PROGRAM KERJA Unit Personalia Anggota

KAFETARIA KEDOKTERAN BEM IKM FKUI 2020

Hanifasti Yasmin A

No Nama Waktu Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Strategi Pelaksanaan Penanggung

Kegiatan Pelaksanaa Jawab
n
1. Rapat Unit Tiap Bulan 1. Menyusun UPA 1. Terlaksana minimal 2x 1. Menyepakati 1 tanggal untuk Yasmin
(UPA) rencana kerja dalam 1 tahun rapat unit UPA yang dilakukan
bulan yang kepengurusan (50%) setiap bulannya
sama dan 2. Dihadiri minimal 3 anggota 2. Mengevaluasi dan
kedepannya UPA (boleh secara online) menyelesaikan masalah yang
apabila (30%) ada di bulan sebelumnya
memungkinka 3. Notulensi dipost di notes 3. menyusun rencana kerja di
n Grup LINE UPA maksimal bulan yang sama dan
2. Mengevaluasi H+1 (20%) kedepannya apabila
dan memungkinkan
menyelesaikan
masalah yang
ada
2. Rapat Divisi Tiap Bulan 1. Mengevaluasi Ketua Divisi dan 1. Terlaksana paling lambat 4 1. Mempublikasikan jadwal Rapat Yasmin
kerja Divisi tiap Unit termasuk hari sebelum Rapat Koordinasi Divisi pada Kalender Kafetaria dan
bulan Divisi Manajemen (40%) buat Reminder di Grup LINE BPH
2. Menyusun Internal 2. Dihadiri minimal 2 anggota Kafetaria
rencana kerja U/D/S termasuk Ka/U/D/S, 2. Mengundang WLB dan Ketua untuk
bulan berikut untuk divisi usaha dan mengikuti Ra U/D/S
3. Menemukan manajemen internal minimal 3. Mengevaluasi seluruh proker bulan
dan diikuti setengah dari total lalu
menyelesaikan anggotanya (boleh secara 4. Menyusun seluruh rencana kerja
masalah yang online). Ka U/D/S wajib hadir. bulan berikutnya
ada (40%) 5. Menotulensikan rapat sesuai
4. Menyusun 3. Notulensi rapat tersimpan dengan format notulensi rapat yang
pelaporan di Drive Kafetaria/Notes Grup telah ditentukan dan disimpan di
untuk Rapat LINE BPH Kafetaria maksimal Drive/Notes Grup LINE BPH
Anggota H+1 Rapat U/D/S (20%) Kafetaria

3. Rapat Maret dan 1. Membicarakan Ketua, seluruh 1. Terlaksana minimal 2x 1. Mengadakan Rapat Koordinasi Yasmin
Koordinasi September koordinasi Ketua Divisi, Unit, dalam satu tahun sesuai dengan kebutuhan dan
Kafetaria antara staf-staf dan Staf (termasuk kepengurusan (30%) permintaan dari UDS
dan divisi-divisi WLB) 2. Dihadiri oleh seluruh ketua 2. Menentukkan jadwal rakor
serta masalah- UDS serta 2 orang staf WLB. sesuai kesepakatan UDS terkait
masalah yang Jika ketua staf atau divisi 3. Membahas tema yang telah
ada di staf-staf berhalangan hadir, maka dipersiapkan sebelumnya
dan divisi-divisi usahakan untuk dilakukan 4. Dihasilkan alternatif solusi
tersebut. secara online ditambah 1 mengenai masalah yang dibahas
2. Menyimpulkan anggotanya atau ditambah 1
solusi dari anggotanya saja (30%)
permasalahan 3. Mensosialisasikan rakor
antara staf-staf kepada pihak yang berkaitan
dan divisi-divisi (WLB, Ketua, Kastaf, Kadiv)
yang ada. paling lambat H-7 sebelum
 rakor dilaksanakan (20%)
4. Notulensi rapat tersimpan
di Drive Kafetaria maksimal
H+1 Rakor (20%)
4. Pre-RTA dan November 1. Bersama Seluruh anggota 1. Rapat dihadiri 50%+1 1. UPA mendiskusikan hal-hal Bersama
Pengkajian Sekre, anggota Kafetaria 2020 yang ingin diubah
Peraturan membuat (30%) 2. Menentukan jadwal sesuai
Anggota rangkaian 2. Dilaksanakan paling kesepakatan mayoritas anggota
acara Pre-RTA lambat H-1 sebelum RTA 3. Membuat absensi
yang (10%) 4. Perubahan/hasil pengkajian
didalamnya 3. UPA membuat rancangan langsung dicatat dan diberikan
mencakup perubahan paling lambat segera kepada sekret setelah
pengkajian dan H-1 Pre-RTA (10%) selesai dikaji, maksimal H+1.
peraturan 4. Softcopy rancangan
anggota untuk perubahan peraturan
dibahas anggota telah siap
bersama diberikan kepada Sekre H-
seluruh 1 sebelum RTA (10%)
anggota 5. Seluruh permasalahan
2. Rapat dihadiri dalam peraturan anggota
seluruh dalam setahun terdata
anggota (20%)
6. terdapat solusi terhadap
permasalahan peraturan
anggota yang
dicantumkan dalam
rancangan perubahan
(20%)

5. RTA Januari 3. Bersama Seluruh anggota 1. Rapat dihadiri 50%+1 1. UPA mendiskusikan hal-hal Bersama
Sekre, anggota (40%) yang ingin diubah
membuat 2. Softcopy rancangan 2. Menentukan jadwal sesuai
rangkaian perubahan peraturan kesepakatan mayoritas anggota
acara RTA yang anggota telah siap 3. Membuat absensi
 didalamnya diberikan kepada Sekre H-1 4. Menyiapkan segala hal yang
mencakup sebelum RTA (20%) dibutuhkan seperti Soft Copy
pengkajian dan 3. Seluruh permasalahan file peraturan anggota yang
peraturan dalam peraturan anggota sudah diedit (apabila sudah
anggota untuk dalam setahun terdata diedit), laptop beserta
dibahas (20%) sekretaris dari UPA, proyektor,
bersama 4. Terdapat solusi terhadap dan layar.
seluruh permasalahan peraturan 5. Perubahan/hasil pengkajian
anggota anggota yang dicantumkan langsung dicatat dan diberikan
4. Rapat dihadiri dalam rancangan segera kepada sekret setelah
seluruh perubahan (20%) selesai dikaji, maksimal H+1.
anggota
6. Pengadaan April 1. Terdapat link Seluruh anggota 1. Link form absen tersedia 1. Meminta format buku absen Ainun
link form form absensi maksimal 14 hari setelah dari kepengurusan sebelumnya
(Google untuk raker (20%) untuk dibuat dalam bentuk link
Sheet) absen mencatat 2. Seluruh laporan izin form
yang akan kehadiran dan 2. Merekap catatan laporan izin
anggota yang terlambat
diinput ke laporan izin anggota setiap kali selesai
atau tidak hadir tercatat
Excel setiap anggota kegiatan ke Excel
dalam link form absen
selesai acara
(40%)
3. Seluruh laporan izin
anggota yang terlambat
atau tidak hadir tercatat
dalam link dipindahkan
ke Excel maksimal H+1
(20%)
4. Tidak melebihi anggaran
(20%)
7. PJ Keuangan Setiap Mengkoordinasikan PJ Keuangan UPA 1. Laporan diterima Divisi
bulan atau laporan keuangan UDS dan Ketua Keuangan paling lambat paling
setiap ada dengan Divisi Keuangan lambat 4 hari sebelum RA
pengeluara Keuangan (30%)
n 2. Terdapat Soft Copy Laporan
keuangan yang telah diisi
dengan lengkap disertai
kwitansi dan saldo yang
dikembalikan sesuai dengan
jumlah saldo di laporan
keuangan UDS (dalam bentuk
Google Sheet) pada saat RA
(40%)
3. Kwitansi, nota, print bukti
belanja online (hardcopy)
dikumpulkan (30%)
1. Mengumpulkan bon di Hari-H Ris
acara atau setiap awal bulan
(apabila pengeluaran rutin)
2. Ka.Staff mengingatkan PJ
Keuangan untuk membuat laporan
keuangan di Ra U/D/S yang direkap
maksimal H+1 acara atau setiap
awal bulan (apabila pengeluaran
rutin) ke Google Sheet
3. Seluruh pemasukan dan
pengeluaran bulanan UDS terdata
4. Laporan yang sudah selesai
langsung diserahkan ke Divisi
Keuangan
5. Mengembalikan saldo kepada
Divisi Keuangan pada saat Rapat
Anggota (RTA)
8. Pengisian Tiap Bulan 1. Tiap Ka.UDS U/D/S 1. Pembuatan link Sheet Yasmin
1. Setiap Ka.UDS mengisi form KP
Kredit Poin mencatat online untuk pengawasan
di link online form KP setiap selesai
oleh setiap penilaian dan pengisian KP (10%)
rapat unit atau divisi
Ketua UDS Kredit Poin 2. Pengisian KP terlaksana
2. UPA memastikan seluruh form
dan dalam bentuk setiap akhir bulan dan
terisi dengan benar dengan
perekapan upload ke sudah lengkap paling
diperiksa setiap akhir bulan
oleh UPA Google Sheet lambat 2 hari sebelum RA
3. WLB mengevaluasi kinerja tiap
2. UPA merekap untuk Staf WLB dan 4 hari
anggota tiap bulan dan melaporkan
KP untuk sebelum RA untuk U/D/S
kinerja anggota selama satu
dianalisa WLB lainnya (50%)
periode saat RTA
dan 3. Pengisian KP sesuai dengan
ditindaklanjuti ketentuan Peraturan
Ka.UDS dan Anggota (diperiksa oleh
UPA UPA) (20%)
4. UPA memastikan KP
dievaluasi oleh WLB untuk
dievaluasi setiap bulannya
dan paling lambat sudah
lengkap semua saat H-3 RA
(20%)
9. Ultah Bulan Insidental 1. Meningkatkan Seluruh anggota 1. Pembuatan database 1. Membuat kalender ultah online Ainun
Ini + Fun fact kekeluargaan anggota Kafetaria 2020 anggota & remindernya
anggota Memberikan dengan penyebaran form 2. Anggota UPA saling
perhatian pada yang berisi nama, tanggal mengingatkan ulang tahun
anggota yang lahir, dan setidaknya 1 hal anggota satu sama lain
berulang tahun unik/yang disukai anggota.
(50%)
2. Jarkom dan poster ulang
tahun di kirimkan di Grup
LINE Kafetaria 2020
selambat-lambatnya jam
10 malam di hari yang
sama (ultah) (50%)
10. Dudu Setiap Saat 1. Sebagai media Seluruh anggota 1. Penggabungan UPA sebagai 1. Membuat link G-form untuk curhat Kak Rena dan
Kafetaria di anggota dalam 1. Dapat diisi admin di OA Kafetaria bersama anonim dengan pilihan konsultasi Kak Hannisa
OA dan G- menuliskan oleh hubeks (50%) apabila diinginkan
form untuk aspirasi dan semua 2. Anggota UPA memeriksa secara 2. Anggota UPA memeriksa secara rutin
curhat curhatannya anggota. rutin setidaknya setiap 2 minggu setidaknya setiap 2 minggu sekali
anonim 2. meningkatkan 2. Dapat sekali dan di share ke grup
kepedulian dilihat dan Kafetaria 2020 (50%)
antar anggota disampaika
3. mendeteksi n oleh UPA1.
dini jika ada baik secara
anggota yang personal
demotivasi ke orang
1. yang
berkaitan
maupun ke
grup
Kafetaria
2020
secara
umum.
11. Video Desember 1. Memberikan Seluruh anggota 1. Softcopy foto-foto setiap 1. Menyiapkan kamera Kak Hannisa
Tahunan sarana bagi kegiatan tersimpan di (setidaknya kamera HP) di
Kafetaria anggota untuk album Grup LINE setiap kegiatan KV yang akan
menyimpan Kafetaria 2020 secara mendokumentasi dan
memori sistematis paling lambat mengupload foto-foto
2. Sebagai media h+1 setelah acara (40%) 2. Menyimpan softcopy foto di
flashback 2. softcopy foto di compile album grup LINE Kafetaria
Kafetaria saat bulan pembuatan 2020/komputer KV sebagai
video (30%) arsip segera setelah kegiatan
3. Tidak melebihi anggaran selesai dengan nama folder
(20%) yang mencakup nama kegiatan
4. Terlaksana tepat waktu dan tanggal kegiatan sehingga
(10%) dapat tersusun dengan baik
3. Membuat video di bulan yang
sudah ditentukan

12. KV sehari + September 1. Mempererat Seluruh anggota 1. Terlaksana sesuai jadwal 1. Perencanaan KV sehari Ainun, Yasmin,
One day with tali dan Caang (20%) dilakukan satu bulan sebelum Ris
Caang silaturahmi 2. Dihadiri minimal 2/3 dilaksanakannya kv sehari
(+UPAB) antara anggota Kafetaria 2020 2. Sosialisasi dan penentuan
anggota (20%) tanggal KV sehari dilakukan
kafetaria 3. Tidak lebih dari sepertiga pada RA bulan sebelumnya,
2. Meningkatkan anggota hadir yang kecuali KV sehari pada awal
rasa terlambat/pulang kepengurusan
kekeluargaan duluan(10%) 3. Membagi anggota ke dalam
dan 4. Kegiatan yang dilakukan beberapa tim dan bermain
keakraban banyak melibatkan games yang melibatkan
anggota interaksi antar anggota dan interaksi antar anggota
3. Mengenalkan calon anggota/anggota 4. Melakukan survey lokasi KV
dan muda(30%) sehari sebelum penentuan
mempererat 5. Proker tidak melebihi lokasi dilakukan
rasa anggaran (20%) 5. Melakukan survey harga dan
kekeluargaan meminta subsidi dari anggota
dan apabila diperlukan
 keakraban
anggota
kepada
caang/anggot
a muda
4. Mengenalkan
calon
anggota/angg
ota
mudadengan
kegiatan
personalia
Kafetaria
13. Klinik sehari 4-5 April 1. Mempersiapka Seluruh anggota 1. Terlaksana tepat waktu 1. Pembagian kelompok kecil Kak Rena
online via n dan melatih (20%) untuk memudahkan
zoom anggota 2. Minimal 2/3 anggota pembelajaran
kafetaria agar hadir(20%) 2. Peralatan kegiatan sudah
memiliki 3. Keterampilan klinik yang disiapkan sebelum acara
pengetahuan akan diasah ditentukan dengan anggaran yang
dan sebelumnya (20%) disesuaikan maksimal H-7
keterampilan 4. Tidak melebihi anggaran 3. Mengingatkan anggota untuk
dalam ilmu (10%) belajar terlebih dahulu materi
keterampilan 5. Terdapat sarana zoom yang keterampilan klinis yang akan
klinik memadai untuk kebutuhan dilakukan
2. Sebagai dalam pelatihan (30%) 4. Mengirim checklist
bentuk latihan keterampilan klinis yang
anggota dibutuhkan untuk anggota
menuju ujian dalam belajar
OSCE KKD
14. English Test Setiap Pre- 1. Mengukur Seluruh anggota 1. English test dilakukan 1. Soal english test dipersiapkan Ris
RTA dan kemampuan tepat waktu saat RA (20%) paling lambat H-1 RA
RTA ® anggota dalam 2. Soal english test telah siap 2. Menghitung total nilai anggota
November, bahasa inggris H-1 RA di Kahoot (20%) untuk penentuan ranking 1
Januari 2. Memacu 3. Menentukan anggota yang sebelum RA
anggota untuk ranking 1 dan memberikan 3. Soal English test berupa soal pilihan
meningkatkan hadiah kepada anggota ganda di Kahoot dan lagu (untuk
kemampuan tersebut di akhir test listening)
bahasa (20%) 4. Membeli hadiah sebelum RA
inggrisnya 4. English test diikuti minimal 5. Mencari hadiah yang sesuai dengan
oleh 50% anggota yang anggaran
hadir (20%) 6. Memasukan nilai english test
5. Proker tidak melebihi anggota pada akhir setiap RA
anggaran (20%) 7. Memberikan konsekuensi kepada
anggota dengan nilai terendah

15. Hajatan Setiap 1. Memudahkan Seluruh anggota 1. Foto bersama para 1. Mengkoordinasi di grup KV Ainun
Wisuda musim koordinasi wisudawan anggota 2. Membeli hadiah untuk
wisuda dalam acara Kafetaria dengan anggota wisudawan
(Septembe besar alumni minimal 50% (50%)
r dan seperti 2. Terdapat pemberian hadiah
Februari 12 nikahan bingkai dan editan
2. Meningkatkan didalamnya (minta hubeks)
orang)
jalinan dari KV untuk setiap
silaturahmi anggota yang wisuda
dengan kakak (50%)
tingkat di
Kafetaria
16. Pelepasan Desember 1. Memberikan Anggota kafetaria 1. Semua anggota kafetaria 1. Pembuatan template & Ris
2015 kenang-kenangan dan angkatan 2015 desain mencari dan
tanda terima kasih menerima memorabilia pengumpulan pesan kesan
pada anggota yang (30%) dari semua anggota dimulai
akan habis masa 2. Memorabilia selesai sejak H-1 bulan penyerahan
baktinya di kafetaria sebelum hari memorabilia
2. Menjaga hubungan penyerahan(30%) 2. Persiapan video kenang-
silaturahmi antar 3. Tertampungnya pesan kenangan untuk acara
anggota dan anggota dan kesan dari tiap pelepasan H-1 bulan acara
kehormatan anggota (10%) 3. Memastikan anggota
4. Terdapatnya acara Kafetaria 2020 terutama
pelepasan (berupa sesi angkatan 2015 datang
kesan pesan, 4. Anggota UPA hadir dalam
persembahan, pemberian setiap rapat progress bersama
kenang-kenangan, dan caang (koordinasi bersama
foto bersama) (20%) UPAB)
5. Tidak melebihi anggaran
(10%)
6.
17. Hajatan Insidental 1. Memudahka Seluruh anggota 1. Terdapat pemberian hadiah 1. Mengkoordinasi di grup KV Bersama
alumni n koordinasi dari KV untuk setiap 2. Membeli hadiah untuk alumni
dalam acara alumni yang mengadakan
besar alumni acara besar yang
mengundang KV (100%)
seperti
nikahan
2. Meningkatka
n jalinan
silaturahmi
dengan
alumni
18. Melengkapi Juli 1. Mempunyai Seluruh anggota 1. Seluruh anggota 1. Membuat link database Ainun
database database (KV WSYB) kehormatan KV yang 2. Menghubungi secara personal
alumni alumni yang berada di line KV WSYB anggota kehormatan yang
 lengkap mengisi database alumni tergabung di grup line KV
2. Memudahkan (50%) WSYB
apabila kv 2. Terdapat database alumni
ingin mencari dalam bentuk Google Sheet
donatur pada akhir kepengurusan
(50%)
1.
19. Ulang tahun Oktober -Memperdalam ilmu Seluruh anggota 1. Terlaksana tepat waktu 1. Menentukan tanggal Yasmin
Kafetaria: dan memperluas (10%) berdasarkan mayoritas anggota
Pengajian wawasan keagamaan 2. Dihadiri minimal 50% Kafetaria 2020
Anggota + 1. -Mempererat jumlah anggota Kafetaria 2. Menentukan tempat dan
Temu Alumni silaturahmi antar 2020 (10%) jumlah anak yatim
+ BUAYA anggota 3. Materi yang diberikan 3. Menentukan peran kerja
(+Hubeks) sesuai dengan kesepakatan anggota kafetaria 2020
anggota (10%) 4. Berdiskusi dengan anggota
4. Terdapat sesi mengaji mengenai materi dan
(20%) ustadz/ustadzah yang akan
5. Terdapat sesi edukasi dan mengisi acara
bersenang-senang dengan 5. Mengundang anggota di grup
anak yatim (20%) Kafetaria 2020 dan alumni di
6. Terdapat sesi hiburan dari grup KV WSYB
Kafetaria dan alumni (jika 6. Kebutuhan untuk acara
berkenan) (10%) disesuaikan dengan anggaran
7. Terdapat sesi sharing
bersama alumni (20%)
8. Tidak melebihi anggaran
(20%)