Pengertian Rental Office

Kantor sewa atau Rental Office berasal dari kata “kantor” dan “sewa” yang
masing-masing memiliki pengertian, yaitu:
 Kantor
Bangunan yang dipakai untuk bekerja yang berkenaan dengan urusan administrasi (Santoso,
2002:297).
Wadah segala sesuatu tentang penerimaan(receiving). Pendokumentasian (recording), dan
fasilitas informasi serta perlindungan aset perusahaan yang menjamin bahwa bisnis atau
usaha perusahaan itu dapat dipantau dan diperhitungkan (receiving). (Guedes, 1979, hal
107)
 Sewa
Menurut W.J.S Poerwodarminto dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah pemakaian
sesuatu dengan membayar uang.
Pemakaian, peminjaman sesuatu dengan membayar uang, yang boleh dipakai (Santoso,
2002:526).
Dari definisi suku kata diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari
kantor sewa adalah ruang atau bangunan/gedung sebagai tempat untuk melaksanakan kegiatan
administrasi bagi setiap perusahaan atau pemakai, yang pengadaannya dimaksudkan untuk
disewakan kepada perusahaan/pemakai dalam jangka waktu tertentu pula sesuai kesepakatan
bersama antara pemakai(penyewa) dengan pemilik(pengelola).
Atau dapat juga kami artikan sebagai bangunan atau wadah bagi
kegiatan pekerja kantor yang dapat dipergunakan oleh siapapun yang berminat
dengan cara membayar harga.

Fungsi Rental Office

1. Sebagai wadah untuk menampung beberapa perusahaan yang belum mempunyai
kantor sendiri.
2. Sebagai tempat melakukan transaksi bisnis dengan pelayanan profesional serta
lembaga dalam bentuk usaha komersial.
3. Sebagai tempat menampung perusahaan yang bergerak dibidang industri pemasaran.
Dan bukan untuk memproduksi atau mengolah barang mentah atau setengah jadi
menjadi barang jadi, tetapi untuk memasarkan hasil industri yang sudah jadi.
4. Mempermudah para konsumen (pengguna jasa) karena lokasi kantor yang sudah jelas
dan terdapat beberapa jenis kegiatan yang dapat sekalian dilakukan.

Ruang Lingkup Kegiatan Rental Office/Kantor Sewa

Secara umum pihak – pihak yang melakukan kegiatan di dalam kantor sewa adalah
sebagai berikut:
 1. Pihak pengelola yang melaksanakan tugas administratif dan tugas operasional
bangunan, termasuk peralatan gedung dan pelayanan kepada penyewa. Termasuk
dalam kelompok ini adalah manajer dan staf administrasi, dibantu divisi–divisi seperti
bagian pemasaran, enginering, kebersihan dan lain sebagainya.
2. Pihak penyewa yang melakukan kegiatan bisnis dan ruang menempati ruang yang
disewanya. Dalam termasuk dalam kelompok ini adalah penyewa (tenant beserta
relasinya).

Jenis dan Klasifikasi Rental Office

1. Menurut Penyewa
Departemen umum dan tenaga listrik dirjen cipta karya membedakan kantor
sewa menurut usaha penyewa yang ada di dalamnya menjadi dua jenis:
 Usaha Sejenis
Yaitu merupakan bangunan kantor sewa yang di sewa oleh sekelompok usaha
yang sejenis. Bagi investor hal ini sangat menguntungkan, karena memiliki cavative
market/pangsa pasar yang pasti, sehingga mampu memperbesar occupancy rate/tingkat
hunian. Sedangkan bagi penyewa keuntungannya adalah kemudahan komunikasi antar
lembaga dalam rental office, dan kemudahan pembagian akomodasi peruahaan–
perusahaan penyewa yang masih tergabung dalam suatu kelompok perusahaan tersebut.
Kelemahan dari sistem tersebut adalah tidak dapat diterapkan dalam sistem
perencanaan kantor sewa. Karena kebutuhan kondisi – kondisi khusus yang harus
dipenuhi. Kondisi tersebut antara lain kriteria jenis kegiatan yang terintegrasi, serta
tersedianya investor/penyewa yang memiliki kepentingan yang sama.
 Mixed Use/Campuran
Merupakan kantor sewa dengan latar belakang bidang usaha yang berlainan
jenis atau campuran, paling banyak karena fleksibel. Dalam bangunan tersebut para
penyewa berasl dari bermacam–macam latar belakng jenis usaha. Jenis ini lebih banyak
di dapat dalam praktek sehari – hari, karena sifatnya murni bisnis tanpa ada ikatan
tertentu di belakangya.
Kelebihan jenis ini adalah pihak penyewa lebih leluasa dalam memilih kantor
sewa yang lebih sesuai dengan kebutuhannya. Sedangkan kelemahannya adalah sering
timbul kesulitan–kesulitan dalam pelayanan dan tata tertib karena terdapat bermacan–
macam perusahaan dengan jenis berbeda–beda.

2. Menurut kelas bangunan

Menurut kelas bangunan, terdapat dua jenis pengklasifikasian rental office/kantor sewa,
yaitu:

Tabel Klasifikasi Kantor Sewa Berdasarkan Jumlah Lantai

 Jumlah Lantai Kelas

< 21 lantai AI

13 – 20 lantai AII

9 – 12 lantai B

5 – 8 lantai C

4 lantai D

Sumber : S.K.Gub DKI Jakarta No.28 Tahun 1977

 Berdasarkan Kelengkapan dan Kualitas yang Tersedia

Kelengkapan fasilitas dan utilitas pada suatu bangunan kantor sewa
merupakan syarat utama, dan akan memperlancar aktifitas dalam kantor sewa sesuai
fungsinya. Berdasarkan S.K.Gub DKI Jakarta No.208 Thun 1977, fasilitas dan utilitas
yang ada pada rental office antara lain:
1. Listrik
2. Air minimum
3. Telepon
4. Genset
5. Pemeliharaan gedung
6. Publik toilet
7. Elevator
8. Fire detection
9. Air condition
10. Keamanan
11. Cark park
12. Cleaning
13. Telex
14. Utility room
15. Kafetaria
16. Bank
17. Loby dan atau koridor

Keterangan :

a) No. 1 sampai dengan No. 11 adalah fasilitas umum yang harus disediakan
mengingat banguan kantor sewa kelas 1 merupakan bangunan bertingkat
banyak dan mementingkan kelancaran kerja. Mengingat bahwa bangunan
kantor sewa kelas 1 yang bersifat komersial.
b) No. 15 sampai dengan No.17 merupakan fasilitas pelengkap yang dapat
digunakan oleh penyewa umum.
 Penilaian klasifikasi kantor sewa berdasarkan kelengkapan fasilitas dan
utilitas ditampilkan dalam tabel berikut ini:

Kelengkapan Kantor Sewaan Berdasarkan Kelengkapan Fasilitas Utilitas

No JUMLAH NILAI KELAS

1. 90 -100 1

2. 80 – 89 2

3. 60 – 79 3

4. < 60 4
Sumber : S.K.Gub DKI Jakarta No.208 Thun 1977

Administrasi dan pengelolaan rental office

Tujuan usaha kantor sewa yaitu menuju suatu keberhasilan dan kelancaran
kegiatannya membutuhkan sarana administrasi dan pengelolaan yang tetap. Pengamatan dari
berbagai rental office di dapatkan bahwa dalam setiap divisi struktur organisasi pengelolaan
rental office terdiri atas:

1) Divisi teknik, yang meliputi bidang–bidang mekanikal dan elektrikal, kontruksi

dan perawatan bangunan.
2) Divisi keuangan dan umum yang meliputi bidang–bidang akutansi dan
administrasi umum.
3) Divisi pemasaran yang meliputi bidang–bidang periklanan, perjanjian sewa (fix
rental) dan pelayanan pada penyewa.

Rental office di Indonesia dalam melakukan kegiatan administrasi dan

pengelolaannya memiliki kecenderungan untuk menggunakan jenis organisasi fungsional. Di
dalam organisasi fungsional ini digunakan tenaga–tenaga ahli untuk memberikan pengarahan
kepada pelaksana. Pekerja dipimpin oleh beberapa atasan dan melaksanakan pengawasan kepada
pekerja secara terpisah menurut keahlian masing–masing.

DEWAN DIREKTUR

GENERAL MANAGER

MANAGER UMUM MANGER PEMASARAN MANAGER TEKNIK

DAN KEUANGAN

PEKERJA / KARYAWAN PEKERJA / KARYAWAN PEKERJA / KARYAWAN

Struktur Organisasi Fungsional Rental Office Secara Umum