PROSES DAN

TIPE
PENGADAAN
(PURCHASING)
O L E H :

A K H M A D G H I F F A R Y
B U D I A N T O , S .T . , M .T .
PENGADAAN (PURCHASING)
• Serangkaian aktivitas organisasi yang berhubungan dengan pengadaan barang yang
memiliki prinsip tepat kualitas, kuantitas, waktu dan harga sehingga dapat mendukung
tujuan perusahaan
Kualitas

Aturan Kuantitas
Pengadaan

Harga Waktu
 Berdasarkan tujuan:
- Melakukan proses pembelian barang dan
jasa sesuai kebutuhan
- Menyediakan barang dan jasa tepat
waktu, kualitas, kuantitas, aturan dan harga

TUGAS
BAGIAN Secara umum:
PENGADAAN - Merancang hubungan (relasi bisnis)
dengan supplier
- Melakukan seleksi dan pemilihan supplier
- Memelihara data item yang dibutuhkan
dan data supplier
 CARA PENGADAAN

Membuat
Membeli vs
sendiri vs
menyewa
membeli
 MAKE OR BUY
Make Buy

Biaya beli < biaya buat/make

Biaya buat/make sendiri < biaya beli
Keperluan sedikit
Memiliki kapasitas dan kemampuan lebih
Teknologi rekanan/supplier lebih canggih
dan maju
Desain rancangan produk perlu dirahasiakan
Kapasitas terbatas
Kontrol langsung secara ketat
Bahan baku/ raw material sulit didapat
Supplier tidak dapat diandalkan (not
reliable) Hak paten ada pada perusahaan lain
BUY OR LEASE
Buy Lease

Menguasai sepenuhnya barang dan jasa

Efisien dalam pemeliharaan
sehingga lebih leluasa dalam penggunaan

Tidak memerlukan modal investasi yang

Menambah nilai aset perusahan
tinggi

Operasi lebih terjamin Tidak perlu menyimpan suku cadang

Mengurangi ketergantungan pada pihak lain Terhindar dari risiko obselence (keusangan)
PROSES
PEMBELIAN
• Proses pembelian rutin biasanya berlaku untuk item-
item yang suppliernya sudah jelas karena ada
kesepakatan jangka panjang antara supplier dengan
perusahaan.
• Sedangkan proses tender (dan juga lelang) dilakukan
untuk item-item yang suppliernya masih harus dipilih.
 • Secara umum sistem pembeliaan dapat dapat digolongkan
menjadi:
1. Pembelian rutin (cara biasa);
2. Pesanan selimut (blanket order);
3. Pembelian atas dasar konsinyasi (consignment purchasing);
JENIS 4. Pembelian tepat waktu (JIT purchasing);
SISTEM 5. System kontrak;
6. Kontrak jasa dan material;
PEMBELIAN
1) PEMBELIAN RUTIN
• Pembelian rutin dilakukan untuk item-item yang kebutuhannya berulang (repetitive).
• Biasanya item-item yang seperti ini relatif standar sehingga proses pembelian tidak
lagi melibatkan perancangan spesifikasi.
• Baik perusahaan maupun supplier sama-sama memiliki data yang lengkap tentang
item-item tersebut (meliputi nama, nomor kode, spesifikasi, delivery lead time, harga
per unit, dan sebagainya).
GAMBARAN
PROSES
PEMBELIAN
RUTIN
PROSES PEMBELIAN RUTIN
1. Bagian yang membutuhkan mengirimkan permintaan pembelian ke bagian
pengadaan. Dokumen permintaan pembelian ini dinamakan purchase requisition
(PR) atau material requisition (MR).
2. Bagian pengadaan akan mengevaluasi MR / PR yang diterima.
❑Kecuali ada kendala yang menghambat, PR / MR ini kemudian akan ditindaklanjuti
oleh bagian pengadaan dengan mengirimkan purchase order (PO) ke supplier
yang dianggap tepat.
❑Pada proses pembelian rutin, supplier biasanya sudah terindentifikasi.
❑Pada kasus di mana ada banyak supplier yang bisa memasok, bagian pengadaan
harus bisa memutuskan ke supplier mana PO harus dikirim.
P R OSES P EM B EL IA N R UTIN ( CTD. )
3. Begitu supplier sepakat untuk memenuhi PO tersebut, bagian pengadaan
harus secara proaktif memonitor perkembangan pengirimannya agar tidak
terjadi keterlambatan.
❑Apabila ada perubahan waktu kebutuhan, perusahaan mungkin harus
melakukan percepatan (expedite) atau memundurkan pengiriman.
4. Pada saat pesanan datang, bagian gudang berkewajiban untuk mengecek
benar tidaknva item yang dikirim serta jumlah dan kualitasnya.
❑Apabila prosedur formal diperlukan untuk pengecekan kualitas (incoming
inspection), bagian kualitas yang biasanva akan melakukannva sebelum
barang disimpan di gudang.
P R OSES P EM B EL IA N R UTIN ( CTD. )
5. Bagian akuntansi kemudian akan menyelesaikan proses pembayaran
sesuai dengan terms pembayaran yang berlaku.
❑Kebanyakan supplier memberikan sejenis credit terms atau payment
delay. Artinya, barang yang dikirim saat ini tidak perlu langsung
dibayar, tetapi ada penundaan beberapa lama.
❑Banyak supplier yang memberikan kesempatan penundaan
pembayaran selama 30 hari setelah barang dikirim.
BLANKET ORDER
• Blanket order (BO) atau blanket purchase order adalah
cara yang popular untuk meningkatkan efisiensi dalam
kegiatan pembelian, yang berakibat pula peningkatan
efisiensi dalam pengelolaan persediaan.
• BO adalah suatu cara pemesanan atau pembelian
sebagai alternative dari cara pemesanan yang biasa,
yaitu atas dasar harga satuan pasti untuk jenis barang.
• BO adalah persetujuan pembelian mengenai sejumlah
jenis barang selama waktu tertentu, atas dasar harga
satuan yang disetujui bersama.
B L A N KET OR DER ( CTD. )
• Di bawah sistem ini, kesepakatan dilakukan antara pembeli dan supplier untuk
menyediakan sejumlah barang tertentu yang diperlukan, selama periode waktu
tertentu (misal selama 1 tahun penuh), dengan harga yang disepakati.
• Sistem ini meminimalkan biaya administrasi dan berguna untuk item kelas ‘C’ yang
tidak memerlukan kontrol kaku.
• Pengiriman dilakukan tergantung pada kebutuhan pembeli
B L A N KET OR DER ( CTD. )
• Beberapa perusahaan telah memanfaatkan cara BO ini dengan meminta reduksi atau
potongan harga.
• Permintaan potongan harga ini cukup wajar dan ada alasannya yang masuk akal, yaitu
potongan harga karena volume besar.
• Jenis potongan harga ini biasanya diberikan oleh penjual apabila terjadi pembelian
dalam jumlah yang sangat besar, baik yang meliputi satu jenis barang maupun
beberapa jenis barang. Jumlah yang besar dapat dalam arti volume atau dalam arti
harga.
 Pekerjaan yang berulang dalam memintakan harga atau lelang serta pengeluaran surat
pesanan dapat dihindari

Pekerjaan lain yang berkaitan dengan pembelian dapat dikurangi, sepertri

pembicaraan lewat telepon, korespondensi, dan kunjungan ke pabrik atau penjual.

Mendapat potongan harga karena membeli dalam jumlah besar atau harga banyak;

KEUNTUNGAN Pengurangan persediaan barang, karena penyerahan barang hanya dilakukan kalau
BLANKET barang sudah benar-benar dipakai;

ORDER Pengadaan barang menjadi lebih pasti dan terjamin;

Waktu para pembeli dapat lebih difokuskan pada penanganan pembelian barang yang
lebih rumit.

Akhirnya, semuanya itu akan meningkatkan efisiensi perusahaan.

CONTOH BLANKET ORDER
 PROSES
PURCHASE
ORDER
3 ) P E M B E L I A N ATA S DA S A R KO N S I N YA S I
• Kebijakan pembelian sedemikian rupa sehingga mengakibatkan perusahaan tidak perlu
menyimpan barang dalam persedian, sehingga tidak terkena biaya penyimpanan yang
begitu besar.
• Biaya penyimpanan yang besar ini terdiri dari beberapa jenis biaya, yang secara garis besar
dapat diperinci sebagai berikut;
1. Biaya bunga dari investasi berupa barang (ini merupakan biaya yang terbesar);
2. Biaya preservasi atau pengawetan;
3. Risiko kehilangan;
4. Risiko tinggal guna (obsolescence)
5. Risiko menjadi persediaan mati;
6. Sewa atau depresiasi gudang;
7. Biaya asuransi;
8. Biaya bongkar muatan barang;
9. Biaya karyawan gudang;
10. Biaya teknologi informasi;
11. Biaya umum operasi gudang seperti listrik, air dan sejenisnya;
PEMBELIAN ATAS DASAR KONSINYASI (CTD.)

• “Consignment (Konsinyasi) adalah barang-barang yang dikirim untuk dititipkan

kepada pihak lain dalam rangka penjualan dimasa mendatang atau untuk tujuan lain,
hak atas barang tersebut tetap melekat pada pihak pengirim (Consignor). Penerimaan
titipan barang tersebut (Consignee) selanjutnya bertanggung jawab terhadap
penanganan barang sesuai dengan kesepakatan”.
CONSIGNMENT
4 ) P E M B E L I A N T E PAT W A K T U (J I T
PURCHASING)
• konsep pembelian JIT (Just In Time Purchasing) yang mensyaratkan para pemasok untuk
mengirimkan suku cadang dan bahan baku tepat pada waktunya untuk produksi.
• Dalam menerapkan metode Just In Time Purchasing, ada enam prinsip, yaitu
(Schniederjans, 1999:26; dalam Soewarno, 2005):
a) Mengurangi ukuran lot dan meningkatkan frekuensi pemesanan.
b) Mengurangi persediaan pengaman.
c) Mengurangi biaya pembelian.
d) Improve material handling.
e) Mengusahakan zero inventory.
f) Mengusahakan pemasok yang dapat diandalkan
JIT PURCHASING
• Pembelian JIT adalah sistem penjadwalan pengadaan barang dengan cara sedemikian
rupa sehingga dapat dilakukan penyerahan segera untuk memenuhi permintaan atau
penggunaan
• Pembelian JIT dapat mengurangi waktu dan biaya yang berhubungan dengan aktivitas
pembelian dengan cara:
1) Mengurangi jumlah pemasok sehingga perusahaan dapat mengurangi sumber-sumber
yang dicurahkan dalam negosiasi dengan pamasoknya.
2) Mengurangi atau mengeliminasi waktu dan biaya negosiasi dengan pemasok melalui
kontrak jangka panjang dengan pemasok.
3) Memiliki pembeli atau pelanggan dengan program pembelian yang mapan.
4) Mengeliminasi atau mengurangi kegiatan dan biaya yang tidak bernilai tambah.
5) Mengurangi waktu dan biaya untuk program-program pemeriksaan mutu. supplier yang
dapat menjamin ketepatan waktu jumlah dan kualitas barang yang dibeli dapat
mengurangi waktu dan biaya pemeriksaan
5) PEMBELIAN DENGAN KONTRAK
• Salah satu variasi dalam pembelian JIT adalah “sistem kontrak” atau system contracting.
• Dalam system pembelian ini tehnik pembelian ditekankan pada pembelian dan pengisian
kembali persediaan barang yang keperluannya berulang dengan megurangi biaya dan
waktu administrasi.
• System kontrak adalah suatu kontrak induk yang mencangkup berbagai kebutuhan barang
sebagai hasil dari negosiasi dengan persyaratan, harga satuan, dan waktu penyerahan
tertentu.
• Perbedaan dengan BO pembelian konsinyasi, dan pembelian JIT adalah sitem kontrak
mencangkup jangka waktu yang lebih panjang, menyangkut pula perjanjian penyediaan
barang digudang dan jasa-jasa lain yang terkait, serta menyangkut barang yang telah
dicantumkan dalam catalog.
PEMBELIAN DENGAN KONTRAK ( CTD.)
• Dibandingkan dengan jenis-jenis yang telah disebutkan terdahulu, sitem kontrak berbeda
dalam hal-hal sebagai berikut.
1. Kurang formal. Dalam system kontrak, tidak hanya kontraknya berjangka lebih panjang,
tetapi juga terkait dengan tingkat kepercayaan dan saling ketergantungan yang tinggi.
Cukup banyak jasa yang diharapkan dari rekanan.
2. Lebih transparan dalam menganalisis keperluan barang oleh pembeli, biasanya rekanan
pemasok dapat membantu. Data keperluan jenis, jumlah, dan waktu yang lalu merupakan
catatan yang sangat penting dalam memperkirakan keperluan yang akan datang.
3. Standardisasi. Dalam sitem kontrak, pembeli hanya akan menerima barang produksi atau
yang dibuat oleh pemasok saja, sehingga secara tidak langsung menerima barang yang
standar.
PEMBELIAN DENGAN KONTRAK ( CTD.)
4. Catalog
Catalog pemasok merupakan sesuatu yang vital dalam system ini dan juga
merupakan perbedaan yang nyata dengan system yang lain. Catalog merupakan
identifikasi barang yang diperjanjikan.
5. Pemintaan pengisian persediaan
tugas yang biasanya menjadi tanggung jawab organisasi pembeli ini dilaksanakan
oleh organisasi penjual, sehingga mengurangi tugas dan resiko pembeli dalam
penyediaan barang.
6. Pembayaran
Meskipun tiap faktur akan mencangkup tiap pengiriman, tetapi penagihan dapat
dilakukan secara berkala sesuai dengan perjanjian, yakni bulanan atau tiap tiga
bulan atau tiap satuan waktu lainnya.
KEUNTUNGAN PEMBELIAN
DENGAN KONTRAK
• Mengurangi persedian barang;
• Mengurangi administrasi barang;
• Meningkatkan standarisasi;
• Mengurangi permintaan/ perhitungan pengisian kembali;
• Mengurangi pemeriksaan penawaran;
• Mengurangi surat pesanan;
• Mengurangi surat pemberitahuan pengapalan;
• Mengurangi frekuensi penagihan;
• Mengurangi ruangan penyimpanan;
• Mengurangi resiko tinggal guna, resiko kehilangan, dan resiko persediaan mati;
• Mengurangi negosiasi harga;
6) PEMBELIAN MELALUI TENDER
• Tender sedikit berbeda dengan lelang.
• Pada proses tender, tidak ada kesempatan bagi para peserta (supplier) untuk merevisi
harga yang telah ditawarkan.
• Harga penawaran biasanya bersifat rahasia dan tidak diperlihatkan ke peserta yang
lain.
• Sedangkan pada proses lelang, peserta diundang untuk datang (secara fisik atau
lewat Internet) untuk mengikuti proses lelang.
• Pada saat lelang berlangsung, peserta bisa melihat harga yang ditawarkan oleh
peserta yang lain dan mereka boleh merevisi (menurunkan) harga sampai pada batas
waktu lelang yang ditetapkan.
PROSES PEMBELIAN MELALUI
TENDER
1. Bagian yang membutuhkan barang atau jasa (biasanya juga disebut user) mendefinisikan
kebutuhan secara umum. Mungkin kebutuhan ini masih merupakan konsep umum (karena
barang atau jasa yang dimaksud belum jelas) atau sudah cukup detail (kalau barang /
jasa tersebut sudah cukup jelas).
2. Bagian yang bersangkutan (user) mengirimkan sejenis Purchase Requisition (PR) ke bagian
pengadaan.
• Sebelum proses pengajuan PR, ada kemungkinan bagian yang membutuhkan sudah
berkonsultasi dengan bagian pengadaan.
• Pada waktu PR diajukan, definisi barang atau jasa sedapat mungkin sudah relatif jelas, baik
spesifikasi, waktu kebutuhan (due date), maupun jumlahnya, juga sudah memutuskan
kapan proposal / penawaran harus diterima dan kapan keputusan pemenang harus sudah
dibuat.
PROSES PEMBELIAN MELALUI
TENDER
4. Secara paralel dengan langkah di atas, bagian pengadaan dan yang membutuhkan barang / jasa
tadi membuat kriteria penilaian penawaran (quotation) atau proposal yang masuk.
5. Untuk kasus-kasus tertentu, perusahaan terkadang harus mengundang calon-calon supplier untuk
menjelaskan secara rinci tentang barang / jasa yang dibutuhkan sehingga bisa membuat proposal
yang berkualitas dan obyektif.
6. Setelah penawaran / proposal terkumpul, perusahaan akan melakukan proses seleksi yang mana
juga bervariasi.
• Ada yang menggunakan satu tahap (menilai penawaran / proposal dari berbagai segi untuk
langsung mengambil keputusan).
• Ada an menggunakan dua tahap dimana pada tahap pertama hanya aspek teknis yang dilihat yg
kmd membuat penawaran.
• Pada tahap kedua seleksi didasarkan atas harga yang ditawarkan.
PROSES TENDER
I S T I L A H PA DA T E N D E R
• RFQ (Request for Quotation)→suatu tahapan bisnis dalam melakukan permintaan yang diajukan oleh
pembeli kepada penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan penawaran terbaik sesuai dengan
spesifikasi dan anggaran perusahaan
• Request for proposal (RFP) → dokumen yang dikirim oleh organisasi ke vendor untuk meminta
proposal
• Term of Reference (TOR) Pengadaan Barang → suatu dokumen yang menginformasikan gambaran
latar belakang, tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah proyek pengadaan barang yang telah disusun
oleh SKPD/dinas terkait
• Request for Information (RFI) → proses bisnis umum yang tujuannya adalah untuk mengumpulkan
informasi tertulis tentang kemampuan berbagai pemasok
• Menurut Perpres No, 16 Tahun 2018, HPS adalah perkiraan harga barang/jasa yang ditetapkan oleh
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Yang namanya harga perkiraan, HPS tidak bisa digunakan sebagai
dasar perhitungan kerugian negara. Namun tentunya dalam penyusunan harga perkiraan tersebut
harus sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditentukan, dikalkulasikan secara keahlian dan
berdasarkan data yang bisa dipertanggung-jawabkan
TENDER UNTUK PENGADAAN DI
I N S TA N S I P E M E R I N TA H
• Tender yang dilakukan pada instansi pemerintah biasanya dilakukan secara terbuka
• Semua pengadaan barang dan jasa, kebutuhannya ditetapkan dan mengajukan HPS dari
pengadaan tersebut
• HPS digunakan untuk pengadaan dengan tanda bukti perjanjian berupa kuitansi, SPK, dan
surat perjanjian.
• Manfaat penyusunan HPS adalah :
a. alat untuk menilai kewajaran penawaran termasuk rinciannya;
b. dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran yang sah untuk pengadaan;
c. dasar untuk negosiasi harga dalam Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung;
d. dasar untuk menetapkan besaran nilai Jaminan Penawaran (1-3% dari HPS)
DATA YA N G D I PA K A I U N T U K
MENYUSUN HPS MELIPUTI:
• a. harga pasar setempat yaitu harga barang dilokasi berjalan dengan mempertimbangkan faktor
barang diproduksi/ diserahkan/ dilaksanakan, perubahan biaya;
menjelang dilaksanakannya pengadaan barang;
• f. inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan
• b. informasi biaya satuan yang dipublikasikan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia;
secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS);
• g. hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis, baik
• c. informasi biaya satuan yang dipublikasikan yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak
secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain;
lain yang dapat dipertanggungjawabkan;
• h. norma indeks; dan/atau
• d. daftar biaya/tarif Barang yang dikeluarkan oleh
• i. informasi lain yang dapat
pabrikan/distributor tunggal;
dipertanggungjawabkan.
• e. biaya Kontrak sebelumnya atau yang sedang
H A L- H A L YA N G H A R U S
D I P E R H AT I K A N DA L A M M E N Y U S U N
HPS
• a. HPS telah memperhitungan Pajak Pertambahan Nilai (PPN); dan
• b. HPS memperhitungkan keuntungan dan biaya overhead yang dianggap wajar bagi
Penyedia;
• c. HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain dan Pajak
Penghasilan (PPh) Penyedia.
• d. nilai total HPS terbuka dan tidak rahasia.
• e. riwayat HPS harus didokumentasikan secara baik
• f. HPS tidak dapat digunakan sebagai dasar perhitungan kerugian negara;
• g. Tim Ahli dapat memberikan masukan dalam penyusunan HPS;
 C O N TO H P E N E TA PA N H P S
• Misalnya berdasarkan daftar harga yang di publikasikan oleh toko online
bhinneka.com , harga komputer yang tertera untuk satu spesifikasi tertentu seharga
Rp.12.000.000,-. Berdasarkan harga tersebut, apabila PPK yang bertugas pada satuan
kerja berlokasi di jakarta, akan menyusun HPS untuk pengadaan 200 unit komputer,
berapa nilai HPS yang akan ditetapkan?

Harga satuan = analisa harga + keuntungan wajar Harga satuan = 12.000.000 + (5%x12.000.000)
HPS sblm PPN = Harga satuan x volume Harga satuan = 12.000.000 + 600.000
HPS = HPS sblm PPN + (HPS sblm PPN x 10%) Harga satuan = 12.600.000,-
HPS sebelum PPN = 12.600.000 x 200 unit = 2.520.000.000