Sop-030 Adm Ketatausahaan & Kelembagaan

STANDAR No Dok : SOP – 030

Revisi :0
OPERASIONAL Tgl Berlaku : 20 –07– 2015
PROSEDUR (SOP) Halaman : 1 dari 42
ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN &
KELEMBAGAAN
SMK PELAYARAN DJADAJAT
LEMBAR PENGESAHAN
ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN & KELEMBAGAAN
Distribusi Kepada : ………………………………………..

Nomor Penggandaan : ………………………………………..
Tanggal Distribusi : ………………………………………..
Status Distribusi : Dikendalikan *
Tidak dikendalikan *
* Beri tanda √ untuk yang sesuai
Disetujui oleh : Dibuat oleh :
Kepala Sekolah Wakil Manajemen Mutu
Capt Much Nur, SE.M.Mar Widya Vick Garang,ANT-III

NUPTK :8563727629200453 NUPTK :6149757658300023
Jakarta, 20 – 07 – 2015
Diketahui oleh:
Ketua Yayasan
Capt.H.M Djafar M.Mar

Revisi :0
KELEMBAGAAN
CATATAN REVISI
NOMO
HALAMAN TANGGAL NOMOR
R RIWAYAT REVISI PARAF
(x dari y) REVISI REVISI
BAGIAN
Revisi :0
KELEMBAGAAN
DAFTAR ISI
BAGIAN JUDUL HALAMAN
LEMBAR PENGESAHAN 1
CATATAN REVISI 2
DAFTAR ISI 3
1.0 TUJUAN 4
2.0 RUANG LINGKUP 4
3.0 DEFINISI 5
4.0 ACUAN 7
5.0 PENANGGUNG JAWAB 8
6.0 PROSEDUR 12
6.1 Administrasi Kepegawaian 12
6.2 Administrasi Keuangan 20
6.3 Administrasi Sarana Dan Prasarana 25
6.4 Administrasi Hubungan Sekolah Dengan Masyarakat 28
6.5 Administrasi Persuratan Dan Pengarsipan 29
6.6 Administrasi Kesiswaan 33
6.7 Administrasi Kurikulum 35
6.8 Pengendalian Dokumen 39
6.9 Pengendalian Rekaman / Arsip 39
7.0 LAMPIRAN 41
Revisi :0
KELEMBAGAAN
1.0 TUJUAN
1.1. Prosedur ini merupakan pedoman dalam melaksanakan kegiatan
penanganan Administrasi Ketatausahaan di SMK Pelayaran Djadajat.
1.2. Prosedur kerja ini dibuat sebagai panduan mengelola keuangan dalam
mendukung kegiatan operasional sekolah dalam pembiayaan aktivitas
menuju pada pemenuhan kebijakan sekolah.
1.3. Prosedur ini merupakan pedoman dalam rangka merealisasikan
penyediaan dan program pengembangan mutu pendidik dan tenaga
kependidikan yang dapat mendukung tercapainya tujuan sekolah dalam
mencapai target profil siswa yang diharapkan sesuai dengan amanat
UUD 45 dalam mencerdaskan kehidupan bangsa.
1.4. Prosedur ini dibuat untuk digunakan sebagai panduan dalam mengelola
aktifitas penyelenggaraan administrasi sesuai dengan kebijakan yang
ditetapkan sekolah mengacu kepada sistem pendidikan nasional.
2.0 RUANG LINGKUP

2. 1 Prosedur ini diterapkan menjadi panduan pelaksanaan kegiatan
Ketatausahaan di SMK Pelayaran Djadajat yang berkaitan dengan
Administrasi Kepegawaian, Administrasi Keuangan, Administrasi
Sarana Dan Prasarana, Administrasi Hubungan Sekolah dengan
Masyarakat, Administrasi Persuratan dan Pengarsipan, Administrasi
Kesiswaan, Dan Administrasi Kurikulum.
2. 2 Prosedur ini ditetapkan untuk mengelola keuangan SMK Pelayaran
Djadajat Jakarta.
2. 3 Prosedur ketatausahaan ini diterapkan sebagai panduan pelaksanaan
program penyediaan dan pengembangan tenaga pendidik dan
kependidikan di lingkungan SMK Pelayaran Djadajat yang mengacu
kepada ketentuan dan peraturan pemerintahan melalui dinas pendidikan
Provinsi DKI Jakarta.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
3.0 DEFINISI
3.1 Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan-pekerjaan dan sumber-sumber kegiatan lainnya yang
bermaksud mencapai tujuan dalam usaha bersama dari sekelompok
orang yang berlangsung di SMK Pelayaran Djadajat.
3.2 Administrasi Kepegawaian adalah segenap aktivitas yang berkaitan
dengan masalah penggunaan tenaga kerja untuk mencapai tujuan
tertentu. Masalah pokoknya terutama berkisar pada penerimaan,
pengembangan, pemberian balas jasa dan pemberhentian.
3.3 Administrasi Keuangan adalah segenap rangkaian kegiatan penataan
dalam urusan keuangan untuk mencapai tujuan. Masalah Pokoknya
terutama berkisar masalah kelengkapan bukti pemasukan/penerimaan
dan pengeluaran keuangan, proses yang terkait dalam prasaratnya,
dan pengarsipan bukti transaksi.
3.4 Administrasi Sarana Dan Prasarana adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan (bukti pembelian/perolehan, buku inventaris, bukti perawatan /
perbaikan, berita acara pemindahan tanggung jawab / serah terima,
bukti peminjaman, bukti berita acara pemusnahan / penghapusan)
dalam urusan segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud atau tujuan dan segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses.
3.5 Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat adalah segenap
rangkaian kegiatan penataan adminitrasi yang berkaitan dengan
informasi masyarakat internal maupun ekternal dan segala bentuk kerja
sama dalam mencapai tujuan sekolah.
3.6 Administrasi Persuratan Dan Pengarsipan adalah segenap aktivitas
yang berkaitan dengan surat menyurat dan pengarsipan diantaranya ;
masalah surat masuk, surat keluar, surat keputusan, surat
kesepakatan / perjanjian dan proses pengarsipannya.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
3.7 Administrasi Kesiswaan adalah segenap rangkaian kegiatan penataan
administrasi kesiswaan diantaranya; data siswa, buku induk siswa,
mutasi siswa, yang diselenggarakan dalam mencapai tujuan sekolah.
3.8 Administrasi Kurikulum adalah segenap aktivitas yang berkaitan dengan
kegiatan belajar dan mengajar dalam mencapai tujuan sekolah.
3.9 Keuangan Rutin adalah keuangan yang bersumber dari Orang Tua Siswa
dan Yayasan.
3.10 Keuangan Yayasan Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963” adalah
keuangan Yayasan yang bersumber dari masyarakat melalui
Sumbangan Rutin Bulanan dan sumbangan peserta didik baru (SPDB),
maupun sumbangan lain yang sifatnya tidak mengikat.
3.11 Spesifikasi Kompetensi merupakan dasar kemampuan karyawan dan
tenaga kependidikan yang akan ditempatkan pada posisi suatu
pekerjaan dan pengajaran berdasarkan kapasitas uraian pekerjaannya.
3.12 Job Deskripsi adalah gambaran tugas setiap personil yang
pekerjaannya mempengaruhi kinerja sekolah dalam mencapai tujuan
misinya.
3.13 Job Analisis adalah proses identifikasi beban kerja pada suatu bentang
proses yang ditetapkan oleh sekolah untuk menentukan spesifikasi
pekerjaan dan sumber daya yang dibutuhkan.
3.14 Pelatihan Internal adalah pelatihan yang dilakukan oleh sekolah atau
pun yang diusulkan oleh dinas pendidikan dengan instruktur pelatihan
yang disediakan dari sekolah ataupun dinas pendidikan Provinsi DKI
Jakarta.
3.15 Pelatihan Eksternal adalah pelatihan yang diusulkan oleh karyawan
atau pun tenaga kependidikan terhadap tema pelatihan yang ditawarkan
oleh pihak jasa penyedia pelatihan eksternal.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
4.0 ACUAN
4.1. Peraturan pemerintah UU No. 20 tahun 2003 tentang Sisdiknas
4.2. Keputusan Gubernur DKI Jakarta No.108 Tahun 2003 tentang Tata cara
Pelaksanaan Anggaran dan Belanja Daerah Provinsi DKI Jakarta.
4.3. Kepala Dinas Dikmenti Provinsi DKI Jakarta No. 27 a/2006 tentang
Petunjuk Teknis Dana Block Grant Operasional SMA/SMK
Negeri/Swasta Provinsi DKI Jakarta.
4.4. Peraturan Gubernur Provinsi DKI Jakarta No. 37 Tahun 2007 tentang
Perubahan atas keputusan Gubernur No. 108 tahun 2003.
4.5. SK Mendiknas No.44/U/2002 tentang Dewan Pendidikan dan Yayasan
4.6. Usulan Program Sekolah kepada Yayasan
4.7. Standard ISO 9001: 2008 Klausul 6.2. tentang Sumber Daya Manusia.
4.8. UU no. 14 tahun 2005 tentang Guru Dan Dosen
4.9. Surat Keputusan Kepala Sekolah
4.10. Kesepakatan Yayasan Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963”
Revisi :0
KELEMBAGAAN
5.0 PENANGGUNG JAWAB
5.1 Kepala Sekolah;
5.1.1. Menyetujui dan mengesahkan kebijakan-kebijakan
Ketatausahaan yang menjadi rencana strategi yang ditetapkan
dalam RTM.
5.1.2. Bertanggung jawab terhadap pengembangan kompetensi
Tenaga Kependidikan.
5.1.3. Mengesyahkan SK Tenaga Kependidikan.
5.1.4. Melakukan evaluasi kebijakan-kebijakan tentang Tenaga
Kependidikan yang dilaksanakan.
5.1.5. Memeriksa, menyetujui dan mengasahkan rancangan keuangan
Sekolah.
5.1.6. Menetapkan kebijakan terhadap kurikulum berdasarkan analisa
kompetensi akademis yang berkembang yang disesuaikan
dengan harapan stakeholder.
5.2 Kepala Administrasi Ketatausahaan;

5.2.1. Membantu Kepala Sekolah dalam bidang Administrasi
Ketatausahaan meliputi :
a. Kepegawaian
b. Keuangan
c. Sarana dan Prasarana
d. Hubungan sekolah dengan masyarakat
e. Persuratan dan pengarsipan
f. Kesiswaan
g. Kurikulum
5.2.2. Memenej aktifitas administrasi kelembagaan.
5.2.3. Membantu Kepala Sekolah dalam penyusunan dan evaluasi
RAPBS.
5.2.4. Melayani bidang Administrasi Ketatausahaan baik kepada orang
tua murid maupun masyarakat.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
5.2.5. Membantu menyusun program kerja Kepala Sekolah dan
program Manajemen Ketatausahaan / Sekolah (RKTS,
RENSTRA).
5.2.6. Bersama WMM mengidentifikasi dan mengelola program-
program untuk perbaikan SMM – ISO.
5.2.7. Membantu Kepala Sekolah dalam memfasilitasi kerja sama
antar lembaga (MOU) dengan semua unit kerja SMK Pelayaran
Djadajat.
5.2.8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sekolah.
5.2.9. Melaporkan kegiatan Administrasi Ketatausahaan kepada
Kepala Sekolah.
5.3 Tenaga Administrasi Kepegawaian

5.3.1 Melaksanakan administrasi yang berkenaan dengan
kepegawaian / ketenagaaan dalam tugas administrasi
bertanggung jawab kepada Kepala Administrasi Ketatausahaan
sedangkan dalam teknis kerja kepegawaian berkoordinasi
dengan Kepala kurikulum dan ketenagaan.
5.3.2 Melakukan pengarsipan dengan baik, tertib dan teratur yang
berkenaan dengan administrasi kepegawaian bertanggung
jawab dan berkoordinasi kepada Kepala Tenaga Administrasi /
Kepala Tata Usaha.
5.3.3 Menyelesaikan permasalahan atas segala hal yang berkaitan
dengan administrasi kepegawaian berkenaan dengan hak dan
kewajiban.
5.3.4 Melaporkan kegiatan adminstrasi kepegawaian kepada Kepala
Ketatausahaan.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
5.4. Tenaga Administrasi Keuangan/Bendahara
5.4.1 Melaksanakan administrasi yang berkenaan dengan
Keuangan/Bendahara dalam tugas administrasi bertanggung
jawab kepada Kepala Administrasi Ketatausahaan sedangkan
dalam teknis kerja kepegawaian berkoordinasi dengan; untuk
Bendahara Yayasan kepada Ketua Yayasan sedangkan
bendahara BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu) kepada
Kepala Sekolah.
berkenaan dengan administrasi keuangan / bendahara
bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada Kepala Tenaga
Administrasi / Kepala sub Tata Usaha.
dengan administrasi keuangan / bendahara berkenaan dengan
hak dan kewajiban.
5.4.4 Melaporkan kegiatan administrasi keuangan / bendahara
kepada Kepala administrasi dan kelembagaan.
5.4.5 BPP (Bendahara Pengeluaran Pembantu) selaku Bendahara
rutin, untuk mengelola keuangan yang bersumber dari orang tua
murid maupun APBD dan atau APBN.
5.4.6 Bendahara Yayasan bertanggungjawab mengelola keuangan
Yayasan yang tertuang dalam APBS.
5.5. Tenaga Administrasi Sarana dan Prasarana

5.5.1 Melaksanakan administrasi yang berkenaan dengan sarana dan
prasarana dalam tugas administrasi bertanggung jawab kepada
Kepala Administrasi Ketatausahaan sedangkan dalam teknis
kerja kepegawaian berkoordinasi dengan Kepala Sarana dan
Prasarana.
berkenaan dengan administrasi sarana dan prasarana
Revisi :0
KELEMBAGAAN
bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada Kepala Tenaga
Administrasi/ Kepala sub Tata Usaha.
dengan administrasi sarana dan prasarana berkenaan dengan
hak dan kewajiban.
5.5.4 Melaporkan kegiatan administrasi sarana dan prasarana kepada
Kepala Ketatausahaan.
5.6. Tenaga Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat

5.6.1 Melaksanakan administrasi yang berkenaan dengan Hubungan
Sekolah dengan Masyarakat dalam tugas administrasi
bertanggung jawab kepada Kepala Administrasi Ketatausahaan
sedangkan dalam teknis kerja kepegawaian berkoordinasi
dengan Kepala Humas dan Prakerin.
berkenaan dengan administrasi Hubungan Sekolah dengan
Masyarakat bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada
Kepala Tenaga Administrasi / Kepala sub Tata Usaha.
dengan administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat
berkenaan dengan hak dan kewajiban.
5.6.4 Melaporkan kegiatan adminstrasi Hubungan Sekolah dengan
Masyarakat kepada Kepala Administrasi dan Kelembagaan.
5.7. Tenaga Administrasi Kesiswaan

5.7.1. Melaksanakan administrasi yang berkenaan dengan kesiswaan
dalam tugas adminstrasi bertanggung jawab kepada Kepala
Administrasi Ketatausahaan sedangkan dalam teknis kerja
kepegawaian berkoordinasi dengan Kepala Kesiswaan.
5.7.2. Melakukan pengarsipan dengan baik, tertib dan teratur yang
berkenaan dengan administrasi kesiswaan, bertanggung jawab
Revisi :0
KELEMBAGAAN
dan berkoordinasi kepada Kepala Tenaga Administrasi / Kepala
Tata Usaha.
5.7.3. Menyelesaikan permasalahan atas segala hal yang berkaitan
dengan administrasi kesiswaan dengan hak dan kewajiban.
5.7.4. Melaporkan kegiatan administrasi kesiswaan kepada Kepala
administrasi dan kelembagaan.
5.8. Tenaga Administrasi Kurikulum

5.8.1. Melaksanakan administrasi yang berkenaan dengan kurikulum
dalam tugas administrasi bertanggung jawab kepada Kepala
Administrasi Ketatausahaan sedangkan dalam teknis kerja
kepegawaian berkoordinasi dengan Kepala kurikulum dan
ketenagaan.
5.8.2. Melakukan pengarsipan dengan baik, tertib dan teratur yang
berkenaan dengan administrasi kurikulum, bertanggung jawab
dan berkoordinasi kepada Kepala Tenaga Administrasi / Kepala
sub Tata Usaha.
5.8.3. Menyelesaikan permasalahan atas segala hal yang berkaitan
dengan administrasi kurikulum dengan hak dan kewajiban.
5.8.4. Melaporkan kegiatan administrasi kurikulum kepada Kepala
administrasi dan kelembagaan.
6.0 PROSEDUR
6.1 Administrasi Kepegawaian
6.1.1 Pengembangan Tenaga Pendidik dan Kependidikan
Pengembangan Tenaga Pendidik dan Kependidikan di SMK
Pelayaran Djadajat meliputi :
6.1.1.1Rekrutment Umum
a. Ketetapan kompetensi dari tenaga pendidik dan
kependidikan dalam mencapai tujuan sekolah untuk
Revisi :0
KELEMBAGAAN
merealisasikan target mengacu pada standard
kompetensi (Kualifikasi jabatan) STD-030-01
b. Standard kompetensi STD-030-01 ditetapkan melalui
rapat dewan kehormatan pendidik berdasarkan
ketentuan Undang-Undang No. 14 tahun 2005
mengenai guru dan dosen, yang disesuaikan dengan
perkembangan fungsi sejalan dengan perkembangan
kurikulum yang dirancang.
c. Standard kompetensi STD-030-01 dapat ditinjau
setiap tahun melalui Rapat Tinjauan Manajemen
(RTM) dan perancangan kurikulum yang akan
diselenggarakan.
d. Tenaga pendidik dan kependidikan yang diterima
berdasarkan alokasi dari yayasan akan dicatat dalam
daftar nama tenaga pendidik dan kependidikan SMK
Pelayaran Djadajat F-030-01, sedang untuk data-data
yang lain seperti nomor Telpon, nomor HP dan
Alamat akan di data dalam Daftar Alamat dan Nomor
Telepon tenaga pendidik dan kependidikan SMK
Pelayaran Djadajat F-030-02
e. Semua Tenaga pendidik dan kependidikan yang telah
menjadi bagian SMK Pelayaran Djadajat diwajibkan
untuk mengisi Data Diri (Daftar Riwayat Hidup)
F-030-03 dan mengumpulkannya ke bagian tenaga
administrasi kepegawaian.
f. Jika ada tenaga pendidik dan kependidikan tidak
memenuhi ketetapan standard kompetensi akan
dijadwalkan untuk dilakukan pelatihan.
g. Untuk kebutuhan pendidik dan tenaga kependidikan
berdasarkan usulan dari bidang ataupun Kepala
Sekolah akan dilakukan dengan menggunakan
Revisi :0
KELEMBAGAAN
usulan permintaan pegawai F-030-04 disetujui
Kepala Sekolah dan Yayasan.
h. Setelah disetujui, bagian kepegawaian
mengumumkan adanya lowongan pekerjaan kepada
masyarakat.
i. Pelamar selanjutnya diseleksi melalui tahapan:
1) Seleksi dokumen STD-030-02
2) Pedoman seleksi tertulis, wawancara, STD-030-
03
j. Jika diperlukan untuk seleksi calon pegawai dapat
menggunakan pihak lain dalam proses, maka bidang.
kepegawaian meminta persetujuan kepala sekolah,
k. Pegawai yang lulus seleksi selanjutnya mengikuti
pelatihan atau orientasi yang dibutuhkan.
l. Semua Tenaga Kependidikan SMK Pelayaran
Djadajat dalam melaksanakan tugasnya berpedoman
pada TUPOKSI Tenaga Pendidikan / guru dan
Tenaga Kependidikan / pegawai STD-030-04 dan
Kode Etik Tenaga Kependidikan / pegawai STD-030-
05.
6.1.1.2Wakil Administrasi Kelembagaan, Kepala Tenaga
Administrasi / Kasub Bagian Tata Usaha bersama Wakil
Kepala Sekolah bidang kurikulum membuat analisis
kebutuhan tenaga pendidik untuk :
a. Menganalisis kebutuhan tenaga pendidik / Guru
menggunakan format F-050-01 berdasarkan format
yang dikeluarkan oleh Dikmenjur
b. Data Analisis kebutuhan tenaga pendidik dicek oleh
Kepala Sekolah kemudian disahkan.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
c. Data Analisis kebutuhan tenaga pendidik di kirim ke
Dinas Pendidikan SMK oleh Ka. Tata Usaha, sebagai
bahan untuk pengadaan tenaga pendidik
d. Menganalisa kebutuhan tenaga Kependidikan /
Pegawai.
e. Analisis kebutuhan tenaga kependidikan / pegawai
menggunakan format F-050-01 berdasarkan format
yang dikeluarkan dan disesuaikan oleh Dinas
Pendidikan Prov. DKI Jakarta.
6.1.2 Rekruitment Khusus

6.1.2.1Wakil Kepala Sekolah
a. Masa Jabatan Kepala paling lama 2 periode.
b. Kepala yang baru satu periode bisa dipilih kembali.
c. Kepala yang akan habis masa jabatannya pada tahun
pelajaran berjalan diumumkan dalam RTM untuk
dilakukan pemilihan kembali pada RTM berikutnya.
d. Guru yang memenuhi syarat untuk menjadi wakil
Kepala Sekolah dipilih oleh semua Guru dan pegawai
SMK Pelayaran Djadajat.
e. Kasek menetapkan Wakil Kepala Sekolah sesuai
formasi (dengan menerbitkan SK) yang ada
berdasarkan peringkat hasil test untuk masa kerja 2
tahun.
f. Wakil Kepala Sekolah yang sudah habis masa
jabatannya atau tidak terpilih kembali harus menjadi
guru minimal 1 tahun untuk bisa dicalonkan /
mencalonkan kembali.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.1.2.2Staf Kepala.
a. Guru yang memenuhi syarat untuk
menjadi staf ditunjuk oleh Kepala Sekolah dengan
menerbitkan SK dengan memperhatikan usulan dari
Kepala untuk masa kerja 1 tahun.
b. Staf yang akan habis masa jabatannya
pada tahun pelajaran berjalan di umumkan dalam
RTM untuk dilakukan perpanjangan atau pergantian
oleh kepala sekolah.
c. Staf dapat memangku jabatan
maksimum 2 periode.
d. Dalam keadaan dibutuhkan, setelah
berhenti minimal 1 tahun dapat diangkat kembali.
e. Guru yang memenuhi syarat untuk
menjadi Pembina Ekskul, Wali kelas / PA,
Koordinator Laboratorium / Perpustakaan ditunjuk
oleh Kepala Sekolah dengan menerbitkan SK dengan
memperhatikan usulan dari Kepala.
f. Kinerja Pembina Ekskul, Wali kelas / PA,
Koordinator Laboratorium / Perpustakaan ditinjau
setiap 1 tahun untuk penunjukkan tahun berikutnya.
6.1.3 Pendataan Pendidik dan Tenaga Kependidikan.

6.1.3.1Setiap pendidik dan tenaga kependidikan wajib memiliki
arsip data yang tersimpan didalam file kepegawaian.
6.1.3.2Bagian kepegawaian mengarsipkan Arsip-arsip pendidik
dan tenaga kependidikan terdiri dari ijazah dari SD
sampai pendidikan terakhir, SK Pengangkatan pertama
sampai SK terakhir, Kartu Keluarga, Surat Penugasan
dari sekolah, KTP, daftar nama guru dan pegawai SMK
Revisi :0
KELEMBAGAAN
Pelayaran Djadajat, daftar alamat dan no. telp guru dan
pegawai SMK Pelayaran Djadajat dan lain-lain.
6.1.3.3Pengarsipan ini dengan mengikuti aturan pengarsipan
yang ada di prosedur pengendalian catatan mutu
6.1.4 Pembentukan Kepanitiaan Sekolah

Dalam melaksanakan tugas untuk suatu kegiatan tertentu
dibentuk kepanitiaan dengan susunan Kepala Sekolah sebagai
pengarah, Wakil Kepala Sekolah terkait sebagai Penanggung
jawab dan Panitia Inti (Ketua, Sekretaris, bendahara, anggota
dan seksi-seksi sesuai kebutuhan). Sekretariat terdiri dari unsur
tenaga pendidik dan kependidikan dapat dibuat daftar dalam
Susunan Panitia Kegiatan F-030-06 dan kepanitiaan akan di
berikan Surat tugas F-030-05 oleh kepala sekolah.
6.1.5 Pendidikan Dan Pelatihan

Prosedur pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dilakukan
dengan 2 cara, yaitu :
6.1.5.1Pelatihan Internal
6.1.5.2Pelatihan Eksternal
6.1.6 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

6.1.6.1Bagian kepegawaian mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
berdasarkan usulan-usulan yang ada, atau
disesuaikan dengan kebutuhan pelatihan.
6.1.6.2Usulan/masukan kebutuhan pelatihan dan hasil penilaian
kinerja pendidik dan tenaga kependidikan dan usulan
dari setiap bidang program mata pelajaran terhadap
pengembangan kemampuan pendidik diajukan dengan
menggunakan Instrumen Pendidik dan Tenaga
Revisi :0
KELEMBAGAAN
Kependidikan F-030-07 dan jika perlu melampirkan
brosur pelatihan yang ditawarkan pihak penyedia jasa.
6.1.6.3Kemudian bagian kepegawaian merekap Instrumen
Pendidik dan Tenaga Kependidikan yang telah diisi
oleh guru dan karyawan dalam Format Akurasi Data
kepegawaian F-030-08 sebagai dasar pembuatan
Program Rencana Kerja Tahunan Sekolah (RKTS).
6.1.6.4Usulan atau penawaran pelatihan yang telah menjadi
Program Rencana Kerja Tahunan Sekolah (RKTS)
ditanda tangani Kepala Sekolah untuk ditetapkan
menjadi agenda pelatihan tahunan F-030-09 dan
kemudian diajukan kepada Ka Sudin Dikmen Kota
Administrasi Jakarta Utara untuk mendapatkan surat
rekomendasi.
6.1.6.5Untuk pelatihan yang diprogramkan oleh dinas terkait
yang bersifat temporer akan dilaksanakan sesuai
dengan jadwal yang ditetapkan dan diinformasikan
kepada tenaga pendidik dan kependidikan terkait.
6.1.7 Pelaksanaan Pelatihan

Pelaksanaan pelatihan mengacu kepada rencana pelatihan
tahunan yang dijadwalkan dan disesuaikan dengan waktu jatuh
tempo pelaksanaan pelatihan dan dilaksanakan oleh kepanitiaan.
6.1.8 Pelaksanaan Pelatihan Eksternal

6.1.8.1Pelaksanaan pelatihan sesuai dengan undangan.
6.1.8.2Penunjukanpeserta pelatihan didasarkan pada peta
kompetensi yang diperlukan.
6.1.8.3Bagian kepegawaian menginformasikan kepada calon
peserta pelatihan yang diundang melalui panggilan
Revisi :0
KELEMBAGAAN
pelatihan (surat tugas) F-030-10 dan dicatat pada
catatan riwayat pelatihan F-030-11.
6.1.8.4Pegawai yang telah mengikuti pelatihan wajib membuat
laporan tertulis hasil pelatihan kepada Kepala Sekolah,
dan menyerahkan copy sertifikat atau pun
dokumentasi pelatihan kepada bagian administrasi
kepegawaian untuk di arsipkan.
6.1.9 Evaluasi Pelatihan

6.1.9.1Pelaksanaan dan ketercapaian tujuan pelatihan dinilai
oleh Manajemen Mutu.
6.1.9.2Peserta yang tidak mencapai kopetensi tidak diberikan
sertifikat dan diwajibkan melaksanakan tugas pelatihan
kembali / tugas tambahan.
6.1.9.3Bagian adminsitrasi kepegawaian mencatat pelatihan
yang dilaksanakan pada catatan riwayat pelatihan
(track record). F-030-11
6.1.9.4Sertifikat-sertifikat pelatihan menjadi pertimbangan dalam
pemberian tugas tambahan.
6.1.10 Pengajuan usulan Guru Tetap Yayasan (GTY).

6.1.10.1 Bagian Kepegawaian mengidentifikasi Guru dan
Pegawai Tidak Tetap / Honor yang akan menjadi Guru
Tetap Yayasan (GTY).
6.1.10.2 Hasil Pencatatan identifikasi ini kemudian diajukan ke
Yayasan untuk disetujui dan dikeluarkan Surat
Keputusannya dan diarsipkan.
6.1.11 Prosedur penilaian terhadap pegawai yang tidak masuk kerja

karena Sakit, Ijin, Tugas luar / dinas luar, dan Tanpa keterangan
yang terkait dengan TKK (Tunjangan Kinerja Kerja) diatur sbb.:
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.1.11.1 Tidak masuk kerja karena Sakit dikurangi 1 % setiap
hari kerja dari nilai TKK pada bulan berjalan.
6.1.11.2 Tidak masuk kerja karena Ijin dikurangi 2,5 % setiap
hari kerja dari nilai TKK pada bulan berjalan.
6.1.11.3 Tidak masuk kerja Tanpa keterangan (Alpha) dikurangi
5 % setiap hari kerja dari nilai TKK pada bulan
berjalan.
6.1.12 Seluruh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang

melakukan tugas keluar / dinas luar yang dibuktikan dengan
surat tugas dari Kepala Sekolah tidak dikenakan pemotongan
dari nilai TKKnya.
6.1.13 Seluruh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang

melakukan tugas keluar/dinas luar tanpa dibuktikan dengan surat
tugas dari Kepala Sekolah wajib mengisi Surat ijin /
melaksanakan tugas luar F-030-12 tidak dikenakan pemotongan
dari nilai TKKnya.
6.2 Administrasi Keuangan

6.2.1 Penyusunan RAPBS dan Program Sekolah
6.2.1.1 Wakil Kepala Sekolah, Kepala Program Dan Kepala
Tenaga Administrasi / Kasubag tata usaha menyusun
RAPBS dan program sekolah F-030-13 bidang masing-
masing pada bulan April setiap tahunnya
6.2.1.2 Dokumen RAPBS dan program sekolah diserahkan
kepada Kepala Administrasi Ketatausahaan untuk
direkap F-030-13 paling lambat akhir bulan Desember
setiap tahunnya
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.2.1.3 Rekap RAPBS di evaluasi dalam rapat TIM RAPBS dan
program sekolah
6.2.1.4 Sekolah membentuk tim Penyusunan RAPBS, yang
memiliki kualifikasi dalam keuangan dan manajemen
sekolah.
6.2.1.5 RAPBS dan Program Sekolah yang telah tersusun
kemudian diusulkan ke Yayasan untuk disetujui.
6.2.1.6 RAPBS dan Program sekolah disusun untuk Satu
Tahun Pelajaran baik yang bersumber dari APBN,
APBD, dan dana Masyarakat,
6.2.2 Mekanisme penetapan RAPBS dan Program Sekolah

6.2.2.1 RAPBS dan program sekolah ditetapkan dan ditanda
tangani oleh Kepala Sekolah bersama Yayasan.
6.2.2.2 APBS dan program kerja yang telah disahkan diberikan
kepada :
a. Kepala Sekolah untuk diteruskan ke Kepala, Kepala
Program dan Kepala Tenaga Administrasi/Kasubag
Tata Usaha untuk dilaksanakan.
b. Ketua Yayasan untuk diteruskan kepada Bendahara
untuk dilaksanakan.
6.2.2.3 Kepala Sekolah mensosialisasikan APBS dan Program
Sekolah dalam Rapat Kerja Sekolah.
6.2.3 Sumber Dana dalam APBS.

6.2.3.1 Sumber dana APBS bersumber dari APBN, APBD,
6.2.3.2 Masyarakat dan lainnya (dalam bentuk Sumbangan Rutin
Bulanan, Sumbangan Peserta Didik Baru, Sumbangan
Penunjang Kegiatan dan sumber lain yang tidak
mengikat).
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.2.4 Pengelolaan APBS

6.2.4.1 Penggunaan dana dari APBN maupun APBD, dilakukan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6.2.4.2 Penggunaan dana dari Masyarakat dilakukan
persetujuan Kepala Sekolah dan Ketua Yayasan.
6.2.4.3 Penggunaan APBS dipertanggungjawabkan selambat-
lambatnya satu tiga hari setelah dilaksanakan.
6.2.4.4 Dana masyarakat yang dihimpun Yayasan merupakan
dana untuk membiayai kekurangan kebutuhan yang
dianggarkan oleh APBD, APBN yang digunakan untuk
Pelayanan Peningkatan Mutu:
6.2.5 Keuangan Rutin Sekolah

Prosedur kerja keuangan Rutin mengacu kepada kebijakan yang
berlaku pada Bendahara Rutin Yayasan Pendidikan Pelayaran
“Djadajat-1963”, sementara bendahara yang ada di SMK
Pelayaran Djadajat merupakan Bendahara Pengeluaran
Pembantu (BPP) / Kasir.
6.2.5.1 Penerimaan Keuangan Rutin
a. Setiap bulan bendahara sekolah mengajukan Petty
Cash berupa Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
F-030-14 pada Yayasan Pendidikan Pelayaran
“Djadajat-1963” selanjutnya permintaan
pembayaran rutin seperti petty cash, honor guru, dll
setelah diterima selanjutnya dibukukan pada Buku
Kas Umum (BKU) F-030-15.
b. Dana Operasional sekolah ditentukan oleh Yayasan
Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963” berdasarkan
Revisi :0
KELEMBAGAAN
acuan Surat keputusan Yayasan melalui petikan
Daftar Anggaran Satuan Kerja (DASK).
c. Dana US/UN, dana block grant dan beasiswa
bersumber dari APBD /APBN.
d. Dana operasional sekolah yang di dapat sesuai
dengan DASK diterima melalui rekening sekolah
Bank DKI Jakarta dicatat pada Buku Kas Pembantu
(BKP) F-030-16
6.2.5.2 Pengeluaran Keuangan Rutin

a. Melalui Bendahara atau Kasir Yayasan setiap bulan
yang bersangkutan wajib menandatangani.
b. Melalui Bendahara atau Kasir Sekolah setiap bulan
honor Guru diterima dari Yayasan selambat-
lambatnya 3 hari setelah SPP F-030-14 disetujui oleh
Yayasan.
c. Melalui Bendahara atau Kasir Sekolah tenaga
pendidik dan tenaga kependidikan yang akan
melakukan dinas luar maka yang bersangkutan wajib
menandatangani Buku Perjalan Dinas (BKD) F-030-
17
6.2.6 Keuangan Yayasan Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963”

6.2.6.1 Penerimaan Keuangan
a. Pembantu Bendahara (Kasir) menerima dana
masyarakat berdasarkan kelas X, XI, dan XII secara
langsung dengan menggunakan bukti setoran Bank
yang ditunjuk oleh Yayasan (Bank DKI, BNI).
Penerimaan dana tersebut dicatat pada buku bayaran
siswa.
a.1. Buku Bayaran F-030-18
Revisi :0
KELEMBAGAAN
b. Setor Bank DKI F-030-19
c. Setor Bank BNI F-030-20
d. Buku harian (peti cash) ditutup pada setiap bulan.
6.2.6.2 Pengeluaran Keuangan Yayasan Pendidikan Pelayaran
“Djadajat-1963”
a. Pengeluaran keuangan Yayasan Pendidikan
Pelayaran “Djadajat-1963” mengacu pada APBS.
b. Masing-masing penanggung jawab kegiatan/panitia
mengajukan proposal pembiayaan kepada Kepala
Sekolah untuk disetujui.
c. Jika disetujui maka penanggung jawab dapat
mencairkan dananya pada bendahara Yayasan
Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963”.
d. Semua pengeluaran dibukukan dan bukti
pengeluaran diarsipkan oleh bendahara
e. Penggunaan keuangan diluar APBS dapat
dilaksanakan setelah mendapat persetujuan oleh
Kepala Sekolah dan Ketua Yayasan setelah
melakukan repisi APBS.
6.2.7 Pengendalian Pengelolaan keuangan Rutin dan Yayasan

Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963”
6.2.7.1 Kepala Sekolah melaksanakan pengawasan dan
bimbingan dalam pelaksanaan APBS sehingga terjamin
ketercapaian sasaran.
6.2.7.2 Sekurang-kurangnya dua kali setahun Kepala Sekolah
beserta seluruh komponen, melaksanakan evaluasi
penggunaan APBS dan Program Sekolah
6.2.7.3 Hasil evaluasi ini dapat digunakan untuk menentukan
sasaran program tahun pelajaran berikutnya.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.2.7.4 Kepala Sekolah memastikan bahwa sekolah siap setiap
saat untuk dimonitoring dan dievaluasi kegiatan
keuangan setiap akhir semester oleh Yayasan
Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963”, Propinsi terhadap
pelaksanaan APBS.
6.2.8 Pelaporan Administrasi Keuangan Sekolah

Kepala Sekolah menyampaikan laporan secara periodik :
6.2.8.1 Dana APBD dan APBN kepada Ketua Yayasan
Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963” selambat-
lambatnya 1 bulan setelah dana diterima.
6.2.8.2 Untuk Sumbangan Rutin bulanan dan Sumbangan
Peserta Didik Baru dilaporkan kepada Yayasan
Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963” selambat-
lambatnya 1 bulan sekali
6.3 Administrasi sarana dan prasarana

Tenaga administrasi sarana dan prasarana melaksanakan Pekerjaan
6.2.1 Administrasi Pergudangan ATK
6.2.1.1 Stock ofnam gudang F-060-23 dan melaporkan kepada
Kepala Administrasi Ketatausahaan untuk pengadaan
barang yang kurang setiap bulannya.
6.2.1.2 Penerimaan Barang F-060-08
6.2.1.3 Pengeluaran Barang F-060-24
6.2.1.4 Pengarsipan dokumen
6.2.2 Administrasi Sarana dan Prasarana
6.3.2.1. Administrasi Penerimaan barang
a. Surat jalan dan atau surat pembelian barang
diarsipkan dengan baik dan tertib.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
b. Barang yang diterima dicatat pada buku inventaris
yang meliputi
1) Inventaris barang habis pakai F-060-19
2) Inventaris barang tidak habis pakai F-060-18
sesuai dengan dokumen penerimaan barang
6.3.2.2. Administrasi Penyerahan Barang
Barang yang telah diterima diberikan kepada pengguna
oleh Kepala Sarana dan Prasarana setelah menanda
tangani surat Berita Acara Serah terima Barang
F-060-22 kemudian diarsipkan.
6.3.3. KIR barang inventaris dilakukan setahun sekali kartu KIR

F-060-21 dibuat rangkap dua
a. Untuk digantung di ruangan
b. disimpan oleh Administrasi Sarana dan Prasarana
6.3.4. Pemberian label barang, F-030-21.

Setiap barang inventaris tetap diberi label/cap/stiker yang
meliputi
a. No. Inventaris dan cap SMK Pelayaran Djadajat
b. Riwayat perolehan
- Asal barang
- Sumber Anggaran pembelian
- Tahun diperoleh/dibeli
c. Lokasi/tempat barang menetap (ruangan)
6.3.5. Alur Proses Penerimaan dan Pengeluaran Barang

Alur Proses Penerimaan dan Pengeluaran Barang dapat dilihat
seperti struktur bawah ini :
Revisi :0
KELEMBAGAAN
ALUR PROSES PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG
BPPBG
Mengkaji kuantitas barang pada BPPBG
Kartu gudang
BPPBG
Bersamaan dengan penyerahan barang

3
Keterangan:
1. Tenaga administrasi sarana dan prasarana menerima 3 lembar bukti
permintaan dan pengeluaran barang (BPPBG)
2. Proses pengkajian dan mengisikan kuantitas barang sesuai dengan
BPPBG
3. Lembar 1 bersambung kebagian akuntansi dan dicatat pada kartu gudang.
Lembar 2 dikirimkan kebagian pengiriman barang bersamaan dengan
barang pesanan
Revisi :0
KELEMBAGAAN
Lembar 3 dijadikan arsip permanen berdasarkan urutan nomor .
6.4 Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat

6.4.1. Tenaga administrasi hubungan sekolah dengan masyarakat
membantu administrasi Kelompok Kerja Program Peningkatan
Kompetensi Siap Kerja (P2KSK) berupa:
6.4.1.1 Menyiapkan surat permohonan F-030-22 untuk
mendapatkan informasi tentang penempatan siswa-
siswi untuk P2KSK.
6.4.1.2 Menyiapkan soal pengetesan kompetensi siswa untuk
kelayakan penempatan Siswa.
6.4.1.3 Menyiapkan surat panggilan siswa F-030-22 yang lulus
tes kompetensi, berkoordinasi dengan Ketua Program
untuk membagil peserta P2KSK ke dalam beberapa
kelompok.
6.4.1.4 Menyiapkan surat permohonan F-030-22 P2KSK melalui
fax atau dikirim langsung.
6.4.1.5 Mengarsipkan surat balasan untuk proses penerimaan
selanjutnya.
6.4.1.6 Jika pengajuan ditolak, maka disiapkan surat F-030-22
untuk Kelompok Kerja P2KSK untuk dikirimkan ke
tempat yang lain.
6.4.1.7 Menyiapkan modul pelajaran semester 4 bekerja sama
dengan Kepala bid. Kurikulum
6.4.2. Bursa Kerja Khusus ( BKK )

6.4.2.1 Membantu menyiapkan Formulir biodata F-040-19
alumni
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.4.2.2 Membuat surat perjanjian kerjasama F-070-10 dengan
pihak industry
6.4.2.3 Membuat perjanjian kerjasama dengan alumni
F-070-10 tentang prosedur penempatan tenaga kerja
6.4.3. Kerjasama Antar Lembaga ( K A L )

6.4.3.1 Membuat naskah kerjasama dengan institusi
pasangan(MOU) F-070-10
6.5 Administrasi Persuratan dan Pengarsipan

6.5.1 Penanganan Surat Masuk
6.5.1.1 Surat yang masuk ke sekolah (baik via pos atau fax),
terlebih dahulu masuk ke Kepala TU untuk kemudian
diserahkan kepada bagian persuratan.
6.5.1.2 Tenaga administrasi persuratan dan pengarsipan
kemudian mencatat surat tersebut di buku agenda
surat masuk F-030-23 kemudian diberi lembar
disposisi F-030-24.
menyampaikan surat tersebut kepada Kepala Sekolah,
kemudian Kepala Sekolah memberikan disposisi.
menyimpan surat masuk tersebut dalam file surat
masuk.
6.5.1.5 Berdasarkan disposisi dari kepala sekolah, tenaga
administrasi persuratan dan pengarsipan
membuatkan surat tugas dengan mekanisme sesuai
dengan prosedur surat keluar.
menyampaikan surat kepada yang bersangkutan untuk
Revisi :0
KELEMBAGAAN
dilaksanakan, kepada yang bersangkutan mengisi
tanda terima di buku ekspedisi.
6.5.2 Penanganan Surat Keluar

6.5.2.1 Berdasarkan disposisi Kepala Sekolah dan bidang
yang membutuhkan surat keluar harus ada koordinasi
dengan tenaga administrasi persuratan dan
pengarsipan untuk penanganan surat keluar.
membuatkan surat yang dimaksud. Surat dibuat
rangkap dua.
memberi nomor surat dan dicatat dalam buku agenda
surat keluar F-030-25
6.5.2.4 Surat kemudian diserahkan kembali kepada Kepala
Sekolah atau bidang yang bersangkutan untuk
diperiksa dan diparaf.
menyerahkan surat yang sudah di paraf tersebut
kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani.
6.5.2.6 Surat yang telah ditandatangani oleh Kepala Sekolah,
selanjutnya didistribusikan kepada yang dituju oleh
petugas dan pihak penerima menandatangani pada
buku tanda terima surat / ekspedisi F-030-26
6.5.2.7 Setiap surat keluar diarsipkan dalam file oleh tenaga
administrasi persuratan dan pengarsipan Surat
Keputusan Kepala Sekolah dicatat di dalam buku
agenda.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.5.3 Prosedur Pembuatan Surat Keputusan, Surat Tugas, atau
Peringatan Kepala Sekolah
setelah mendapat perintah dari Kepala Sekolah
membuat draft Surat Keputusan (SK), Surat Tugas,
atau Surat Peringatan dan mengkonsultasikan draft
yang telah dibuatnya dengan melampirkan daftar
lampiran yang menjadi dasar dibuatnya Surat
Keputusan (SK), Surat Tugas, atau Surat Peringatan
tersebut kepada Kepala Sekolah untuk mendapatkan
persetujuan.
6.5.3.2 Daftar lampiran yang di disesuaikan dengan jenis surat
6.5.3.3 Setelah draf Surat Keputusan (SK), Surat Tugas, atau
Surat Peringatan di setujui Kepala Sekolah, tenaga
administrasi persuratan dan pengarsipan membuat
kopy SK tersebut untuk menjadi arsip kemudian
menginformasikan kepada setiap tenaga pendidik dan
kependidikan yang ada di dalam daftar lampiran untuk
menjadi dasar hukum pelaksanaan pekerjaan.
6.5.3.4 Draft Surat Keputusan (SK), Surat Tugas, atau Surat
Peringatan yang telah menjadi Surat Keputusan (SK),
Surat Tugas, atau Surat Peringatan, kemudian
dibukukan dalam Buku Agenda Surat Keputusan
Kepala Sekolah F-030-27
6.5.4 Prosedur Pembuatan Surat Pernyataan, Surat Keterangan, Surat

Pengantar, Pemberitahuan Usul Kenaikan Pangkat atau
Undangan
6.5.4.1 Tenaga administrasi persuratan dan pengarsipan atas
permintaan atau permohonan baik dari guru, karyawan
atau inisiatif Kepala Sekolah dan setelah mengadakan
Revisi :0
KELEMBAGAAN
pertimbangan dan konsultasi dengan Kepala
Administrasi dan Ketatausahaan membuat draft
berhubungan dengan Surat yang akan dibuat.
6.5.4.2 Kepala Administrasi dan Ketenagaan mengoreksi dan
memberi Paraf surat yang akan ditanda tangani
Kepala Sekolah.
6.5.4.3 Setelah ditanda tangani Kepala Sekolah, tenaga
administrasi persuratan memberi nomor surat dan
meberi stempel, menggandakan surat sesuai
kebutuhan.
setelah menggandakan dan mengarsipkan surat
tersebut kemudian memberikan kepada tenaga yang
membutuhkan.
6.5.5 Pembuatan Surat Tugas Mengajar (SK Beban kerja Guru)

Tenaga administrasi persuratan dan pengarsipan ngarsipan
berdasarkan draf dari Wakil Kepala Sekolah bidang kurikulum
membuat Surat Tugas Mengajar ( SK Beban kerja tenaga
pendidik ) digunakan sebagai dasar hukum tugas mengajar
dengan ketentuan sebagai berikut :
6.5.5.1 Surat Tugas Mengajar ( SK Beban kerja tenaga
pendidik ) dibuat berdasarkan Jadwal Pelajaran yang
telah dibuat
6.5.5.2 Surat Tugas Mengajar (SK Beban kerja tenaga
pendidik) terdiri dari tugas pokok mengajar dan tugas
tambahan sebagai Wali kelas, Guru Piket dan BP/BK )
pendidik) disusun sesuai format F-030-28
pendidik ) di cek dan disahkan oleh Kepala sekolah
Revisi :0
KELEMBAGAAN
pendidik) digandakan dan dibagi ke seluruh tenaga
pendidik
6.5.5.6 Penomoran Agenda Surat Masuk / Surat Keluar telah
ditetapkan sesuai ketentuan STD-030-06.
6.6 Administrasi kesiswaan

6.6.1 Pendataan Biodata
6.6.1.1 Panitia PSB menyerahkan biodata peserta didik baru
ke tenaga administrasi kesiswaan ( f.c. SKHU, f.c.
NUN, Akte Kelahiran, pas photo dan formulir data isian
sekolah ).
6.6.1.2 Oleh tenaga administrasi kesiswaan, biodata siswa
yang sudah masuk ke bagiannya kemudian dicatat
dalam lembar buku induk siswa F-030-29, buku
klapper F-030-30 dan diarsipkan.
6.6.1.3 Tenaga administrasi kesiswaan mendata jumlah siswa
tiap kelas dan ditulis dalam papan statistik siswa setiap
bulan.
6.6.1.4 Tenaga administrasi kesiswaan melaporkan daftar
siswa dalam bentuk daftar A III / 8355 F-030-31
menurut kelas masing-masing yang ditandatangani
oleh Kepala Sekolah dan Pengawas Paket.
6.6.2 Penanganan Siswa Mutasi Masuk (siswa pindahan)

6.6.2.1 Mutasi siswa dilakukan apabila:
a. Sekolah telah menerima surat dari Dinas
pendidikan mengenai mutasi.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
b. Kelas yang dituju belum memenuhi ketetapan
standar kelas maksimum (rasio kelas sesuai
dengan ketentuan dari Dinas pendidikan).
6.6.2.2 Pelaksanaan proses mutasi tidak dikenakan biaya
6.6.2.3 Pelaksanaan mutasi dengan ketentuan:
a. Tahap pendaftaran.
Petugas memberikan formulir pendaftaran mutasi
F-030-32 Petugas memeriksa dokumen yang
dipersyaratkan yaitu: surat pindah, Nilai UAN,
Raport, Ijazah SLTP calon siswa sesuai dengan
nilai passing grade kelas yang telah ditetapkan
(apabila pendaftar lebih banyak dibandingkan
dengan tempat yang tersedia maka siswa yang
diterima berdasarkan nilai tertinggi)
b. Tahap test
Setelah persyaratan poin a memenuhi kriteria
juknis PPDB STD-030-07, selanjutnya dilakukan
tes secara tertulis, wawancara STD-030-03
c. Tahap pengumuman
Siswa yang diterima namanya ditempel di papan
pengumuman F-030-33 di ruang lobby dan kepada
calon siswa atau orang tua.
6.6.2.4 Penanganan siswa pindahan yang diterima
Bagian administrasi kesiswaan selanjutnya
menyerahkan siswa pindahan tersebut kepada Kepala
Program dan wali kelas yang terkait untuk didaftarkan
pada kelas/program yang dialokasikan.
6.6.3 Penanganan Siswa Mutasi Keluar

Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.6.3.1 Siswa melakukan mutasi keluar berdasarkan
pengajuan diri (kehendak sendiri) atau pemberhetian
dari pihak sekolah.
6.6.3.2 Bagian tata usaha menerima surat pengunduran diri
dari siswa/orang tua siswa yang bersangkutan dengan
didampingi oleh wali kelas.
6.6.3.3 Kemudian petugas persuratan membuatkan surat
keluar dengan mekanisme sesuai dengan prosedur
surat keluar.
6.6.3.4 Petugas TU urusan kesiswaan mencatat pada buku
induk F-030-29, buku klapper F-030-30, dan buku
mutasi F-030-34 mengenai keterangan siswa keluar
yang bersangkutan.
6.7 Administrasi Kurikulum

6.7.1 Pendataan nilai Siswa.
6.7.1.1.Wali kelas melalui buku leger F-030-35 melaporkan nilai
yang telah di dapat siswa kepada bagian tenaga
administrasi Kurikulum
6.7.1.2.Tenaga administrasi Kurikulum mencatat Nilai raport
siswa dalam buku induk siswa sesuai dengan nilai yang
dilaporkan oleh wali kelas melalui buku Leger.
6.7.2 Pengadaan Administrasi KBM

6.7.2.1 Tenaga administrasi kurikulum bekerja sama dengan
Kasubag.Tata Usaha dalam pengadakan administrasi
KBM dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Membuat daftar hadir Guru untuk hari Senin,
Selasa, Rabu, Kamis, Jumat dan Sabtu sesuai
format F-050-27.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
Daftar hadir Guru di serahkan ke Guru Piket untuk
keperluan absensi manual dan diserahkan ke Staf
Kurikulum bidang pengendalian KBM untuk
mengetahui kehadiran Guru
b. Membuat daftar hadir Siswa per kelas untuk hari
Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jumat dan Sabtu
sesuai format F-050-34
c. Daftar hadir Siswa di masukan ke Map Jurnal
kelas untuk keperluan absensi manual dan di
serahkan ke Staf Kurikulum bidang pengendalian
KBM untuk mengetahui kehadiran Siswa
d. Menyiapkan administrasi untuk kegiatan belajar
mengajar yang terdiri dari :
e. Buku Jurnal kelas ( Kemajuan belajar ) sesuai
format F-050-30
f. Buku Rekap Absensi Siswa sesuai format
F-050-26.
g. Buku Piket sesuai format F-050-28
h. Buku Wali Kelas sesuai format F-050-35
i. Buku Rekaman belajar (Buku Tatap muka dan
penilaian) sesuai format F-050-29
j. Buku Persiapan Mengajar (Buku Administrasi
Guru) sesuai format F-050-36
k. Mendistribusikan administrasi kegiatan belajar
mengajar kepada yang bersangkutan ( Guru Piket,
Ketua Kelas, Wali Kelas )
6.7.3 Penerbitan Modul-modul Pelajaran

Tenaga administrasi kurikulum mengatur penerbitan modul-modul
pelajaran dengan ketentuan sebagai berikut :
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.7.3.1 Pembuatan Modul Pelajaran harus berdasarkan
panduan yang ditetapkan Departemen Pendidikan
Nasional
6.7.3.2 Guru membuat draf modul pelajaran sesuai dengan
standar kompetensi yang diajarkan
6.7.3.3 Draf Modul diserahkan ke Kepala Bidang Kurikulum
untuk diperiksa kesesuaiannya, dibukukan dengan
bukti penyerahan
6.7.3.4 Apabila Draf Modul Sudah sesuai, maka modul
tersebut disahkan
6.7.3.5 Modul yang disah, dikirim kebagian Penggandaan /
Copy
6.7.3.6 Modul yang sudah digandakan diserahkan ke Guru
yang bersangkutan, dengan bukti tanda terima
pengambilan
6.7.3.7 Arsip Modul dibuat rangkap 2, satu diserahkan ke
Perpustakaan sekolah, satu lagi diarsipkan bagian
administrasi KBM
6.7.4 Mengkoordinir Kegiatan SIM Akademik

Tenaga administrasi kurikulum mengkoordinir kegiatan SIM
Akademik dengan ketentuan sebagai berikut :
6.7.4.1 Menerima data siswa dari tim Penerimaan Peserta
Didik Baru format F-040-04
6.7.4.2 Mengkordinasikan kegiatan input data pada program
Sistem Informasi Akademik secara LAN ( Local Area
Network ) sesuai standar STD-030-08 terdiri dari :
a. Data Siswa
b. Data Guru Pengajar
c. Data Kompetensi dan Kompetensi Dasar
d. Setting Kartu Rencana Studi ( KRS )
Revisi :0
KELEMBAGAAN
e. Setting Rombongan belajar
6.7.4.3 Mengkordinasikan kegiatan input Nilai Kompetensi dan
Kompetensi dasar oleh Guru pada program Sistem
Informasi Akademik secara LAN.
6.7.4.4 Kepala Kurikulum mengecek hasil input data dan input
nilai dengan cara memvalidasi ulang secara random
( acak )
6.7.4.5 Jika terjadi masalah tentang program Sistem Informasi
Akademik yang digunakan maka Kepala Kurikulum
berkoordinasi dengan kepala IT
6.7.4.6 Staf Kurikulum bidang Administrasi berkewajiban
melakukan perlindungan dokumen administrasi KBM
dengan cara menyimpan dan memback Up seluruh
data Akademik pada CD, Flash disk, atau Hardisk
eksternal
6.7.5 Pengendalian Dokumen Akademik

Perlindungan dokumen akademik belajar mengajar siswa meliputi
proses identifikasi, penanganan, penyimpanan dan
perlindungan.
Dokumen akademik yang dilindungi adalah sebagai berikut :

Revisi :0
KELEMBAGAAN
JENIS PRODUK PENANGGUNG

NO
PENDIDIKAN JAWAB
1. Kurikulum dan silabus Wakil Kurikulum
2. Bank Soal Staf Kurikulum
Buku Pelajaran Tenaga pendidik
3.
Modul Pelajaran Ka. Perpustakaan
Program komputer
4. Program Akademik IT
Program Absensi
5. Back Up Program Akademik Staf Kurikulum
6. Makalah makalah Tenaga pendidik
7. KHS dan Transkrip Nilai Staf Kurikulum
Dokumen akademik wajib dijaga agar terhindar dari kerusakan,

kehilangan, tidak dapat digunakan (miss use)
Jika terjadi kerusakan, kehilangan dan ataupun tidak dapat
digunakan maka penanggung jawab harus segera melakukan
penggantian ataupun recovery (dokumen akademik elektronik)
dan dicatat pada catatan kerusakan dokumen akademik.
6.8. Pengendalian Dokumen.

6.8.1. Dokumen yang diterbitkan dari Sekretariat Manajemen Mutu
adalah dokumen terkendali. Dokumen tersebut tidak boleh
digandakan (foto copy) tanpa seijin Sekretariat Manajemen Mutu.
6.8.2. Jika terjadi perubahan pada dokumen tersebut harus mengajukan
permintaan Revisi Dokumen dengan menggunakan formulir
Permintaan Revisi Dokumen F-020-04 dikoordinasikan dengan
Sekretariat Manajemen Mutu
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.8.3. Semua dokumen kadaluarsa yang dianggap masih perlu disimpan,
maka harus diberi stempel “ KADALUWARSA “ dan
berkoordinasi dengan Sekretariat Manajemen Mutu .
6.9. Pengendalian Rekaman/Arsip.

6.9.1. Masa penyimpanan rekaman/record yang harus dipelihara
ditetapkan sesuai dengan butir : 6.8.10
6.9.2. Setiap rekaman / record diidentifikasi, disusun, disimpan
dalam ruangan penyimpanan, dalam bentuk Daftar Masa Simpan
Rekaman (DMSR). Dalam Dokumen Pendukung (DP) minimal
memuat informasi-informasi sbb:
a. Nama Rekaman / Record
b. Kode Indentifikasi
c. Lama Penyimpanan
d. Penanggung Jawab
6.9.3. Setiap kesalahan dalam catatan mutu tidak boleh dihapus.
Kesalahan-kesalahan tersebut cukup dicoret, diberi catatan
perbaikannya dan diparaf.
6.9.4. Pimpinan masing-masing unit kerja bertanggung jawab untuk
mengatur penyimpanan rekaman / record yang ada di unit kerjanya
masing-masing.
6.9.5. Membuat catatan mutu secara jelas dan mudah dibaca.
6.9.6. Rekaman / record dari pihak lain di luar SMK Pelayaran Djadajat
dimasukan sebagai lampiran.
6.9.7. Untuk kepentingan identifikasi dan sistem indeks, setiap
pembuatan catatan mutu harus mencantumkan: judul
catatan mutu, tanggal pembuatan, nomor Rekaman/ record.
6.9.8. Menerima rekaman/record dari pembuatnya dan memastikan
bahwa rekaman/record tersebut mudah dibaca dan jelas. Apabila
terdapat bagian yang kurang jelas, meminta kepada pembuatnya
untuk memperjelas.
Revisi :0
KELEMBAGAAN
6.9.9. Pengendali mutu mendata semua catatan mutu yang ada dan
membuat Daftar Masa Simpan Catatan/rekaman pada dokumen
nomor F-020-05
6.9.10. Rekaman / record disimpan dan dipelihara dalam masa yang telah
ditentukan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.
6.9.11. Menetapkan sistem indek menurut cara yang dipandang tepat
(misalnya menurut tahun, abjad, huruf depan, karakteristiknya atau
lain-iain)
6.9.12. Membuat sistem pengarsipan dan katalog Rekaman / record
dilingkungan intern SMK Pelayaran Djadajat
6.9.13. Melaporkan kepada kepala unit kerja yang terkait bila terjadi
kerusakan / kehilangan rekaman / record.
6.9.14. Setelah melewati masa penyimpanan yang ditetapkan, rekaman /
record dapat dimusnahkan. Pemusnahan dilakukan dengan
persetujuan Wakil Manajemen Mutu (WMM) dengan membuat
daftar rekaman / record kadaluarsa. Pemusnahan dilakukan paling
lambat 3 (tiga) tahun setelah berakhirnya masa penyimpanan yang
ditetapkan.
Melaporkan kepada WMM, perihal rekaman / record yang telah
dimusnahkan.
7.0 LAMPIRAN
7.1 Daftar nama tenaga pendidik dan kependidikan SMK F-030-01
Daftar Alamat dan Nomor Telepon tenaga pendidik dan
7.2 F-030-02
kependidikan SMK
7.3 Data Diri (Daftar Riwayat Hidup) F-030-03
7.4 Usulan permintaan pegawai F-030-04
7.5 Surat tugas oleh kepala sekolah F-030-05
7.6 Susunan Panitia Kegiatan F-030-06
7.7 Instrumen Pendidik dan Tenaga Kependidikan F-030-07
7.8 Format Akurasi Data kepegawaian F-030-08
7.9 Agenda pelatihan tahunan F-030-09
Revisi :0
KELEMBAGAAN
7.10 Panggilan pelatihan (surat tugas) F-030-10
7.11 Catatan riwayat pelatihan F-030-11
7.12 Surat ijin / melaksanakan tugas luar F-030-12
7.13 Menyusun RAPBS dan program sekolah F-030-13
7.14 SPP F-030-14
7.15 Buku Kas Umum (BKU) F-030-15
7.16 Buku Kas Pembantu (BKP) F-030-16
7.17 Buku Perjalanan Dinas F-030-17
7.18 Buku Bayaran F-030-18
7.19 Setor Bank DKI F-030-19
7.20 Setor Bank BNI F-030-20
7.21 Pemberian label barang F-030-21
7.22 Format surat F-030-22
7.23 Agenda surat masuk F-030-23
7.24 Lembar disposisi F-030-24
7.25 Buku agenda surat keluar F-030-25
7.26 Buku tanda terima surat / ekspedisi F-030-26
7.27 Buku Agenda Surat Keputusan Kepala Sekolah F-030-27
7.28 Surat Tugas Mengajar (SK Beban kerja tenaga pendidik) F-030-28
7.29 Buku induk siswa F-030-29
7.30 Buku klapper F-030-30
7.31 Daftar A III / 8355 F-030-31
7.32 Formulir pendaftaran Mutasi F-030-32
7.33 Pengumuman F-030-33
7.34 Buku mutasi F-030-34
7.35 Buku leger F-030-35
7.36 Lapor diri siswa F-040-04
7.37 Formulir Biodata F-040-19
7.38 Analisis kebutuhan tenaga pendidik / Guru F-050-01
7.39 Buku Rekap Absensi Siswa F-050-26
7.40 Daftar hadir Guru F-050-27
7.41 Buku Piket F-050-28
7.42 Buku Rekaman belajar (Buku Tatap muka dan penilaian) F-050-29
7.43 Buku Jurnal kelas ( Kemajuan belajar ) F-050-30
7.44 Daftar hadir Siswa per kelas F-050-34
7.45 Buku Wali Kelas F-050-35
7.46 Buku Persiapan Mengajar (Buku Administrasi Guru) F-050-36
7.47 Penerimaan Barang F-060-08
Revisi :0
KELEMBAGAAN
7.48 Inventaris barang tidak habis pakai F-060-18
7.49 Inventaris barang habis pakai F-060-19
7.50 Kartu KIR F-060-21
7.51 Berita Acara Serah terima Barang F-060-22
7.52 Stock ofnam gudang F-060-23
7.53 Pengeluaran Barang F-060-24
7.54 Naskah kerjasama dengan institusi pasangan (MOU) F-070-10
7.55 Standard Kompetensi (Kualifikasi jabatan) STD-030-01
7.56 Seleksi dokumen STD-030-02
7.57 Pedoman seleksi tertulis, Wawancara dan Wawancara STD-030-03
TUPOKSI Tenaga Pendidikan / guru dan Tenaga
7.58 STD-030-04
Kependidikan / pegawai
7.59 Kode Etik Tenaga Kependidikan/pegawai STD-030-05
7.60 Penomoran Agenda Surat Masuk / Surat Keluar STD-030-06
7.61 Juknis PPDB STD-030-07
Sistem Informasi Akademik secara LAN ( Local Area
7.62
Network ) sesuai standar STD-030-08

Sop-030 Adm Ketatausahaan &amp; Kelembagaan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Sop-030 Adm Ketatausahaan &amp; Kelembagaan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR No Dok : SOP – 030

Distribusi Kepada : ………………………………………..

Capt Much Nur, SE.M.Mar Widya Vick Garang,ANT-III

Capt.H.M Djafar M.Mar

BAGIAN JUDUL HALAMAN

2.0 RUANG LINGKUP

5.2 Kepala Administrasi Ketatausahaan;

5.3 Tenaga Administrasi Kepegawaian

5.5. Tenaga Administrasi Sarana dan Prasarana

5.6. Tenaga Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat

5.7. Tenaga Administrasi Kesiswaan

5.8. Tenaga Administrasi Kurikulum

6.1.2 Rekruitment Khusus

6.1.3 Pendataan Pendidik dan Tenaga Kependidikan.

6.1.4 Pembentukan Kepanitiaan Sekolah

6.1.5 Pendidikan Dan Pelatihan

6.1.6 Identifikasi Kebutuhan Pelatihan

6.1.7 Pelaksanaan Pelatihan

6.1.8 Pelaksanaan Pelatihan Eksternal

6.1.9 Evaluasi Pelatihan

6.1.10 Pengajuan usulan Guru Tetap Yayasan (GTY).

6.1.11 Prosedur penilaian terhadap pegawai yang tidak masuk kerja

6.1.12 Seluruh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang

6.1.13 Seluruh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan yang

6.2 Administrasi Keuangan

6.2.2 Mekanisme penetapan RAPBS dan Program Sekolah

6.2.3 Sumber Dana dalam APBS.

6.2.4 Pengelolaan APBS

6.2.5 Keuangan Rutin Sekolah

6.2.5.2 Pengeluaran Keuangan Rutin

6.2.6 Keuangan Yayasan Pendidikan Pelayaran “Djadajat-1963”

6.2.7 Pengendalian Pengelolaan keuangan Rutin dan Yayasan

6.2.8 Pelaporan Administrasi Keuangan Sekolah

6.3 Administrasi sarana dan prasarana

6.3.3. KIR barang inventaris dilakukan setahun sekali kartu KIR

6.3.4. Pemberian label barang, F-030-21.

6.3.5. Alur Proses Penerimaan dan Pengeluaran Barang

ALUR PROSES PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG

Mengkaji kuantitas barang pada BPPBG

Bersamaan dengan penyerahan barang

6.4 Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat

6.4.2. Bursa Kerja Khusus ( BKK )

6.4.3. Kerjasama Antar Lembaga ( K A L )

6.5 Administrasi Persuratan dan Pengarsipan

6.5.2 Penanganan Surat Keluar

6.5.4 Prosedur Pembuatan Surat Pernyataan, Surat Keterangan, Surat

6.5.5 Pembuatan Surat Tugas Mengajar (SK Beban kerja Guru)

6.6 Administrasi kesiswaan

6.6.2 Penanganan Siswa Mutasi Masuk (siswa pindahan)

6.6.3 Penanganan Siswa Mutasi Keluar

6.7 Administrasi Kurikulum

6.7.2 Pengadaan Administrasi KBM

6.7.3 Penerbitan Modul-modul Pelajaran

6.7.4 Mengkoordinir Kegiatan SIM Akademik

6.7.5 Pengendalian Dokumen Akademik

Dokumen akademik yang dilindungi adalah sebagai berikut :

JENIS PRODUK PENANGGUNG

Dokumen akademik wajib dijaga agar terhindar dari kerusakan,

6.8. Pengendalian Dokumen.

6.9. Pengendalian Rekaman/Arsip.

Anda mungkin juga menyukai

Sop-030 Adm Ketatausahaan & Kelembagaan

Sop-030 Adm Ketatausahaan & Kelembagaan