CATATAN ADMIN

Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan oleh Admin yang bersangkutan.

1. Menginput data barang/ komponen keluar masuk Gudang dan memastikan stock
tersedia untuk proses produksi.
2. Membantu dan memonitor proses pengiriman atau penerimaan barang-barang
pabrik.
3. Mengukur dengan detail barang yang masuk ataupun keluar. Harap diperhatikan
dengan teliti Karena dapat mempengaruhi hasil produksi, terutama Plat, As, SLD.
Seringnya Plat diukur dalam satuan kaki (feet) maka admin diharap mengetahui
perbandingan antara meter dan kaki.
4. Membuat surat jalan bila mengirim barang apapun keluar pabrik.
5. Memeriksa surat jalan dan menyesuaikan dengan barang yang datang.
6. Membuat surat permintaan barang ke Raden Saleh Teknik.
7. Mencatat dan menandai/ menamai barang yang diterima untuk di servis. Kemudian
dijadikan di satu tempat agar tidak tertukar dengan barang servis milik orang lain
8. Mengarsipkan surat-surat dengan rapi agar bisa di check dikemudian hari apabila
dirasa ada kesalahan.
9. Membantu proses pengepackan barang dan jangan lupa mencatat jenis barang dan
nomor di pembungkus barang (Kardus) dengan spidol. Mengantisipasi kelupaan
nomor dan jenis barang. Barang-barang untuk packing : tali, cutter, gesper,
disatukan di satu tempat (kardus) dan disimpan di Gudang bila tidak terpakai.
10. Melakukan checking berkala ke aplikasi bitrix24 (Aplikasi yang digunakan
perusahaan untuk memperlancar system informasi)
11. Untuk nomor telpon wifi 03199340170 dan nomor internet adalah 152318901824.
12. Kode MAC laptop admin : 30.f7.72.10.3f.6b, Kode MAC Laptop Kepala :
30.f7.72.0f.94.8b.
13. Jika pada saat mengakses layanan modem di 192.168.1.1 dimintai username dan
password maka diisi username : user, password : adminklad3 . Jika telah dilakukan
reset router maka username : user , Password : user
14. Untuk pengaturan lebih lanjut tentang wifi dapat dilihat di file lain yang sudah
dibuat khusus untuk setting wifi.
15. Menjaga kebersihan Gudang dengan selalu bersih dengan menyapu tiap hari dan
membersihkan langit-langit.
16. Mengecheck barang / komponen ke beberapa karyawan. Mulai dari Bor, Hobing,
hingga CNC. Bila ada barang / komponen yang sudah selesai dan siap masuk
Gudang, segera dimasukkan ke Gudang. Gunakan forklift battery untuk lebih
memudahkan membawa komponen jika dirasa terlalu banyak.
17. Membunyikan bel tepat waktu bila atasan sedang berada di lingkungan pabrik.
18. Dalam satu buah unit barang terdapat beberapa jenis komponen. Yaitu, komponen
terdiri dari komponen yang dibuat sendiri (missal. Gigi, As, Pangkon, Handle, Papan,
dsb) kedua adalah komponen cor atau yang diterima oleh pabrik dalam bentuk cor
(misal Koupling, Rumah Bearing, Nok, Bush Tengah, dsb) lalu komponen resep atau
komponen yang diterima di pabrik dalam bentuk jadi, biasanya ini untuk finishing
(misal bearing, ring peer, V-belt, Mur, Baut, dsb) selain itu masih ada Engine/
Electro Motor dan juga komponen listrik.
19. Untuk komponen yang dibuat sendiri jika mencapai angka 5 segera melapor ke
atasan agar diisi lagi stocknya agar tidak kehabisan.
20. Komponen cor selain berada di Gudang biasanya masih ada yang diluar dalam
bentuk cor atau belum dibubut, bor, dsb. Admin harus mengkondisikan sendiri
dengan menghitung jumlah barang cor yang masih diluar dan membuat jurnal
tersendiri untuk stock yang masih ada diluar dan stock total.
21. Jika jumlah total stock cor sudah berada kurang dari 30 segera dimintakan.
Membuat surat permintaan barang dibedakan dengan yang lain dan khusus cor,
namun nomor masih harus mengikuti urutan. Pemesanan komponen cor biasanya
agak lama, lebih dari satu bulan jadi kita harus selalu mengecheck ketersediaan
komponen cornya sesuai batas minimum.
22. Dalam pemesanan komponen cor harus menyertakan matras cor. Matras cor sendiri
adalah cor yang digunakan sebagai contoh oleh supplyer dalam membuat pesanan
kita. Di D3 Matras cor di cat kuning dan bisa ditemui di rak depan Gudang
komponen resep atau disamping dispenser.
23. Data komponen resep dapat dilihat di folder KLA D3. Ada beberapa komponen lain
untuk melengkapi komponen yang sudah ada ; spei, V belt, dsb. Saat memesan
komponen komponen lain tersebut juga diikutkan untuk melengkapi komponen
yang diminta.
24. Komponen resep biasanya datang tidak secara bersamaan dan tidak dibuatkan surat
jalan sampai komponen terkhir datang. Maka admin harus memiliki catatan sendiri
untuk komponn resep yang sudah datang dan belum membuat jurnal tersendiri
sesuai data pada daftar komponen resep.
25. Komponen yang dibuat sendiri berbahan plat dan as. Plat dan As dipesan sesuai
permintaan Kepala Pabrik. Dan dicatat stocknya tiap ada bahan yang dipakai sesuai
laporan karyawan yang memotong. Pemesanan As dan Plat relative cepat
dibandingkan cor.
26. Karyawan yang mengerjakan mesin CNC mempunyai stock khusus yaitu insert.
Insert berbentuk seperti chip yang berfungsi sebagai pisau. Ada beberapa jenis
insert, dapat dilihat di daftar stock insert. Setiap insert memiliki kegunaan masing-
masing sesuai dengan kebutuhan karyawan.
27. Stock insert harap di update setiap hari untuk memastikan jumlah, karena akan
dilakukan pemerikasaan setiap hari.
28. Karyawan mesin biasanya melakukan proses akhir pembuatan pisau. Pisau yang
dikerjakan meliputi pisau gunting, pisau bar cutter STRONG, bar cutter TAKEDA dll.
Pisau dibuat dari SLD yang datang, maka dari itu jika SLD datang hitung dengan
benar dan tanyakan berapa pisau yang dihasilkan dari SLD tersebut kepada kepala
pabrik. Lalu simpan datanya untuk disesuaikan dengan pisau yang keluar/ dikirim
ke toko.
29. Pisau yang datang dari toko harap dibedakan dengan pisau yang diproduksi sendiri.
Pisau yang diproduksi sendiri dikirim ke toko untuk dilakukan stock disana. Baru
stocknya masuk kalau ada pisau yang datang dari toko. Biasanya datang Bersama
EM (Kalau bar cutter).
30. Jika komponen datang baik itu komponen bar cutter, bar bender, power trowel,
compactor, concrete dll dicatat dalam data komponen masing-masing. Dan
dikurangi bila ada unit yang keluar. Pastikan jumlah stock tercatat dan jumlah ril
 yang ada di pabrik benar, baik itu yang ada di dalam Gudang maupun yang sudah
terpasang.
31. Jika EM datang dan langsung dipasang oleh Karyawan perakitan. Maka catat Nomor
Unit dimana EM tersebut terpasang.
32. Jadwalkan untuk melakukan pengecheckan (opname) cor yang ada diluar, agar
selalu terupdate bila ada perubahan. Jadwalkan pula untuk pengecheckan
komponen di dalam Gudang untuk memastikan bahwa semua komponen sesuai
dengan data yang ada. Untuk saat ini check stock dijadwalkan pada hari senin.
33. Kalau ada kekurangan komponen yang ada di Gudang, coba ditanyakan ke tukang
yang biasa mengerjakan komponen tersebut, barang kali mengambil ketika Admin
sedang tidak ada dan lupa untuk melapor.
34. Mengecheck Bahan Baku (Plat, As) bila ada tukang yang akan memotong. Lalu
mengupdate.
35. Jika ada Insert atau mata pisau CNC hampir habis, Misal tinggal 1, harap lapor ke
Pak Agung agar dikirim kembali. Sehingga jadwal produksi tidak terganggu.
36. Jika ada tamu datang ke D3 harap dimintai tolong untuk mengisi buku tamu
kemudian di rekap di excel.
37. Membuka Daftar Stock Bahan Cor setiap hari, agar link pada file tersebut update.
Jangan lupa save jika keluar dari file, walaupun tidak mengedit apapun.
38. Menulis Surat Permintaan Barang sesuai dengan permohonan Karyawan/ Perintah
pimpinan/ Sesuai stock barang yang kurang.
39. Membuat Tanda Terima rangkap dua untuk supplier jika ada Faktur/ Nota yang
masuk. Tanda Terima asli diberikan pada supplier kemudian Faktur/ Nota yang
telah diterima dikirim ke toko beserta copy Tanda Terima.
40. Barang-barang yang sering diminta ditulis di File “Daftar Barang Permintaan”
sebagai referensi untuk permintaan selanjutnya. Misal Spei, V Belt, dsb.
41. Kalau minta komponen harap hubungi Bagian pembelian (Toko) untuk mengecheck
komponen apa saja yang tidak dimintakan, karena stock masih ada. Jangan lupa
Update bila stock sudah habis. Note : Jangan masukan baut stock ke stock komponen
biarkan tukang ambil sendiri kalau butuh.
42. Kalau ada permintaan barang baru, harap minta barang karyawan yang lama.
 43. Melakukan check pekerjaan Admin 2. Mulai dari file dan tugas-tugas sehari-hari.
44.

Selain tugas diatas ada juga tugas lain yang dikerjakan diluar sebagai berikut :

1. Jika ada tugas diluar kegiatan admin/ sesuai perintah atasan segera dikerjakan.
2. Jika ada tugas yang diberikan, berarti sudah menjadi tugas secara berkelanjutan.
Jadi kalau lihat ada tugas tersebut langsung dikerjakan tanpa menunggu perintah
lagi.
3. Jika ada barang selesai di cat dan belum terpasang cover segera pasang cover, cek
kembali kalau sudah.
4. Selama stock tersedia segera pasang Fix Roll serta Pentokan Atas jika ada Bar
Bender yang selesai di cat, gosok bagian as meja jika Fix Roll sulit masuk atau jika
hanya satu/ dua Fix Roll yang tidak masuk, coba di bubutkan lagi Fix Rollnya. Untuk
Perntokan atas pastikan bagian atas dan bawah workpiece stopper tidak salah,
harap lebih teliti.
5. Jika memasang oil pot pastikan semua jenisnya sama dan bagian tengah jangan
dimasukan terlalu dalam.
6. Jika Unit Barang sudah selesai di test / di coba dan sudah OK, langsung tutupi Unit
tersebut agak tidak terlalu berdebu waktu dikirimkan / keluar dari pabrik.
7. Kalau menemukan ada kekurangan pada suatu Unit dan tidak bisa diatasi sendiri
segera laporakan ke Kepala Pabrik / minta bantuan tukang.
8. Kalau ada tukang meminta bantuan dan sekiranya bisa membantu segera bantu,
agar pekerjaan mereka berjalan lancar.
9. Jika ada cor datang, masukan ke keranjang lalu bawa ke tempat penyimpanan cor
dengan Forklift, kemudian tata di tempat penyimpanan. Jika tidak memungkinkan
untuk menata/ hanya bisa dimasukan dalam keranjang ambil selembar karton/
kardus lalu tulis jenis cor dan jumlahnya dan selipkan di atas keranjang agar
memudahkan ketika melakukan cek stock.
10. Menjaga / Mengawasi jika ada relasi mengambil gram, besi apalan, dsb. Agar tidak
salah ambil barang lainnya.
 11. Membantu tukang melakukan pengecheckan ukuran barang saat di dalam Gudang.
Misal, check Koupling ke gigi, As ke gigi, As ke bush, dsb.
12. Menata Plat sesuai ukurannya agar lebih mudah untuk melakukan pengecheckan.
13. Mempersiapkan barang hasil produksi yang akan dikirim ke pembeli

Inventaris Admin D3 :

- Laptop Lenovo ideapad 100 + Charger + 2 Mouse + Tas

- Kipas Angin Maspion warna hitam
- Router ZTE ZXHN F609 + Charger + Kabel LAN (di dos) , tersambung ke kabel
Indihome
- Router TP-Link TL-MR3020 + Charger , disimpan di laci
- Modem Blazz RX300 , disimpan di laci masuk dos Huawei
- Modem Huawei E173 , disimpan di laci
- Jangka Sorong (Sketch Math) 30cm , ket : dipinjam Aldi / Arifin
- Jangka Sorong (Sketch Math) 20 cm

Daftar Stock Komponen Finish

Berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai setting file Daftar Stock
Komponen Finish :

Tabel Penyajian

Tabel pada sheet HOME adalah table yang menunjukan semua komponen unit yang
ada di Gudang, baik itu milik Bar Cutter, Bar Bender, Bar Roller, dll. Semuanya disatukan
dalam table list.

Tabel pada sheet PER UNIT adalah tabel yang menunjukan daftar semua komponen
yang ada dalam sebuah unit. Ditampilakn masing-masing untuk tiap unitnya. Pilihlah
dropdown yang tersedia pada kotak putih diatas untuk memilih komponen mana yang
ingin disajikan.
Jika Ada Komponen Masuk / Keluar

Untuk mencari komponen yang masuk / keluar bisa memasukan Namanya dalam
kotak putih yang disediakan disamping tombol “CARI NAMA”, lali klik tombol “CARI NAMA”
tersebut. Setelah komponen sudah keluar klik pilihan “GO TO” untuk menuju table
transaksi barang tersebut.

Setelah selesai memasukan transaksi barang. Kembali ke Home dengan menekan

tombol yang sudah disediakan. Kemuadian klik “SEMUA DATA” untuk mengembalikan
tabel seperti semula.

Memasukan Komponen Baru / Belum Ada Dalam Daftar.

Jika ada komponen masuk / keluar dan belum ada dalam daftar, maka memasukan
data baru dan membuat sheet baru untuk transaksi komponen tersebut.

Pertama-tama cek nomor komponen, penomoran biasanya diilakukan sesuai nama

rak kemudian nomor komponen. Dalam hal ini bisa dilakukan secara bebas, hanya untuk
mempermudah penamaan sheet. Nomor yang sudah ada berada di sheet “NOMOR”

Ada satu buah sheet lembar transaksi baru yang sengaja disiapkan untuk hal ini.
Sheet tersebut selalu berada pada daftar list terakhir. Agar tidak terlalu susah mencari
sudah disiapkan data sheet tersebut.

Masukan “NEW” pada cell pencarian komponen. Klik “GO TO” ketika data sudah
keluar. Ketika sudah berada pada sheet tersebut. Klik kanan pada nama sheet (dalam hal
ini adalah sheet “NEW”), kemudian pilih “move or copy”, muncul kotak dialog, scroll kotak
“before sheet” hingga paling bawah dan pilih “(move to end)”, centang pilihan create a
copy, kemudian OK.

Muncul sheet baru dengan nama “NEW (2)”, rename sheet tersebut lalu edit data
yang diperlukan di dalamnya. Kalau sudah selesai jangan lupa memindahkan sheet “NEW”
jadi sheet paling belakang.
 Kembali ke sheet “HOME”. Pada tabel masukan data komponen baru pada baris
paling bawah. Pada kolom nomor isilah sama dengan sheet baru tadi. Pada kolom stock
isilah dengan formula : =’NEW’!J3 . NEW diganti dengan nama sheet baru tadi, dan J3
adalah index yang menunjukan posisi data sheet tersebut yang ditampilkan, jika
menggunakan tabel dalam sheet “NEW” atau sesuai standart maka diposisikan pada J3.
Misal sheet baru tersebut adalah BC30006 maka isi kolom stock dengan : =’BC30006’!j3 .
Jangan lupa tulis GO TO dan buat link meuju sheet transkasi.

Setelah selesai, berpindahlah ke sheet “SUPPORT” yang berada disamping sheet

“HOME”. Atau melalui pencarian data masukan support maka ada akan muncul lalu pilih
“GO TO”

SHEET SUPPORT tersebut berisi tabel pembantu untuk menyajikan tabel pada
sheet “PER UNIT”, dari data yang sudah dimasukan tadi. Tabel berwarna biru adalah data
yang masuk ke range HLOOKUP dari tabel sheet “PER UNIT”. Sheet itu sendiri berisi double
spasi atau “ “ dan digunakan conditional formatting untuk menandai cell yang masuk ke
range.

Masukan data pada unit pemakai dengan cara, cari data paling bawah lalu masukan
nomor komponen / nomor sheet pada baris baru pertama. Nama komponen pada baris
baru kedua dan link penyajian seperti cara memasukan stock tadi (=’NEW’!J3) di barisbaru
ketiga.

Pembuatan Tabel Pada Sheet “HOME”

Tabel dibuat seperti biasa, yang membuatnya seperti mesin pencari adalah adanya
tombol VBA yang membantu pencarian. VBA sendiri dibuat dengan mengaktifkan Ribbon /
Menu Developer. Untuk mengaktifkannya pilih File > Option > Customize Ribboon >
Centang kolom “developer” > OK.

Setelah tabel dirasa siap, langkah pertama adalah membuat name sesuai data.
Masuk ke menu Formula > klik define name. Buat nama sesuai yang diinginkan, hanya bisa
dibuat tanpa spasi, kalaupun ingin spasi menggunakan tanda hubung underscore dalam file
yang sudah ada, namenya adalah : RangeKomponen . Kosongi kolom komen dan isi refer to
dengan : =OFFSET(HOME!$A$5,0,0,COUNTA(HOME!$A:$A)+1,7) , OFFSET sendiri
bertugas seperti formula, HOME adalah nama sheet, dapat diganti sesuai nama sheet. $A$5
adalah posisi awal tabel, termasuk bagian kepala tabel. COUNTA juga bertindak sebagai
formula dan masukan $A:$A sesuai kolom posisi awal tabel. +1 difungsikan agar jumlah
data bisa senantiasa bia ditambah. 7 merupakan coloum yang masih termasuk dalam data
ini.

Langkah selanjutnya adalah membuat name untuk daftar nama barang. Hampir
sama seperti diatas yaitu : =OFFSET(HOME!$B$6,0,0,COUNTA(HOME!$B:$B)+1,1) beri
nama name sesuai kebutuhan, dalam file ini namanya adalah : RangeNama .

Setelah selesai membuat name. menuju ke menu “Develpoer” pilih Insert ->(Pada
ActiveX Control) Pilih Command Button . Otomatis design mode akan menyala (terlihat
menu design mode terblok gelap. Gambar command button sesuai keinginan (2 buah).

Pastikan design mode masih menyala, Pada commandbutton1 > klik kanan >
properties. Cari kolom caption lalu ubah commandbutton1 jadi “CARI NAMA”. Pengaturan
lain bisa diatur sesuai kebutuhan (optional). Kalau sudah selesai, klik kanan lagi pada
commandbutton1 > klik view code.

Muncul kotak dialog Vba control. Masukkan code seperti dibawah :

CODE TOMBOL “CARI NAMA”

Private Sub CommandButton3_Click()
Set WsDataBase = Sheets("HOME")
Set RgData = WsDataBase.Range("RangeKomponen")
Set RgCari = WsDataBase.Range("C2:C3")
Set RtCari = WsDataBase.Range("C3")
If WsDataBase.Range("B6").Value = "" Then
    MsgBox "Tidak ada data dalam database", vbCritical, "Aplikasi Pencarian "
    Exit Sub
End If
With WsDataBase.Range("RangeNama")
    Set c = .Find(RtCari, LookIn:=xlValues)
    If c Is Nothing Then
        MsgBox "Nama Komponen Tidak Ditemukan", vbCritical, "Aplikasi Pencarian"
        Exit Sub
    Else
        WsDataBase.Range("C3").Value = RtCari
        RgData.AdvancedFilter Action:=xlFilterInPlace, _
            CriteriaRange:=RgCari
    End If
End With
End Sub

Untuk membuat tombol “SEMUA DATA” hampir sama seperti pembuatan tombol
“CARI NAMA” hanya saja captionnya commandbutton2 diganti “SEMUA DATA”. Dan untuk
code-nya adalah sebagai berikut :

CODE TOMBOL “SEMUA DATA”

Private Sub CommandButton2_Click()

Set WsDataBase = Sheets("HOME")
If WsDataBase.FilterMode Then
    WsDataBase.ShowAllData
End If
End Sub

Jika semua dirasa sudah beres, maka jangan lupa mematikan design mode, cukup
klik saja. Tombol design mode yang ada disamping tombol insert pada menu “Developer”.