1
3. Pengenalan Microsoft Excel
Microsoft Excel merupakan program aplikasi yang dugunakan untuk pengolahan data-
data umumnya angka-angka, dengan menggunakan fiturfitur yang disediakan seperti
fungsi-fungsi dan tabel untuk memvisualisasikan data-data yang telah diolah.
4. Persiapan
Untuk persiapan awal, pastikan bahwa Microsoft Excel telah terinstal pada komputer dan
siap untuk dioperasikan.
2
Gambar 4.2 Area Kerja Lembar Sebar (Spreadsheet)
Baris Judul (Title Bar), berisi nama file dan program aplikasi yang sedang
aktif. Baris judul ini juga dapat digunakan untuk memindahkan jendela ke
posisi lain.
3
menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk
perintah-perintah yang sering digunakan. Pada elemen ini disediakan icon
yang dapat mempermudah kita untuk mengingat fungsi tombol itu sendiri.
4
Baris Rumus (Formula Bar), berfungsi menampilkan informasi mengenai
isi sel yang sedang aktif.
File
Pada menu ini, terdapat berbagai macam pilihan submenu dengan fungsi yang dapat
digunakan seperti
Tombol
Submenu Fungsi
Shortcut
Edit
Dalam menu edit ini terdapat beberapa fungsi submenu yang dapat dijalankan. Berikut
fungsi yang sering dipergunakan
Submenu Tombol Fungsi
5
Shortcut
Undo Ctrl+Z Kembali satu langkah ke belakang.
Redo Ctrl+Y Kembali satu langkah ke depan
Cut Ctrl+X Menghilangkan objek (Text/angka/formula/gambar)
atau kolom yang ditunjuk
Copy Ctrl+C Menyalin objek (text/angka/formula/gambar) atau
kolom yang ditunjuk
Paste Ctrl+V Menyalin objek (text/angka/formula/gambar) atau
kolom yang telah dicopy ke tempat yang telah
ditunjuk
Delete Menghapus objek (text/angka/formula/gambar) yang
ditunjuk.
Find Ctrl+F Cara cepat mencari objek (text/angka/formula) di
lembar sebar
View
Untuk menu view, terdapat beberapa submenu dengan fungsi yang sering digunakan.
Dalam menu ini dapat dilakukan penentuan terhadap batas atas dan bawah halaman
(header/footer), menyisipkan toolbars yang dapat membantu dalam pengoperasioan
lembar sebar.
Insert
Menu insert berfungsi untuk menyisipkan berbagai elemen lembar kerja, seperti cell,
rows (baris), columns (kolom), worksheet (lembar kerja), diagram, simbol, gambar, dan
sebagainya. Untuk menu insert, terdapat beberapa sub menu dengan fungsi yang sering
digunakan, antara lain :
Submenu Fungsi
Rows Menyisipkan satu baris di atas
Columns Menyisipkan satu kolom di sebelah kiri
Worksheet Menyisipkan lembar kerja baru (Sheet)
Chart Menyisipkan grafik pada lemabr kerja
Symbol Menyisipkan simbol pada cellyang ditunjuk
Picture Menyisipkan gambar / image pada lembar kerja
6
Diagram Menyisipkan diagram pada lembar kerja
Format
Menu format berfungsi untuk membantu user mengatur ukuran baris dan kolom,
mengatur nama lembar kerja, serta berbagai format lain seperti latar (background) dan
warna.
Tools
Menu tools biasanya digunakan untuk mengecek penulisan dan melakukan proteksi
terhadap lembar sebar yang dibuat. Melalui menu ini, user dapat membatasi pengaksesan
lembar sebar, seperti protect sheet untuk melakukan proteksi terhadap lembar kerja yang
ingin diproteksi di dalam file atau protect workbook untuk melakukan proteksi terhadap
file lembar sebar(secara keseluruhan satu file).
Data
Menu Data dapat digunakan untuk melakukan penyusunan data (sorting), melakukan
filter, menghitung sub total, serta membuat tabel.
Window
Di dalam menu ini dapat digunakan fugnsi submenu untuk membuka window lembar
sebar yang baru (new window), menyembunyikan lembar seabr (hide), serta fungsi freeze
panes untuk mempermudah melihat data yang banyak tanpa harus berpindah-pindah.
Help
Menu ini berguna bagi user untuk mempelajari cara kerja di dalam lembar sebar dengan
adanya petunjuk-petunjuk yang disediakan.
Setelah menekan tombol New , maka buku kerja baru akan segera terbuat.
Apabila anda memerlukan lembar kerja baru pada buku kerja yang sedang
anda gunakan sekarang, cukup dilakukan dengan cara memilih atau mengklik
tabulasi (tab) yang terletak di bawah lembar kerja, yang dalam keadaan
defaultnya diberi nama Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3 dan seterusnya.
8
Gambar 4.10 Tabulasi pada lembar kerja
Apabila dibutuhkan lembar kerja yang cukup banyak dalam satu buku kerja,
dapat ditambahkan.
Caranya:
1. Klik kanan pada tabulasi.
2. Pilih Insert
9
Gambar 4.12 Window untuk insert sheet
10
Gambar 4.15 Kotak dialog open
2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih drive dan folder tempat di mana
file tersimpan. Anda juga dapat membuka kembali file yang tersimpan
pada folder tertentu yang terdapat pada folder bar (history, my
documents,desktop, favorits dan web folders). Untuk menampilkan isi
folder yang ada pada folder bar, cukup dilakukan dengan cara mengklik
icon foldernya.
3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file buku kerja yang anda
inginkan atau klik dua kali pada nama file yang anda inginkan. Apabila
diperlukan pada tombol daftar pilihan files of type, anda dapat memilih
jenis dan bentuk format penyimpanan file yang ingin ditampilkan atau
dibuka kembali.
4. Klik tombol perintah open, maka file yang ingin kita buka akan tampil di
lembar sebar.
11
selanjutnya (langkah 3-5) seperti di atas. Berikut ini icon toolbar yang dapat
kita gunakan
Cara pintas untuk dapat membuka kotak dialog Open tersebut dapat pula
menggunakan shortcut, yaitu Ctrl+O.
12
Gambar 4.17 Open Office Document
3. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih drive dan folder tempat di mana
file tersimpan. Anda juga dapat membuka kembali file yang tersimpan
pada folder tertentu yang terdapat pada folder bar (history, my
documents,desktop, favorits dan web folders). Untuk menampilkan isi
folder yang ada pada folder bar, cukup dilakukan dengan cara mengklik
icon foldernya.
4. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file buku kerja yang anda
inginkan atau klik dua kali pada nama file yang anda inginkan.
5. Pada tombol daftar pilihan Files of type, pilih dan klik jenis dan bentuk
format penyimpanan filenya.
6. Klik tombol perintah Open.
13
6.2.2.2 Membuka File Buku Kerja Melalui Menu Document
Untuk membuka file buku kerja yang telah anda simpan menggunakan menu
documents, ikuti langkah berikut ini:
1. Klik tombol Start yang ada di taskbar. Pilih menu My Document
klik tombol Close . Tombol ini hanya akan menutup buku kerja yag
sedang aktif satu per satu. Apabila ingin mengakhiri semua buku kerja yang
sedang dibuka secara cepat, dapat langsung mengklik sizebutton untuk Close,
yaitu .
6.4 Menyimpan Buku kerja Lembar Sebar
Buku kerja (workbook) dengan seluruh lembar kerjanya dapat disimpan ke
hard disk atau ke disket dengan menggunakan langkah berikut:
1. Pilih dan klik menu File,Save (Ctrl+S). Apabila menyimpan buku kerja
untuk pertama kali, kotak dialog Save As akan ditampilkan.
14
Gambar 4.19 Kotak dialog Save As
2. Pada tombol daftar pilihan save in,pilih drive dan folder tempat dimana file
akan disimpan. Dapat pula menyimpan pada folder tertentu yang terdapat
pada folder bar, di antaranya dapat menyimpan pada folder history, my
documents, desktop, favorites and web folders. Untuk memilih folder yang
ada pada folder bar, cukup dilakukan dengan cara mengklik icon
foldernya.
3. Untuk memberi nama file cukup dilakukan dengan cara mengetikkan nama
yang anda inginkan pada kotak isian file name. Apabila diperlukan dapat
memilih jenis dan bentuk format penyimpanan file pada tombol daftar
pilihan Save as type.
4. Klik tombol perintah Save.
Dapat pula jika ingin menggunakan tombol pada toolbar. Berikut tombol
yang dapat digunakan untuk menyimpan lemabr kerja yang telah dibuat
.
Berikut ini beberapa toolbar yang terdapat pada kotak dialog save as.
15
Toolbar Keterangan
Untuk menyimpan kembali buku kerja yang pernah anda simpan dengan
menggunakan nama yang sama, pilih menu File > Save (Ctrl+S) atau klik
tombol toolbar Save. Sedangkan bila anda bermaksud untuk menyimpan buku
kerja yang pernah anda simpan dengan nama lain, pilih dan klik menu File >
Save As.
File Excel dapat disimpan dalam berbagai format selain .xls. Format-format
dapat diubah pada combo box Save as Type
Cell Formatting
Cell Formatting artinya melakukan pengeditan pada cell, ada beberapa jenis formatting
antara lain :
Format Font (Font Face)
Jenis font pada text atau angka yang digunakan pada cell tertentu dapat diubah.
Caranya adalah :
1. Sorot cell yang ingin diubah dengan melakukan operasi Klik dan Drag
16
2. Menu Format > Cell pilih Tab Font, kemudian ubah jenis tulisan dan
ukuran yang diinginkan. Kemudian Klik OK (Gambar 4.21).
3. Atau dapat pula dilakukan melalui Toolbar
Font Color
Untuk mengubah warna font dapat dilakukan dengan cara :
1. Sorot Cellyang ingin diubah warnanya.
2. Menu Format > Cell, pada bagian color ubahlah jenis warnanya. Atau
17
Alignment.
Sebagai contoh ubahlah Alignment dari kolom A, Nomor sehingga rata
tengah.
2. Kemudian dari Toolbar klik icon atau dari Menu Format > Cell
pilih Tab Alignment.
3. Pada bagian Text Alignment setting agar horizontalnya menjadi center,
dan juga dapat mengatur vertikalnya menjadi center, kemudian klik
tombol OK.
Format Data (Cell Data Type) Kita dapat mengatur jenis data yang
tersimpan Cell, misalnya Cell menyimpan data text, tanggal, atau numerik
18
dan sebagainya. Cara untuk melakukan format Cell Type, dapat dilakukan
cara sebagai berikut :
1. Pilih Cell atau kolom yang ingin menyimpan data type numeric sebagai
contoh.
2. Menu Format > Cell, pilih Tab Number. Atau klik kanan dan pilih
Format Cell.
3. Pilihlah jenis data di Category menjadi Number kemudian dapat
dilakukan pengaturan angka decimal di belakang koma.
Presisi
Untuk menentukan presisi atau tanda ribuan dan pecahan. Caranya hampir sama
dengan cara menentukan format Cell Data Type di atas. Hanya untuk
menentukan presisi, dapat melakukan berbagai pilihan sebagai berikut :
19
Category Keterangan
Number Untuk menampilkan angka dalam format normal (angka
general)
Untuk category currency dan accounting, akan muncul pilihan simbol yang
biasanya dapat kita pilih simbol mata uang yang diinginkan.
20
Gambar 4.26 Kotak dialog tinggi baris
Atau dapat dilakukan dengan cara klik kanan header/footer sebagai berikut
1. Pilih dan Klik bagian baris yang ingin diatur tingginya.
2. Klik kanan header/footer dan pilih Row Height
21
Gambar 4.28 Kolom yang akan diatur
3. Akan keluar kotak dialog untuk mengubah ukuran lebar kolom seperti
gambar di bawah. Lakukan perubahan ukuran. Ukuran standar adalah
8.43 inch
22
3. Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar 4.29. Ketik ukuran
yang diinginkan.
Border / Bingkai
Border juga berguna dalam mengelompokkan dan memvisualisasikan data
sehingga tampak lebih rapih. Cara membuatnya adalah dengan :
1. Sorotlah Cell yang ingin dibuatkan border.
2. Pilih menu Format > Cell, lalu pilih Tab Border.
23
Warna
Mengubah warna Font/Text di dalam Cell, dapat dilakukan tahap berikut :
1. Sorot Cell yang ingin diubah warnanya atau Blok tulisan / text yang ada di
dalam Cell (jika hanya sebagian test saja).
2. Pilih menu Format => Cell => Tab Font, pada bagian Color ubah jenis
Gambar 4.33 Kotak dialog Format Cell untuk mengatur warna font
24
Gambar 4.34 Kotak dialog Format Cell untuk mengatur warna cell
3. Pindahkan penunjuk cell ke posisi baru untuk menempatkan hasil penyalinan yang
diinginkan. Sebagai contoh pindahkan penunjuk cell ke cell F3.
4. Pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V). Dapat juga dengan menenpatkan penunjuk
header/footer tetappada posisi cell atau range yang disorot, kemudian tekan tombol
header/footer sebelah kanan satu kali sampai menu shortcut ditampilkan, lalu pilih
dan klik Paste. Tetapi sebenarnya dapat lebih cepat dengan menekan tombol Enter.
Hasil penyalinan terlihat pada gambar berikut ini.
25
Gambar 4.36 Hasil Copy
Cut
Untuk menggunakan fitur cut, dapat dilakukan seperti langkah berikut ini :
1. Sorotlah cell atau range yang datanya akan dipindahkan. Misalnya Sorot range
B3:D8.
2. Pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X). Atau dapat pula menggunakan cara
lain dengan menempatkan petunjuk header/footer tetap pada posisi cell atau
range yang disorot, kemudian tekan tombol header/footer sebelah kanan satu
kali sampai menu shortcut ditampilkan, lalu pilih dan klik Cut
26
penunjuk header/footer tetap pada posisi cell atau range yang disorot, kemudian
tekan tombol header/footer sebelah kanan satu kali sampai menu shortcut
ditampilkan, lalu pilih dan klik Paste. Tetapi sebenarnya dapat lebih cepat
dengan menekan tombol Enter. Hasil penyalinan terlihat pada gambar berikut
ini
8. Formula
Di dalam lembar sebar, terdapat formula yang biasanya dikenal dengan istilah rumus
atau fungsi. Untuk tahap ini, akan dipelajari formula sederhana berupa rumus untuk
penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan fungsi untuk menghitung
penjumlahan data (sum) dan menghitung rata-rata data (avg).
27
Operator hitung (operator aritmatik) yang dapat digunakan pada rumus, di antaranya :
+ (plus) : penjumlahan
- (minus) : pengurangan
* (kali) : perkalian
/ (bagi) : pembagian
^ (pangkat) : pangkat
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan atau hierarki
operator hitung sebagai berikut.
Pertama ^
Kedua * atau /
Ketiga + atau –
Catatan : rumus yang diapit dengan tanda kurung ”( )” akan diproses terlebih
dahulu.
Sebagai contoh, ketiklah pada lembar kerja data berikut ini :
1. Pada cell B3, B4, C3, C4, E3, E4, E5, dan E6 ketiklah sesuai dengan yang tertera
di gambar di bawah (Gambar 4.39).
2. Pada cell G3 ketik dengan menggunakan rumus : =B4+C4
3. Pada cell G4 ketik dengan menggunakan rumus : =B4-C4
4. Pada cell G5 ketik dengan menggunakan rumus : =B4*C4
5. Pada cell G6 ketik dengan menggunakan rumus : =B4/C4
6. Hasil akan terlihat seperti gambar berikut ini.
28
Gambar 4.39 Contoh Hasil Penggunaan Formula
Atau dapat pula dilakukan dengan menggeserkan ke arah cell yang diinginkan.
Misalnya untuk menggunakan rumus ”=B4+C4” dapat dilakukan dengan cara :
1. Ketik = di cell G3, lalu pilih dan klik cell B4 (cell yang berisi angka 9)
29
Gambar 4.41 Penggunaan Formula Penjumlahan tahap 2
3. Setelah itu tekan enter, maka akan muncul angka 12 di cell G3, seperti pada
gambar berikut.
30
9. Menggunakan Fungsi
Fungsi merupakan formula berupa rumus yang sudah siap pakai yang digunakan
sebagai alat untuk membantu perhitungan. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh
lembar sebar dikelompokkan menjadi beberapa kelompok fungsi, di antaranya
kelompok fungsi keuangan, matematika, statistika, logika, teks, database dan
kelompok fungsi lainnya.
Umumnya penulisan fungsi harus dilengkapi dengan argumen yang dapat
berupa angka, label, rumus, alamat cell atau range. Argumen ini biasanya ditulis
dengan diapit tanda kurung.
SUM
Sebagai contoh, perhatikan penulisan fungsi yang digunakan untuk penjumlahan
data berikut :
=SUM(100,1500,5000) Hitung jumlah angka 100, 1500, 5000
=SUM(B2,E5,G5) Hitung jumlah isi cell B2, E5, dan G5
=SUM(B3/4, A3*5,C3) Hitung jumlah isi cell B3 dibagi 4, cell A3 dikali
5 dan cell C3
=SUM(B3:B6) Hitung jumlah data dalam range B3 sampai B6
31
Gambar 4.43 Contoh untuk menggunakan fungsi
2. Buat perhitungan dengan menggunakan fungsi penjumlahan (sum)
32
Gambar 4.45 Menggunakan Rumus fungsi ’=sum(E3,E4,E5)’ yang
akan menghasilkan nilai 8500
33
Gambar 4.47 Menggunakan Rumus fungsi ’=sum(E3:E5)’
yang akan menghasilkan nilai 8500
34
AVERAGE
Average (avg) merupakan fungsi yang sering digunakan untuk
menghitung rata-rata data.
Perhatikan contoh berikut ini.
35
Gambar 4.50 Kotak dialog Page Setup untuk Page
Dalam kotak dialog Page Setup, terdapat 4 buah tab yang mewakili 4 bagian dalam
mengatur halaman, yaitu Page, Margins, Header/Footer, dan Sheet.
Page
Pada Page, dapat diatur jenis dan ukuran dokumen yang diinginkan pada
Paper size. Serta dapat mengatur orientasi atau posisi dari halaman pada
Orientation, menjadi vertikal/tegak (potrait) atau horizontal (landscape). Pada
kotak daftar pilihan Print quality, dapat dipilih tingkatan kualitas hasil
pencetakan yang diinginkan.
36
Margins
Header/footer
37
Gambar 4.52 Kotak dialog Page Setup untuk Header/Footer
Pada bagian ini, dapat dipilih isi header/footer ynang diinginkan. Bila pilihan
yang tersedia tidak sesuai dengan yang diinginkan, dapat dibuat header dan
footer sendiri sesuai dengan keinginan. Untuk membuat header dan footer
sendiri, klik tombol perintah Custom Header dan/atau Custom Footer. Kotak
dialog Header dan/atau Footer akan tampil.
Catatan : Isi header dan/atau footer yang diketik dapat ditempatkan pada tiga
posisi, yaitu kiri (Left section), tengah (Center section), dan kanan (Right
section).
38
Pada kotak isian header dan footer selain dapat ditulis teks, dapat pula
menempatkan informasi nomor halaman, jumlah total halaman, tanggal,
waktu, nama file dan nama tab lembar kerja. Untuk menempatkan posisi
tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan tombol toolbar header/footer.
Sheet
39
Gambar 4.54 Kotak dialog Page Setup untuk Sheet
1. Pilih dan klik menu File > Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan
ditampilkan.
40
Sebelum mencetak, biasanya kita akan mengecek hasil yang akan kita
peroleh pada saat akan mencetak. Hasil tersebut dapat kita lihat melalui
printperview. Untuk melakukan print Preview, dapat dilakukan dengan
langkah berikut :
41
Gambar 4.56 Hasil Print Preview
42
Selain melalui Print Preview, Anda dapat melakukan pencetakan langsung
tanpa melihat printpreview terlebih dahulu dengan cara
1. Pilih File > Print (Ctrl+P).
43
4. Tentukan range atau batasan pencetakan dokumen pada Page Range.
Batasan pencetakan terdiri dari semua (All), halaman di mana kursor
berada (CurrentPage), dan halaman tertentu (Pages).
5. Tentukan jumlah salinan yang ingin dicetak pada Copies.
Jika sudah, tekan OK untuk memulai pencetakan, atau tekan Cancel untuk
membatalkan pencetakan.
44
DAFTAR PUSTAKA
Buku Referensi :
45