BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha

Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang jasa layanan operator

terminal pelabuhan.

1.1.2 Sejarah Perkembangan Perusahaan

Berikut ini merupakan Sejarah Perkembangan Perusahaan PT Pelindo III

(Persero) Cabang Tanjung Perak.

Sebelum kapal laut melakukan kegiatan bongkar muat di Selat Madura

dan kemudian freighted muatan dengan cara tongkang dan perahu ke Jembatan

Merah yang berada di sepanjang sungai Kalimas, di jantung kota Surabaya.

Karena peningkatan perdagangan, kargo dan transportasi lalu lintas, fasilitas

yang tersedia di Pelabuhan tidak memadai. Oleh karena itu pada tahun 1875 Ir. W.

de Jonght berencana membangun Pelabuhan Tanjung Perak sehingga kegiatan

bongkar muat dapat dilakukan secara langsung tanpa menggunakan tongkang dan

perahu. Namun rencana ini ditolak karena membutuhkan banyak dana.

Dalam sepuluh tahun pertama Ir-20.W.B. Van Goor membuat rencana yang

lebih realistis, semua kapal laut mungkin dapat bergerak lebih dekat ke dermaga

(berthing). Dua ahli yang diharapkan dating dari Belanda yaitu Prof DR. Kraus

dan G.J. de Jong dan memberikan proposal perencanaan pembangunan pelabuhan

Tanjung Perak. Setelah tahun 1910 pembangunan fisik Pelabuhan Tanjung Perak
 2

dimulai dan selama pemenuhan pembangunan pelabuhan dibangun dermaga naik

jumlahnya.

Pelabuhan Kalimas kemudian difungsikan menjadi pelabuhan dengan

menyediakan layanan untuk transportasi dan layar tradisional perahu, sementara

itu pelabuhan di Jembatan Merah secara bertahap ditinggalkan. Oleh karena itu,

mulai dari saat itu Pelabuhan Tanjung Perak mulai mengambil bagian dalam

memberikan kontribusi pembangunan ekonomi dalam skala cukup besar dan

memiliki peran penting dalam meningkatkan lalu lintas perdagangan baik di Jawa

Timur dan seluruh bagian Indonesia Timur.

Untuk membantu tugas, pembangunan terminal antar pulau selesai pada

tahun 1983 yang dikenal sebagai Mirah Terminal. Untuk kepentingan antar

penumpang kapal pulau, ada terminal penumpang yang terletak di utara wilayah

Jamrud. Di samping terminal penumpang terminal fery dibangun untuk melayani

penumpang Surabaya-Madura tujuan pada layanan 24 jam.

1.1.2 Bentuk Badan Usaha

PT Pelindo III (Persero) dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah

Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 1991 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan

Umum (Perum) Pelabuhan III Menjadi Perusahaan Perseroan (Persero).

1.1.3 Lokasi Perusahaan

Kantor Cabang PT Pelindo III (Persero) terletak di Jalan Perak Timur No.

620 Tanjung Perak, Surabaya. Penulis memilihi melakukan Praktek Kerja

Lapangan di PT Pelindo III (Persero) karena perusahaan tersebut merupakan

BUMN (Badan Usaha Milik Pemerintah) dan bergerak di bidang kepelabuhanan.

 3

Dimana penulis dapat menambah wawasan mengenai kepelabuhanan yang belum

pernah didapatkan sebelumnya.

1.1.4 Visi dan Misi Perusahaan

Visi adalah kondisi yang menggambarkan tujuan atau kondisi dimasa

depan yang ingin dicapai. Sedangkan Misi adalah bagaimana cara mewujudkan

visi tersebut. Berikut ini visi dan misi PT Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung

Perak :

a. Visi

Berkomitmen memacu integrasi logistik dengan layanan jasa pelabuhan

yang prima.

b.   Misi

1. Menjamin penyediaan jasa

pelayanan prima melampaui standar yang berlaku secara konsisten.

2. Memacu kesinambungan

daya saing industri nasional melalui biaya logistik yang kompetitif.

3. Memenuhi harapan semua

stakeholder melalui prinsip kesetaraan dan tata kelola perusahaan yang

baik.

4. Menjadikan SDM yang

berkompeten, berkinerja handal, dan berpekerti luhur.

5. Mendukung perolehan devisa

negara dengan memperlancar arus perdagangan.

 4

1.1.5 Budaya Perusahaan

PT Pelindo III (Persero) menetapkan Budaya Perusahaan dengan tiga nilai

inti utama. Budaya Perusahaan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Customer Focus

Hal ini berarti perusahaan selalu mengutamakan kepuasan pelanggan.

Perilaku utama dalam nilai inti Customer Focus, antara lain :

a. Melayani 

Melayani pelanggan secara inovatif sehingga memuaskan pelanggan dan tak

bisa ditiru pesaing, beinteraksi dengan ramah, santun, dan hormat serta

proaktif dalam mengidentifikasi kebutuhan serta keinginan pelanggan. Bila

pelanggan ada keluhan, insan Pelindo 3 menanganinya secara responsif dan

profesional.

b. Tangguh 

Insan Pelindo 3 bersikap tangguh baik dalam rangka melayani maupun

menangani keluhan pelanggan dengan rasa percaya diri serta tegas dalam

menjalankan sistem dan prosedur yang ada. Bersikap sabar dalam

berinteraksi, tekun dan bekerjasama dengan pelanggan sehingga kepuasan

pelanggan tercapai. Insan Pelindo 3 selalu melakukan perbaikan

berkelanjutan terhadap pelayanan yang telah dilakukan.

2. Care

Perusahaan terdepan dalam menerapkan kepedulian kepada pemangku

 5

kepentingan dan lingkungan. Berikut ini pemangku kepentingan dalam care,

sebagai berikut :

a. Peka

Insan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) peka terhadap perubahan keinginan

pemangku kepentingan (stakeholder) dan permasalahan lingkungan hidup, karena

selalu tanggap akan situasi yang terjadi di sekitarnya. Selain itu, perusahaan selalu

berinisiatif untuk menjadi yang terdepan dalam hal peduli kepada pemangku

kepentingan dan lingkungan melalui proses belajar berkelanjutan.

a. Sigap 

Insan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) selalu siap sedia menjalankan

tugas, cekatan dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi, dan tangkas

dalam melakukan tindakan nyata dan mampu memberi solusi terkait

permasalahan yang muncul baik dalam lingkungan usaha maupun lingkungan

hidup.

3. Integrity

Integrity dalam hal ini adalah berpikir, berkata dan berperilaku terpuji,

menjaga martabat serta menjunjung tinggi etika. Perilaku utama dalam nilai inti

Integrity, sebagai berikut :

a. Disiplin

Insan PT Pelindo III (Persero) menerapkan budaya disiplin dalam

menjalankan tugasnya karena taat aturan, jujur, adil dan terbuka, serta

konsisten baik dalam setiap ucapan maupun tindakan.

b. Tanggung jawab
 6

Insan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) melaksanakan tugas dengan

penuh tanggung jawab, baik dari segi hasil maupun proses karena didasari

sikap amanah (komitmen). Serta bersungguh-sungguh dalam bekerja menjaga

nilai-nilai etika, selalu produktif dalam setiap kegiatan serta tuntas dalam

bekerja.
 7

1.2 Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian

serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Setiap perusahaan memiliki perbedaan dalam struktur organisasi. Berikut

beberapa factor penyebab perbedaan Struktur Organisasi :

1. Strategi

Merupakan salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai

sasarannya

2. Ukuran

Ukuran adalah besarnya suatu organisasi yang terlihat dari jumlah orang

dalam organisasi tersebut.

3. Teknologi Organisasi

Teknologi Organisasi adalah dasar dari subsistem produksi, termasuk teknik

dan cara yang digunakan untuk mengubah input organisasi menjadi output.

4. Lingkungan

Lingkungan mencakup seluruh elemen di luar lingkup organisasi. Elemen

kunci mencakup industry, pemerintah, pelanggan, pemasok dan komunitas

financial.

Berikut ini adalah Struktur Organisasi PT Pelindo III (Persero) Cabang

Tanjung Perak.
 I . GEN ERA L MA NAJ ER (1)

JOK O NOERHUDHA , ST
NIPP. 3.730403776

X III. Pl t. M ANA JER

SISTEM MA NAJ EMEN, K I NERJ A USAHA & IT (5)

Ir. TUNGGAL TRIPINTO AR, D.E.S.S

NIPP. 3.620503215

Pl t. A sm an Si stem Man aj em en (8)

NANANG TATAG W. D. P., SE. (7)

NIPP. 3.671003588

8 A sm an Per en can aan d an K i n er j a U sah a (8)

RIKI WAHYU SETIAWAN

NIPP. 3.800704267

A sm an Tekn ol o g i I n fo rm asi (7)

LUTHMAYANNA F., A.Md

NIPP. 3.800804183

II. DEPUTY B IDA NG OPER ASI (3) III. D EPUTY B IDA NG PENUNJA NG OPERASI (3)

BA M BA N G H A SB U LL A H, SH . MM . A GUS HERMA WA N
NI PP. 3.670303446 NIPP. 3.731003782

IV. MA NA JER PEL A YA NA N K A PA L V. MA NA JER PEL A YA NA N TERMI NAL VI.MA NA JER PEL A YA NA N TERMINA L VII. MA NA JER PEL A YA NA N IX. M ANA JER PROPERTI DA N A N EK A X I. MA NAJ ER SUMB ER D AYA X II. Pl t. MA NA JER K ESEL A MA TA N & XIV. MA NAJ ER PEMA SA RA N DA N
VIII.MA NA JER TEK NIK (4) X . MA NA JER K EUA NGA N (4)
(4) JA MRUD (4) NIL AM DA N MIRA H (4) TERM INA L K A L IMA S (6) USA HA (4) MA NUSIA DA N UMUM (4) PENGAMA NA N (5) PENGEMB A NGA N USA HA (5)

M. AMIROEL KOESN I EDWARDNUL DJOHAR, SE.MM. BAM BANG WIYADI, S.Sos . HARDIANTO,S.Tr Ir. DANURWASA, M.MT. AF FANDI, SH. MM . BUDI SATR IYO M. SYAFIUDIN,S.Sos.,MBA I WAYAN JULI ARTANA, ST. USMAN DASAR J AYA, SE., MM
N IPP. 3.650203442 NIPP. 3.711203626 NIPP. 3. 620302714 NIPP. 3.720203963 NIPP. 3.660103606 NIPP. 3. 611202707 NIPP. 3.740103772 NIPP. 3.711103611 NIPP. 3.730703740 NIPP. 3.610803841

A sm an Per en c. Pel ayan an d an As m an Peren c. Pel ay. Term . A sm an Per enc an aan Tek n i k D an Asm an Peng am an an d i Dal am
A sm an Pem an d u an d an Tr afi k (7) A sm an Pen g en d ali an Op er as i (9) Asm an Pr op er ti I (7) A s m an Aku n tan s i (7) A sm an Su m b er Daya Man us i a (7) Asm an Pem as ar an dan PPSA (7)
A d m i n i str asi (7) Ko n ven s i on al Ni l am d an Mi rah (8) A d m i n i str asi (7) Ter m i nal (9)

ARI SETIAWAN OKO PUTRA PRASETYA EDI SETYOTOMO AHMED FAIZ ABIDIN,S. ST JAYA VIA DEWATA, ST M. F ITRIANTO MALIK N ING SRI U TAMI, SE, Ak NILA KARTIKA SUCIPTO,S.Sos MADE R USLI SUN IAJAYA, Ir
N IPP. 3.710204057 NIPP. 3.740803819 NIPP. 3. 621002740 NIPP. 3.275056795 NIPP. 3.790504552 NIPP. 3. 830704517 NIPP. 3.780804510 NIPP. 3.721003619 NIPP. 3.650803855 NIPP. 3.670903536

Sp v. Pem an d u an d an Pen u n d aan Sp v. Per en can aan Op er asi Ter m i n al d an A sm an Pen g am an an d i L u ar Ter m i n al A sm an Pen j u al an d an B i n a
Sp v . Per en can aan Op er asi Ter m i n al (10) A sm an Op er asi Ter m i n al (9) Spv. Per en can aan Tekn i k (10) Asm an Pr op er ti II (7) A sm an Tr es u r i (7) A sm an Um u m (8)
(10) Ad m i ni str asi (10) (9) Pel an gg an (7)

ADITYA CANDRA WAR DANA, SH TEDDY SETIONO, SE. ABDIS SHAUM I R. M AS YOLLA IMAR ETA SAN TOSA ,S.KOM WAHYU HARY WIJAYA, ST.,MT AGOES MOELJONO, SH. NANAN G PR ASET IYO IBRAHIM DJIBRAN, SH SURYONO DHANY RACHMAD AGU STIAN, S.Sos
N IPP. 3.811204297 NIPP. 3.760104038 NIPP. 3. 860504511 NIPP. 3.830304472 NIPP. 3.871204814 NIPP. 3. 264085833 NIPP. 3.830504556 NIPP. 3.620803664 NIPP. 3.610502677 NIPP. 3.740803796

Spv. Pen g en d ali an Op er asi Ter m i n al Sp v . Pen g en dal i an Op er asi d an Per al atan A sm an Ru p a-Ru p a Usah a, Dep o d an A s m an Pen g en d ali an An g gar an Plt. A sm an K esel am atan d an
Sp v. Tr afi k d an Tel eko m u n i kasi (10) Spv. A d m i ni str asi Tekn i k (10) A sm an Hu ku m d an Hum as (8)
d an Per al atan (10) (10) A d m i n i str asi (8) d an CSR (8) Pen ceg ah an B ah aya K eb akar an (9)

MASRUNI, S.Sos DONNY SIMON M H, SE LAILI FATIMAH MADE YUNI CHRISTINA, ST Drs . KET UT BUDIARTHA ANIS FARIDA, SE OSCAR YOGI YUSTIANO,SH., MKn DANAN SU HARDONO, SH. (8)
N IPP. 3.750804325 NIPP. 3.750504032 NIPP. 3. 731103821 NIPP. 3. 810604548 NIPP. 3. 621002742 NIPP. 3.701203605 NIPP. 3.810904519 NIPP. 3.660403567

A sm an Pen am b atan d an As m an Pelay .Ops .Ter m .Ko n ven si on al

A sm an Op er asi Ter m i n al (7) A sm an Fasi l i tas B an g u n an (7) A sm an Pen g ad aan (8)
A d m i n i str asi Pel ay. K ap al (8) Ni l am d an Ter m . M i rah (7)

ABIWARDHANA TRIBU AN A S, ST RETNO PUJIANTO, S.E MICHAEL BERPRAS, ST RIO DWI SANTOSO, SE
N IPP. 3.711104050 NIPP. 3. 770703706 NIPP. 3.810604549 NIPP. 3.760104256

Sp v. L ab u h d an Pen am b atan (10) Sp v. Op er asi B /M (10) Sp v. Op s B/M (10) Sp v. B an g u n an L i n i 1 (10)

LASIARA,SE RESPATI BUDI KRISTIYANTO,A.Md ZANUAR EKA WIJAYA AGUNG WIBAWA TJ OKOR DE, ST

N PP : 3.681203628 NIPP. 3.811004565 NIPP. 3. 811004565 NIPP. 3.751104333

Sp v. A d m . K ap al d an K ep atu h an
Sp v. Op er asi Pen u m p u kan (10) Sp v. Op s. Pen um p ukan (10) Sp v. B an g u n an L i n i 2 (10)
Do ku m en (10)

F IDYA HAYYUMA SAN TI, ST. RAHARJA SUTANAMA, SE NOT O KR ISTIAWAN ,S.Sos NOOR IKHWAN
N IPP. 3.810704162 NIPP. 3.841004750 NIPP. 3. 751203691 NIPP. 3.720503858

A sm an Per en can aan d an Asm an Term i n al Penu m pan g d an Ro -

A sm an Pel ay.Ter m .Ser b ag u n a Ni l am (7) A sm an Per al atan d an In stal asi (7)
Pen g en d al i an Op er asi (7) Ro (7)

DJOKO SU WAR NO PITRIA KARTIKASARI,SH.,M.Sc (7) EDI MULYONO. S.Sos KAMAL ZAKIY, A.Md.
N IPP. 3.710303954 NIPP. 3.820304166 NIPP. 3. 731203922 NIPP. 3.780804199

Sp v. Per en can aan Pel ayan an K ap al Spv. Pel ay an an Ter m i n al Pen um p an g Sp v . Per en canaan Op s. Ter m . Ser b ag u n a
Spv. Per al atan (10)
(10) (10) Ni l am (10)

M. TOHIR MOH. ICHSAN, SE. NU R PRIBADIYAN TO JONDIKSON PANGARIBU AN, ST

N PP : 3.610802692 NIPP. 3.620702732 NIPP. 3. 630103614 NIPP. 3.710703517

Sp v. Pen g en d al i an Op er asi K ap al
Spv. Pel ay an an Ter m i n al Ro -Ro (10) Sp v. Op s. Ter m . Serb ag un a Ni l am (10) Sp v. In stal asi (10) GM :
(10) 1
ERY F ERR IATI, SE. PRAWOTO, SE M . SU'AYDI, SH AGUNG ARIS PURNOMO DBO : 1
N IPP. 3.780204156 NIPP. 3.690903637 NIPP. 3. 620502723 NIPP. 3.770503692 DBPO : 1
MANAJER : 11
Sp v . Pen g en dal i an Op er asi d an Per al atan A sm an Per tam an an , Pem atu san d an
Asman :
(10) L i n g ku n g an (8) 33
SU NAR TO, SH. FARIZ AGUNG WIBISONO, A.Md Supervisor : 26
NIPP. 3. 700803316 NIPP. 3.820204186 Jumlah : 73

Spv. Li n g ku n g an (10)

MIFT AKHU L HADI, ST.

NIPP. 3.690303930

GM : 1
DBO : 1
DBPO : 1
MANAJER : 11
Asman :
33
Supervisor : 26
Jumlah : 73

Gambar 5 : Prosedur Pelayanan Jasa Petikemas

Sumber : Website PT. Pelabuhan Indonesia III di www.pelindo.co.id, 2016.

 9

1.2.1 Deskripsi Jabatan

Berikut ini merupakan urutan level jabatan tertinggi yang ada di PT

Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak.

1. General Manager

General Manager merupakan pemangku jabatan yang tanggung jawab

utamanya adalah memastikan tercapainya pertumbuhan laba Cabang Tanjung

Perak, pengembangan pangsa pasar baru dan terpenuhinya kepuasan pelanggan

melalui pengelolaan cabang yang efektif dan efisien guna mendukung

peningkatan pendapatan operasional Pelindo III berdasarkan rencana kerja dan

anggaran perusahaan (RKAP).

Adapun tanggung jawab dari General Manajer, antara lain :

a. Melaksanakan pembinaan berkaitan dengan memonitoring dan mengevaluasi

pelaksanaan kegiatan pelayanan operasional sesuai dengan arah dan sasaran

serta bisnis (pengusahaan) perusahaan yang telah ditetapkan.

b. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis

semua aktivitas bisnis perusahaan.

c. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan

d. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka

menengah dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan.

e. Merancang pasar baru dan pengembangan bisnis untuk menjamin

keberlangsungan Perusahaan (Corporate Sustainnability).

 10

2. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di

perusahaan dan mengelola biaya (Cost Efficiency & Effectiveness

2. Deputy Bidang Operasi

Deputy General Manager bertanggung jawab langsung kepada General

Manager.Tugas dari Deputy General Manager adalah memastikan

terselenggaranya pembinaan dan pengendalian melaksanakan pembinaan dalam

kegiatan pelayanan kapal, pelayanan di Terminal Jamrud, Terminal Mirah,

Terminal Nilam, Terminal Kalimas, serta teknik di lingkungan pelabuhan Cabang

tanjung Perak.

Adapun tanggung jawab dari General Manajer, antara lain :

a. Melaksanakan pembinaan dan pengendalian dalam kegiatan pelayanan kapal,

pelayanan di Terminal Jamrud, Terminal Mirah, Terminal Nilam, Terminal

Kalimas, serta teknik di lingkungan pelabuhan Cabang tanjung Perak.

b. Melakukan analisa, evaluasi dan rencana strategis pengembangan binis dan

layanan jasa Kepelabuhan cabang Tanjung Perak.

c. Memastikan tercapainya pendapatan usaha cabang Perak terutama yang

berhubungan dengan bidang Operasi.

d. Memastikan penguasaan pasar bongkar muat .

e. Pengelolaan, pembinaan dan pengendalian serta pengembangan sistem kerja

kepelabuhan
 11

3. Deputy Penunjang Bidang Operasi

Tugas dari Deputi bidang Penunjang Operasi adalah memastikan

terselenggaranya pembinaan kegiatan perencanaan strategik, implementasi,

monitoring dan evaluasi serta pengendalian kegiatan pemasaran dan

pengembangan usaha, properti & aneka usaha, keuangan, SDM & Umum,

keselamatan, pengamanan dan ketertiban di lingkungan PT Pelabuhan Cabang

Tanjung Perak, sesuai dengan arah dan sasaran serta strategi bisnis (pengusahaan)

perusahaan yang telah ditetapkan dalam Program Manajemen, Rencana Jangka

Pendek, Menengah dan Rencanan Jangka Panjang Perusahaan.

Adapun tanggung jawab dari General Manajer, antara lain :

1. Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dalam kegiatan pengelolan,

pengendalian, pengembangan dan pengambilan keputusan yang berhubungan

dengan bidang Pennjang Operasi yang meliputi: Pemasaran dan

Pengembangan Usaha, Aneka Usaha & Properti, Keuangan, SDM & Umum,

Keselamatan & Keamanan area Pelabuhan Tanjung Perak.

2. Merancang strategi pembinaan dan pengelolaan SDM secara efektif guna

menjamin ketersediaan dan kesesuaian kompetensi SDM yang dibutuhkan

Perusahaan.

3. Mengelola dan meningkatkan efektivitas sistem kerja yang berhubungan

dengan bidang tugas penunjang operasi.

4. Meningkatkan sistem operasional, proses dan kebijakan dalam mendukung

implementasi visi dan misi perusahaan.

5. Mengelola program Jaminan Mutu dan Risiko Perusahaan

 12

1.3 Personalia

Menurut Mathis dan Jackson (2006,h.3) SDM adalah rancangan ssistem-

sistem formal dalam sebuah organisasi untuk meastikan penggunaan bakat

manusia secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.

Adapun Sumber Daya Manusia yang ada di PT Pelindo III (Persero) Cabang

Tanjung Perak, sebagai berikut :

Tabel 1: Jumlah SDM Berdasarkan Jenis Kelamin Bulan Agustus 2016

NO Uraian Jumlah Orang

Pegawai Organik (Termasuk Pemagang / PLS / Calon
Pegawai)  
1 332
Pria
Wanita 102
  JUMLAH 434
Pegawai PKWT, KSO, Tenaga kerjasama  
2 Pria 522
Wanita 31
  TOTAL 553

Sumber : Divisi SDM PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Perak

 13

Tabel 2 : Jumlah SDM Berdasarkan Tingkat Pendidikan Bulan Agustus 2016

Jumlah
No Uraian Orang
Pegawai Organik (Termasuk Pemagang / Calon Pegawai)  
Sekolah Dasar ( S.D ) 2
Sekolah Lanjutan Pertama ( S. L. P ) 2
1 Sekolah Lanjutan Atas ( S. L. A ) 45
Sarjana Muda / D. III 134
Sarjana ( S. 1 ) 192
Pasca Sarjana ( S. 2 ) 55
Doktor ( S. 3 )  
    JUMLAH 430
Pegawai Pkwt / Kso / Tenaga Alih Daya / Tenaga
 
Kerjasama
Sekolah Dasar ( S.D ) 0
Sekolah Lanjutan Pertama ( S. L. P )  
2 Sekolah Lanjutan Atas ( S. L. A ) 542
Sarjana Muda / D. III 1
Sarjana ( S. 1 ) 6
Pasca Sarjana ( S. 2 ) 4
Doktor ( S. 3 )  
    JUMLAH 553
TOTAL 983

Sumber : Divisi SDM PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Perak

 14

Tabel 3 : Jumlah SDM Berdasarkan Usia Bulan Agustus 2016

Jumlah
No Uraian Orang
1 Pegawai Organik (Termasuk Pemagang / Calon Pegawai)  
Di bawah 30 tahun 140
Usia 31 - 35 tahun 49
Usia 36 - 40 tahun 50
Usia 41 - 45 tahun 78
Usia 46 - 50 tahun 51
Usia di atas 50 tahun 62
    JUMLAH 430
Pegawai PKWT / KSO / Tenaga Alih Daya / Tenaga
 
2 Kerjasama
Di bawah 30 tahun 227
Usia 31 - 35 tahun 178
Usia 36 - 40 tahun 106
Usia 41 - 45 tahun 13
Usia 46 - 50 tahun 10
Usia di atas 50 tahun 19
    JUMLAH 553
TOTAL 983

Sumber : Divisi SDM PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Perak

 15

Tabel 4 : Jumlah SDM Berdasarkan Pusat Pelayanan Bulan Agustus 2016

Jumlah
No Uraian
Orang

Pegawai Organik (Termasuk Pemagang / Calon

1  
Pegawai)
Pegawai Organik Operasi Langsung (Termasuk
 
Pemagang / Calon Pegawai)
A 1) PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)  
a) Komersial/Kapal 83
b) Terminal Jamrud 40
c) Terminal Nilam 66
d) Terminal Mirah 0
e) Terminal Kalimas 21
f) Terminal Cabang  
g) Aneka Usaha/Properti 0
h) Terminal PK Konvensional  
i) Teknik 12
j) Deputi 1
Pegawai Organik Operasi Tidak Langsung (Termasuk
 
Pemagang / Calon Pegawai)
1) PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)  
a) Komersial/Kapal 23
B b) Terminal Jamrud 16
c) Terminal Nilam
d) Terminal Mirah
e) Terminal Kalimas 9
f) Terminal Cabang
g) Aneka Usaha/Properti  

No Jumlah
Uraian
Orang
c) Terminal Nilam
d) Terminal Mirah
  e) Terminal Kalimas 9
f) Terminal Cabang
  g) Aneka Usaha/Properti  
  h) Teknik 18
C Pegawai Organik Penunjang Operasi (Termasuk  
 16

Pemagang / Calon Pegawai)

1) PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)  
a) Properti dan Aneka Usaha 18
b) Keuangan 34
  c) SDM/Umum/Hukum/Humas 39
d) Keselamatan dan Pengamanan 8
e) SMKUIT 14
f) Pemasaran dan Pengembangan Usaha 14
  g) Deputi Penunjang Operasi 2
Jumlah 430
2 Pegawai Pkwt / Kso / Tenaga Alih Daya  
Operasi Langsung  
1) PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)  
a) Komersial/Kapal 21
A b) Terminal Jamrud 67
c) Terminal Nilam 56
d) Terminal Mirah  
e) Terminal Kalimas 36

Jumlah
No Uraian
Orang

f) Teknik 13
Operasi Tidak Langsung  
1) PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)  
a) Komersial/Kapal 24
b) Terminal Jamrud 6
B c) Terminal Nilam 6
d) Terminal Mirah
e) Terminal Kalimas 2
f) Terminal Cabang
g) Aneka Usaha/Properti 0
h) Teknik 6
Penunjang Operasi
1) PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
a) Properti dan Aneka Usaha 11
C b) Keuangan 3
c) Sdm/Umum/Hukum/Humas 13
d) Keselamatan dan Pengamanan 272
e) SMKUIT 11
 17

f) Pemasaran dan Pengembangan Usaha 6

  Jumlah 553
TOTAL 983

Sumber: Data Divisi SDM PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Perak

1.4 Produksi/Pelayanan

Menurut Assauri (1999: 149) Pelayanan adalah bentuk pemberian yang

diberikan oleh produsen baik terhadap pelayanan barang yang diproduksi maupun

terhadap jasa yang ditawarkan guna memperoleh minat konsumen, dengan

demikian pelayanan mempengaruhi minat konsumen terhadap suatu barang atau

jasa dari pihak perusahaan yang menawarkan produk atau jasa

Adapun jenis pelayanan yang disediakan oleh PT Pelido III (Persero) Cabang

Tanjung Perak, sebagai berikut :

a. Pelayanan Jasa Kapal

Pelayanan jasa kapal merupakan salah satu bentuk layanan yang disediakan

oleh PT Pelindo III (Persero) yang memiliki manfaat antara lain :

1. Perairan dan kolam pelabuhan untuk lalu lintas pelayaran dan tempat

berlabuh.

2. Pelayanan pemanduan dan penundaan kapal keluar masuk pelabuhan dan olah

gerak kapal di pelabuhan.

 18

3. Fasilitas dermaga untuk tempat bertambat kapal serta melakukan kegiatan

bongkar muat barang dan hewan.

b. Pelayanan Jasa Barang

Pelayanan jasa barang merupakan salah satu bentuk layanan yang

disediakan oleh PT Pelindo III (Persero) yang memiliki manfaat antara lain:

1. Fasilitas pergudangan dan lapangan penumpukan.

2. Terminal konvensional.

3. Terminal curah kering/cair

4. Cargo distribution centre

5. Terminal petikemas.

6. Terminal mobil.

c. Pelayanan Jasa Properti

1. Fasilitas listrik, air minum dan telepon untuk pelanggan di dalam daerah

pelabuhan

2. Lahan industri, bangunan, dan ruang perkantoran umum.

3. Terminal penumpang untuk pelayanan embarkasi dan debarkasi penumpang

kapal laut.

Berikut ini merupakan prosedur pelayanan jasa kapal yang ada di PT Pelindo

III (Persero) Surabaya.

 19

Gambar 2 : Prosedur Pelayanan Jasa Barang

Sumber : Website PT. Pelabuhan Indonesia III di www.pelindo.co.id, 2016.

Gambar 3 : Prosedur Pelayanan Jasa Kapal

Sumber : Website PT. Pelabuhan Indonesia III di www.pelindo.co.id, 2016.

 20

Gambar 4: Prosedur Pelayanan Jasa Bongkar Muat Barang

Sumber : Website PT. Pelabuhan Indonesia III di www.pelindo.co.id, 2016.

Gambar 5 : Prosedur Pelayanan Jasa Petikemas

Sumber : Website PT. Pelabuhan Indonesia III di www.pelindo.co.id, 2016.

1.5 Pemasaran

Menurut Stanton (2001), Pemasaran adalah suatu system keseluruhan dari

 21

kegiatan-kegiatan bisnis yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga,

mempromosikan dan mendistribusikan barang atau jasa yang memuaskan

kebutuhan baik kepada pembeli yang ada maupun pembeli potensial.

Di dalam Pemasaran terdapat bauran pemasaran yang mencakup 7P , antara

lain :

1.5.1 Product (Produk)

Product adalah semua komponen dari kinerja layanan yang

menciptakan nilai bagi pelanggan.

Adapun jenis pelayanan yang disediakan oleh PT Pelindo III (Persero)

Cabang Tanjung Perak telah dijelaskan diatas (1.4 Produksi/Pelayanan).

1.5.2 Price (Harga)

Price adalah pengeluaran uang, waktu, dan usaha yang pelanggan

korbankan dalam membeli dan mengkonsumsi produk dan layanan yang

perusahaan tawarkan atau sajikan.

Berikut ini merupakan kebijakan harga yang ditetapkan oleh PT Pelindo III

(Persero) Cabang Tanjung Perak

Tabel 5 : Tarif Jasa Kapal di Lingkungan Pelabuhan Tanjung Perak

Tarif
No. Uraian Keterangan
Rp. US $
Per GT kunjungan
1. LABUH 112 0,100
(per 10 hari)
TAMBAT
116 0,131
a. Dermaga Beton
2. 58 0,65 Per GT etmal
b. Breasting Dolphin
41 0,46
c. Pinggiran
 22

PEMANDUAN
Tarif Tetap 225.000 102 Per Kapal Per Gerakan
3.
Per GT Per Kapal
Tarif Variabel 45 0,03
Per Gerakan
PENUNDAAN
a. S.d 3.500 GT
4.
Per Kapal yang ditunda
Tarif Tetap 670.000 187
Per Jam
Per GT yang ditunda
Tarif Variabel 30 0,005
Per Jam

Tarif (Rp)
No. Uraian Keterangan
Rp. US $
b. 3.501 s/d 8000 GT
Per Kapal yang
Tarif Tetap 958.367 460
ditunda Per Jam
Per GT yang ditunda
Tarif Variabel 30 0,005
Per Jam
c. 8.001 s/d 14.000 GT

Tarif Tetap 1.443.149 696 Per Kapal yang

ditunda Per Jam
Per GT yang ditunda
Tarif Variabel 30 0,005
Per Jam
d. 14.001 s/d 18.000 GT
Per Kapal yang
Tarif Tetap 2.043.824 936
ditunda Per Jam
Per GT yang ditunda
Tarif Variabel 30 0,005
Per Jam
e. 18.001 s/d 26.000 GT
Per Kapal yang
Tarif Tetap 2.850.000 1.498
ditunda Per Jam
Per GT yang ditunda
Tarif Variabel 30 0,005
Per Jam
f. 26.001 s/d 40.000 GT
Per Kapal yang
Tarif Tetap 3.300.000 1.605
ditunda Per Jam
Tarif Variabel 30 0,005 Per GT yang ditunda
Per Jam
 23

g. 40.001 s/d 75.000 GT

Per Kapal yang
Tarif Tetap 3.750.000 1.766
ditunda Per Jam
Per GT yang ditunda
Tarif Variabel 30 0,005
Per Jam
h. 75.001 GT ke atas
Per Kapal yang
Tarif Tetap 4.500.000 2.001
ditunda Per Jam
Per GT yang ditunda
Tarif Variabel 30 0,005
Per Jam

Tabel
Sumber6 :: Tarif Pelayanan
Data Divisi SDMJasa
PTBarang Di Lingkungan
Pelabuhan Pelabuhan
Indonesia Cabang PerakTanjung Perak
Surabaya, 2016

Tarif
No. Uraian Keterangan
(Rp.)
Pelayanan Jasa Dermaga
a. Barang Dalam Kemasan

1) Petikemas 20’
a) Full 55.715 Per Box
b) Empty 24.700 Per Box
2) Petikemas 40’
1. a) Full 83.980 Per Box
b) Empty 37.050 Per Box
3) Unitized/Pallet 2.550 Per Ton/M3
b) Barang Tidak Dalam Kemasan
1) Tidak menggunakan alat
2.550 Per Ton/M3
khusus
2) Menggunakan alat khusus 2.550 Per Ton/M3
3) Hewan Ternak 3.600 Per Ekor
2. Pelayanan Jasa Penumpukan
Per
a. Gudang 1.250
Ton/M3/Hari
b. Lapangan
Per
1) Barang Umum 1.000
Ton/M3/Hari
2) Petikemas 20’
a) Full 15.960 Per Box/Hari
b) Empty 7.980 Per Box/Hari
 24

c) Chasis 11.970 Per Unit/Hari

Uraian Tarif (Rp.) Keterangan

d) OH/OW/OL 31.920 Per Box/Hari
e) Reefer 31.920 Per Box/Hari
3) Petikemas 40’
a) Full 31.920 Per Box/Hari
b) Empty 15.960 Per Box/Hari
c) Chasis 23.940 Per Unit/Hari
d) OH/OW/OL 63.840 Per Box/Hari
e) Reefer 63.840 Per Box/Hari
4) Hewan 2.660 Per Ekor/Hari

Sumber : Data Divisi SDM PT Pelabuhan Indonesia Cabang Perak Surabaya,

2016

Tabel 7 : Tarif Pelayanan Jasa Terminal Penumpang

No. Uraian SATUAN Tarif

1. Penumpang Lembar Rp 15,000
2. Pengantar/Penjemput Lembar -
3. Penumpang cruise Lembar Rp 100,000

Sumber : Data Divisi SDM PT Pelabuhan Indonesia Cabang Perak Surabaya,

2016.

Tabel 8 : Tarif Tanda Masuk (Pas) Pelabuhan (Harian)

 25

No. Uraian Satuan Tarif Harian

Orang Lembar Rp. 3.500,-

1.
Trailer (20”,40”), Truck
2. Gandeng dan Alat Lembar Rp. 13.000,-
Berat/Low Bed
3. Tronton, Dump Truck Lembar Rp. 11.700,-
4. Truck, Mobil Box, Bus Lembar Rp. 10.000,-
5. Pick Up, Mini Bus, Sedan Lembar Rp. 7.500,-
6. Sepeda, Sepeda Motor Lembar Rp. 5.000,-

Sumber : Data Divisi SDM PT Pelabuhan Indonesia Cabang Perak Surabaya,

2016.

1.5.3 Place (Saluran Distribusi)

Place adalah keputusan manajemen mengenai kapan, dimana, dan

bagaimana menyajikan layanan yang baik kepada pelanggan.

Dalam usaha meningkatkan volume penjualan, PT PT Pelindo III (Persero)

Memiliki strategi permasaran dengan mengelola cabang di Jawa Tengah, Jawa

Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Kalimantan Tengah,

dan Kalimantan Selatan.

1.5.4 Process (Proses)

Process adalah suatu metode pengoperasian atau serangkaian tindakan

yang diperlukan untuk menyajikan produk dan layanan yang baik kepada

pelanggan.

PT Pelindo III (Persero) bergerak di bidang jasa layanan operator terminal

pelabuhan. Berikut ini merupakan proses pelayanan jasa kapal.

 26

1. Perusahaan pelayaran/Agen menyampaikan SAL (Ship arrival list) paling

lambat 1 (satu) minggu sebelum kapal tiba dan daftar kapal Windows setiap

bulan kepada Divisi Pelayanan Kapal.

2. Perusahaan pelayaran/Agen mengajukan permintaan Pelayanan Jasa

Kapalsesuai dengan pesyaratan pelayanan kepada petugas loket PPSA dengan

menyertakan dokumen seperti EPB (Estimasi Perhitungan Biaya) dan

kelengkapan dokumen lainnya.

3. Petugas PPSA melakukan perencanaan pelayanan jasa kapal dengan membuat

Jurnal untuk DaftarAntrian Kapal sesuai dengan lokasi tambatan.

4. Penetapan Penambatan Kapal dilakukan dengan cara mengadakan rapat

penetapan pelayanan tambatan. Dan hasil penetapan dipublikasikan kepada

pengguna jasa melalui website.

5. Pengguna jasa merealisasikan pelayanan jasa kapal

6. Petugas Administrasi Keuangan melakukan penerbitan dan Pembayaran nota

penjualan dan mengirimkan nota tagihan pelayanan jasa kapal kepada

Perusahaan Agen.

1.5.5 Promotion (Promosi)

Promotion adalah semua aktivitas komunikasi dan perancangan insentif

untuk membangun persepsi pelanggan yang dikehendaki perusahaan atas layanan

spesifik yang perusahaan berikan.

Media promosi yang digunakan oleh Divisi PPU (Pemasaran dan

Pengembangan Usaha) dalam memasarkan layanan jasa yang ada di PT Pelindo

III (Persero) Cabang Tanjung Perak, antara lain :

 27

1. Layanan Website

Layanan Website merupakan salah satu bentuk media promosi layanan jasa

di PT Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak. Dengan adanya layanan

website semua orang dapat mengakses berbagai informasi seperti profil

perusahaan, layanan jasa, media, investor dan lain sebagainya. Layanan website

yang ada di www.pelindo.co.id memberi layanan yang selalu update, agar

pengunjung website dapat mengakses informasi terkini.

2. Brosur, leaflet dan booklet

Layanan berupa brosur, leaflet dan booklet juga merupakan bentuk

media promosi yang dilakukan guna memberikan informasi kepada semua

kalangan seputar PT Pelindo III (Persero) dan layanan jasa terkait kepelabuhan.

Setiap pengunjung atau tamu akan diberi brosur, leaflet dan booklet. Media

promosi ini juga dilakukan dengan menyebarkan brosur kepada semua orang, agar

memberikan wawasan mengenai layanan jasa PT Pelindo III (Persero).

3. Company Profile Video and Books

Media promosi selanjutnya adalah video dan buku company profile

yang berisikan tentang sejarah, jenis layanan jasa, harga, dan seputar PT Pelindo

III (Persero). Video company profile sangat mudah diakses oleh semua orang,

dengan melihat layanan web PT Pelindo III (Persero) di www.pelindo.co.id dan

juga di akun yang lain, seperti youtube. Buku company profile dibuat khusus bagi

tamu yang datang di PT Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak.

4. Pameran

Media promosi selanjutnya yaitu pameran. Divisi PPU (Pemasaran dan

 28

Pengembangan Usaha) melakukan strategi pemasaran seperti pameran yang

dilakukan di berbagai tempat, untuk mempromosikan PT Pelindo III (Persero) dan

layanan jasa terkait.

1.5.6 People (Pelaku)

People adalah pelanggan dan karyawan yang terlibat dalam kegiatan

memproduksi produk dan layanan (service production).

PT Pelindo III (Persero) memberikan pelayanan prima kepada pelanggan

dengan memperhatikan apa yang pelanggan butuhkan. Dengan begitu pelanggan

akan merasa puas dan memberikan kepercayaan terhadap perusahaan. Karyawan

perusahaan juga memiliki pengetahuan dan motivasi yang baik sehingga

mewujudkan penyampaian pesan dan jasa yang ditawarkan.

1.5.7 Phsyical evidence (Bukti Fisik)

Phsyical evidence adalah perangkat-perangkat yang diperlukan dalam

menyajikan secara nyata kualitas produk dan layanan. Dengan pelayanan jasa

yang tepat, maka pelanggan akan merasa puas.

PT Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak menyediakan fasilitas-

fasilitas yang baik dalam pelayanan jasa. Dengan begitu akan membuat pelanggan

merasa nyaman dan puas. Perusahaan menyediakan layanan PPSA (Pusat

Pelayanan Satu Atap) secara professional dan berorientasi kepada kepuasan

pengguna jasa PT Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak.

BAB II

AKTIVITAS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

 29

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 11 Juli 2016-31

Agustus 2016 di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung Perak,

Jalan Perak Timur No. 620 Surabaya. Dalam melaksanakan kegiatan Praktek

Kerja Lapangan, mahasiswa ditempatkan pada Divisi SDM dan Umum.

Kegiatan apa saja dan bagaimana prosedur pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan yang dilakasanakan mahasiswa adalah sebagai berikut.

2.1 Mengagenda Surat Masuk

2.1.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di bagian Divisi SDM dan Umum

2.1.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar semua surat masuk dapat diolah

dengan cepat dan tepat sesuai dengan tujuannya.

2.1.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyalakan komputer

2. Setelah komputer menyala, membuka file Agenda Surat Masuk di

Microsoft Excel.

3. Kemudian menulis tanggal dimulainya kegiatan mengagenda surat

masuk di Microsoft Excel.

4. Menyiapkan surat-surat yang akan di entry ke komputer.

 30

5. Surat-surat tersebut di cek ulang nomor suratnya di Microsoft Excel

(Agenda Surat Masuk). Apabila terdapat nomor surat, asal surat serta

perihal surat yang sama, maka surat dipisahkan dan disimpan sebagai

Arsip. Surat-surat yang salah alamat dan tujuannya bukan untuk PT.

Pelindo III akan dipisah dan diberi map khusus sebagai tanda surat

masuk salah.

6. Surat-surat yang benar disortir berdasarkan tujuan surat dan tingkat

kepentingan serta jenis surat.

7. Surat tersebut satu per satu di entry ke Microsoft Excel, sesuai dengan

asal dan tujuan surat dipisah menggunakan kode tersendiri (Direksi,

Umum, Undangan dan Tanah).

8. Memberi lembar disposisi pada surat dengan cara menstapler lembar

disposisi pada surat sesuai dengan tingkat kepentingan. Surat yang

dianggap penting dan harus cepat diolah, maka diberi lembar disposisi

warna merah, dan surat yang dianggap kurang penting akan diberi

lembar disposisi warna putih.

9. Menulis nomor surat, nomor agenda, tanggal surat dan tanggal

masuknya surat di lembari disposisi.

10. Mengumpulkan surat-surat yang telah diberi lembar disposisi ke dalam

map dan memberikan kepada pegawai yang bersangkutan untuk

meminta persetujuan.
 31

11. Surat yang telah mendapat persetujuan lembar disposisinya,

dikirimkan ke tujuan/bagian yang dituju. Untuk keperluan pengiriman

ini, surat-surat dicatat pada Buku Ekspedisi General Manager.

12. Meminta tanda tangan sekretaris di General Manager sebagai tanda

bukti penerimaan surat.

2.1.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Komputer

2. Lembar Disposisi

3. Stempel tanggal

4. Stapler

5. Buku Ekspedisi Intern (terlampir)

6. Bolpoin

2.1.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.1.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika mengagenda surat masuk dapat

dikatakan tidak ada karena proses penanganan surat masuk sama dengan

apa yang didapatkan dan disimulasikan pada mata kuliah Manajemen

Kearsipan dengan materi Kearsipan di Politeknik Negeri Malang. Adapun

permasalahan teknis yang ditemukan dalam kegiatan mengagenda surat

 32

masuk adalah ketika membedakan lembar disposisi sesuai tingkat

kepentingannya.

2.2 Kegiatan Entry Disposisi

2.2.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.2.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar isi atau catatan disposisi yang telah

mendapatkan persetujuan dari General Manager (GM), dapat tersimpan di

file Agenda Surat Masuk di Microsoft Excel, serta mempermudah

pencarian posisi surat dan mengkaji isi disposisi secara berkala apabila

dibutuhkan segera.

2.2.4 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menerima surat masuk dan surat

keluar dari sekretaris

2. Menyiapkan surat-surat yang akan di entry ke dalam (Agenda Surat

Masuk) Microsoft Excel

3. Kemudian surat-surat tersebut disortir sesuai dengan kode surat.

4. Masing-masing surat yang telah disortir berdasarkan kode surat,

kemudian diurutkan sesuai nomor agenda dan tanggalnya.

 33

5. Selanjutnya mengetik isi catatan disposisi dari General Manager dan

Manajer yang dituju ke dalam Agenda Surat Masuk di Microsoft Excel.

5. Selanjutnya surat-surat tersebut dikumpulkan menjadi satu dalam map

untuk dipilah surat aslinya.

2.2.4 Sarana yang Dipergunakan

1. Komputer

2. Stabilo

3. Map

2.2.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.2.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika melakukan kegiatan entry disposisi

dapat dikatakan tidak ada karena kegiatan entry disposisi sama dengan apa

yang didapatkan dan disimulasikan pada mata Microsoft Excel di

Politeknik Negeri Malang.

2.3 Kegiatan Fotokopi Surat Masuk dan Keluar

2.3.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum serta di tempat fotokopi

2.3.2 Tujuan Aktivitas

 34

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar surat-surat dapat di copy sejumlah

yang dibutuhkan untuk dikirimkan ke setiap manajer terkait sesuai dengan

disposisi.

2.3.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan surat masuk dan surat keluar yang akan di fotokopi

2. Kemudian surat masuk dan surat keluar, satu per satu diberi tanda

menggunakan bullpen sejumlah yang dibutuhkan

3. Surat-surat yang telah di fotokopi diberi tanda dikumpulkan menjadi

satu dalam map

4. Selanjutnya membawa surat ke tempat menggunakan kartu access agar

dapat mengakses password di pintu masuk. Apabila terdapat surat yang

dibutuhkan harus segera dikirimkan, maka fotokopi surat dilakukan di

dalam divisi SDM dan Umum menggunakan mesin fotokopi EPSON.

2.3.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Mesin fotokopi EPSON

2. Kartu Access

3. Bulpoin

2.3.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

 35

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.3.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika melakukan fotokopi surat masuk dan

keluar dapat dikatakan tidak ada, karena sama dengan yang didapatkan di

Politeknik Negeri Malang.

2.4 Kegiatan Entry Surat ke Buku Ekspedisi

2.4.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.4.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar surat masuk dan keluar dapat sampai

ke tujuannya dengan cepat dan tepat. Serta menjadi salah satu sarana yang

dapat memudahkan pencarian surat apabila terdapat surat yang hilang.

2.4.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan Buku Ekspedisi

2. Memberi stempel tanggal sesuai dengan tanggal dimulainya penulisan

di Buku Ekspedisi

3. Kemudian surat masuk dan keluar dipisahkan sesuai dengan tujuan

pengirimannya
 36

4. Menulis nomor surat, nomor agenda serta perihal di Buku Ekspedisi

2.4.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Bolpoin

2. Stempel tanggal

2.4.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.4.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika menulis di Buku Ekspedisi dapat

dikatakan tidak ada, karena sesuai dengan materi Manajemen Kearsipan

yang didapatkan di Politeknik Negeri Malang.

2.5 Mengirim Surat Ke Berbagai Divisi

2.5.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di PT Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak

2.5.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar surat-surat masuk dan keluar dapat

sampai ke tujuannya dengan cepat dan tepat.

2.5.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

 37

1. Menyiapkan kartu access agar dapat mengakses password yang ada di

pintu masuk.

2. Menyiapkan buku ekspedisi

3. Melakukan pengiriman surat ke berbagai divisi yang ada di PT Pelindo

III (Persero) Cabang Tanjung Perak.

4. Meminta tanda tangan penerima surat di divisi terkait, sebagai bukti

dan pertanggung jawaban surat telah sampai di divisi terkait.

2.5.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Kartu Access

2. Bolpoin

3. Buku Ekspedisi

2.5.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.5.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika melakukan pengiriman surat ke

berbagai divisi dapat dikatakan tidak ada, karena sama dengan yang

didapatkan di Politeknik Negeri Malang.

2.6 Menulis Surat Keluar di Kartu Dosir Surat Keluar

2.6.1 Tempat Penugasan

 38

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.6.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar surat keluar dapat dipisahkan sesuai

kode surat, serta memudahkan pemberian nomor pada surat keluar dan

ketika akan melakukan entry data surat keluar di komputer.

2.6.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan kartu dosir surat keluar

2. Mencari nomor surat terakhir yang ditulis di kartu dosir surat keluar

3. Memisahkan surat-surat yang sudah atau belum pernah ditulis di kartu

dosir

4. Menulis tanggal, nomor surat, tujuan surat dan perihal di kartu dosir

surat keluar

2.6.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Bolpoin

2. Kartu Dosir Surat Keluar

2.6.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

 39

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.6.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika menulis di kartu dosir surat keluar

dapat dikatakan tidak ada, karena sesuai dengan yang didapatkan di Mata

Kuliah Manajemen Kearsipan Politeknik Negeri Malang.

2.7 Kegiatan Memberi Nomor dan Stempel pada Surat

2.7.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.7.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar semua surat keluar yang akan

dikirimkan dapat diolah dengan cepat dan tepat.

2.7.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan surat dan amplop yang akan diberi stampel

2. Memberi nomor pada surat keluar dan amplop surat satu per satu

3. Memberi stempel perusahaan di dalam surat dan di amplop surat

4. Memasukkan surat ke dalam amplop surat

5. Menulis nomor surat dan tujuan pengiriman surat di Buku Ekspedisi

Ekstern
 40

2.7.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Stempel perusahaan

2. Bolpoin

2.7.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.7.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika memberi nomor dan stempel pada

surat dapat dikatakan tidak ada, karena hampir sama dengan apa yang

didapatkan di Politeknik Negeri Malang.

2.8 Mengangkat Telepon Masuk

2.8.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.8.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar panggilan telepon masuk yang ada di

Divisi SDM dan Umum dapat tersampaikan maksud dan tujuannnya

kepada yang bersangkutan.

2.8.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

 41

1. Ketika mendengar bunyi telepon kemudian mengangkat telepon

tersebut

2. Memberi salam

3. Menanyakan asal telepon

4. Memberikan kepada yang bersangkutan, apabila yang bersangkutan

tidak ada di tempat, mencatat pesan dari penelepon kemudian

menyampaikan kepada yang bersangkutan

2.8.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Telepon

2. Kertas

3. Bulpoin

2.8.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.8.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika mengangkat telepon masuk dapat

dikatakan tidak ada, karena sama dengan Mata Kuliah Kesekretariatan di

Politeknik Negeri Malang.

2.9 Memberi Nomor pada Surat Keluar (Nota Dinas)

2.9.1 Tempat Penugasan

 42

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.9.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar surat keluar dapat diolah dengan cepat

dan tepat.

2.9.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan kartu dosir surat keluar

2. Mencari nomor surat terakhir sesuai kode surat di kartu dosir surat

keluar

3. Memberi nomor dan tanggal pada surat menggunakan bulpoin

4. Kemudian memberi stempel pada surat

2.9.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Kartu dosir surat keluar

2. Bulpoin

3. Stempel tanggal

2.9.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.9.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

 43

Permasalahan yang dihadapi ketika memberi nomor pada surat keluar

dapat dikatakan tidak ada, karena sama dengan apa yang didapatkan di

Politeknik Negeri Malang.

2.10 Kegiatan Menata dan Mengurutkan Arsip

2.10.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.10.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar arsip tersusun rapi sesuai dengan

nomor agenda, dan memudahkan ketika mencari kembali arsip yang

dibutuhkan.

2.10.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan ordner

2. Kemudian surat yang telah di fotokopi dan akan dijadikan arsip

dipisahkan dan diurutkan sesuai dengan kode surat dan nomor agenda

terkecil-terbesar

3. Kemudian surat tersebut diberi lubang menggunakan perforator

4. Setelah itu surat dimasukkan ke dalam ordner sesuai kodenya

5. Apabila terdapat surat yang tidak urut, maka harus diurutkan sesuai

dengan nomor agendanya.

 44

2.10.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Perforator

2. Ordner

2.10.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.10.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika melakukan kegiatan penataan dan

pengurutan arsip dapat dikatakan tidak ada, karena sesuai dengan materi

Manajemen Kearsiapan yang didapatkan di Politeknik Negeri Malang.

2.11 Menangani Surat Asman Umum

2.11.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.11.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar semua surat dapat sampai ke Asman

Umum dengan cepat dan tepat.

2.11.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

 45

1. Surat-surat yang akan dikirim kepada Asman Umum terlebih dahulu

diberi lembar disposisi Khusus Asman Umum

2. Kemudian memberi stempel tanggal dimulainya penulisan di Buku

Khusus Asman Umum

3. Menulis nomor urut disposisi di buku dan di lembar disposisi surat

untuk Asman Umum

4. Menulis asal surat, nomor surat dan perihal di buku Khusus Asman

Umum

5. Selanjutnya, mengirimkan surat-surat tersebut ke ruangan Asman

Umum

6. Surat-surat yang telah diberikan dari Asman Umum, isi disposisinya

ditulis di Buku Khusus Asman Umum. Dengan melihat nomor urutan

disposisinya, menulis tanggal turunnya disposisi da nisi dari disposisi

tersebut.

7. Selanjutnya surat tersebut dikirimkan kepada yang bersangkutan sesuai

dengan tujuan disposisi, dan meminta tanda tangan penerima surat

2.11.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Lembar Disposisi

2. Bulpoin

3. Stapler

2.11.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

 46

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.11.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika melakukan kegiatan Menangani surat

Asman Umum dapat dikatakan tidak ada, karena sesuai dengan yang

didapatkan di Politeknik Negeri Malang.

2.12 Kegiatan Scan Surat

2.12.1 Tempat Penugasan

Tempat penugasan di Divisi SDM dan Umum

2.12.2 Tujuan Aktivitas

Tujuan dari aktivitas ini adalah agar surat dapat dikirimkan dengan cepat

melalu media komputer menggunakan email kepada yang bersangkutan.

2.11.3 Uraian Proses/Tahapan Pelaksanaan Aktivitas dan Sarana yang

Digunakan

Uraian pelaksanaan aktivitas disusun sebagai berikut :

1. Menyiapkan surat yang akan di scan

2. Menghidupkan mesin scan dan menyiapkan program scan di komputer

3. Melakukan scan surat dan menyimpan data di komputer

2.11.4 Sarana yang Dipergunakan

Berbagai sarana/alat yang dipergunakan dalam aktivitas ini adalah :

1. Mesin Scan

2.11.5 Personalia Pelaksana di Lapangan

Latar Belakang Pendidikan D3 Sekretaris

 47

Kursus dan Pelatihan :

1. Lama Bekerja : 5 tahun

2.11.6 Permasalahan yang dihadapi dan cara penyelesaiannya

Permasalahan yang dihadapi ketika melakukan scan surat dapat dikatakan

tidak ada, karena sesuai dengan apa yang didapatkan di Politeknik Negeri

Malang.
 48

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan pada tanggal 11 Juli sampai

dengan 31 Agustus di PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung

Perak berjalan dengan lancar. Dalam menjalani Praktek Kerja Lapangan penulis

ditempatkan di bagian Divisi SDM dan Umum.

Selama Praktek Kerja Lapangan Penulis melakukan kegiatan antara lain,

Mengagenda Surat Masuk, Kegiatan Entry Disposisi,Kegiatan Fotokopi Surat dan

Keluar, Kegiatan Entry di Buku Ekspedisi,Mengirimkan Surat Ke Berbagai Divisi

,Menulis Surat Keluar di Kartu Dosir Surat Keluar Kegiatan Memberi Nomor dan

Stempel pada Surat,Mengangkat Telepon Masuk,Memberi Nomor pada Surat

Keluar (Nota Dinas), Kegiatan Menata dan Mengurutkan Arsip, Menangani Surat

Asman Umum, Kegiatan Scan Surat.

Dalam mengerjakan kegiatan, penulis dibantu dengan menggunakan sarana

dan prasaran yang menunjang sehingga tugas yang penulis kerjakan dapat

terselesaikan dengan cepat dan tepat. Dan selama melaksanakan kegiatan tidak

ada permasalahan yang dihadapi, karena sebelumnya telah diberikan pengarahan

dari pembimbing lapangan PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Tanjung

Perak Surabaya.
 49

Pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan sangat

bermanfaat bagi penulis, karena dengan adanya kegiatan ini penulis mendapat

banyak ilmu, pengetahuan tentang kepelabuhanan, dapat mengasah soft skill

dan pengalaman baru dalam mengenai cara bekerja di bidang administrasi serta

dapat mengetahui dunia kerja yang sesungguhnya.

3.2 Saran-saran

Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, saran yang dapat diberikan

untuk dipergunakan sebagai bahan pertimbangan adalah sebagai berikut :

3.2.1 Bagi Jurusan Administrasi Niaga

1. Menjalin kerjasama yang baik dengan perusahaan-perusahaan agar

mempermudah mahasiswa dalam mencari perusahaan untuk tempat

Praktek Kerja Lapangan.

2. Memberikan bimbingan yang lebih luas bagi mahasiswa, agar

mahasiswa dapat memiliki wawasan serta pengetahuan yang baik di

perusahaan.

3.2.2 Bagi Perusahaan

1. Sebaiknya PT Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak

menyediakan berbagai sarana yang dapat menunjang berjalannya

kegiatan dengan lancar. Seperti lemari Arsip, agar penyimpanan arsip-

arsip menjadi lebih teratur dan aman.

2. Menjalin relasi yang baik antara Politeknik Negeri Malang dengan PT

Pelindo III (Persero) Cabang Tanjung Perak.

50