B.

Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan SDM merupakan suatu proses dalam menentukan kebutuhan pegawai dan
mensinkronisasi kebutuhan tersebut aga pelaksanaannya terintegrasi dengan rencana organisasi
(Sikula, 2001). Milkovich dan Nystrom (Yoder, 1981) menyatakan bahwa perencanaan SDM
merupakan suatu proses peramalan, pengembangan, pengimple- mentasian, dan pengontrolan yang
menjamin organisasi mempunyai kesesuaian antara jumlah pegawai, penempatan pegawai secara
benar. waktu yang tepat, yang secara ekonomis dan lebih bermanfaat.

Perencanaan SDM merupakan proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan)

untuk mengatur arus pegawai ke dalam, di dalam. dan ke luar organisasi (Bohlander et al., 2002).
Berelson dan G. Steiner (1964) menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang
bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai
tujuan melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan. Rivni dan Sagala (2009)
menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan langkah-langkah tertentu yang diambil oleli
manajemen guna menjanin bahwa dalam organisasi tersedia SDM yang tepat untuk menduduki
berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat pula.

Alwi (2001) menyatakan bahwa perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada
tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang
dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai
implementasi visi dan misi organisasi telah ditetapkan. V'si organisasi sebagai pemandu arah sebuah
bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan, Berawal dari
strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM
yang dipilih dan ditetapkan sangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan,
baik secara kuantitas maupun kualitas.

C. Tujuan Perencanaan SDM

Secara sistematis tujuan diadakannya perencanaan SDM adalah untuk membantu

manajemen dalam pengambilan keputusan tentang SDM yang ada dan dibutuhkan oleh organisasi.
Sejumlah pertimbangan dalam perencanaan SDM disajikan dalam Tabel 2.1 berikut ini.

Tabel 2.1

1. Pertimbangan dalam Perencanaan SDM Penjelasan Perubahan kebijakan kepegawaian perlu

untuk dipertimbangkan, Pertimbangan Perubahan Kebijakan. seperti kegiatan promosi,
rotasi, pensiun atau pemberhentian pegawai.
2. Perubahan Organisasi didorong untuk melaksanakan efisiensi, baik Waktu. penggunaan cana
maupun waktu. Untuk itu, perubahan waktu terkait dengan perencanaan SDM perlu
mendapatkan
3. Perubahan pertimbangan yang matang. Organisasi pasti mendorong pegawai untuk memiliki
kinerja dan produktivitas kerja pegawai yang tinggi sehingga pertimbangan akan kinerja dan
produktivitas kerja menjadi penting untuk Kinerja dan Produktivitas Kerja.
4. Perubahan Teknologi.diperhitungkan organisasi. Perubatan texnologi semakin hari semakin
cepat. Untuk itu pertimbangan perubahan teknologi yang mungkin berdampak pada
organisasi perlu diperhitungkan.
 Tujuan perencanaan SDM menurut Rivai dan Sagala terdiri dari sejumlah hal penting, yaitu:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas pegawai yang akan mengisi semua jabatan
dalam perusahaan;
2. Untuk menjamin tersedianya pegawai masa kini maupun masa depan, sehingga
setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya;
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam
pelaksanaan tugas;
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga
produktivitas kerja meningkat;
5. Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan pegawai;
6. Menjadi pedoman dalam menetapkan program rekrutmen, seleksi, pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian
pegawai;
7. Menjadi pedoman dalam melakukan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun
pegawai;
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian pegawai.

D. Ruang Lingkup Perencanaan SDM

Ruang lingkup perencanaan SDM pada intinya merupakan gambaran kebutuhan unit kerja,
yang selanjutnya diorganisasi dalam level yang lebih tinggi, yaitu keputusan manajemen.
Pemahaman tersebut menggambarkan bahwa ruang lingkup perencanaan SDM di dalam organisasi
secara umum adalah seperti yang disajikan dalam tabel 2.2.Ruang Lingkup Organisasi.

Tabel 2.2 Ruang Lingkup Perencanaan SDM

1. Organisasi
Penjelasan Perencanaan SDM pada level organisasi menggambarkan kebutuhan
organisasi akan SDM secara keseluruhan. Kebutuhan- Ini baik dalam level pegawai
manajerial maupun pegawai operasional. Perencanaan SDM dalam level ini juga
diselaraskan dengan visi, misi, dan strategi organisasi yang ada.
2. Departemen/Unit Kerja
Perencanaan SDM pada level departemen menggambarkan kebutuhan SDM
departemen atau unit kerja yang ada di dalam organisasi. Kebutuhan ini diselaraskan
dengan tujuan dan lingkup pekerjaan yang ada di departemen maupun unit kerjay
Perencanaan SDM dalam level tim kerja. Perencanaan ini didasarkan atas kebutuhan
untuk membentuk dan mengoptimalkan tim kerja dalam rangka menunjang kinerja
organisasi. Pada level ini diatur kebutuhan SDM dalam level
3. Tim Kerja
Perencanaan SDM dalam level tim kerja. Perencanaan ini didasarkan atas kebutuhan
untuk membentuk dan mengoptimalkan kerja dalam rangka menunjang kinerja
organisasi. Pada level ini diatur kebutuhan SDM dalam level yang lebih teknis.
4. Individu
Perencanaan SDM pada level individu menggambarkan kebutuhan organisasi akan
individu pegawal yang disertai dengan deskripsi jabatan yang akan diemban oleh
pegawai tersebut.

E. Filosofi Perencanaan SDM

 Pentingnya perencanaan SDM menurut Wahyudi (2001) dapat ditinjau dari beberapa segi
yaitu dari kepentingan individu; kepentingan organisasi; kepentingan negara; serta kepentingan
perencanaan.

1. Kepentingan Individu Pegawai.

Bagi seorang pegawai, mengetahui secara pasti rencana tentang kepegawaian organisasi tempat
dimana ia berada akan memungkinkannya untuk menyusun rencana pengembangan karir bagi
dirinya sendiri Artinya bagi individu pegawai perencanaan pegawai akan sangat membantu bagi
dirinya dalam menentukan masa depannya di dalam organisasi.

Berdasarkan rencana organisasi tersebut, seorang pegawai akan mengetahui:

a. Bagaimana kemampuan pengembangan jenjang kariernya.

b. Kemampuan apa yang harus dimilikinya untuk memungkinkan dirinya menduduki
jabatan tertentu;
c. Waktu yang terbaik untuk menjangkau karir tersebut. Dengan mengetahui hal-hal
tersebut di atas, maka seorang pegawai akan dapat menyusun rencana tentang apa yang
akan dilakukannya.

2. Kepentingan Organisasi

Perencanaan pegawai akan membantu pimpinan organisasi dalam upaya memperdayagunakan

SDM yang ada, sehingga akan mampu meningkatakan efisiensi dan produktivitasnya dalam
jangka waktu panjang.

3. Kepentingan Negara

Keberadaan pegawai akan memungkinkan Negara untuk mengatur program penataan dan
pengembangan SDM guna mendukung terciptanya Negara sebagai organisasi yang memiliki
efisiensi yang tinggi. Suatu Negara (sebagai sebuah sistem) yang terdiri dari organisasi-
organisasi (sebagai sub sistem) yang memiliki tingkat efisiensi dan efektifitas yang tinggi di
dalamnya akan menyebabkan Negara tersebut memiliki tingkat efisiensi yang tinggi pula,
sehingga mampu bersaing dengan Negara-negara lain di tingkat internasional.

4. Program Perencanaan.

Program perencanaan SDM sangat penting karena :

a. Sebuah rencana membimbing ke arah sukses, artinya dengan suatu rencana

dimungkinkan melakukan pendayagunaan pegawai secara optimal melalui penempatan
pada jabatan-jabatan tertentu dengan jenjang karir yang sesuai dengan kepentingan
individu maupun organisasi.
b. Sebuah rencana akan memungkinkan erganisasi melaksanakan penyesuaian dengan
perubahan-perubahan yang mungkin terjadi. Dengan sebuah rencana kita akan mampu
mengantisipasi kondisi business yang akan datang secara memungkinkan organisasi
melakukan tindakan-tindakan untuk lebih awal, sehingga mempersiapkan pegawai yang
dimilikinya, baik melalui pelatihan, mutasi dan sebagainya, disesuaikan dengan
kebutuhan pegawai sebagai adanya perubahan-perubahan di kemudian hari.
c. Sebuah rencana mengharuskan seorang manajer untuk menetapkan tujuan yang akan
dicapai. Dongan perkembangan organisasi berarti kita harus menetapkan tujuan bagian-
bagiannya, termasuk penetapan tujuan pada masalah ketenagakerjaan.
 d. Dengan sebuah rencana berarti kita memiliki sebuah standar ideal yang akan digunakan
dalam melakukan tindakan pengawasan atau evaluasi. Dengan rencana tersebut kita
akan mengetahui kualitas dan kuantitas pegawai yang dibutuhkan, yang tentu saja akan
digunakan sebagai dasar penilaian apakah kegiatan yang dilakukan telah memenuhi
standar yang ditetapkan.

Untuk itu, kegiatan perencanaan SDM dalam organisasi hendaknya berdasarkan kepada filosofi
perencanaan yang terdiri dari:

Tabel 2.3 Filosofi Perencanaan SDM

1. Berfikir Ke Depan
Jika kita bicara perencanaan maka kita akan mendiskusikan hal-hal yang terjadi di
masa depan. Oleh karena itu trend demografi, ekonomi, pembangunan, sosial, dan
politik menjadi sangat penting. Informasi tersebut dapat memperkirakan jumlah dan
jenis SDM yang dibutuhkan di masa depan.
2. Mengontrol Masa Depan
Perencanaan SDM dapat meramalkan apa yang akan terjadi di masa yang akan
datang. Perencanaan yang baik akan mendorong penetapan SDM yang lebih dini
sehingga perencanaan SDM yang baik merupakan gambaran bagaimana
mengkontrol kebutuhan SDM di masa depan.
3. Proses Peramalan
Perencanaan SDM merupakan proses peramalan. Sehingga penyusunan kebutuhan
yang ada merupakan gambaran sederhana dari ramalan tentang masa depan.
Ramalan tersebut hendaknya juga didasarkan pada data dan informasi kebutuhan
SDM yang ada di dalam organisasi.
4. Pengambilan Keputusan secara Holistik.
Perencanaan SDM membutuhkan adanya pengambilan keputusan yang terpadu
antara semua level pekerjaan dan level struktural organisasi sehingga keputusan
yang diambil merupakan sinergitas dari berbagai kepentingan. Keputusan tersebut
merupakan keputusan bersama.
5. Prosedur Formal
Perencanaan SDM merupakan suatu prosedur formal yaitu proses pengambilan
keputusan bersama yang dituangkan dalam dokumen formal. Ini membutuhkan
dukungan dari pemilik dan pemimpin organisasi. Perencanaan SDM harus masuk ke
dalam struktur formal organisasi sehingga kebutuhan akan SDM berkualitas menjadi
lebih

Rivai dan Sagala (2009) menyatakan bahwa dalam perencanaan pegawai terdapat empat
filosofi penting yaitu:
1) Perencanaan untuk Kebutuhan Masa Depan Beberapa pegawai dengan kemampuan yang
dibutuhkan organisasi agar dipertahankan selama suatu jangka waktu yang dapat
diperkirakan di masa depan.
2) Perencanaan untuk Keseimbangan Masa Depan. Berapa banyak pegawai yang ada sekarang
yang dapat diharapkan untuk tetap tinggal dalam organisasi.
3) Perencanaan untuk Rekrutmen, Seleksi, atau Pemberhentian Sementara Bagaimana
organisasi dapat mencapai jumlah pegawai yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
bisnis dan operasionalnya. Terutama berkenaan dengan rekrutmen, seleksi, atau
pemberhentian sementara.
 4) Perencanaan untuk Pengembangan.
Bagaimana seharusnya pelatihan dan penyesuaian pegawai dalam organisasi diatur sehingga
organisasi akan terjamin dari pengisian secara berkelanjutan pegawai yang berpengalaman
dan berkualitas yang memang dibutuhkan organisasi.

F. Kendala dan Tantangan dalam Perencanaan SDM

Perencanaan SDM tidak selalu berjalan secara mudah. Terdapat berbagai kendala dan tartangan
yang dihadapi. Sejumlah kendala dalam perencanaan SDM antara lain:

1) Standar Kompetensi SDM.

Ketiadaan standar kompetensi SDM menyebabkan informasi kebutuhan kompetensi SDM
hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi
kendala yang serius dalam perencanaan SDM untuk menghitung potersi SDM secara pasti.
2) Manusia merupakan Makhluk Hidup.
Manusia sebagai makhluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini
menjadi kendala dalam perencanaan SDM. Oleh karena itu sulit memperhitungkan segala
sesuatunya hanya dalam perencanaan.
3) Kondisi Demografis SDM.
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang relatif berbeda di berbagai daerah telah
memunculkan sejumlah kendala bagi organisasi. Oleh karena itu, banyak organisasi yang
beroperasi di wilayah pulau jawa karena memang pulau jawa penduduknya padat dan biaya
tenaga kerjanya relatif lebih murah dibandingkan dengan wilayah lain.
4) Kebijakan Pemerintah.
Kebijaksanaan pemerintah dalam ketenagakerjaan, misalnya UU teraga kerja, UMR, dsb.
seringkali menjadi kendala dalam perencanaan SDM.

Selain tantang tersebut, sejumlah tantangan dalam perencanaan SDM menurut Simamora
(2004) adalah berkenaan dengan:

1. Mempertahankan Keunggulan Kompetitif.

Keunggulan kompetitif menjadi tujuan setiap organisasi. Keunggulan kompetitif yang
diraih dan dinikmati oleh organisasi hanya bersifat jangka pendek karena organisasi lain
juga melakukan usaha untuk mencari dan meraih keunggulan kompetitif dengan strategi
yang sama dengan yang kita lakukan. Sehingga tantangan dari perspektif SDM adalah
membuat strategi-strategi yang menawarkan keunggulan kompetitif yang dapat
dipertahankan (sustainable competitive advantage).
2. Mendukung Keseluruhan Strategi Bisnis. Penyusunan strategi SDM untuk mendukung
keseluruhan strategi bisnis merupakan tantangan karena beberapa sebab, yaitu:
a. Manajemen puncak tidak selalu mampu mengucapkan secara jernih apa strategi bisnis
organisasi;
b. Kemungkinan terdapat ketidakpastian atau ketidaksetujuan mengenai strategi-
strategi SDM yang harus digunakan untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis;
c. Organisasi-organisasi besar memiliki unit-unit bisnis yang berbeda.
3. Menghindari Konsentrasi Berlebihan pada Masalah-Masalah Harian. Banyak manajer
mencurahkan hal-hal yang bersifat rutinitas dan berperspektif jangka pendek. Dalam
konteks ini maka perencanaan SDM memiliki tantangan untuk masa datang dalam
 melahirkan pegawai visioner yang mampu melihat gambaran masa depan secara integral
melebihi orang lain di sekitarnya.
4. Menyusun Strategi-Strategi SDM yang Sesuai dengan Karakteristik Unik Organisasi.
Menjadi tugas dalam perencanaan SDM mendatang dalam menyusun strategi bisnis
berbeda dengan pesaing. Keunikan strategi bisnis yang dijalankan antar perusahaan
tidak ada yang sama persis, namun dalam menjaga strategi bisnis yang sukses dijalankan
selama ini menjadi suatu hal yang sangat sulit sehingga mudah ditiru pesaing.
5. Menanggulangi Perubahan Lingkungan Bisnis. Lingkungan bisnis yang kompetitif
merupakan tantangan bagi program perencanaan, bukan saja dalam bidang SDM tetapi
dalam hal perencanaan produksi, pemasaran, dan penganggaran lainnya.
6. Komitmen Manajemen.
Perencanaan SDM di tengah-tengah persaingan bisnis pada situasi ekonomi global saat
ini, departemen/manajer SDM seringkali dibuat pusing karena jarang dilibatkan dalam
perencanaan strategi bisnis pada tingkat korporat. Tidak adanya pelibatan departemen
SDM dalam penentuan rencana strategi bisnis organisasi mengakibatkan pencapaian
tujuan-tujuan organisasi secara keseluruhan kurang optimal. Hal ini menjadi tantangan
di masa datang, terutama memenangkan persaingan,
7. Menterjemahkan Rencana Strategic ke dalam Tindakan. Tantangan lain dalam
pelaksanaan perencanaan SDM dan perencanaan strategi bisnis adalah sering tidak
adanya kesesuaian antara rencana yang bagus tetapi jelek dalam praktik. Dengan belajar
dari keadaan ini, selayaknya pada masa datang sebelum rencana direalisasikan harus
diuji dan kaji dulu sehingga bisa memberikan jaminan keberhasilan sebuah perencanaan.
8. Mengakomodasikan Perubahan.
Tantangan terakhir dalam perencanaan SDM dan perencanaan strategi bisnis organisasi
adalah bagaimana semua rencana yang akan dilakukan dapat menyesuaikan dengan
dinamika jaman yang ada. Perencanaan yang tidak akomodatif, tidak lentur, tidak
fleksibel dan tidak peka terhadap perkembangan pasar hanya akan melahirkan
kumpulan- Kumpulan rencana yang sulit untuk direalisasikan.

G. Teknik-teknik Perencanaan SDM

Beberapa teknik yang dapat digunakan dalam perencanaan SDM antara lain adalah:

1) Teknik Delphi.
Teknik ini menggunakan keahlian sekelompok orang (biasanya manajer). Para perencana di
departemen SDM dalam hal ini berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai
pendapat dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan dari pendapat-pendapat sekelompok
orang tersebut kepada para ahli. Laporan ini kemudian dikaji ulang dengan cara mensurvei
ulang. Kegiatan-kegiatan ini diulang sampai para ahli mencapai konsensus (biasanya empat
sampai lima kali survei sudah cukup).

2) Ekstrapolasi.
Teknik ekstrapolasi ini mendasarkan diri pada tingkat perubahan atau kecenderungan pada
masa lalu untuk membuat proyeksi di masa yang akan datang. Penggunaan teknik
ekstrapolasi berangkat dari pemikiran bahwa kehidupan organisasi merupakan suatu yang
berulang (kontinum). Teknik ini mempunyai keabsahan (validitas) yang tinggi bila
menggunakan asumsi Cateris Paribus, artinya faktor-faktor lain diasumsikan tidak berubah.
Namun demikian, pada kenyataannya kondisi atau lingkungan selalu berubah. Dengan
 demikian teknik ini hanya dapat diguna kan untuk perencanaan SDM jangka pendek.
Sedangkan perencanaan SDM jangka panjang, teknik ini tidak berlaku.
3) Indeksasi.
Indeksasi adalah teknik estimasi kebutuhan SDM di masa yang akan datang dengan
menandai tingkat perkembangan pegawai dengan indeks. Teknik indeksasi berangkat dari
asumsi bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan atas pegawai, baik yang
bersifat eksternal maupun internal berada pada kondisi yang konstan Sebagaimana halnya
dengan teknik ekstrapolasi, teknik ini juga hanya berguna untuk perencanaan jangka
panjang.
4) Analisis Statistik.
Berbeda dengan teknik ekstrapolasi dan teknik indeksasi, teknik inl digunakan untuk
perencanaan SDM jangka panjang. Teknik ini lebih rumit dari indeksasi maupun ekstrapolasi,
namun hasilnya lebih akurat untuk jangka panjang karena teknik ini mempertimbangkan
perubahan bergesarnya tuntutan terhadap kebutuhan SDM. Analisis statistik yang dikenal
umum adalah regresi dan korelasi.

H. Proses Perencanaan SDM

Proses perencanaan SDM menurut Wahyudi (2001) pada dasarnya dapat digolongkan kepada enam
tahap yang saling berkaitan yaitu:

1. Perkiraan Kesempatan Kerja

Dasar perkiraan kesempatan kerja adalah rencana investasi atau target yang direncanakan.
Tiap kegiatan mempunyai daya serap yang berbeda akan tenaga kerja baik dalam kualitas
maupun kuantitas. Daya serap berbeda secara sektoran dan menurut penggunaan teknologi
sektoran kegiatan yang dibangun secara padat karya pada dasarnya menciptakan
kesempatan bagi pegawa: yang relatif lebih besar dan tidak terlalu terikat pada persyaratan
keterampilan yang tinggi, sebaliknya sektor atau sub sektor yang di bangun dengan cara
padat modal menimbulkan kesempatan kerja yang relatif lebih sedikit akan tetapi dengan
pegawai yang berketerampilan cukup tinggi.
2. Perkiraan dan Perencanaan Penyediaan Pegawai.
Penyediaan pegawai tergantung pada jumlah penduduk dalam usia kerja dan tingkat
partisipasi kerja. Perkiraan tersebut dapat diperinci menurut daerah; jenis kelamin; tingkat
pendidikan; keahlian serta keterampilan khusus.
3. Perhitungan Kekurangan atau Keletihan. Dengan membandingkan kebutuhan dengan
penyediaan, dan membandingkan perkiraan kesempatan kerja atau kebutuhan penyediaan
pegawai untuk tiap-tiap kelompok jabatan dari masing- masing sektor atau sub sektor, dapat
diketahui apakah terjadi ketidakseimbangan di tiap-tiap kategori tersebut.
4. Perencanaan Pendidikan.
Berdasarkan perkiman kesempatan kerja dan penyediaan pegawai dapat diperiksa apakah
terjadi ketidakseimbangan di tiap-tiap kategori. Hal tersebut dicoba disesuaikan melalui
sistem pendidikan. Jika dalam periode perencanaan pegawai ditemukan perkiraan
penyediaan yang melebihi perkiraan lowongan, maka fasilitas pendidikan di bidang tersebut
perlu ditambah.
5. Perencanaan Pelatihan.
Perencanaan pelatihan merupakan bagian integral dari perencanaan pegawai karena:
a. Selalu terdapat keterampilan dan keahlian tertentu yang tidak diberikan dalam
sistem pendidikan formal dan perlu disediakan melalui sistem pelatihan:
 b. Penyediaan pegawai melalui sistem pendidikan memerlukan waktu lama
dibandingkan dengan periode perencanaan;
c. Perkembangan teknologi demikian cepatnya sehingga setiap pegawai perlu secara
keterampilan. terus menerus tanggap dalam meningkatkan
6. Perencanaan Rencana