau
Jawatankuasa Sebutharga.

Keahlian Lembaga Perolehan

Pengerusi
KSU/TKSU
Ahli:
Wakil Kementerian Kewangan
Wakil Jabatan Teknikal (JKR, MAMPU, Kem. Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal
Pengguna dll.) yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan
kepada Lembaga Perolehan.

Sumber:
http://apps.emoe.gov.my/bkew/tatacara/TATACARA%20PEROLEHAN%20KERAJAAN.ppt .
 THE RESPONSIBLITIES OF PROCUREMENT / PURCHASING

TANGGUNGJAWAB PEROLEHAN / PEMBELIAN

Pembelian adalah satu tanggungjawab:

 Untuk memastikan bahawa semua input komponen sesuatu produk / perkhidmatan

adalah untuk keperluan operasi sesebuah organisasi yang sejajar dengan rancangan
perniagaan, visi dan misi.

 Untuk memastikan bahawa semua aset komponen sesuatu produk / perkhidmatan

adalah untuk keperluan operasi organisasi yang sejajar dengan rancangan
perniagaan, visi dan misi.

 Untuk menjadi sumber komponen input yang diperlukan dan memenuhi semua
fungsi kualiti, kos dan spesifikasi bahan keperluan.

 Untuk mengenal pasti dan melibatkan vendor / peniaga berkenaan yang boleh
menyediakan khidmat input dan membekalkan bahan-bahan input yang diperlukan

 untuk melindungi dan memastikan bahawa kepentingan syarikat dilindungi secara

menyeluruh merentasi rantaian bekalan.

INPUT ASAS BAGI PEROLEHAN / FUNGSI PEMBELIAN

• Permohonan untuk pembelian

• memohon Sebutharga

• Sebutharga

• bajet dan pertimbangan kos

• Spesifikasi bahan

• Masa dan tarikh penghantaran dijangkakan

• keperluan kualiti

• kuantiti keperluan dan standard pernbungkusan oleh pernbekal

• keselamatan stok dan dasar pengurusan inventori

• pergekalan dasar aset perniagaan

• perkhidmatan oleh pembekal kepada pelanggan selepas jualan dan jaminan oleh

pembekal

• hal-hal lain seperti lokasi dan pengangkutan / keperluan penghantaran

Langkah-langkah yang perlu dibuat semasa proses perolehan komponen:

1. MENYEDIAKAN SENARAI KOMPONEN YANG DIPERLUKAN.

Semasa menyediakan senarai komponen perkara-perkara berikut perlu dilakukan

a. Mentafsir lukisan teknikal mengikut spesifikasi pengilang.

b. Menilai spesifikasi iukisan teknikal mengikut spesifikasi pengilang.

c. Mengenal pasti komponen-komponen yang diperlukan mengikut standard teknikal.

2. MENENTUKAN SUMBER KOMPONEN.

Untuk menentukan sumber komponen perkara berikut perlu diambil kira:

a. Mengenalpasti pembekal yang boleh dipercayai mengikut Kernenterian Kewangan

(MOF).

b. Menyediakan prosedur pesanan pernbelian mengikut prosedur operasi.

c. Mengaplikasi prosedur pesanan pembelian mengikut prosedur operasi.

2.1 PREPARE LIST COMPONENT REQUIRED.

MENYEDIAKAN SENARAI KOMPONEN YANG DIPERLUKAN.

2.1.1 Interpret technical drawing according to manufacturer specification.

Mentafsir lukisan teknikal mengikut spesifikasi pengilang.

2.1.2 Evaluate technical drawing specification according to manufacturer specification.

Menilai spesifikasi lukisan teknikai mengikut spesifikasi pengilang.

2.1.3 Identify components required according to technical standard.

Mengenal pasti komponen-komponen yang diperlukan mengikut standard teknikal.

CONTOH:
Dilberi lukisan skematik bagi projek sebuah bekalan kuasa (power supply). (LAMPIRAN 1)

Sediakan perolehan komponen bagi litar tersebut.

LANGKAH 1: MENYEDIAKAN SENARAI KOMPONEN.

a. Tafsirkan lukisan skematik di LAMPIRAN 1 berdasarkan spesifikasi pengilang.

b. Lakukan penilaian ke atas spesifikasi lukisan skematik tersebut mengikut spesifikasi

yang ditetapkan pengilang.

c. Kenalpasti komponen yang diperlukan (CONTOH: LAMPIRAN 2 & LAMPIRAN 3 )

2.2 DETERMINE SOURCE COMPONENT.

MENENTUKAN SUMBER KOMPONEN.

2.2.1 Identify reliable supplier according to Ministry of Finance (MOF).

Mengenatpasti pembekal yang boleh dipercayai mengikut Kementerian Kewangan
(MOF).

2.2.2 Prepare purchase order procedure according to standard operating procedure.

Menyediakan prosedur pesanan pembelian mengikut prosedur operasi.

2.2.3 Apply purchased order procedure according to standard operating procedure.

Mengaplikasi prosedur pesanan pembelian mengikut prosedur operasi.

LANGKAH 2 TENTUKAN SUMBER KOMPONEN

a. Mengenalpasti pembekal yang boleh dipercayai mengikut Kernenterian Kewangan

(MOF).

Contoh: LAMPIRAN 4 & LAMPIRAN 5

b. Menyediakan prosedur pesanan pembelian mengikut prosedur operasi.

Contoh

1. Menyediakan nota minta ( LAMPIRAN 6)

2. Mendapat quotation (sebutharga) daripada pembekal (LAMPIRAN 7)

3. Menerima barang-barang yang dipesan

4. Membuat proses bayaran (LAMPIRAN 8)

c. Mengaplikasi prosedur pesanan pembelian mengikut prosedur operasi.