Tahapan Penyusunan Rencana Kegiatan

Program Kerja (RKPK)
POSTED BY ALIWEAR ⋅ 27 DESEMBER 2011 ⋅ TINGGALKAN KOMENTAR

Fungsi RKPK mencakup sebagai berikut:

 Menjabarkan rencana strategis ke dalam rencana operasional;

 Memelihara konsistensi antara capaian tujuan perencanaan strategis jangka menengah dengan tujuan perencanaan dan
penganggaran tahunan organisasi
 Mengarahkan proses penyusunan rencana kerja
 Menjadi dasar pedoman dalam penyusunan  rencan aksi
 Instrumen bagi suatu organisasi untuk mengukur kinerja penyelenggaraan fungsi organisasi
 Instrumen bagi suatu organisasi untuk mengukur capaian target kinerja program kegiatan  jangka menengah;
 Instrumen bagi suatu organisasi untuk mengukur capaian target standar pelayanan minimal dan mengukur kinerja kegiatan
masing-masing bidang
 Instrumen bagi suatu organisasi sebagai acuan laporan kepada rapat anggota,  kepada dewan pembina dan kepada para
alumni.
 Menyediakan informasi bagi pemenuhan Laporan Evaluasi Penyelenggaraan Organisasi yang perlu disampaikan dalam
rapat organisasi.

Pendekatan Perencanaan dalam Penyusunan RKPK

Ada lima pendekatan dalam penyusunan RKPK, yaitu pendekatan teknokratis, politis, partisipatif, top-down, dan bottom-up, yang

diuraikan sebagai berikut :

Pendekatan Teknokratis (Strategis dan Berbasis Kinerja)

Dokumen RKPK pada dasarnya merupakan suatu proses pemikiran strategis. Kualitas dokumen RKPK sangat ditentukan oleh

kualitas program dan kegiatan yang diusulkan RKPK dalam mencapai tujuan dan sasaran rencana pengembangan organisasi yang

disepakati dalam rapat kerja RKPK. Penyusunan RKPK sangat erat kaitannya dengan kompetensi dalam menyusun,

mengorganisasikan, mengimplementasikan, mengendalikan, dan mengevaluasi capaian program dan kegiatan. Pendekatan

teknokratis bermakna bahwa RKPK memuat hal-hal sebagai berikut:

 Review menyeluruh tentang kinerja organisasi tahun lalu

 Rumusan status, kedudukan kinerja penyelenggaraan urusan wajib/pilihan organisasi masa kini
 Rumusan peluang dan tantangan ke depan yang mempengaruhi penyusunan RKPK
 Rumusan tujuan, strategi, dan kebijakan pembangunan
 Pertimbangan atas kendala ketersediaan sumberdaya dan dana
 Rumusan dan prioritas program dan kegiatan bidang organisasi berbasis kinerja
 Tolok ukur dan target kinerja capaian program dan kegiatan dengan mempertimbangkan Standar Pelayanan Minimal
 Tolok ukur dan target kinerja keluaran
 Tolok ukur dan target kinerja hasil
 Pagu indikatif program dan kegiatan.
 Prakiraan maju pendanaan program dan kegiatan untuk satu tahun berikutnya
 Kejelasan siapa bertanggungjawab untuk mencapai tujuan, sasaran dan hasil, serta waktu penyelesaian, termasuk review
kemajuan pencapaian sasaran

Pendekatan Demokratis dan Partisipatif

Pendekatan demokratis dan partisipatif bermakna bahwa RKPK memuat hal-hal sebagai berikut:

 Identifikasi pemangku kepentingan yang relevan untuk dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan di setiap tahapan
penyusunan RKPK
 Kesetaraan antara para pemangku kepentingan dari unsur hierarkhis internal organisasi dalam pengambilan keputusan
 Transparasi dan akuntabilitas dalam proses perencanaan
 Keterwakilan yang memadai dari seluruh segmen masyarakat, terutama para alumni
 Rasa memiliki masyarakat terhadap RKPK
 Pelibatan media (press kampus)
 Pelaksanaan rapat kerja RKPK yang berkualitas dari segi penerapan perencanaan Partisipatif
 Konsensus atau kesepakatan pada semua tahapan penting pengambilan keputusan, seperti: perumusan prioritas isu dan
permasalahan, perumusan tujuan, strategi, dan kebijakan dan prioritas program

Pendekatan Politis

Pendekatan politis bermakna bahwa RKPK memuat hal-hal sebagai berikut:

 Konsultasi dengan Pimpinan untuk penerjemahan yang tepat, sistematis atas visi, misi, dan program Kepala Bidang
organisasi ke dalam tujuan, strategi, kebijakan, dan program organisasi
 Keterlibatan aktif  Dewan Pembina dalam proses penyusunan RKPK
 Jaring aspirasi masyarakat (reses) oleh Dewan Pembina merupakan bagian integral dari proses penyusunan RKPK
 Pokok-pokok pikiran Dewan Pembina dalam proses penyusunan RKPD
 Pembahasan terhadap Rancangan Peraturan Organisasi tentang RKPK yang setelah ditetapkan akan mengikat semua pihak
sebagai acuan dalam penyusunan RAPBO

Pendekatan Bottom-up

Pendekatan bottom-up bermakna bahwa RKPK memuat hal-hal sebagai berikut:

 Penjaringan aspirasi dan kebutuhan masyarakat untuk melihat konsistensi dengan visi, misi, dan program Pimpinan
Organisasi Terpilih
 Memperhatikan hasil proses rapat kerja organisasi dan kesepakatan dengan masyarakat tentang prioritas pembangunan
organisasi
 Mempertimbangkan hasil Forum RKPK

Pendekatan Top-down

Pendekatan top-down bermakna bahwa RKPK memuat hal-hal sebagai berikut:

 Sinergi dengan rencana kegiatan dan program kerja

 Sinergi dan konsistensi dengan RPJM
 Penanganan masalah dengan pendekatan holistik dan pendekatan sistem.
 Sinergi dan komitmen organisasi induk (jika ada) terhadap tujuan-tujuan pembangunan global seperti Millenium
Development Goals (MDGs), Sustainable Development, pemenuhan Hak Asasi Manusia, pemenuhan standar pelayanan minimal
(SPM), dan sebagainya.

Persiapan dan Pada tahap ini dilakukan orientasi mengenai RKPK, identifikasi para pemangku

kepentingan untuk dilibatkan dalam proses penyusunan RKPK, pembentukan Tim

Tahap 1 Pengorganisasian Para
Penyusun RKPK, Penyusunan Rencana Kerja Penyiapan Dokumen, pengumpulan dat

Pemangku Kepentingan dan informasi, serta penyusunan daftar isi RKPK.

Tahapan ini mencakup kegiatan-kegiatan review RPJM, review usulan program da

kegiatan SKPD tahun lalu dan prioritas untuk tahun rencana, analisis isu strategis dan
Penyusunan Rancangan
prioritas kegiatan organisasi untuk tahun yang direncanakan bersama para pemangku
Tahap 2
Awal RKPK kepentingan terkait,

menyusun dokumen rancangan awal RKPK, dan pembahasan rancangan awal RKPK

Penyusunan Rancangan
Tahapan ini meliputi kegiatan persiapan penyusunan, kegiatan analisis dan pengkajian
Tahap 3
dokumen terkait, dan kegiatan penyusunan Rancangan Renja
Renja

Pada tahap ini dilakukan penilaian dan pembahasan atas rancangan Renja yang

disampaikan Kepala bidang organisasi kepada pimpinan organisasi, pengintegrasian

Penyusunan Rancangan rancangan Renja  ke dalam Rancangan Awal RKPK untuk menjadi Rancangan RKPK

Tahap 4 pembahasan dengan para pemangku kepentingan (jika ada) terkait untuk memperoleh
RKPK masukan dan pertimbangan bagi rancangan RKPK, penyiapan ringkasan Rancangan

RKPK untuk sebagai bahan pembahasan dalam Rapat kerja tahunan organisasi, dan

penyampaian tembusan Rancangan RKPK kepada Dewan Pembina

Tahap ini merupakan pelibatan para pemangku kepentingan (jika ada) dalam

Tahap 5 Rapat Kerja pengambilan keputusan perencanaan, melalui pelaksanaan rapat kerja, sesuai jadwa

yang ditetapkan.

Tahap 6
Penyusunan Rancangan Pada tahap ini dilakukan penyempurnaan atas Rancangan RKPK berdasarkan hasi
 kesepakatan dalam rapat kerja tahunan organisasi dengan tetap memperhatikan

rancangan Rencana Kerja Program Kerja Bidang

Akhir RKPK

Penyiapan dan Penetapan

Tahap 7 Pada tahap ini dilakukan penyiapan dan penetapan peraturan organisasi tentang RKPK
Peraturan RKPK

Pengintegrasian RKPK ke
Pada tahap ini RKPK perlu diterjemahkan ke dalam proses penganggaran melalu
Tahap 8 dalam Proses Penganggaran
penyusunan Matrik Program Kerja.
Organisasi

Orientasi RKPK

Kesamaan pemahaman merupakan salah satu syarat pencapaian kesepakatan untuk tujuan bersama. Oleh karena itu, maka dalam

penyusunan Rencana Kegiatan Program Kerja perlu dilakukan orientasi bagi pihak-pihak yang terkait, baik yang menyangkut proses

dan pendekatan perencanaan maupun berkaitan dengan substansi perencanaan itu sendiri.

Adapun proses orientasi mengenai RKPK, adalah sebagai berikut:

Langkah-1   :    Membentuk tim inti penyusun RKPK yang anggotanya berasal dari unsur bidang-bidang organisasi

Langkah-2   :    Mempelajari peraturan yang terkait dengan penyusunan RKPK

Langkah-3   :    Menyusun jadwal/agenda, bahan presentasi dan narasumber untuk kegiatan orientasi RKPK

Langkah-4   :    Melakukan presentasi yang dihadiri seluruh anggota organisasi

Langkah 5   :    Menyusun kesepakatan bersama mengenai pokok-pokok yang perludilakukan dalam penyusunan RKPK, baik yang

menyangkut proses penyusunan, substansi utama, pendekatan RKPK, maupun rancangan sementara agenda penyusunan dokumen

RKPK. 

Identifikasi Pemangku Kepentingan

Identifikasi para pemangku kepentingan dimaksudkan untuk mencari siapa dan dari unsur mana yang memiliki kompetensi untuk

dilibatkan secara aktif dalam proses penyusunan RKPK. Untuk itu, langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:

Langkah-1   :  Menyusun inventarisasi daftar yang memiliki kompetensi dalam perencanaan pembangunan. Data dapat bersumber

dari alumni dan lainnya.

Langkah-2   : Melakukan kajian pengalaman dari institusi atau individu yang terdaftar dan  selanjutnya menentukan siapa individu

atau institusi yang cocok untuk dilibatkan sebagai tim penyusun, fasilitator, narasumber, advisor atau sebagai mitra diskusi, dan juga

menentukan keterlibatan masing-masing dalam keseluruhan proses penyusunan RKPK.

Langkah-3   : Menyiapkan surat permintaan resmi dari Organisasi induk dan Pimpinan  Organisasi untuk pelibatan para pemangku

kepentingan dalam proses penyusunan RKPK sesuai peran yang dikehendaki.

Langkah-4   : Mengundang para pemangku kepentingan yang relevan dan sesuai perannya dalam kegiatan-kegiatan yang

diselenggarakan dalam rangka penyusunan dokumen RKPK.

Penyusunan Agenda Kerja Penyiapan Dokumen

Penyusunan rencana kerja perlu dilakukan sebagai acuan bagi tim penyusun dalam proses penyiapannya. Rencana kerja mengatur

rincian kegiatan apa yang perlu dilakukan (termasuk seluruh kegiatan rapat kerja forum diskusi), siapa yang melakukan, metoda

pelaksanaannya bagaimana, serta kapan kegiatan tersebut akan dilakukan. Langkah-langkah penyusunan rencana kerja secara umum

adalah sebagai berikut:

Langkah-1      Menyusun rincian agenda kegiatan yang harus dilakukan dalam proses penyusunan dokumen RKPK dan memberi

catatan batas waktu (deadline) pada kegiatan-kegiatan yang telah ditentukan berdasarkan peraturan perundangan

Langkah-2      Merumuskan keluaran/output serta metoda pelaksanaan dari setiap rincian  kegiatan tersebut.

Langkah-3      Menyusun matrik rencana kerja yang berisikan rincian kegiatan, keluaran, metoda dan jadwal pelaksanaan

Langkah-4 :    Menjabarkan rencana kerja penyusunan RKPK tersebut oleh masing-masing  kelompok kerja /Komisi

Pengumpulan Data dan Informasi

Setiap usulan program dan kegiatan perlu didukung dengan data dan informasi yang memadai dan akurat dari sumber yang dapat

dipertanggungjawabkan. Data/informasi yang dikumpulkan sedemikian rupa sehingga memperlihatkan secara jelas status,

kedudukan, capaian kinerja penyelenggaraan urusan wajib/pilihan sebuah organisasi.

Langkah-1:     Menyusun daftar data/informasi yang dibutuhkan bagi penyusunan RKPK dan menuangkannya dalam bentuk

matrik (check list) untuk memudahkan pemantauan.

Langkah-2:     Melakukan pengumpulan data/informasi dari sumber-sumber yang dapat dipertanggungjawabkan

Langkah-3:     Menyiapkan tabel-tabel/matrik kompilasi data yang sesuai dengan kebutuhan  analisis.

Penyiapan Daftar Isi

Dokumen RKPK merupakan dokumen yang menjabarkan rencana jangka menengah organisasi ke dalam rencana tahunan dan

mengimplementasikannya dalam program dan kegiatan tahunan, sehingga akan dijadikan acuan bagi proses penyusunan RAPBO,

mulai dari perumusan Kebijakan Umum APBO, penetapan Prioritas dan Plafon Anggaran hingga penyusunan RAPBO. Oleh karena

itu substansi RKPK seyogyanya mampu menjawab kebutuhan materi bagi proses perencanaan dan penganggaran selanjutnya.

PENYUSUNAN RANCANGAN AWAL RKPK

Rancangan Awal RKPK merupakan kunci penting dalam menentukan kualitas seluruh proses penyusunan RKPK. Rancangan Awal

menginformasikan rancangan kerangka ekonomi daerah, arah kebijakan keuangan organisasi, arah prioritas kegiatan organisai dan

rencana kerja program dan kegiatan yang dilengkapi dengan rancangan pagu indikatif untuk setiap bidang kegiatan untuk tahun yang

direncanakan sebagai acuan bagi setiap bidan dalam menyiapkan rancangan Renja bidang organisasi. Rancangan Awal RKPK

berfungsi sebagai koridor perencanaan dan pengembangan indikatif untuk tahun yang direncanakan. Arah kebijakan keuangan

organisasi  di dalam Rancangan Awal RKPK organisasi memuat indikasi belanja organisasi, indikasi belanja dana dekonsentrasi,

indikasi belanja dana sekretariatan, serta indikasi belanja tugas lapangan. Informasi ini sangat berguna sebagai acuan desa dalam

menyusun rancangan RKT (Rencana Kerja Tahunan) bidang organisasi. Di dalam penyusunan rancangan awal RKPK dilakukan

review RPJM, review usulan program dan kegiatan bidang organisasi dari usulan tahun lalu dan prioritas kegiatan untuk tahun

rencana, kajian terhadap RKP, analisis isu strategis dan prioritas pengembangan organisasi untuk tahun yang direncanakan bersama

para pemangku kepentingan yang terkait, merumuskan rancangan awal RKPK, dan pembahasan rancangan awal RKPK dengan

bidang organisasi. Penyusunan Rancangan Awal RKPK merupakan tanggung jawab Bendahara, untuk itu bendahara membentuk tim

penyusun RKPK yang bertugas melaksanakan seluruh proses penyusunan dokumen RKPK.
Prinsip-prinsip Penyusunan Rancangan Awal RKPK

Hal prinsip yang harus diperhatikan dalam penyusunan rancangan awal RKPK adalah:

 Penyusunan Rancangan Awal RKPK berpedoman pada hasil review RPJM dan capaian kinerja penyelenggaraan urusan
wajib/pilihan pengurus organisasi, hasil review terhadap usulan-usulan bidang organisasi yang tertuang dalam prakiraan maju
yang diajukan tahun sebelumnya, serta memperhatikan perkiraan kemampuan keuangan organisasi .
 Substansi utama yang termuat dalam rancangan awal RKPK, meliputi a). Evaluasi pelaksanaan RKPK tahun lalu b).
Rancangan kerangka ekonomi organisasi c). Arah kebijakan keuangan organisasi, termasuk indikasi belanja bagi hasil dan
belanja bantuan keuangan. d). Prioritas dan sasaran kegiatan organisasi e). Rencana program dan kegiatan prioritas serta pagu
indikatif bidang organisasi
 Informasi pagu indikatif bagi setiap bidang organisasi dan indikasi belanja bagi hasil serta belanja bantuan keuangan
merupakan informasi yang harus disampaikan dalam rancangan awal RKPK. Ketersediaan informasi ini akan sangat dibutuhkan
oleh setiap bidang organisasi sebagai acuan dalam merumuskan rancangan rencana kerja bidang organisasi
 Pengalokasian besaran pagu indikatif berorientasi pada asas pemenuhan kebutuhan,efisiensi, keadilan, dan penilaian
kinerja, serta sinergi sumber-sumber pendanaan.
 Perhitungan pagu indikatif anggaran program dan kegiatan yang dialokasikan bagi setiap bidang organisasi didasarkan pada
kebutuhan bidang organisasi untuk melaksanakan urusan wajib/pilihan organisasi prioritas sesuai tingkat dan sasaran pelayanan
program dan kegiatan.
 Penyusunan rancangan awal RKPK dilakukan oleh Tim Inti Penyusunan RKPK dibawah tanggung jawab bendahara, yang
prosesnya dilakukan secara partisipatif.
 Penyusunan rancangan awal RKPK dapat dimulai segera setelah dicapainya persetujuan bersama Dewan Pembina dan
pimpinan organisasi terhadap Rantap APBO untuk pelaksanaan tahun sebelumnya (sekitar bulan Desember). Selanjutnya, paling
lambat pada Minggu ke-3 bulan Januari Rancangan Awal RKPK sudah selesai disusun dan disebarkan kepada setiap bidang
organisasi dan unit kegiatan.

Tata Cara Penyusunan

Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunan rancangan awal RKPK adalah sebagai berikut:

 Bendahara melakukan review RPJM untuk melihat seberapa jauh pencapaian target kinerja program; isu dan permasalahan
yang dihadapi; dan indikasi prioritas program pada tahun rencana
 Bendahara melakukan kompilasi rancangan program/kegiatan setiap bidang organisasi untuk tahun rencana. Kompilasi
rancangan program/kegiatan setiap bidang organisasi ini diambil dari prakiraan maju RKA-bidang organisasi tahun (n+1) dari
usulan tahun sebelumnya untuk dikonfirmasi kembali kepada setiap bidang organisasi.
 Bendahara menyiapkan konsep Surat Edaran pimpinan orgaisasi yang ditujukan kepada seluruh pimpinan bidang
organisasi, berisikan permintaan agar setiap bidang organisasi mengkonfirmasi, mereview atau memperbaiki usulan atas rencana
program dan kegiatan tahun rencana yang diajukan pada tahun sebelumnya, dengan memperhatikan prioritas bidang masing-
masing.
 Ketua mengeluarkan Surat Edaran untuk seluruh bidang organisasi dengan dilengkapi dengan formulir-formulir
isian/matriks rencana program dan kegiatan bidang organisasi yang telah disiapkan Bendahara, disertai batas waktu
pengembalian formulir isian tersebut kepada bendahara.
 Bendahara menerima pengembalian formulir isian rencana program dan kegiatan yang telah dikonfirmasi/ direview/
dievaluasi atau usulan perubahan dari masing-masing bidang organisai.
 Bendahara melakukan pengecekan dan perbaikan terhadap matriks-matriks program setiap bidang organisasi berdasarkan
pengembalian formulir isian dari bidang organisasi yang disesuaikan dengan hasil review RPJM, serta hasil monitoring dan
evaluasi kinerja pencapaian tahun lalu.
 Dalam melaksanakan langkah (1), (2), (3), (4) dan (5), secara simultan Bendahara melalui Tim Intinya menyiapkan
dokumen Rancangan Awal RKPK secara lengkap Bendahara bersama Sekretaris mengundang seluruh Kepala Bidang untuk
pembahasan rancangan awal RKPK, guna disepakati sebagai pedoman penyusunan rancangan Renja-bidang organisasi.
 Bendahara mengirimkan rancangan awal RKPK yang disertai dengan jadwal kalender perencanaan daerah untuk tahun
yang direncanakan kepada seluruh bidang organisasi sebagai bahan bagi bidang organisasi untuk menyusun Rancangan Renja
bidang organisasi. Rancangan awal RKPK
 Pengiriman rancangan awal RKPK tersebut disertai dengan catatan agar setiap bidang organisasi menyerahkan rancangan
Renja bidang organisasi kepada Bendahara sesuai dengan kalender perencanaan yang disampaikan