Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

PERTEMUAN 2:

TUGAS POKOK PERENCANAAN SDM

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah selesai mempelajari materi tugas pokok perencanaan sdm diharapkan

mahasiswa mampu:

1.1. Menjelaskan pengertian perencanaan dengan baik dan benar

1.2. Menjelaskan tugas pokok perencanaan dengan baik dan benar

B. URAIAN MATERI

Tujuan Pembelajaran 1.1:

Perencanaan SDM

1. Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan yang merupakan proses

bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi

sebuah organisasi. Proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup

kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas dalam memenuhi

kebutuhan tenaga kerja saat ini. Perencanaan SDM untuk masa yang akan datang

lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) dalam pemenuhan

kebutuhan tenaga kerja di masa datang, mengenai ketersediaan tenaga kerja yang

didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang.

2. Tujuan Perencanaan SDM

Tujuan dari perencanaan SDM yakni untuk memastikan bahwa sejumlah

tenaga kerja dalam jumlah tertentu, yang dibutuhkan oleh organisasi telah

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

1
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

memenuhi persyaratan, dan telah tersedia secara kuantitatif dan kualitatif pada

suatu kurun tertentu.

Dengan diadakannya perencanaan terhadap SDM maka sasaran yang ingin

dipenuhi, yakni: berkurangnya biaya yang dikeluarkan, perencanaan SDM dan

perencanaan strategik, dasar bagi efektivitas MSDM, dan rekrutmen.

3. Aspek perencanaan SDM

Aspek-aspek perencanaan SDM yang perlu diperhatikan antara lain: aspek

Kualitas SDM yang tepat, aspek kuantitas SDM yang tepat, aspek waktu dan

posisi yang tepat, aspek perhatian terhadap tujuan individu maupun tujuan

organisasi secara maksimal. Klasifikasi Perencanaan SDM berdasarkan ruang

lingkup Perencanaan SDM diklasifikasikan kedalam dua kategori, yakni:

1. Manpower Planning merupakan perencanaan tenaga kerja secara

menyeluruh pada aspek MSDM.

2. Manpower Programming merupakan perencanaan tenaga kerja yang

bersifat detail. Dan merupakan implementasi dari manpower planning.

4. Pentingnya Perencanaan SDM

Mengapa Perencanaan sebuah SDM penting, yakni:

 Membantu manajemen untuk mendayagunakan sumber daya manusia

yang ada, sehingga organisasi mampu meningkatkan efisiensi dan

produktifitasnya.

 Untuk mengetahui rencana ketenagakerjaan agar dapat mengembangkan

karier.

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

2
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

 Memungkinkan organisasi melakukan penyesuaian dengan perubahan-

perubahan yang mungkin terjadi. Rencana membimbing ke arah sukses.

 Mengharuskan manajemen untuk menetapkan tujuan yang hendak dicapai.

 Untuk melakukan pengawasan yang efektif.

5. Tahapan Dalam Proses Perencanaan SDM

Tahapan-tahapan yang harus diperhatikan dalam proses perencanaan

SDM, yakni:

a. peramalan permintaan dan ketersediaan tenaga kerja

b. Peramalan tentang kelebihan ataupun kekurangan tenaga kerja.

c. Sasaran dan rencana strategi

d. Implementasi,

e. dan Evaluasi

Tujuan Pembelajaran 1.2:

Tugas Pokok Perencanaan SDM

Dari uraian-uraian tentang beberapa pengertian perencanaan dan

implementasinya dalam Perencanaan SDM tersebut di atas, jelas bahwa

perencanaan merupakan kegiatan pembuatan keputusan tentang masa depan dan

cara mewujudkannya di suatu llingkungan tertentu, khususnya sebuah organisasi

dibidang bisnis.

Sehubungan dengan itu pembahasan tentang tugas pokok perencanaan

sebagai kegiatan pengambilan keputusan dalam uraian ini pada dasarnya

menempatkan perencanaan sebagai suatu disiplin ilmu, bukan sebagai salah satu

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

3
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

fungsi manajemen. Dengan demikian pembahasannya tidak dihubungkan dengan

fungsi-fungsi manajemen lainnya.

Ketiga tugas pokok perencanaan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Tugas Persiapan dan/Eksplenatif

Perencanaan suatu bidang/aspek suatu kehidupan tertentu harus dimulai

atau bertolak dari kondisinya pada saat sekarang. Untuk mengetahui

kondisi itu diperlukan kegiatan menghimpun informasi atau data dengan

mengidentifikasi kondisi bidang/aspek tersebut, agar jelas yang mana

diantaranya yang perlu dimasukkan dalam perencanaan, baik untuk

diadakan jika belum ada maupun yang perlu diperbaiki atau

disempurnakan atau diganti dengan sesuatu yang baru. Kegiatan

mengidentifikasi dengan menghimpun data dan informasi dimaksudkan

adalah tugas eksplanatif sebagai kegiatan awal perencanaan. Dengan kata

lain tujuan dari kegiatan pertama dalam perencanaan ini adalah untuk

menjelaskan (explanation) kondisi awal bidang atau masalah yang akan

dijelajahi sebuah perencanaan.

Dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) di sebuah perusahaan

mencakup data atau informasi yang diperlukan untuk keperluan

perencanaan. Di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan yang

baik/sehat, biasanya sudah tersedia SIM yang baik termasuk di dalamnya

informasi mengenai SDM. Data/informasi itu perlu dianalisis untuk

menemukan dan memilih alternative yang dapat ditetapkan dalam

perencanaan sebagai keputusan. Di antaranya adalah tentang tujuan yang

hendak di capai, program atau kegiatan pemecahan masalah yang akan

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

4
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

dilaksanakan, baik masalah yang dihadapi sekarang maupun yang

diprediksi akan dihadapi di masa datang. Alternatif itu sebagaimana telah

dijelaskan di atas, pada dasarnya berbentuk pilihan program atau kegiatan

dalam memperbaiki, merubah, meningkatkan atau menyempurnakan

kondisi awal bidang yang tercakup dalam sebuah perencanaan, sesuai

dengan kondisi organisasi/perusahaan yang diinginkan

organisasi/perusahaan di masa depan. Perencanaan untuk melaksanakan

kegiatan-kegiatan di masa depan, yang terarah pada tujuan

organisasi/perusahaan merupakan kegiatan yang pada dasarnya merupakan

langkah persiapan. Tugas ini disebut juga tugas orientasi atau kegiatan

evaluasi diri yang dilakukan untuk mengenali bidang atau masalah yang

akan dijelajahi oleh perencanaan yang akan dirumuskan. Orientasi atau

evaluasi diri dilakukan antara lain terhadap ruang lingkup, kekuatan

organisasi/perusahaan, kelemahan organisasi/perusahaan, peluang yang

dapat dimanfaatkan, hambatan yang dihadapi, sumber daya yang dimiliki

dll sebagai informasi untuk memperjelas kondisi awal

organisasi/perusahaan. Kegiatan Orientasi atau Evaluasi Diri hasilnya

dapat dianalisis dengan mempergunakan analisis statistika atau sekurang-

kurangnya dengan mempergunakan Analisis SWOT (Strength/kekuatan,

Weakness/kelemahan, Opportunity/kesempatan dan Threath/hambatan).

Tugas eksplanatif ini jika diimplementasikan dalam Perencanaan SDM

sangat khusus sifatnya karena telah memiliki beberapa model analisis yang

siap dipergunakan, di antaranya disebut Audit SDM (Work Forces

Analysis), Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) terutama dalam

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

5
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

bentuk Evaluasi Pekerjaan (Job Evaluation), Analisis Sumber Tenaga

Kerja Internal dll.

2. Tugas Prediktif

Perencanaan pada dasarnya merupakan kegiatan memprediksi suatu

kondisi masa depan yang diinginkan, berbeda dari kondisinya di masa

sekarang. Prediksi itu pada dasarnya merupakan kegiatan memilih

alternative mengenai kondisi organisasi/perusahaan yang ideal di masa

mendatang. Prediksi harus bersifat realistis berupa kondisi masa depan

yang diperkirakan dapat diwujudkan. Untuk itu harus dihindari

memprediksi kondisi masa depan yang tidak mungkin dicapai, sehingga

menjadi khayalan yang tidak dapat diwujudkan. Dengan demikian berarti

juga harus dimiliki kemampuan dan cara atau strategi mencapainya, atau

sebaliknya harus dihindari pelaksanaan kegiatan yang diprediksi tidak

relevan dengan kondisi yang ingin dicapai. Strategi atau cara dan program

untuk mencapai kondisi yang diprediksi dan dipilih untuk diwujudkan di

masa depan pada dasarnya adalah perubahan, perbaikan, penyempurnaan

dan bahkan mungkin mengganti kondisi masa sekarang yang dinilai tidak

sesuai lagi atau yang sifatnya kurang atau tidak menguntungkan lagi bagi

organisasi/perusahaan. Berdasarkan uraian di atas berarti juga kondisi

masa depan yang diprediksi sebagai kondisi yang ingin diwujudkan dapat

disebut sebagai tujuan perencanaan.

Tugas prediksi seperti diuraikan di atas dapat dilaksanakan dan

tujuan-tujuannya dapat dicapai secara efektif dan efisien bila dilakukan

secara cermat dan realistis. Informasi atau data yang digunakan untuk

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

6
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

mengetahui kondisi sekarang perlu diubah, diperbaiki, diadakan dan/atau

disempurnakan menjadi jelas, agar penetapan prediksi kondisi yang

diinginkan di masa depan tidak keliru, maka tugas perencanaan harus

dilaksanakan secara baik dan cermat.

3. Tugas Kontrol

Tujuan perencanaan yang akan diwujudkan di masa depan pada dasarnya

merupakan kontrol terhadap kondisi yang akan terjadi/dicapai di masa

depan. Demikian juga pemilihan program dan kegiatan untuk mewujudkan

tujuan tersebut, pada dasarnya merupakan kontrol masa depan agar dapat

menghindari terjadi atau terwujudnya kondisi yang tidak diinginkan.

Untuk itu program-program dan/atau kegiatan-kegiatannya harus dipilih

yang paling relevan sebagai kegiatan kontrol, agar tidak berdampak

merugikan dan menimbulkan konsekwensi terjadinya kondisi yang tidak

diinginkan.

Perencanaan sebagai kegiatan kontrol sangat penting bagi setiap dan

semua organisasi/perusahaan karena berpengaruh langsung pada usaha

mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya. Kemampuan

memilih dan melaksanakan kegiatan bisnis sebagai control masa depan di

lingkungan organisasi/perusahaan berpengaruh langsung pada kondisi

kompetitifnya dalam mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya.

Untuk itu kemampuan tersebut harus diwujudkan dalam penyusunan

perencanaan bisnis yang berisi program dan kegiatan yang lebih baik dari

kompetitor yang terdapat di wilayah operasional bisnis yang sama.

Dengan memperhatikan uraian-uraian di atas dapat disimpulkan bahwa

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

7
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

esensi perencanaan mencakup empat substansi sebagai berikut:

Perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan dengan memilah

dan memilih program-program atau kegiatan-kegiatan yang akan

dilaksanakan untuk mewujudkan kondisi masa depan yang diinginkan.

Perencanaan adalah respon terhadap masalah atau kondisi masa kini

(sekarang) yang belum atau tidak memuaskan, yang harus diubah,

diperbaiki, disempurnakan bahkan mungkin diganti dengan kondisi yang

lebih memuaskan.

Perencanaan dirumuskan oleh manusia dan harus dilaksanakan oleh

manusia sebagai sumber daya. Agar di lingkungannya selalu tersedia

sumber daya manusia yang mampu mempertahankan dan mengembangkan

eksistensinya sangat perlu melaksanakan kegiatan Perencanaan SDM

untuk setiap organisasi yang bergerak dibidang bisnis.

Perencanaan SDM di lingkungan sebuah organisasi/perusahaan, harus

menghasilkan SDM yang memiliki kemampuan melaksanakan ketiga

tugas pokok perencanaan agar tidak terjadi pemborosan yang merugikan. 

Perencanaan SDM merupakan perencanaan perluasan tenaga kerja yang

berkualitas dengan penarikan, seleksi, pengembangan dan pelatihan, penempatan,

mutasi dan pemberian balas jasa.

  Pengawasan dan evaluasi merupakan aspek kunci Perencanaan SDM,

Perencanaan SDM merupakan proses yang sistimatis, bukanlah sebuah peristiwa

yang kebetulan. Proses yang dilakukan harus secara konsisten, karena lingkungan

organisasi selalu berubah. Perencanaan SDM juga berorientasi pada jangka

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

8
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

pendek dan panjang, ada integrase dengan perencanaan organisasi, dan penentuan

kebutuhan SDM secara kualitatif dan kuantitatif.

Terdapat empat faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan sumber

daya manusiayang efektif yakni: pemahaman seluruh manajer terhadap makna

perencanaan SDM secara komprehensif, para manajemen puncak bersikap

suportif, ada komunikasi yang harmonis antara bagian SDM dengan manajemen

lini lainnya, perencanan SDM terintegrasi dengan perencanaan keseluruhan

organisasi, dan perencanaan SDM harus dimulai dari pendayagunaan secara

efektif dan efisien terhadap SDM yang sudah dimiliki dan hanya akan menambah

atau merekrut SDM dari luar apabila ternyata terdapat kekurangan SDM

untuk melaksanakan tugas-tugas pokok organisasi.Teknik Dalam Peramalan

Kebutuhan Tenaga Kerja ada tiga teknik yang dipergunakan yakni:

1. Teknik Delphi, merupakan salah satu metode untuk memprediksi

permintaan/demand SDM dengan menetapkan kualifikasi SDM yang

dibutuhkan, dengan mempergunakan pengalaman, keyakinan, intuisi,

keahlian mengestimasi jumlah dan kualifikasi SDM tanpa menggunakan

data kuantitatif, dalam arti tidak dianalisis melalui perhitungan statistika

ataumatematika.

2. Rata-rata Bergerak (Moving Average), merupakan sebuah pendekatan

kuantitatif untuk meramalkan permintaan tenaga kerja yang didasarkan

pada suatu indeks organisasi seperti penjualan.

3. Management Forecasts, adalah sebuah pendapat atau keputusan dari para

supervisor, manager departemen atau pihak lain yang memiliki

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

9
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

pemahaman mengenai kebutuhan organisasi akan tenaga kerja. Tools of

Supply Analysis meliputi babarapa hal, yakni:

a. Tabel staffing adalah penyajian dalam bentuk tabel dari semua

jabatan dalam organisasi, disertai dengan jumlah dari karyawan

yang menjabat saat ini dan kebutuhan tenaga kerjauntuk masa yang

akan datang.

b. Markov analysis adalah metode untuk melacak pola dari

pergerakan karyawan pada berbagai jabatan.

c. Rencana suksesi adalah proses untuk mengidentifikasi,

mengembangkan dan melacak individu-individu kunci untuk posisi

eksekutif.

d. Bagan penempatan adalah daftar dari pemegang jabatan saat ini

dan personil yang potensial jika ada lowongan pada jabatan

tersebut.

e. Skills Inventories adalah data dari pendidikan, pengalaman, minat,

dan ketrampilan, yang dapat memberikan petunjuk kepada

manajemen untuk secara cepat mengisi lowongan jabatan sesuai

dengan latar belakang karyawan.

C. SOAL LATIHAN/TUGAS

1. Apakah pengertian Perencanaan SDM?

2. Apakah tujuan dari Perencanan SDM?

3. Sebutkan Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

10
Modul Seminar Perencanaan Sumber Daya Manusia

4. Klasifikasi Perencanaan SDM berdasarkan ruang lingkup

PerencanaanSDM!

5. Sebutkan Manfaat dari perencanaan SDM!

6. Jelaskan Tahapan-tahapan yang harus diperhatikan dalam proses

perencanaan SDM!

7. Sebutkan dan jelaskan tiga teknik yang dipergunakan dalam peramalan

kebutuhan tenaga kerja!

8. Sebutkan Ketiga tugas pokok perencanaan SDM!

9. Sebutkan empat faktor yang perlu diperhatikan dalam perencanaan

sumber daya manusiayang efektif!

10. Jelaskan Tools of Supply Analysis!

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, Malayu.2014. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : PT. Bumi

Aksara

Mangkunegara,Anwar Prabu. 2011.Manajemen Sumber Daya Perusahaan.

Bandung :PT Remaja Rosda Karya.

Marwansyah, 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung :Alfabeta.

Nawawi, Hadari. 2010.Perencanaan SDM Untuk Organisasi Yang Kompetitif.

Jakarta :Gajah Mada University Press.

S-1 Manajemen Universitas Pamulang

11