VIRTUAL GROUP COMUNICATION DALAM EKSITENSI BEM

KEMA UNIVERSITAS PADJADJARAN DALAM MENGELOLA

ORGANISASI DIGITAL

Disusun untuk memenuhi Tugas Akhir Mata Kuliah Mengelola Organisasi Digital,
Prorgam Studi Bisnis Digital 2021

Disusun Oleh :
Arif Furqon Nugraha 120510190033
Alfaredzi Arditio Yoghi 120510190030
Sinung Adi Nugroho 120510190017
Samudera Dennis Gatayu 120510190040
Ratu Nadia Sukma R 120510190038

PROGRAM STUDI S1 BISNIS DIGITAL

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2021
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI 2

PENDAHULUAN 3
1.1 Latar Belakang 3
1.2 Problem Statement 5
1.3 Tujuan 5

METODOLOGI 6
2.1 Teori 6
2.2 Research Framework 9
2.3 Faktor penduku tim Virtual 10
2.4 Metode Analisis 12

HASIL PENELITIAN 14
3.1 Hasil Survey 14
3.2 Faktor Penyebab Komunikasi yang Buruk 14
3.3 Strategi Komunikasi Visual 15
3.4 Strategi Komunikasi Visual 17

KESIMPULAN 20
4.1 Saran 20
4.2 Kesimpulan 20
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pandemi corona virus disease atau yang lebih sering disebut sebagai COVID-19 saat ini
sedang melanda di beberapa negara, termasuk di Indonesia. Untuk menekan jumlah penyebaran
virus ini, pemerintah di Indonesia mengeluarkan kebijakan untuk beraktivitas di rumah saja.
Aktivitas yang ditekankan untuk dilakukan di rumah saja adalah aktivitas bekerja, belajar, dan
beribadah (Kompas.com, 2020). Kebijakan ini pun diikuti oleh beberapa kebijakan lain seperti
peraturan PSBB dari beberapa wilayah, dan juga peraturan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan. Melalui Surat Edaran Nomor 4 Tahun 2020 tentang Pelaksanaan Pendidikan dalam
Masa Darurat Corona Virus Disease (COVID-19), Nadiem Makariem selaku Menteri Pendidikan
dan Kebudayaan (Mendikbud) menekankan bahwa proses pembelajaran dapat dilakukan secara
daring (online) atau jarak jauh dengan tujuan untuk memberikan pengalaman belajar yang
bermakna bagi siswa (Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, 2020).

Banyaknya kasus Covid-19 di dunia, terutama di Indonesia kini, kebiasaan individu

dalam berkomunikasi dan berinteraksi satu sama lain dengan bertemu fisik tidak lagi menjadi
prioritas ketika terjadinya wabah atau pandemi saat ini. Computer Mediated Communication
(CMC) Salah satu aspek yang muncul dari perkembangan media baru yang mempertemukan
individu atau kelompok di arena virtual dalam berkomunikasi yakni komunikasi yang termediasi
komputer. Komputer, telepon genggam atau perangkat yang terkoneksi lainnya pada dasarnya
tidak sekedar menjadi media yang memperantai proses distribusi dan sirkulasi pesan, tetapi
sebagai medium layaknya aspek serta lingkungan dalam komunikasi tatap muka. Komunikasi
dan interaksi segera akan digantikan dengan cara bertemu dalam dunia maya atau disebut dengan
virtual. Transformasi metode berkomunikasi tersebut menjadi sebuah tantangan tersendiri untuk
seluruh lapisan masyarakat di dunia. Berbagai kegiatan dilakukan secara virtual dengan
menggunakan berbagai aplikasi semisal zoom, whatsapp, google meet dan lainlain. Dengan
adanya batasan komunikasi yang mengharuskannya di rumah saja “work from home”. Sehingga
setiap individu dituntut untuk dapat menguasai berbagai macam aplikasi virtual untuk
berkomunikasi dengan orang lain.

Kehadiran dan perkembangan teknologi komunikasi yang terjadi saat ini telah membuat
media komunikasi menjadi suatu hal yang dekat dan menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari
masyarakat. Tidak hanya itu, media komunikasi juga telah membawa perubahan dalam proses
komunikasi dan interaksi sosial yang terjadi di masyarakat. Perubahan tersebut dapat tejadi pada
berbagai level komunikasi, salah satunya dapat terjadi pada level komunikasi interpersonal.
Hwang (2011) menyebutkan bahwa media digital dapat dijadikan sebagai media komunikasi
interpersonal, hal ini kareana karakteristik dari media digital yang interaktif mampu
memfasilitasi proses komunikasi interpersonal dan bahkan membuat komunikasi interpersonal
menjadi bergantung pada penggunaan media digital.

Media digital yang dapat dikategorikan sebagai media komunikasi interpersonal salah
satunya adalah aplikasi mobile instant messenger seperti aplikasi WhatsApp, Telegram, dan
Line. Keberhasilan teknologi komunikasi yang menghadirkan teknologi mobile dengan
karakteristik on-the-go membuat penggunaan media digital ini dirasa lebih nyaman dan dapat
membantu memelihara dan menciptakan berbagai hubungan yang termediasi (Cui, 2016). Media
komunikasi interpersonal yang sudah berbasis teknologi digital dan internet sudah mampu
memfasilitasi proses komunikasi dalam waktu singkat atau bahkan real time, dapat dilakukan
kapan saja dan dimana saja. Hal ini membuat komunikasi melalui mobile digital media dirasakan
telah mengaburkan batasan dari ruang publik dan ruang privat (Hwang, 2011).

Isu-isu yang sering dikaitkan dengan penggunaan media digital sebagai media
komunikasi interpersonal adalah terkait dengan cue richness, kecepatan dalam berkomunikasi
(synchronous and asynchronous), social presence, dan communication competence. Dalam
komunikasi interpersonal yang dilakukan melalui media digital, kekayaan makna dari tanda atau
cue richness dan bahasa nonverbal tidak dapat dirasakan sepenuhnya seperti ketika melakukan
komunikasi secara tatap muka (Hwang, 2011). Saat ini, media digital yang digunakan sebagai
media komunikasi telah berkembang, dan terdapat fitur-fitur seperti emoticon atau emoji yang
mampu memperkaya makna yang disampaikan dalam pesan dan memfasilitasi tanda nonverbal.

Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Padjadjaran merupakan organisasi mahasiswa

yang berada di lingkungan universitas Padjadjaran tingkat universitas, yang mana anggota dari
organisasi ini berasal dari 16 Fakultas dengan struktur berupa Departemen/Biro, Bidang, dan
Pimpinan Kabinet. Organisasi ini sebelum masa pandemi memiliki mekanisme kerja berupa tatap
mata atau layaknya komunikasi secara offline pada umumnya, namun sejak masa pandemi
memaksa mekanisme kerja dan komunikasi dari organisasi ini berubag 100% menjadi
komunikasi secara virtual, baik ketika sedang rapat maupun sedanng menjalankan program kerja
yang berada di bawah naungannya.

Mengingat betapa pentingnya komunikasi dijalankan, namun tetap memperhatikan

kondisi pandemi saat ini atau bila di Indonesia, tetap menjalanan jaga jarak, maka di perlukan
penelitian untuk mengetahui bagaimana penerapan komunikasi secara virtual yang berada di
BEM Kema Universitas Padjadjaran. Berikut, beberapa alasan untuk memilih BEM Kema
Unpad sebagai Objek penelitian ini :

1. Memiliki penyebaran data yang luas, seperti departemen, biro, dan pimkab
2. Memiliki program kerja yang cakupan tidak hanya internal Unpad melainkan ikut
melibatkan external
3. Memiliki koordinasi yang komplek
 4. mempermudah dalam mengawasi dan menguji objek penelitian

1.2 Problem Statement

Problem statement merupakan pertanyaan atau dasar yang menjadi penelitian ini sebagai
media untuk mengarahkan apa yang ingin di ketahui melalui penelitian ini, diantaranya :
1. Bagaimana kondisi group communication yang berlangsung selama penerapan Online
atau virtual?
2. solusi apa yang dapat diberikan dalam menjawab permasalah tersebut?

1.3 Tujuan
Tujuan dilakukan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui kondisi Virtual group Komunikasi selama pandemi ini atau pelaksanaan
serba online saat ini
2. Mengetahui strategi yang dapat dilakukan dalam mengatasi masalah yang telah
teridentifikasi
3. Sebagai pemenuhan Final project mata Kuliah Mengelola Organisasi Digital Bisnis
Digital 2021
 BAB II
METODOLOGI

2.1 Teori
a. Computer Mediated Communication (CMC)
Teori CMC digunakan untuk memperjelas suatu masalah yang akan diteliti dan
membantu peneliti dalam melakukan penelitiannya. Teori yang relevan dengan
permasalahan penelitian mampu membantu dalam memecahkan permasalahan tersebut
secara jelas, sistematis, dan terarah. Menurut Wood dan Smith (2005: 4), CMC adalah
segala bentuk komunikasi antar individu, individu dengan kelompok yang saling
berinteraksi melalui komputer dalam suatu jaringan internet. CMC mempelajari
bagaimana perilaku manusia dapat dibentuk melalui pertukaran informasi melalui media
komputer serta internet. Dengan adanya internet, komunikasi dapat terjadi secara bebas
dan manusia bisa berkomunikasi secara interpersonal atau bahkan secara masal.
CMC mempunyai dua tipe, yang ditentukan dari jenis komunikasi yang terjadi,
yaitu synchronous communication atau asynchronous communication (Pearson dkk,
2006: 276). Synchronous communication adalah komunikasi yang terjadi bila peserta
komunikasi berinteraksi secara real-time. Peserta komunikasi disini berperan sebagai
pengirim sekaligus penerima. Contohnya pada panggilan telepon atau online-chat.
Sedangkan asynchronous communication adalah komunikasi yang interaksinya tertunda
dan setiap peserta komunikasi harus bergantian menjadi pengirim dan penerima.
Contohnya adalah surat menyurat lewat email.
b. Faktor Pendukung Terciptanya Efektivitas Tim Virtual
Menurut Mulyani (2016), terdapat 7 faktor yang mendukung terciptanya
efektivitas tim virtual, antara lain :
1. Trust
Trust merupakan fitur dasar dari situasi sosial dan memainkan peranan penting dalam
performansi organisasi (Indiramma dan Anandakumar, 2010). Dalam penelitiannya,
Cascio (1999) menyebutkan hal-hal yang perlu dimiliki oleh pekerja dalam tim
virtual yang sukses, dimana salah satunya adalah trust yang tinggi. Trust ini sering
dihasilkan dari adanya informasi yang dimiliki oleh anggota tim bahwa anggota tim
lainnya dapat/mampu menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu. Lebih jauh, trust
merupakan faktor yang sangat vital, dan harus ada di dalam tim virtual (Bergiel et
al.,2008). Tanpa adanya trust, tim virtual tidak dapat menjadi efektif, sebab
anggota-anggotanya tidak akan mau untuk mengambil suatu resiko tertentu.
2. Komunikasi dan Depth of Relationship
Komunikasi yang efektif adalah pusat dari keefektifan tim, apapun jenis timnya,
termasuk didalamnya tim virtual (Piccoli et al., 2004; Powell et alXÓÏÏÚV µåîµ et al.,
2007; kelly et al., 2004; Johnson et al., 2001). Komunikasi yang efektif adalah
 komunikasi yang akurat, presisi dan simpel yang mampu menghindari terjadinya
ambiguitas dan kesalahpahaman (Kelly et al., 2004).

3. Goal & Share Understanding

Organisasi menyadari adanya kebutuhan untuk berbagi pengetahuan dan kemampuan,
dimana visi dan tujuan juga hubungan kolaborasi sangat penting untuk membangun
efektivitas tim virtual (Horwitz et al, 2006). Shared understanding adalah faktor
paling mendasar, lebih dari sekedar pemahaman akan tujuan umum yang ingin
dicapai. Merangkul anggotanya untuk peduli terhadap keseluruhan proses, bukan
hanya kontribusi spesifik mereka, maka mereka akan menjadi lebih termotivasi untuk
bekerjasama dan berkolaborasi untuk mewujudkan tim virtual relationship.
Memberikan pemahaman akan tujuan dari tim tersebut dan sekaligus melibatkan
setiap anggota tim dalam keseluruhan proses merupakan hal yang memberikan
kontribusi positif bagi efektivitas tim.
4. Commitment
Berdasarkan hasil penelitian Powell et al (2006) komitmen affective dan normative
memiliki hubungan positif terhadap performansi dan kepuasan dalam organisasi dan
tim, dan merupakan komponen komitmen yang ada dalam kerjasama tim, sedangkan
komitmen continuance 1 ) sifatnya lebih jangka panjang dan berkaitan dengan
nilai-nilai organisasi secara lebih luas. Komitmen ini sangat erat hubungannya dengan
trust. Komitmen tidak akan pernah bisa muncul bila tidak terbangun trust di dalam
tim. Tanpa adanya mutual trust yang dibangun secara timbal balik, komitmen tidak
akan bisa dicapai dalam kerjasama tim (Kelley et al .,2004)
5. Leadership
Kehadiran leader/pemimpin yang bisa memfasilitasi kebutuhan tim dalam virtual tim
menjadi poin yang penting (Bergiel et al., 2008; Horwitz et al.,2006. Dalam virtual
tim sosok pemimpin sering memainkan peran sebagai penengah (Horwitz et al.,2006).
Mengingat tim virtual memiliki karakteristik yang lebih kompleks dan tidak
memungkinkan adanya kontrol secara langsung dari manajer kepada bawahannya,
maka leadership memegang peranan yang penting.
6. Teknologi
Penggunaan dan penguasaan terhadap perangkat teknologi yang tepat merupakan
faktor penentu dalam keberhasilan sebuah tim. tim virtual tidak akan ada seperti saat
ini tanpa adanya perangkat teknologi yang saat ini ada (Bergiel, et al., 2008). Seperti
yang kita ketahui bahwa teknologi ini menjadi semacam jantung dalam pergerakan
tim virtual. Kontinuitas melakukan eksplorasi dan melakukan update terhadap
perkembangan-perkembangan terbaru dari perangkat teknologi, seperti software,
hardware, dan berbagai aplikasi lainnya akan sangat menunjang keberhasilan dari tim
virtual, dimana komunikasi dan interaksi dapat berlangsung semakin baik, dan
 pekerjaan mereka juga dapat terfasilitasi dengan baik melalui pengembangan website
dan juga bandwidth.
7. Training
Beberapa literatur (Beranek dan Martz,2006., Vakola dan Wilson, 2004) menyarankan
training atau pelatihan sebagai salah satu faktor yang cukup penting untuk
mendukung keberhasilan dari kerjasama tim. Pelatihan diperlukan mengingat adanya
perbedaan karakteristik antara tim virtual dan tim face to face. Penggunaan teknologi
juga menjadi salah satu hal yang membuat pelatihan ini perlu untuk dilakukan.
Mengingat setiap teknologi baru, seperti software dan perangkat lunak lainnya yang
selalu memerlukan keahlian khusus. Anggota tim dari tim virtual harus memiliki
kemampuan, pemahaman dan peralatan yang memadai untuk dapat aktif dalam tim
virtual.
2.2 Research Framework
2.3 Faktor penduku tim Virtual
1. Trust
Secara umum, banyak peneliti yang setuju bahwa kesuksesan, performansi dan
keefektifan tim virtual sangat dipengaruhi oleh trust (Prasad and Akhilesh, 2002; Peter
and Manz, 2007; Horwitz et al., 2006; Bergiel et al.,2008). Trust merupakan fitur dasar
dari situasi sosial dan memainkan peranan penting dalam performansi organisasi
(Indiramma dan Anandakumar, 2010). Dalam penelitiannya, Cascio (1999) menyebutkan
hal-hal yang perlu dimiliki oleh pekerja dalam tim virtual yang sukses, dimana salah
satunya adalah trust yang tinggi. Trust ini sering dihasilkan dari adanya informasi yang
dimiliki oleh anggota tim bahwa anggota tim lainnya dapat/mampu menyelesaikan
pekerjaan mereka tepat waktu. Lebih jauh, trust merupakan faktor yang sangat vital, dan
harus ada di dalam tim virtual (Bergiel et al.,2008). Tanpa adanya trust, tim virtual tidak
dapat menjadi efektif, sebab anggota-anggotanya tidak akan mau untuk mengambil suatu
resiko tertentu. Tim virtual berada dalam kondisi yang penuh kompleksitas dan
uncertainty, keselarasan tindakan hanya dapat terjadi jika dalam tim virtual terdapat trust
(Peter and Manz, 2007). Trust memegang peranan yang penting dalam tim, apabila Trust
terbentuk, maka komitmen terhadap tim akan menjadi semakin kuat. Seperti diungkapkan
sebelumnya melalui penelitian Anne Powell, et al.(2006), bahwa trust dalam tim virtual
sangat erat kaitannya dengan proses kerja dan memiliki persentase yang besar dalam
pembentukan komitmen anggota tim terhadap tim mereka. Hal serupa juga diungkapkan
oleh Fernandez (2004) bahwa trust adalah variable yang penting dalam meraih kerjasama
yang efektif
2. Komunikasi dan deepth relationship
Komunikasi yang efektif adalah pusat dari keefektifan tim, apapun jenis timnya,
termasuk didalamnya tim virtual (Piccoli et al., 2004; Powell et alXÓÏÏÚV µåîµ et al.,
2007; kelly et al., 2004; Johnson et al., 2001). Komunikasi yang efektif adalah
komunikasi yang akurat, presisi dan simpel yang mampu menghindari terjadinya
ambiguitas dan kesalahpahaman (Kelly et al., 2004). Dalam tim virtual yang terdiri dari
berbagai latar budaya dan geografis yang berbeda, perbedaan gaya komunikasi, kebiasaan
dan pola komunikasi menjadi tantangan dalam tim virtual. Komunikasi merupakan hal
yang perlu mendapat perhatian lebih lanjut dalam tim virtual. Hal ini karena anggota tim
virtual ini tersebar secara geografis, sehingga anggota dari tim virtual ini memiliki bahasa
yang beragam, bekerja dalam wilayah waktu yang berbeda dan bekerja dengan
mengunakan metode kerja yang berbeda-beda pula (Johnson, et al.,2001). Dengan
demikian maka, perlu adanya suatu standar kesepakatan yang memungkinkan tiap
anggotanya untuk menjalankan komunikasi dengan baik, misalnya dari segi waktu
komunikasi dan pengiriman hasil pekerjaan mereka dan penggunaan sapaan-sapaan yang
baiknya dipergunakan-hal ini mengingat latar belakang budaya yang berbeda yang
dimiliki anggota tim virtual, yang tentunya akan menimbulkan adanya beragam persepsi
bahasa. Kendala bahasa, perbedaan waktu dan pola kerja ini menurut Bergiel,et al (2008)
 dapat diakomodir dengan kehadiran sosok pemimpin tim yang memiliki peran sebagai
penyelaras dalam kelompok tim tersebut. Pemimpin ini dapat membuat garis-garis
pedoman yang cocok dan tepat dijalankan dalam tim tersebut.
3. Goal and share understanding
Organisasi menyadari adanya kebutuhan untuk berbagi pengetahuan dan
kemampuan, dimana visi dan tujuan juga hubungan kolaborasi sangat penting untuk
membangun efektifitas tim virtual (Horwitz et al, 2006). Shared understanding adalah
faktor paling mendasar, lebih dari sekedar pemahaman akan tujuan umum yang ingin
dicapai. Merangkul anggotanya untuk peduli terhadap keseluruhan proses, bukan hanya
kontribusi spesifik mereka, maka mereka akan menjadi lebih termotivasi untuk
bekerjasama dan berkolaborasi untuk mewujudkan tim virtual relationship. Memberikan
pemahaman akan tujuan dari tim tersebut dan sekaligus melibatkan setiap anggota tim
dalam keseluruhan proses merupakan hal yang memberikan kontribusi positif bagi
efektivitas tim.
Shared understanding lebih dari sekedar tujuan umum yang dikenali seluruh
anggota tim, akan tetapi memastikan bahwa setiap anggota memiliki pemahaman yang
jelas terhadap arah strategi tim (Peter dan Manz, 2007). dengan adanya pemahaman
menyeluruh ini, akan membantu tiap anggota tim untuk memiliki keinginan dalam
bekerja dan berkembang bersama untuk meraih tujuan tim. Kerjasama yang terbangun
dengan baik diantara anggota tim akan mengarahkan tim menjadi efektif, dan dengan
efektivitas yang diraih, akan membantu tim tersebut menjadi tim yang berhasil atau
sukses.
4. Komitmen
Berdasarkan hasil penelitian Powell et al (2006) komitmen affective dan
normative memiliki hubungan positif terhadap performansi dan kepuasan dalam
organisasi dan tim, dan merupakan komponen komitmen yang ada dalam kerjasama tim,
sedangkan komitmen continuance 1 ) sifatnya lebih jangka panjang dan berkaitan dengan
nilai-nilai organisasi secara lebih luas. Komitmen ini sangat erat hubungannya dengan
trust. Komitmen tidak akan pernah bisa muncul bila tidak terbangun trust di dalam tim.
Tanpa adanya mutual trust yang dibangun secara timbal balik, komitmen tidak akan bisa
dicapai dalam kerjasama tim (Kelley et al .,2004)
5. Leadership
Kehadiran leader/pemimpin yang bisa memfasilitasi kebutuhan tim dalam virtual
tim menjadi poin yang penting (Bergiel et al., 2008; Horwitz et al.,2006. Dalam virtual
tim sosok pemimpin sering memainkan peran sebagai penengah (Horwitz et al.,2006).
Mengingat tim virtual memiliki karakteristik yang lebih kompleks dan tidak
memungkinkan adanya kontrol secara langsung dari manajer kepada bawahannya, maka
leadership memegang peranan yang penting. Sebagai sebuah tim yang tersebar secara
geografis, tim virtual memiliki anggota dengan beragam latar belakang budaya, pola
kebiasaan, rasa bahasa, dan norma-norma masyarakat yang berbeda. Perbedaanperbedaan
 yang ada tersebut dapat menjadi kendala dalam kerjasama tim virtual ini. Leader atau
pemimpin menjadi moderator bagi anggota tim dalam menjalin komunikasi dan
kerjasama mereka. Norma-norma sulit untuk dibangun dalam tim virtual, pemimpin harus
menstimulasi anggota tim untuk membangun norma-norma yang menjadi panduan dalam
berkomunikasi (seperti waktu untuk berbagi informasi, dan respon terhadap komunikasi
elektrik). Hal ini menurut Jarvenpaa dan Leidner (1999) akan mempercepat pertumbuhan
trust dalam tim virtual.
6. Teknologi
Penggunaan dan penguasaan terhadap perangkat teknologi yang tepat merupakan
faktor penentu dalam keberhasilan sebuah tim. tim virtual tidak akan ada seperti saat ini
tanpa adanya perangkat teknologi yang saat ini ada (Bergiel, et al., 2008). Seperti yang
kita ketahui bahwa teknologi ini menjadi semacam jantung dalam pergerakan tim virtual.
Kontinuitas melakukan ekplorasi dan melakukan update terhadap
perkembangan-perkembangan terbaru dari perangkat teknologi, seperti software,
hardware, dan berbagai aplikasi lainnya akan sangat menunjang keberhasilan dari tim
virtual, dimana komunikasi dan interaksi dapat berlangsung semakin baik, dan pekerjaan
mereka juga dapat terfasilitasi dengan baik melalui pengembangan website dan juga
bandwidth. Menurut Thissen at.al.(2007) perangkat teknologi digunakan dalam tim
virtual yang dikondisikan sesuai kebutuhan, artinya perangkat komunikasi yang
menunjang komunikasi dan kerjasama dalam tim virtual ini, harus mampu memfasilitasi
kebutuhan kerjasama tim, dan mampu memfasilitasi anggota untuk menyampaikan
informasi dengan muatan isyarat verbal dan non verbal.
7. training
Beberapa literatur (Beranek dan Martz,2006., Vakola dan Wilson, 2004)
menyarankan training atau pelatihan sebagai salah satu faktor yang cukup penting untuk
mendukung keberhasilan dari kerjasama tim. Pelatihan diperlukan mengingat adanya
perbedaan karateristik antara tim virtual dan tim face to face. Penggunaan teknologi juga
menjadi salah satu hal yang membuat pelatihan ini perlu untuk dilakukan. Mengingat
setiap teknologi baru, seperti software dan perangkat lunak lainnya yang selalu
memerlukan keahlian khusus. Anggota tim dari tim virtual harus memiliki kemampuan,
pemahaman dan peralatan yang memadai untuk dapat aktif dalam tim virtual. Beranek
dan Martz, (2006) meneliti metode training yang digunakan untuk meningkatkan
komunikasi tim virtual. Mereka membandingkan tim yang memperoleh training dan yang
tidak, tim-tim ini diteliti dari sebelum, selama dan setelah mengerjakan suatu proyek
tertentu. Hasil penelitian mereka menunjukan bahwa tim yang menerima training
memiliki tingkat cohesiveness, kepuasan yang lebih tinggi dan kesan yang lebih baik
terhadap pertemuan tim, sehingga dengan adanya training anggota tim akan menjadi
terbantukan.
2.4 Metode Analisis
1. Pendekatan Kualitatif
Pendekatan kualitatif merupakan pendekatan yang digunakan dengan paradigma
konstruktivis. Menurut Bryman (2012, hlm. 380), pendekatan kualitatif memiliki ciri
induktif, yang secara ontologi, kebenaran dan realitas merupakan hasil interaksi individu.
Penelitian ini melibatkan data fakta yang berada di lapangan, kemudian mencari dan
menguji coba solusi yang akan diberikan
2. Interview
Melakukan interview secara langsung kepada responden untuk mendapatkan
jawaban yang lebih interaktif seputaran tema yang dibawa. total sebanyak 10 orang yang
berasal dari 10 departemen dan biro BEM Kema unpad
3. Google Form
Untuk mendapatkan responder yang lebih luas, peneliti menggunakan google
form sebagai media dalam penyebaran kuesioner dengan pertanyaan berupa kualitatif
serta terdapat 81 responder
4. Uji Coba
Melakukan uji coba dari hasil strategi yang diambil untuk memberikan
rekomendasi kepada pembaca pada umumnya, BEM Kema Univesrsitas Padjadjaran
2021 secara khususnya. Berikut alur kerja dari proses uji coba di bawah ini :
 BAB III
HASIL PENELITIAN

3.1 Hasil Survey

Dalam studi kasus yang kami lakukan , kami melakukan survey terhadap anggota
kemahasiswaan BEM Kema Unpad untuk melihat apa yang dirasakan dalam berkomunikasi
secara online selama masa pandemi ini , Berikut adalah hasil survey yang kami lakukan :

Dalam hasil tersebut mayoritas anggota BEM Kema Unpad merasa sangat kesulitan
dalam berkomunikasi secara online yaitu sebanyak 54% Responden , beberapa faktor utama
seperti faktor psikologi , lingkungan ,dan teknologi merupakan beberapa faktor utama pendorong
presentasi kesulitan dalam berkomunikasi yang tinggi di kalangan anggota BEM Kema Unpad.

3.2 Faktor Penyebab Komunikasi yang Buruk

1. Psikologi dan Emosi
Pandemi yang sudah berjalan lebih dari satu tahun ini membuat banyak anggota
merasa jenuh dan bosan ketika tidak bisa berkomunikasi secara langsung kepada anggota
lain , selanjutnya komunikasi yang terbatas dan tidak bisa berjalan selancar ketika
bertemu secara langsung menyebabkan banyaknya kesalahpahaman yang terjadi, dan
juga banyak terjadi komunikasi yang tidak timbal balik atau satu arah.

2. Teknologi
Komunikasi secara online sangat bergantung pada sarana teknologi yang dimiliki
, banyaknya kendala seperti fasilitas teknologi yang dimiliki , koneksi dan sinyal di
tempat tinggal yang kurang memadai , dan kuota internet yang terbatas merupakan
beberapa faktor hambatan yang dirasakan anggota selama berkomunikasi secara jarak
jauh.
 3. Suasana dan Pola Komunikasi
Kehilangan suasana informal yang seharusnya ada dalam komunikasi anggota dan
juga banyaknya anggota yang sudah jenuh dalam melakukan komunikasi daring ,
penentuan waktu juga menjadi faktor hambatan dalam menciptakan pola dan suasana
komunikasi yang baik.

4. Lingkungan
Perbedaan kondisi di lingkungan tempat tinggal masing - masing anggota juga
merupakan salah satu pendorong komunikasi yang buruk , suasana di tempat tinggal dan
juga tuntutan ketika sedang berada di rumah juga merupakan faktor pendorong lainnya.

5. Teknis
Penentuan rapat yang kurang terstruktur , ditambah lagi dengan ketidaktegasan
pemimpin rapat bila anggota rapat yang tidak hadir atau tidak mengikuti rapat dengan
fokus , dan juga pembahasan yang terjadi di dalam rapat sering kali menyimpang dengan
apa yang direncanakan di awal merupakan beberapa faktor hambatan teknis yang
dirasakan oleh anggota.

Lebih detail, faktor penyebab komunikasi yang buruk, diantaranya;

1. Peserta yang tidak lengkap ketika rapat
2. Rapat yang serba mendadak
3. Kurangnya persiapan, seperti apa yang akan dibahas ketika rapat
4. Materi dan pembahasan yang tidak fokus
5. Tidak ada follup pasca rapat
6. Time management

3.3 Strategi Komunikasi Visual

Strategi komunikasi visual dibutuhkan dalam rangka untuk meningkatkan efektifitaf dan
efesiensi dalam komunikasi secara virtual, khususnya rapat atau meeting mengingat studi
kasus yang diambil adalah BEM Kema Unpad 2021 yang mendominasi rapat dan
menjalankan program kerja
1. Tentukan agenda dan tujuan
Pembuatan agenda rapat dan tujuan diperlukan untuk menentukan point -
point dari pembahasan yang akan dibahas pada rapat, kemudian menetapkan
tanggal dan jam

2. Share jadwal rapat dan agenda yang akan dibahas

Penyebaran informasi agenda diperlukan untuk memberikan kesempatan
kepada peserta rapat dalam menggali lebih dalam menggali dan mempersiapkan
 topik. Dalam penyebaran jadwal rapat, dapat dipermudah dengan menggunakan
aplikasi seperti google calender

3. Mekansme pelaksanaan :
a. Ketua akan berperan sebagai fasilitator, dalam artian memimpin rapat dan
akan memancing topik pembahasan yang kemudian akan diikuti oleh
peserta
b. sekretaris akan berperan sebagai notulen yang mencatat setiap point
pembahasan
4. Kontroling pembahasan
hal tersebut diperlukan agar topik pembahasan tidak melenceng dari
agenda yang telah ditetapkan, ataupun pembahasan yang menyimpang dapat
dibahas pada akhir rapat
5. Awali rapat dengan menanya kabar
Mengawali rapat dengan menanyakan kabar dan sharing kegiatan
diperlukan sebagai peerat antar anggota rapat.
6. Atur durasi rapat
Durasi rapat yang terlalu panjang akan mempengaruhi fokus dari anggota
rapat dalam menangkap point pembahasan di rapat.
7. Mengutamakan diskusi
diskusi akan mendorong tim untuk aktif dalam mengeluarkan pendapat
dan merasa bahwa kehadirannya dihargai. hal tersebut juga memberikan dampak
positif berupa ide ide yang lahir
8. Gunakan alat kolaborasi
alat kolaborasi seperti trello, microsoft teams dan lain sebaginya dapat
digunakan untuk merekap segala hal yang diperlukan dalam 1 platform
9. Follup pembahasan dan share hasil dari rumusan rapat
pastikan untuk selalu mengfollup peran atau tugas yang telah ditentukan
pada agenda rapat sebelumnya, serta menybarkan notulensi rapat sebelumnya
3.4 Strategi Komunikasi Visual

Melalui diagram tersebut, diketahui bahwasanya pemanfaatan tools sebagai media

penunjang dalam mendukung komunikasi secara virtual masih belum sangat sesuai. 44% dari
total responder mengatakan bahwasanya pemanfaatan tools di BEM Kema Unpad 2021 masih
sangat tidak sesuai, sedangkan 24% mengatakan pemanfaatan tools sesuai dengan kebutuhan.
Penulis telah menyusun beberapa tools yang telah diuji keefektifitasnya dalam menjalankan
organisasi, khususnya BEM Kema Universitas Padjadjaran 2021, diantaranta :
● Microsoft Teams

memiliki berbagai fitur yang terintegrasi antara 1 sama lain, seperti :

○ Chat dengan 1 tim/divisi/group besar

○ panggilan audio dan video
○ Meeting
 ○ penempatan file yang terintegrasi ke one drive
○ Assignment
○ calender

● Trello

merupakan perangkat lunak yang berfokus pada management pekerjaan dan

rencana, seperti :
○ boards atau yang menunjukan keseluruhan tampilan
○ cards yang berfungsi untuk menulis ide, tugas, dan lain sebagainya
○ to do list, yang berfungsi dalam memanagement pekerjaan dengan tanda seperti
To Do (akan dikerjakan), Doing (sedang dikerjakan), dan Done (sudah
dikerjakan).
○ menu, yang memiliki fungsi untuk melakukan beberapa konfigurasi khusus
seperti manajemen anggota tim, power-ups, filter cards, hingga management logs
(riwayat aktivitas).

● Google Calender
 Google calender merupakan aplikasi calender yang disediakan oleh google,
terintegrasi pada gmail dan google drive dan fittur seperti :
○ Invite team
○ alarm kegiatan
○ mengisi jadwal kegiatan yang dapat dilihat oleh seluruh team
○ invite meeting
 BAB IV
KESIMPULAN

4.1 Saran
Mengingat hasil survei menunjukkan 54% responden merasa kesulitan saat melaksanakan
komunikasi organisasi secara online, maka kami ingin memberikan saran bagi pihak BEM Kema
FEB Unpad yakni sebagai berikut:
1. Pemimpin organisasi memiliki peran penting dalam berjalannya organisasi maka
pemimpin organisasi diharapkan dapat fleksibel dalam menyikapi perubahan yang
mempengaruhi organisasi.
2. Perencanaan strategi komunikasi virtual yang baik merupakan awal untuk lancarnya
komunikasi virtual yang baik juga. Menganalisa faktor apa saja yang membuat
komunikasi virtual kurang efektif dapat menjadi landasan bagi perencanaan komunikasi
virtual yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan menggunakan cara pelaksanaan
komunikasi virtual yang kami paparkan yang kemudian disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi diharapkan ada perubahan dari segi efektifitas organisasi dalam menjalankan
fungsinya.
3. Dengan menggunakan tools-tools yang telah kami paparkan serta tools lain yang sesuai,
diharapkan agar organisasi yang bersangkutan dapat setidaknya merasa bahwa
komunikasi virtual dengan pihak internal maupun external menjadi lebih mudah dari
sebelumnya.

4.2 Kesimpulan
Staff pada BEM kema Unpad 2021 masih memiliki kesulitan dalam mengatasi
komunikasi secara virtual, karena sering kali terjadi miss komunikasi, kejenuhan, dan lain
sebagainya sehingga diperlukan peran utama dari leader dalam mengelola tim. melalui penelitian
ini telah diberikan rekomendasi berupa hal yang dapat dilakukan oleh leader dalam menjaga
kinerja team beserta tools yang diberikan.
 Daftar Pustaka

Arnison, Linda., Miller, Peter. (2002). Virtual teams: a virtue for the conventional team. Journal
of Workplace Learning. 14(4). Pp 166-173.
Abramenka, V. (2015). Students’ motivations and barriers to online education. Masters Theses.
776. USA: Grand Valley State University-College of Education.
http://scholarworks.gvsu.edu/theses/776.
Aji, R. H. S. (2020). Dampak COVID-19 pada pendidikan di Indonesia: Sekolah, keterampilan,
dan proses pembelajaran. Jurnal SALA: Jurnal Sosial & Budaya Syari. 7(5), 395–402.
Doi: 10.15408/sjsbs.v7i5.15314.
American Health Organization (PAHO/WHO). (2009, Mei 4). Protecting mental health during
epidemics. THS/MH/06/1 Document.
Bal, J. and J. Gundry. (1999). Virtual teaming in the automotive supply chain. Team Performance
Management, 5.Pp 174 - 193.
Beranek, Peggy M., Martz, Ben. (2005). Making virtual teams more effective: improving
relational links. Team Performance management. 11(5/6). Pp 200-213.
Bergiel, Blaise J., Bergiel, Erich B., Balsmeier, Philip W. (2008). Nature of virtual teams: a
summary of their advantages and disadvantages. Management Research News. 31(2). Pp
99-110.
Bryman, A. (2012). Social Research Methods. (Edisi keempat). New York: Oxford University
Damary, R., Markova, T., & Pryadilina, N. (2017). Key challenges of on-line education in
multi-cultural context. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 237, 83–89.
Cascio, Wayne F. (1999). Virtual workplaces: implication for organizational behavior. Journal of
Organizational Behavior. 6.pp 1-15
Cascio, W.F. (2000). Managing a virtual workplace. The Academy of Management Executive,
14. Pp 81-90.
Chudoba, K.M., E. Wynn, M. Lu, Watson-manheim and M. Beth .(2005). How virtual are we?
Measuring virtuality and understanding its impact in a global organization. Information
Systems Journal, 15. Pp 279-306.
Delwiche, A., & Henderson, J. J. (Eds.). (2013). The participatory cultures handbook. Routledge
Ebrahim,Ale. N.,Ahmed, Shamsuddin.,Taha, Zahari. (2009). Virtual Team: a Literature Review.
Australian Journal of Basic and Applied Sciences. 3(3).Pp 2653-2669.
Fernandez, Walter D.(2004). Trust and the Trust Placement Process in Metateam Projects. In
David J. Pauleen (eds). Virtual Teams: Projects, Protocols, and Processes. Idea Group
Inc.
Jurriens, E. (2017). Digital Indonesia: Connectivity and divergence. Singapore: ISEAS
Publishing-Yusof Ishak Institute
Lebrón, Antonio, & Méndez, Ana. G. (2013, Juli). What is culture?. Merit Research Journal of
Education and Review, 1(6), 126–132.
Pal, N., Halder, S., & Guha, A. (2016). Study on communication barriers in the classroom: A
teacher’s perspective. Online Journal of Communication and Media Technologies, 6,
103–118.
Ruben, B. D. & Stewart, L. P. (2006). Communication and human behavior. (Edisi kelima).
Boston: Allyn & Bacon.
Sadeghi, M. (2019). A shift from classroom to distance learning: Advantages and limitations.
International Journal of Research in English Education (IJREE). doi: 10.29252/ijree.
4.1.80.
Sarısakaloğlu, A., Atay-Avşar, T., & Acar, Z. (2015). Communication barriers in online teaching
and online learning with digital media, in the framework of teaching and learning theory
approaches. Proceeding paper in International Conference on Communication, Media,
Technology and Design, 16–18 Mei 2015 Dubai–United Arab Emirates.
Setiawan, A. R. & Ilmiyah, S. (2020, April 7). Students’ worksheet for distance learning based
on scientific literacy in the topic coronavirus disease 2019 (Covid-19). Diakses dari
https://edarxiv.org/wyz5v/download
 Lampiran

Dokumentasi Uji Coba. Source : Dokumentasi Pribadi