NAMA PERUSAHAAN Nomor 29

STANDARD OPERATING PROCEDURE Date

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT DINAS Approved

1. TUJUAN
1. Kejelasan dinas karyawan dalam melaksanakan pekerjaan di luar kota, Dalam/
Luar Negeri, yang dilaksanakan karyawan dengan menginap.
2. Kepada karyawan yang menjalankan dinas diberikan Biaya dan Uang Perjalanan
3. Dinas sesuai dengan Golongan Karyawan yang bersangkutan.

2. SASARAN
1. Karyawan dapat melaksanakan Dinas dengan penuh tanggung jawab.
2. Tertib Administrasi Perjalanan Dinas.

3. PENANGGUNG JAWAB
4. Atasan (Kepala Department / Direksi) karyawan yang bersangkutan
bertanggung jawab terhadap pengeluaran Perintah Dinas Karyawan.
5. Sub Department HR bertanggung jawab untuk mencatat Perjalan Dinas
1. Karyawan.
2. Karyawan yang bersangkutan bertanggung jawab dalam pelaksanaan /
3. penyelesaian tugas di tempat yang dituju.

4. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN

1. Perintah dari atasan ( Kepala Department / Direksi ) karyawan yang
bersangkutan untuk melaksanakan pekerjaan di luar kota, Dalam / Luar Negeri,
yang dilaksanakan dengan menginap.
2. Informasi dari Department yang bersangkutan ke Sub Department HR tentang
3. Penugasan Karyawan.

5. KELUARAN YANG DIHASILKAN

1. Surat Dinas Karyawan.
2. Voucher Advance Biaya Perjalan Dinas ( bila perlu )

6. URUTAN KERJA (PROSES)

1. Atasan (Kepala Department / Direksi) karyawan yang bersangkutan
mengeluarkan Perintah Dinas.
2. Bagian Administrasi Department yang bersangkutan mengisi formulir Surat Dinas
dalam rangkap 2 (dua), untuk selanjutnya diserahkan ke Sub Department HR
setelah ditandatangani oleh atasan yang bersangkutan.
3. Sub Department HR meregistrasi/ memberikan nomor Surat Dinas Karyawan,
sebagai bukti bahwa telah dilakukan pencatatan (Recording) terhadap
pelaksanaan dan pengeluaran dan pengeluaran Surat Dinas.
4. Selanjutnya Sub Department HR menyerahkan lembar Pertama kepada
karyawan yang ditugaskan, dan lembar kedua untuk arsip.
5. Karyawan yang bersangkutan melakukan Advance Biaya Perjalanan (bila perlu)
dengan menunjukkan Surat Dinas.
6. Setelah Dinas, karyawan yang bersangkutan melapor pada atasannya, dan
 menjelaskan Biaya / Administrasi Perjalanan Dinas.

7. INSTRUKSI KERJA
1. Formulir diisi dengan lengkap dan jelas.
2. Penentuan alat transport yang diperlukan dan tempat menginap selama tinggal
agar disesuaikan dengan Golongan Karyawan yang bersangkutan.
3. Pemberian Advance agar ditetapkan secukupnya dengan memperhatikan
fasilitas perjalan Dinas dan lamanya Dinas.

7. FLOWCHART
ATASAN ADMINISTRASI HRD KARYAWAN
DEPARTEMEN

START

Formulir
surat dinas
Mengeluarkan Mengisi
perintah dinas formulir surat
dinas

Formulir
surat dinas
Menerima dan Menyerahkan
menandatangani form surat dinas
form surat dinas

Formulir
surat dinas
Menyerahkan Menerima form
form surat dinas surat dinas

Formulir
surat dinas
Meregistrasi/
memberikan
nomor surat
dinas karyawan

Formulir
surat dinas
surat dinas
Menyerahkan
lembar pertama Menerima
dan mengarsipkan lembar pertama
lembar kedua
 surat dinas
Melakukan
Advance Biaya
Perjalanan

Melapor pada
atasannya, dan
menjelaskan
Biaya /
Administrasi
Perjalanan Dinas

END