Universitas Indonesia

UNIVERSITAS INDONESIA
LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
JALAN BUDI UTOMO NO. 1 JAKARTA PUSAT
PERIODE 6 JANUARI - 17 FEBRUARI 2014
ALWI SEMAR LOPUTRA, S. Farm.

1306343340
ANGKATAN LXXVIII
FAKULTAS FARMASI
PROGRAM PROFESI APOTEKER
DEPOK
JUNI 2014
Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014


DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
JALAN BUDI UTOMO NO. 1 JAKARTA PUSAT
PERIODE 6 JANUARI - 17 FEBRUARI 2014

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar profesi apoteker
ANGKATAN LXXVIII
FAKULTAS FARMASI
DEPOK
JUNI 2014
i

ii

iii

iv

KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat rahmat dan anugerah-Nya, penulis dapat menyusun dan menyelesaikan
Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Jakarta Pusat yang telah dilaksanakan pada tanggal 6 Januari - 17
Februari 2014.
Pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker merupakan salah satu sarana
untuk mengembangkan wawasan kefarmasian di Pedagang Besar Farmasi
sebelum melakukan pengabdian sebagai Apoteker, dan merupakan salah satu
syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Program Profesi Apoteker di
Fakultas Farmasi Universitas Indonesia.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa hormat dan terima
kasih yang paling dalam kepada:
1. Bapak Dr. Mahdi Jufri, M.Si., Apt., selaku Dekan Fakultas Farmasi
Universitas Indonesia. .
2. Bapak Dr. Hayun, Apt. M.Si, selaku Ketua Program Pendidikan Profesi
Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Indonesia.
3. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku pembimbing dari Fakultas Farmasi
Universitas Indonesia yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan.
4. Bapak Ignatius Muryanta, selaku Direktur Utama PT. Kimia Farma
Trading and Distribution.
5. Bapak Drs. M. Umar Said, Apt., MM., selaku Direktur Bidang Keuangan
dan Sumber Daya Manusia PT. Kimia Farma Trading and Distribution
atas waktu, pikiran dan ijin yang diberikan untuk pelaksanaan kegiatan
PKPA di PT. Kimia Farma Trading and Distribution.
6. Bapak Drs. Taufik Hidayat, Apt., selaku Manajer Bidang Sumber Daya
Manusia dan Pembimbing di PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Jakarta atas waktu, tenaga dan pikiran yang telah diberikan kepada
penulis.
7. Bapak Efrizon, Apt., selaku Kepala cabang KFTD Jakarta-1 atas ijin dan
bimbingan selama penulis melakukan PKPA di KFTD cabang.
v

8. Seluruh staf dan karyawan KFTD yang telah membantu dalam
pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker.
9. Bapak dan Ibu staf pengajar beserta segenap karyawan Fakultas
Farmasi Universitas Indonesia.
10. Rekan-rekan Program Profesi Apoteker Universitas Indonesia angkatan
LXXVIII atas kebersamaan dan dukungan selama menempuh pendidikan.
11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
membantu secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan
laporan ini.
Demikian laporan PKPA ini disusun, dengan harapan tulisan ini

bermanfaat bagi rekan-rekan sejawat khususnya dan pembaca pada umumnya.
Penulis sangat mengharapkan masukan, kritik dan saran yang membangun guna
perbaikan dan penyempurnaan laporan ini. Semoga laporan ini memberikan
manfaat bagi berbagai pihak. Terima kasih.
Penulis
2014
vi

vii

ABSTRAK
Nama : Alwi Semar Loputra

Program Studi : Profesi Apoteker
Judul : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker Di Kimia Farma Trading
and Distribution Jalan Budi Utomo No. 1 Jakarta Pusat Periode 6
Januari - 17 Februari 2014
Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Kimia Farma Trading and Distribution
bertujuan agar mahasiswa program profesi apoteker dapat (1) Mengetahui dan
memahami Cara Distribusi Obat yang Baik di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution, dan (2) Memahami peran dan tanggung jawab apoteker di Pedagang
Besar Farmasi (PBF). Selain itu, pembuatan tugas khusus bertujuan agar
mahasiswa program profesi apoteker dapat (1) Mengetahui dan memahami
penerapan Cara Distribusi Obat yang Baik, khususnya dalam manajemen
penyimpanan obat yang efektif (sistem pergudangan), dan (2) Memahami peran
dan tanggung jawab apoteker dalam menjamin penyimpanan obat yang efektif
(peran logistik).
Kata kunci : praktek kerja profesi apoteker, PT. Kimia Farma Trading
and Distribution, apoteker, cara distribusi obat yang baik,
penyimpanan obat.
xvi+ 90 halaman : 13 gambar, 23 lampiran

Daftar acuan : 14 (1983-2013)
viii

ABSTRACT
Name : Alwi Semar Loputra

Study Program : Apothecary Professional Program
Title : Report of Apothecary Internship at PT. Kimia Farma Trading
and Distribution Budi Utomo Street No. 1 Central Jakarta 6
January - 17 February 2014 Period
Pharmacist Internship at PT. Kimia Farma Trading and Distribution aims to

apothecary professional program student can get the information about (1) To
know and understand about Good Distribution Practice at PT. Kimia Farma
Trading and Distribution, and (2) To know about roles and responsibilities of
apothecary at Pedagang Besar Farmasi (PBF). Moreover, special assignment was
made in order to apothecary professional program student can get the information
about (1) To know and understand about Good Distribution Practice, especially in
effectiveness in drug logistic management (logistic system), and (2) To know and
understand about roles and responsibilities of apothecary in guarantee
effectiveness in drug logistic (logistic role).
Keywords : apothecary professional program, PT. Kimia Farma

Trading and Distribution, apothecary, good distribution
practice, drug logistic.
xvi+ 90 pages : 13 pictures, 23 appendix

Bibliography : 14 (1983-2013)
ix

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................................... i
SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME ........................................................ii
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ..............................................................iii
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................... v
KATA PENGANTAR ....................................................................................................... v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR
UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ........................................................................vii
ABSTRAK ......................................................................................................................viii
ABSTRACT ...................................................................................................................... ix
DAFTAR ISI ...................................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................xiii
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................... ivx
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ....................................................................................................... 1
1.2 Tujuan Penelitian.................................................................................................... 2
2. TINJAUAN UMUM
2.1 Pedagang Besar Farmasi ........................................................................................ 3
2.1.1 Definisi PBF ................................................................................................. 3
2.1.2 Landasan Hukum PBF .................................................................................. 3
2.1.3 Tugas dan Fungsi PBF .................................................................................. 4
2.1.4 Persyaratan PBF ............................................................................................ 4
2.1.4.1 Tempat atau Lokasi ........................................................................... 4
2.1.4.2 Bangunan .......................................................................................... 4
2.1.4.3 Perlengkapan PBF ............................................................................. 5
2.1.5 Apoteker Penanggung Jawab di PBF............................................................ 6
2.1.6 Tata Cara Perizinan PBF............................................................................... 9
2.1.7 Pencabutan izin PBF ................................................................................... 11
2.1.8 Penyelenggaraan PBF ................................................................................. 12
2.1.8.1 Pengadaan ....................................................................................... 12
2.1.8.2 Penyaluran ....................................................................................... 13
2.1.9 Pelaporan Kegiatan PBF ............................................................................. 14
2.1.10 Larangan PBF ............................................................................................ 15
2.2 Cara Dostribusi Obat yang Baik (CDOB) ............................................................ 15
2.2.1 Manajemen Mutu ........................................................................................ 15
2.2.2 Organisasi,Manajemen, Personalia ............................................................. 16
2.2.3 Bangunan dan Peralatan.............................................................................. 17
2.2.4 Operasional ................................................................................................. 19
2.2.5 Inspeksi Diri ................................................................................................ 22
2.2.6 Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan
Penarikan Kembali ...................................................................................... 23
2.2.7 Transportasi ................................................................................................ 23
2.2.8 Fasilitas Distribusi Berdasarkan Kontrak ................................................... 24
2.2.9 Dokumentasi ............................................................................................... 25
x

2.2.9.1 Pelaporan Kegiatan di PBF ke Institusi Terkait .............................. 26
2.2.9.2 Pelaporan Narkotika dan Psikotropika ............................................ 27
3. TINJAUAN KHUSUS
3.1 PT. Kimia Farma Trading and Distribution ......................................................... 28
3.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan ..................................................................... 28
3.1.2 Visi dan Misi ............................................................................................... 31
3.1.2.1 Visi .................................................................................................. 31
3.1.2.2 Misi ................................................................................................. 31
3.1.3 Strategi ........................................................................................................ 31
3.1.4 Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Barang .......................................... 31
3.1.5 Jenis Pelanggan KFTD (Channel Distribution).......................................... 32
3.2 Manajemen Operasional ....................................................................................... 32
3.2.1 Manajemen Pengadaan ............................................................................... 33
3.2.1.1 Definisi ............................................................................................ 33
3.2.1.2 Tujuan ............................................................................................. 33
3.2.1.3 Standar Operasional dan Prosedur Pengadaan Barang ................... 33
3.2.1.4 Sasaran ............................................................................................ 35
3.2.1.5 Indikator .......................................................................................... 35
3.2.2 Manajemen Penyimpanan ........................................................................... 36
3.2.2.1 Definisi ............................................................................................ 36
3.2.2.2 Tujuan ............................................................................................. 36
3.2.2.3 Standar Operasional dan Prosedur Penerimaan, Penyimpanan,
dan Pengeluaran Barang.................................................................. 36
3.2.2.4 Sasaran ............................................................................................ 38
3.2.2.5 Indikator .......................................................................................... 38
3.2.3 Manajemen Penjualan dan Pelayanan......................................................... 38
3.2.3.1 Definisi ............................................................................................ 38
3.2.3.2 Tujuan ............................................................................................. 38
3.2.3.3 Standar Operasional dan Prosedur Penjualan dan Pelayanan
Barang ............................................................................................. 38
3.2.3.4 Sasaran ............................................................................................ 41
3.2.3.5 Indikator .......................................................................................... 41
3.2.4 Manajemen Piutang .................................................................................... 42
3.2.4.1 Definisi ............................................................................................ 42
3.2.4.2 Standar Operasional dan Prosedur Piutang ..................................... 42
3.2.4.3 Sasaran ............................................................................................ 44
3.2.4.4 Indikator .......................................................................................... 44
3.2.5 Manajemen Pembukuan .............................................................................. 45
3.2.5.1 Definisi ............................................................................................ 45
3.2.5.2 Tujuan ............................................................................................. 45
3.2.5.3 Standar Operasional dan Prosedur Pembukuan .............................. 45
3.2.5.4 Sasaran ............................................................................................ 45
3.2.5.5 Indikator .......................................................................................... 46
3.3 Pajak .................................................................................................................. 46
3.3.1 Pajak Pertambahan Nilai (PPN) .................................................................. 46
3.3.2 Pajak Penghasilan (PPh) ............................................................................. 47
xi

4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Tempat dan Waktu .............................................................................................. 49
4.2 Kegiatan di KFTD ............................................................................................... 49
4.2.1 Pengadaan Barang....................................................................................... 50
4.2.2 Penerimaan Barang ..................................................................................... 52
4.2.3 Penyimpanan Barang .................................................................................. 52
4.2.3.1 KFTD Cabang Jakarta-1 ................................................................. 53
4.2.3.2 KFTD Cabang Bogor ...................................................................... 54
4.2.3.3 KFTD Cabang Bekasi ..................................................................... 55
4.2.4 Penjualan Barang ........................................................................................ 57
4.2.4.1 Penyiapan dan Pengemasan Barang ................................................ 58
4.2.4.2 Pengiriman Barang .......................................................................... 59
4.2.4.3 Proses Penagihan Piutang ............................................................... 60
4.2.5 Dokumentasi ............................................................................................... 62
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan.......................................................................................................... 64
5.2 Saran .................................................................................................................... 64
DAFTAR ACUAN ......................................................................................................... 66
xii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Diagram pengadaan barang 35

Gambar 3.2 Diagram Penerimaan,Penyimpanan,dan
Pengeluaran Barang 37
Gambar 3.3 Alur Penerimaan, Penyimpanan, dan Pengeluaran Barang 37
Gambar 3.4 Contoh Alat Kontrol Penjualan 39
Gambar 3.5 Diagram Penjualan 41
Gambar 3.6 Diagram pengelolaan piutang 44
xiii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar 68

Lampiran 2 Surat Izin Pedagang Besar Farmasi 69
Lampiran 3 Surat Izin Penyalur Alat Kesehatan 70
Lampiran 4 Surat Izin Khusus Sebagai Distributor Narkotika 71
Lampiran 5 Surat Pesanan ke Pihak Unit Logistik Sentral (ULS) 72
Lampiran 6 Surat Pesanan ke Pihak III 73
Lampiran 7 Faktur Pembelian dari UBL ke KFTD Cabang 74
Lampiran 8 Tanda Terima Barang dari UBL ke KFTD Cabang 75
Lampiran 9 Surat Pesanan Narkotika Model N-9 76
Lampiran 10 Faktur Penjualan dari KFTD Cabang ke Pelanggan 77
Lampiran 11 Nota Inkaso (Sebagai Alat Tagih ke Pelanggan) 78
Lampiran 12 Laporan Distribusi Obat per Customer 79
Lampiran 13 Faktur Penjualan dari Pihak III 80
Lampiran 14 Kartu Persediaan Barang (Pada Program Navition) 81
Lampiran 15 Kartu Persediaan Barang (Kartu Stok Barang) 82
xiv

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Farmasi merupakan profesi kesehatan yang berhubungan dengan
pembuatan, peracikan, serta distribusi obat dan alat kesehatan. Farmasi juga
merupakan profesi resmi yang bertanggung jawab terhadap pengawasan distribusi
obat dan alat kesehatan yang bermutu, berkhasiat dan aman. Untuk menjamin
ketersediaan obat yang bermutu, berkhasiat dan aman, diperlukan kerjasama yang
baik dari instansi-instansi kesehatan, balai pengobatan ataupun konsumen lainnya
yang telah ditentukan oleh Menteri Kesehatan. Salah satu perusahaan distribusi
sediaan farmasi adalah Pedagang Besar Farmasi (PBF).
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011, pedagang besar farmasi adalah perusahaan
berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,
penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan. Karena PBF merupakan salah satu dari mata
rantai alur distribusi obat dan/atau bahan obat, maka PBF harus dapat menjamin
mutu obat dan/atau bahan obat sesuai dengan Farmakope Indonesia, mulai dari
pengadaan, penyimpanan, penjualan dan pendistribusiannya sesuai dengan
peraturan yang berlaku, agar tidak disalahgunakan dan tidak membahayakan
kesehatan masyarakat.
Dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat
dan/atau bahan obat, PBF wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara Distribusi
Obat yang Baik (CDOB). Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) adalah cara
distribusi atau penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk
memastikan mutu sepanjang jalur distribusi sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya (BPOM RI, 2012).
Untuk dapat menjalankan fungsinya dengan baik, maka PBF harus
memiliki sistem manajemen operasional yang baik sehingga kegiatannya dapat
berlangsung dengan efektif dan efisien. Manajemen operasional adalah suatu cara
pengelolaan fungsi-fungsi kegiatan (fungsi-fungsi manajemen) yang terdapat
1 Universitas Indonesia

2
dalam suatu perusahaan. Cara pengelolaan pada setiap fungsi kegiatan berbeda
antara fungsi kegiatan yang satu dengan yang lainnya, karena pada setiap fungsi
kegiatan tersebut memiliki tujuan yang berbeda juga, seperti pada fungsi kegiatan
pembelian yang bertujuan untuk memperoleh harga beli barang yang efisien dan
menjaga ketersediaan (availability) barang. Fungsi kegiatan pengelolaan barang di
gudang (warehousing), untuk menjaga kondisi kualitas barang sesuai persyaratan
Farmakope, tidak rusak dan tidak hilang. Fungsi kegiatan penjualan dan
pelayanan, untuk memperoleh pertumbuhan penjualan (sales growth) dan jumlah
pelanggan (customer growth), serta untuk mempertahankan pelanggan yang loyal
(customer rate retention). Fungsi kegiatan pengelolaan piutang (accounting),
untuk menjaga likuiditas keuangan dan aliran kas (cashflow) yang sehat. Fungsi
kegiatan pembukuan, untuk dapat menyajikan laporan yang tepat waktu agar
dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat.
Sebagai mahasiswa program profesi apoteker, perlu adanya pemahaman
tentang peran apoteker di PBF sehingga dapat meningkatkan fungsi dan peran
apoteker dalam mengendalikan dan mengawasi distribusi obat dan alat kesehatan.
PT Kimia Farma (Persero) Tbk. adalah salah satu industri yang bergerak dalam
bidang kesehatan masyarakat dan memegang peranan penting untuk memenuhi
kebutuhan masyarakat akan produk yang berkhasiat obat. Oleh karena itu,
Universitas Indonesia bekerja sama dengan PT Kimia Farma Trading and
Distribution yang bergerak dalam bidang distribusi dan penyaluran sediaan
farmasi dalam melaksanakan praktek kerja profesi apoteker pada tanggal 6 Januari
- 17 Februari 2014. Melalui kegiatan ini diharapkan mahasiswa calon apoteker
mendapatkan ilmu dan pengalaman kerja yang nantinya dapat diterapkan secara
nyata dalam menjalankan perannya sebagai apoteker.
1.2 Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di PT Kimia Farma Trading and
Distribution bertujuan untuk :
a. Mengetahui dan memahami cara Distribusi Obat yang Baik di PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
b. Memahami peran serta tanggung jawab apoteker di Pedagang Besar Farmasi
(PBF).
Universitas Indonesia

BAB 2
TINJAUAN UMUM
2.1 Pedagang Besar farmasi (PBF)

2.1.1 Definisi PBF
Menurut Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dan peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011,
pedagang besar farmasi adalah perusahaan berbentuk badan hukum yag memiliki
izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam
jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. PBF pusat dan PBF
cabang dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, penjualan dan
penyaluran obat dan/atau bahan obat wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)
adalah cara distribusi atau penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan
uuntuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi sesuai persyaratan dan tujuan
penggunaannya (BPOM RI, 2012).
2.1.2 Landasan Hukum PBF

PBF memiliki landasan hukum yang diatur dalam :
a. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011
tentang Pedagang Besar Farmasi.
b. Peraturan Menteri Kesehatan Kesehatan RI Nomor
889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktek, dan Izin Kerja
Tenaga Kefarmasian.
c. Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian.
d. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika.
e. Undang-Undang Nomor 5 tahun 1997 tentang Psikotropika.

4
2.1.3 Tugas dan Fungsi PBF

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF dimana PBF memiliki tugas dan
fungsi, yaitu sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat.
b. Memastikan mutu sepanjang jalur distribusi atau penyaluran sesuai
persyaratan dan tujuan penggunaannya.
c. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.
2.1.4 Persyaratan PBF

Suatu PBF beroperasi setelah mendapat surat izin. Selama PBF tersebut
masih aktif melakukan kegiatan pengelolaan obat maka seluruh kegiatan yang
dilaksanakan di PBF tersebut wajib berdasarkan kepada CDOB.
2.1.4.1 Tempat atau Lokasi

Lokasi PBF dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi efisiensi dan
efektivitas dalam pengadaan dan penyaluran obat ke sarana pelayanan kesehatan
dan faktor-faktor lainnya.
2.1.4.2 Bangunan
Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan yang cukup dan memenuhi
persyaratan teknis, sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan
fungsi PBF. Suatu PBF paling sedikit memiliki ruang tunggu, ruang penerimaan
obat, ruang penyiapan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, gudang obat
jadi, ruang makan, dan kamar kecil. Bangunan PBF dilengkapi dengan sumber air
yang memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, alat pemadam
kebakaran, ventilasi, dan sanitasi yang baik.
Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa
kondisi penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai, kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan, penanganan
obat yang baik, dan area penyimpanan dilengkapi dengan pencahayaan yang
memadai untuk memungkinkan semua kegiatan dilaksanakan secara akurat dan

5
aman.
Area penerimaan, penyimpanan dan pengiriman harus terpisah, terlindung
dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan
peralatan yang memadai. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan, dan
pengiriman hanya diberikan kepada personil yang berwenang, yakni dengan
adanya sistem alarm dan kontrol akses yang memadai (Badan Pengawas Obat dan
Makanan Republik Indonesia, 2012).
Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih, bebas dari sampah dan
debu serta harus dirancang dan dilengkapi sehingga memberikan perlindungan
terhadap masuknya serangga, hewan pengerat atau hewan lain. Ruang istirahat,
toilet, dan kantin untuk personil harus terpisah dari area penyimpanan. Selain itu,
harus disediakan area khusus seperti penyimpanan obat-obatan narkotika seperti
yang telah ditetapkan dalam CDOB (Badan Pengawas Obat dan Makanan
Republik Indonesia, 2012).
2.1.4.3 Perlengkapan PBF

Suatu PBF yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan yang
memadai agar dapat mendukung pendistribusian obat jadi. Perlengkapan yang
harus dimiliki, yaitu peralatan penyimpanan obat dan perlengkapan administrasi.
a. Peralatan dan tempat penyimpanan obat seperti lemari obat jadi, lemari
pendingin (kulkas), lemari untuk menyimpan produk kembalian, kontainer
untuk pengiriman barang, dan box es untuk pengiriman obat dengan suhu
penyimpanan rendah.
b. Perlengkapan administrasi terkait dokumen penjualan, pembelian, dan
penyimpanan seperti blanko pesanan, blanko faktur, blanko tukar faktur,
bilyet giro, blanko faktur pajak, blanko surat jalan, kartu stok obat, bukti
penerimaan pembayaran, form retur barang, dan stempel PBF.
c. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundang-
undangan yang berhubungan dengan kegiatan di PBF.

6
2.1.5 Apoteker Penanggung Jawab di PBF

Manajemen puncak dalam fasiitas distribusi harus menunjuk seorang
penanggung jawab. Penanggung jawab harus memenuhi tanggung jawabnya,
bertugas purna waktu, dan memenuhi persyaratan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan. Jika penanggung jawab fasilitas distribusi tidak dapat
melaksanakan tugasnya dalam waktu yang ditentukan maka harus dilakukan
pendelegasian tugas kepada tenaga teknis kefarmasian. Tenaga kefarmasian yang
mendapat pendelegasian wajib melaporkan kegiatan yang dilakukan kepada
penanggung jawab (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia,
2012).
Penanggung jawab mempunyai uraian tugas yang harus memuat
kewenangan dalam hal pengambilan keputusan sesuai dengan tanggung jawabnya.
Manajemen fasilitas distribusi harus memberikan kewenangan, sumber daya, dan
tanggung jawab yang diperlukan kepada penanggung jawab untuk menjalankan
tugasnya (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012).
Penanggung jawab harus seorang Apoteker yang memenuhi kualifikasi
dan kompetensi sesuai peraturan perundang-undangan. Disamping itu, telah
memiliki pengetahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek
keamanan, identifikasi obat dan/atau bahan obat, deteksi dan pencegahan
masuknya obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi (Badan
Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012).
Penanggung jawab dalam pelaksanaan tugasnya harus memastikan bahwa
fasilitas distribusi telah menerapkan CDOB dan memenuhi pelayanan publik.
889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktek, dan Izin Kerja
Tenaga Kefarmasian menjelaskan bahwa Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang
telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker.
Sedangkan Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu Apoteker
dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli
Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi atau Asisten
Apoteker.

7
Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi

persyaratan, yaitu sebagai berikut (Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009
Pasal 35, 37, 52, 54):
a. Memiliki keahlian dan kewenangan
b. Menerapkan Standar Profesi
c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional
d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi
e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)
Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) merupakan bukti tertulis yag

diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5
(lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih
memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi
persyaratan, yaitu sebagai berikut (Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2009
Pasal 40):
a. Memiliki ijazah Apoteker
b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi
c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker
d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang
memiliki surat izin praktek
e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika
profesi.
f. Pas foto terbaru berwarna ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan
ukuran 2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar.
Setelah memenuhi persyaratan di atas, seorang Apoteker yang akan

bekerja sebagai Apoteker Penanggung Jawab (APJ) di PBF wajib memiliki Surat
Izin Kerja Apoteker (SIKA). SIKA adalah surat izin praktek yag diberikan kepada
Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas
produksi dan fasilitas distribusi atau penyaluran. SIKA hanya diberikan untuk 1
(satu) tempat fasilitas kefarmasian. Untuk memperoleh SIKA, Apoteker harus
mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota
tempat pekerjaan kefarmasian dilaksanakan serta harus menerbitkan SIKA paling

8
lama 20 (dua puluh) hari kerja sejak surat permohonan diterima dan dinyatakan
lengkap. Berkas-berkas yang harus dilampirkan untuk permohonan SIKA, yaitu
sebagai berikut:
a. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh Komite Farmasi Nasional (KFN)
b. Surat pernyataan mempunyai tempat praktek profesi atau surat keterangan
dari pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas
produksi atau distribusi atau penyaluran
c. Surat rekomendasi dari organisasi profesi
d. Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4
sebanyak 2 (dua) lembar
Pencabutan SIKA oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota

dapat dilakukan apabila:
a. Atas permintaan yang bersangkutan
b. STRA atau STRTTK tidak berlaku lagi
c. Yang bersangkutan tidak bekerja pada tempat yang tercantum dalam surat
izin
d. Yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan fisik dan mental untuk
menjalankan pekerjaan kefarmasian berdasarkan pembinaan dan pengawasan
dan ditetapkan dengan surat keterangan dokter
e. Melakukan pelanggaran disiplin tenaga kefarmasian berdasarkan
rekomendasi KFN
f. Melakukan pelanggaran hukum di bidang kefarmasian yang dibuktikan
dengan putusan pengadilan
Menurut Pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik tahun 2012, APJ PBF
memiliki tugas dan tanggung jawab, yaitu sebagai berikut:
a. Menyusun, memastikan, dan mempertahankan penerapan sistem manajemen
mutu.
b. Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta
menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.
c. Menyusun dan/atau menyetujui program latihan dasar dan pelatihan lanjutan
mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi.

9
d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan

obat dan/atau bahan obat.
e. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.
f. Melakukan kuaifikasi dan persetujuan terhadap pemaok dan pelanggan.
g. Meluluskan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam stok obat yang
memenuhi syarat jual.
h. Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima
kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-masing pihak
yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat.
i. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan
tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan.
j. Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker atau tenaga teknis kefarmasian
yang telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang
tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen
yang terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.
k. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau
memusnahkan obat kembalian, rusak, hasil penarikan kembali atau diduga
palsu.
2.1.6 Tata Cara Perizinan PBF

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, setiap pendirian PBF wajib memiliki
izin dari Direktur Jenderal yang dapat diperoleh apabila pemohon mengajukan
permohonan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan,
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM dengan menggunakan
Formulir 1. Izin PBF berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang
selama memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh izin PBF, pemohon harus
memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi
b. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
c. Memiliki secara tetap apoteker Warga Negara Indonesia sebagai penanggung
jawab

10
d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat, baik

langsung maupun tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-
undangan di bidang farmasi
e. Menguasai bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan
pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat serta dapat menjamin
kelancaran pelaksaan tugas dan fungsi PBF
f. Menguasai gudang sebagai tempat penyimpanan dengan perlengkapan yang
menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan
g. Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruangan lain sesuai
CDOB
Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon

penanggung jawab disertai dengan kelengkapan administrasi sebagai berikut:
a. Fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau identitas direktur/ketua
b. Susunan direksi/pengurus
c. Pernyataan komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah
terlibat pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang farmasi
d. Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan
perundangan-undangan
e. Surat Tanda Daftar Perusahaan
f. Fotokopi Surat Izin Usaha Perdagangan
g. Fotokopi Nomor Pokok Wajib Pajak
h. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang
i. Peta lokasi dan denah bangunan
j. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab
k. Fotokopi Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab
Alur pengajuan perizinan Pedagang Besar Farmasi (PBF), yaitu sebagai

berikut:
a. Paling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi melakukan verifikasi
kelengkapan administratif.

11
b. Peling lama dalam waktu 6 (enam) hari kerja sejak diterimanya tembusan
permohonan, Kepala Balai POM melakukan audit pemenuhan persyaratan
CDOB.
c. Paling lama dalam 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
kelengkapan administratif, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi mengeluarkan
rekomendasi pemenuhan kelengkapan administratif kepada Direktur Jenderal
dengan tembusan kepada Kepala Balai POM dan pemohon dengan
menggunakan Formulir 2.
d. Paling lama dalam 6 (enam) hari kerja sejak dinyatakan memenuhi
persyaratan CDOB, Kepala Balai POM mengeluarkan rekomendasi hasil
analisis pemenuhan persyaratan CDOB kepada Direktur Jenderal dengan
tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan
pemohon dengan menggunakan Formulir 3.
e. Paling lama dalam 6 (enam) hari kerja sejak menerima rekomendasi serta
persyaratan lainnya yang ditetapkan, Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF
dengan menggunakan Formulir 4.
f. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada poin (3), (4), (5) tidak
dilaksanakan pada waktunya, pemohon dapat membuat surat pernyatan siap
melakukan kegiatan kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada
Kepala Badan, Kepala Balai POM, dan Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
dengan menggunakan Formulir 5.
g. Paling lama 12 (dua belas) hari kerja sejak diterimanya surat pernyataan
sebagaimana dimaksud pada poin (f), Direktur Jenderal menerbitkan izin PBF
dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi,
Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Kepala Balai POM.
2.1.7 Pencabutan Izin PBF

Izin PBF dinyatakan tidak berlaku apabila:
a. Masa berlakunya habis dan tidak diperpanjang;
b. Dikenai sanksi berupa penghentian sementara kegiatan; atau
c. Izin PBF dicabut.

12
2.1.8 Penyelenggaraan PBF

Penyelenggaraan PBF diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF yang menyebutkan
bahwa PBF hanya dapat mengadakan, menyimpan, dan menyalurkan obat yang
memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan oleh Menteri. Untuk pengadaan obat
di PBF, PBF hanya dapat melasanakan pengadaan obat dari industri farmasi
dan/atau sesama PBF. Sedangkan PBF cabang hanya dapat melaksanakan
pengadaan obat dan/atau bahan obat dari PBF pusat.
Setiap PBF harus memiliki APJ yang telah memiliki izin yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan, dan
penyaluran obat. Selain itu, APJ dilarang merangkap jabatan sebagai
direksi/pengurus PBF. Jika terjadi pergantian APJ, direksi/pengurus PBF wajib
melaporkan kepada Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Kesehatan Provinsi
selambat-lambatnya dalam jangka waktu 6 (enam) hari kerja.
PBF dalam menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran
obat wajib menerapkan Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)
(Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012). Sertifikat
CDOB akan diberikan pada PBF yang telah menerapkan CDOB.
Setiap PBF wajib melaksanakan dokumentasi pengadaan, penyimpanan,
dan penyaluran di tempat usahanya dengan mengikuti pedoman CDOB.
Dokumentasi tersebut dapat dilakukan secara elektronik. Dokumentasi tersebut
dapat digunakan sebagai penelusuran kegiatan yang dilakukan oleh PBF dan
untuk keperluan pemeriksaan petugas yang berwenang.
2.1.8.1 Pengadaan
Sebelum melakukan pengadaan obat di PBF harus dilakukan kualifikasi
yang tepat. Pemilihan pemasok, termasuk kualifikasi dan persetujuan
penunjukannya, merupakan hal operasional yang penting. Pemilihan pemasok
harus dikendalikan dengan prosedur tertulis dan hasilnya didokumentasikan serta
diperiksa ulang secara berkala. Jika obat dan/atau bahan obat diperoleh dari
industri farmasi maka fasilitas distribusi wajib memastikan bahwa pemasok
tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip dan pedoman CPOB

13
sedangkan jika bahan obat diperoleh dari industri non-farmasi yang memproduksi
bahan obat dengan standar mutu farmasi, maka fasilitas distribusi wajib
memastikan bahwa pemasok tersebut mempunyai izin serta menerapkan prinsip
CPOB. Pengadaan obat dan/atau bahan obat harus dikendalikan dengan prosedur
tertulis dan rantai pasokan harus diidentifikasi serta didokumentasikan (Badan
Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2012).
2.1.8.2 Penyaluran
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, PBF hanya dapat menyalurkan obat
kepada PBF lain, dan fasilitas pelayanan kefarmasian sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan, meliputi apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas,
klinik dan toko obat (selain obat keras).
Dalam pelaksanaan penyaluran sediaan farmasi di PBF terdapat beberapa
ketentuan, yakni meliputi:
a. Penyaluran Obat
1. Untuk memenuhi kebutuhan pemerintah, PBF dapat menyalurkan obat
kepada instansi pemerintah yang dilakukan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan. Namun, PBF tidak dapat menyalurkan
obat keras kepada toko obat.
2. PBF hanya melaksanakan penyaluran obat berupa obat keras berdasarkan
surat pesanan yang ditandatangani apoteker pengelola apotek atau APJ.
b. Penyaluran Narkotika
Setiap PBF yang melakukan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran
narkotika wajib memiliki izin khusus sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
c. Penyaluran Psikotropika
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1997 tentang
Psikotropika, penyaluran psikotropika dalam rangka peredaran dilakukan oleh
pabrik obat, pedagang besar farmasi, dan sarana penyimpanan sediaan
farmasi Pemerintah. Penyaluran psikotropika salah satunya dapat dilakukan
oleh:

14
1. Pabrik obat kepada pedagang besar farmasi, apotek, sarana penyimpanan

sediaan farmasi Pemerintah, rumah sakit, dan lembaga penelitian
dan/atau lembaga pendidikan.
2. Pedagang besar farmasi kepada pedagang besar farmasi lainnya, apotek,
sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, rumah sakit, dan
lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan.
Psikotropika golongan 1 hanya dapat disalurkan oleh pabrik obat dan

pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian dan/atau lembaga
pendidikan guna kepentingan ilmu pengetahuan. Sedangkan psikotropika
yang digunakan untuk kepentingan ilmu pengetahuan hanya dapat disalurkan
oleh pabrik obat dan pedagang besar farmasi kepada lembaga penelitian
dan/atau lembaga pendidikan yang bersangkutan.
Ekspor psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau
pedagang besar farmasi yang telah memiliki izin sebagai eksportir sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan
impor psikotropika hanya dapat dilakukan oleh pabrik obat atau pedagang
besar farmasi yang telah memiliki izin sebagai importir sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta lembaga
penelitian atau lembaga pendidikan.
2.1.9 Pelaporan Kegiatan PBF

Setiap PBF wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga) bulan
sekali namun dapat diminta setiap saat, meliputi kegiatan penerimaan dan
penyaluran obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala
Badan, Kepala Dinas kesehatan Provinsi, dan Kepala Balai POM.
Setiap PBF yang menyalurkan narkotika dan psikotropika wajib
menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan. Laporan tersebut dapat dilakukan
secara elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
Selain itu, laporan tersebut harus dapat diperiksa oleh petugas yang berwenang.

15
2.1.10 Larangan PBF

1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang PBF, terdapat beberapa hal yang dilarang
untuk dilakukan di PBF, yaitu:
a. Setiap PBF dilarang menjual obat secara eceran
b. Setiap PBF dilarang menerima dan/atau melayani resep dokter
2.2 Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB)

2.2.1 Manajemen Mutu
Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang mencakup
tanggung jawab, proses dan langkah manajemen risiko terkait dengan kegiatan
yang dilaksanakan. Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa mutu obat
dan/atau bahan obat dan integritas rantai distribusi dipertahankan selama proses
distribusi. Seluruh kegiatan distribusi harus ditetapkan dengan jelas, dikaji secara
sistematis dan semua tahapan kritis protes distribusi dan perubahan yang
bermakna harus divalidasi dan didokumentasikan. Sistem mutu harus mencakup
prinsip manajemen risiko mutu. Pencapaian sasaran mutu merupakan tanggung
jawab dari penanggung jawab fasilitas distribusi, membutuhkan kepemimpinan
dan partisipasi aktif serta harus didukung oleh komitmen manajemen puncak.
Manajemen mutu yang diuraikan dalam CDOB (2012), meliputi sistem
mutu, pengelolaan kegiatan berdasarkan kontrak, kajian dan pemantauan
manajemen, dan manajemen risiko mutu.
Dalam suatu organisasi harus ada kebijakan mutu terdokumentasi yang
menguraikan maksud keseluruhan dan persyaratan fasilitas distribusi yang
berkaitan dengan mutu, sebagaimana dinyatakan dan disahkan secara resmi oleh
manajemen. Sistem mutu harus memastikan bahwa:
a. Obat dan/atau bahan obat diperoleh, disimpan, disediakan, dikirimkan atau
diekspor dengan cara yang sesuai dengan persyaratan CDOB.
b. Tanggung jawab manajemen ditetapkan secara jelas.
c. Obat dan/atau bahan obat dikirimkan ke penerima yang tepat dalam jangka
waktu yang sesuai.

16
d. Kegiatan yang terkait dengan mutu dicatat pada saat kegiatan tersebut
dilakukan.
e. Penyimpangan terhadap prosedur yang sudah ditetapkan didokumentasikan
dan diselidiki.
f. Tindakan perbaikan dan pencegahan (Corrective Action Preventive Action)
atau CAPA yang tepat untuk memperbaiki dan mencegah terjadinya
penyimpangan sesuai dengan prinsip manajemen risiko mutu.
Sistem manajemen mutu harus mencakup pengendalian dan pengkajian

berbagai kegiatan berdasarkan kontrak. Proses ini harus mencakup manajemen
risiko mutu yang meliputi penilaian terhadap pihak yang ditunjuk, penetapan
tanggung jawab dan proses komunikasi, dan pemantauan dan pengkajian secara
teratur.
Manajemen puncak harus memiliki proses formal untuk mengkaji sistem
manajemen mutu secara periodik. Kajian tersebut mencakup pengukuran
pencapaian sasaran, penilaian indikator kinerja, peraturan, pedoman dan hal baru
yang berkaitan dengan mutu, inovasi, perubahan iklim usaha dan bisnis.
Bagian terakhir dalam manajemen mutu adalah manajemen risiko mutu
yang merupakan suatu proses sistematis untuk menilai, mengendalikan,
mengkomunikasikan dan mengkaji risiko terhadap mutu obat dan/atau bahan obat.
Hal ini dapat dilaksanakan baik secara proaktif maupun retrospektif.
2.2.2 Organisasi, Manajemen, Personalia

Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta
distribusi obat dan/atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada personil
yang menjalaninya. Harus ada personil yang cukup dan kompeten untuk
melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas distribusi.
Tanggung jawab masing-masing personil harus dipahami dengan jelas dan dicatat.
Semua personil harus memahami prinsip CDOB dan harus menerima pelatihan
dasar maupun pelatihan lanjutan yang sesuai dengan tanggung jawabnya.
Didalam perusahaan harus ada struktur organisasi untuk tiap bagian yang
dilengkapi dengan bagan organisasi yang jelas. Tanggung jawab, wewenang dan
hubungan antar semua personil harus ditetapkan dengan jelas. Manajemen puncak

17
di fasilitas distribusi harus menunjuk seorang penanggung jawab. Penanggung

jawab harus seorang apoteker yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi sesuai
peraturan perundang-undangan. Selain itu, setiap personil lainnya harus kompeten
dan dalam jumlah yang memadai. Perlu dilakukan pelatihan terhadap personil
secara berkala untuk meningkatkan kompetensinya. Untuk mendukung kegiatan
yang dilakukan perlu ditetapkan higiene personil. Harus tersedia prosedur tertulis
berkaitan dengan higiene personil yang relevan dengan kegiatannya mencakup
kesehatan, higiene, dan pakaian kerja.
2.2.3 Bangunan dan Peralatan

Fasilitas distribusi harus memililiki bangunan dan peralatan untuk
menjamin perlindungan dan distribusi obat dan/atau bahan obat meliputi gedung-
gedung, gudang dan penyimpanan. Menurut Badan Pengawas Obat dan Makanan
Republik Indonesia (2012), persyaratan bangunan dan peralatan sesuai CDOB
yaitu sebagai berikut:
a. Bangunan harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi
penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan
penanganan obat yang baik, dan area penyimpanan dilengkapi dengan
pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan
dilaksanakan secara akurat.
b. Jika bangunan (termasuk sarana penunjang) bukan milik sendiri, maka harus
tersedia kontrak tertulis dan pengelolaan bangunan tersebut.
c. Harus ada area terpisah dan terkunci antara obat dan/atau bahan obat yang
menunggu keputusan lebih lanjut mengenai statusnya, meliputi obat dan/atau
bahan obat yang diduga palsu, yang dikembalikan, yang ditolak, yang akan
dimusnahkan, yang ditarik, dan yang kadaluwarsa dari obat dan/atau bahan
obat yang dapat disalurkan.
d. Jika diperlukan area penyimpanan dengan kondisi khusus, harus dilakukan
pengendalian yang memadai untuk menjaga agar semua bagian terkait dengan
area penyimpanan berada dalam parameter suhu, kelembaban, dan
pencahayaan yang dipersyaratkan.

18
e. Harus tersedia kondisi penyimpanan khusus untuk obat dan/atau bahan obat
yang membutuhkan penanganan dan kewenangan khusus sesuai dengan
peraturan perundang-undangan (misalnya narkotika).
f. Harus tersedia area khusus untuk penyimpanan obat dan/atau bahan obatyang
mengandung bahan radioaktif dan bahan berbahaya lain yang dapat
menimbulkan risiko kebakaran atau leakan (misalnya gas bertekanan, mudah
terbakar, cairan, dan padatan mudah menyala) sesuai persyaratan keselamatan
dan keamanan.
g. Area penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman harus terpisah, terlindung
dari kondisi cuaca dan harus didesain dengan baik serta dilengkapi dengan
peralatan yang memadai.
h. Akses masuk ke area penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman hanya
diberikan kepada personil yang berwenang. Langkah pencegahan dapat
berupa sistem alarm dan kontrol akses yang memadai.
i. Harus tersedia prosedur tertulis yang mengatur personil, termasuk personil
kontrak yang memiliki akses terhadap obat dan/atau bahan obat di area
penerimaan, penyimpanan dan pengiriman, untuk meminimalkan
kemungkinan obat dan/atau bahan obat diberikan kepada pihak yang tidak
berhak.
j. Bangunan dan fasilitas penyimpanan harus bersih dan bebas dari sampah dan
debu. Harus tersedia prosedur tertulis, program pembersihan dan dokumentasi
pelaksanaan pembersihan.
k. Ruang istirahat, toilet, dan kantin untuk personil harus terpisah dari area
penyimpanan.
Menurut Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia (2012),

persyaratan peralatan sesuai CDOB adalah:
a. Semua peralatan harus didesain untuk penyimpanan dan penyaluran obat
dan/atau bahan obat harus didesain, diletakkan dan dipelihara sesuai dengan
standar yang ditetapkan. Harus tersedia program perawatan untuk peralatan
vital, seperti termometer, genset, dan chiller.
b. Peralatan yang digunakan untuk mengendalikan atau memonitor lingkungan
penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus dikalibrasi, serta kebenaran dan

19
kesesuaian tujuan penggunaan diverifikasi secara berkala dengan metodologi

yang tepat.
c. Kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan kalibrasi peralatan harus dilakukan
sedemikian rupa sehingga tidak mempengaruhi obat dan/atau bahan obat.
d. Dokumentasi yang memadai untuk kegiatan perbaikan, pemeliharaan, dan
kalibrasi peralatan utama harus dibuat dan disimpan. Peralatan tersebut
misalnya tempat penyimpanan suhu dingin, termohigrometer, atau alat lain
pencatat suhu dan kelembaban, unit pengendali udara dan peralatan lain yang
digunakan pada rantai distribusi.
2.2.4 Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada kemasan.
Bagian operasional terdiri dari proses penerimaan, penyimpanan, pemisahan,
pemusnahan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman obat dan/atau bahan
obat.
Proses penerimaan obat dan/atau bahan obat ditujukan untuk memastikan
bahwa kiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari
pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama
transportasi. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh diterima jika kadaluwarsa atau
mendekati tanggal kadaluwarsa sehingga kemungkinan besar obat dan/atau bahan
obat telah kadaluwarsa sebelum digunakan oleh konsumen. Selain itu, nomor bets
dan tanggal kadaluwarsa obat dan/atau bahan obat harus dicatat pada saat
penerimaan untuk mempermudah penelusuran. Jika ditemukan obat dan/atau
bahan obat diduga palsu, bets tersebut harus segera dipisahkan dan dilaporkan ke
instansi berwenang, dan ke pemegang izin edar. Pengiriman obat dan/atau bahan
obat yang diterima dari saran transportasi harus diperiksa sebagai bentuk
verifikasi terhadap keutuhan kontainer/sistem penutup, fisik, dan fitur kemasan
serta label kemasan.
Proses penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus
mematuhi peraturan perundang-undangan. Kondisi penyimpanan untuk obat

20
dan/atau bahan obat harus sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau
non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi. Obat dan/atau
bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau bahan obat
dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan akibat paparan cahaya
matahari, suhu, kelembaban atau faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus
diberikan untuk obat dan/atau bahan obat yang membutuhkan kondisi
penyimpanan khusus.
Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat dan/atau bahan obat harus
memastikan terpenuhinya kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan dan
memungkinkan penyimpanan secara teratur sesuai kategorinya; obat dan/atau
bahan obat dalam status karantina, diluluskan, ditolak, dikembalikan, ditarik atau
diduga palsu.
Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stok sesuai
dengan tanggal kadaluwarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti kaidah First
Expired First Out (FEFO). Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan
disimpan sedemikian rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi,
dan campur baur. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan
dilantai. Obat dan/atau bahan obat yang kadaluwarsa harus segera ditarik,
dipisahkan secara fisik dan diblokir secara elektronik. Penarikan secara fisik
untuk obat dan/atau bahan obat kadaluwarsa harus dilakukan secara berkala.
Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock opname
secara berkala berdasarkan pendekatan risiko. Perbedaan stok harus diselidiki
sesuai dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya
campur-baur, kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau
bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan
untuk jangka waktu yang telah ditentukan.
Pemusnahan obat dan/atau bahan obat dilaksanakan terhadap obat dan/atau
bahan obat yang tidak memenuhi syarat untuk didistribusikan. Obat dan/atau
bahan obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi secara tepat, diberi label
yang jelas, disimpan secara terpisah dan terkunci serta ditangani sesuai dengan
prosedur tertulis. Prosedur tertulis tersebut harus memperhatikan dampak terhadap
kesehatan, pencegahan pencemaran lingkungan dan kebocoran/penyimpangan

21
obat dan/atau bahan obat kepada pihak yang tidak berwenang.

Proses pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilakukan dengan
tepat sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat dan/atau
bahan obat yang diambil benar. Obat dan/atau bahan obat yang diambil harus
memiliki masa simpan yang cukup sebelum kadaluwarsa dan berdasarkan sistem
FEFO. Nomor bets obat dan/atau bahan obat harus dicatat. Pengecualian dapat
diizinkan jika ada kontrol yang memadai untuk mencegah pendistribusian obat
dan/atau bahan obat kadaluwarsa.
Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga
kerusakan, kontaminasi, dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus memadai
untuk mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau bahan obat selama
transportasi. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang akan dikirimkan harus
disegel.
Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada pelanggan
yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk
penyaluran obat dan/atau bahan obat ke pihak yang berwenang atau berhak untuk
keperluan khusus seperti penelitian, special access, dan uji klinik, harus
dilengkapi dengan dokumen yang mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan
obat, bentuk sediaan, nomor bets, jumlah, nama, dan alamat pemasok, nama dan
alamat pemesan atau penerima. Proses pengiriman dan kondisi penyimpanan
harus sesuai dengan persyaratan obat dan/atau bahan obat dari industri farmasi.
Dokumentasi harus disimpan dan mampu ditelusuri. Dokumen untuk pengiriman
obat dan/atau bahan obat harus disiapkan dan harus mencakup sekurang-
kurangnya informasi, yaitu sebagai berikut:
a. Tanggal pengiriman
b. Nama lengkap, alamat (tanpa akronim), nomor telepon dan status dari
penerima (misalnya Apotek, rumah sakit atau klinik)
c. Deskripsi obat dan/atau bahan obat misalnya nama, bentuk sediaan dan
kekuatan (jika perlu)
d. Nomor bets dan tanggal kadaluwarsa
e. Kuantitas obat dan/atau bahan obat, yaitu jumlah kontainer dan kuantitas
perkontainer (jika perlu)

22
f. Nomor dokumen untuk identifikasi order pengiriman

g. Transportasi yang digunakan mencakup nama dan alamat perusahaan
ekspedisi serta tanda tangan dan nama jelas personil ekspedisi yang menerima
(jika menggunakan jasa ekspedisi) dan kondisi penyimpanan
2.2.5 Inspeksi Diri

Inspeksi diri adalah inspeksi yang dilakukan oleh diri sendiri terhadap
sistem. Inspeksi diri dilakukan untuk mengukur kinerja dan mengetahui apakah
sistem yang direncanakan dan dijalankan sudah memenuhi standar. Inspeksi diri
di lembaga distribusi obat dilakukan secara periodik. Inspeksi diri harus dilakukan
dalam rangka memantau pelaksanaan dan kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB
dan untuk bahan tindak lanjut langkah-langkah perbaikan yang diperlukan.
Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang
ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta kepatuhan terhadap peraturan
perundang-undangan, pedoman, dan prosedur tertulis. Inspeksi diri tidak hanya
dilakukan pada bagian tertentu saja.
Inspeksi diri harus dilakukan dengan cara yang independen dan rinci oleh
personil yang kompeten dan ditunjuk oleh perusahaan. Audit eksternal yang
dilakukan oleh ahli independen dapat membantu namun tidak bisa dijadikan
sebagai satu-satunya cara untuk memastikan kepatuhan terhadap penerapan
CDOB.
Audit terhadap kegiatan yang disubkontrakkan harus menjadi bagian dari
program inspeksi diri. Semua pelaksanaan inspeksi diri harus dicatat. Laporan
harus berisi semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi. Salinan laporan
tersebut harus disampaikan kepada manajemen dan pihak terkait lainnya. Jika
dalam pengamatan ditemukan adanya penyimpangan dan/atau kekurangan, maka
penyebabnya harus diidentifikasi dan dibuat CAPA. CAPA harus
didokumentasikan dan ditindaklanjuti.

23
2.2.6 Keluhan, Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian, Diduga Palsu, dan
Penarikan Kembali
Jika terjadi keluhan maka semua keluhan dan informasi lain tentang obat
dan/atau bahan obat berpotensi rusak harus dikumpulkan, dikaji, dan diselidiki
sesuai dengan prosedur tertulis serta harus tersedia dokumentasi untuk setiap
proses penanganan keluhan termasuk pengembalian dan penarikan kembali serta
dilaporkan kepada pihak yang berwenang. Jika obat ternyata dapat dijual kembali
maka harus melalui persetujuan dari personil yang bertanggung jawab sesuai
dengan kewenangannya. Adapun persyaratan obat dan/atau bahan obat yang layak
dijual kembali, antara lain jika:
a. Obat dan/atau bahan obat dalam kemasan asli dan kondisi yang memenuhi
syarat serta memenuhi ketentuan.
b. Obat dan/atau bahan obat kembalian selama pengiriman dan penyimpanan
ditangani sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan.
c. Obat dan/atau bahan obat kembalian diperiksa dan dinilai oleh penanggung
jawab atau personil yang terlatih, kompeten dan berwenang.
d. Fasilitas distribusi mempunyai bukti dokumentasi tentang kebenaran asal-
usul obat dan/atau bahan obat termasuk identitas obat dan/atau bahan obat
untuk memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat kembalian tersebut bukan
obat dan/atau bahan obat palsu.
Sedangkan untuk obat dan/atau bahan obat diduga palsu, penyalurannya

harus dihentikan, segera dilaporkan ke instansi terkait dan menunggu tindak lanjut
dari instansi yang berwenang. Setelah ada pemastian bahwa obat dan/atau bahan
obat tersebut palsu, maka harus segera ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi dari
instansi yang berwenang.
2.2.7 Transportasi
Selama proses transportasi, harus diterapkan metode transportasi yang
memadai. Obat dan/atau bahan obat harus diangkut dengan kondisi penyimpanan
sesuai dengan informasi pada kemasan. Metode transportasi yang tepat harus
digunakan mencakup transportasi melalui darat, laut dan udara. Apapun
transportasi yang dipilih, harus dapat menjamin bahwa obat dan/atau bahan obat

24
tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang dapat mengurangi

mutu. Pendekatan berbasis risiko harus digunakan ketika merencanakan rute
transportasi.
Obat dan/atau bahan obat dan kontainer pengiriman harus aman untuk
mencegah akses yang tidak sah. Kendaraan dan personil yang terlibat dalam
pengiriman harus dilengkapi dengan peralatan keamanan tambahan yang sesuai
untuk mencegah pencurian obat dan/atau bahan obat dan penyelewengan lainnya
selama transportasi. Kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan untuk obat
dan/atau bahan obat harus dipertahankan selama transportasi sesuai dengan yang
ditetapkan pada informasi kemasan. Jika menggunakan kendaraan berpendingin,
alat pemantau suhu selama transportasi harus dipelihara dan dikalibrasi secara
berkala atau minimal sekali setahun. Persyaratan ini meliputi pemetaan suhu pada
kondisi yang representatif dan harus mempertimbangkan variasi musim. Jika
diperlukan, pelanggan dapat memperoleh dokumen data suhu untuk menunjukkan
bahwa obat dan/atau bahan obat tetap dalam kondisi suhu penyimpanan yang
dipersyaratkan selama transportasi.
2.2.8 Fasilitas Distribusi Berdasarkan Kontrak

Cakupan kegiatan kontrak terutama yang terkait dengan kemasan khasiat
dan mutu obat dan/atau bahan obat meliputi kontrak antar fasilitas distribusi dan
kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa antara lain
transportasi, pengendalian hama, pergudangan, kebersihan dan sebagainya. Semua
kegiatan kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan penerima kontrak serta
setiap kegiatan harus sesuai dengan persyaratan CDOB.
Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk menilai kompetensi yang
diperlukan oleh penerima kontrak. Pemberi kontrak harus melakukan pengawasan
terhadap penerima kontrak dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan sesuai
dengan prinsip dan pedoman CDOB. Penerima kontrak harus memiliki tempat,
personil yang kompeten, peralatan, pengetahuan dan pengalaman dalam
melaksanakan tugas yang dikontrakkan oleh pemberi kontrak. Penerima kontrak
tidak diperbolehkan untuk mengalihkan pekerjaan yang dipercayakan oleh
pemberi kontrak kepada pihak ketiga sebelum dilakukannya evaluasi, dan

25
mendapatkan persetujuan dari pemberi kontrak serta dilakukannya audit ke pihak

ketiga tersebut.
2.2.9 Dokumentasi
Dokumentasi merupakan dokumen tertulis terkait dengan distribusi
(pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pelaporan), prosedur tertulis dan
dokumen lain yang terkait dengan pemastian mutu. Menurut CDOB, dokumentasi
yang baik merupakan bagian penting dari sistem manajemen mutu. Dokumentasi
dilakukan dengan tujuan, yaitu sebagai berikut:
a. Menjamin semua pelaksanaan distribusi berjalan sesuai dengan panduan mutu
dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
b. Apabila terjadi penyelewengan sistem, maka dapat ditelusuri dengan sistem
dokumentasi perjalanan distribusi.
c. Untuk mencegah kesalahan dari komunikasi lisan dan untuk memudahkan
penelusuran, antara lain sejarah bets, instruksi dan prosedur, maka
dokumentasi harus tertulis jelas.
Dokumentasi terdiri dari semua prosedur tertulis, petunjuk, kontrak,

catatan dan data dalam bentuk kertas maupun elektronik. Dicatat dengan jelas dan
rinci merupakan dasar untuk memastikan bahwa setiap personil melaksanakan
kegiatan sesuai uraian tugas sehingga memperkecil risiko kesalahan. Dokumentasi
distribusi harus mencakup informasi, yaitu sebagai berikut:
a. Tanggal
b. Nama obat dan/atau bahan obat
c. Nomor bets
d. Tanggal kadaluwarsa
e. Jumlah yang diterima/disalurkan
f. Nama dan alamat pemasok/pelanggan
Dokumentasi harus dibuat pada saat kegiatan berlangsung sehingga mudah

untuk ditelusuri. Dokumentasi harus komprehensif mencakup ruang lingkup
kegiatan fasilitas distribusi dan ditulis dalam bahasa yang jelas, dimengerti oleh
personil dan tidak berarti ganda. Prosedur tertulis harus disetujui, ditandatangani

26
dan diberi tanggal oleh personil yang berwenang. Prosedur tertulis tidak ditulis
tangan dan harus tercetak.
Setiap perubahan yang dibuat dalam dokumentasi harus ditandatangani,
diberi tanggal dan memungkinkan pembacaan informasi yang asli. Jika
diperlukan, alasan perubahan harus dicatat dan seluruh dokumentasi harus tersedia
sebagaimana mestinya. Semua dokumentasi harus mudah didapat kembali,
disimpan dan dipelihara pada tempat yang aman untuk mencegah dari perubahan
yang tidak sah, kerusakan dan/atau kehilangan dokumen. Dokumen yang dibuat
harus disimpan dalam waktu sekurang-kurangnya tahun dari tanggal pembuatan
dokumen.
Dokumentasi permanen, tertulis atau dengan elektronik, untuk setiap obat
dan/atau bahan obat yang disimpan harus menunjukkan kondisi penyimpanan
yang direkomendasikan, tindakan pencegahan dan tanggal uji ulang khusus untuk
bahan obat (jika ada) harus diperhatikan. Persyaratan farmakope dan peraturan
nasional terkini tentang label dan wadah harus dipatuhi.
Dokumen yang dibuat harus dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar
selalu up to date. Jika suatu dokumen direvisi, harus dijalankan suatu sistem untuk
menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
2.2.9.1 Pelaporan Kegiatan di PBF ke Institusi Terkait

Menurut pasal 8 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi:
a. Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3
(tiga) bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat
dan/atau bahan obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada
Kepala Badan, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.
b. Selain laporan kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Direktur
Jenderal setiap saat dapat meminta laporan kegiatan penerimaan dan
penyaluran obat dan/atau bahan obat.
c. Setiap PBF dan PBF cabang yang menyalurkan narkotika dan psikotropika
wajib menyampaikan laporan bulanan penyaluran narkotika dan psikotropika
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

27
d. Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dapat dilakukan
secara elektronik dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
e. Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (4) setiap saat harus dapat
diperiksa oleh petugas yang berwenang.
2.2.9.2 Pelaporan Narkotika dan Psikotropika

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009
tentang narkotika, pasal 14 ayat 2 Industri Farmasi, Pedagang Besar Farmasi,
sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, pusat
kesehatan masyarakat, balai pengobatan, dokter, dan lembaga ilmu pengetahuan
wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai
pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya.
Dokumen pelaporan mengenai narkotika yang berada dibawah
kewenangan Badan Pengawasan Obat dan Makanan, disimpan dengan ketentuan
sekurang-kurangnya dalam waktu 3 (tiga) tahun. Maksud adanya kewajiban untuk
membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan adalah agar pemerintah setiap
waktu dapat mengetahui tentang persediaan narkotika yang ada di dalam
peredaran dan sekaligus sebagai bahan dalam penyusunan rencana kebutuhan
tahunan narkotika.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
912/MENKES/PER/VIII/1997 tentang kebutuhan dan pelaporan psikotropika.
Pasal 7 ayat 1 pabrik obat dan pedagang besar farmasi yang menyalurkan
psikotropika wajib mencatat dan melaporkan psikotropika setiap bulan dengan
menggunakan formulir laporan penyaluran psikotropika.

BAB 3
TINJAUAN KHUSUS
3.1 PT Kimia Farma Trading and Distribution

3.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan
Kimia Farma adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia
yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda tahun 1817. Nama perusahaan ini
pada awalnya adalah NV Chemicalien Handle Rathkamp & Co. Berdasarkan
kebijaksanaan nasionalisasi atas eks perusahaan Belanda di masa awal
kemerdekaan, pada tahun 1958, Pemerintah Republik Indonesia melakukan
peleburan sejumlah perusahaan farmasi menjadi PNF (Perusahaan Negara
Farmasi) Bhinneka Kimia Farma. Kemudian pada tanggal 16 Agustus 1971,
bentuk badan hukum PNF diubah menjadi Perseroan Terbatas, sehingga nama
perusahaan berubah menjadi PT Kimia Farma (Persero) (Kimia Farma, 2012).
Pada tanggal 4 Juli 2001, PT Kimia Farma (Persero) kembali mengubah
statusnya menjadi perusahaan publik, PT Kimia Farma (Persero) Tbk.. Bersamaan
dengan perubahan tersebut, PT Kimia Farma (Persero) Tbk. telah dicatatkan pada
Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya (sekarang kedua bursa telah merger
dan kini bernama Bursa Efek Indonesia). Pada privatisasi tahap I saham yang
lepas adalah sebanyak 9% dengan rincian 3% untuk program Kepemilikan Saham
Karyawan dan Manajemen (KSKM) PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk
masyarakat umum.
Berbekal pengalaman selama puluhan tahun, PT Kimia Farma (Persero)
Tbk, telah berkembang menjadi perusahaan dengan pelayanan kesehatan
terintegrasi di Indonesia. Bisnis Kimia Farma meliputi antara lain:
a. PT Kimia Farma Tbk. (Holding)
PT Kimia Farma Tbk. dibentuk pada tanggal 16 Agustus 1971
dengan jalur usaha pelayanan kesehatan. Sebagai perusahaan publik
sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Kimia Farma berkomitmen
penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik sebagai suatu
kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana diamanatkan Undang-Undang
Nomor 19 tahun 2003 tentang BUMN. PT Kimia Farma Tbk., merupakan

29
sebuah perusahaan pelayanan kesehatan yang terintegrasi, bergerak dari hulu

ke hilir yaitu industri, marketing, retail, laboratorium klinik dan klinik
kesehatan. Pada tanggal 4 januari 2003 PT Kimia Farma Tbk. membentuk 2
anak perusahaan yaitu: PT Kimia Farma Health and Care dan PT Kimia
Farma Trading and Distribution.
b. Anak Perusahaan (Subsidiaries)
Anak perusahan dari PT Kimia Farma Tbk. Antara lain:
1. PT Kimia Farma Apotek
Perusahaan ini dibentuk pada tanggal 4 Januari 2003 dengan
jalur usaha Farmasi. Pada akhir tahun 2012, PT Kimia Farma Apotek
(KFA) mengelola sebanyak 412 apotek, 64 klinik kesehatan dan 33
laboraturium klinik. KFA menyediakan layanan kesehatan yang
terintegrasi, meliputi layanan farmasi (apotek), klinik kesehatan,
laboratorium klinik dan optik, dengan konsep One Stop Health Care
Solution (OSHcS) sehingga memudahkan masyarakat mendapatkan
layanan berkualitas. Pelayanan farmasi menggunakan standar Good
Pharmacy Practice (GPP), yaitu standar internasional yang diterbitkan
oleh The International Pharmaceutical Federation serta standar yang
ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan Republik Indonesia tentang
Standar Pelayanan Kefarmasiaan di Apotek.
Pada tahun 2012, jumlah tenaga kerja KFA adalah 2.535
orang, yang sebagian besar tenaga apoteker yang memiliki sertifikat
kompetensi dari organisasi Ikatan Apoteker Indonesia (IAI) dan
didukung oleh Asisten Apoteker yang terlatih.
2. PT Kimia Farma Trading and Distribution
Perusahaan ini dibentuk pada tanggal 4 Januari 2003, dengan
jalur usaha distribusi obat dan alat kesehatan. PT Kimia Farma
(Persero) Tbk. PT Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
sebelumnya merupakan divisi yang bergerak dibidang yang sama, yaitu
perdagangan dan distribusi. Oleh karena itu, pengalamannya bukan
baru sepuluh tahun, tetapi sama dengan umur PT Kimia Farma Tbk.
sendiri.

30
Sebelum menjadi perusahaan tersendiri, PT Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) dahulu merupakan divisi Pedagang
Besar Farmasi (PBF) dari PT Kimia Farma Tbk. yang memiliki tugas
utama mendistribusikan produk- produk farmasi yang diproduksi PT
Kimia Farma Tbk. ke channel-channel yang tersebar di seluruh
nusantara.
Berbekal kemampuan serta pengalaman menangani
pendistribusian produk-produk PT Kimia Farma Tbk. sejak tahun
1917, pada tanggal 4 Januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini
kemudian berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT
Kimia Farma Trading and Distribution, yang berbasis Jasa Layanan
Perdagangan dan Distribusi.
PT Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah anak
perusahaan PT Kimia Farma Tbk. yang didirikan berdasarkan akta
pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris
Ny. Imas Fatimah, S.H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No.42
tanggal 22 April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila
Noordjasmani Soeyasa Besar, S.H. Akta ini telah mendapat persetujuan
dari Menteri Kehakiman dan Hak Manusia Republik Indonesia dengan
surat keputusan No: C-09648 HT.01.01 TH 2003 pada tanggal 1 Mei
2003.
Untuk memudahkan operasionalnya, KFTD juga didukung oleh
44 kantor cabang (6 cabang kelas 1, 32 cabang kelas 2 dan 7
cabang kelas 3) dengan wilayah operasinya mulai dari Aceh sampai
dengan Jayapura, jumlah salesman 450 orang dan armada pengantar
roda 4 (mobil box) 477 unit dan pengantar roda 2 (motor box) 292 unit.
Jaringan distribusi ini melayani lebih dari 31 rekanan principal,
memenuhi kebutuhan sekitar 13.963 apotek, 1.527 Pedagang Besar
Farmasi (PBF), 3.691 toko obat, 106 horeka (hotel restoran karaoke),
1.975 rumah sakit, 6.572 pasar tradisional dan 2.074 pasar modern.

31
3.1.2 Visi dan Misi

3.1.2.1 Visi
Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan perdagangan
produk kesehatan (to be the greatest trading and distribution company).
3.1.2.2 Misi
Misi PT Kimia Farma Tbk., yaitu sebagai berikut:
a. Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik produk
sendiri maupun principal pihak ketiga.
b. Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar
institusi.
c. Meningkatkan perdagangan alat kesehatan dan diagnostik keagenan atau
private label.
3.1.3 Strategi
Dalam menjalankan kegiatannya, strategi yang diterapkan antara lain,
yaitu sebagai berikut:
a. Cost leadership guna menciptakan comparative advantages.
b. Product differentiation jenis produk unggulan guna meningkatkan
competitive advantages.
3.1.4 Sistem Pengadaan dan Pendistribusian Barang

Sesuai dengan anggaran dasarnya, perusahaan melakukan usaha dalam
bidang Distribusi dan Perdagangan, yang produknya meliputi produk farmasi dan
alat kesehatan. Principal meliputi principal perusahaan induk (PT Kimia Farma
Tbk) sebesar 60% dan principal pihak ketiga 40%, seperti Biofarma, Janssen,
Otsuka, Daria Varia, Rohto, Novartis, dan lain-lain.
Sebagai penyedia Jasa Layanan Distribusi, KFTD menyalurkan aneka
produk dari perusahaan induk, produk dari principal lainnya, serta produk-produk
non-principal. Di bidang jasa perdagangan atau trading, KFTD menangani
kontrak-kontrak bisnis yang didapat melalui sistem tender.

32
3.1.5 Jenis Pelanggan KFTD (Channel Distribution)

Sesuai dengan jenis penjualannya, Pelanggan KFTD terdiri dari :
a. Pelanggan reguler adalah pelanggan yang membeli produk secara rutin,
tanpa melalui pelelangan (tender). Sesuai dengan Permenkes Nomor
1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang PBF, pelanggan reguler terdiri dari:
1. Pedagang Besar Farmasi (PBF)
2. Instalasi Farmasi Rumah Sakit
3. Puskesmas
4. Klinik
5. Apotek
6. Toko obat
b. Pada privatisasi tahap I saham yang lepas adalah sebanyak 9% dengan
rincian 3% untuk program Kepemilikan Saham Karyawan dan Manajemen
(KSKM) PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk masyarakat umum.
c. Pada privatisasi tahap I saham yang lepas adalah sebanyak 9% dengan
rincian 3% untuk program Kepemilikan Saham Karyawan dan Manajemen
(KSKM) PT Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk masyarakat umum.
d. Pelanggan Institusi adalah pelanggan yang membeli produk secara paket
melalui pelelangan terbuka (tender) atau penunjukan langsung. Sesuai
dengan Perpres No. 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa
oleh Pemerintah, pelanggan institusi terdiri dari:
1. Kementerian (Kementerian Kesehatan, Kementerian Agama,
Kementerian Tenaga Kerja, dan sebagainya)
2. Lembaga (BKKBN, BPOM, Universitas, dan sebagainya)
3. Satuan kerja perangkat daerah (Dinas kesehatan)
4. Institusi (Rumah Sakit)
3.2 Manajemen Operasional

Manajemen operasional adalah suatu cara pengelolaan fungsi-fungsi
kegiatan (fungsi-fungsi manajemen) yang terdapat dalam suatu perusahaan, untuk
mencapai tujuan. Cara pengelolaan pada setiap fungsi kegiatan berbeda antara
fungsi kegiatan yang dengan yang lainnya, karena pada setiap fungsi kegiatan

33
tersebut memiliki tujuan yang berbeda.

a. Fungsi kegiatan pembelian, yaitu memperoleh harga beli barang yang
efisien dan menjaga ketersediaan (availability) barang.
b. Fungsi kegiatan pengelolaan barang di gudang (warehousing), yaitu
menjaga kondisi kualitas barang sesuai persyaratan Farmakope, tidak rusak
dan tidak hilang.
c. Fungsi kegiatan penjualan dan pelayanan, yaitu memperoleh pertumbuhan
penjualan (sales growth) dan jumlah pelanggan (customer growth) serta
untuk mempertahankan pelanggan yang loyal (customer rate retention).
d. Fungsi kegiatan pengelolaan piutang (accounting), untuk menjaga
likuiditas keuangan dan aliran kas (cash flow) yang sehat.
e. Fungsi kegiatan pembukuan atau tata usaha, yaitu menyajikan laporan
yang tepat waktu, isi dan guna agar dapat mengambil keputusan dengan
cepat dan tepat.
3.2.1 Manajemen Pengadaan

3.2.1.1 Definisi
Pengadaan merupakan aktifitas yang berhubungan dengan menyediakan
produk atau material yang berasal dari supplier yang bertujuan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi dalam waktu tertentu dan dengan harga yang paling murah.
3.2.1.2 Tujuan
Manajemen pengadaan dilakukan untuk memastikan ketersediaan barang
di gudang serta memastikan efisiensi dari pergerakan produk.
3.2.1.3 Standar Operasional dan Prosedur Pengadaan Barang

Tahapan dalam melakukan pengadaan barang di KFTD adalah sebagai
berikut:
a. Membuat daftar rencana pembelian barang
Petugas logistik (kepala gudang) bersama petugas penjualan menghitung
buffer stock dan kebutuhan level stock per item barang setiap bulan
berdasarkan data historis, lalu data tersebut dikirim ke petugas pembelian

34
untuk membuat daftar rencana pembelian barang setiap bulannya.

b. Membuat kontrak pembelian barang
Petugas pembelian melakukan perjanjian kontrak pembelian barang
dengan pemasok atau principal untuk memperoleh margin yang lebih besar
dan masa tenggang pembayaran relatif lebih panjang.
c. Mengeksekusi pembelian barang
Petugas pembelian menyiapkan Surat Pesanan (SP), ditandatangani oleh
penanggung jawab logistik atau penanggung jawab PBF, lalu mengirimkan
SP ke principal atau pemasok.
d. Menerima dan memeriksa barang
Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok sesuai
dengan SP dan faktur barang, lalu membuat tanda terima barang di faktur
(stempel dan tanda tangan) petugas gudang.
e. Memeriksa kebenaran faktur pembelian barang
Petugas pembelian faktur mengenai jumlah, jenis, harga barang dan diskon
serta masa tenggang pembayaran, lalu memberikan paraf dan mengirimkan
faktur pembelian ke fungsi tata usaha (TU).
f. Membukukan faktur pembelian sebagai pembelian dan hutang
Petugas TU membukukan faktur tersebut sebagai pembelian barang dan
hutang di kartu hutang lalu membuat laporan pembelian dan hutang setiap
bulannya.

35
Gambar 3.1. Diagram pengadaan barang
3.2.1.4 Sasaran
Sasaran mutu dari manajemen pengadaan, yaitu memperoleh harga barang
yang lebih murah (lebih efisien) serta dapat melayani seluruh kebutuhan barang
pelanggan (service level) 100%.
3.2.1.5 Indikator
Indikator yang digunakan untuk mencapai sasaran diatas adalah
sebagai berikut:
a. Harga pokok penjualan (HPP)
1. Jika HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (PBF pesaing), maka
fungsi pembelian berfungsi dengan baik.
2. Jika HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (PBF pesaing), maka
fungsi pembelian tidak berfungsi dengan baik.
b. Service level
1. Jika service level > dari service level tahun lalu, maka fungsi
pembelian berfungsi dengan baik.
2. Jika service level < dari service level tahun lalu, maka fungsi
pembelian tidak berfungsi dengan baik.

36
3.2.2 Manajemen Penyimpanan

3.2.2.1 Definisi
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan
cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai
aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.
3.2.2.2 Tujuan
Tujuan adanya manajemen penyimpanan ialah untuk memastikan bahwa
obat atau bahan obat yang disimpan sesuai dengan rekomendasi dari industri
farmasi atau non farmasi.
3.2.2.3 Standar Operasional dan Prosedur Penerimaan, Penyimpanan, dan

Pengeluaran Barang
a. Menerima barang di transito in
1. Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok
sesuai dengan SP dan faktur barang, di ruang transito in.
2. Membuat tanda terima barang (stempel atau paraf) di faktur pembelian.
3. Menyimpan dan memasukkan data barang pada sistem informasi.
b. Menyimpan barang
1. Petugas logistik memasukkan barang dari ruang transito in ke ruang
penyimpanan sesuai dengan lokasinya masing–masing barang.
2. Mencatat barang masuk di sistem informasi dan masing–masing
kartu barangnya.
3. Melaporkan penerimaan barang ke TU sebagai pembelian dan hutang.
c. Mengeluarkan barang dari gudang
1. Petugas logistik berdasarkan SP dan faktur penjualan dari fakturis,
mengeluarkan barang dari gudang ke transito out.
2. Mencatat mutasi barang di kartu barang dan sistem informasi.
3. Mencatat penyerahan barang dari gudang ke pengantar barang di buku
ekspedisi hantaran barang dan meminta paraf pengantar barang.
4. Memeriksa kembali penyerahan barang dari pengantar barang ke
pelanggan melalui faktur yang ada tanda terima dari pelanggan.

37
d. Membuat laporan mutasi barang di gudang

1. Petugas gudang membuat laporan mutasi barang.
2. Petugas gudang menghitung saldo barang setiap periode tertentu (1
bulan, 3 bulan), lalu membuat berita acara stock opname barang
kemudian mengirim laporan tersebut ke fungsi TU.
Gambar 3.2. Diagram penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang
Gambar 3.3. Alur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang

38
3.2.2.4 Sasaran
Sasaran dari manajemen penyimpanan ialah mencegah kehilangan dan
kerusakan barang atau kadaluwarsa.
3.2.2.5 Indikator
a. Jika jumlah barang hilang dan rusak > dari angka kebijakannya, maka
fungsi pergudangan berfungsi dengan baik.
b. Jika jumlah barang hilang dan rusak < dari angka kebijakannya, maka
fungsi pergudangan tidak berfungsi dengan baik.
3.2.3 Manajemen Penjualan dan Pelayanan

3.2.3.1 Definisi
The American Marketing Association mendefinisikan marketing sebagai
aktifitas dan proses menciptakan, mengkomunikasikan, menyampaikan dan saling
memberikan penawaran yang memiliki manfaat bagi pelanggan.
3.2.3.2 Tujuan
Tujuan dari manajemen penjualan ialah untuk memperoleh pertumbuhan
penjualan (sales growth) dan pertumbuhan jumlah pelanggan (costumer growth)
serta untuk mempertahankan pelanggan yang loyal (costumer rate retention).
3.2.3.3 Standar Operasional dan Prosedur Penjualan dan Pelayanan Barang

a. Melakukan pengecekan SP terhadap status umur hutang pelanggan yang lebih
dari 2 bulan
1. Salesman mengunjungi pelanggan yang tidak bermasalah (tidak
memiliki hutang > 2 bulan), secara rutin.
2. Salesman menawarkan produk ke pelanggan (jumlah item dan SKU’s)
melalui program–program dari principalnya, seperti program diskon
dan bonus.
3. Salesman mengambil SP dari pelanggan dan memeriksa status umur
hutang yang > 2 bulan, mencatat statusnya (ok atau tidak ok).
4. Salesman menyerahkan SP ke fakturis untuk dibuatkan fakturnya.

39
Gambar 3.4. Contoh alat kontrol penjualan
b. Pembuatan faktur atas SP pelanggan

1. Fakturis mengecek kebenaran data dan alamat pelanggan melalui
sistem informasi dan mencatat statusnya (ok atau tidak ok).
2. Fakturis membuatkan faktur penjualan barangnya.
3. Fakturis menyerahkan faktur dan SP pelanggan ke fungsi logistik.
c. Menyiapkan barang pesanan pelanggan
1. Petugas logistik mengeluarkan barang atas pesanan pelanggan
berdasarkan faktur dan SP, dan mencatat mutasi barang di kartu barang.
2. Petugas mengecek kesesuaian barang dengan faktur dan SP kemudian
mencatat statusnya (ok atau tidak ok).
3. Petugas mencatat jumlah barang yang dikeluarkannya sesuai dengan
nama pelanggan di sistem informasi.
4. Petugas memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang transito out
dan mencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang.
5. Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang
di buku ekspedisi pengeluaran barang.
d. Memindahkan barang pesanan ke transito out
1. Petugas gudang memindahkan barang yang siap dikirim ke ruang
transito out dan mencatat di buku ekspedisi pengeluaran barang gudang
2. Petugas membuat tanda terima penyerahan barang ke pengantar barang
di buku ekspedisi pengeluaran barang.
e. Menyerahkan barang ke petugas hantaran
1. Petugas gudang menyerahkan barang yang siap antar kepada petugas
hantaran.
2. Petugas hantaran mencatat seluruh barang pesanan di buku ekspedisinya.

40
f. Mengirim barang ke pelanggan

1. Petugas hantaran barang mengirim barang ke pelanggan.
2. Petugas hantaran barang meminta tanda terima barang dari pelanggan
dan mencatat status penerimaannya (ok atau tidak ok).
3. Petugas hantaran barang menyerahkan tanda terima barang ke fungsi
logistik.
g. Memvalidasi pengeluaran barang
1. Petugas logistik memvalidasi pengiriman barang ke pelanggan di
sistem informasi sebagai barang keluar.
2. Petugas logistik menyerahkan faktur penjualan yang telah ada tanda
terima dari pelanggan dan SP ke fungsi TU.
h. Mencatat hasil penjualan barang ke pelanggan
1. Petugas administrasi penjualan TU memasukkan data pengiriman
barang di sistem informasi sebagai penjualan berdasarkan faktur dan
SP yang telah ada TT nya dari pelanggan.
2. Petugas administrasi penjualan TU juga memasukkan ke sistem
informasi hasil penjualan tersebut.
3. Petugas administrasi penjualan menyerahkan SP dan faktur penjualan
ke administrasi inkaso.
i. Menyimpan faktur dan penyerahan faktur yang telah jatuh tempo ke juru
tagih
1. Petugas administrasi inkaso memasukkan data penjualan di kartu
piutang berdasarkan faktur dan SP yang telah ada tanda terimanya dari
pelanggan ke dalam sistem informasi.
2. Petugas administrasi inkaso menyimpan faktur penjualan dan membuat
daftar tanggal jatuh temponya ke sistem informasi.
3. Petugas administrasi inkaso akan menyerahkan faktur tagihan ke juru
tagih sesuai dengan daftar tagihan yang telah jatuh tempo untuk
ditagihkan ke pelanggan.

41
Gambar 3.5. Diagram penjualan
3.2.3.4 Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai pada penjualan ialah mencapai target
penjualan dan service level yang ditentukan.
3.2.3.5 Indikator
a. Jika penjualannya > target atau dari tahun lalu, maka fungsi
pelayanannya berfungsi dengan baik.
b. Jika penjualannya < target atau dari tahun lalu, maka fungsi pelayanannya
tidak berfungsi dengan baik.
c. Jika service levelnya = 100 % atau > baik dari tahun lalu, maka
fungsi pelayanannya berfungsi dengan baik.
d. Jika service levelnya < 100 %, maka fungsi pelayanannya tidak
berfungsi dengan baik.

42
3.2.4 Manajemen Piutang

3.2.4.1 Definisi
Piutang adalah hak atau tuntutan terhadap debitur yang timbul karena
penjualan barang atau jasa secara kredit (bukan secara tunai). Biasanya
merupakan activa lancar. (current asset) (Horngren, 2004)
3.2.4.2 Standar Operasional dan Prosedur Piutang

a. Penyerahan faktur tagihan dari fungsi TU ke administrasi Inkaso
1. Administrasi penjualan menerima dokumen penjualan kredit (faktur
yang sudah ada tanda terima dari pelanggan beserta SP) dari fungsi
gudang.
2. Administrasi penjualan mengelompokkan dokumen penjualan kredit
sesuai dengan nama-nama pelanggannya dan mencatat di kartu
piutang per pelanggan.
3. Administrasi penjualan membukukan penjualan kredit per pelanggan di
sistem informasi (komputer).
4. Administrasi penjualan pada awal bulan merekap hasil penjualan kredit
dan membuatkan rekap tagihan per pelanggan lalu menyerahkan ke
administrasi inkaso.
b. Penyerahan faktur tagihan dari administrasi inkaso ke juru tagih
1. Adminsitrasi inkaso memeriksa dan menerima penyerahan fisik faktur
tagihan dan membuat tanda terima di buku ekspedisi penyerahan faktur
dari administrasi penjualan.
2. Administrasi inkaso mencatat piutang masuk di sistem informasi (kartu
piutang) per pelanggan.
3. Adminsitrasi inkaso membuat rencana penagihan berdasarkan tanggal
jatuh temponya.
4. Administrasi inkaso menyerahkan sejumlah faktur yang telah jatuh
tempo ke juru tagih disertai dengan nota inkaso (dokumen tanda
penyerahan faktur tagihan ke juru tagih).

43
c. Penyerahan faktur tagihan dari juru tagih ke pelanggan

1. Juru tagih menerima faktur tagihan dari administrasi inkaso disertai
tanda terima di nota inkaso.
2. Juru tagih menyerahkan faktur yang telah jatuh tempo ke pelanggan.
3. Pelanggan menerima faktur dan membayar hutangnya dengan 3
kemungkinan yaitu:
a. Dibayar lunas (100 %)
b. Dibayar sebagian
c. Hanya membuat tanda terima faktur dan pembayaran pada tanggal
berikutnya
d. Penyetoran dan pelaporan uang hasil tagihan
1. Juru tagih menyetorkan uang hasil tagihan pada hari yang sama (sore
hari) ke fungsi keuangan dengan meminta tanda terima setoran uang
tagihan di nota inkaso, jika pelanggan membayar 100 % lunas atau
sebagian lunas.
2. Juru tagih melaporkan dan menyerahkan kembali hasil dokumen alat
tagih ke administrasi inkaso dengan tiga keterangan:
a. Dibayar lunas (100 %) oleh pelanggan.
b. Dibayar sebagian oleh pelanggan dengan melampirkan bukti
sebagian pembayarannya di balik faktur aslinya.
3. Ditunda oleh pelanggan dengan melampirkan bukti tanda terima faktur
dari pelanggan dan keterangan tanggal akan dibayar oleh pelanggan.
4. Administrasi inkaso menerima laporan dari juru tagih dan menyimpan
kembali faktur–faktur tagihan atau tanda terima faktur yang belum
lunas dibrankas.
5. Administrasi inkaso menyerahkan kembali faktur tagihan atau tanda
terima faktur yang belum lunas ke juru tagih untuk ditagihkan
kembali ke pelanggan sesuai janji.
e. Konfirmasi piutang ke pelanggan
1. Administrasi inkaso membuat data mutasi piutang per pelanggan pada
setiap awal bulan.
2. Administrasi inkaso membuat surat konfirmasi setiap bulan tentang

44
jumlah hutang kepada setiap pelanggan.

3. Bagi pelanggan yang tidak menjawab surat konfirmasi tersebut, maka
angka hutang pelanggan yang dibuat apotek yang dianggap benar.
Gambar 3.6. Diagram pengelolaan piutang
3.2.4.3 Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai ialah mencegah kehilangan faktur dan
pencurian uang hasil tagihan.
3.2.4.4 Indikator
a. Jika tingkat kehilangan faktur atau pencurian uang hasil tagihan = 0 %,
maka administrasi inkaso berfungsi dengan baik.
b. Jika tingkat kehilangan atau pencurian uang hasil tagihan > 0, maka
administrasi inkaso tidak berfungsi dengan baik.

45
3.2.5 Manajemen Pembukuan

3.2.5.1 Definisi
Manajemen pembukuan adalah cara mengelola pembukuan atau
pencatatan (accounting) dan pengikhtisaran seluruh transaksi dagang dan
keuangan serta penganalisaan, pembuktian dan pembuatan laporan. Di Indonesia
istilah (bagian) pembukuan yang terdapat di suatu perusahaan juga dikenal dengan
nama tata usaha, yaitu fungsi kegiatan yang bertugas melakukan pencatatan,
pemeriksaan, pembuatan laporan dan pengarsipan (Said, 2013).
3.2.5.2 Tujuan
Pembukuan dibutuhkan untuk menyimpan seluruh kegiatan perusahaan
dan transaksi-transaksi yang telah dilaksanakan. Tujuan utama kegiatan
pembukuan di PBF adalah agar seluruh transaksi keuangan dapat
didokumentasikan sesuai dengan urutan peristiwa atau kejadian dan besarannya,
sehingga dapat disajikan dalam laporan keuangan dengan benar dan berguna bagi
pihak-pihak yang membutuhkan.
3.2.5.3 Standar Operasional dan Prosedur Pembukuan

Adapun proses pembuatan laporan akuntansi keuangan terdiri:
a. Mengumpulkan seluruh dokumen transaksi
b. Mencatat seluruh data transaksi ke buku jurnal
c. Memindahkan dari buku jurnal ke buku besar (posting)
d. Mencocokkan (judgement) terhadap informasi terakhir
e. Menyusun (reporting) laporan dari data buku besar
f. Menutup buku besar dan membuat laporannya
g. Mengirimkan laporan ke pihak yang membutuhkan
h. Mengarsipkan (filing)
3.2.5.4 Sasaran
Sasaran yang ingin dicapai ialah menyajikan laporan keuangan tepat isi
dan tepat waktu.

46
3.2.5.5 Indikator
a. Jika laporan keuangan dapat dibuat dan disajikan tepat isi dan waktu
sesuai tanggal yang ditetapkan, maka TU berfungsi dengan baik.
b. Jika laporan keuangan tidak dapat dibuat dan disajikan tepat isi dan
waktu sesuai tanggal yang ditetapkan, maka TU tidak berfungsi dengan baik.
3.3 Pajak
Jenis pajak yang dikelola di bagian tata usaha PT Kimia Farma Trading
and Distribution, antara lain Pajak Pertambahan Nilai (PPN) dan Pajak
Penghasilan (PPh).
3.1.1 Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Menurut Undang-Undang Nomor 18 tahun 2000 tentang Perubahan
Kedua atas Undang-Undang Nomor 8 tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan
Nilai Barang dan Jasa dan Pajak dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah, Pajak
Pertambahan Nilai adalah pajak yang dikenakan atas :
a. Penyerahan barang kena pajak di dalam Daerah Pabean yang dilakukan
oleh pengusaha
b. Impor barang kena pajak
c. Penyerahan jasa kena pajak di dalam Daerah Pabean yang dilakukan oleh
pengusaha
d. Pemanfaatan barang kena pajak tidak berwujud dari luar Daerah Pabean
e. Pemanfaatan jasa kena pajak dari luar Daerah Pabean, di dalam Daerah
Pabean atau ekspor barang kena pajak oleh pengusaha kena pajak.
Daerah Pabean adalah wilayah Republik Indonesia yg meliputi wilayah

darat, perairan dan ruang udara diatasnya serta tempat-tempat tertentu di Zona
Ekonomi Ekslusif dan Landas Kontinen. Barang kena pajak adalah barang yang
dikenakan pajak. Dalam PPN dikenal pula istilah diantaranya yaitu :
a. Pajak keluaran yaitu, PPN terutang yang wajib dipungut oleh pengusaha
kena pajak yang melakukan penyerahan barang kena pajak. Dalam hal
ini Pajak keluaran merupakan pajak yang dikeluarkan oleh KFTD kepada

47
pelanggan terhadap transaksi jual beli yang dilakukan, dibuktikan dengan

adanya faktur pajak.
b. Pajak masukan yaitu, PPN yang seharusnya sudah dibayar oleh
pengusaha kena pajak karena perolehan barang kena pajak. Pajak masukan
dalam hal ini merupakan pajak yang telah dibayarkan oleh KFTD pada
saat proses pembelian barang kepada pihak principal pihak III, dibuktikan
dengan adanya Surat Setoran Pajak (SSP).
Faktur pajak yaitu, bukti pemungutan pajak yang dibuat oleh

pengusaha kena pajak yang melakukan penyerahan barang kena pajak. Faktur
pajak dalam hal ini dibundel menjadi satu bersama dengan faktur penjualan.
Faktur pajak pelanggan akan dikelola oleh pihak KFTD pusat.
3.1.2 Pajak Penghasilan (PPh)

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7 tahun 1983
tentang Pajak Penghasilan, pajak penghasilan merupakan pajak yang dikenakan
terhadap orang pribadi atau perseorangan dan badan berkenaan dengan
penghasilan yang diterima atau diperolehnya selama satu tahun pajak. Badan
yang terdiri dari Perseroan Terbatas, Perseroan Komanditer, Badan Usaha Milik
Negara dan daerah dengan nama dan dalam bentuk apapun, persekutuan,
perseroan atau perkumpulan lainnya dan bentuk usaha tetap.
Orang pribadi yang dimaksud, yaitu pegawai yang dikenakan pajak
meliputi pegawai tetap dan tidak tetap yang jumlah nominal kena pajaknya
disesuaikan dengan statusnya antara kawin, kawin dengan memiliki anak dan
memiliki tanggungan terhadap anak serta status tidak kawin. Berdasarkan
Peraturan Menteri Keuangan No. 162/PMK.011/2012 besarnya pajak yang
dibayarkan dalam satu tahun yaitu Rp. 24.300.000,- untuk pegawai dengan
status tidak kawin, Rp. 2.025.000,- untuk pegawai dengan status kawin dan
untuk status kawin dengan tanggungan anggota keluarga berupa anak, jumlah
anak yang ditanggung maksimal tiga orang. Sedangkan Badan Usaha Milik
Negara dalam hal ini yaitu KFTD, dikenakan pajak pula atas badan usaha
dengan penghasilan yang diterima atau diterimanya selama satu tahun pajak.
Jumlah nominal pajak yang dikenakan berdasarkan dari jumlah pemasukan yang

48
didapat selama satu tahun.

Dalam hal pengelolaan pajak diambil alih oleh KFTD pusat,
sedangkan besarnya nominal pajak penghasilan yang harus dibayarkan ke
Direktorat Jenderal Pajak dihitung oleh KFTD di cabang masing-masing di bagian
tata usaha.

BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Tempat dan Waktu

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Pedagang Besar Farmasi PT
Kimia Farma Trading and Distribution (PBF KFTD) dilaksanakan di tiga cabang
KFTD, yaitu KFTD cabang Jakarta-1 yang merupakan KFTD cabang kelas 3 yang
terletak di Kompleks Perkantoran Majapahit, Jalan Majapahit No. 20, Jakarta
Pusat, KFTD cabang Bogor yang merupakan KFTD cabang kelas 2 yang terletak
di Jalan Tentara Pelajar No. 2, Bogor, dan KFTD cabang Bekasi yang merupakan
KFTD cabang kelas 3 yang terletak di Ruko Kalimas, Jalan Chairil Anwar Blok C
No. 12, Bekasi Timur. Penulis sendiri mendapat kesempatan melaksanakan PKPA
di KFTD cabang Jakarta-1.
PKPA di KFTD cabang dilaksanakan pada bulan Januari hingga bulan
Februari 2014 setiap hari Selasa hingga hari Jumat. Pada hari Senin dilakukan
perbekalan materi di KFTD pusat yang terletak di Jalan Budi Utomo No. 1 Jakarta
Pusat.
4.2 Kegiatan di KFTD

KFTD sebagai distributor sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
memiliki pelanggan di berbagai tempat, seperti institusi pemerintahan, instalasi
farmasi rumah sakit, pedagang besar farmasi lainnya, apotek, toko obat, toko
kosmetik, rumah bersalin, grosir, modern market, horeka (hotel, restoran, dan
karaoke), dan lain-lain. Produk yang didistribusikan pun beragam, seperti obat-
obat reguler yang dijual bebas, obat keras yang memerlukan resep dokter, obat
OTC (Over The Counter), Obat Generik Berlogo (OGB), obat narkotika &
psikotropika, obat prekursor, vitamin, kosmetika, bahan baku, dan alat kesehatan.
Untuk daerah pendistribusian produk, KFTD cabang Jakarta-1 berpusat di
Jakarta Barat, sebagian wilayah Jakarta Utara, Jakarta Pusat dan Jakarta Selatan,
seperti daerah Cengkareng, Pluit, Muara Karang, Tomang, Slipi, Grogol, Pasar
Pagi, Glodok dan lain-lain. Daerah pendistribusian produk untuk KFTD cabang
Bogor, meliputi Rayon I dan Rayon II, yakni region dalam Kota Bogor dan

50
daerah-daerah lain di sekitar Kota Bogor, yaitu Ciawi, Leuwiliang, Sukabumi, dan
Depok. Daerah pendistribusian produk untuk KFTD cabang Bekasi, meliputi
Wilayah Kota Bekasi, yaitu Bekasi Timur, Bekasi Selatan, Bekasi Barat, Bekasi
Utara, Pondok Gede, dan lain-lain; Kabupaten Bekasi, yaitu Cibitung, Cikarang;
dan Karawang, yaitu Cikampek.
Di KFTD terdapat seorang APJ yang bekerja secara purna waktu sesuai
dengan peraturan dan persyaratan di dalam CDOB. Seorang APJ bertanggung
jawab dalam menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem
mutu pada fasilitas pendistribusian. APJ KFTD cabang Jakarta-1 bernama Erni
Wahyuningsih, S.Si., Apt., dengan No. STRA: 19800306/STRA-
ISTN/2006/26426. APJ KFTD cabang Bogor bernama Zilfia Mutia Ranny, Apt.,
dengan No. STRA: 19870719/STRA-UI/225520. APJ KFTD cabang Bekasi
bernama Drs. Abdul Wahid, Apt., dengan No. STRA: 19570903/STRA-
UNAI/1987/1691.
4.2.1 Pengadaan barang

Pengadaan barang di ketiga cabang KFTD didasarkan pada kondisi stok
barang di gudang dengan mengacu pada kondisi level stock, buffer stock, dan
minimal stock di gudang. Hal lain yang menjadi dasar pengadaan barang, yaitu
dilihat dari laporan penjualan bulan sebelumnya atau 3 bulan sebelumnya.
Sebagai contoh pada KFTD cabang Bekasi, sebelum melakukan pemesanan atau
pengadaan barang untuk bulan Februari, petugas logistik khusus bagian
pembelian melihat laporan penjualan 3 bulan sebelumnya, yaitu bulan November,
Desember dan Januari. Umumnya untuk barang yang dinilai laku (fast moving)
yang merupakan produk pareto top 10 item dalam hal penjualan, barang akan
selalu dipasok oleh pihak distributor sentral yang disebut Unit Bisnis Logistik
(UBL) atau Unit Logistik Sentral (ULS) sehingga dalam perencanaan pengadaan
di cabang cukup diperhatikan kondisi stoknya saja, ketika sudah berada di bawah
stok level rata-rata penjualan perminggunya, maka dilakukan pemesanan.
Sedangkan untuk barang yang kurang laku tidak perlu dilakukan pengadaan
kembali pada saat itu, tetapi ketika stock barang mencapai minimal stock.

51
Pengadaan dilakukan oleh petugas logistik pembelian kepada pihak-pihak

yang telah disetujui oleh KFTD pusat sebagai pemasok yang sah dalam
pembelian, yaitu Principal Perusahaan Induk (PT Kimia Farma Tbk.) yang
memasok Obat Generik Berlogo (OGB), obat Over The Counter (OTC),
kosmetika, dan obat narkotika & psikotropika; Principal Pihak III (industri
farmasi atau PBF lain yang telah bekerja sama dengan KFTD pusat), seperti PT
Biofarma, PT Indofarma Global Medika, PT Anugerah Pharmindo Lestari (APL),
PT Asia Sejahtera Perdana Pharmaceutical (ASPP), PT Darya Varia, PT Kasa
Husada, PT Orang Tua, PT Intergastra, PT Janssen, PT Otsuka, dan lain-lain; dan
Principal Lokal, yaitu industri farmasi dan PBF lain yang telah bekerja sama
dengan KFTD cabang dengan persetujuan KFTD pusat. Principal Lokal pada
KFTD cabang Jakarta-1, meliputi PT Rajawali, PT Ahmadaris, dan Warung
Stamina; pada KFTD cabang Bogor, meliputi PBF Merapi, PBF APL; dan pada
KFTD cabang Bekasi, meliputi PT Novapharin, PT Dexa medica, PT Kalbe
Farma, PT Sido Muncul, dan PT Frisian Flag.
Pengadaan ke Principal Perusahaan Induk melalui UBL atau ULS yang
terletak di Kawasan Industri Pulogadung Jalan Rawagelam V No. 1, Jakarta
Timur, dilakukan seminggu sekali, yaitu setiap hari Rabu untuk KFTD cabang
Jakarta-1, dan hari Senin untuk KFTD cabang Bogor dan Bekasi. Pengadaan ke
Principal Pihak III dan Principal Lokal di ketiga cabang dilakukan sesuai dengan
kebutuhan.
Pemesanan barang dilakukan menggunakan Surat Pesanan (SP): SP ke
UBL, SP ke Principal Pihak III, dan SP ke Principal Lokal. Untuk pemesanan
narkotika wajib menggunakan SP khusus model N-9 dan untuk psikotropika
menggunakan SP khusus psikotropika. Untuk pemesanan produk narkotika, satu
SP dibuat hanya untuk satu jenis barang yang dipesan, sedangkan untuk
pemesanan barang lainnya, dapat dibuat dalam satu SP saja. Pemesanan yang
telah dibuat oleh bagian pembelian ditandatangani oleh Supervisor Logistik, APJ
PBF, dan Kepala Cabang disertai dengan stempel KFTD cabang sebagai
persetujuan pengadaan barang. SP yang telah disetujui kemudian difaksimile ke
nomor faksimile masing-masing principal untuk dipesan, lalu diarsipkan. Untuk
SP asli narkotika yang telah difaksimile ke ULS, akan diberikan ke ULS ketika

52
penerimaan barang. Pada KFTD cabang bekasi SP narkotika tersebut dikirim

segera ke ULS melalui pos.
4.2.2 Penerimaan Barang

Kegiatan penerimaan barang dilakukan di ruang penerimaan (transito in).
Alur penerimaan barang di KFTD cabang Jakarta-1 dan Bogor masih
menggunakan sistem satu pintu gudang (pintu transito in sekaligus pintu transito
out) dengan daerah karantina untuk menaruh barang dari kendaraan. Barang
kemudian segera dipindahkan dari area drop ke dalam gudang dan ditumpuk ke
daerah kosong yang masih tersedia di dalam gudang. Sedangkan untuk KFTD
cabang Bekasi, terdapat dua pintu gudang yang saling berdekatan, 1 pintu
sebagai transito in dan 1 pintu lagi sebagai transito out. Sistem transito in dan
transito out sendiri, menurut CDOB seharusnya tersedia dua pintu yang berbeda
dengan jarak yang cukup jauh. Untuk mengatasinya, ketika dilakukan
penerimaan barang, maka pengeluaran barang dihentikan. Hal ini berguna untuk
mencegah terjadinya kehilangan dan ketercampuran barang di dalam gudang.
Pada penerimaan barang, dilakukan pengecekkan kesesuaian antara SP
dengan SKB (Surat Kirim Barang) dari ULS atau UBL, atau Surat Jalan dan
Faktur Invoice dari Principal Pihak III dan Principal Lokal, meliputi nama
barang, jumlah barang, diskon, dan harga. Faktur Invoice untuk barang internal
akan didapatkan setelah terjadi penjualan barang kepada customer. Selanjutnya,
dilakukan pengecekan kembali antara SKB atau Surat Jalan dengan fisik barang,
meliputi nama barang, jumlah barang, nomor bets, tanggal kadaluarsa, dan
kondisi fisik barang. Setelah sesuai, SKB atau Surat Jalan ditandatangani oleh
APJ, lalu pada sistem informasi dilakukan entry data dan pada kartu stok barang
dimasukkan berapa jumlah barang yang bertambah. SKB atau Surat Jalan
kemudian diterima supervisor Tata Usaha (TU) untuk ditandatangani dan
dijadikan sebagai hutang dagang.
4.2.3 Penyimpanan Barang

Sistem penyimpanan di ketiga gudang KFTD cabang menggunakan
sistem First Expired First Out (FEFO).

53
4.2.3.1 KFTD Cabang Jakarta-1

Kondisi gudang di KFTD cabang Jakarta-1 terdiri dari 3 lantai, yaitu
lantai 1 untuk produk obat dan kosmetik fast moving, OGB, OTC, kosmetik
lainnya, vitamin, dan produk Pihak III dalam bentuk eceran dan dus; lantai 3
untuk produk non-NAPZA dalam bentuk dus dan produk dengan perlakuan
khusus, seperti di dalam chiller yang dilengkapi dengan termometer untuk
meyimpan obat vaksin dan di dalam lemari es untuk menyimpan obat kanker;
dan lantai 4 untuk produk NAPZA yang ditutupi oleh pintu besi yang terkunci.
Suhu ruangan untuk produk non-NAPZA berkisar antara 25-28oC, produk
NAPZA berkisar antara 20-25oC, dan produk dengan perlakuan khusus berkisar
antara 2-8oC.
Penyimpanan produk eceran di lantai 1 terbagi menjadi beberapa rak,
seperti rak OGB, OTC, Kosmetik, Vitamin, dan produk Pihak III yang disusun
berdasarkan alfabetis. Selain itu, juga terdapat beberapa produk dalam bentuk dus
di bagian depan dalam gudang yang telah dialaskan dengan palet untuk
menghindari produk dari kelembapan. Selain itu, dalam gudang juga dilengkapi
dengan kamera CCTV, pest control, termometer, alat pemadam kebakaran, AC,
dan kartu stok. Pada penyimpanan produk di lantai 3 juga dilengkapi dengan
termometer, AC, palet dan pest control. Untuk penyimpanan produk obat
narkotika, psikotropika, dan alkes di lantai 4 dipisahkan dengan rak besi dan
disusun secara alfabetis dengan suhu ruangan diatur 20-25oC dengan AC
dihidupkan sepanjang hari. Untuk barang dalam bentuk dus, ditaruh di atas rak
dan sebagian di taruh di lantai yang telah dialaskan palet. Terdapat control card,
dimana setiap jam 8.00, 12.00, dan 16.00 WIB suhu ruangan dicatat sebagai
dokumentasi perharinya.
Untuk obat yang rusak dan kadaluwarsa di KFTD cabang Jakarta-1 telah
dilakukan pemisahan dan ditempatkan di area terpisah yang telah terkunci dengan
baik, di area sekitar gudang lantai 1 untuk obat reguler dan lantai 4 untuk obat
narkotika dan psikotropika. Pemusnahan obat di KFTD cabang Jakarta-1 belum
pernah dilaksanakan karena pemusnahan dilakukan oleh ULS.

54
4.2.3.2 KFTD cabang Bogor

Pada KFTD cabang Bogor, penyusunan untuk narkotika disimpan di ruang
terpisah di area gudang yang diberi kunci gembok, dinding dibeton dan memiliki
satu akses. Beberapa produk psikotropika dan prekursor disimpan di ruangan yang
sama tapi tidak satu sel dengan narkotika. Di dalam ruangan terdapat pendingin
ruangan AC dan dilengkapi dengan termometer, suhunya dijaga atau diatur 25°C.
Untuk setiap jenis barang terdapat kartu stok, barang disusun sesuai dengan sistem
FEFO. Untuk keamanan, dilengkapi juga dengan alat CCTV dan akan dilengkapi
juga dengan alat sensor getaran.
Untuk produk Kimia Farma letak barangnya ditaruh di posisi lebih depan-
tengah daripada produk Principal selain Kimia Farma sehingga lebih
memudahkan pengiriman produk-produk Kimia Farma. Rak penyimpanannya
terdiri dari 5 tingkat terbuat dari frame rangka besi, bagian paling atasnya dipakai
untuk meletakkan stok barang yang masih berada di dalam kardus pengemasnya.
Produk yang diletakkan di rak-rak berupa dus satuan sediaan produk jadi yang
disusun sesuai sistem FEFO dan dilengkapi kartu stok untuk tiap jenis barang.
Masing-masing barang dengan kekuatan dosis yang berbeda-beda atau memiliki
isi volume dan varian yang berbeda memiliki kartu stok tersendiri. Barang disusun
di rak secara alfabetis dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaannya (padat,
semisolid, cair) dan jenis sediaannya (OGB, OTC, Kosmetik). Produk yang sama
namanya namun memiliki kekuatan dosis berbeda dipisahkan letaknya selisih
dengan satu atau dua jenis produk agar tidak terjadi kesalahan pengambilan
barang. Lokasi antara produk Principal Kimia Farma dengan produk Principal
lain selain Kimia Farma juga dibedakan posisi sektor raknya, Demikian juga
untuk produk yang ditujukan untuk program askes. Barang yang ditumpuk
tingginya sesuai dengan aturan penumpukan kardus yang tertera pada bagian luar
kardus. Semua barang yang tidak muat untuk diletakkan di rak ditaruh di lantai
dengan beralaskan palet agar tidak bersentuhan langsung. Barang disusun sebisa
mungkin agar memudahkan Kepala Gudang mengamati dan mengawasi personil
yang lalu lalang di dalam gudang dari ruangannya serta membuat aksesnya
menjadi lebih terbatas untuk menuju ke area penyimpanan produk yang
memerlukan penanganan khusus atau memiliki value yang relatif lebih tinggi

55
sehingga dapat mengurangi risiko terjadinya pencurian barang.

Untuk produk yang perlu penanganan atau kondisi penyimpanan khusus
terdapat fasilitas berupa chiller yang dihubungkan dengan termometer, suhu
dijaga atau diset 7°C agar berada dalam suhu kondisi penyimpanan yang
dipersyaratkan antara 2-8°C. Selain chiller, terdapat kulkas untuk penyimpanan
beberapa produk yang perlu disimpan pada suhu 3-10°C dan untuk membuat es
pendingin yang akan dipakai ketika pengiriman barang yang memerlukan suhu
dingin. Pada kulkas juga terpasang termometer khusus, seperti yang terpasang
pada chiller. Kapasitas pengisian chiller dan kulkas tidak terlalu padat atau sudah
maksimal volume pengisiannya dengan kapasitas kulkas.
Untuk obat yang rusak dan kadaluwarsa di cabang Bogor telah dilakukan
pemisahan dan ditempatkan di area terpisah yang tidak terkunci, namun
memerlukan akses berupa tangga yang dapat diamati oleh personil yang sedang
mengemasi pesanan dan CCTV jika ada orang yang naik ke area tersebut.
Pemusnahan obat di cabang Bogor pernah dilaksanakan pada tahun 2011.
Pemusnahan obat disertai dengan berita acara pemusnahan yang dibuat oleh APJ
dengan disaksikan oleh BPOM, Dinas Kesehatan dan APJ. Pemusnahan dilakukan
dengan cara dibakar atau diencerkan sesuai dengan sifat barang yang akan
dimusnahkan kemudian ditimbun di dalam tanah.
4.2.3.3 KFTD cabang Bekasi

Kondisi gudang KFTD cabang Bekasi terdiri dari 2 lantai, yaitu lantai 1
dengan suhu 27°C untuk produk non-NAPZA dalam bentuk eceran dan dus, serta
produk dengan perlakuan khusus di dalam lemari es yang dilengkapi dengan
termometer dengan suhu 10°C; sementara lantai 2 untuk produk NAPZA di
dalam ruangan khusus dengan satu lapis pintu yang terkunci dengan suhu 24°C,
produk non-NAPZA dalam bentuk kartonan dengan suhu 27°C, dan produk
vaksin di dalam cold storage dengan suhu 2°C.
Penyimpanan di KFTD cabang Bekasi berdasarkan produk non-NAPZA
dan produk NAPZA. Produk non-NAPZA pada lantai 1 dipisahkan berdasarkan
masing-masing Principal: dari pihak internal, yaitu principal perusahaan induk
(PT Kimia Farma Tbk.) untuk produk OGB dan paten, serta dari pihak eksternal,

56
yaitu Principal Pihak III dan pihak Lokal. Pemisahan untuk produk non-NAPZA
ini dilakukan dengan menggunakan rak-rak yang berbeda dimana terdapat 3 rak
yang masing-masing rak dibagi menjadi 2 bagian berdasarkan, sebagai berikut:
1. Rak 1 untuk produk dari pihak internal (principal perusahaan induk) dan
pihak eksternal (principal pihak III), terbagi menjadi 3 bagian: bagian kiri
untuk produk dari PT Indofarma dan PT Bernofarm; bagian kanan untuk
produk dari PT Darya Varia dan PT Mahakam Beta Farma; dan bagian depan
untuk produk kosmetik dari PT Kimia Farma Tbk.
2. Rak 2 untuk produk dari pihak internal, yaitu principal perusahaan induk
(PT Kimia Farma Tbk.), terbagi menjadi bagian kiri untuk produk OTC dan
etikal, dan bagian kanan untuk OGB.
3. Rak 3 untuk produk dari pihak internal (principal perusahaan induk) dan
pihak eksternal (principal pihak III), terbagi menjadi 3 bagian: bagian kiri
untuk produk OGB dari PT Kimia Farma Tbk.; bagian kanan untuk produk
dari PT Kasa Husada.
Untuk produk yang rusak atau kadaluwarsa telah dilakukan pemisahan

dan ditempatkan pada ruangan khusus dan terkunci. Obat yang diduga palsu
dan obat kembalian recall belum pernah ditemukan, namun untuk obat
kembalian retur dilakukan pemisahan dari produk non-NAPZA dan NAPZA.
Pemusnahan obat di KFTD cabang Bekasi sudah pernah dilakukan sebanyak 2
kali, yaitu pada tahun 2011 di Karawang (tempat khusus pembakaran) dan tahun
2012 di KFTD cabang Bekasi. Pemusnahan obat disertai dengan berita acara
pemusnahan yang dibuat oleh APJ dengan disaksikan oleh BPOM, Dinas
Kesehatan, dan APJ. Pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar, setelah itu
ditimbun di dalam tanah.
Kelengkapan alat penyimpanan produk non-NAPZA dan NAPZA di
KFTD cabang Bekasi ini dilengkapi dengan pallet, tangga, alat pengendali suhu
(AC), dan termometer ruangan terkalibrasi. Di KFTD cabang Bekasi terdapat alat
pemadam kebakaran dan generator yang sudah memadai dan juga dilengkapi
dengan lift khusus barang untuk memudahkan pemindahan barang.

57
4.2.4 Penjualan Barang

Kegiatan penjualan dan pelayanan di ketiga cabang KFTD terdiri dari
penjualan regular dan penjualan narkotika & psikotropika. Untuk penjualan
reguler, maka pelanggan dapat langsung melakukan pemesanan melalui telepon
dengan menggunakan SP intern sebagai SP sementara, menggunakan SP yang
difaksimile, atau menggunakan SP yang dititipkan kepada salesman. Pada
pemesanan narkotika-psikotropika, wajib menggunakan SP Narkotika (Form N-9)
asli atau SP Psikotropika asli yang ditandatangani oleh APJ sesuai dengan
ketentuan CDOB. Pada ketiga cabang, pemesanan produk narkotika-psikotropika
telah sesuai dengan ketetapan CDOB. Namun, pada KFTD cabang Jakarta-1 dan
Bekasi, untuk pemesanan produk reguler masih ditemukan adanya pemesanan via
telepon atau faksimile oleh APJ dan tidak menggunakan SP asli. SP asli diterima
sesaat sebelum dilakukan penyerahan pesanan oleh petugas hantaran. Hal ini
merupakan kebijakan yang diberikan oleh PT KFTD cabang Jakarta-1 dan Bekasi
atas pertimbangan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang mungkin mendesak.
Pemilihan pelanggan dalam proses penjualan juga menjadi perhatian,
dimana penyaluran sediaan farmasi dan alat kesehatan hanya disalurkan kepada
pihak yang berhak dan berwenang untuk menyerahkan obat ke masyarakat yang
dibuktikan dengan adanya Surat Izin Apotek, toko obat dan PBF, Surat Izin
Penanggung Jawab dan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) atau SIUP (Surat Izin
Usaha Pengusaha).
Setelah SP diterima, selanjutnya dibuat sales order (SO) di sistem
informasi Navision untuk mengecek ketersediaan barang dalam memenuhi
pesanan, kemudian dibuat SKB, faktur penjualan, dan faktur pajak untuk
pembayaran secara Cash On Delivery (COD), jika pembayaran secara kredit,
maka faktur pajak akan dibuat saat tukar faktur atau saat penagihan. Faktur
penjualan dan faktur pajak ini dibuat oleh fakturis. Faktur penjualan kemudian
diberikan kepada Supervisor Logistik untuk kemudian dilakukan penyiapan
pesanan. Proses penyiapan diawali dengan pengambilan barang sesuai dengan
faktur penjualan, mulai dari nama sediaan, jumlah, jenis atau bentuk sediaan,
nomor bets sampai dengan pengecekan tanggal kadaluwarsa.

58
4.2.4.1 Penyiapan dan Pengemasan Barang

Pada KFTD cabang Bogor dan Bekasi, proses penyiapan dilakukan oleh
petugas logistik khusus bagian penyiapan dan pada proses pengemasan dilakukan
oleh petugas logistik yang berbeda. Sedangkan untuk KFTD cabang Jakarta-1,
proses penyiapan dan proses pengemasan dilakukan oleh orang yang sama, yaitu
petugas penghantar barang ke customer. Untuk meminimalkan kesalahan
pengambilan barang (error) maka pengecekkan kembali (double check) barang
pesanan sebelum dikemas dilakukan oleh orang yang berbeda atau bisa juga
dilakukan oleh Supervisor Logistiknya.
Dokumentasi pengambilan barang reguler pada KFTD cabang Jakarta-1
belum dilakukan dengan baik, barang yang masuk dan barang yang keluar tidak
dilakukan pencatatan dengan menggunakan kartu stok yang telah tersedia.
Pengamatan mengenai pengambilan produk hanya dilakukan melalui
pemeriksaan barang yang diambil oleh petugas hantaran dan melalui sistem
Navision. Sedangkan untuk KFTD cabang Bogor, dokumentasi pengambilan
barang reguler belum terdokumentasi dengan cukup baik karena pencatatan pada
kartu stok baru terbatas pada jumlah sediaan yang diambil, nomor faktur dan
nama pelanggan saja, belum dicatat nomor betsnya. Pada KFTD cabang Bekasi,
dokumentasi pengambilan barang reguler sudah dilakukan dengan baik, dimana
telah dilakukan pencatatan tanggal faktur, nomor faktur, nama pelanggan, nomor
bets, jumlah barang yang diambil (jumlah keluar), dan jumlah stok akhir pada
kartu stok untuk masing-masing barang. Namun, belum dicatat tanggal
kadaluarsanya saat pengambilan barang. Tanggal kadaluarsa hanya ditulis ketika
ada barang masuk atau barang datang dari UBL. Sedangkan untuk produk
narkotika dan psikotropika, dokumentasi pengambilan barang di ketiga cabang
telah dilakukan dengan baik.
Setelah kegiatan pengambilan dilaksanakan, barang dikemas dengan
plastik atau dus dan disegel dengan steples atau lakban untuk menjaga mutu
selama transportasi pengiriman, kemudian diberi nama dengan spidol permanent.
Kegiatan ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kerusakan,
kontaminasi, pencurian, dan tertukarnya barang hantaran. Kemudian petugas
hantaran menuliskan tanggal penghantaran, nomor faktur, tanggal faktur, nama

59
debitur atau pelanggan, jumlah harga komersil, dan jumlah harga PPn di buku
ekspedisi penjualan. Buku ekspedisi penjualan ini merupakan dokumentasi
penghantaran barang ke pelanggan. Setelah diisi, buku ekspedisi penjualan
kemudian ditandatangani oleh petugas hantaran, selanjutnya diperiksa
kesesuaiannya oleh APJ. Selanjutnya, petugas hantaran mengeluarkan barang
yang sudah dikemas beserta faktur penjualan, dan SP dari pelanggan ke pintu
transito out dan mengantarkan barang ke tempat tujuan sesuai dengan nama
debitur atau pelanggan yang tertulis pada faktur penjualan.
4.2.4.2 Pengiriman Barang

Pengiriman barang di ketiga cabang KFTD berbeda, dimana KFTD cabang
Jakarta-1 dan Bekasi dilakukan sendiri, sedangkan KFTD cabang Bogor
dilakukan melalui pihak ketiga. Penghantaran barang dilakukan setiap pagi
sebelum jam 11.00 WIB dan sore hari untuk barang yang belum sempat dihantar
sebelumnya. Penghantaran dilakukan menggunakan motor dan mobil box. Pada
mobil box telah dilengkapi dengan kunci gembok guna menjaga keamanan dan
mencegah pencurian obat dan penyelewengan lainnya selama transportasi.
Sedangkan penghantaran dengan menggunakan motor belum dilengkapi dengan
box, melainkan menggunakan tas ransel dan kardus yang telah dibungkus plastik
untuk menghindari produk basah karena hujan. Namun, untuk KFTD cabang
Jakarta-1, penghantaran menggunakan motor telah dilengkapi dengan box yang
dilengkapi dengan kunci gembok.
Penghantaran produk yang memerlukan perlakuan suhu khusus, seperti
obat kanker dan vaksin dalam penghantarannya digunakan cool box yang
dilengkapi dengan ice pack untuk menjaga mutu produk sesuai dengan
persyaratan CDOB. Namun, pada cool box belum tersedia termometer untuk
memastikan suhu barang yang akan diantar selalu stabil.
Selanjutnya, barang diserahkan kepada pelanggan dan faktur penjualan asli
ditandatangani dan diberi stempel oleh petugas apoteker atau seseorang yang
ditunjuk apoteker untuk menerima barang dari pihak customer KFTD. Petugas
hantaran meminta SP asli apabila SP yang dihantarkan dari pelanggan merupakan
SP intern (SP sementara). Faktur penjualan asli beserta copy yang telah

60
ditandatangani dan diberi stempel, diserahkan kepada Supervisor Logistik yang

selanjutnya akan dituliskan report, berupa total faktur yang tertulis pada buku
ekspedisi penjualan, faktur total barang yang terkirim dan faktur total barang
yang tidak terkirim. Kemudian, Supervisor Logistik memberikan faktur
penjualan asli dan faktur penjualan copy kepada petugas inkaso, sedangkan satu
faktur penjualan copy dan SP asli dimasukkan ke dalam arsip gudang.
Faktur penjualan asli, faktur penjualan copy dan surat tukar faktur yang
telah ditandatangani dan diberi stempel oleh pelanggan merupakan dokumen
yang sah untuk dilakukan penagihan kepada pelanggan. Pada penjualan barang
reguler, pembayaran dapat dilakukan secara tunai maupun non tunai (kredit)
dengan tenggang waktu atau jatuh tempo selama 30 hari, sedangkan untuk
penjualan produk narkotika dan psikotropika, pembayaran harus dilakukan secara
tunai atau cash on delivery (COD) pada saat barang dihantarkan. Namun, untuk
penjualan produk ke Rumah Sakit (RS), pembayaran dapat dilakukan secara
kredit dengan batas pembayaran maksimal 14 hari setelah pemesanan karena
proses dokumen di rumah sakit yang rumit.
Pemilihan pelanggan dalam proses penjualan juga menjadi perhatian,
dimana penyaluran sediaan farmasi dan alat kesehatan hanya disalurkan kepada
pihak yang berhak dan berwenang untuk menyerahkan obat ke masyarakat yang
dibuktikan dengan adanya Surat Izin Apotek (SIA), Toko Obat (TO) yang telah
berizin, PBF yang telah berizin, Surat Izin Penanggung Jawab, dan NPWP
(Nomor Pokok Wajib Pajak) atau SIUP (Surat Izin Usaha Pengusaha).
4.2.4.3 Proses Penagihan Piutang

Pada penjualan kredit, penagihan dilakukan ketika pembayaran telah
jatuh tempo. Proses penagihan dibedakan menjadi :
1 . Outlet yang tidak mempunyai sistem tukar faktur
a . Saat waktu jatuh tempo, petugas inkaso menyiapkan dokumen alat tagih
lengkap (faktur penjualan asli yang disertai dengan faktur penjualan copy
dan faktur pajak asli) dan membuat nota inkaso (faktur tagihan) dan
ditandatangani, diberi nomor dan tanggal.

61
b . Petugas penagih mendatangi pelanggan dengan membawa faktur tagihan

dilampirkan dengan dokumen alat tagih, lalu memperoleh uang tunai, cek,
atau giro, dan menyerahkan faktur penjualan asli yang disertai dengan
faktur penjualan copy kepada pelanggan.
c . Petugas inkaso menerima kembali faktur tagihan dan meminta petugas
penagih menuliskan hasil tagihannya pada faktur tagihan di hari yang
sama pada saat penyerahan alat tagih, lalu menandatangani faktur tagihan
tersebut.
d . Petugas inkaso membuat bukti penerimaan kas untuk pembayaran secara
tunai atau bukti penerimaan bank untuk pembayaran secara cek atau giro,
lalu menyerahkan bukti penerimaan kas atau bank yang dilampirkan faktur
tagihan dan faktur penjualan copy ke kasir, lalu kasir akan menandatangani
faktur tagihan.
e . Petugas inkaso meminta kembali faktur tagihan yang telah ditandatangani
kasir dan mengarsipkan faktur pajak beserta faktur penjualan copy ke
dalam lemari besi (feeling cabinet).
2. Outlet yang mempunyai sistem tukar faktur

a. Sebelum waktu jatuh tempo, petugas penagih mendatangi pelanggan dengan
membawa faktur penjualan asli yang disertai dengan faktur penjualan copy
untuk melakukan tukar faktur dengan pelanggan yang tujuannya untuk
mengingatkan pelanggan bahwa pembayaran telah mendekati jatuh
tempo, petugas penagih menukarkan faktur penjualan asli dengan Tanda
Terima Tukar Faktur (TTTF) dan meminta pelanggan untuk
menandatangani dan memberi stempel yang merupakan janji
pembayaran.
b . Saat waktu jatuh tempo, petugas inkaso menyerahkan TTTF yang telah
ditandatangani dan diberi stempel oleh pelanggan dilampirkan dengan
dokumen alat tagih (faktur penjualan copy dan faktur pajak asli) serta nota
inkaso (faktur tagihan) yang ditandatangani dan diberi nomor dan tanggal
kepada petugas penagih, lalu petugas penagih memperoleh uang tunai, cek,
atau giro, dan menyerahkan faktur penjualan copy kepada pelanggan

62
sebagai bukti pembayaran atas TTTF yang berhasil ditagih oleh petugas
penagih.
c . Petugas inkaso menerima kembali faktur tagihan dilampirkan TTTF yang
belum berhasil ditagih dan meminta petugas penagih menuliskan hasil
tagihannya pada faktur tagihan di hari yang sama pada saat penyerahan
alat tagih, lalu petugas inkaso menandatangani faktur tagihan tersebut.
d . Petugas inkaso membuat bukti penerimaan kas untuk pembayaran secara
tunai atau bukti penerimaan bank untuk pembayaran secara cek atau giro
atas TTTF yang berhasil ditagih, lalu menyerahkan bukti penerimaan kas
atau bank dilampirkan faktur tagihan dan faktur penjualan copy ke kasir,
lalu kasir menandatangani faktur tagihan.
e . Petugas inkaso meminta kembali faktur tagihan yang telah ditandatangani
kasir dan mengarsipkan faktur pajak beserta faktur penjualan copy ke
dalam lemari besi (filling cabinet).
f . Batas pembayaran bagi pelanggan atas TTTF yang belum berhasil ditagih
oleh petugas penagih adalah 45 hari, jika lebih dari 45 hari maka
pelanggan tidak boleh melakukan transaksi pembelian atau status pelanggan
terkunci (lock).
g. Apabila penagihan piutang kepada pelanggan yang telat membayar setelah
45 hari atas TTTF yang belum berhasil ditagih oleh petugas penagih, maka
petugas inkaso akan membuat surat konfirmasi piutang per pelanggan, lalu
memberikan kepada petugas penagih saat melakukan penagihan. Hal ini
dilakukan sebagai alat kontrol dalam penagihan.
4.2.5 Dokumentasi
Pengarsipan atau dokumentasi dilakukan sebagai antisipasi jika terjadi hal
yang tidak dinginkan di masa yang akan datang dan perlu penelusuran seluruh
aspek kegiatan. Pengarsipan dokumentasi yang dilakukan telah memenuhi
ketentuan CDOB karena sudah ada dokumentasi tertulis yang berupa Standard
Operating Procedure (SOP), kontrak, dan data, baik berbentuk kertas dan
elektronik (sistem Navision) pada kegiatan pembelian, penerimaan,
penyimpanan, penyaluran dan pelaporan. Seluruh dokumen, seperti laporan

63
keuangan, laporan penjualan, laporan pembelian dan lain-lain dicetak dan

ditandatangani oleh masing-masing petugas dengan persetujuan kepala cabang.
Dokumen disimpan di rak arsip secara teratur dan belum pernah dimusnahkan.
Pelaporan dilakukan secara mingguan, bulanan, triwulan dan tahunan ke KFTD
pusat sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan selanjutnya di waktu
mendatang.
Berdasarkan dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut, maka kegiatan di
ketiga cabang KFTD dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian utama, yaitu
kegiatan pembelian dan penyimpanan (Unit Logistik), kegiatan penjualan dan
pelayanan (Unit Penjualan), dan kegiatan penagihan serta pengarsipan
dokumentasi (Unit Tata Usaha). Seluruh rangkaian kegiatan memiliki indikator
apakah kegiatan berjalan dengan baik atau tidak serta sasaran kegiatan sebagai
tolak ukur pencapaian tujuan.
Dari seluruh rangkaian kegiatan tersebut maka unit logistik di ketiga
cabang KFTD dalam hal pembelian telah mencapai sasaran memperoleh harga
barang yang lebih murah dengan adanya diskon yang diberikan oleh pihak
principal terutama principal pihak III. Service level pembelian mendekati 100%,
karena ULS tepat waktu dalam pengiriman barang pesanan (< 3 hari = 100 %)
tapi belum mampu memenuhi seluruh permintaan dari ketiga cabang KFTD.
Pada unit tata usaha di PT KFTD cabang Bekasi, pencapaian sasaran
sudah tercapai dengan tidak adanya kehilangan faktur. Di sisi lain, unit tata usaha
juga telah mencapai sasaran kegiatan dengan menyajikan laporan keuangan yang
tepat isi dan tepat waktu.

BAB 5
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa :
1. Cara Distribusi Obat yang Baik di PT. Kimia Farma Trading and Distribution
meliputi aspek manajemen mutu, organisasi, manajemen dan personalia,
bangunan dan peralatan, operasional, inspeksi diri, transportasi, fasilitas
distribusi berdasar kontrak dan dokumentasi. Sebagai Pedagang Besar
Farmasi, KFTD cabang Bogor, KFTD cabang Jakarta 1, dan KFTD cabang
Bekasi telah berusaha berpedoman pada CDOB yang dikeluarkan oleh Badan
POM RI pada semua lini kegiatannya, namun masih terdapat beberapa hal
yang perlu diperbaiki.
2. Dalam melakukan kegiatannya PT. Kimia Farma Trading and Distribution
(KFTD) telah menunjuk apoteker sebagai penanggung jawab fasilitas
distribusi, dimana tanggung jawab apoteker yaitu menyusun, memastikan dan
mempertahankan penerapan sistem manajeman mutu di fasilitas distribusi.
5.2 Saran
1. Sebaiknya dibuat SOP penyerahan tugas ke tenaga teknis kefarmasian lain
apabila APJ tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam waktu yang
ditentukan, sebab pada kenyataanya APJ hanya bertugas seorang diri
sehingga jika APJ cuti atau tidak dapat hadir karena alasan tertentu maka
tugas dan tanggung jawab APJ tidak dapat tergantikan.
2. Sebaiknya petugas gudang di KFTD Bogor segera ditambah, karena
mempertimbangkan luas gudang dan jumlah pesanan perhari, 2 petugas
gudang dirasa belum cukup. Selain itu kebijakan KFTD jakarta-1 yang
memperbolehkan petugas pengantar barang ikut dalam proses gudang harus
dievaluasi kembali, jika memang diperlukan harus ada pengawasan yang
ketat untuk menghindari kehilangan barang dan kerusakan barang akibat
petugas yang kurang terlatih.

65
3. Sebaiknya dilakukan evaluasi dari pihak UBL terkait dengan pemeriksaan

barang dan waktu pengiriman barang, sehingga tidak terjadi keterlambatan
barang dan kesalahan pengiriman barang.
4. Sebaiknya ruang transito out dan transito in di KFTD Jakarta-1 dan KFTD
Bogor dipisah dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang untuk
mencegah keterlambatan pengiriman, kesalahan atau kehilangan barang saat
pengiriman barang dan penerimaan barang.
5. Sebaiknya dibuat jadwal pembersihan dan perawatan gudang secara rutin di
ketiga KFTD cabang.
6. Sebaiknya pencatatan pengambilan barang ke dalam kartu stok untuk barang
reguler dilakukan dengan lengkap oleh ketiga KFTD cabang (tanggal, nomor
faktur, nama pelanggan, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah barang
yang diambil, dan sisa stok) sesuai SOP.
7. Sebaiknya motor penghantar barang di KFTD cabang Bogor dan Bekasi
dilengkapi dengan box demi menjaga mutu sediaan dan keselamatan
penghantar.
8. Sebaiknya dilakukan pelatihan kepada petugas di ketiga KFTD cabang
mengenai penggunaan APAR, pengelolaan CCP, pengelolaan narkotika-
psikotropika, CDOB dan perundang-undangan yang terkait.

DAFTAR ACUAN
Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia. (2012). Peraturan

Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor
HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 Tentang Pedoman Teknis Cara
Dstribusi Obat yang Baik. Jakarta: Direktorat Jenderal Pengawasan Obat
dan Makanan Republik Indonesia.
Kementerian Kesehatan. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia No. 1148 Tahun 2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi.
Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 Tentang Registrasi, Izin
Praktik,dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta: Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia.
Kementerian Keuangan. (2012). Peraturan Menteri Keuangan Nomor
162/PMK.011/2012 Tentang Penyesuaian Besarnya Penghasilan Tidak
Kena Pajak. Jakarta.
Kementrian Pekerjaan Umum. (2013). Pembukuan Unit Pengelola Keuangan.
Jakarta: Direktorat Jenderal Cipta Karya.
Kimia Farma. (2012). Laporan Tahunan Annual Report Tahun 2012. Jakarta:
Kimia Farma.
Nurjannah. (2012). Analisis Tingkat Perputaran Piutang Pada PT Adira Finance
Makassar. Skripsi. Universitas Hasanuddin. Makassar.
Pemerintah Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (1983). Undang-Undang Republik Indonesia No. 7
Tahun 1983 Tentang Pajak Penghasilan. Jakarta.
Presiden Republik Indonesia. (1997). Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Jakarta.
Tahun 2000 Tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 8
Tahun 1983 tentang Pajak Pertambahan Nilai Barang dan Jasa dan Pajak
dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah. Jakarta.
Tahun 2003 Tentang Badan Usaha Milik Negara. Jakarta.
Tahun 2009 Tentang Narkotika. Jakarta.

67
Said, Muhammad Umar. (2013). Manajemen Pedagang Besar Farmasi

Praktis.Solo: CV. Ar-Rahman.

LAMPIRAN

68
Lampiran 1. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar

69
Lampiran 2. Surat Izin Pedagang Besar Farmasi

70
Lampiran 3. Surat Izin Penyalur Alat Kesehatan

71
Lampiran 4. Surat Izin Khusus Sebagai Distributor Narkotika

72
Lampiran 5. Surat Pesanan ke Pihak Unit Logistik Sentral (ULS)

73
Lampiran 6. Surat Pesanan ke Pihak III

74
Lampiran 7. Faktur Pembelian dari UBL ke KFTD Cabang

75
Lampiran 8. Tanda Terima Barang dari UBL ke KFTD Cabang

76
Lampiran 9. Surat Pesanan Narkotika Model N-9

77
Lampiran 10. Faktur Penjualan dari KFTD Cabang ke Pelanggan

78
Lampiran 11. Nota Inkaso (Sebagai Alat Tagih ke Pelanggan)

79
Lampiran 12. Laporan Distribusi Obat per Customer

80
Lampiran 13. Faktur Penjualan dari Pihak III

81
Lampiran 14. Kartu Persediaan Barang (Pada Program Navision)

82
Lampiran 15. Kartu Persediaan Barang (Kartu Stok Barang)

MANAJEMEN PENYIMPANAN OBAT YANG EFEKTIF

BERDASARKAN CARA DISTRIBUSI OBAT YANG BAIK
PADA PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
CABANG JAKARTA-1
TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

1306343340
ANGKATAN LXXVIII
FAKULTAS FARMASI
JUNI 2014
i

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL........................................................................................................... i
DAFTAR ISI ......................................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................iii
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... iv
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ....................................................................................................... 1
1.2 Tujuan .................................................................................................................... 2
2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Jakarta-1 .............................. 3
2.2 Penyimpanan yang Efektif Berdasarkan Cara Distribusi Obat yang Baik
(CDOB) .................................................................................................................. 4
2.2.1 Bangunan dan Peralatan................................................................................ 4
2.2.2 Operasional ................................................................................................... 4
2.2.3 Dokumentasi ................................................................................................. 6
2.3 Manajemen Penyimpanan pada PT. Kimia Farma Trading and Distribution ........ 7
2.3.1 Standard Operational and Procedure Penerimaan, Penyimpanan,
dan Pengeluaran Barang ............................................................................... 7
2.3.2 Proses Penyimpanan ..................................................................................... 9
2.3.2.1 Penerimaan ........................................................................................ 9
2.3.2.2 Penyimpanan dan Pemusnahan ....................................................... 10
2.3.3 Pengeluaran ................................................................................................. 11
3. METODE PELAKSANAAN
3.1 Tempat dan Waktu ............................................................................................... 12
3.2 Metode Pengumpulan dan Pengolahan Data ........................................................ 12
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Prinsip Penyimpanan yang Efektif ...................................................................... 13
4.2 Peran Apoteker di KFTD .................................................................................... 13
4.3 Kegiatan Penyimpanan di KFTD Cabang Jakarta-1 ........................................... 14
4.3.1 Bangunan dan Peralatan............................................................................. 14
4.3.2 Operasional ................................................................................................ 16
4.3.2.1 Penerimaan Barang ........................................................................ 16
4.3.2.2 Penyimpanan Barang ..................................................................... 17
4.3.2.3 Penyiapan dan Pengemasan Barang ............................................... 21
4.3.2.4 Pengiriman Barang ......................................................................... 22
4.3.2.5 Stock Opname ................................................................................ 23
4.3.3 Dokumentasi .............................................................................................. 23
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan.......................................................................................................... 24
5.2 Saran .................................................................................................................... 24
DAFTAR ACUAN ......................................................................................................... 25
ii

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Diagram penerimaan, penyimpanan, pengeluaran barang ......................... 8

Gambar 2.2. Alur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang ......................... 9
Gambar 4.1. Alat pemadam kebakaran (a), termometer (b), pest control (c) ............... 16
Gambar 4.2. Rak penyimpanan produk eceran (a, b), produk fast moving dalam
bentuk karton (c) ...................................................................................... 18
Gambar 4.3. Penyimpanan produk di lantai 3 dalam bentuk karton (a, b),
penyimpanan produk obat dalam chiller dan kulkas yang
memerlukan perlakuan khusus (c) ........................................................... 19
Gambar 4.4. Rak penyimpanan produk narkotika (a), rak penyimpanan produk
psikotropika (b), rak penyimpanan produk alkes (c) ............................... 20
Gambar 4.5. Obat reguler yang rusak dan kadaluwarsa (a), produk narkotika dan
psikotropika yang rusak dan retur (b) ...................................................... 20
iii

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Struktur organisasi KFTD cabang Jakarta-1 ............................................ 26

Lampiran 2. Kartu stok produk reguler (a) dan obat narkotika (b) .............................. 27
Lampiran 3. Surat pesanan narkotika (model N-9) (a) dan psikotropika (b)................ 27
Lampiran 4. Berita barang kosong di gudang ............................................................... 28
Lampiran 5. Faktur berita acara stok opname .............................................................. 29
Lampiran 6. Kondisi ruang penyimpanan lantai 1 ....................................................... 30
iv

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, perlu
dilakukan upaya peningkatan ketersediaan obat dalam memenuhi standar
pelayanan kesehatan yang baik. Salah satu caranya adalah melalui Pedagang
Besar Farmasi (PBF), dimana PBF berperan serta dalam pendistribusian obat
kepada sarana penyedia obat kepada pelanggan, seperti apotek, rumah sakit,
klinik, dan lain-lainnya.
PBF sendiri merupakan perusahaan berbentuk badan hukum yang
memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan
obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
(Kementrian Kesehatan, 2011). PBF sebagai perusahaan distribusi, memiliki
fungsi dan peran sebagai pedagang perantara (intermediary) antara pemilik barang
(principal) dengan usaha penjual eceran (retailer atau reseller).
Untuk dapat menjalankan fungsinya dengan baik, maka PBF harus
memiliki sistem manajemen operasional yang baik, sehingga kegiatannya dapat
berlangsung dengan efektif dan efisien. Manajemen operasional merupakan suatu
cara pengelolaan fungsi-fungsi kegiatan (fungsi-fungsi manajemen) yang terdapat
dalam suatu perusahaan, untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Salah
satu bagian dari manajemen operasional di PBF adalah fungsi kegiatan
pengelolaan barang di gudang (warehousing). Manajemen pergudangan atau
penyimpanan berfungsi untuk menjaga kondisi kualitas barang sesuai persyaratan
Farmakope, yaitu tidak rusak dan tidak hilang.
Dalam sistem pengelolaan gudang di PBF, diperlukan seorang
penanggung jawab yang mana haruslah seorang apoteker yang telah terkualifikasi
dan memenuhi kompetensi sesuai perundang-undangan. Selain itu, apoteker juga
dituntut untuk memiliki pengetahuan dan mengikuti pelatihan mengenai Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB), yang memuat aspek keamanan, identifikasi
obat dan/atau bahan obat, deteksi dan pencegahan masuknya obat dan/atau bahan
obat palsu ke dalam rantai distribusi (BPOM RI, 2012).

2
Peran apoteker sangat vital dalam kegiatan logistik di PBF, dimana

seorang apoteker berperan sebagai Apoteker Penanggung Jawab (APJ) di PBF.
Peran APJ meliputi, pengadaan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang,
memantau penyaluran barang, dan bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan
keamanan obat-obat narkotika dan psikotropika (jika ada) di PBF.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka sebagai mahasiswa Program
Profesi Apoteker perlu untuk memahami tentang pengelolaan obat yang sesuai
dengan peraturan yang berlaku dan peran apoteker sebagai penanggung jawab
bagian logistik di PBF. Oleh karena itulah, Universitas Indonesia bekerja sama
dengan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) untuk melaksanakan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) sebagai sarana dalam mendapatkan ilmu
dan pengalaman dalam bidang pengelolaan obat dan memahami peran apoteker di
PBF. Di samping itu, mahasiswa juga dituntut untuk mengamati dan memahami
kegiatan CDOB yang dilakukan oleh KFTD, dalam hal ini dikhususkan pada
KFTD cabang Jakarta-1.
1.2 Tujuan
Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution cabang Jakarta-1 bertujuan untuk :
a. Mengetahui dan memahami penerapan Cara Distribusi Obat yang Baik,
khususnya dalam manajemen penyimpanan obat yang efektif (sistem
pergudangan).
b. Memahami peran dan tanggung jawab apoteker dalam menjamin
penyimpanan obat yang efektif (peran logistik).

BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Jakarta-1

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah anak
perusahaan perseroan yang didirikan pada tanggal 4 Januari 2003. KFTD bergerak
di bidang pelayanan distribusi dan perdagangan produk kesehatan dan memiliki
wilayah layanan yang luas, yaitu mencakup 33 provinsi dan 466 kabupaten atau
kota.
KFTD cabang Jakarta-1 merupakan salah satu dari 44 kantor cabang yang
ada di Indonesia. Dahulu kantor cabang ini terletak di daerah Bandengan, Jakarta
Utara. Namun, kini lokasinya telah dipindahkan ke Komplek Perkantoran
Majapahit, Jl. Majapahit No. 20, Jakarta Pusat. KFTD cabang Jakarta-1
merupakan kantor cabang KFTD kelas 3 yang melayani pemesanan pelanggan
berpusat pada Jakarta Barat, sebagian wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Utara dan
Jakarta Selatan, seperti daerah Cengkareng, Pluit, Muara Karang, Tomang, Slipi,
Grogol, Pasar Pagi, Glodok, Tanah Abang, Mangga Besar, dan lain-lain.
Dalam menjalankan operasional kegiatannya KFTD cabang Jakarta-1
menunjuk seorang apoteker sebagai penanggung jawab yang telah memiliki
pengetahuan dan mengikuti pelatihan CDOB yang memuat aspek keamanan,
identifikasi obat, deteksi, dan pencegahan masuknya obat palsu ke dalam rantai
distribusi. Jumlah personil KFTD cabang Jakarta-1, terdiri dari 1 orang Kepala
Cabang, 3 orang Supervisor (bagian penjualan, tata usaha, dan logistik), 10 orang
Salesman, 1 orang fakturis, 2 orang petugas gudang, 3 orang petugas pengirim
barang yang difasilitasi dengan 1 unit mobil box dan 3 unit motor box, 1 orang
kasir, 1 orang administrasi inkaso, dan 3 orang petugas juru tagih. Struktur
organisasi dapat dilihat pada Lampiran 1.

4
2.2 Penyimpanan yang Efektif Berdasarkan Cara Distribusi Obat yang

Baik (CDOB)
Fasilitas distribusi harus memiliki bangunan dan peralatan untuk menjamin
perlindungan dan distribusi obat dan/atau bahan obat. Menurut Badan Pengawas
Obat dan Makanan Republik Indonesia (2012), fasilitas distribusi harus memiliki
bangunan dan peralatan untuk menjamin perlindungan dan distribusi obat dan/atau
bahan obat, meliputi gedung, gudang, dan penyimpanan.
Suatu PBF harus mempunyai luas bangunan dan jumlah peralatan yang
cukup serta memenuhi persyaratan teknis yang ditetapkan untuk menjamin
pelaksanaan kegiatan yang efektif dan efisien. Suatu PBF setidaknya harus
memiliki ruang kerja karyawan, ruang administrasi, ruang tunggu, gudang
penyimpanan obat dan/atau bahan obat, wilayah penerimaan dan pengiriman obat
dan/atau bahan obat, wilayah penyiapan dan pengemasan obat dan/atau bahan
obat, dan kamar kecil. PBF juga harus dilengkapi dengan sumber air yang
memenuhi syarat kesehatan, pencahayaan yang memadai, tabung pemadam
kebakaran, CCTV, media pelindung gudang dari hama (seperti pest control),
ventilasi, serta sanitasi yang baik.
2.2.2 Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada kemasan.
Bagian operasional terdiri dari proses penerimaan, penyimpanan, pemisahan,
pemusnahan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman obat dan/atau bahan
obat.
Proses penerimaan obat dan/atau bahan obat ditujukan untuk memastikan
bahwa kiriman obat dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari
pemasok yang disetujui, tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama
transportasi.
Proses penyimpanan dan penanganan obat dan/atau bahan obat harus
mematuhi peraturan perundang-undangan. Kondisi penyimpanan untuk obat

5
dan/atau bahan obat harus sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi atau
non-farmasi yang memproduksi bahan obat standar mutu farmasi. Obat dan/atau
bahan obat harus disimpan terpisah dari produk selain obat dan/atau bahan obat
dan terlindung dari dampak yang tidak diinginkan akibat paparan cahaya
matahari, suhu, kelembaban dan faktor eksternal lain. Perhatian khusus harus
diberikan untuk obat dan/atau bahan obat yang membutuhkan kondisi
penyimpanan khusus.
Harus diambil langkah-langkah untuk memastikan rotasi stok sesuai
dengan tanggal kadaluwarsa obat dan/atau bahan obat mengikuti kaidah First
Expired First Out (FEFO). Obat dan/atau bahan obat harus ditangani dan
disimpan sedemikian rupa untuk mencegah tumpahan, kerusakan, kontaminasi,
dan campur baur. Obat dan/atau bahan obat tidak boleh langsung diletakkan
dilantai. Obat dan/atau bahan obat yang kadaluwarsa harus segera ditarik,
dipisahkan secara fisik, dan diblokir secara elektronik. Penarikan secara fisik
untuk obat dan/atau bahan obat kadaluwarsa harus dilakukan secara berkala.
Untuk menjaga akurasi persediaan stok, harus dilakukan stock opname
secara berkala berdasarkan pendekatan risiko. Perbedaan stok harus diselidiki
sesuai dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa ada tidaknya
campur-baur, kesalahan keluar-masuk, pencurian, penyalahgunaan obat dan/atau
bahan obat. Dokumentasi yang berkaitan dengan penyelidikan harus disimpan
untuk jangka waktu yang telah ditentukan.
Pemusnahan obat dan/atau bahan obat dilaksanakan terhadap obat dan/atau
bahan obat yang tidak memenuhi syarat untuk didistribusikan. Obat dan/atau
bahan obat yang akan dimusnahkan harus diidentifikasi secara tepat, diberi label
yang jelas, disimpan secara terpisah dan terkunci, serta ditangani sesuai dengan
prosedur tertulis. Prosedur tertulis tersebut harus memperhatikan dampak terhadap
kesehatan, pencegahan pencemaran lingkungan, dan kebocoran/penyimpangan
obat dan/atau bahan obat kepada pihak yang tidak berwenang.
Proses pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilakukan dengan
tepat sesuai dengan dokumen yang tersedia untuk memastikan obat dan/atau
bahan obat yang diambil benar. Obat dan/atau bahan obat yang diambil harus

6
memiliki masa simpan yang cukup sebelum kadaluwarsa dan berdasarkan sistem
FEFO. Nomor bets obat dan/atau bahan obat harus dicatat.
Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga
kerusakan, kontaminasi, dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus memadai
untuk mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau bahan obat selama
transportasi. Kontainer obat dan/atau bahan obat yang akan dikirimkan harus
disegel.
Pengiriman obat dan/atau bahan obat harus ditujukan kepada pelanggan
yang mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk
penyaluran obat dan/atau bahan obat ke pihak yang berwenang atau berhak untuk
keperluan khusus, seperti penelitian, special access, dan uji klinik, harus
dilengkapi dengan dokumen yang mencakup tanggal, nama obat dan/atau bahan
obat, bentuk sediaan, nomor bets, jumlah, nama, dan alamat pemasok, nama dan
alamat pemesan atau penerima.
2.2.3 Dokumentasi
Dokumentasi merupakan dokumen tertulis terkait dengan distribusi
(pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pelaporan), prosedur tertulis dan
dokumen lain yang terkait dengan pemastian mutu. Menurut CDOB, dokumentasi
yang baik merupakan bagian penting dari sistem manajemen mutu. Dokumentasi
dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:
a. Menjamin semua pelaksanaan distribusi berjalan sesuai dengan panduan mutu
dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
b. Apabila terjadi penyelewengan sistem, maka dapat ditelusuri dengan sistem
dokumentasi perjalanan distribusi.
c. Untuk mencegah kesalahan dari komunikasi lisan dan untuk memudahkan
penelusuran, antara lain sejarah bets, instruksi dan prosedur, maka
dokumentasi harus tertulis jelas.
Dokumentasi terdiri dari semua prosedur tertulis, petunjuk, kontrak,

catatan dan data dalam bentuk kertas maupun elektronik. Dokumentasi yang
dicatat dengan jelas dan rinci merupakan dasar untuk memastikan bahwa setiap
personil melaksanakan kegiatan sesuai uraian tugas sehingga memperkecil risiko

7
kesalahan. Dokumentasi distribusi harus mencakup informasi, berupa tanggal,

nama obat dan/atau bahan obat, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah barang
yang diterima/disalurkan, nama dan alamat pemasok/pelanggan.
2.3 Manajemen Penyimpanan pada PT. Kimia Farma Trading and

Distribution
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan
cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai
aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan
adanya manajemen penyimpanan ialah untuk memastikan bahwa obat dan/atau
bahan obat yang disimpan sesuai dengan rekomendasi dari industri farmasi
atau non farmasi. Sasaran dari manajemen penyimpanan ialah mencegah
kehilangan dan kerusakan barang atau kadaluwarsa. Indikatornya, yaitu :
a. Jika jumlah barang hilang dan rusak > dari angka kebijakannya, maka
fungsi pergudangan berfungsi dengan baik.
b. Jika jumlah barang hilang dan rusak < dari angka kebijakannya, maka
fungsi pergudangan tidak berfungsi dengan baik.
2.3.1 Standard Operational and Procedure Penerimaan, Penyimpanan, dan

Pengeluaran Barang
a. Menerima barang di transito in
1. Petugas logistik memeriksa dan menerima fisik barang dari pemasok sesuai
dengan SP dan faktur barang, di ruang transito in.
2. Membuat tanda terima barang (stempel atau paraf) di faktur pembelian.
3. Menyimpan dan memasukkan data barang pada sistem informasi.
b. Menyimpan barang
1. Petugas logistik memasukkan barang dari ruang transito in ke ruang
penyimpanan sesuai dengan lokasinya masing–masing barang.
2. Mencatat barang masuk di sistem informasi dan masing–masing kartu
barangnya.
3. Melaporkan penerimaan barang ke TU sebagai pembelian dan hutang.

8
c. Mengeluarkan barang dari gudang

1. Petugas logistik berdasarkan SP dan faktur penjualan dari fakturis,
mengeluarkan barang dari gudang ke transito out.
2. Mencatat mutasi barang di kartu barang dan sistem informasi.
3. Mencatat penyerahan barang dari gudang ke pengantar barang di buku
ekspedisi hantaran barang dan meminta paraf pengantar barang.
4. Memeriksa kembali penyerahan barang dari pengantar barang ke pelanggan
melalui faktur yang ada tanda terima dari pelanggan.
d. Membuat laporan mutasi barang di gudang

1. Petugas gudang membuat laporan mutasi barang.
2. Petugas gudang menghitung saldo barang setiap periode tertentu (1 bulan
atau 3 bulan), lalu membuat berita acara stock opname barang kemudian
mengirim laporan tersebut ke fungsi TU.
Gambar 2.1. Diagram penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang

9
Gambar 2.2. Alur penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang
2.3.2 Proses Penyimpanan

Proses penyimpanan, terdiri dari tahap awal penyimpanan (penerimaan
barang), tahap penyimpanan barang di gudang, dan tahap akhir penyimpanan
(pengeluaran barang).
2.3.2.1 Penerimaan
Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat
dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang disetujui,
tidak rusak dan tidak mengalami perubahan selama transportasi. Obat
memerlukan penyimpanan khusus atau tindakan pengamanan khusus, seperti obat
narkotika, kanker, dan vaksin yang harus segera dipindahkan ke tempat
penyimpanan yang sesuai setelah dilakukan pemeriksaan. Obat yang diterima dari
sarana transportasi harus diperiksa sebagai bentuk verifikasi terhadap keutuhan
kontainer atau sistem penutup, fisik, dan fitur kemasan serta label kemasan.
Pemeriksaan yang dilakukan diantaranya, yaitu :
a. Kebenaran nama, jenis, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah dan
kemasan harus sesuai dengan surat pengantar atau pengiriman barang atau
faktur penjualan.
b. Kondisi kontainer pengiriman dan/atau kemasan termasuk segel, label,

10
dan/atau penandaan dalam kondisi baik.

c. Kebenaran nama, jenis, jumlah, dan kemasan dalam surat pengantar atau
pengiriman barang dan/atau faktur penjualan harus sesuai dengan arsip surat
pesanan.
Setelah dilakukan pemeriksaan dan dinyatakan telah sesuai, penanggung

jawab fasilitas distribusi harus menandatangani surat pengantar atau pengiriman
barang dan/atau faktur penjualan dan dibubuhi stempel fasilitas distribusi. Jika
setelah dilakukan pemeriksaan terdapat item obat yang tidak sesuai dengan surat
pesanan atau kemasan tidak baik, maka obat yang tidak sesuai dengan surat
pesanan atau kondisi kemasan tidak baik harus dikembalikan dengan disertai bukti
retur dan surat pesanan asli, serta segera meminta bukti terima pengembalian dari
pemasok. Jika terdapat ketidaksesuaian nomor bets, tanggal kadaluwarsa dan
jumlah fisik dengan dokumen pengadaan, maka harus dibuat dokumentasi untuk
mengklarifikasi ketidaksesuaian yang dimaksud kepada pihak pemasok.
2.3.2.2 Penyimpanan dan Pemusnahan

Kegiatan yang terkait dengan penyimpanan obat harus memastikan
terpenuhinya kondisi penyimpanan yang dipersyaratkan dan memungkinkan
penyimpanan secara teratur sesuai dengan kategorinya. Harus diambil langkah-
langkah untuk memastikan rotasi stok sesuai dengan tanggal kadaluwarsa obat
mengikuti kaidah First Expired First Out (FEFO). Jika terjadi perbedaan stok,
harus diselidiki sesuai dengan prosedur tertulis yang ditentukan untuk memeriksa
ada atau tidaknya campur baur, kesalahan keluar-masuk, pencurian, dan
penyalahgunaan obat. Oleh karenanya, dokumentasi yang berkaitan dengan
penyelidikan harus disimpan untuk jangka waktu yang telah ditentukan.
Menurut peraturan perundang-undangan, obat narkotika harus disimpan di
tempat khusus dalam lemari dan gudang terkunci yang dijaga selalu suhunya serta
tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang selain obat narkotika untuk
menjamin keamanan dan mutu obat.
Pemusnahan dilakukan oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan
disaksikan oleh Petugas Badan POM, serta dibuat berita acara pemusnahan yang
ditandatangani oleh penanggung jawab fasilitas distribusi dan saksi. Pelaksanaan

11
pemusnahan dilaporkan ke Badan POM dengan tembusan disampaikan ke Balai

Besar atau Balai POM dan Dinas Kesehatan Provinsi setempat dengan
melampirkan berita acara pemusnahan.
2.3.3 Pengeluaran
Dalam proses pengeluaran barang, harus diperhatikan tahap-tahap
penerimaan pesanan dari customer, pengemasan, dan pengiriman. Pada saat
penerimaan pesanan dari customer, penanggung jawab fasilitas wajib memeriksa
hal-hal, seperti Surat Pesanan (SP), keaslian SP, memeriksa kebenaran dan
keabsahan SP. Setelah SP pesanan diterima, dilakukan penyiapan barang dan
dilanjutkan dengan pengemasan. Sebelum dilakukan pengemasan, barang yang
akan dikirim harus dilakukan pemeriksaan berupa :
a. Kebenaran nama obat, jenis dan kekuatan sediaan, isi kemasan, dan jumlah
obat.
b. Nomor bets, tanggal kadaluwarsa, dan nama industri farmasi.
c. Kondisi kemasan, termasuk juga penandaan dan segel.
d. Kelengkapan dan keabsahan dokumen serta kebenaran tujuan pengiriman.
Selanjutnya, dilakukan proses pengiriman barang, dimana setiap

pengeluaran barang harus dilakukan pencatatan pada kartu stok dan disahkan
oleh Kepala Logistik. Pengiriman obat ditujukan kepada pelanggan yang
mempunyai izin sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Prosedur tertulis
untuk pengiriman harus tersedia dan prosedur tersebut harus mempertimbangkan
sifat obat, serta tindakan pencegahan khusus untuk obat narkotika. Setiap
pengiriman barang harus disertai dan dilengkapi dengan dokumen pengiriman
yang sah, antara lain faktur penjualan dan/atau Surat Kirim Barang (SKB) yang
dikeluarkan oleh fasilitas distribusi yang ditandatangani oleh Kepala Logistik dan
penanggung jawab fasilitas distribusi. Dokumen pengiriman ini harus terpisah
dengan dokumen lain.

BAB 3
METODE PELAKSANAAN
3.1. Tempat dan Waktu

Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Perusahaan Besar Farmasi PT
Kimia Farma Trading & Distribution (PBF KFTD) dilaksanakan pada KFTD
cabang Jakarta-1 yang merupakan KFTD cabang kelas 3 yang terletak di Komplek
Perkantoran Majapahit, Jl. Majapahit No. 20, Jakarta Pusat.
PKPA di KFTD cabang dilaksanakan pada bulan Januari hingga bulan
Februari 2014 setiap hari Selasa hingga hari Jumat. Pada hari Senin dilakukan
perbekalan materi di KFTD pusat yang terletak di Jalan Budi Utomo No. 1,
Jakarta Pusat.
3.2. Metode Pengumpulan dan Pengolahan Data

Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung kesesuian antara
peraturan perundang-undangan dan standar yang ditentukan perusahaan dengan
pelaksanaan langsung di lapangan. Selain itu, dilakukan juga dengan bertanya
langsung kepada narasumber yang merupakan penanggung jawab dan pelaksana
langsung kegiatan operasional di perusahaan tempat praktek kerja. Data yang
telah diperoleh dicatat dan dilakukan rekapitulasi serta dianalisis kesesuaiannya
dengan literatur.

BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Prinsip Penyimpanan yang Efektif

Prinsip dari penyimpanan yang efektif adalah menjaga kondisi kualitas
obat dan/atau bahan obat di gudang sesuai persyaratan Farmakope, yaitu tidak
rusak dan tidak hilang. Artinya manajemen penyimpanan harus menjamin bahwa
sediaan obat dan/atau bahan obat yang berada di gudang untuk selalu terjaga mutu
dan keamanannya sesuai dengan persyaratan CDOB. Sasaran kegiatan dari
manajemen penyimpanan yang efektif ialah mencegah kehilangan dan kerusakan
barang atau kadaluwarsa, sehingga dapat meminimalisir kerugian yang diperoleh.
PBF KFTD cabang Jakarta-1 telah berusaha untuk menerapkan sistem
manajemen penyimpanan yang efektif berdasarkan CDOB serta Standard
Operating Procedure (SOP) yang ditetapkan dari KFTD pusat. Dalam sistem
manajemen penyimpanan di PBF, diperlukan seorang penanggung jawab fasilitas
distribusi yang haruslah seorang apoteker atau tenaga teknis kefarmasian yang
telah terkualifikasi dan memenuhi kompetensi sesuai perundang-undangan.
Penanggung jawab fasilitas distribusi juga harus memiliki pengetahuan dan
mengikuti pelatihan mengenai Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB), yang
memuat aspek keamanan, identifikasi obat dan/atau bahan obat, deteksi dan
pencegahan masuknya obat dan/atau bahan obat palsu ke dalam rantai distribusi
(BPOM RI, 2012).
4.2 Peran Apoteker di KFTD

Di KFTD terdapat seorang Apoteker Penanggung Jawab (APJ) yang
bekerja secara purna waktu sesuai dengan peraturan dan persyaratan di dalam
CDOB. Seorang APJ bertanggung jawab dalam menyusun, memastikan, dan
mempertahankan penerapan sistem mutu pada fasilitas pendistribusian. APJ
KFTD cabang Jakarta-1 bernama Erni Wahyuningsih, S.Si., Apt., dengan No.
STRA: 19800306/STRA-ISTN/2006/26426.
Peran apoteker di KFTD cabang Jakarta-1, selain sebagai seorang APJ,
adalah sebagai Supervisor Logistik. Beliau yang mengatur dan bertanggung

14
jawab dalam pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan memantau penyaluran

barang, serta bertanggung jawab terhadap ketersediaan dan keamanan obat-obat
narkotika. Kesehariannya, beliau yang bertanggung jawab dalam mengambil dan
mengemas obat-obat narkotika dan psikotropika, yang mana tugas tersebut
dituntut untuk dilakukan oleh seorang apoteker dan bila beliau sedang
berhalangan, tugas tersebut akan diambil alih oleh staf gudang yang memiliki
kualifikasi kompetensi sebagai asisten apoteker.
4.3 Kegiatan Penyimpanan di KFTD Cabang Jakarta-1

Kegiatan penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1 telah sesuai dengan
persyaratan dan ketentuan CDOB dan dilaksanakan dengan cukup baik, yang
meliputi bagian personalia, bangunan dan peralatan, operasional, dan
dokumentasi.

Gudang penyimpanan barang di KFTD cabang Jakarta-1 memiliki ruang
lingkup yang cukup besar sehingga dapat menyimpan obat dan/atau bahan obat
dengan baik. Gudang penyimpanan tersebut terdiri dari tiga tempat pada lantai
yang berbeda, yaitu lantai 1, 3, dan 4. Sehingga untuk memudahkan alur masuk
barang di gudang penyimpanan telah tersedia fasilitas berupa lift barang.
Gudang penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1 belum dilengkapi dengan
pintu transito in (pintu penerimaan barang) dan pintu transito out (pintu
pengeluaran barang) yang berbeda seperti yang dipersyaratkan di dalam CDOB.
Sehingga untuk mensiasatinya, aktivitas keluar-masuk barang dilakukan secara
bergantian, yaitu ketika sedang dilakukan penerimaan barang, maka proses
pengeluaran barang dihentikan, demikian pula sebaliknya. Hal ini berguna untuk
mencegah terjadinya kehilangan dan ketercampuran barang di dalam gudang
penyimpanan.
Ruang penerimaan barang (ruang sebelum pintu transito in) di KFTD
cabang Jakarta-1 sangat kecil sehingga pada saat proses penerimaan barang,
barang yang datang langsung dimasukkan ke dalam gudang setelah dilakukan
pengecekan kesesuain antara spesifikasi barang dengan data yang tertera pada

15
faktur pembelian. Ruang pengeluaran barang (ruang setelah transito out) di KFTD
cabang Jakarta-1 sendiri sama dengan ruang penerimaan barang. Menurut
ketentuan dari CDOB, ruang untuk penerimaan barang, penyimpanan barang, dan
pengeluaran barang yang baik harus terpisah dengan jarak yang telah ditentukan,
terlindung dari kondisi cuaca, dan harus didesain dengan baik, serta dilengkapi
dengan peralatan yang memadai. Hal ini terjadi akibat luas gedung yang tidak
memungkinkan untuk menyediakan 2 ruang yang berbeda (ruang penerimaan dan
ruang pengeluaran). Namun, untuk ruang penyimpanan, telah sesuai dengan
ketentuan dari CDOB, yaitu terpisah dari ruang penerimaan dan pengeluaran
barang.
Kondisi ruang penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1 cukup baik,
dimana telah tersedia palet (berguna untuk mencegah kontak karton dengan lantai
yang dapat menimbulkan kelembaban), CCTV (sebagai alat keamanan yang
mengawasi kondisi gudang), tabung pemadam kebakaran, AC, termometer,
tempat sampah, serta pest control (untuk pencegahan hama). Cara pencegahan
hama lainnya, seperti spraying dan fogging telah rutin dilakukan oleh KFTD
cabang Jakarta-1 selama 1-2 kali pertahun. Namun, untuk tingkat kebersihan
gudang penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1 masih kurang baik, dimana lantai
gudang sering kotor (terutama ketika musim hujan). Untuk itu, sebaiknya
dipekerjakan seorang Office Boy (OB) untuk menjaga kebersihan gedung karena
di KFTD cabang Jakarta-1 belum ada.
Persyaratan CDOB mengenai pengendalian suhu, lingkungan, dan
peralatan telah dipenuhi oleh KFTD cabang Jakarta-1. Gudang penyimpanan telah
dilengkapi dengan pendingin ruangan (AC) untuk menjaga sirkulasi udara dan
termohigrometer yang telah dikalibrasi sesuai dengan ketentuan CDOB untuk
memantau suhu gudang pada masing-masing lantai gudang penyimpanan barang.
Pada gudang penyimpanan narkotika-psikotropika telah dilengkapi dengan control
card untuk memantau suhu pada setiap pukul 08.00, 12.00, dan 16.00, tetapi pada
penyimpanan produk reguler tidak terdapat control card tersebut. Untuk produk
yang memerlukan perlakuan khusus, seperti produk vaksin telah dilengkapi
dengan chiller dan produk kanker telah dilengkapi dengan lemari pendingin
(kulkas).

16
(a) (b) (c)
Gambar 4.1. Alat pemadam kebakaran (a), termometer (b), pest control (c)
Seluruh kegiatan penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1 telah

terintegrasi menggunakan sistem komputerisasi Navision. Dengan sistem tersebut,
kegiatan penyimpanan barang di gudang dapat diawasi secara elektronik
disamping juga pengawasan secara manual melalui pencatatan. Sistem integrasi
tersebut hanya dapat dioperasikan oleh supervisor logistik melalui komputer yang
telah terintegrasi sistem Navision tersebut.
4.3.2 Operasional
Kegiatan operasional yang berkaitan dengan manajemen penyimpanan
barang, meliputi penerimaan barang, penyimpanan barang, dan pengiriman
barang.
4.3.2.1 Penerimaan Barang

Proses penerimaan barang merupakan tahap awal dari manajemen
penyimpanan, dimana penerimaan datang setelah dilakukannya pemesanan oleh
penanggung jawab fasilitas distribusi kepada perusahaan induk dan principal
pihak ketiga (principal pusat dan principal lokal). Proses penerimaan barang di
KFTD cabang Jakarta-1 telah memenuhi persyaratan CDOB dan SOP yang dibuat
KFTD pusat. Kegiatan penerimaan barang dilakukan di ruang penerimaan (ruang
sebelum pintu transito in).
Penerimaan barang dilakukan oleh Supervisor Logistik yang akan
melakukan pengecekan kesesuaian barang yang datang dengan Surat Pesanan
(SP), meliputi nama barang, jumlah barang, nomor bets, diskon, tanggal
kadaluwarsa, dan harga, serta mencocokkan fisik barang dengan SKB (Surat

17
Kirim Barang) dari ULS (atau UBL) atau Surat Jalan dari Principal Pihak III dan
Principal Lokal. Setelah sesuai, SKB atau Surat Jalan ditandatangani oleh APJ,
lalu pada sistem Navision, dilakukan entry data dan pada kartu stok barang
dimasukkan berapa jumlah barang yang bertambah. SKB atau Surat Jalan
kemudian diterima supervisor Tata Usaha (TU) untuk ditandatangani dan
dijadikan sebagai hutang dagang. Apabila hasil pengecekan tidak sesuai, maka
dilakukan permintaan kelengkapan barang untuk produk non-Napza dan
pembuatan berita acara untuk produk Napza kepada supplier.
4.3.2.2 Penyimpanan Barang

Dalam manajemen penyimpanan barang, KFTD cabang Jakarta-1
menerapkan sistem penyimpanan First Expired First Out (FEFO), dimana barang
yang memiliki tanggal kadaluwarsa tercepat akan dijual terlebih dahulu, kecuali
bila customer meminta barang dengan tanggal kadaluwarsa tertentu. Tanggal
kadaluwarsa produk dapat dilihat melalui sistem Navision. Struktur gudang
penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1, terdiri dari 1 Supervisor Logistik dan 2
staf gudang.
Gudang penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1 terdiri dari 3 lantai,
yaitu lantai 1 untuk produk obat dan kosmetik fast moving, OGB, OTC, kosmetik
lainnya, vitamin, dan produk Pihak ketiga dalam bentuk eceran dan dus; lantai 3
juga untuk produk seperti lantai 1, tetapi hanya untuk produk non-fast moving
dalam bentuk dus dan produk dengan perlakuan khusus, seperti di dalam chiller
yang dilengkapi dengan termometer untuk menyimpan produk vaksin dan di
dalam lemari es untuk menyimpan produk kanker; dan lantai 4 untuk produk
narkotika, psikotropika, dan alkes yang ditutupi oleh pintu besi yang terkunci
dengan gembok besi. Suhu ruangan untuk produk non-NAPZA berkisar antara
25-28oC, produk NAPZA berkisar antara 20-25oC, dan produk dengan perlakuan
khusus berkisar antara 2-8oC.
Penyimpanan produk eceran di lantai 1 terbagi menjadi beberapa rak besi,
seperti rak besi obat generik Kimia Farma, obat ethical Kimia Farma, dan obat
dari Pihak ketiga yang disusun secara alfabetis. Produk kosmetik dan produk
topikal lainnya, diletakkan di rak bagian belakang gudang untuk memisahkan

18
produk reguler dengan produk topikal. Penyusunan produk eceran di setiap rak,
dipisahkan antara produk yang satu dengan produk atau dosis lainnya
menggunakan pembatas berupa kartu stok yang diselipkan di antara kedua
produk. Penyusunannya secara alfabetis dari rak 1 paling atas ke bawah,
dilanjutkan dengan rak 2 (disamping rak 1), misalnya rak 1 baris 1 berupa produk
acyclovir dosis 200 dan 400 mg, rak 1 baris 2 berupa amlodipin 10 mg dan
amoksisilin 500 mg, rak 1 baris ketiga (paling bawah) berupa produk suspensi
amoksisilin dan produk suspensi lainnya yang berat sehingga untuk keamanannya
di taruh di rak terbawah, rak 2 baris 1 diisi oleh obat doksisiklin dan etambutol
(sesuai alfabetis), dan seterusnya. Selain itu, juga terdapat beberapa produk fast
moving, seperti bedak Salisil, bedak Marck’s, Batugin, dan Enkasari dalam
bentuk dus di bagian depan di dalam gudang yang telah dialaskan dengan palet
untuk menghindari produk dari kelembaban. Gudang penyimpanan lantai 1 juga
dilengkapi dengan kamera CCTV, pest control, termometer, tabung pemadam
kebakaran, dan AC dengan suhu ruangan dijaga 25-28oC.
(a) (b) (c)
Gambar 4.2. Rak penyimpanan produk eceran (a, b), produk fast moving dalam
bentuk karton (c)
Pada gudang penyimpanan lantai 3, terdapat produk-produk berupa karton

atau dus, baik berupa produk fast moving (karena gudang penyimpanan lantai 1
sudah tidak muat) dan produk non-fast moving, serta untuk produk obat yang
memerlukan perlakuan khusus, seperti produk vaksin yang disimpan di dalam

19
chiller yang dilengkapi dengan termometer dengan suhu dijaga 2-8oC dan produk
antikanker yang disimpan di dalam lemari es. Pada penyimpanan produk di lantai
3 juga dilengkapi dengan termometer, AC, palet dan pest control.
(a) (b) (c)
Gambar 4.3. Penyimpanan produk di lantai 3 dalam bentuk karton (a, b),
penyimpanan produk obat dalam chiller dan kulkas yang memerlukan perlakuan
khusus (c)
Pada penyimpanan produk narkotika di KFTD cabang Jakarta-1 tidak

sesuai dengan peryaratan CDOB dimana gudang penyimpanan narkotika yang
baik seharusnya hanya untuk menyimpan produk narkotika saja. Pada KFTD
cabang Jakarta-1 ini, di dalam gudang penyimpanan produk narkotika, juga
terdapat produk psikotropika dan produk obat alkes. Menurut Peraturan Menteri
Kesehatan, gudang dan lemari narkotika tidak boleh digunakan untuk
menyimpan barang selain narkotika, kecuali ditentukan lain oleh Menteri.
Untuk penyimpanan produk obat narkotika, psikotropika, dan alkes di
lantai 4, setiap jenis produk obat dipisahkan dengan rak besi dan disusun secara
alfabetis dengan suhu ruangan diatur 20-25oC dengan AC dihidupkan sepanjang
hari. Untuk barang narkotika dalam bentuk dus, ditaruh di dalam rak, di atas rak
besi dan sebagian di taruh di lantai yang telah dialaskan palet apabila tidak muat.
Di dalam ruang penyimpannya tersebut terdapat control card, dimana setiap jam
08.00, 12.00, dan 16.00 suhu ruangan dicatat sebagai dokumentasi perharinya
oleh APJ.

20
(a) (b) (c)
Gambar 4.4. Rak penyimpanan produk narkotika (a), rak penyimpanan produk
psikotropika (b), rak penyimpanan produk alkes (c)
Untuk obat yang rusak dan kadaluwarsa di KFTD cabang Jakarta-1 telah
dilakukan pemisahan dan ditempatkan di area terpisah, di area sekitar gudang
lantai 1 untuk obat reguler dan lantai 4 untuk obat narkotika dan psikotropika.
Pemusnahan obat di KFTD cabang Jakarta-1 belum pernah dilaksanakan karena
pemusnahan dilakukan oleh ULS.
(a) (b)
Gambar 4.5. Obat reguler yang rusak dan kadaluwarsa (a), produk narkotika dan
psikotropika yang rusak dan retur (b)
Hasil pengamatan di lapangan menunjukkan bahwa sistem pergudangan

atau penyimpanan di KFTD cabang Jakarta-1 telah berjalan dengan baik. Namun,
masih ada beberapa hal yang kurang, seperti pengisian kartu stok produk obat

21
reguler, dimana seperti penjelasan pada bagian penerimaan barang sebelumnya,

dokumentasi penerimaan barang di gudang belum tertulis di kartu stok sehingga
kolom stok akhir tidak dapat diisi oleh petugas gudang. Di dalam kartu stok
sendiri, tercantum kolom tanggal, No. faktur, Customer/Supplier, No. bets,
tanggal kadaluwarsa, masuk, keluar, stok akhir, dan keterangan. Sebenarnya,
untuk pengisian kartu stok produk obat reguler di KFTD cabang Jakarta-1 sangat
jarang dilakukan, dimana hanya pada saat tertentu saja diisi dan pada kolom
tanggal kadaluwarsa, jumlah barang yang masuk, dan stok akhir tidak
dicantumkan. Hal ini dikarenakan kurangnya jumlah staf di gudang penyimpanan
KFTD cabang Jakarta-1.
4.3.2.3 Penyiapan dan Pengemasan Barang

Proses penyiapan barang dilakukan setelah diterima SP dari customer.
Barang disiapkan sesuai dengan SKB dan SP, meliputi nama sediaan, jumlah,
jenis atau bentuk sediaan, nomor bets, dan tanggal kadaluwarsa, lalu dilakukan
pencatatan barang keluar pada kartu stok masing-masing. Proses penyiapan
barang yang benar adalah dilakukan oleh petugas logistik khusus bagian
penyiapan dan pada proses pengemasan dilakukan oleh petugas logistik yang
berbeda. Sedangkan pada KFTD cabang Jakarta-1, proses penyiapan dan proses
pengemasan dilakukan oleh orang yang sama, yaitu petugas penghantar barang ke
customer dibantu oleh 1 staf gudang dan 1 staf gudang lainnya bertindak sebagai
Quality Control (QC) yang memantau kesesuaian barang yang diambil dengan
faktur pesanan. Menurut CDOB, pada proses penyiapan dan pengemasan
seharusnya tidak boleh dilakukan oleh petugas hantaran, karena riskan akan
ketercampuran dan kehilangan obat. Hal ini terjadi karena petugas hantaran
adalah petugas yang telah dipercaya oleh staf gudang dan untuk meminimalisir
waktu yang hilang akibat jumlah staf gudang yang sedikit.
Penyiapan dan pengemasan obat narkotika, psikotropika, dan alkes
dilakukan oleh Supervisor Logistik yang merangkap APJ di cabang KFTD
Jakarta-1. Hal ini disebabkan karena menurut peraturan mengenai narkotika,
penyiapan dan pengemasan produk obat dituntut untuk dilakukan oleh seorang
apoteker dan bila beliau sedang berhalangan, tugas tersebut akan diambil alih oleh

22
staf gudang yang merupakan tenaga teknis kefarmasian, seperti asisten apoteker.
Setelah kegiatan pengambilan dilaksanakan, barang dikemas dengan
plastik atau dus dan disegel dengan steples atau lakban untuk menjaga mutu
selama transportasi pengiriman, kemudian diberi nama dengan spidol permanen.
Kegiatan ini dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya kerusakan,
kontaminasi, pencurian, dan tertukarnya barang hantaran. Kemudian petugas
hantaran menuliskan tanggal penghantaran, nomor faktur, tanggal faktur, nama
debitur atau pelanggan, jumlah harga komersil, dan jumlah harga PPn di buku
ekspedisi penjualan. Buku ekspedisi penjualan ini merupakan dokumentasi
penghantaran barang ke pelanggan. Setelah diisi, buku ekspedisi penjualan
kemudian ditandatangani oleh petugas hantaran, selanjutnya diperiksa
kesesuaiannya oleh APJ. Selanjutnya, petugas hantaran mengeluarkan barang
yang sudah dikemas beserta faktur penjualan, dan SP dari pelanggan ke pintu
transito out dan memasukkan barang ke dalam mobil atau motor yang dilengkapi
dengan box, lalu barang dihantar ke tempat tujuan sesuai dengan nama debitur
atau pelanggan yang tertulis pada faktur penjualan.
4.3.2.4 Pengiriman Barang

Pengiriman barang di KFTD cabang Jakarta-1 dilakukan sendiri oleh 3
orang petugas hantaran. Penghantaran barang dilakukan setiap pagi sebelum jam
11.00 WIB dan sore hari untuk barang yang belum sempat dihantar sebelumnya.
Penghantaran dilakukan menggunakan motor dan mobil box. Pada mobil dan
motor box KFTD cabang Jakarta-1 telah dilengkapi dengan kunci gembok guna
menjaga keamanan dan mencegah pencurian obat dan penyelewengan lainnya
selama transportasi. Penghantaran produk yang memerlukan perlakuan suhu
khusus, seperti obat kanker dan vaksin, dalam penghantarannya digunakan cool
box yang dilengkapi dengan ice pack untuk menjaga mutu produk sesuai dengan
persyaratan CDOB. Namun, pada cool box belum tersedia termometer untuk
memastikan suhu barang yang akan diantar selalu stabil.
Sebelum melakukan pengiriman, petugas hantaran barang mengisi data di
buku ekspedisi pengiriman barang dan tanda tangan di kolom paraf pengirim
barang. Hal ini dilakukan sebagai dokumentasi untuk mencegah pengiriman

23
barang yang tidak tepat. Pengirim barang juga mengisi data berupa No. faktur,
nama pelanggan, nama pengirim, dan paraf pengirim pada nota inkaso di bagian
administrasi inkaso.
Proses pengiriman barang di KFTD cabang Jakarta-1 telah berjalan
dengan baik, dimana sistem one day service telah berhasil dilakukan. Selain itu,
dokumen-dokumen yang berkaitan juga utuh dan tidak ada yang hilang.
4.3.2.5 Stock Opname

Stock opname dilakukan secara berkala (3 bulan sekali) berdasarkan
pendekatan resiko untuk menjaga akurasi persediaan stok di gudang
penyimpanan. Perbedaan stok harus diselidiki sesuai dengan prosedur tertulis
yang ditetapkan untuk mengetahui ada tidaknya ketercampuran, pencurian,
kesalahan penerimaan dan pengeluaran barang, penyalahgunaan obat dan/atau
bahan obat.
Pada KFTD cabang Jakarta-1, telah dilakukan stock opname secara
berkala, yaitu 3 bulan sekali. Pada saat dilakukan stock opname, maka transaksi,
baik pembelian dan penjualan tidak dilakukan. Semua SP harus telah dilayani
dan barang telah dikirim kepada customer. Apabila terdapat barang yang belum
terkirim, maka barang harus disimpan pada tempat yang terpisah. Untuk produk
retur proses harus telah diselesaikan secara fisik dan dilakukan pembukuan.
Pada saat pelaksanaan stock opname, dilakukan pengecekan kebenaran,
keadaan, dan jumlah fisik barang. Setelah stock opname selesai, dilakukan entry
data ke dalam sistem Navision, berupa jumlah stok di kartu stok dan jumlah fisik
yang dicek. Selanjutnya, dilakukan pembuatan Berita Acara stock opname yang
ditandatangani oleh panitia petugas stock opname.
4.3.3 Dokumentasi
Kegiatan dokumentasi di KFTD cabang Jakarta-1 telah dilakukan sesuai
dengan ketentuan dari CDOB. Dokumentasi telah dilakukan dengan
menggunakan sistem Navision yang terkomputerisasi. Selain itu, dilakukan pula
pembukuan secara manual, meliputi lembar fotokopi SP kepada pemasok, Surat
Kirim Barang (SKB) dan faktur invoice, SP dari pelanggan dan faktur penjualan,
serta berita acara jika terjadi retur dari pelanggan.

BAB 5
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dapat disimpulkan bahwa :
a. Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) untuk kegiatan di KFTD cabang
Jakarta-1 telah mencakup keseluruhan aspek yang telah ditetapkan sesuai
dengan peraturan perundang-undangan, diantaranya meliputi aspek
personalia, bangunan dan peralatan, dokumentasi, dan manajemen
operasional, meliputi penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, dan
penyaluran barang.
b. Peran apoteker di KFTD cabang Jakarta-1 adalah sebagai Supervisor
Logistik dan Apoteker Penanggung Jawab fasilitas distribusi. Apoteker
bertanggung jawab dalam pengadaan barang, penerimaan barang,
penyimpanan barang, memantau penyaluran barang, dan bertanggung jawab
terhadap ketersediaan dan keamanan obat-obat narkotika di PBF.
5.2 Saran
a. Sebaiknya dibuat SOP pendelegasian tugas ke tenaga teknis kefarmasian lain
apabila APJ tidak dapat melaksanakan tugasnya dalam waktu yang
ditentukan.
b. Sebaiknya ruang transito in dan transito out di KFTD cabang Jakarta-1
dipisah sesuai dengan pesyaratan CDOB.
c. Sebaiknya SP asli pengadaan narkotika-psikotropika di KFTD cabang
Jakarta-1 segera dikirimkan ke ULS setelah dibuat oleh APJ.
d. Sebaiknya dibuat jadwal pembersihan gudang yang rutin di KFTD cabang
Jakarta-1.
e. Sebaiknya pencatatan keluar masuk barang ke dalam kartu stok untuk barang
reguler dilakukan secara rutin di KFTD cabang Jakarta-1 sesuai SOP.
f. Sebaiknya gudang penyimpanan untuk obat narkotika dan psikotropika di
KFTD cabang Jakarta-1 dipisah sesuai dengan peraturan yang telah
ditetapkan.

25
DAFTAR ACUAN
Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia. (2012). Peraturan

Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia Nomor
HK. 03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara
Distribusi Obat yang Baik. Jakarta: Direktorat Jenderal Pengawasan Obat
dan Makanan Republik Indonesia.
Indonesia No. 28/MENKES/PER/1978 tentang Penyimpanan Narkotika.
Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Indonesia No. 1148 Tahun 2011 tentang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta:
Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Kimia Farma. (2011). Standard Operating Procedures PT. Kimia Farma Trading
and Distribution. Jakarta: Kimia Farma.
Pemerintah Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta.
tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta: Presiden Republik Indonesia.
Said, Muhammad Umar. (2013). Manajemen Pedagang Besar Farmasi Praktis.
Solo : CV. Ar-Rahman.

LAMPIRAN

26
Lampiran 1. Struktur organisasi KFTD cabang Jakarta-1

27
Lampiran 2. Kartu stok produk reguler (a) dan obat narkotika (b)
(a) (b)
Lampiran 3. Surat pesanan narkotika (model N-9) (a) dan psikotropika (b)
(a) (a)

28
Lampiran 4. Berita barang kosong di gudang

29
Lampiran 5. Faktur berita acara stok opname

30
Lampiran 6. Kondisi ruang penyimpanan lantai 1

31
(lanjutan)

32

33

34
(Sambungan)

Universitas Indonesia

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Universitas Indonesia

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

UNIVERSITAS INDONESIA

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

ALWI SEMAR LOPUTRA, S. Farm.

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER

ALWI SEMAR LOPUTRA, S. Farm.

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Demikian laporan PKPA ini disusun, dengan harapan tulisan ini

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Nama : Alwi Semar Loputra

xvi+ 90 halaman : 13 gambar, 23 lampiran

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Name : Alwi Semar Loputra

Pharmacist Internship at PT. Kimia Farma Trading and Distribution aims to

Keywords : apothecary professional program, PT. Kimia Farma

xvi+ 90 pages : 13 pictures, 23 appendix

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

DAFTAR ACUAN ......................................................................................................... 66

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Gambar 3.1 Diagram pengadaan barang 35

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Lampiran 1 Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Besar 68

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

1.1 Latar Belakang

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

2.1 Pedagang Besar farmasi (PBF)

2.1.2 Landasan Hukum PBF

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

2.1.3 Tugas dan Fungsi PBF

2.1.4 Persyaratan PBF

2.1.4.1 Tempat atau Lokasi

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

2.1.4.3 Perlengkapan PBF

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

2.1.5 Apoteker Penanggung Jawab di PBF

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi

Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) merupakan bukti tertulis yag

Setelah memenuhi persyaratan di atas, seorang Apoteker yang akan

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

Pencabutan SIKA oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

d. Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan

2.1.6 Tata Cara Perizinan PBF

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

d. Komisaris/dewan pengawas dan direksi/pengurus tidak pernah terlibat, baik

Permohonan harus ditandatangani oleh direktur/ketua dan apoteker calon

Alur pengajuan perizinan Pedagang Besar Farmasi (PBF), yaitu sebagai

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

2.1.7 Pencabutan Izin PBF

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014

2.1.8 Penyelenggaraan PBF

Laporan praktek…, Alwi Semar Loputra, FFar UI, 2014