1.

Nama dan Alamat Pengirim

Nama dan alamat pengirim mestilah diletakkan di bahagian paling kiri atas.

Pemulaan nama dan alamat pengirim tersebut perlu ditulis dalam huruf besar.

Pada penghujung setiap baris mestilah diletakkan tanda koma dan pada paling akhir
alamat hendaklah diletakkan tanda noktah.

Di dalam alamat tersebut mestilah mengandungi nombor premis/rumah, nombor jalan

(jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan negeri.

Contohnya:
Razif Bin Ahmad
No 159, Jalan Intan Duyong 4,
Taman Intan Duyong,
71050 Port Dickson,
Negeri Sembilan.

Kemudian selang satu baris, dan satu garisan panjang melintang diletakkan sehingga
hujung bagi membezakan alamat pengirim dan penerima.

Bagi jabatan rasmi Kerajaan pula, lazimnya alamat tersebut diletakkan di kepala surat
yang dipanggil sebagai Letter Head.

Letter Head adalah pengenalan kepada Kementerian/Jabatan/Agensi dan

mengandungi alamat lengkap untuk memudahkan urusan surat menyurat.
2. Nama, Jawatan, dan Alamat Penerima
Nama, jawatan dan alamat penerima mestilah diletakkan selang satu baris daripada
garisan melintang tersebut.

Seperti nama dan alamat pengirim, nama, jawatan, dan alamat penerima juga mestilah
ditulis dalam huruf besar ada pemulaanya.

Setiap baris juga mestilah diletakkan tanda koma dan tanda noktah diletakkan paling
akhir alamat pengirim iaitu selepas nama negeri.

Seperti dalam alamat pengirim, alamat penerima mestilah mengandungi nama premis,
nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan nama negeri.

Contoh:
Komandan,
Institut Latihan dan Kefahaman Islam (ILMI),
Angkatan Tentera Malaysia,
71050 Port Dickson,
Negeri Sembilan Darul Khusus.
3. Tarikh:
Tarikh perlu ditulis selari dengan nama negeri pada bahagian alamat penerima di
bahagian paling kanan surat.

Tarikh mestilah ditulis dengan menulis nombor haribulan, nama bulan (yang ditulis
 penuh) dengan kesemua huruf adalah huruf besar dan nombor tahun.

Contoh:
1 JUN 2020
4. Gelaran
Selang sebaris daripada alamat penerima adalah dikhaskan untuk gelaran.

Penulis perlu mengenalpasti gelaran yang sesuai untuk diletakkan di dalam surat
kiriman rasmi tersebut.

Sebagai contoh, gelaran Yang Berhormat (YB) bagi wakil rakyat manakala individu
yang pernah menerima Darjah Kebesaran daripada Persekutuan mahupun negeri,
gelaran Dato’ Seri, Dato’ atau Datin Seri atau Datin digunakan.

Jika penulis sukar untuk mengenal pasti gelaran yang sesuai, mereka boleh
menggunakan gelaran umum iaitu Tuan/Puan.

Penulisan gelaran di dalam surat kiriman rasmi tersebut mestilah disertai dengan
tanda koma pada hujung gelaran tersebut.
5. Perkara
Perkara perlulah ditulis selang sebaris daripada gelaran yang disebutkan tadi.

Perkara adalah maksud umum tujuan surat kiriman rasmi ini diberikan.

Pada kebiasaannya, perkara tidak ditulis terlalu panjang dan tidak terlalu pendek.

Perkara di dalam surat kiriman rasmi mestilah digariskan. Ini bagi membezakan
perkara dan isi kandungan surat tersebut.

Contoh:
Permohonan Sewaan Dewan ILMI Bagi Tujuan Perkahwinan
6. Kandungan Surat
Kandungan surat perlulah menceritakan niat atau tujuan surat kiriman rasmi tersebut
dihantar.

Surat kiriman rasmi tersebut mestilah tidak terlalu panjang atau meleret dan
mempunyai beberapa perenggan.

Penomboran perenggan perlu dimulakan pada perenggan kedua dan seterusnya.

Pada kebiasaannya, kandungan surat kiriman rasmi akan diakhiri dengan ucapan
sekian dan terima kasih.

7. Tandangan, Nama dan Jawatan Pengirim

Di akhir surat kiriman rasmi ini, pengirim perlu menurunkan tandatangan di bahagian
kiri surat.

Tandatangan itu mestilah diikuti dengan memberitahu nama penuh pengirim dalam
huruf besar kesemuanya.
Selepas nama penuh ditulis, pengirim perlu menulis nama jawatan pengirim (jika ada)
pada baris seterusnya.