Anda di halaman 1dari 67

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

LAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA PT.BANK RAKYAT


INDONESIA KANCA CILEGON

Diajukan Oleh:

Vivian Rainsani

1602000003

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN DAN PERBANKAN

Institute Keuangan Perbankan dan Informatika

Asia Perbanas (IKPIA)

JAKARTA

2019
PERNYATAAN

Seluruh isi dan materi di dalam Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini

menjadi tanggung jawab sepenuhnya dari penyusun.

Jakarta, 29 Maret 2019


Penyusun

Vivian Rainsani
1602000003

ii
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PKL

Nama : Vivian Rainsani

NIM : 1602000003

Peminatan : Sekretaris

Judul Laporan PKL : LAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA PT.

BANK RAKYAT INDONESIA KANCA

CILEGON

Jakarta, 29 Maret 2019

Disetujui oleh,

Bapak Hasril Hasan, S.E., M.E

Pembimbing

iii
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PKL

Nama : Vivian Rainsani

NIM : 1602000003

Program Studi : D-III Keuangan dan Perbankan

Judul Laporan PKL : LAYANAN PRIMA SEKRETARIS PADA PT.

BANK RAKYAT INDONESIA KANCA

CILEGON

Jakarta,............. ……….2019

(Hasril Hasan, S.E.,M.E.) (..................................................)

Pembimbing/Penguji I Penguji II

Mengetahui,

(Hasril Hasan, S.E.,M.E.)

Kaprodi D-III Keuangan dan Perbankan

iv
KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan

nikmat sehat dan kemudahan kepada penulis, sehingga penulis dapat

menyelesaikan laporan tugas akhir ini dengan judul“LAYANAN PRIMA

SEKRETARIS PADA PT. BANK RAKYAT INDONESIA KANCA

CILEGON“dan dapat terselesaikan tepat pada waktunya dengan baik.

Dalam menyelesaikan laporan tugas akhir ini, penulis tidak terlepas dari

bantuan, bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis

ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Bapak Hasril Hasan, S.E., M.E. selaku dosen pembimbing yang telah

memberikan bimbingan serta arahan dalam menyelesaikan laporan tugas

akhir ini hingga terselesaikan.

2. Bapak Hasril Hasan, S.E., M.E. selaku Kaprodi D-III Keuangan Perbankan

IKPIA Perbanas beserta jajarannya yang selalu memberikan motivasi serta

ilmu selama perkuliahan.

3. Bapak Prof. Dr. Hermanto Siregar, M.Ec. selaku Rektor IKPIA Perbanas.

4. Kedua orang tua penulis Bapak Sudaryanto dan Ibu Her Heriyani yang selalu

mendoakan dan memberikan semangat kepada penulis.

5. Bapak dan Ibu Dosen D-III Keuangan Perbankan beserta karyawan IKPIA

Perbanas yang telah memberikan ilmu yang bermanfaat.

v
6. Bapak Pimpinan (Bimma Ramadewa), Ibu Supervisor Operasional (Tuti

Prihatini), mentor (Ibu Nurhamatul Hasanah dan Bapak Adam Setiady), dan

karyawan di Bank BRI Kanca Cilegon yang telah memberikan dukungan,

arahan, memberikan data, ilmu yang bermanfaat serta doa dalam

menyelesaikan laporan tugas akhir ini.

7. Teman-teman D-III Keuangan Perbankan angkatan 2016 terimakasih atas

dukungan yang diberikan selama masa perkuliahan.

Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini, penulis menyadari bahwa masih

terdapat banyak kekurangan. Untuk itu penulis mohon maaf atas segala

kekurangan dalam penulisan laporan tugas akhir ini. Penulis berharap laporan

tugas akhir ini dapat berguna bagi kita semua, khususnya rekan-rekan

mahasiswa jurusan Manajemen Keuangan dan Perbankan.

Jakarta, 29 Maret 2019

Vivian Rainsani

vi
DAFTAR ISI

PERNYATAAN…………………………………………………………………………………………………
………….ii
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN
PKL………………………………………………………….iii
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN
PKL…………………………………………………….iv
KATA
PENGANTAR……………………………………………………………………………………………..v

DAFTAR ISI.. ......................................................................................... …..7


BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………. 9
1.1 Latar Belakang ...................................................................... 9
1.2 Tujuan dan Manfaat Penulisan ...............................................13
1.3 Metode Penulisan ..................................................................13
1.4 Teknik Pengumpulan Data…………………………………..13

BAB II PENYAJIAN HASIL PKL………………………………………15


2.1 Objek penulisan ...................................................................... 15
2.1.1 Sejarah Singkat Bank Rakyat Indonesia.................... 15
2.1.2 Visi dan Misi Bank Rakyat Indonesia ........................16
2.1.3 Struktur Organisasi BRI Kanca Cilegon.................... 14
2.1.4 Deskripsi Jabatan ....................................................... 15
2.1.5 Kegiatan BRI Kanca Cilegon…... .............................. 23

2.2 Penyajian Data…................................................................ 30


2.2.1 Pengertian Sekretaris ................................................ 30
2.2.2 Pengertian Pelayanan Prima .................................... 30
2.2.3 Konsep Pelayanan Prima…….………. ......................33

2.2.4 Pentingnya Pelayanan Prima…............................... 35

2.2.5 Proses dan Tahapan dalam Pelayanan Prima......... 37

2.2.6. Peran Sekretaris ................................................. … .38

2.2.7. Tugas Sekretaris ................................................. …40

2.2.8. Menghandel Komplain Pelanggan Ekstern…. …...42

2.3 Hasil PKL ….……………………………..……………………... 43

2.3.1 Tugas Sekretaris……..………………….... ........... 43

2.3.2 Fungsi Sekretaris.................................................... 45

2.3.3 Konsep Layanan Prima Sekretaris ...................... …46

2.3.4 Pemberian Layanan Prima Pelanggan Internal.…. ...48

2.3.4.1 SOP dalam Penanganan Surat Masuk...... …48

2.3.4.2 SOP dalam Penanganan Surat Keluar….......50

2.3.5 Pemberian Layanan Prima Pelanggan Eksternal…….51

2.3.5.1 SOP dalam Penanganan Telepon……..... …51

2.3.5.2 SOP dalam Penanganan Tamu……...…......53

2.3.6 Kegiatan hasil PKL.. ............................................. ..54

BAB III PENUTUP……………………...…………………..……..… ... 59


3.1 Kesimpulan ....................................................................... 59

3.2 Saran ............................................................................... 61

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................... 63

DAFTAR RIWAYAT HIDUP…………………………………………… 64

viii
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam salah satu acara sales training yang diselenggarakan

disebuah bank swasta, seorang peserta menceritakan pengalamannya

dalam menghadapi persaingan yang sangat ketat dalam produk kredit

KPR yang dia tawarkan, untuk satu calon nasabah yang dia prospek. Dia

berhadapan dengan empat sampai lima credit marketing officer dari bank

lain, meskipun pada akhirnya dia memenangkannya. Apa rahasianya?

Peserta tersebut menjawab dengan bangga : “saya menawarkan

pelayanan yang extra dan terbaik”.

Dari cerita diatas adalah contoh bahwa pelayanan prima

memegang peranan penting bagi perbankan. Bank-bank berlomba

memberikan pelayanan terbaik kepada nasabahnya. Bank yang

mengabaikan pelayanan prima bersiaplah akan ditinggalkan oleh

nasabah. Dasar utama kegiatan perbankan adalah trust atau kepercayaan,

baik dalam menghimpun maupun menyalurkan dana. Untuk

meningkatkan kinerja perbankan dan kepercayaan nasabah, dikarenakan

perbankan merupakan bank jasa maka pelayanan yang diberikan harus

dapat memberikan kepuasan terhadap nasabahnya. Pelayanan merupakan

9
salah satu jalan untuk mempertahankan bank agar selalu didekati dan

diingat oleh nasabahnya. Program pelayanan terhadap nasabah yang

viii
11

harus diberikan adalah pelayanan terbaik sehingga nasabah tersebut tidak

akan pindah ke bank lain.

Memasuki tahun 2007, kalangan bisnis perbankan di Indonesia

terlihat optimis bisa menggerakkan roda usaha dengan baik. Bisnis

perbankan tahun 2007 dinilai cerah. Walaupun kondisi perbankan terlihat

cerah, namun perbankan harus memiliki strategi yang jitu untuk

mempertahankan nasabah. Cara yang tepat untuk melakukan hal itu

adalah dengan memberikan pelayanan prima (service excellence) kepada

nasabah.

Nampaknya hal ini telah disadari oleh kalangan perbankan di

Indonesia dan mereka memiliki berbagai konsep dalam mengembangkan

pelayanan mereka. Bank Mandiri menyatakan kebutuhan nasabah adalah

layanan yang informative, akurat dan cepat. Hal ini yang menjadi konsep

layanan mereka dengan nama SQLO yaitu Service Quality Liason Officer

untuk mengawasi praktek service excellence di lapangan. Konsep

pelayanan BCA menyebutnya SMART (Sigap, Menarik, Antusias,

Ramah dan Teliti). Bank BRI moto pelayanannya “Kami Melayani

dengan Sepenuh Hati”.

Sekretaris menjadi salah salah satu pelaksana pemberian pelayanan

prima kepada nasabah. Untuk dapat memenuhi dan memberikan

pelayanan yang prima kepada nasabah, sekretaris harus memulai dari

linkungan internal bank terlebih dahulu yaitu dengan memberikan

pelayanan prima kepada pelanggan internal atau karyawan


11

bank. Selain itu sekretaris haru memulai memberikan pelayanan

prima dari dalam diri sendiri yaitu dengan mulai memperhatikan

penampilan, sikap dan prilaku dari dalam dirinya, sehingga dapat

memancarkan kepada pelanggan internal maupun eksternal.

Sekretaris merupakan profesi yang langsung berhubungan dengan

peran pimpinan. Sebelumnya, profesi sekretaris lebih dikenal hanya untuk

melaksanakan tugas-tugas administratif yang terbatas pada mengetik,

menata arsip dan resepsionis. Saat ini, perusahaan membutuhkan jasa

sekretaris yang handal dan profesional. Seorang sekretaris tidak hanya

terfokus pada hubungan dengan pimpinan dan fungsi administratif, namun

juga dengan pelanggan internal lain yang ada di perusahaan tersebut.

Dengan demikian kegiatan operasi perusahaan sehari-hari dapat berjalan

dengan lancar.

Dalam dunia perbankan, seorang sekretaris sangat diperlukan untuk

memperlancar kegiatan operasi bank sehari-hari. Kian meningkatnya

pekerjaan pimpinan yang harus diselesaikan dalam satu hari, maka

kehadiran seorang sekretaris dapat membantu menyelesaikan tugas

administratif pimpinan dengan cepat. Sekretaris dapat langsung memilah

berkas yang harus ditandatangani, disetujui atau permohonan lain pada

sistem.

Pada Bank BRI Kanca Cilegon, seorang sekretaris harus

mengetahui tugas-tugas setiap divisi secara umum. Hal tersebut dapat

membentu sekretaris dalam mendistribusikan surat masuk maupun berkas


12

yang telah dikeluarkan dari ruang pimpinan. Selain itu sekretaris

harus tanggap saat menerima telpon dan penelpon ingin disambungkan

kebagian tertentu.

Tuntutan yang diberikan kepada sekretaris di BRI Kanca Cilegon

adalah sekretaris yang memiliki inisiatif dan kreatifitas yang tinggi.

Dimana seorang sekretaris tidak hanya mengurusi surat atau berkas, tetapi

juga memberikan pelayanan prima kepada pelanggan internal lain yang

membutuhkan jasa dari seorang sekretaris.

Sekretaris juga harus meningkatkan fungsi sebagai resepsionis.

Sekretaris harus cepat tanggap saat melayani pelanggan eksternal. Ketika

pelanggan eksternal ingin menemui bagian tertentu sekeretaris dengan

tanggap mengantarkan atau memberikan arahan agar pelanggan eksternal

tidak lama menunggu. Hal ini dapat meningkatkan citra bank atas kualitas

pelayanan yang diberikan.

Dengan adanya latar belakang yang telah dipaparkan, maka penulis

tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut bagaimana seorang

sekretaris dapat memberikan pelayanan prima kepada pelanggan internal

dan pelanggan ekstrenal di PT. Bank Rakyat Indonesia Kanca Cilegon

dan menuangkannya dalam bentuk Laporan Tugas Akhir dengan judul

“Layanan Prima SekretarisPada PT. Bank Rakyat Indonesia Kanca

Cilegon”.
13

1.2 Tujuan Penulisan

Dengan adanya latar belakang yang telah dipaparkan secara singkat,

tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini yaitu sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui Tugas dan Fungsi sekretaris di PT. Bank Rakyat

Indonesia Kanca Cilegon.

b. Untuk mengetahui bagaimana sekretaris memberikan pelayanan prima

kepada pelanggan internal dan pelanggan eksternal.

1.3 Manfaat Penulisan

Tugas Akhir ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi penulis dan

pihak bank, yaitu sebagai berikut :

a. Dapat memberikan masukan kepada PT. Bank Rakyat Indonesia.

b. Sebagai wadah bagi penulis untuk menerapkan ilmu mengenai

pelayanan prima yang diperoleh selama masa perkuliahan.

1.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan laporan ini

adalah sebagai berikut :

a. Observasi (Pengamatan)

Observasi yaitu metode pengumpulan data yang diperoleh dengan

melakukan pengamatan langsung dilapangan terhadap objek pelaporan

untuk mendapatkan gambaran secara langsung tentang kegiatan-

kegiatan yang akan dilaporkan.


14

b. Wawancara

Wawancara yaitu dengan mengadakan wawancara dengan karyawan

dan pihak manajemen PT. Bank Rakyat Indonesia Kanca Cilegon

yang dilakukan langsung oleh penulis.

c. Studi Dokumen (Telaah Pustaka)

Studi dokumen yaitu pengumpulan data dari dokumen atau arsip yang

sesuai dengan objek pelaporan serta meliputi sejarah berdirinya

perusahaan, struktur organisasi dan data lain yang disajikan

perusahaan.
BAB II

PENYAJIAN HASIL PKL

2.1 Objek Penulisan

2.1.1 Sejarah Singkat Bank Rakyat Indonesia

Bank Rakyat Indonesia (BRI) adalahsalahsatu bank milikpemerintah

yang terbesar di Indonesia. Padaawalnya Bank Rakyat Indonesia

(BRI) didirikan di Purwokerto, Jawa Tengah oleh RadenBei Aria

Wirjaatmadja dengan nama De Poerwokerto sche Hulpen Spaar bank

der Inland sche Hoof den atau “Bank Bantuan dan Simpanan Milik

Kaum Priyayi Purwokerto”, suatu lembaga keuangan yang melayani

orang-orang berkebangsaan Indonesia (pribumi). Lembaga tersebut

berdiri pada tanggal 16 Desember 1895, yang kemudian dijadikan

sebagai hari kelahiran BRI.

Pada periode setelah kemerdekaan RI, berdasarkan Peraturan

Pemerintah No.1 tahun 1946 pasal 1 disebutkan bahwa BRI adalah

sebagai Bank Pemerintah pertama di Republik Indonesia. Dalam

masa perang mempertahankan kemerdekaan pada tahun 1948,

kegiatan BRI sempat terhenti untuk sementara waktu dan baru mulai

aktif kembali setelah perjanjian Renville pada tahun 1949 dengan

perubahan nama menjadi Bank Rakyat Indonesia Serikat.

15
16

Pada waktu itu melalui PERPU No. 41 tahun 1960 dibentuk Bank

Koperasi Tani dan Nelayan (BKTN) yang merupakan peleburan dari

BRI, Bank Tani Nelayan dan Nederlandsche Maatschappij (NHM).

Kemudian berdasarkan Penetapan Presiden (Penpres) No.9 tahun

1965, BKTN diintegrasikan kedalam Bank Indonesia dengan nama

Bank Indonesia Urusan Koperasi Tanidan Nelayan. Setelah berjalan

selama satu bulan, keluar Penpres No.17 tahun 1965 tentang

pembentukan bank tunggal dengan nama Bank Negara Indonesia.

Dalam ketentuan baru itu, Bank Indonesia Urusan Koperasi, Tani

dan Nelayan (BKTN) diintegrasikan dengan nama Bank Negara

Indonesia unit II bidang Rurai, sedangkan NHM menjadi Bank

Negara Indonesia unit II bidang Ekspor Impor (Exim).

Sejak 1 Agustus 1992 berdasarkan Undang-Undang Perbankan No. 7

tahun 1992 dan Peraturan Pemerintah RI No. 21 tahun 1992 status

BRI berubah menjadi perseroan terbatas. Kepemilikan BRI saat itu

masih 100% di tangan Pemerintah Republik Indonesia. Pada tahun

2003, Pemerintah Indonesia memutuskan untuk menjual 30% saham

bank BRI, sehingga menjadi perusahaan publik dengannamaresmi

PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk., yang masih digunakan

sampai dengan saat ini.

2.1.2 Visi dan Misi Bank Rakyat Indonesia

1) Visi
17

Menjadi bank komersial terkemuka yang mengutamakan kepuasan

nasabah semua para nasabah yang ada diseluruh Indonesia agar

selalu mempercayai Bank Rakyat Indonesia sebagai Bank terbaik di

Indonesia ini.

2) Misi

a. Melakukan kegiatan perbankan yang terbaik dengan

mengutamakan pelayanan kepada usaha mikro, kecil dan

menengah untuk menunjang peningkatan ekonomi masyarakat.

b. Memberikan pelayanan prima kepada nasabah melalui jaringaan

kerja yang tersebar luas dan didukung oleh sumber daya manusia

yang profesional dengan melaksanakan praktik good

corporategovernance.

c. Memberikan keuntungan dan manfaat yang seoptimal kepada

pihak-pihak yang berkepentingan.

2.1.3 Struktur Organisasi BRI Kanca Cilegon

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi PT. Bank Rakyat Indonesia Kanca Cilegon
18

Sumber : PT. Bank Rakyat Indonesia Kantor Cabang Cilegon.

2.1.4 Deskripsi Jabatan

Struktur organisasi didalam perusahaan sangatlah penting. Struktur

organisasi dapat memberikan batasan yang jelas terhadap kewajiban

dan tanggung jawab masing-masing personil. Tugas masing-masing

personil sebagai berikut :

1. PemimpinCabang

Tugaspemimpincabangadalahsebagaiberikut :
19

a. Mengkoordinir seluruh kegiatan agar terarah dan dapat

mencapai target yang telah ditetapkan.

b. Bertanggung jawab terhadap terlaksananya prinsip-prinsip

dan prosedur bisnis kerja.

2. Manajer Pemasaran (MP)

Tugas manajer pemasaran adalah merencanakan, mengorganisir,

mengelola dan melaksanakan pemberian kredit kepada setiap

nasabah.

3. Asisten Manajer Operasional (AMO)

Tugas AMO adalahsebagaiberikut :

a. Melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan operasional

bank.

b. Melakukan pengelolaan kas kantor cabang.

4. Asisten Manajer Bisnis Mikro (AMBM)

Tugas AMBM adalah sebagai berikut :

a. Membuat RKA PT. Bank Rakyat Indonesia, Tbk unit

sewilayah kerjanya untuk mencapai target bisnis yang telah

ditetapkan.

b. Pengembangan bisnis PT. Bank Rakyat Indonesia, Tbk di

wilayah kerjanya untuk mencapai laba yang maksimal dan

mengevaluasi atau memonitor unit di wilayah kerjanya.


20

c. Memberikan arahan kepada kepala unit dan mantri dalam

meningkatkan atau memperbaiki kinerjanya untuk mencapai

target yang ditetapkan.

5. Asisten Manajer Pemasaran Dana (AMPD)

Tugas AMPD adalah sebagai berikut :

a. Mengkoordinasikan dan memonitor kegiatan identifikasi

potensi Dana Ritel di wilayah kerja kanca dalam mendukung

penyusunan pasar sasaran kanca dalam rangka mencapai

target bisnis yang ditetapkan.

b. Mengkoordinasikan dan memonitor kegiatan perencanaan

harian yang dilakukan FO di unit kerja.

c. Mengkoordinasikan dan membina FO dalam membuat

perencanaan program penjualan serta mengirimkan ke kanwil

tepat waktu.

d. Mengkoordinasikan dan membina FO dalam membuat

program atau kegiatan diluar program penjualan akuisisi atau

retesi.

e. Mengkoordinasikan dan memonitor pencapaian volume

simpanan ritel yang diperoleh oleh semua FO di unit kerja.

f. Mengkoordinasikan dan memonitor pencapaian jumlah

rekening simpanan yang diperoleh oleh semua FO di unit

kerja.
21

g. Mengkoordinasikan dan memonitor pencapaian produk e-

banking, priority banking dan jasa bank lainnya.

h. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya dari atasan

(Pimpinan Cabang) sesuai peran dan kompetensinya untuk

mencapai target atau standar yang ditetapkan secara efektif

dan efisien.

6. Supervisor Penunjang Bisnis (SPB)

Tugas SPB adalahsebagaiberikut :

a. Mengelola proses dan prosedur administrasi kredit di kantor

cabang.

b. Memastikan bahwa ketaatan terhadap KUP PT. BRI

(Persero), Tbk dan PPK untuk setiap permohonan kredit telah

dilaksanakan dengan memberikan pendapat bahwa

pemberian kredit telah sesuai dengan KUP dan PPK serta

kriteria yang ditetapkan telah dipenuhi.

c. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan Putusan Kredit

(PTK) terutama mengenai pemenuhan persyaratan kredit dan

dokumentasi kredit.

d. Melakukan pembatasan pencairan kredit sesuai dengan yang

dipersyaratkan dengan PTK.

e. Menerima bukti asli kepemilikan agunan dari nasabah sesuai

dengan yang dipersyaratkan.


22

f. Mempunyai kewenangan menerbitkan Instruksi Pencairan

Kredit (IPK) setelah semua persyaratan kredit terpenuhi.

7. Supervisor Penunjang Operasional (SPO)

Tugas SPO adalah sebagai berikut :

a. Menunjang semua kegiatan operasional bank.

b. Menyediakan Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan

prasarana yang diperlukan.

8. Supervisor Layanan Operasional (SLO)

Tugas SLO adalah sebagai berikut :

a. Melakukan approval pembukaan rekening simpanan di

Customer Service (CS).

b. Melakukan pengecekan kelengkapan dokumen pembukaan

rekening.

c. Memantau pembukuan di Back Office (BO).

d. Melakukan pengecekan ketersediaan kartu ATM.

e. Memverifikasi pajak simpanan.

f. Melakukan monitoring CIF.

g. Melakukan monitoring deposito.

9. Supervisor Layanan Kas (SLK)

Memiliki tugas pada bagian keuangan (Cashier).

10. Account Officer(AO)

Tugas AO adalah sebagai berikut :

a. Mencari calon debitur.


23

b. Melakukan analisa terhadap calon debitur.

c. Memproses calon debitur setalah dilakukan analisa dan

evaluasi hingga terbentuk putusan kredit.

d. Melakukan pemantauan kepada debitur baik dari segi

pembayaran maupun kebutuhannya.

11. Account Officer (AO) NPL

Tugas AO NPL adalah sebagai berikut :

a. Memonitor kredit macet.

b. Memberikan surat pringatan kepada debitur yang tidak

melakukan kewajibannya.

c. Melakukan penagihan terhadap debitur yang macet.

d. Melakukan restruturisasi pinjaman modal kerja.

e. Mengesekusi agunan dengan melakukan lelang agunan jika

debitur sudah tidak dapat ditagih.

12. Funding Officer (FO)

Tugas FO adalah sebagai berikut :

a. Mencari dana simpanan (Tabungan, Giro dan Deposito).

b. Memonitor nasabah baik nasabah baru maupun nasabah

lama.

c. Menggelar acara gathering, memberikan hadiah, parcel

lebaran atau natal kepada nasabah besar BRI.

d. Memberikan ucapan selamat ulang tahun kepada nasabah

prioritas atau nasabah yang sudah dekat dengan BRI.


24

13. Administrasi Kredit (ADK)

Tugas ADK adalah sebagai berikut :

a. Melakukan pengecekan kelengkapan berkas pinjaman.

b. Mengasuransikan berkas pinjaman.

c. Melakukan pengikatan agunan dengan memasang

permohonan hak tanggungan ke Badan Pertanahan Nasional

(BPN).

d. Menata kerja berkas pinjaman dan agunannya.

14. Petugas Lapangan/IT/Arsip

Tugas petugas Lapangan/IT/Arsip adalah sebagai berikut :

a. Menyiapkan laporan yang diperlukan baik oleh intern

maupun ekstern PT. Bank Rakyat Indonesia, Tbk.

b. Mengirimkan laporan-laporan kepada pihak-pihak yang

membutuhkan secara tepat waktu untuk memberikan

informasi bagi manajemen.

c. Memelihara dan mengerjakan back up data guna

mengamankan kepentingan bank.

d. Menjaga suhu ruangan hardware, serta keamanan ruang

hardware dalam rangka menjaga asset bank.

15. Petugas Logistik

Tugas petugas logistic adalah sebagai berikut :

a. Memenuhi kebutuhan logistik kepada pekerja sesuai

kebutuhan untuk kelancaran pelayanan kantor cabang.


25

b. Mengadministrasikan semua aktiva tetap kantor cabang

dengan tertib dan benar untuk mengamankan arsip bank serta

melakukan penyusutan aktiva tetap sesuai dengan ketentuan

yang berlaku untuk terbitnya administrasi pembukuan.

c. Menyiapkan laporan dibidang logistik sesuai permintaan

kantor wilayah guna informasi bagi manajemen.

16. Petugas Sekertariat SDM

Tugas setretariat SDM adalah sebagai berikut :

1. Membuat surat mutasi untuk pengembangan karir pegawai.

2. Membuat klaim pengobatan pegawai.

3. Membuat surat perintah jalan (SPJ) dan memberikan uang

transportasi.

4. Mengurusi pajak pegawai pph pasal 21.

5. Membuat pembukuan pembayaran pekerja outsourcing ke

vendor.

6. Melakukan pembayaran hak pekerja seperti cuti dan lembur.

17. Petugas Administrasi Unit (PAU)

Tugas PAU adalah sebagai berikut :

a. Membuat dan mengadministrasikan laporan-laporan untuk

menjaga ketertiban dan keakuratan laporan yang akan

digunakan manajemen.

b. Menyiapkan Surat Perjalanan Dinas (SPD) pegawai-pegawai

di jajaran mikro wilayah kerjanya.


26

c. Petugas yang berhubungan langsung dengan administrasi di

10 unit dan kemudian melaporkan kecabang.

d. Melakukan pengecekan terhadap administrasi di unit.

e. Mengontrol stabilitas administrasi di unit.

18. Customer Service (CS)

Tugas CS adalah sebagai berikut :

a. Memberikan pelayanan administrasi kepada nasabah atau

calon nasabah yang akan menggunakan jasa perbankan di

BRI.

b. Memberikan informasi kepada nasabah atau calon nasabah

mengenai produk BRI Unit

c. Melaksanakan pemeriksaan dan registrasi permohonan

pinjaman BRI Unit dan simpanan serta jasa bank.

19. Petugas Administrasi Dana dan Jasa (DJS)

Tugas petugas DJS adalah sebagai berikut :

a. Melakukan payroll gaji.

b. Melakukan pemotongan langsung dari rekening nasabah atas

biaya yang dibebankan kerekeningnya.

c. Melakukan percetakan Cek dan BG.

d. Mencatat transaksi transfer (RTGS, CN dan SWIFT).

e. Melakukan pembayaran jasa pihak ketiga (mitrabayar)

Taspen dan Asabri.

f. Pembuatan konfirmasi bank.


27

20. Petugas Devisa

Tugas petugas devisa adalah sebagai berikut :

a. Melayani dan melakukan kebutuhan nasabah yang

berhubungan dengan dengan LC (Letter of Credit) dan

SKBDN (Surat Kredit Berdokumen DalamNegeri).

b. Memberikan informasi tentang peraturan terbaru mengenai

LC dan SKBDN.

21. Teller

Tugas Teller adalah sebagai berikut :

a. Melakukan tambahan kas agar kelancaran pelayanan kepada

nasabah dapat berjalan dengan dengan baik dan memuaskan.

b. Menerima uang setoran dari nasabah dan mencocokkan

dengan tanda setoran guna memastikan kebenaran transaksi

dan keaslian uang yang diterima.

c. Memastikan membayar uang kepada nasabah dan meneliti

keabsahan bukti kas yang diterima guna memastikan

kebenaran dan keamanan transaksi.

d. Mengelola dan menyetor fisik kas pada supervisior baik

selama jam pelayanan kas maupun akhir hari agar keamanan

kas terjaga.

e. Membayar biaya-biaya keperluan bank, realisasi kredit dan

transaksi lainnya yang kuitansinya telah disahkan oleh

pejabat yang berwenang.


28

f. Menerima dan meneliti keabsahan tanda setoran dan warkat

kliring penyerahan dari nasabah / customer service.

22. Priority Banking Officer (PBO)

Tugas PBO adalah sebagai berikut :

a. Melakukan monitoring terhadap nasabah prioritas.

b. Menghubungi nasabah prioritas jika dana mereka sudah tidak

sesuai batasan untuk menjadi nasabah prioritas.

c. Melakukan penurunan status nasabah untuk sementara waktu

hingga nasabah kembali menjadi nasabah prioritas.

2.1.5 Kegiatan Bank BRI Kanca Cilegon

1. Menghimpun Dana (Funding)

a. Simpanan

1) Produk Tabungan

a) Tabungan BRI Simpedes

b) Tabungan BRI Britama

c) Tabungan BRI Junio

d) Tabungan Haji

e) TabunganKu

f) Tabungan TKI

g) SimPel

h) Tabungan BRI SIMUDA

2) Produk Giro

a) Giro Rupiah
29

b) Giro Valas

b. Investasi

a) Deposito BRI

b) Deposito Internet Banking

c) Britama Rencana

d) Junio Rencana

e) DPLK BRI

2. Menyalurkan Dana (Lending)

a. Kredit RitKom

b. Kredit Program

c. Kredit Konsumer

d. Kredit BRIGUNA

3. Memberikan Jasa-Jasa Bank Lainnya (Services)

a. Kiriman uang (Transfer)

- RTGS

- CN

- SWIFT

b. Kliring (Clearing)

c. Letter of Credit (L/C)

d. SKBDN

e. Menerima pembayaran jasa pihak ke tiga

f. Menerima setoran-setoran

g. ATM
30

2.2 Penyajian Data

2.2.1 Pengertian Sekretaris

Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa latin yang berarti

rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaire

dalam bahasa Prancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya

menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda.

Menurut M.G. Hartini Hendarto dan F.X. Tulusharyono, M.M,

(2003;4), sekretaris adalah orang yang membantu seseorang yaitu

pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari

tugasnya sebagai pimpinan.

Menurut Saiman (2002:24), sekretaris adalah seseorang yang

mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan tulis-

menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran

perusahaan.

Menurut M. Braum dan Ramon (1992:3) sekertaris adalah seorang

pembantu yang menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat,

menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan

mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan

melakukan banyak kewajiban lainnya yang berguna bagi

meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.

2.2.2 Pengertian Pelayanan Prima


31

Secara harfiah, menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia. Karya

WJS Poerwardaminta, 1985, pelayanan adalah menolong

menyediakan segala apa yang diperlukan orang lain, seperti tamu

atau pembeli. Sedangkan menurut Sadili (1996:222&515) prima atau

excellence adalah unggul, baik sekali. Didalam bidang manajemen,

beberapa pakar menguraikannya secara beragam yang diperoleh dari

kata “SERVICE”, diantaranya adalah sebagai berikut :

Self Awarness and Self Esteem :

Menanamkan kesadaran diri bahwa melayani adalah

tugasnya dan melaksanakannya dengan menjaga martabat

diri dan pihak lain yang dilayani.

Empathy and Enthuasiasm :

Mengetengahkan empati dan melayani pelanggan dengan

penuh kegairahan..

Reform:

Berusaha untuk selalu memperbaiki pelayanan.

Vision and Victory:

Berpandangan ke masa depan dan memberikan layanan

yang baik untuk memenangkan semua pihak.

Initiaive and Impressive:

Memberikan layanan dengan penuh inisiatif dan

mengesankan pihak yang dilayani.

Care and Cooperative :


32

Menunjukkan perhatian kepada konsumen dan membina

kerjasama yang baik.

Empowerment and Evaluation :

Memberdayakan diri secara terarah dan selalu

mengevaluasi setiap tindakan yang telah dilakukan.

Dari uraian masing-masing kata diatas, maka dalam pelayanan

(service) ada beberapa dimensi / persyaratan yang harus terpenuhi

antara lain :

a. Kesadaran untuk melayani.

b. Empati kepada pelanggan.

c. Selalu memperbaiki pelayanan.

d. Berpandangan ke masa depan.

e. Penuh inisiatif.

f. Menunjukkan perhatian dan selalu melakukan evaluasi.

Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan prima adalah

pelayanan terbaik yang diberikan kepada pelanggan. Pelayanan

prima sangat mengutamakan pelanggan karena “Pelanggan adalah

Raja” atau “Pelanggan adalah Profit “. Oleh karena itu, berbagai

kemudahan dan kenyamanan harus diberikan kepada pelanggan.

Pelanggan perlu dipelihara dengan cara menghargai, memuliakan

dan menghormatinya.

Untuk menghasilkan pelayanan yang prima, maka perlu didukung

sistem yang efektif. Yaitu sistem yang merupakan perpaduan dari


33

berbagai unit kerja terkait. Suatu sistem yang melibatkan berbagai

pihak untuk bersama-sama membangun sebuah kerja yang harmonis.

Menurut Suwithi (1999:4) pelayanan prima ialah kemampuan

maksimal seseorang dalam berhubungan dengan orang lain hal

pelayanan. Pelayanan prima adalah pelayanan yang terbaik yang

diberikan kepada pelanggan, baik pelanggan internal maupun

eksternal berdasarkan standar dan prosedur pelayanan.

Menurut Anorogo (1993:107) pelayanan prima (service excellence)

dapat dipahami sebagai melayani lebih dari yang diharapkan dengan

memberi perhatian kepada waktu, ketepatan, keamanan,

kenyamanan, kualitas, kuantitas, biaya, proses dan kepuasan. Seperti

contoh ketika anda berharap mendapatkan uang sebesar Rp.100.000,-

tetapi ternyata anda mendapatkan Rp.200.000,- dengan demikian

anda merasa puas.

2.2.3 Konsep Pelayanan Prima

Keberhasilan dalam mengembangkan dan melaksanakan layanan

prima tidak lepas dari kemampuan dalam pemilihan konsep

pendekatannya. Konsep pelayanan prima menurut Barata (2003:31)

yaitu sebagai berikut :

a. Sikap (Attitute)

Sikap adalah prilaku atau perangai yang harus ditonjolkan ketika

menghadapi pelanggan, yang meliputi penampilan yang sopan

dan serasi, bersikap positif, sehat, logis dan bersikap menghargai.


34

b. Perhatian (Attention)

Perhatian adalah kepedulian penuh kepada pelanggan, baik yang

berkaitan dengan perhatian akan kebutuhan dan keinginan

pelanggan maupun pemahaman atas saran dan kritiknya, yang

meliputi mendengarkan dan memahami secara sungguh-sungguh

kebutuhan para pelanggan, mengamati dan menghargai perilaku

para pelanggan dan mencurahkan perhatian penuh kepada

pelanggan.

c. Tindakan (Action)

Tindakan adalah berbagai kegiatan nyata yang harus dilakukan

dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan, yang meliputi

mencatat setiap pesanan para pelanggan, mencatat kebutuhan

para pelanggan, menegaskan kembali kebutuhan para pelanggan,

mewujudkan kebutuhan para pelanggan dan menyatakan terima

kasih dengan harapan pelanggan mau kembali.

d. Kemampuan (Ability)

Kemampuan adalah pengetahuan dan keterampilan tertentu yang

mutlak diperlukan untuk menunjang program pelayanan prima,

yang meliputi kemampuan dalam bidang kerja yang ditekuni,

melaksanakan komunikasi yang efektif, mengembangkan

motivasi dan public relation sebagai instrumen dalam membina

hubungan kedalam dan keluar organisasi atau perusahaan.

e. Penampilan (Apperance)
35

Penampilan adalah penampilan seseorang baik yang bersifat fisik

maupun non fisik, mampu merefleksikan kepercayaan diri dan

kredibilitas dari pihak lain.

f. Tanggung Jawab (Accountability)

Tanggung jawab adalah suatu sikap keberpihakan kepada

pelanggan sebagai suatu wujud kepedulian untuk menghindarkan

atau meminimalkan kerugian atau ketidakpuasan pelanggan.

2.2.4 Pentingnya Pelayanan Prima

Pelaksanaan layanan prima oleh pihak perusahaan terhadap para

pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal mempunyai

peranan penting dalam dunia bisnis karena kalangsungan perusahaan

sangat tergantung dari loyalitas para pelanggan kepada perusahaan.

a. Pelayanan Bagi Pelanggan Internal

Menurut Sakuntala (2010) menyebutkan bahwa pelanggan intern

adalah orang-orang yang terlibat dalam perusahaan. Mereka

semuanya harus mampu mengembangkan budaya pelayanan

prima dilingkungan internal. Mereka harus saling memberi

fasilitas, baik kepada semua karyawan, bawahan maupun atasan,

dengan tujuan untuk mendukung kelancaran proses produksi

barang dan atau pembentukan jasa sehingga dapat menunjang

kelangsungan perusahaan dalam rangka mewujudkan pelayanan

prima bagi pelanggan eksternal. Salah satu hal yang patut

diperhatikan oleh segenap pelaku bisnis dan karyawan


36

perusahaan yaitu keharusan membudayakan pelayanan prima

secara internal adalah kunci sukses untuk mewujudkan pelayanan

prima bagi pelanggan eksternal.

Menurut Admin (2009) pelayanan prima yang baik dilingkungan

internal dapat dijadikan tonggak dasar dalam mewujudkan

pelayanan prima bagi lingkungan eksternal.

b. Pelayanan Bagi Pelanggan Eksternal

Menurut Admin (2009) berpendapat bahwa ketika perusahaan

memberikan pelayanan prima kepada pelanggan eksternal,

diharapkan ada peningkatan loyalitas pelanggan eksternal

terhadap perusahaan, sehingga dari waktu ke waktu perusahaan

akan mampu memelihara dan meningkatkan penjualan barang

atau jasa, dan sekaligus dapat meraih keuntungan sebagaimana

yang diharapkan.

Menurut Ratih (2005) kebutuhan dan keinginan pelanggan

merupakan potensi pasar yang dapat dijadikan peluang besar bagi

perusahaan untuk mendapatkan keuntungan melalui penjualan

barang dan jasa yang kita sediakan. Jadi sebaiknya tempatkanlah

diri kita sebagai penyedia layanan untuk mengetahui kebutuhan

pelanggan karena para pelanggan itu merupakan tumpuhan

harapan, yaitu sebagai pihak yang mampu merealisasikan

kebutuhan dan keinginannya menjadi pembeli yang nyata kepada

perusahaan.
37

2.2.5 Proses dan Tahapan dalam Pelayanan Prima

Menurut Judiari (2010:106) proses dan tahapan dalam pelayanan

prima yaitu :

1. Pancarkan segenap sikap positif kepada orang lain atau

pelanggan

Langkah memancarkan sikap positif yaitu dengan penampilan

fisik, bahasa tubuh, bunyi suara dan saat menggunakan alat bantu

kantor.

2. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan

Langkanya adalah identifikasi kebutuhan dasar manusia

(pengertian), membaca kebutuhan pelanggan (perhatian),

mengatur waktu pelayanan (tepat waktu), situasi dan kondisi,

kepekaan dan empati (mendengarkan).

3. Aplikasi diri pengidentifikasian kebutuhan pelanggan

Langkahnya ambil inisiatif untuk memperluas tanggung jawab,

berkomuinikasi dengan jelas atau asertif, pengertian, pelanggan

disambut dengan baik, membantu mereka merasa penting dan

menciptakan lingkungan yang menyenangkan.

4. Ada pengakuan kepuasan dari pelanggan yang anda layani

Langkahnya tuntaskan semua kebutuhan pelanggan, ambil

langkah ekstra bagi pelanggan, berikan sikap yang menjadikan

pelanggan berada di pihak anda.


38

2.2.6Peran Sekretaris

Sekretaris memiliki peranan penting untuk menunjang kegiatan

operasional perusahaan sehari-hari. Peran sekretaris secara umum

adalah sebagai berikut :

1. Peran sekretaris terhadap atasan yaitu :

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan

hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan

dengan pimpinan.

b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam

memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam

pelaksanakan tugas.

d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.

e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan

cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peran sekretaris terhadap bawahan yaitu :

a. Penentu kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan

secara adil, yaitu :

1) Mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai

dengan kecakapan dan kemampuan.

2) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan

sehingga pekerjaan dapat berjalan lancer dan berhasil

dengan baik.
39

3) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai

bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

4) Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai

masalah.

5) Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk

lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan

kehendak pegawai bawahan.

b. Peran sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari

bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan

berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi

sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan

suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga

segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara

penyelesaiannya. Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam

menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat

penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan

oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris

dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan,

yaitu :

1) Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara

resmi, baik lisan maupun tertulis.


40

2) Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat

tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang

melaksanakan tugasnya.

2.2.7 Tugas Sekretaris

Menurut CHR, Jimmy L.Gaol (2015:482), tugas dari seorang

sekretaris sebagai berikut :

1. Tugas-Tugas Rutin

Yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap harinya tanpa

menunggu perintah perhatian khusus maupun pengawasan

khusus diantaranya adalah membuka surat-surat yang masuk,

menerima tamu, menyimpan surat / arsip, menangani telepon,

menyusun dan membuat jadwal pimpinan.

2. Tugas-Tugas Khusus

Yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang membutuhkan

penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat,

pertimbangan, dan pengalamannya. Tugas tersebut biasanya

diberikan karena ada unsure kepercayaan bahwa sekretaris dapat

menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya membuat konsep surat

perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-

surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian

cindera mata, mengurus perjalanan dinas pimpinan dan

sebagainya.

3. Tugas-Tugas Istimewa
41

Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan diantaranya

membetulkan letak alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang

diperlukan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan

informasi kepada relasinya, menghadiri rapat-rapat dinas sebagai

pendamping selama mengadakan pertemuan bisnis, mengadakan

pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau

penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4. Tugas Keuangan

Yaitu tugas mengelola keuangan meliputi menangani urusan

keuangan pimpinan dengan baik, membayar rekening-rekening

pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan, mengurus kas kecil

yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin

sehari-hari yang jumlahnya relative kecil.

5. Tugas Insidental

Yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu

antara lain menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan,

pidato atau pernyataan pimpinan, membuka ikhtisar dari berita

atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur

yang ada kaitannya dengan perusahaan , mengoreksi bahan-

bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, mewakili

pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan dan membantu

penerbitan intern organisasi.

6. Tugas Sekretaris dalam Business Meeting


42

Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan

bisnis adalah sebagai berikut seorang sekertaris harus

mempunyai komitmen terhadap pencapaian superioritas kinerja

kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Seorang

sekretaris harus berusaha untuk terus meningkatkan pengetahuan,

meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan. Selain itu seorang

sekertaris harus bertanggungjawab atas berhasilnya perusahaan

tempat ia bekerja dan sebagai perantara pimpinan dalam

transaksi.

2.2.8 Menghandel Komplain Pelanggan Eksternal

Dalam menangani komplain dari pelanggan eksternal berikut ini

merupakan langkah yang prima dalam menangani komplain yaitu ;

a. Dengarkan dengan baik Komplain yang disampaikan dan pahami

maksudnya.

b. Berilah empati, rasakan seolah-olah anda berada di posisi

customer.

c. Meminta maaf atas kesalahan dan ketidaknyamanan customer.

d. Ucapkan terimakasih kepada customer atas komplain yang

disampaikan.

e. Berilah solusi atas keluhan customer.

f. Jika anda tidak bisa menjawab keluhan saat itu juga, maka

catatlah nama, nomor telepon dan e-mail untuk mengontak

customer kembali dan memberikan solusinya.


43

g. Follow up sampai customer puas.

2.3 Hasil PKL

2.3.1 Tugas Sekretaris

Seorang pimpinan membutuhkan bantuan sekretaris dalam

melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik. Tugas yang

dimiliki sekretaris PT. Bank Rakyat Indonesia Cabang Cilegon

adalah sebagai berikut :

a. Menangani telepon

Telepon merupakan sarana komunikasi yang efektif untuk

menghubungi bagian tertentu dalam penyampaian

informasi dari pimpinan. Selain itu penelpon dari luar

perusahaan juga dapat dengan cepat memperoleh informasi

dari sekretaris terkait bagian yang dituju.

b. Menangani surat masuk

Surat masuk diperiksa untuk dapat mengetahui apakah

surat tersebut rahasia, segera, biasa atau pribadi. Setelah itu

dicatat terlebih dahulu dalam buku register surat masuk dan

surat diantar langsung ke penerima atau ke ruangan

pimpinan untuk ditindaklanjuti dengan diberikan disposisi

pada surat tersebut. Contohnya apabila surat tersebut

terdapat nama karyawan yang dituju langsung diberikan

kepada karyawan tersebut. Untuk beberapa surat yang


44

sifatnya umum belum diketahui teruntuknya maka

dilakukan disposisi pimpinan terlebih dahulu.

c. Menangani surat keluar

Surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan dicatat di

buku register surat keluar sesuai urutan surat keluar.

Apabila surat tersebut akan dilakukan pengiriman maka

dilakukan penggandaan atas surat tersebut untuk dijadikan

sebagai arsip kantor.

d. Menerima tamu

Sekretaris tidak hanya menerima dan melayani tamu yang

akan menemui pimpinan, tetapi melayani nasabah yang

ingin bertemu dengan bagian kredit atau bagian SDM.

e. Mempersiapkan rapat pimpinan

Apabila pimpinan ingin mengadakan rapat dengan

bawahan maka sekretaris harus menyiapkan ruangan dan

menginformasikan kepada pihak-pihak terkait bahwa ada

agenda rapat dari pimpinan.

f. Memeriksa berkas yang akan ditanda tangan pimpinan

Berkas yang diberikan dari bagian kredit, operasinal dan

unit harus diperiksa kelengkapannya, yaitu kelengkapan

tanda tangan dari pembuat dan kepala dari bagian tersebut.

Lalu memisahkan berkas yang bersifat umum atau paket


45

kredit untuk memudahkan pimpinan dalam melakukan

pemeriksaan dan tanda tangan.

2.3.2 Fungsi Sekretaris

Fungsi sekretaris pada PT. Bank Rakya Indonesia Cabang

Cilegon adalah sebagai berikut :

a. Fungsi sebagai penyampai informasi

Sekretaris berfungsi sebagai penyampai informasi antara

pimpinan dan karyawan. Sebagai contoh adalah surat

masuk yang telah didisposisikan oleh pimpinan harus

disampaikan kepada staf atau karyawan yang berwenang.

Pada penyampaian informasi tersebut, sekretaris harus

komunikatif agar isi surat atau informasi tersebut sampai di

tangan para staf atau karyawan.

b. Fungsi sebagai jembatan penghubung

Salah satu fungsi sekretaris pada PT. Bank Rakyat

Indonesia Cabang Cilegon adalah sebagai penerima tamu.

Meja dan kusi sekretaris diletakkan di depan pintu masuk

ruangan pimpinan agar jika tamu atau karyawan yang ingin

bertemu dengan pimpinan bisa meminta ijin atau

memberitahukan kepada sekretaris terlebih dahulu.

Sekretaris harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu

pimpinan dan juga harus bisa mengatur dengan baik


46

pertemuan tamu dengan pimpinan. Apabila ada tamu yang

dianggap kurang layak atau sebaiknya tidak bertemu

dengan pimpinan, sekretaris bisa menolak dengan baik

karena alasan tertentu.

c. Fungsi sebagai humas (Hubungan Masyarakat)

Sekretaris dituntut untuk dapat bersikap dan bertindak

tegas juga diplomatis dalam menghadapi penelpon atau

tamu yang keras kepala atau memancing amarah sekretaris.

Sekretaris harus mampu menempatkan diri sesuai dengan

situasi dan kondisi yang ada.

2.3.3 Konsep Layanan Prima Sekretaris

a. Sikap (Attitute)

Sekretaris harus menonjolkan sikap sopan, ramah,

menghargai dan berpikiran positif ketika menghadapi

pelanggan internal maupun ekternal.

b. Perhatian (Attention)

Sekretaris harus memberikan perhatian kepada setiap

pelanggan dengan cara mendengarkan dan memahami

secara sunggung-sungguh apa yang dibutuhkan

pelanggan baik internal maupun eksternal. Selain itu

seorang sekretaris juga harus memahami dan menerima

saran atau kritik yang diberikan pelanggan untuk


47

meningkatkan kualitas sekretaris dalam memberikan

pelayanan.

c. Tindakan (Action)

Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan

seorang sekretaris harus menanyakan apa kebutuhan

pelanggan, setelah itu mencatat kebutuhan pelanggan

tersebut dan menegaskan kembali akan kebutuhan

pelanggan tersebut agar tidak salah informasi.

d. Kemampuan (Ability)

Dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan

internal maupun eksternal, sekretaris harus

menerjemahkan informasi dari pelanggan secara ringkas

dan jelas sehingga mudah dimengerti dan

diinformasikan ke pihak lain. Sekretaris juga harus

memiliki daya tanggap setiap melayani pelanggan.

e. Penampilan (Apperance)

Penampilan seorang sekretaris harus rapih, bersih,

wangi dan memancarkan energi positif kepada

pelanggan, sehingga pelanggan merasa nyaman dan bisa

berinteraksi dengan baik.

f. Tanggung Jawab (Accountability)

Setiap tindakan yang dilakukan sekretaris harus

dipertanggung jawabkan sampai selesai. Contohnya


48

surat yang akan dikirim ke kantor cabang lain harus

benar-benar diperiksa alamatnya agar tidak terjadi

kesalahan dalam pengiriman, ketika menerima berkas

dari debitur untuk bagian kredit yang sedang tidak ada

ditempat harus dibuat tanda terimanya dengan jelas dan

segera diinformasikan kepada bagian tersebut bahwa

berkas telah diterima dan diletakkan dimeja kerja agar

berkas tidak terbuang atau tidak terbaca.

2.3.4 Pemberian Layanan Prima Pelanggan Internal

2.3.4.1 SOP dalam Penanganan Surat Masuk

Surat Masuk diterima


dari KGP atau Satpam

Catat surat dalam buku


register surat masuk

Pilah surat berdasarkan Disposisi Pimpinan


sifatnya

Distribusikan surat ke bagian


yang dituju

1. Surat yang diterima dari KGP berasal dari sesama Bank

Rakyat Indonesia, bisa dari kantor pusat maupun cabang


49

seluruh Indonesia. Surat yang diterima dari satpam yaitu

surat yang berasal dari instansi lain atau orang pribadi.

2. Surat masuk dicatat dalam buku register surat masuk

sebagai bukti telah diterimanya surat tersebut.

3. Surat tersebut dipisahkan berdasarkan sifatnya yaitu

rahasia, segera atau umum. apabila surat tersebut bersifat

rahasia dan segera maka tidak perlu dilakukan disposisi

pimpinan. Surat yang bersifat rahasia contohnya surat yang

berisi kartu debit dan surat yang berkaitan dengan nasabah

prioritas. Surat yang bersifat segera harus langsung

diberikan ke bagian yang dituju dikarenakan perlu

dilakukan tindak lanjut dengan cepat. Untuk berkas yang

bersifat umum perlu dilakukan pemeriksaan terkait isi dari

surat tersebut. Apabila surat tersebut tidak berhubungan

dengan pimpinan seperti faktur tagihan, surat lamaran

pekerjaan, konfirmasi bank dan surat-surat lainnya.

4. Surat yang bersifat umum dimasukkan keruangan pimpinan

untuk dilakukan disposisi terlebih dahulu.

5. Distribusikan surat tersebut kebagian yang dituju dan

membawa buku register surat masuk untuk mendapatkan

paraf dari bagian tersebut. Hal tersebut sebagai bukti

bahwa surat tersebut telah diterima dan akan dilakukan

tindak lanjut oleh bagian tersebut.


50

2.3.4.2 SOP dalam Penanganan Surat Keluar


Berikan penomoran
pada surat yang dibuat
oleh tiap bagian

Masukkan surat tersebut ke


ruang pimpinan

Kembalikan surat ke bagian


pembuat surat tersebut

Surat yang akan dikirim


dicatat kedalam register
surat keluar

1. Setiap surat baik untukdikirim atau sebagai arsip maka

dilakukan pemberian nomor yang dicatat pada buku

register surat-surat keluar.

2. Surat yang diterima dari tiap bagian dimasukkan ke

ruangan pimpinan untuk ditanda tangani terlebih

dahulu. Apabila surat tersebut tidak perlu dilakukan

penandatanganan oleh pimpinan maka langsung dicatat

dalam register surat keluar untuk dilakukan pengiriman.

3. Surat yang telah ditandatangi oleh pimpinan

dikembalikan ke bagian pembuat surat tersebut, untuk

dilakukan pengecekan atau fax terlebih dahulu sebelum

dikirim.
51

4. Surat yang akan dikirim dicatat dalam register surat

keluar untuk dikirim. Surat tersebut dikumpulkan

diruang SDM kemudian bagian KGP akan mengirim

mengambil surat tersebut setiap sore untuk dilakukan

proses pengiriman. Apabila surat tersebut untuk daerah

cilegon maka dicatat dalam register pos tercatat dan

langsung dikirim ke kantor pos oleh pramubakti.

2.3.5 Pemberian Layanan Prima Pelanggan Eksternal

2.3.5.1 SOP dalam Penanganan Telepon

Angkat telepon yang


berdering dan ucapkan salam

Dengarkan sampai selesai


informasi yang diberikan

Tanyakan nama penelpon Sambungkan ke


dan nama instansi nomor ekstensi
untuk menghubungi
karyawan yang
Berikan solusi dari pertanyaan ingin dihubungi
yang diajukan pelanggan

Apabila sekretaris tidak bisa


memberikan solusi maka
berikan kepada bagian yang
bisa menangani
1. Angkatlah telepon yang bordering paling lama dua kali

berdering. Ucapkan salam selamat pagi/siang/sore,


52

sebutkan nama, dan mengajukan bantuan. “Selamat pagi

BRI Cilegon dengan Vivi ada yang bisa dibantu”.

2. Dengarkan semua informasi yang diutarakan oleh

penelpon hingga selesai.

3. Apabila penelpon ingin disambungkan ke bagian atau

karyawan tertentu tanyakan nama orang tersebut dan jika

dari instansi tanyakan pula nama instansinya.

4. Kemudian tekan nomor ekstensi, setelah bagian tersebut

mengangkat telepon beritahu nama penelpon dan

instansinya. Apabila karyawan yang dituju tidak ada

ditempat, sampaikan permintaan maaf kepada penelpon

dan sampaikan untuk menelpon kembali atau apabila

penelpon merupakan individu bukan berasal dari instansi

maka catatlah nomor telpon penelpon untuk dihubungi

kembali.

5. Apabila penelpon ingin menanyakan sesuatu seperti cek

saldo, perihal aktivasi mobile banking atau pertanyaan

lain yang bisa dijawab oleh sekretaris, berikan solusi yang

jelas dan singkat kepada penelpon.

6. Apabila pertanyaan yang diajukan tidak dapat dijawab

oleh sekertaris maka hubungi bagian terkait dengan

menekan tombol ekstensi untuk memberikan solusi.


53

2.3.5.2 SOP dalam Penanganan Tamu


Ucapkan salam kepada tamu
Atau nasabah dan tanyakan
apa keperluannya

Persilahkan tamu untuk


menunggu diruang tamu

Apabila karyawan
Hubungi karyawan terkait tersebut tidak ada
untuk menemui tamu ditempat maka
tersebut sampaikan
informasi tersebut
ke tamu
Persilahkan tamu menemui
karyawan tersebut

1. Sapa tamu dengan mengucapkan salam pagi/siang/sore,

kemudian ajukan bantuan. “Selamat pagi/siang/sore

pak/bu ada yang bisa dibantu?”.

2. Mempersilahkan tamu menunggu diruang tamu. “Baik

pak/bu, mohon ditunggu”.

3. Beritahu karyawan terkait yang dicari dengan

menyebutkan namanya. Apabila karyawan tersebut

sedang tidak ada ditempat sampaikan kepada tamu

tersebut bahwa karyawan tersebut sedang keluar kantor

dengan sopan. Apabila tamu tersebut merupakan calon

debitur baru yang ingin menanyakan kredit, maka berikan

kartu nama bagian tersebut.


54

4. Apabila tamu tersebut adalah tamu pimpinan maka

beritahu pimpinan dan tunggu hingga pimpinan

mempersilahkan tamu menemui pimpinan diruangannya.

5. Apabila pimpinan sedang tidak ada ditempat, hubungan

bagian manajer pemasaran untuk menemui tamu tersebut.

2.3.6 Kegiatan Selama PKL

No Hari, Tanggal Waktu Kegiatan Praktik Kerja Lapangan


1 31, Desember 07.15- Doa pagi

2018 17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas
2 2, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon
3 3, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


4 4, Januari 2019 07.15- Doa pagi

16.40 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


5 7, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip


55

berkas

Menerima telepon dan tamu


6 8, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


7 9, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu

8 10, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


9 11, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu

Membuat daftar OTS (On The Spot)


10 15, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


11 16, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip


56

berkas

Menerima telepon dan tamu


12 17, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


13 18, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu

Menyiapkan rapat
14 21, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


15 22, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu

Membuat daftar OTS (On The Spot)


16 23, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


17 24, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip


57

berkas

Menerima telepon dan tamu


18 25, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


19 28, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


20 30, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


21 31, Januari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


22 1, Februari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


23 4, Februari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


24 7, Februari 2019 07.15- Doa pagi
58

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


25 8, Februari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu

Membuat daftar OTS (On The Spot)


26 11, Februari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


27 12, Februari 2019 07.15- Doa pagi

17.30 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu

Membuat daftar OTS (On The Spot)


28 13, Februari 2019 07.15- Doa pagi

17.15 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


29 14, Februari 2019 07.15- Doa pagi

17.00 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


30 18, Februari 2019 07.15- Doa pagi
59

17.30 Mengelola surat dan mengarsip

berkas

Menerima telepon dan tamu


BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan penulis pada

PT.Bank Rakyat Indonesia Kanca Cilegon maka dapat diambil

beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sekretaris memiliki tugas yaitu menangani telepon, menangani

surat masuk dan keluar, menerima tamu, dan memeriksa

kelengkapan berkas yang akan ditanda tangani pimpinan. Tugas

sekretaris meskipun terlihat sederhana dan terlihat membosankan,

tetapi tugas ini menjadi hal yang penting untuk menunjang

kelancaran kegiatan operasi bank sehari-hari dan dapat

meningkatkan citra perusahaan terhadap pelanggan eksternal.

2. Sekretaris mempunyai fungsi pertama sebagai penyampai

informasi dari pimpinan kepada karyawan dimana sekretaris

harus berprilaku secara komunikatif sehingga karyawan dapat

mengerti maksud dan tujuan dari informasi yang disampaikan.

Kedua sebagai jembatan penghubung, sekretaris harus bisa

membangun komunikasi yang baik antara pimpinan dengan

karyawan, yaitu dengan mengatur tamu yang ingin bertemu

59
60

pimpinan, meminta tanda tangan berkas dengan memberitahu

secara singkat isi dari berkas atau surat tersebut. Ketiga sebagai

humas (hubungan masyarakat) yaitu sekretaris berperan aktif

dalam menghubungkan nasabah dengan karyawan.

3. Proses dan tahapan sekretaris dalam memberikan pelayanan

prima dimulai dari layanan yang diberikan kepada pelanggan

internal yang akan berdampak kepada pelanggan eksternal dan

juga langsung memberikan pelayanan prima kepada pelanggan

eksternal. Proses dan tahapan dalam memberikan layanan prima

secara garis besar adalah sebagai berikut :

a. Penampilan

Dalam memberikan pelayanan prima sekretaris mampu

memancarkan sikap positif kepada pelanggan internal dan

ekternal yang diukur dari penampilan, sikap dan tutur kata

sekretaris saat memberikan pelayanan prima.

b. Empati

Sekretaris selalu memberikan perhatian kepada setiap

pelanggan baik pelanggan internal maupun eksternal, yaitu

dengan berusaha memahami dan mengamati setiap kebutuhan

pelanggan. Dengan demikian sekretaris selalu berusaha

menempatkan diri sebagai pelanggan yang memiliki banyak

kebutuhan.
61

c. Tindakan

Setiap tindakan yang dilakukan sekretaris dibuat secara

sederhana dan sopan, sehingga pelanggan internal maupun

eksternal yang menerima informasi dan yang menyampaikan

informasi dapat langsung terkoneksi dengan baik.

d. Tanggung Jawab

Setiap tugas sekretaris harus dilakukan sampai pelanggan

mengerti dan puas akan jawaban atau informasi yang

disampaikan.

3.2 SARAN

Berdasarkan hasil penelitian dan penulisan, terdapat beberapa saran

yang diharapkan bermanfaat dalam meningkatkan layanan prima pada

PT.Bank Rakyat Indonesia Kanca Cilegon sebagai berikut:

1. Sekretaris diberikan edukasi secara mendalam mengenai produk

dan jasa Bank Rakyat Indonesia Kanca Cilegon terutama

informasi tentang kredit, sehingga ketika bagian kredit sedang

tidak ada, sekretaris dapat membantu memberikan penjelasan

secara singkat.
62

2. Alat komunikasi yaitu telepon yang digunakan sekretaris

sebaiknya dilakukan pengaturan agar dapat melihat nomor

penelpon, sehingga saat penelpon kembali menelpon sekretaris

sudah mengetahui identitas penelpon.

3. Alat komunikasi yang digunakan sekretaris sebaiknya dilakukan

perbaikan setiap minggu untuk meningkatkan kualitas telepon

yang kadang tidak dapat mendengar suara penelpon bahkan

terputus.

4. Sekretaris dan setiap karyawan harus memiliki komunikasi yang

baik dan setiap karyawan memberikan informasi yang jelas ketika

sekretaris menanyakan terutama yang berkaitan dengan peraturan

yang ditetapkan untuk nasabah.

5. Proses menomoran surat keluar dan registrasi surat masuk

sebaiknya dilakukan dengan menggunakan sistem sehingga

mudah dilakukan pencarian ketika dibutuhkan.


DAFTAR PUSTAKA

Churiyah, Madziatul. (2010). Menjadi Sekretaris Masa Depan. Malang : Surya


Pena Gemilang.

Hartati, Ikasri. (2015). Kajian Teori Sekretaris, (Online), (http://eprints.uny.ac.id,


diakses pada 17 Februari 2019).

Indah, A. (2016). Fungsi dan Tugas Sekretaris, (Online),


(http://eprints.polsri.ac.id, diakses pada 17 Februari 2019).

Iqbal, Mohammad. (2007). Pelayanan yang Memuaskan: Kisah, Rafleksi, Arti,


Stategi, SDM dan Benang Merah. PT.Elex Media Komputindo.Jakarta.

Khairisma, Lina. (2014). Tugas dan Fungsi Sekretaris Pimpinan pada PT.Bank
Rakyat Indonesia Persero Tbk Cabang Banda Aceh. Banda Aceh :
Program Diploma III Universitas Syiah Kuala Darussalam Banda Aceh.

Nuraeni,Nani. (2008). Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Visi


Media.

Purnama, Desilia dan Liana. (2017). Peran Sekretaris dalam Mengelola Surat
Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Tanggerang Selatan. Jurnal Sekretaris, (Online),
(http://openjurnal.unpam.ac.id, diakses 16 Februari 2019).

Rangkisti, Feddy. (2017). Customer Care Excellence : Meningkatkan Kinerja


Perusahaan Melalui Pelayanan Prima. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Ratminto, dkk. (2018). Pelayanan Prima : Pedoman Penerapan Momen Kritis


Pelayanan dari A sampai Z. Jogjakarta : UGM Press.

Rochman, AF. (2013). Pengaruh Self Esteem Karyawan Alfamart Jember


Terhadap Pemberian Pelayanan Prima (Service excellence) Kepada
Pelanggan. Malang : Program Sarjana UIN Maulana Malik Ibrahim
Malang.

Wirdani, F. (2013). Kajian Teori Pelayanan Prima, (Online), (http://etheses.uin-


malang.ac.id, diakses pada 17 Februari 2019).

63
DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Data Pribadi

Nama : Vivian Rainsani


Tempat, tanggal
: Serang, 6 Juni 1998
lahir
Jenis Kelamin : Perempuan

Umur : 21 tahun

Tinggi, berat badan : 158 cm, 52 kg

Agama : Islam
Alamat
: Komp. TWI FWA 155 No.21 Rt04 Rw07
Kelurahan Warnasari Kota Cilegon

Telepon :085210774808
: 1602000003@perbanas.id
Email

Pendidikan Formal

2016 s.d 2019 Perbanas Institute Jakarta

2013 s.d 2016 SMAN 1 Cilegon

2010 s.d 2013 SMP Madani Islamic School Cilegon


Jakarta, Maret 2019

Vivian Rainsani

64
64

Anda mungkin juga menyukai