Manajemen Waktu Lebih Dari Sekadar Peretasan Hidup

oleh Erich C. Dierdorff

Proyek merayap, tenggat waktu yang meleset, dan daftar tugas yang tampaknya semakin lama setiap hari - pengalaman ini terlalu umum dalam kehidupan

dan pekerjaan. Dengan musim resolusi tahun baru di depan kita, banyak orang yang dengan berani mencoba memenuhi tujuan untuk "mengelola waktu

dengan lebih baik", "menjadi lebih produktif", dan "fokus pada hal yang penting". Sasaran pengembangan seperti ini memang penting untuk kesuksesan

karier. Tidak perlu mencari lagi selain survei berskala besar yang secara rutin menemukan keterampilan manajemen waktu di antara keterampilan tenaga

kerja yang paling diinginkan, tetapi pada saat yang sama merupakan keterampilan yang paling langka untuk ditemukan.

Jadi bagaimana kita menjadi pengelola waktu yang lebih baik? Tentu tidak ada kekurangan saran - buku dan blog, peretasan dan aplikasi,

semuanya dibuat untuk meningkatkan manajemen waktu dengan sekumpulan alat yang siap diterapkan. Namun, kenyataan yang paling membuat

frustrasi bagi individu yang mencoba meningkatkan manajemen waktu mereka adalah bahwa tidak peduli seberapa efektif alat-alat ini dirancang,

mereka tidak mungkin bekerja. Sederhananya, alat-alat ini mengasumsikan keahlian dasar seseorang, tetapi keterampilan yang terdiri dari

manajemen waktu mendahului efektivitas alat atau aplikasi apa pun. Misalnya, apakah ada yang benar-benar berharap bahwa membeli satu set

pisau yang bagus, peralatan dapur kelas atas, dan bahan-bahan segar akan langsung membuat seseorang menjadi koki bintang lima? Tentu tidak.

Demikian pula, menggunakan aplikasi penjadwalan tanpa keterampilan manajemen waktu prasyarat tidak mungkin menghasilkan hasil manajemen

waktu yang positif.

Untungnya, ada banyak penelitian yang menyelidiki keterampilan yang melandasi manajemen waktu. Di sini, manajemen waktu didefinisikan

sebagai proses pengambilan keputusan yang menyusun, melindungi, dan menyesuaikan waktu seseorang dengan kondisi lingkungan yang

berubah. Tiga keterampilan khusus memisahkan keberhasilan manajemen waktu dari kegagalan:

Disiapkan oleh FX. Nanang Sujatmiko Halaman 1 dari 5

Kesadaran: berpikir secara realistis tentang waktu Anda dengan memahaminya adalah sumber daya yang terbatas.

Pengaturan: merancang dan mengatur tujuan, rencana, jadwal, dan tugas Anda untuk menggunakan waktu secara efektif.

Adaptasi: memantau penggunaan waktu Anda saat melakukan aktivitas, termasuk menyesuaikan dengan gangguan atau mengubah

prioritas.

Dari ketiga keterampilan ini, pengaturan mungkin yang paling familiar, terutama mengingat sebagian besar aplikasi dan peretasan menangani

penjadwalan dan perencanaan. Namun, tidak ada pengakuan luas yang sama atas kesadaran dan keterampilan adaptasi. Hal ini menimbulkan

pertanyaan kunci tentang bagaimana keterampilan ini dimainkan dari perspektif perkembangan: Apakah mereka sama pentingnya? Apakah

beberapa lebih sulit untuk dikuasai orang? Dan, apakah beberapa lebih jarang dari yang lain?

Mengukur Keterampilan Manajemen Waktu

Untuk menjawab pertanyaan ini, saya memeriksa hasil dari lebih dari 1.200 orang yang berpartisipasi dalam simulasi simulasi 30 menit yang

dirancang untuk menilai keterampilan manajemen waktu secara objektif. Peserta diberi peran sebagai desainer lepas, dan mereka memiliki

tugas dan hubungan dengan klien dan kolega dalam platform komunikasi lengkap dengan email, pesan instan, file cloud drive, dan

sebagainya. Masalah yang harus mereka hadapi termasuk berurusan dengan konflik penjadwalan, memprioritaskan permintaan klien, dan

memutuskan bagaimana menggunakan (atau tidak menggunakan) waktu mereka.

Bukti tersebut mengungkapkan beberapa temuan yang menarik.

Pertama, ketiga keterampilan itu sama pentingnya dengan kinerja manajemen waktu secara keseluruhan. Oleh karena itu, hanya meningkatkan

penjadwalan dan perencanaan seseorang (yaitu, keterampilan pengaturan) mengabaikan dua pertiga dari kompetensi yang dibutuhkan untuk mengatur

waktu secara efektif. Ini mungkin menjelaskan mengapa sangat mengecewakan untuk mencoba alat baru dan kemudian merasa seperti kita tidak pernah

benar-benar berubah menjadi manajer waktu yang hebat secara keseluruhan.

Kedua, orang-orang berjuang paling keras dengan keterampilan kesadaran dan adaptasi, di mana skor penilaian rata-rata 24 persen lebih

rendah daripada keterampilan pengaturan. Bukti ini menunjukkan bahwa kesadaran dan adaptasi bukan hanya keterampilan yang lebih langka,

tetapi lebih sulit untuk berkembang secara alami tanpa intervensi langsung. Selain itu, keterampilan kesadaran adalah pendorong utama tentang

seberapa baik orang menghindari penundaan dan keterampilan adaptasi adalah pendorong utama seberapa baik mereka memprioritaskan

kegiatan.

Ketiga, hasilnya bertentangan dengan peringatan populer tentang kebaikan atau kerugian multitasking. Sebuah survei setelah simulasi menanyakan

bagaimana perasaan responden tentang multitasking. Bukti mengungkapkan bahwa preferensi mereka untuk multitasking (yang oleh akademisi disebut

"polikronisitas") sebenarnya tidak terkait dengan keterampilan manajemen waktu. Seberapa baik atau buruk orang mengatur waktu mereka tidak ada

hubungannya dengan preferensi mereka untuk melakukan banyak tugas. Dengan demikian, perhatian ekstensif yang begitu sering diberikan pada

multitasking oleh mereka yang menawarkan trik manajemen waktu tidak mungkin menghasilkan kesuksesan nyata.

Keempat, bukti yang sangat jelas bahwa orang sama sekali tidak akurat dalam mengevaluasi kemampuan manajemen waktu mereka.

Misalnya, kurang dari 1% penilaian diri orang tumpang tindih dengan skor keterampilan objektif mereka. Selain itu, penilaian diri sendiri

hanya menyumbang sekitar 2% dari perbedaan waktu sebenarnya

Disiapkan oleh FX. Nanang Sujatmiko Halaman 2 dari 5

keterampilan manajemen. Hasil ini menggemakan pekerjaan sebelumnya tentang kurangnya kesadaran diri yang akurat tentang kompetensi mereka dan

bagaimana hal ini menghambat perubahan dan pengembangan kepemimpinan.

Bagaimana Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda

Jadi, bagaimana cara terbaik orang mempersiapkan diri untuk menjadi pengelola waktu yang lebih baik? Melakukannya terlebih dahulu membutuhkan

mencari tahu di mana harus fokus. Menyelami lebih dalam tingkat keahlian Anda saat ini adalah satu-satunya cara yang tulus untuk menjawab pertanyaan

ini. Ada tiga langkah yang dapat Anda lakukan untuk memulai upaya peningkatan Anda.

Bangun kesadaran diri yang akurat tentang keterampilan manajemen waktu Anda. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan

penilaian obyektif seperti simulasi mikro, mencari umpan balik dari orang lain seperti rekan kerja atau atasan, atau menetapkan dasar

perilaku yang mengukur peningkatan.

Sadarilah bahwa preferensi itu penting, tetapi bukan bagaimana Anda berpikir. Kesadaran diri akan preferensi atau kepribadian seseorang yang

terkait dengan manajemen waktu, seperti multitasking atau bersikap proaktif, dapat memperdalam pemahaman tentang di mana Anda mungkin berjuang

saat upaya perubahan Anda bertentangan dengan kebiasaan yang ada. Tetapi ingatlah bahwa keterampilan, bukan kepribadian, adalah atribut pribadi

yang paling mudah dibentuk dan memberikan ROI terbesar pada upaya peningkatan diri.

Identifikasi dan prioritaskan keterampilan yang perlu Anda tingkatkan. Meskipun ini terdengar jelas, poin kuncinya di sini adalah untuk menghindari

peningkatan diri yang sedalam "inci, tapi satu mil," di mana upaya terlalu banyak dilakukan untuk kebutuhan yang terlalu banyak. Yang terbaik adalah

memprioritaskan pengembangan keterampilan Anda, dengan fokus pada kebutuhan keterampilan yang paling mendesak terlebih dahulu dan kemudian

beralih ke yang berikutnya.

Ada sejumlah taktik berbasis bukti untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu. Berikut ini beberapa contohnya. Sekali lagi, penting

untuk memahami bahwa taktik adalah untuk mengembangkan keterampilan dasar Anda, yang pada akhirnya akan meningkatkan manajemen

waktu Anda. Menerapkan taktik ini saja bukanlah tujuan akhir.

Mengembangkan keterampilan kesadaran. Efektivitas berbeda dengan efisiensi, dengan efektivitas berarti melakukan sesuatu dengan baik dan

efisiensi berarti melakukan sesuatu dengan cepat. Keduanya kritis. Mengejar efisiensi demi efisiensi itu sendiri adalah kontraproduktif.

Temukan waktu kinerja puncak Anda. Bagi hari-hari biasa Anda menjadi tiga hingga empat slot waktu dan, selama seminggu, susun peringkat

slot ini dari yang paling produktif hingga yang paling tidak produktif (paling produktif adalah kinerja puncak).

Perlakukan waktu Anda seperti uang. Buat anggaran waktu yang merinci bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda selama seminggu. Kategorikan

waktu menjadi waktu tetap ("harus dilakukan") dan waktu diskresioner ("ingin melakukan").

Coba pengaturan waktu. Catat berapa lama Anda menghabiskan waktu untuk tugas dengan tenggat waktu yang sangat jelas, bukan berapa banyak

waktu yang tersisa.

Evaluasi seberapa realistis Anda menilai waktu. Setelah menyelesaikan sebuah proyek, evaluasi menurut Anda berapa lama waktu yang dibutuhkan

dan berapa lama sebenarnya waktu yang dibutuhkan.

Ambil “perspektif waktu masa depan. Pikirkan tentang bagaimana tugas yang Anda lakukan saat ini akan membantu atau merugikan Anda di masa

depan (misalnya, bagaimana tugas proyek hari ini berdampak pada tugas minggu depan?).

Disiapkan oleh FX. Nanang Sujatmiko Halaman 3 dari 5

Hindari “kekeliruan sunk cost. "Ketika Anda berpikir Anda mungkin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk suatu kegiatan, mundur dan

evaluasi pentingnya (misalnya, seberapa berharganya hasilnya, siapa yang akan terpengaruh jika selesai atau belum selesai, dll.)

Mengembangkan keterampilan pengaturan. Tugas yang tidak biasa tetapi penting sering kali memiliki kurva belajar yang lebih curam dan persyaratan

waktu yang lebih tidak terduga. Mengembangkan keterampilan pengaturan bukanlah tentang mengatur pekerjaan Anda untuk lebih mengontrol hidup Anda

- ini tentang mengendalikan hidup Anda, kemudian menyusun pekerjaan Anda di sekitarnya.

Prioritaskan aktivitas dan kewajiban. Tidaklah cukup hanya dengan membuat daftar tugas, daftar tugas, dan rapat Anda.

Hindari “efek urgensi belaka. Urgensi dan kepentingan terkait tetapi konsepnya berbeda; tugas mendesak membutuhkan tindakan

segera, sedangkan tugas penting memiliki konsekuensi yang lebih signifikan dan jangka panjang. Tugas yang mendesak dan penting

harus dilakukan terlebih dahulu.

Gunakan aplikasi kalender. Catat tanggal jatuh tempo untuk tugas dan janji - dan lakukan ini segera saat direncanakan atau diminta.

Entri label atau kode warna (mis., Pekerjaan, sekolah, kehidupan, dll.).

Jadwalkan waktu terlindungi. Buat janji temu kalender dengan diri Anda sendiri untuk memastikan waktu yang tidak terputus untuk didedikasikan untuk

proyek terpenting Anda.

Kurangi kesalahan perkiraan. Saat menyusun rencana, mintalah umpan balik dari pihak netral tentang perkiraan kebutuhan waktu

Anda.

Cobalah gol berukuran setengah. Saat berjuang untuk mencapai tujuan yang tampaknya terlalu menantang, tetapkan versi tujuan yang tidak terlalu

sulit.

Mengembangkan keterampilan adaptasi. Keterampilan ini diuji dan dikembangkan dalam situasi yang secara alami melibatkan tekanan tinggi dan

terkadang bahkan krisis - tantangannya adalah menangani situasi seperti itu tanpa merasa kesal, cemas, atau terganggu.

Cobalah "menumpuk kebiasaan". Ikat perilaku manajemen waktu Anda dengan kebiasaan yang sudah Anda tunjukkan (misalnya, melacak kemajuan

harian setiap malam saat Anda duduk untuk makan malam).

Gunakan upaya singkat. Saat tugas tampak membebani, lakukan upaya maksimal selama interval 15 hingga 30 menit untuk membantu

menghindari penundaan.

Bereksperimenlah dengan aplikasi pelacak waktu atau daftar periksa. Ingat manfaat harus melebihi biaya saat menggunakan alat ini. Keuntungan

harus lebih besar daripada waktu yang dihabiskan menggunakan aplikasi.

Jangan menjadi "kikir pengingat". Pengingat harus memiliki penjelasan atau deskripsi terperinci, bukan satu atau dua kata yang gagal

menggambarkan pentingnya tugas, kualitas yang diharapkan, dan sebagainya.

Buat rencana darurat. Pikirkan tentang skenario kasus terbaik / terburuk saat Anda menguraikan kemungkinan hasil dari rencana Anda.

Berupayalah untuk mengurangi pemborosan waktu. Buat slot waktu jangan-ganggu dan blokir situs media sosial selama waktu kerja kritis.

Disiapkan oleh FX. Nanang Sujatmiko Halaman 4 dari 5

Di musim introspeksi pribadi ini, mengapa memperbaiki manajemen waktu tetap menjadi tujuan yang terus-menerus dan abadi bagi

banyak dari kita? Ironisnya, kita perlu menjadi pengelola waktu yang lebih baik atas upaya kita sendiri untuk meningkatkan

manajemen waktu - untuk memprioritaskan upaya pengembangan kita. Jalan ini dimulai dengan berpaling dari perbaikan cepat yang

memikat dan alih-alih menilai dan membangun keterampilan manajemen waktu yang mendasarinya sebelum resolusi tahun baru

mencapai pembubarannya.

Erich C. Dierdorff adalah seorang profesor manajemen dan kewirausahaan di Sekolah Tinggi Bisnis Richard H. Driehaus di
Universitas DePaul dan saat ini menjadi editor rekanan di Psikologi Kepegawaian.

Disiapkan oleh FX. Nanang Sujatmiko Halaman 5 dari 5