MODUL PERKULIAHAN

ERP Finance

Account Receivable

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Pascasarjana PPAk 191522005 Dosen Pengampu Matakuliah ERP

04 Finance

Abstract Kompetensi
Pada bab ini akan belajar belajar Mahasiswa memiliki kemampuan
master data terkait dengan account untuk mendeskripsikan tujuan sistem
receivable, transaksi harian berkaitan vendor master terkait account
dengan account payable. Serta receivable, transaksi harian berkaitan
integration dengan material dengan account receivable, dan
menajemen. integration dengan material
manajemen.
Account Receivable

ACCOUNTS RECEIVABLE

Bodnar dan Hopwood (2004:295) mendefinisikan accounts receivable atau piutang

usaha sebagai uang yang terutang oleh konsumen atas barang yang telah dijual atau jasa
yang diberikan kepadanya.
Horngren, Sundem, dan Stratton (2004:239) mendefinisikan accounts receivable
atau piutang usaha sebagai sejumlah uang yang dihutangkan kepada perusahaan oleh
pelanggannya sebagai hasil dari pengiriman barang atau jasa.

Customer Master Data

Sama seperti G/L account dan akun vendor, akun customer juga terdiri dari dua area, yaitu:
a. General data
Sebuah customer account didefinisikan untuk semua company code pada tingkat client.
General data, seperti alamat pelanggan, disimpan di sini. General data berlaku untuk semua
company code yang melakukan bisnis dengan pelanggan.
b. Company code segment
Posting tidak dapat dilakukan ke customer account untuk company code hingga customer
code-specific setting (pengaturan spesifik untuk company code) telah dibuat. Segmen
company code berisi informasi yang berarti hanya ke satu company code, seperti aturan
pembayaran yang telah disetujui.

Gambar 4.1 Company Code View of the Customer Master Record

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

2 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Sama seperti G/L account dan vendor account, customer account disimpan di
berbagai macam account group, sehingga mereka dapat diatur dan dikelola dengan
lebih mudah.
Akun-akun di account group biasanya memiliki karakteristik yang sama. Sebagai
contoh, kita dapat memiliki satu account group untuk pelanggan domestik, satu
account group untuk pelanggan luar negeri, satu account group untuk pelanggan
afiliasi, dan satu account group untuk one-time customer.
Account group memiliki number range yang di-assign ke mereka. Ada dua tipe
number range, yaitu:
a. Internal: tidak perlu memasukkan nomor pelanggan ketika membuat customer
master record. Bahkan, sistem sendiri yang meng-assign nomor pelanggan dari
number range yang telah di-assign ke account group ketika customer master
record baru dibuat.
b. Eksternal: memasukkan nomor pelanggan secara manual ketika membuat
customer master record. Nomor pelanggan tersebut dapat berupa angka maupun
huruf, jika number range mengizinkan hal itu terjadi. Account group menentukan
tampilan dari semua bagian dari customer master record. Dengan kata lain,
mereka menentukan field mana saja yang optional (boleh diisi boleh tidak), field
mana saja yang wajib untuk diisi, field mana saja yang perlu ditampilkan atau
disembunyikan.

Gambar 4.2 Account group pada account receivable

Daily Accounting Transactions in Accounts Receivable

a. Invoice/Credit Memo Entry

Hampir semua tagihan dan kredit memo dari pelanggan mencapai accounts
receivable melalui integrasi dengan Sales Order Management. Pada kasus-kasus

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

3 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 yang terkecuali, jika tidak ada referensi ke sales order, tagihan dan kredit memo
tetap dapat dimasukkan menggunakan enjoy transaction. Layar pengentrian enjoy
transaction dibagi menjadi beberapa area, yaitu:
a. Work templates
Di sini, kita dapat memilih variasi layar, account assignment template, atau
held document sebagai referensi.
b. Header and customer data
Header dokumen dan data customer line item dimasukkan di sini.
c. G/L account items
Line item G/L untuk dokumen dimasukkan di sini.
d. Information area
Saldo dokumen dan informasi mengenai pelanggan ditampilkan di sini.
Information area juga berisi link ke master data dan open item.

Gambar 4.3 Enjoy Invoice/Credit Memo Entry

Transaksi ini juga dapat digunakan untuk membuat dokumen dengan mata
uang asing. Jumlah mata uang asing diterjemahkan ke dalam mata uang lokal
menggunakan kurs pertukaran mata uang yang telah ditentukan.

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

4 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Gambar 4.4 Enjoy Customer Invoice Screen

b. Incoming Payments
Incoming payment (pembayaran masuk) dapat dilakukan dengan beberapa cara
di perusahaan-perusahaan yang berbeda. Beberapa hal yang penting mengenai
incoming payment adalah sebagai berikut:
a. Item akan dibersihkan jika pelanggan melakukan pembayaran open item
sesuai dengan jumlahnya atau sesuai dengan diskon yang telah disetujui.
b. Jika selisih pembayaran yang kecil muncul, selisih pembayaran tersebut dapat
dihilangkan secara otomatis. Jumlah maksimum untuk selisih pembayaran
yang kecil untuk dihilangkan dapat ditentukan di pengaturan toleransi.
c. Jika selisih pembayaran di luar batas toleransi, maka hal ini harus diurus
secara manual. Ada dua metode posting terhadap selisih pembayaran di
luar batas toleransi tersebut, yaitu:
a. Partial payment: item yang dibayar sebagian tersebut tidak dibersihkan.
Sebuah open item yang baru dengan jumlah yang dibayar dibuat di sisi
kredit. Entri kredit ini muncul di atas open item yang telah dibayar dan
menunjukkan bahwa open item hanya dibayar sebagian.
b. Residual item: open invoice dibersihkan dan open item baru (residual
item) dengan jumlah sebesar selisih pembayaran dibuat.

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

5 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Gambar 4.5 Process Incoming Payment Screen

c. Dunning Functions
Sistem SAP menyediakan alat yang secara otomatis menganalisis semua
open item dan menagih semua open item yang telah jatuh tempo. Sistem
menentukan dunning level (tingkat tagihan) berdasarkan jumlah hari sejak open
item tersebut jatuh tempo. Tingkat tagihan menentukan biaya tagihan mana
yang akan digunakan dan juga teks tagihan mana yang akan dipilih. Dunning
history menyimpan data mengenai peringatan tagihan mana saja yang telah
dikeluarkan.
Kita dapat menjalankan automatic dunning (tagihan otomatis) untuk satu
akun dan menghasilkan peringatan tagihan individual, atau kita juga dapat
menjalankan dunning program untuk membuat tagihan secara otomatis ke
sejumlah akun yang dipilih.
Dunning dikontrol oleh suatu dunning procedure (prosedur tagihan).
Prosedur tagihan harus ada di setiap akun pelanggan atau vendor yang ingin
dimasukkan ke dalam automatic dunning. Sedangkan, prosedur tagihan yang
berlaku untuk one-time customer dimasukkan ke dalam one-time account. Kita
dapat menentukan sebanyak mungkin prosedur tagihan yang berbeda. Sistem
SAP menyediakan beberapa standar untuk prosedur tagihan yang dapat
digunakan sebagai template untuk prosedur tambahan. Kita dapat menentukan
bagaimana dunning run akan dijalankan dengan memasukkan parameter di
dalam dunning program. Kita dapat menggunakan parameter dari dunning run
yang sudah ada sebagai template dan mengubah tanggalnya agar memenuhi
persyaratan. Biasanya, parameter berupa company code dan akun yang ingin
dimasukkan ke dalam dunning run.

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

6 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 d. Dunning Run
Selama dunning run, akun-akun dipilih dan dicek untuk item yang telah jatuh
tempo. Sistem kemudian mengecek apakah peringatan tagihan harus dikirim dan
memilih tingkat tagihan yang sesuai. Semua data tagihan disimpan di dalam
dunning proposal.
Dunning proposal dapat diedit, dihapus, dan dibuat ulang sesering yang kita
inginkan hingga bagian akuntansi puas dengan hasilnya.
Dunning proposal bukanlah langkah yang wajib, oleh sebab itu, dunning
proposal dapat dihilangkan. Jika dunn print with scheduling tidak dipilih, sistem
tidak akan membuat proposal. Bahkan, sistem akan langsung mencetak
peringatan tagihan ketika program tersebut dijalankan.

Gambar 4.6 Printing Dunning Notices

Langkah terakhir adalah sistem mencetak peringatan tagihan dan

melakukan update data tagihan di master record dan dokumen, termasuk
tanggal tagihan dan tingkat tagihannya.

e. Correspondence
Correspondence yang terkait dengan bisnis sehari-hari harus di-request terlebih
dahulu sebelum dapat dicetak. Permintaan korespondensi dapat dilakukan
dengan:
a. Otomatis, ketika transaksi khusus seperti bill of exchange charges statement
(laporan biaya pertukaran) atau payment notice (peringatan pembayaran) di-
post
b. Manual, dilakukan oleh bagian akuntansi

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

7 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 c. Menggunakan program request yang menghasilkan permintaan
korespondensi dalam jumlah yang besar secara bersamaan (seperti periodic
account statement, internal document, standard letter)
Korespondensi yang di-request disimpan di dalam tabel permintaan
korespondensi dan dapat dicetak melalui program tertentu.

f. Accounts Receivable Information System

Accounts Receivable Information System memungkinkan kita untuk
menjalankan analisis cepat dari data akuntansi yang penting, seperti:
a. Due date breakdown (rincian tanggal jatuh tempo)
b. Customer payment history (sejarah pembayaran dari pelanggan)
c. Currency risk for customers abroad (resiko mata uang untuk pelanggan
luar negeri)
d. Overdue items (item yang telah jatuh tempo)
e. Jumlah hari yang digunakan oleh pelanggan untuk membayar tagihan
f. Customer cash discount history (sejarah diskon pelanggan)

Integration with Sales Order Management

a. Sales Organizations and Distribution Channels
Sales organization bertanggung jawab atas penjualan. Company code dapat
dihubungkan ke beberapa sales organization. Setiap sales organization dapat
menggunakan distribution channel yang berbeda untuk menjual barang. Prinsipnya,
distribution channel dapat juga digunakan oleh dua sales organization yang berbeda.
Kombinasi dari sales organization dan distribution channel disebut juga dengan distribution
chain. Distribution chain menjual barang dari plant. Division (divisi) merepresentasikan lini
produk inti dari suatu organisasi. Divisi di-assign ke distribution chain. Kombinasi dari
distribution chain dan divisi disebut dengan sales area. Perjanjian spesifik dengan
pelanggan, mengenai partial delivery (pengiriman terpisah) atau terms of payment (aturan
pembayaran), sebagai contoh, dapat dibuat untuk setiap sales area.

b. Sales Area Data in the Customer Master Record

Sales area (kombinasi dari sales organization, distribution channel, dan divisi) harus
mendefinisikan sales area-specific setting (pengaturan spesifik untuk sales area) untuk
seorang pelanggan sebelum dapat memulai bisnis dengan pelanggan tersebut. Pengaturan
tersebut dapat berupa kondisi khusus dan aturan pembayaran yang telah disepakati
pelanggan dengan sales area.

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

8 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 Gambar 4.7 Overview of the sales process

c. Sales Prosess
Sales order merupakan dasar dari proses penjualan. Ketika pelanggan telah memesan,
sebuah sales order harus dibuat pada awal proses. Sales order dibuat pada tingkat
distribution chain. Item yang dipesan dapat dari divisi yang berbeda. Sales order
merupakan dokumen di dalam Sales Order Management dan tidak menyebabkan posting
apapun di dalam Financial Accounting. Ketika sales order telah dimasukkan, sistem
menjalankan availability check untuk tanggal pengiriman yang diminta.
Pada hari shipping, dokumen outbound delivery dibuat. Penagihan untuk pengiriman dapat
dilakukan hanya pada saat barang telah dibawa keluar dari gudang dan telah di-post
sebagai goods issue. Hal ini merupakan langkah yang terpisah di dalam proses
pengiriman.
Fungsi warehouse management digunakan untuk picking. Sebuah transfer order
harus dibuat, yang lalu akan menghasilkan pick order. Barang yang dipesan dibawa dari
gudang dan disiapkan untuk pengiriman.
Barang yang akan dikirim di-post sebagai goods issue. Dokumen goods
issue dibuat di Materials Management, dan sebuah dokumen akuntansi dibuat di Financial
Accounting sehingga goods issue tersebut di-post ke G/L account yang benar. Dokumen
akuntansi tersebut mendebitkan cost of goods sold (biaya penjualan barang) dan
mengkreditkan inventory (persediaan).
Langkah terakhir di proses penjualan adalah billing (penagihan). Dokumen tagihan dibuat
di Sales Order Management, dan tagihan yang dicetak dikirim ke pelanggan. Pada waktu
yang sama, sebuah dokumen dibuat di Financial Accounting sehingga piutang dan
pendapatan dapat di-post ke akun yang benar.

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

9 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
Document flow merupakan alat yang memungkinkan kita untuk melihat dokumen-dokumen
yang berhubungan di dalam proses penjualan.

Gambar 4.8 Sales Order Entry Screen

Credit Management

a. Credit Control Area

Unit organisasi yang digunakan untuk mengontrol kredit adalah credit control area.
Sebuah credit control area dapat di-assign ke company code individu (organisasi yang
bersifat desentralisasi) maupun ke sekelompok company code (organisasi yang bersifat
sentralisasi).
Credit control area dikelola secara umum oleh departemen kredit yang terpisah, yang
dibagi menjadi beberapa kelompok representative kredit. Setiap group berisi beberapa
representatif kredit.

b. Credit Management Master Record

Departemen kredit membuat credit management master record yang terpisah. Hal ini
merupakan ekstensi dari customer master record. Data yang relevan untuk manajemen
kredit dapat diawasi dan dikelola melalui credit management master record yang terpisah.
Credit management master record terdiri dari beberapa elemen, yaitu:
a) General data
Relevan untuk semua area kontrol kredit. General data termasuk alamat pelanggan
dan data komunikasi, serta jumlah limit maksimum yang diizinkan untuk seorang
pelanggan.

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

10 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
 b) Credit control area data
Relevan hanya untuk area kontrol kredit yang spesifik saja. Credit control area data
termasuk limit kredit pada tingkat area kontrol kredit, dan kategori resiko pelanggan
serta kelompok representatif kredit.
c) Overview
Overview berisi data yang paling penting dari semua bagian.

c. Credit Control Process

Kontrol kredit dijalankan dengan langkah sebagai berikut:
a. Ketika pesanan dibuat, dilakukan suatu cek untuk melihat apakah limit kredit
pelanggan akan melampaui batas apabila pesanan tersebut diterima. Jika limit kredit
tidak melampaui batas, maka proses penjualan dapat dijalankan seperti biasa.
b. Jika limit kredit melampaui batas, pesanan akan diblok untuk pengiriman dan
departemen kredit harus menjalankan tugasnya. Representatif kredit yang
bertanggung jawab akan dinotifikasi secara otomatis melalui remote mail, atau dapat
juga menggunakan laporan secara reguler untuk mengecek daftar dari pesanan
yang diblok.
c. Representatif kredit kemudian mengklarifikasi situasi, dapat menggunakan sistem
informasi kredit atau dengan menghubungi pelanggan.
d. Setelah klarifikasi telah dibuat, representatif kredit me-release pesanan, dan
transaksi dapat diproses di Sales Order Management seperti biasa. Jika
representatif kredit memutuskan untuk tidak me-release pesanan, maka pesanan
tersebut ditolak.

Gambar 4.9 Credit control process

Closing Operations in Accounts Receivable

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

11 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
a. Closing Operations for Accounts Receivable

Gambar 4.10 Accounts Receivable closing operations

Langkah-langkah penutupan di dalam accounts receivable adalah sebagai berikut:

a. Pada awal tahun fiskal baru, program balance carry forward dijalankan, untuk
memastikan bahwa saldo pada akun pelanggan dipindahkan ke tahun fiskal baru.
b. Periode posting dari tahun fiskal lama diblok dan periode khusus untuk entri
penutup dibuka.
c. Setelah itu, konfirmasi saldo dikirim dan dievaluasi, dokumen dengan mata uang
asing divaluasi, penyesuaian nilai dijalankan untuk piutang yang jatuh tempo, dan
accounts receivable diklasifikasi ulang ke kategori jangka pendek atau jangka
panjang untuk laporan keuangan.
d. Periode khusus tersebut kemudian dapat ditutup. Konfirmasi saldo, valuasi mata
uang asing, dan pengelompokan ulang dijalankan sama seperti pada accounts
payable.

a. Value Adjustment Parameters

Kita dapat menggunakan program valuasi untuk menjalankan penyesuaian nilai.
Fungsi program tersebut sama seperti program dunning dan payment. Setiap valuation run
diidentifikasi dengan jelas oleh tanggal dijalankan dan field identifikasi. Kita dapat
menentukan bagaimana cara valuasi akan dijalankan dengan memasukkan parameter untuk
valuation run. Kita dapat menggunakan parameter dari valuation run yang sudah ada
sebagai template. Parameter-parameter ini termasuk metode valuasi, area valuasi, dan
spesifikasi posting.
Valuation run menganalisis akun dan dokumen yang dimasukkan di dalam parameter
dan membuat proposal valuasi, yang dapat diedit, jika diperlukan. Valuasi tersebut dapat:
a. Dimasukkan secara manual di dalam dokumen pada tanggal yang lebih awal
(individual value adjustment)

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

12 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id
b. Ditentukan menggunakan value adjustment key yang terdapat pada master record
pelanggan Langkah terakhir dari proses valuasi adalah transfer. Dokumen G/L
melakukan posting valuasi dan dimasukkan ke dalam dokumen valuasi, sehingga
valuasi tersebut dapat ditelusuri kapan saja.

Daftar Pustaka
___. 2006. Handbook AC010 Business Processes in Financial Accounting.

‘20 Nama Mata Kuliah dari Modul

13 Dosen Pengampu
Biro Akademik dan Pembelajaran
http://www.widyatama.ac.id