Merancang Pertemuan yang Efektif

Ada dua aspek yang mesti dipikirkan oleh seorang fasilitator sebagai “pemandu proses”. Satu aspek
berhubungan dengan memandu dan membangun dinamika kelompok, dan aspek yang lain adalah
mendesain sebuah pertemuan dan memandu proses pelaksanaannya. Sesi ini dititikberatkan/difokuskan
pada aspek yang kedua, yaitu mendesain sebuah pertemuan dan memandu prosesnya.

Meningkatkan efektifitas sebuah pertemuan

Peran fasilitator dalam desain proses

Sebagai pemandu proses sangat penting bagi seorang fasilitator untuk melengkapi dirinya dengan
ketrampilan mendesain proses dan merancang agenda pertemuan (atau membantu pihak lain merancang
agenda pertemuan bila sang fasilitator diminta oleh pihak tersebut untuk memproses pertemuan mereka).
Seorang fasilitator pada akhirnya memiliki tanggung-jawab untuk membantu orang lain mengidentifikasi
apa yang mereka harapkan bisa tercapai melalui sebuah pertemuan dan membantu mereka untuk secara
nyata mencapai hasil tersebut. Seringkali, kegiatan merancang pertemuan itu sendiri menjadi sama
pentingnya dengan pertemuan yang akan dilangsungkan. Bila sang fasilitator bukanlah satu-satunya pihak
yang bertanggung-jawab untuk mencapai sebuah hasil tertentu, maka penting baginya untuk mediskusikan
dan mengkonsultasikan dengan pihak lain sebelum pertemuan berlangsung.

Apa itu “agenda” dan kenapa kita mengembangkannya?

“Agenda” adalah alat yang sangat biasa dibahas dalam pertemuan, namun sering disalahartikan. Agenda
yang baik dapat menjadi alat untuk fasilitasi yang efektif dan sekaligus alat perencanaan, baik bagi seorang
fasilitator maupun pekerja lapangan.

Agenda dapat membantu:

 identifikasi hasil yang ingin dicapai di akhir pertemuan
 identifikasi proses untuk mencapai hasil tersebut
 menjaga fokus pertemuan karena setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang arahan proses
 menjelaskan peran dan tanggung-jawab selama proses
 memaksimalkan pemanfaatan waktu yang tersedia secara efektif dan efisien

Dua komponen pokok dari perencanaan agenda yang baik

Ketrampilan pengembangan agenda yang baik terletak pada kejelasan tentang hasil-hasil yang ingin
dicapai dan proses guna mencapai hasil tersebut, didalam rentang waktu yang ada. Seringkali kita lupa
bahwa “persiapan” sangat diperlukan dalam sebuah pertemuan, dan bahwa tindak lanjut yang dilakukan
diantara pertemuan bisa lebih efektif dari usaha mencoba menghasilkan sesuatu di pertemuannya sendiri.
Menjadi tanggung-jawab fasilitator untuk mengantisipasi hal ini.

Perencanaan agenda yang

baik
2 komponen pokok

Perjelas hasil yang Rancang proses untuk

diharapkan dari setiap mencapai tiap-tiap hasil
topik pembicaraan

Topik >>> Hasil Hasil >>> Proses

______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________
___________________________________

Tantangan dalam desain proses

Untuk mencapai hasil yang diharapkan, fasilitator perlu merancang dan menyiapkan beberapa
alternatif/pilihan proses pertemuan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai hasil tersebut.
Tantangan berat bagi seorang fasilitator adalah menjaga keseimbangan sebuah proses yang seharusnya
terstruktur, dengan kebutuhan akan fleksibilitas. Kreativitas amat dibutuhkan disini. Rancanglah beberapa
variasi proses yang mungkin dikembangkan, dengan tetap berpijak pada pencapaian hasil-hasil yang
diharapkan dan kurun waktu terbatas yang tersedia.

Contoh dari sebuah agenda sebagai alat perencanaan yang efektif

Topik Hasil yg diharapkan Rancangan Proses Penanggung-jawab

1. Refleksi atas kinerja  daftar kesuksesan  Curah pendapat dengan  Petugas lapangan
kelompok VE dalam 6 anggota kelompok fishbowl selama 30 mnt untuk
bulan memantau caleg lokal  Diskusi kelompok untuk memfasilitasi
 daftar kendala dalam perbaikan selama 30 mnt  Relawan dari
melakukan  Berbagi dalam pleno untuk kelompok untuk
pemantauan merancang aksi bersama, 50 mencatat proses
 daftar perubahan menit diskusi kelompok
yang perlu dilakukan kecil
 rencana aksi

Catatan khusus: perlu

Alternatif proses: satu relawan dari
 Diskusi kelompok bertingkat, kelompok untuk
diskusi pertama dalam memffasilitasi diskusi
kelompok kecil selama 20 kelompok yang lebih
menit dan diskusi kelompok besar
lebih besar untuk
menggabungkan ide-ide
selama 30 menit
 Berbagi dalam pleno untuk
presentasi dan perbaikan,
serta merancang aksi
bersama, 60 menit
2. Jadwal monitoring
lapangan
3. Perencanaan
operasional
4. Dll

Karakteristik dari pertemuan yang efektif dan tidak efektif

Pertemuan yang efektif: Pertemuan yang tidak efektif:

Beragam metoda digunakan agar semua dapat Agenda dengan pembagian waktu secara detil
berpartisipasi disiapkan. Diasumsikan bahwa pertemuan akan
dimulai tepat waktu

Bila agenda terlalu padat, buat prioritas dan pilih Tidak ada agenda yang disiapkan karena fasilitator
hasil apa saja yang paling mendesak dan diinginkan menganggap penting untuk menjaga fleksibilitas
oleh kelompok

Seorang peserta pertemuan diberi tugas membuat Ada agenda pertemuan yang terdiri dari daftar
catatan dan menyampaikannya kepada peserta lain topik, tanpa catatan tentang hasil yang diharapkan
di akhir pertemuan

Seorang peserta diminta menjadi pengawas waktu Diasumsikan di awal pertemuan bahwa semua
orang tahu apa yang perlu dilakukan tetapi
sebenarnya….

Peserta melakukan persiapan yang matang sebelum Tidak ada istirahat karena topik-topik pertemuan
pertemuan membutuhkan konsentrasi dan fokus peserta

Peserta sudah tahu apa yang diharapkan dari mereka Tidak ada kesempatan mengangkat isu-isu yang
dalam pertemuan tidak ada di agenda

Norma pertemuan disusun, dibahas dan disetujui Banyak waktu dihabiskan untuk memprioritaskan
oleh semuanya topik-topik yang akan dibahas dalam pertemuan

Pada akhir pertemuan, semua peserta memahami Pertemuan selalu mengikuti format yang sama dan
apa yang telah disepakati dan apa saja yang masih orang yang sama pulalah yang berbicara
harus dilakukan

Isu-isu yang muncul yang tidak ada dalam agenda Pada akhir pertemuan tidak ada kejelasan tentang
diletakkan pada “tempat parkir”. Waktu yang tepat keputusan maupun tindak lanjut
untuk membahasnya akan dibicarakan di akhir
pertemuan

Di awal pertemuan, peserta menetapkan ukuran Pertemuan selalu didominasi dengan presentasi dari
untuk lama waktu dan agenda minimal yang harus berbagai orang. Waktu diskusi selalu sangat singkat
dibahas

Seberapa baik anda mendesain dan memfasilitasi pertemuan?

Hampir Jarang Kadang- Biasanya Hampir
tidak kadang selalu
pernah
Apakah anda merancang proses dan
mempersiapkan agenda sebelum 1 2 3 4 5
memfasilitasi sebuah pertemuan?
Apakah semua peserta memahami hasil
yang diharapkan dari pertemuan 1 2 3 4 5
sebelum pertemuan dimulai?
Apakah anda menyepakati norma-
norma untuk pertemuan anda? 1 2 3 4 5
Apakah agenda serta proses yang anda
rancang memungkinkan pembahasan 1 2 3 4 5
isu-isu penting yang mungkin belum
diantisipasi sebelumnya?
Apakah anda menggunakan sejumlah
metoda yang berbeda dalam pertemuan 1 2 3 4 5
anda?
Apakah pertemuan-pertemuan yang
anda fasilitasi dimulai dan diakhiri tepat 1 2 3 4 5
waktu?
Apakah setiap orang berpartisipasi
dalam pertemuan-pertemuan yang anda 1 2 3 4 5
fasilitasi?
Apakah anda menghindari penentuan
waktu yang rinci dalam agenda 1 2 3 4 5
pertemuan-pertemuan anda?
Apakah anda mengijinkan peserta untuk
beristirahan pada saat yang diperlukan? 1 2 3 4 5
Apakah semua peserta paham tentang
keputusan-keputusan yang telah 1 2 3 4 5
disepakati dan tindak lanjut yang harus
dilakukan dalam pertemuan yang anda
fasilitasi?
Apakah anda memastikan bahwa ada
yang membuat catatan pertemuan untuk 1 2 3 4 5
dibagikan pada semua peserta setelah
pertemuan?
Apakah anda memastikan bahwa
peserta memahami peran anda sebagai 1 2 3 4 5
fasilitator berbeda dengan peran lain,
misalnya, pimpinan rapat?
Jumlahkan nilai total anda:
 Jika nilai anda diantara 50-60, selamat! Pertemuan-pertemuan anda sudah memiliki elemen-
elemen penting yang dibutuhkan agar sukses
 Jika nilai anda diantara 40-50 jangan terlalu khawatir, fokuskan perhatian pada hal-hal yang
perlu diperbaiki
 Jika nilai anda dibawah 30 sudah jelas dibutuhkan kerja keras untuk memperbaiki. Tapi jangan
cemas, pasti ada hal-hal yang bisa diperbaiki dalam waktu singkat