Awal Proses Pekerjaan Bidang Project Engineering

Untuk menjalankan operasionalnya perusahan-perusahan Owner bidang oil & gas maupun mining pastilah
membutuhkan pabrik/smelter untuk mengolah berbagai bahan tambang atau instalasi untuk memproduksi
minyak/gas.Untuk membuat pabrik/smelter atau Instalasi2 tersebut perusahan Client/owner tidak
membangun sendiri tetapi menggandeng kontraktor dengan cara tender.Kontraktor yang menang tentunya
yang akan mengerjakan proyek tersebut, dan setelah proses tender selesai perusahaan kontraktor
membentuk tim project yang terdiri dari project manager dan Sekretaris project, para engineer, designer,
drafter dan tentunya document controller. Setelah ditanda tanganinya kontrak pekerjaan project
Engineering oleh kontraktor dengan perusahaan Client kemudian diadakannya Kick of meeting sebagai
awal dimulainya pekerjaan project engineering . Adapun yang dibahas dalam meeting tersebut antara lain

-Mengenai timeline (Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan project)

-Standard Operating Prosedur (SOP) Pekerjaan project
-Penetapan prosedur standar baku Pengelolaan dokumen seperti penomoran,
Revisi, dan status dokumen
-Penyampaian Progress report (Weekly/Monthly)

Teknis Pekerjaan Document Controller

Dalam sebuah tim project posisi document controller biasanya langsung dibawah project manager dan
sejajar dengan para engineer serta sebagai penghubung antara kontraktor dan perusahaan Client dalam hal
keluar masuknya dokumen.tugas utama dari seorang document controller dalam hal ini
adalah mengelola,mengendalikan dan mendistribusikan serta mengupdate keluar masuknya dokumen baik
yg di terima ataupun dikirim dari klien maupun kontraktor yang mencakup informasi mengenai
judul,nomor,revisi,dan progress status dari awal sampai final.yang perlu digarisbawahi di sini adalah
document controller bukan merupakan staff administrasi tetapi bagian langsung dari sistem pekerjaan
project engineering itu sendiri, posisinya disejajarkan dengan para engineer karena document controller di
tim project bertanggung jawab langsung kepada Project Manager.Maka tidak mengherankan jika di suatu
project yang berskala menengah dan besar seorang document controller ada yang backgroundnya dari
sarjana teknik.

1.Pembagian Jenis Dokumen Project Engineering

Ada 2 macam tipe dokumen yang dihasilkan dari pekerjaan Project engineering yakni dokumen Report
dan dokumen drawing/gambar dan bidang Engineering sendiri terdapat beberapa discipline ilmu yang
sudah sangat familier di bidang teknik yakni : Civil/Structure,Piping,Process,Instrument,Mechanical,dan
Electrical. Dari masing2 discipline tersebut terdapat beberapa kategori dokumen antara lain :
List,Calculation datasheet,MTO (material take off),Design Criteria/basis,Philosophy.kemudian dibagi lagi
perjudul misal yang termasuk Calculation : Control Valve,Flow Element,Pressure Safety Valve.dari judul
ini nantinya di jadikan dasar untuk penomoran dokumen.
Sedangkan untuk data yang berbentuk Drawing dibagi berdasar discipline misalnya ada drawing
mechanical,drawing electrical,drawing civil dll. dan masih dibagi lagi : Drawing isometric,P&ID
Untuk lebih memudahkan dalam memahami pembagian jenis dokumen ini bisa di buat tabel sebagai berikut
:

DISCIPLINE
Civil/Structure Instrument Electrical Piping Mechanical
A.REPORT 1.Calculation 1.Calculation 1.Calculation 1. MTO 1.Calculation
-Shelter Structure -Flow Element -Lighting -Material Take Off -Chemical Tank
-Chemical Pump Calculation Wall
-Crane Structure -Cable Sizing
2.Data Sheet 2.Data Sheet 2.Data Sheet 2.Data Sheet 2.Data Sheet
-Two Way Valve -Flow Transmitter -Lighting -Pipeline Datasheet -Chemical Tank
-Control Valve -Flow Element -Electric motor -Piping Data sheet
3.Design Criteria
B.DRAWING -Typical Pipe Support -Loop Diagram -Lighting Layout -Isometric
-Civil General Notes -Control Room -Cable Tray layout -Plot Plan

2.Keterangan Yang Terdapat Pada Dokumen & Drawing Engineering

Pada dokumen atau drawing terdapat kolom yang beri keterangan sebagai berikut :
a.Judul Dokumen
judul diambil dari nama project dan jenis dokumen
b.Nomor Dokumen/Drawing
Tidak ada standar yang baku dalam penomoron dokumen maupun drawing ini. Ada penomoran
dokumen dan drawing mengikuti yang sudah ada dari perusahaan owner..ada yang hasil kesepakatan
sebelumnya antara kontraktor dan perusahaan owner. Namun yang umum kode penomoran dokumen
maupun drawing ini dengan cara kombinasi huruf nama project dan discipline serta jenis dokumen baru
kemudian nomor urut sebagai contoh :
-Report Civil Calculation : RW-CV-CAL-001 (RW=Nama Project,CV=Civil
,CAL=Calculation,001=nomor urut)
c.Status Dokumen
Status Dokumen ini menunjukan tingkat penyelesaian pekerjaan dari awal sampai akhir yang di setujui oleh
Perusahaan owner.
Status dokumen ini biasanya menggunakan kode abjad ,sebagai contoh :
-IDC : Internal Discipline Check
-IFR : Issued for Review
-IFA : Issued for Approval
-AFC : Approved for Construction
-ABD : As built Drawing
d.Revisi Dokumen
kode revisi yang dipakai pada umumnya adalah angka misal : Rev 1,Rev.2 Rev.3 dst
e.Tanggal Dokumen
tanggal dokumen menunjukkan kapan diterbitkan/dibuat
Contoh Cover Dokumen Project
Nama Project

Gabus Development Poject

Judul Dokumen

Chemical Tank Wall Thickness Calculation

Perusahaan Owner No Dokumen Revisi Status Nama Kontraktor

GB-ME-CAL-001 Rev.1 IFC

Contoh Format Drawing

Perusahan owner
Kontraktor
Nama Project
Drawing content Gabus Development Poject
Tanggal : 20-05-2006
Judul Status
Junction Box Arrangement IFC
Nomor Drawing : GB-IN-PLT-001 REV.2

Untuk status dokumen ataupun drawing selain mengisi kolom juga dikasih stempel.
Ini dilakukan untuk mempermudah kontrol dokumen/drawing yang lagi beredar atau dikerjakan.

3.Proses Kerja Document Controller dalam Tim Project Engineering

Tahap awal Ketika document controller menerima dokumen ataupun drawing dari Engineer civil untuk
pekerjaan civil misalnya ,di catat tanggalnya kemudian mengedarkannya buat internal discipline check
kepada semua Discipline Engineer untuk di mintakan komen atau cek apakah perlu ada
perubahan..kemudian setelah dicek oleh semua discipline Engineer ,dikembalikan lagi kepada document
controller untuk di di kembalikan lagi oleh Engineer civil untuk diperbaiki.Setelah ada perbaikan dari
Engineer civil tersebut di serahkan kembali kepada Document controller untuk dikirimkan dengan
Pengantar yang dinamakan transmittal kepada Perusahaan Client untuk di Review sehingga status
dokumennya dari IDC ke IFR dan seterusnya sampai dengan status dokumennya AFC.Jika terdapat komen
atau belum di setujui dari Perusahaan Client tinggal dinaikkan revisinya.
Untuk mempermudah Pekerjaan seorang Document Controller sangat memerlukan Tools.Mengingat
dokumen dan drawing yang di pegang oleh Document Controller bisa puluhan dokumen dan ratusan judul
drawing tergantung dari besar kecilnya scope project.Tools ini sangat dibutuhkan oleh document controller
untuk membantu merekam aktifitas keluar masuknya document baik yg dikirim maupun yang diterima dari
perusahaan Client yang mencakup informasi mengenai discipline,judul dan nomor dokumen,tanggal
dikirim/diterima,status dokumen,revisi maupun komen.
Sampai dengan saat ini belum ada software yang baku di bidang Document controller mengingat setiap
kebutuhan pekerjaan yang berbeda dari setiap kontraktor,namun ada satu software yang sudah banyak
dipake yakni Documentum.akan tetapi masih lebih banyak tools yang dipake dengan basic Excel atau Ms
Access ,meski ada juga yg menggunakan software dengan cara custom. Tools dengan basic Excel ini yang
dinamakan Master Deliverables Register (MDR).MDR Inilah yang berfungsi untuk mencatat keluar
masuknya dokumen dan drawing baik yang dikirim maupun yang diterima oleh kontraktor dari Client.Jika
suatu saat ada permasalahan pertama2 yg dicek adalah MDR ini.

Contoh : Master Deliverables Register (MDR)

No No Document Title IDC IFR IFA AFC ABD Status Comment
MECHANICAL
CALCULATION
GB-ME-CAL- Chemical Tank 1/3/15 4/3/15 7/3/15 9/3/15 IFC
001 Wall hickness Calculation
DATASHEET
GB-ME-EDS- Chemical Tank 1/3/15 4/3/15 7/3/15 9/3/15 IFC
001

Setelah dokumen dan Drawing sampai pada status AFC dan sudah di setujui oleh Perusahaan Client maka
dokumen tersebut sudah Final yang digunakan pada masa konstruksi. Dan setelah masa Kontruksi selesai
dokumen tersebut berubah menjadi As Built.yang dimaksud dengan As Built adalah dokumen tersebut
sudah sesuai dengan kondisi/konstruksi di lapangan.

4.Penataan/Filing System Document Project Engineering

Untuk Penataan Dokumen dan Drawing yang sudah Final/As Built yang Hardcopy lebih mudah
berdasarkan nama project dan diurutkan berdasarkan discipline. Sedangkan untuk Softfile Pdf disimpan
berdasarkan Hirarki Folder discipline dan jenis dokumen.
Posisi Document Controller dalam tim project sangatlah penting dan dibutuhkan, karena selain sebagai
pusat informasi ,mengontrol keluar masuknya dokumen, juga mengontrol dokumen progress pekerjaan dari
tim project yang telah di submit sebagai dasar untuk melakukan penagihan kepada Client.Maka bisa di
bayangkan jika pekerjaan project engineering tampa adanya document controller pasti pekerjaan project
tidak akan akan berjalan dengan baik karena tidak terkontrolnya dokumen/drawing sehingga berakibat
project tidak berjalan sesuai dengan schedule/terlambat dan konsekuensinya kontraktor bisa kena pinalti.