LAPORAN PROYEK PERUBAHA

EFISIENSI PENGAWASAN PEKERJAAN KONTRUKSI

IRIGASI DI BBWS BRANTAS MELALUI APLIKASI
SIPENI

DISUSUN OLEH :

Eny Setyoningrum, ST.,MT

KEMETERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN WILAYAH VI SURABAYA
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
TAHUN 2019
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur Alhamdulillah kami panjatkan kepada Allah swt, Tuhan Yang Maha
Esa, berkat rahmat dan hidayah Nya maka Laporan Laboratorium Kepemimpinan Proyek
Perubahan dengan Judul “Efisiensi Pengawasan Pekerjaan Konstruksi Irigasi di BBWS
Brantas dengan Aplikasi SIPENI” dapat tersusun dengan baik. Laporan pelaksanaan
laboratorium kepemimpinan ini adalah bukti proses pelaksanaan proyek perubahan dan
hasil yang telah dicapai pada tahapan jangka pendek dalam menerapkan inovasi aplikasi
SIPENI. Dalam pelaksanaan laboratorium kepemimpinan ini milestone jangka pendek
dari Rancangan Proyek Perubahan Alhamdulillah dapat dilaksanakan dengan lancar.
Penyusunan Laporan Pelaksanaan Laboratorium Kepemimpinan ini masih jauh dari
kesempurnaan, karena itu dukungan, masukan dan saran sangat kami harapkan.

Surabaya, 4 Juli 2019

Penulis,

i
 DAFTAR ISI
Kata Pengantar i
Daftar Isi ii
Daftar Gambar iii
Daftar Tabel iv
Daftar Lampiran v

BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Area dan Fokus Perubahan 6
C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan 7
D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan 8

BAB II DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN 11

A. Output Kunci Proyek Perubahan 11
B. Pentahapan (Milestone) Proyek Perubahan 12
C. Tata Kelola Proyek Perubahan 13
D. Stakeholder Proyek Perubahan 14
E. Indikasi Kendala dan Masalah Serta Strategi Mengatasi 20
F. Target Capaian Kinerja 21
G. Sumber Dana 22

BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN 23

A. Persiapan 23
B. Pelaksanan Proyek Perubahan 27
C. Capaian Proyek Perubahan Jangka Pendek 36
D. Analisa Kuadran Stakeholder 42

BAB IV KESIMPULAN DAN REKOMENDASI 44

A. Kesimpulan 44
B. Rekomendasi 44

ii
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Balai Besar Wilayah Sungai Brantas.................................................... 1
Gambar 1.2 Gagasan Proyek Perubahan .............................................................................................. 7
Gambar 2.1 Organisasi Proyek Perubahan ............................................................................................ 13
Gambar 2.2 Pemetaan Stakeholder ...................................................................................................... 16
Gambar 2.3 Net Map Stakeholder ........................................................................................................ 19
Gambar 3.1 Lembar Persetujuan Judul ................................................................................................ 24
Gambar 3.2 Konsultasi Judul dengan Mentor (Kabid PJPA Brantas) ..................................................... 24
Gambar 3.3 Surat Keputusan Tim Efektif .............................................................................................. 26
Gambar 3.4 Pelaksanaan Rapat Koordinasi Tim Efektif ........................................................................ 27
Gambar 3.5 Rapat Koordinasi Pelaksanaan Proyek Perubahan di BBWS Brantas ................................. 28
Gambar 3.6 Koordinasi dengan Stakeholder Internal ........................................................................... 29
Gambar 3.7 Perjanjian kerja Konsultan Pemrograman ......................................................................... 29
Gambar 3.8 Pelaksanaan Rapat Kerja Tim Efektif ................................................................................. 30
Gambar 3.9 Tampilan Awal Versi Website ........................................................................................... 31
Gambar 3.10 Tampilan Versi Android ................................................................................................. 32
Gambar 3.11 Tampilan Menu Aplikasi SIPENI ..................................................................................... 33
Gambar 3.12 Kegiatan Sosialiasai Aplikasi di Lingkungan Internal ...................................................... 34
Gambar 3.13 Tampilan Paket Pekerjaan di Versi Mobile ..................................................................... 35
Gambar 3.14 Identifikasi Stakeholder ................................................................................................. 39
Gambar 3.15 Dokumentasi mencari dukungan dari Stakeholder ........................................................ 42
Gambar 3.16 Peta Kuadran Stakeholder setelah Proyek Perubahan ................................................... 43

iii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Hasil Analisa USG .............................................................................................................. 3

Tabel 1.2 Kriteria Keberhasilan ......................................................................................................... 10
Tabel 2.1 Pentahapan Proyek Perubahan ......................................................................................... 12
Tabel 2.2 Pengklasifikasian Stakeholder ........................................................................................... 18
Tabel 2.3 Potensi Kendala dan Masalah ........................................................................................... 20
Tabel 2.4 Target Capaian Kinerja ...................................................................................................... 21
Tabel 3.1 Pelaksanaan Bimbingan dengan Coach ............................................................................. 25
Tabel 3.2 Susunan Tim Efektif Pelaksana Proyek Perubahan ............................................................ 26
Tabel 3.3 Pelaksanaan Tahap Kegiatan Milestone Jangka Pendek ................................................... 37
Tabel 3.4 List Dukungan Stakeholder ............................................................................................... 41

iv
 DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1 PERSETUJUAN JUDUL PROYEK PERUBAHAN

LAMPIRAN 2 LEMBAR ASISTENI COACH

LAMPIRAN 3 SK TIM PELAKSANA

LAMPIRAN 4 KONTRAK KONSULTAN IT

LAMPIRAN 5 DOKUMENTASI RAPAT

LAMPIRAN 6 SURAT DUKUNGAN

LAMPIRAN 7 DRAFT SOP

LAMPIRAN 8 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI

v
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Balai Besar Wilayah Sungai Brantas merupakan unit pelaksana teknis dari
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat. Berdasarkan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat No: 05/PRT/M/2019 maka Balai Besar Wilayah Sungai
Brantas merupakan Balai Besar Wilayah Sungai Tipe A. Sesuai dengan Permen
tersebut struktur organisasi untuk Balai Besar Wilayah Sungai Tipe A terdiri dari 1
Bagian dan 4 Bidang. Salah satunya adalah Bidang Pelaksanaan Jaringan
Pemanfaatan Air. Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air (PJPA) terdiri
dari 2 (dua) seksi yaitu Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa dan
Seksi Pengendalian Pelaksanaan Air Baku dan Air Tanah. Gambar struktur
organisasi dan tata kerja BBWS Brantas adalah sebagai berikut :

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Balai Besar Wilayah Sungai Brantas

1|
 Tugas dari seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa berdasarkan
Permen PUPR No:05/PRT/M/2019 adalah menyiapkan bahan penyusunan
rencana kegiatan, pengendalian dan pengawasan perencanaan teknik,
pelaksanaan konstruksi dan non konstruksi, persiapan penyerahan operasi dan
pemeliharaan, fasilitasi penerapan sistem pengendalian intern pemerintah dan
sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (SMK3), fasilitasi
pengadaan barang dan jasa, fasilitasi infrastruktur daerah, pemberdayaan
masyarakat di bidang irigasi, rawa dan tambak. Sedangkan fungsi yang dilakukan
adalah :

- Pelaksanaan perencanaan teknik sarana dan prasarana irigasi, rawa dan

tambak;
- Penyusunan rencana persiapan operasi dan pemeliharaan;
- Pengendalian dan pengawasan pelaksanaan konstruksi;
- Pelaksanaan penerapan sistem pengendalian intern pemerintah dalam
penyelenggaraan pelaksanaan konstruksi;
- Penyediaan bimbingan teknik dalam penyelanggaraan pelaksanaan
konstruksi yang menjadi kewenangan propinsi dan kabupaten/kota;
- Pemberdayaan masyarakat dalam penyelenggaraan sarana dan prasarana
irigasi.

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya saat ini, seksi Pengendalian

Pelaksanaan Irigasi dan Rawa PJPA Brantas menghadapi beberapa
permasalahan yaitu :

1. Usulan rencana kegiatan prioritas masih belum lengkap dokumen

pendukung kesiapannya (readiness criteria), seperti dokumen lingkungan,
dokumen kesiapan lahan dsb, sehingga terkendala pencapaian
outcomenya.
2. Pengawasan pelaksanaan pekerjaan konstruksi kurang efisien antara lain
laporan progres pekerjaan yang kurang akurat, administrasi pekerjaan yang
belum lengkap, pekerjaan masih ada yang terlambat, output dan outcome
pekerjaan konstruksi tidak tercapai.

2|
3. Belum optimalnya penerapan SPIP dan SMK3 seperti belum adanya
laporan pelaksanaan kinerja dan laporan pelaksanaan SMK3.
4. Belum optimalnya penyusunan rencana PROM karena keterbatasan dana.

Dari beberapa permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan tugas dan

fungsi tersebut, selanjutnya dianalisis dengan menggunakan teknik USG untuk
menentukan permasalahan utama yang perlu dicarikan penyelesaiannya
sehingga dapat meningkatkan kinerja organisasi. Berikut tabel analisa USG
yang telah dilakukan :

Tabel 1.1 Hasil Analisa USG

No PERMASALAHAN U S G TOTAL RANGKING

Belum lengkapnya dokumen

pendukung kesiapan (readiness
1 5 4 4 13 2
criteria) untuk usulan kegiatan yang
prioritas
Kurang efisiennya pengawasan
2 5 5 5 15 1
pekerjaan konstruksi
Belum optimalnya pelaksanaan
3 Sistem Pengendalian Intern 4 5 4 13 3
Pemerintah (SPIP) dan SMK3
Belum optimalnya penyusunan
4 4 4 4 12 4
rencana PROM

Berdasarkan analisis permasalahan dengan teknik USG (Urgency,

Seriousness, Growth) yang menjadi permasalahan utama adalah kurang
efisiennya pengawasan pekerjaan konstruksi. Hal ini dapat diketahui dari data-
data pelaksanaan kegiatan irigasi pada 2 Tahun Anggaran yang lalu sebagai
berikut :

 Output dan outcome kegiatan irigasi tidak tercapai ; TA 2018 1 paket

outputnya tidak tercapai.
 Masih terjadi denda karena pelaksanaan kegiatan yang tidak tepat waktu
(terlambat) : Selama TA 2018 ada 2 paket pekerjaan yang dikenakan denda

3|
  Belum terlaksananya penerapan sistem pengendalian intern pemerintah,
diantaranya adminsitrasi laporan pekerjaan yang belum lengkap.
 Laporan pelaksanaan pekerjaan masih bersifat manual dan tidak tepat
waktu (realtime).

Adanya permasalahan-permasalahan di atas berakibat pada output dan

outcome dari kegiatan irigasi yang sudah ditetapkan dalam rencana kinerja tidak
dapat tercapai. Permasalahan tersebut disebabkan oleh beberapa faktor baik
internal maupun eksternal. Faktor internal antara lain adalah kurang efisiennya
pengawasan pelaksanaan konstruksi. Sedangkan faktor eksternal Indikator
lemahnya pengawasan internal antara lain kurangnya dukungan dan komitmen
SDM pengawas lapangan, dan kurang optimalnya fungsi konsultan supervise serta
sistem pelaporan progres pekerjaan yang kurang akurat, efisien dan tidak realtime
(waktu sebenarnya). Sistem laporan pekerjaan yang kurang akurat dan realtime
ini disebabkan antara lain karena laporan yang masih dalam bentuk manual,
penyampaian laporan yang tidak sesuai waktunya, sarana pendukung untuk
laporan online yang masih kurang dan kurangnya pembinaan terhadap konsultan
supervisi. Untuk lebih jelasnya seperti tergambar dalam diagram pohon masalah
sebagai berikut :

4|
 Untuk dapat mencapai target kinerja organisasi di bidang irigasi yang
ditetapkan yaitu output dan outcome kegiatan irigasi, dibutuhkan perubahan atau
peningkatan khususnya dalam pelaksanaan pengawasan konstruksi. Peningkatan
pengawasan dapat dilakukan dengan membuat proses pengawasan pekerjaan
menjadi lebih efisien. Sehingga pencapaian output dan outcome pekerjaan
konstruksi irigasi akan lebih mudah untuk dikendalikan. Optimalnya fungsi dari
konsultan supervisi, dukungan SDM Pengawas lapangan yang berkompeten akan
membantu pelaksanaan pekerjaan yang tepat waktu, tepat mutu dan tepat biaya.
Selain itu administrasi pelaporan pekerjaan yang mudah, lengkap, akurat dan tepat
waktu juga akan mendukung pelaksanaan pekerjaan selesai tepat waktu.

Sebagai salah satu upaya perubahan dalam peningkatan pengawasan

konstruksi bidang irigasi di BBWS Brantas, maka Kepala Seksi Pengendalian
Pelaksanaan Irigasi Dan Rawa Bidang PJPA Brantas merencanakan sebuah
inovasi yaitu membuat aplikasi online berbasis web dan mobile untuk pelaporan
pekerjaan konstruksi yang dinamakan SIPENI. Dengan aplikasi ini pengawas
lapangan akan mengupdate progres pelaksanaan pekerjaan secara online setiap
harinya sesuai dengan format laporan pekerjaan yang sudah ada. Sehingga data
progres pekerjaan yang dilaporkan adalah realtime. Dan dengan aplikasi ini
laporan pekerjaan seperti laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan
sudah ada dalam bentuk digital sehingga akan memudahkan dalam tertib
administrasi.

Diharapkan dengan adanya aplikasi SIPENI ini, pelaksanaan pekerjaan

konstruksi irigasi dapat berjalan tepat waktu karena progres termonitor secara
mudah. Sehingga apabila terjadi potensi keterlambatan pekerjaan dapat diketahui
lebih awal, dan dapat segera diselesaikan permasalahannya. Selain itu
pencapaian output dan outcome kegiatan irigasi menjadi lebih mudah untuk
diawasi dan dikendalikan.

5|
B. Area dan Fokus Proyek Perubahan
Area dan fokus perubahan proyek mengacu pada 8 (delapan) area
perubahan sebagaimana diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia
Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 dan
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-
2019.
Delapan area perubahan sesuai peraturan tersebut adalah sebagai
berikut :
1. Mental Aparatur;
2. Pengawasan;
3. Akuntabilitas;
4. Kelembagaan;
5. Tata Laksana;
6. Sumber Daya Manusia Aparatur Sipil Negara;
7. Peraturan perundang-undangan; dan
8. Pelayanan Publik.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka rancangan perubahan dengan
judul Efisiensi Pengawasan Pekerjaan Konstruksi Irigasi di BBWS Brantas
dengan Aplikasi SIPENI masuk dalam area perubahan Pengawasan.

Proyek perubahan ini pada jangka pendek akan difokuskan pada

pembuatan alat bantu berupa aplikasi website dan mobile yang bisa digunakan
untuk melaporkan progres pekerjaan konstruksi secara online dan realtime.
Dimana adanya aplikasi ini kegiatan pengawasan pekerjaan kontruksi menjadi
lebih efisien. Kondisi yang diharapkan dengan digunakannya aplikasi SIPENI ini
dapat dilihat pada gambar berikut :

6|
 Gambar 1. 2 Gagasan Proyek Perubahan

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

1. Tujuan
Tujuan yang diharapkan dari efisiensi pengawasan pekerjaan konstruksi irigasi
dengan menggunakan aplikasi web mobile adalah sebagai berikut :
a. Tujuan Jangka Pendek
- Membangun aplikasi pelaporan progres pekerjaan konstruksi berbasis
web dan android.
- Memiliki alat bantu yang memudahkan pengawasan pelaksanaan
konstruksi irigasi dengan menerapkan sistem laporan pekerjaan
secara online (SIPENI)
b. Tujuan Jangka Menengah
- Mengintegrasikan aplikasi SIPENI di Website Brantas
- Menerapkan aplikasi SIPENI pada unit kerja lain di BBWS Brantas
c. Tujuan Jangka Panjang
- Mensosialisasikan aplikasi SIPENI pada pihak eksternal yaitu
konsultan supervisi dan kontraktor

7|
 2. Manfaat
Proyek perubahan Efisiensi pengawasan pekerjaan konstruksi irigasi di BBWS
Brantas dengan aplikasi SIPENI apabila berjalan sebagaimana mestinya, akan
memberikan manfaat sebagai berikut :
Manfaat bagi Internal :
 Memudahkan pengendalian pengawasan pekerjaan konstruksi karena
progres pekerjaan dapat terpantau secara online dan realtime.
 Memiliki alat kontrol terhadap terhadap progres pekerjaan yang diajukan
oleh kontraktor
 Membantu PPK memastikan bahwa pengawas lapangan berada di
lapangan selama masa pelaksanaan pekerjaan
 Data laporan pekerjaan dapat tersimpan secara digital sehingga mudah
diakses.

Manfaat bagi Eksternal:

 Membantu agar pembuatan administrasi pelaporan pekerjaan lebih akurat
dan tepat waktu.

D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Adapun ruang lingkup dari proyek perubahan ini adalah sebagai berikut:
1. Pembentukan Tim Pelaksana Proyek Perubahan
Proyek Perubahan ini akan dilaksanakan oleh Tim Pelaksana yang terdiri
dari Staf Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa Bidang PJPA
Brantas, Staf PPK Irigasi dan Rawa, Pengawas Lapangan di lingkungan
irigasi dan Rawa, Serta Staf unit SISDA di Bidang Program dan
Perencanaan Umum. Tim ini nantinya akan ditetapkan melalui Surat
Keputusan Kepala Balai Besar Wilayah Sungai Brantas. Tim ini bertugas dan
bertanggung jawab akan pelaksanaan proyek perubahan ini, mulai dari
penyusunan konsep dan format aplikasi SIPENI, penyusunan aplikasi, Uji
coba pelaksanaan aplikasi dan juga sosialisasi aplikasi di lingkungan
internal.

8|
2. Penyusunan Aplikasi SIPENI
Untuk penyusunan aplikasi SIPENI akan dikerjakan oleh tenaga ahli
Teknologi Informasi atau ahli pemrograman dengan kontrak konsultan
individu. Dalam penyusunan aplikasi SIPENI, konsep dan format aplikasi
akan ditentukan oleh tim pelaksana proyek perubahan dengan
memperhatikan masukan dari stakeholder terkait. Aplikasi SIPENI ini adalah
aplikasi online yang berbasis Web.
3. Uji Coba Penerapan Aplikasi SIPENI di Lingkungan Internal
Uji coba penerapan aplikasi SIPENI di lingkungan internal akan dilakukan
pada paket pekerjaan irigasi Tahun Anggaran 2019 yang dilaksanakan oleh
PPK Irigasi Rawa I dan PPK Irigasi dan Rawa II SNVT PJPA Brantas.
4. Sosialisasi Aplikasi SIPENI di Lingkungan Internal
Sosialisasi SIPENI aplikasi dan hasil uji coba dilaksanakan di Internal BBWS
Brantas yang akan melibatkan bidang-bidang lain seperti Bidang
Pelaksanaan Jaringan Sumber Air, Bidang Program dan Perencanaan
Umum, Bidang Operasi dan Pemeliharaan.
5. Penyusunan Petunjuk Penggunaan dan SOP Aplikasi SIPENI
SOP untuk penerapan aplikasi SIPENI akan menentukan alur kerja
penggunaan aplikasi. SOP ini akan disusun oleh Tim Pelaksana Proyek
Perubahan dan akan ditetapkan oleh Kepala BBWS Brantas.
6. Penerapan Aplikasi SIPENI di lingkungan Internal
Untuk mengetahui hasil dari pelaksanaan penerapan aplikasi SIPENI maka
akan dilakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dalam jangka pendek.
Evaluasi ini akan dilakukan oleh Tim Pelaksana untuk mengetahui respon
pengguna atas manfaat penerapan SIPENI, mengetahui hal-hal yang
diharapkan kedepannya dan mengidentifikasi permasalahan dan kendala
yang dihadapi dalam penerapannya.

9|
E. Kriteria Keberhasilan
Kriteria keberhasilan adalah patokan ukuran tingkat pencapaian prestasi
terhadap peningkatan pengawasan pekerjaan konstruksi irigasi di BBWS Brantas.
Kriteria keberhasilan dari proyek perubahan tersebut adalah :

Tabel 1.2 Kriteria Keberhasilan

NO KRITERIA KEBERHASILAN TOLOK UKUR

1. Terbangunnya sistem aplikasi laporan APLIKASI

progres pekerjaan SIPENI baik versi
yang bisa diakses
website maupun versi mobile

2. Penerapan Penggunaan Aplikasi SIPENI Laporan progres pekerjaan

pada paket pekerjaan irigasi dan rawa

3. Terintegrasinya aplikasi pelaporan Data laporan tersimpan di

pekerjaan SIPENI pada website BBWS Server
Brantas

4. Adanya Sosialisasi aplikasi SIPENI kepada Dukungan terhadap aplikasi

stakeholder eksternal yaitu konsultan SIPENI
supervisi dan kontraktor

10 |
 BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Output Kunci Proyek Perubahan

Kondisi yang ingin dicapai dari proyek perubahan ini adalah meningkatnya
efisiensi pengawasan pekerjaan konstruksi irigasi di BBWS Brantas sehingga
pekerjaan konstruksi irigasi selesai tepat waktu, mutu dan biaya. Untuk mencapai
kondisi yang diharapkan tersebut, maka proyek perubahan ini harus memiliki
output yang dapat dapat menjadi ukuran bahwa kegiatan pengawasan konstruksi
mengalami peningkatan. Output kunci dari proyek perubahan Efisiensi
Pengawasan Pekerjaan Konstruksi Irigasi di BBWS Brantas adalah indikator
kinerja yang akan dijadikan sebagai alat untuk menilai keberhasilan atau
kegagalan dalam proyek perubahan ini.
Ada beberapa output kunci yang akan dijadikan indikator dalam
pencapaian output efisiensi pengawasan konstruksi bidang irigasi yang akan
dibagi berdasarkan jangka waktunya yaitu jangka pendek, jangka menengah dan
jangka panjang. Output kunci tersebut adalah :
1. Jangka Pendek
 Terbentuknya Tim Pelaksana Proyek Perubahan
 Terbangunnya aplikasi laporan pekerjaan online SIPENI
 Terlaksananya Uji coba dan sosialisasi aplikasi SIPENI
 Adanya Buku petunjuk penggunaan aplikasi SIPENI
 Adanya Draft SOP Aplikasi SIPENI
 Penerapan aplikasi SIPENI di lingkungan Internal
2. Jangka Menengah
 Penerapan aplikasi SIPENI pada unit kerja lain di BBWS Brantas
 Terintegrasinya aplikasi SIPENI pada website Brantas
3. Jangka Panjang
 Terlaksananya sosialisasi aplikasi SIPENI pada stakeholder eksternal yaitu
kontraktor dan konsultan supervisi.

11 |
B. Pentahapan (Milestone) Proyek Perubahan
Pentahapan Proyek Perubahan terdiri dari Tahap Jangka Pendek, Jangka
Menengah, dan jangka panjang. Tahapan Jangka Pendek, Menengah dan
Panjang wajib dilaksanakan sebagai implementasi Proyek Perubahan Peserta
Diklat PIM IV Angkatan 4 Tahapan Jangka Pendek, Menengah dan Panjang dapat
dilihat pada bagan dibawah ini :

Tabel 2.1 Pentahapan Proyek Perubahan

NO. TAHAP UTAMA WAKTU PELAKSANAAN

JANGKA PENDEK
1. Konsultasi dan koordinasi dengan mentor dan Minggu ke- 4 Bulan April 2019
Coach
2. Pembentukan Tim Pelaksana Proyek Perubahan Minggu ke- 1 Bulan Mei 2019
(Tim Efektif)
3. Rapat koordinasi tim efektif Minggu ke- 1 Bulan Mei 2019
4. Penunjukkan konsultan ahli pemrograman (IT) Minggu ke- 2 Bulan Mei 2019

5. Rapat kerja tim efektif Minggu ke- 2 Bulan Mei –

Minggu ke- 2 Bulan Juni 2019

6. Uji coba aplikasi SIPENI Minggu ke- 3 - 4 Bulan Juni

2019
7. Sosialisasi aplikasi SIPENI di lingkungan internal Minggu ke- 4 Bulan Juni 2019
8. Penyusunan petunjuk penggunaan aplikasi SIPENI Minggu ke- 4 Bulan Juni
9. Penyusunan draft SOP Aplikasi SIPENI Minggu ke- 4 Bulan Juni
10. Penerapan aplikasi SIPENI di lingkungan internal Minggu ke- 4 Bulan Juni
PJPA Brantas
JANGKA MENENGAH
1 Penerapan aplikasi pada unit kerja lain Mei 2019 s/d Februari 2010
2 Pengintegrasian aplikasi Sistem Pelaporan online Mei 2019 s/d Februari 2010
pada website BBWS Brantas
JANGKA PANJANG

1 Sosialisasi sistem pelaporan pada stakeholder Mei 2019- Desember 2021

eksternal yaitu konsultan pengawas dan kontraktor
pelaksana

12 |
C. Tata Kelola Proyek Perubahan
Gambaran tata kelola proyek perubahan ini dapat kami tampilkan sebagai berikut:

KEPALA BIDANG
PJPA BRANTAS

COACH KEPALA SEKSI

STAKEHOLDER
Ir. A. Husni Thamrin, PENGENDALIAN
M.MT PELAKSANAAN IRIGASI

TIM PELAKSANA

POKJA 1 POKJA 2 POKJA 3

Perencanaan Pelaksanaan Monev dan SOP

Gambar 2.1 Organisasi Proyek Perubahan

Deskripsi tata kelola sebagaimana di atas adalah sebagai berikut :

1. Sponsor: Kepala Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air Brantas
Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini peran Kepala Bidang PJPA Brantas
adalah memberikan motivasi, arahan dan dukungan sumber daya agar proyek
perubahan untuk peningkatan pengawasan pekerjaan konstruksi dapat
dilaksanakan dan dapat bermanfaat bagi unit kerja.
2. Project leader : Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa
Peran dari Project Leader dalam Proyek Perubahan ini adalah memimpin tim
pelaksana dan mengkoordinasikan semua stakeholder untuk melaksanakan
proyek perubahan ini, serta memanfaatkan semua sumber daya yang ada agar
proyek perubahan dapat terlaksana sesuai dengan tujuan yang diinginkan
3. Coach : Ir. A. Husni Thamrin, M.MT
Coach dalam proyek perubahan ini berperan dalam membimbing dan
mengarahkan dalam penyusunan rencana proyek perubahan,penentuan

13 |
 milestones serta pentahapan pelaksanaan proyek pekerjaan dalam jangka
pendek, menengah dan panjang.
4. Tim Pelaksana Proyek Perubahan
a) Pokja 1 : Perencanaan, mempunyai peran
- merumuskan konsep dan format aplikasi SIPENI
- merumuskan tampilan, input dan output untuk aplikasi SIPENI
- mengarahkan Tenaga Ahli Programmer dalam penyusunan aplikasi
SIPENI
- menyiapkan kegiatan untuk peningkatan kompetensi SDM
pengawas lapangan
b) Pokja 2 : Pelaksanaan, mempunyai peran
- Melaksanakan uji coba penerapan aplikasi SIPENI
- Melakukan sosialisasi SIPENI baik internal dan eksternal
- Melaksanakan pembinaan konsultan supervisi
c) Pokja 3 : Monev dan SOP, mempunyai peran
- Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan aplikasi
SIPENI
- Menyusun SOP untuk pelaksanakan aplikasi SIPENI
- Melakukan integrasi aplikasi SIPENI pada Website BBWS Brantas

D. Stakeholder Proyek Perubahan

Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun kelompok-
kelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi,
yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan
sebuah Tim”.
Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa
stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang
dimiliki oleh organisasi. Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut:

1. Stakeholder Utama/Kunci
Stakeholder utama/kunci adalah stakeholder yang memiliki pengaruh
positif/negatif terhadap kegiatan pemerintah dan keberadaan mereka sangat

14 |
 penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut. Dalam proyek
perubahan ini yang menjadi stakeholder utama adalah sebagai berikut :
1. Kepala BBWS Brantas
2. Kepala Bidang PJPA Brantas
3. Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa
4. Kepala SNVT PJPA Brantas
5. PPK Irigasi dan Rawa
6. Pengawas Lapangan
7. Konsultan Supervisi
8. Staf Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa

2. Stakeholder primer
Stakeholder primer adalah stakeholder yang langsung dipengaruhi oleh
kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini
dapat bersifat positif maupun negatif. Dalam proyek perubahan ini yang
menjadi stakeholder primer adalah :
- Kepala BBWS Brantas
- Kepala Bidang PJPA Brantas
- Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa
- Kepala SNVT PJPA Bratas
- PPK Irigasi dan Rawa
- Pengawas Lapangan
- Staf Seksi Irigasi dan Rawa
- Konsultan Supervisi

3. Stakeholder sekunder
Stakeholder sekunder adalah stakeholder yang tidak langsung dipengaruhi
oleh kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini
dapat bersifat positif maupun negatif pula.
Yang termasuk dalam stakeholder sekunder pada proyek perubahan ini
adalah :
- Kepala Bidang Program dan Perencanaan Umum

15 |
 - Kepala Bidang PJSA Brantas
- Kepala Bidang Operasi dan Pemeliharaan
- Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Air Tanah dan Air Baku
- Kepala Seksi Anggaran
- Staf Unit SISDA BBWS Brantas
- Konsultan Supervisi
- Kontraktor Pelaksana
- Konsultan Individu (Tenaga Ahli Pemrograman)

Dalam konteks membangun tim efektif, upaya mempengaruhi stakeholder harus

diawali dengan mengelompokkan stakeholder berdasarkan pengaruh dan
kepentingan yang dimilikinya. Upaya mengelompokkan tersebut dapat dilakukan
dengan memanfaatkan hasil pemetaan stakeholder (bisa dengan menggunakan
net-map atau metode lainnya). Dengan memanfaatkan hasil analisis tersebut,
maka perlu dikelompokkan stakeholder tersebut ke dalam 4 (empat) kelompok
sebagai berikut:

Gambar 2. 2 Pemetaan Stakeholder

16 |
Dalam menempatkan masing-masing stakeholder ke dalam salah satu kuadran
tersebut dilakukan dengan mempertimbangkan ciri-ciri keempat Kelompok
Stakeholders sebagai berikut :
 Promoters memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan
untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya)
 Defenders memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan dukungannya
dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan
 Latents tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan,
tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka
menjadi tertarik
 Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin
tidak mengetahui adanya kegiatan

Dalam konteks membangun Tim yang efektif, upaya mempengaruhi

Stakeholder perlu diawali dengan pengelompokan stakeholder berdasarkan
pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya. Stakeholder atau pemangku
kepentingan yang bekaitan dengan Proyek Perubahan ini adalah :

17 |
 Tabel 2.2 Pengklasifikasian Stakeholder
Jenis Stakeholder
Kelompok
Stakeholder
NO Utama/ Kunci Primer Sekunder Stakeholder

I Stakeholder Internal
1 Kepala Balai Besar Wilayah Sungai Brantas Kekuatan (9) promoters

2 Kepala Bidang PJPA Brantas Kekuatan (7) Kekuatan (7) promoters

 3 Kepala SNVT PJPA Brantas Kekuatan (6) promoters

 4 PPK Irigasi dan Rawa Kekuatan (6) promoters

 5 Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Kekuatan (4) Kekuatan (4) promoters

Irigasi dan Rawa

 6 Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Air Kekuatan (4) defenders

tanah dan Air Baku

 7 Staf Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi Kekuatan (4) Kekuatan (4) defenders
dan Rawa
8 Staf Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi Kekuatan (2) defenders
dan Rawa
9 Pengawas Kekuatan (3) defenders
II Stakeholder External

1 Kepala Bidang Program dan Perencanaan Kekuatan (6) latent

Umum
2 Kepala Bidang Pelaksanaan Jaringan Sumber Kekuatan (6) latent
Air
3 Kepala Bidang Operasi dan Pemeliharaan Kekuatan (6) latent
4 PPK Air Tanah dan Air Baku Kekuatan (5) defenders

5 Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Kekuatan (4) defenders

Sungai dan Pantai
6 Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Kekuatan (4) defenders
Danau dan Bendungan
7 Kepala Seksi Program Kekuatan (4) defenders
8 Kepala Seksi Pelaksanaan Operasi dan Kekuatan (4) defenders
Pemeliharaan
9 Staf unit Sisda Kekuatan (2) defenders
10 Konsultan IT Kekuatan (3) Apathetis
11 Konsultan Supervisi Kekuatan (-3) Apathetis
12 Kontraktor Kekuatan (-4) Apathetis

18 |
 Net map stakeholders

Net map stakeholders atau peta jaringan stakeholders dapat digambarkan

sebagai berikut :

KaBBWS Kabid
Kabid Brantas PPU
PJPA
Kabid KaSNVT
PJSA PJPA
PJSA

PPK
Kasi Project Irwa
ATAB Leader

Staf Unit
Kasi SISDA
Anggaran

Staf Seksi
Irwa
Pengawas
lapangan

Konsultan Kontrak Program

Supervisi tor mer

Gambar 2.3 Net Map Stakeholder

Keterangan :

Stakeholder Kunci/Utama
Stakeholder Internal
Stakeholder Primer
Stakeholder Eksternal
Stakeholder Sekunder

19 |
E. Indikasi Potensi kendala dan masalah Serta strategi mengatasi

Terdapat beberapa indikasi kendala dan masalah dalam pelaksanaan proyek

perubahan, dan apabila hal tersebut benar-benar terjadi, maka rencana strategi
mengatasinya adalah sebagai berikut :

Tabel 2.3. Potensi Kendala dan Masalah

(Kemungkinan)
NO Milestone Stake-Holder Solusi
Hambatan
1. Penyusunan Kepala Bidang Sarana pendukung Alokasi dana
aplikasi SIPENI PJPA Brantas untuk pelaporan online untuk
belum mencukupi, penambahan
seperti PC, koneksi sarana
internet

2. Penerapan Pengawas Komitmen Pengawas Memberikan

aplikasi SIPENI lapangan lapangan untuk penghargaan
konsisten melaporkan untuk yang aktif
melaporkan

3. Terintegrasinya Kepala BBWS Pengintegrasian aplikasi Meminta

aplikasi SIPENI Brantas pada website BBWS Dukungan dari
pada website Brantas membutuhkan pemimpin untuk
BBWS Brantas dana besar untuk mngalokasikan
sarana dan pendanaan.
prasarananya

20 |
F. Target Capaian Kinerja Jangka Penek
Target diberikan pada masing-masing pentahapan yang berdampak
langsung dalam pencapaian tujuan, dari masing-masing tahapan terhadap
pencapaian tujuan. Secara rinci target proyek perubahan yang dilaksanakan
melalui beberapa pentahapan dapat kami sajikan sebagai berikut:

Tabel 2.4. Target Capaian Kinerja

21 |
G. Sumber Dana
Untuk pelaksanaan proyek perubahanini diperlukan biaya sekitar Rp
40.000.000, 00.
Sumber dana yang akan digunakan untuk pelaksanaan proyek perubahan ini adalah
dari DIPA SNVT PJPA Brantas Tahun Anggaran 2019 yang akan masuk dalam
kegiatan Sistem Manajemen Mutu Bidang PJPA.

22 |
 BAB III
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

PERSIAPAN
Dalam memimpin pelaksanaan proyek perubahan pada seksi pengendalian
pelaksanaan irigasi dan rawa BBWS Brantas, target pencapaian milestone yang telah
ditetapkan dalam rancangan proyek perubahan dibagi menjadi 3 tahap yaitu jangka
pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Untuk pelaksanaan milestone jangka
pendek yaitu selama 2 (dua) bulan dibagi menjadi dua kegiatan yaitu tahap persiapan
dan tahap pelaksanaan.
Uraian kegiatan dan capaian pada tahap persiapan ini adalah sebagai berikut
:
1. Membangun Komitmen Bersama
Sebelum membuat rancangan tentang proyek perubahan di lingkungan
seksi pengendalian pelaksanaan irigasi dan rawa PJPA Brantas telah
dilakukan konsultasi dan diskusi dengan atasan langsung dan juga staf pada
saat off campus pertama yaitu pada tanggal 5 April 2019. Konsultasi ini dalam
rangka membangun komitmen bersama antara mentor dan project leader
tentang permasalahan yang dihadapi dalam melaksanakan tugas dan fungsi
sebagai Kepala Seksi Pengendalian Pelaksanaan Irigasi dan Rawa yaitu
kurang efisiennya pengawasan pekerjaan konstruksi irigasi, dimana masih
adanya output dan outcome kegiatan irigasi tidak tercapai, pelaksanaan
konstruksi yang melebihi waktu pelaksanaan, dan administrasi pelaporan
pekerjaan yang kurang baik.
Hasil konsultasi tentang judul proyek perubahan dengan mentor yaitu
Kepala Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air Brantas Bapak Ir.
Yance Pabisa, M.Tech adalah sebagai berikut :
 Tema proyek perubahan yang akan dilakukan sebaiknya yang tidak
menyulitkan dalam pelaksanaannya sehingga dapat selesai dan
bermanfaat.

23 |
 Menyetujui judul yang diajukan oleh project leader yaitu “ Efisiensi
Pengawasan Pekerjaan Konstruksi Irigasi di BBWS Brantas Melalui
Aplikasi Web-Mobile
 Sebagai bukti dukungan dari atasan langsung dari mentor adalah
lembar persetujuan judul sebagai berikut
 Bukti dukungan dan persetujuan dari mentor adalah sebagai berikut:

Gambar. 3.1 Lembar Persetujuan Judul

Pelaksanaan konsultasi dengan atasan langsung Kepala Bidang

Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air Brantas selaku mentor

Gambar 3.2 Konsultasi Judul dengan Mentor (Kabid PJPA Brantas)

24 |
 Selain berkonsultasi dengan mentor, project leader juga telah melakukan
konsultasi dan pembimbingan dengan coach, yaitu Bapak Ir. Achmad Husni
Thamrin, M.MT.

Pelaksaaan asistensi dan bimbingan dengan coach adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1 Pelaksanaan Bimbingan Dengan Coach

NO Tanggal Uraian/Catatan Tempat

1 15 April 2019 Tema dan rancangan Balai Diklat PU Wil.VI

proyek perubahan Surabaya

2 22 April 2019 Persiapan seminar Balai Diklat PU Wil.VI

rancangan Surabaya

3 1 Juli 2019 Penyusunan laporan Balai Diklat PU Wil.VI

laboratorium Surabaya
kepemimpinan

4 2 Juli 2019 Persiapan seminar Balai Diklat PU Wil.VI

pelaksanaa Surabaya

Bukti lembar asistensi coach disajikan dalam lampiran.

2. Pembentukan Tim Efektif Pelaksana Proyek Perubahan

Untuk melaksanakan proyek perubahan efisiensi peningkatan pengawasan
pekerjaan konstruksi irigasi, maka dibentuklah tim efektif pelaksana proyek
perubahan oleh project leader dengan melibatkan stakeholder internal yaitu
dari unsur seksi pengendalian pelaksanaan irigasi dan rawa, dari unsur Satker
NVT PJPA, serta dari unsur Pengawas utama di lingkungan PPK irigasi dan
Rawa.
Susunan dari tim pelaksana proyek perubahan adalah seperti pada tabel
berikut :

Tabel 3.2 Susunan Tim Efektif Pelaksana Proyek Perubahan

25 |
 Jabatan dalam
No Nama Jabatan
Tim
1. Ir. Yance Pabisa, M.Tech Kepala Bidang PJPA Pengarah
2. Eny Setyoningrum, ST.,MT Kepala Seksi Ketua
Pengendalian
Pelaksanaan Irigasi dan
Rawa
3. Vivin Maulidyah, AMd Staf Seksi Irigasi Anggota
4. Manfaadi, AMd. Staf Seksi Irigasi Anggota
5. Arya Oktaf Daffiudin, ST Staf Seksi Irigasi Anggota
6. Framantia Devianto, SE Staf Seksi Irigasi Anggota
7. Koordinator Teknik Anggota
Hengky Irawan A.Y, ST. SNVT PJPA Brantas
8. Senna Ananggadipa Pelaksana Teknik PPK Anggota
Adhitama, ST.,MT Irigasi dan Rawa I
9. Pengawas Utama PPK Anggota
Purworianto, S.ST Irigasi dan Rawa II
10. Andi Surya Wahyu Tama, Pengawas Utama Irigasi Anggota
S.ST dan Rawa II

Sebagai dasar melaksanakan tugas melakukan proyek perubahan maka tim

efektif telah ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Balai Besar Wilayah
Sungai Brantas Nomor : 75/KPTS/Am/2019 tanggal 8 Mei 2019. Uraian tugas dan
tanggung jawab Tim sudah tertuang dalam SK tersebut.
Berikut adalah Surat Keputusan Tim Efektif

Gambar 3.3 Surat Keputusan Tim Efektif

26 |
PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
Tahap pelaksanaan merupakan uraian dari rencana aksi dan pencapaian hasil
dari tiap milestone jangka pendek. Uraian kegiatan dari tiap milestone dan hasil yang
telah dicapai selama memimpin proyek ini adalah sebagai berikut :

1. Koordinasi Tim Efektif Pelaksana Proyek Perubahan

Setelah terbitnya SK Tim Efektif, maka tim efektif melakukan rapat koordinasi
awal untuk menyusun rencana kerja pelaksanaan proyek perubahan. Rapat
koordinasi tim efektif telah dilakukan pada tanggal 14 Mei 2019. Dengan
dipimpin oleh ketua tim, hasil dari rapat koordinasi awal ini adalah sebagai
berikut :
a. Pembentukan pokja pelaksana tim efektif, yaitu pokja perencanaan, pokja
pelaksanaan dan pokja monitoring dan evaluasi.
b. Aplikasi diberi nama Sistem Pelaporan Elektronik yang disingkat
‘‘SIPENI’’
c. Untuk konsep dan format aplikasi perlu didiskusikan lebih detil dengan
konsultan IT tentang input dan output yang akan ditampilkan.
d. Perlu dibuatkan alur/proses tentang penggunaan aplikasi.
e. Untuk penerapan aplikasi pada pekerjaan TA 2019 kemungkinan akan
terkendala karena paket-paket pekerjaan irigasi TA 2019 masih belum
ada yang terkontrak.
Undangan, notulen dan daftar hadir rapat koordinasi tim efektif disajikan dalam
lampiran.

Berikut adalah gambar pelaksanaan rapat koordinasi tim efektif

Gambar 3.4 Pelaksanaan Rapat Koordinasi Tim Efektif

27 |
2. Koordinasi dengan Stakeholder
Untuk mendapatkan dukungan agar proyek perubahan dapat terlaksana sesuai
dengan rencana, project leader telah melakukan koordinasi dengan
stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan baik stakeholder internal
dan stakeholder eksternal. Yang termasuk stakeholder internal adalah Kepala
SNVT PJPA Brantas, PPK Irigasi dan Rawa, PPK Air Tanah dan Air Baku.
Sedangkan Stakeholder eksternal adalah Kepala Bidang Program dan
Perencanaan Umum, Kepala Bidang PJSA Brantas, Kepala Bidang Operasi
dan Pemeliharaan Brantas. Selain itu project leader juga mendapatkan
dukungan penuh dari Kepala Balai Besar Wilayah Sungai Brantas dengan
diselenggarakannya rapat koordinasi pelaksanaan proyek perubahan di tingkat
Balai Besar yang dilaksanakan pada tanggal 23 Mei 2019 yang dihadiri oleh
semua pejabat struktural dan fungsional dan Balai Besar Wilayah Sungai
Brantas.

Gambar 3. 5 Rapat Koordinasi Pelaksanaan Proyek Perubahan di BBWS Brantas

Hasil dari koordinasi dengan stakeholder adalah dukungan terhadap rencana

penggunaan aplikasi SIPENI dalam rangka meningkatkan efisiensi
pengawasan pekerjaan konstruksi menjadi lebih akurat dan realtime.
Pelaksanaan koordinasi dengan stakeholder internal adalah sebagai berikut :

28 |
 Koordinasi dgn PPK Irigasi dan

Koordinasi dengan Ka SNVT PJPA Brantas

Koordinasi dgn PPK Air ATAB

Gambar 3.6 Koordinasi dengan Stakeholder Internal

3. Penunjukkan Konsultan Ahli Pemrograman (Teknologi Informasi)

Inovasi yang akan dibuat dalam proyek perubahan efisiensi pengawasan
pelaksanaan konstruksi bidang irigasi adalah dengan menggunakan bantuan
aplikasi untuk melaporkan progres pekerjaan secara online dan realtime. Untuk
kebutuhan ini maka tim pelaksana proyek perubahan melibatkan
konsultan/tenaga ahli bidang pemrograman computer (IT) untuk menyusun
aplikasi yang diperlukan. Sudah dilakukan perjanjian kerja atau kontrak dengan
Konsultan Pemrograman. Pelaksanaan kontrak dan surat perintah mulai kerja
terhitung mulai tanggal 7 Mei 2019.

Berikut bukti Kontrak dengan konsultan

29 |
Gambar 3.7 Perjanjian kerja Konsultan Pemrograman
 4. Rapat Kerja Tim Efektif Pelaksana Proyek Perubahan
Rapat kerja tim efektif dilaksanakan selama dalam masa penyusunan aplikasi
‘‘SIPENI’’. Rapat kerja ini adalah untuk menentukan tampilan, format, input
data, output aplikasi baik yang versi web maupun versi mobile. Dengan
panduan dari project leader tim efektif melakukan diskusi dengan konsultan
pemrograman untuk hasil yang maksimal.
Berikut adalah kegiatan rapat kerja yang telah dilakukan oleh tim efektif
bersama dengan konsultan pemrograman.

Gambar 3.8 Pelaksanaan Rapat Kerja Tim Efektif

Hasil dari rapat kerja ini adalah :

a) Logo untuk tampilan dalam aplikasi web maupun android perlu ditambahkan
logo PU dan gambar yang mencerminkan kegiatan irigasi.
b) Perlu dibuatkan klasifikasi pengguna/user aplikasi ‘‘SIPENI’’ yaitu :
- Petugas yang menginput data pekerjaan
- Petugas yang menginput data progres
- Pengguna yang dapat melihat laporan progres pekerjaan
c) Perlu ditambahkan menu upload foto pada aplikasi mobile

30 |
5. Uji Coba Aplikasi ‘‘SIPENI’’
Aplikasi ‘‘SIPENI’’ yang sudah selesai disusun oleh Tim Konsultan dilakukan
uji coba terlebih dahulu. Berikut adalah tampilan aplikasi ‘‘SIPENI’’ yang telah
disusun.

Tampilan aplikasi versi Web

Gambar 3. 9 Tampilan Awal Versi Website

Penjelasan menu pada tampilan awal aplikasi versi web

1. Pada halaman awal terdapat tampilan menu login bagi pengguna.
Untuk versi website ini yang pengguna yang dapat login atau mengakses
diklasifikasikan menjadi 4
- Login pengguna sebagai admin user
Yag bertindak sebagai admin user adalah staf di unit sisda BBWS
Brantas. Admin user ini berfungsi memberikan akses untuk bisa masuk
ke aplikasi berupa username dan password kepada pihak-pihak yang
akan menggunakannya. Jadi sebelum bisa mengakses aplikasi maka
pengguna harus terdaftar di Unit Sisda
- Login pengguna sebagai admin data 1

31 |
 Admin data untuk aplikasi SIPENI adalah unit Seksi pengendalian
Pelaksanaan Irigasi dan Rawa Bidang PJPA. Admin data ini bertugas
menginput data paket pekerjaan seperti nama paket, nilai kontrak, waktu
pelaksanaan, nama rekanan, daftar item pekerjaan dan volume per item.
- Login pengguna sebagai admin data 2
Admin data kedua adalah pengawas lapangan. Admin data 2 ini
digunakan untuk aplikasi versi android. Admin data 2 ini bertugas
menginput data progres pekerjaan tiap paket sesuai dengan PPK nya
setiap hari.

- Login pengguna sebagai pengakses data (user)

Login ini diperuntukkan bagi pengguna yang ingin melihat laporan
progres pekerjaan. User ini meliputi PPK Irigasi dan Rawa I dan II, Ka
SNVT PJPA, Kabid PJPA dan Kasi Irigasi dan Rawa
Tampilan untuk versi android

Gambar 3.10 Tampilan Versi Andriod

32 |
 2. Tampilan Input data paket pekerjaan

Gambar 3.11 Tampilan Menu Aplikasi SIPENI

Petunjuk penggunaan aplikasi baik versi website dan versi android disajikan
dalam lampiran .

6. Sosialisasi Aplikasi ‘‘SIPENI’’ di Lingkungan Internal

Tujuan aplikasi ‘‘SIPENI’’ adalah untuk membantu kegiatan
pengawasan pekerjaan lebih efisien dengan pelaporan progres yang realtime
dan online. untuk jangka pendek ditargetkan aplikasi dapat diterakan di
lingkungan internal SNVT Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air Brantas.
Sebelum penerapan aplikasi “SIPENI” telah dilakukan sosialisasi di lingkungan
internal yang melibatkan stakeholder internal yaitu para pengawas lapangan,
pelaksana teknik, staf bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air Brantas
(PJPA), PPK di lingkungan SNVT PJPA. Sosialisasi aplikasi telah dilaksanakan
pada tanggal 18 Juni 2019.
Dari hasil sosialisasi terdapat beberapa hal yang disampaikan yaitu :
a) Perlu ditegaskan bahwa laporan progres pekerjaan yang dihasilkan dari
aplikasi “SIPENI ’’ berfungsi sebagai alat kontrol dan kroscek terhadap
laporan yang dibuat oleh kontraktor/konsultan, bukan merupakan laporan
yang resmi.
33 |
 b) Pengawas lapangan sangat besar perannya dalam pelaporan progres,
karena pengawas harus senantiasa di lapangan sehingga progres yang
dilaporkan benar akurat dan realtime (waktu sebenarnya)
c) Kendala yang mungkin dihadapi dalam menerapkan aplikasi “SIPENI’’
adalah SDM pengawas yang sudah senior serta lokasi pekerjaan yang
tersebar.
d) Undangan, daftar hadir dan notulen rapat disajikan dalam lampiran
terpisah.

Berikut adalah gambar pelaksanaan sosialisasi di lingkungan internal

Gambar 3. 12 Kegiatan Sosialisasi Aplikasi di Lingkungan Internal

7. Penerapan Aplikasi ‘‘SIPENI’’ pada Paket Pekerjaan Irigasi dan Rawa

Penerapan aplikasi SIPENI baru bisa dilaksanakan pada akhir bulan juni 2019
dikarenakan aplikasi yang masih dalam tahap perbaikan dan pembuatan
koneksi dengan server website brantas. Penerapan aplikasi dengan
mengambil 1 paket pekerjaan sebagai pilot project yaitu paket pekerjaan di
PPK Irigasi dan Rawa 2. Penerapan aplikasi belum dapat maksimal karena

34 |
terkendala pekerjaan yang baru saja terkontrak di pertengahan bulan juni dan
juga aplikasi yang masih dalam proses penyempurnaan.

Hasil yang sudah dicapai pada tahapan ini adalah

1. Sampai dengan minggu ke-4 bula Juni 2019 data base paket pekerjaan
konstruksi irigasi Tahun Anggaran 2019 sudah berhasil di input di SIPENI.
2. Aplikasi SIPENI versi mobile sudah bisa diakses untuk mengisi progres
3. Menu cetak laporan di aplikasi SIPENI masih belum bisa digunakan.

Gambar 3.13 Tampilan Paket Pekerjaan di Versi Mobile

35 |
 8. Penyusunan Petunjuk Penggunaan Aplikasi ‘‘SIPENI’’
Karena merupakan aplikasi yang masih baru, untuk memudahkan para
pengguna aplikasi SIPENI khususnya para pengawas lapangan dan juga staf
di seksi irigasi dan rawa, maka tim efektif dibantu dengan konsultan IT
menyusun buku petunjuk penggunaan aplikasi baik untuk yang versi website
maupun yang versi mobile.
Buku petunjuk penggunaan aplikasi SIPENI disajikan dalam lampiran terpisah.

9. Penyusunan Draft SOP Aplikasi ‘‘SIPENI’’

Berdasarkan hasil koordinasi awal tim efektif dan juga hasil sosialisasi aplikasi
SIPENI di lingkungan internal Bidang Pelaksanaan Jaringan Pemanfaatan Air
Brantas diperlukan adanya alur kerja yang jelas penggunaan aplikasi SIPENI.
Sehingga hasil atau output dari aplikasi ini dapat bermanfaat lebih maksimal.
Dari hal tersebut maka Tim efektif dengan arahan dari stakeholder terkait
menyusun draft Standar Operasional Prosedur (SOP) Aplikasi SIPENI. Hasil
dari pelaksanaan tahapan ini adalah Buku Draft SOP Aplikasi SIPENI yang
disajikan dalam lampiran terpisah.

CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN JANGKA PENDEK

1. Realisasi Kegiatan Jangka Pendek
Berdasarkan tahapan rencana kegiatan jangka pendek yang telah direvisi
berdasarkan masukan pada saat seminat rancangan, berikut adalah capaian realisasi
kegiatan jangka pendek :

36 |
Tabel 3.3 Pelaksanaan Tahapan Kegiatan Milestone Jangka Pendek

37 |
No Tahapan Uraian Kegiatan Rnc MEI JUNI
Output Ket
Real 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Koordinasi dan a mengkonsultasikan judul proyek perubahan Rnc
Kosultasi dengan mentor Lembar
Real persetujuan
b Mengkonsultasikan rancangan proyek Rnc mentor
perubahan dengan coach
Real
2 Pembentukan Tim a Mengkoordinasikan susunan anggota tim yang Rnc
pelaksana akan melaksanakan proyek perubahan dengan
staholder internal
SK Tim
Real Efektif
b Menyusun draft Surat Keputusan Tim Efektif Rnc Mundur 1
Pelaksana
Minggu
Proyek
c Pengesahan Surat keputusan Tim Efektif oleh Rnc Perubahan
Ka BBWS Brantas
Real
3 Rapat Koordinasi Tim a Persiapan rapat (undangan,tempat, waktu) Rnc
Efektif
Notulen Mundur 1
b Pelaksanaan rapat koordinasi Rnc Rapat minggu
Real
4 Penunjukkan a Pengalokasian anggaran dengan revisi POK Rnc
konsultan
b Pelaksanaan kontrak penunjukkan Rnc Aplikasi

Real
5 Rapat kerja tim efektif a Persiapan rapat (undangan,tempat, waktu) Rnc
Rencana Mundur 2
b Pelaksanaan rapat kerja Rnc kerja Minggu
Real
6 Uji coba aplikasi a Penyiapan aplikasi web dan versi mobile Rnc
SIPENI
Aplikasi bisa
b uji coba entri data Rnc diakses
Real
7 Sosialisasi aplikasi a Persiapan sosialisasi (undangan, waktu, dan Rnc
SIPENI tempat) Surat
Real dukungan
b Pelaksanaan sosialisasi Rnc stakeholder
Real
8 Penyusunan petunjuk a Penyiapan bahan Rnc
Buku
penggunaan aplikasi
Real Petunjuk
SIPENI
b Penyusunan Petunjuk Penggunaan Aplikasi Rnc Penggunaan
Real Aplikasi
9 Penyusunan draft a Penyiapan bahan Rnc
SOP Aplikasi SIPENI Real Draft SOP
b Penyusunan draft SOP Aplikasi Rnc Aplikasi
Real
10 Penerapan aplikasi a Menyiapkan bahan input data pekerjaan Rnc
SIPENI di lingkungan
internal PJPA Brantas Real Laporan
b. pengisian progres pekerjaan oleh pengawas Rnc progres
lapangan pekerjaan
Real

38 |
 2. Hambatan dan Kendala Pelaksanaan Kegiatan Jangka Pendek
Selama mengimplementasikan proyek perubahan pada tahapan kegiatan
jangka pendek ditemui beberapa hambatan dan kendala yang menyebabkan
pelaksanaan proyek perubahan sedikit terlambat. Beberapa kendala yang dihadapi
selama melaksanakan tahapan kegiatan jangka pendek adalah :
1. Sebagian anggota tim efektif yang dari unsur pengawas lapangan kurang bisa
maksimal dalam melaksanakan rencana kerja karena beban kerja di PPK
yang sangat banyak.
2. Pendanaan untuk pelaksanaan proyek perubahan sedikit terhambat karena
proses revisi POK membutuhkan waktu.
3. Penyelesaian pembuatan aplikasi oleh konsultan sedikit terlambat dari jadwal
yang disepakati karena terkendala adanya libur hari raya.
4. Paket pekerjaan konstruksi irigasi baru terkontrak pada awal bulan Juni 2019,
sehingga untuk penerapan aplikasi tidak bisa maksimal.
Dalam menyikapi hambatan dan kendala tersebut, project leader melakukan
beberapa hal sehingga output pelaksanaan kegiatan jangka pendek dapat tercapai
sesuai dengan rencana, yaitu :

1. Melakukan pembagian tugas yang lebih efektif, kerja sama tim yang kuat dan
komunikasi terhadap setiap permasalahan yang ada serta manajemen waktu
sehingga tugas tetap dapat diselesaikan.
2. Melakukan kolaborasi dengan seksi pengendalian pelaksanaan air baku dan air
tanah untuk saling mendukung dalam hal pendanaan untuk pelaksanaan kegiatan
di Bidang PJPA.
3. Dengan melakukan komunikasi yang baik dengan konsultan penyusun aplikasi
agar melakukan percepatan-percepatan sehingga target penyelesaian aplikasi
dapat dipenuhi.
4. Karena masih pada tahap awal pelaksanaan pekerjaan, maka diambil 1 paket
pekerjaan saja sebagai pilot project.

39 |
 3. Dukungan Stakeholder
Pada tahap rancangan proyek perubahan telah dilakukan identifikasi awal
terhadap stakeholder yang terlibat yaitu meliputi stakeholder internal dan stakeholder
eksternal. Dalam implementasi pelaksanaan proyek perubahan Efisiensi Pengawasan
Pekerjaan Konstruksi Irigasi di BBWS Brantas menggunakan aplikasi SIPENI,
diperlukan adanya dukungan dari para Kepala Bidang Pelaksanaan sebagai pembina
serta pejabat kesatkeran (Kasatker dan PPK). Selain itu keberhasilan pelaksanaan
proyek perubahan ini tidak akan tercapai tanpa dukungan dan peran dari pengawas
lapangan sebagai ujung tombak di lapangan. Untuk mendapatkan dukungan maka
dilakukan komunikasi terhadap para Kabid, PPK, dan pengawas.

STAKEHOLDERS INTERNAL STAKEHOLDERS EKSTERNAL

1. Kepala Bidang PJPA Brantas 1. Kepala Balai Besar Wilayah

2. Kepala SNVT PJPA Brantas Sungai Brantas
3. PPK Irigasi dan Rawa I & II 2. Kepala Bidang Pelaksanaan
4. Kepala Seksi Pengendalian Jaringan Sumber Air (PJSA)
Pelaksanaan Irigasi dan Rawa 3. Kepala Bidang Program dan
5. Kepala Seksi Pengendalian Perencanaan Umum
Pelaksanaan Air tanah dan Air 4. Kepala Bidang Operasi dan
Baku Pemeliharaan
6. Staf Seksi Pengendalian 5. Kepala Seksi Pengendalian
Pelaksanaan Irigasi dan Rawa Pelaksanaan Sungai dan Pantai
7. Pengawas 6. Kepala Seksi Pengendalian
Pelaksanaan Danau dan
Bendungan
7. Kepala Seksi Program
8. Kepala Seksi Pelaksanaan
Operasi dan Pemeliharaan
9. PPK Air Tanah dan Air Baku I
dan II
10. Staf seksi air baku dan air tanah
11. Staf unit Sisda
12. Konsultan IT
13. Konsultan Supervisi
14. Kontraktor

Gambar 3.14 Identifikasi Stakeholder

Untuk mendapatkan dukungan baik dari stakeholder internal dan stakeholder
eksternal maka strategi komunikasi yang digunakan untuk mempengaruhi tiap

40 |
stakeholder berbeda, sesuai dengan posisi stakeholder pada kuadaran peta
stakeholder.

No Stakeholder Kuadran Sikap Komunikasi

1 Kepala Balai Besar Wilayah Promoter + Konsultatif,

Sungai Brantas Informatif

2 Kepala Bidang PJPA Brantas Promoter + Konsultatif,

Informatif

3 Kepala Bidang PJSA Brantas Latent + Konsultatif,

Persuasif

4 Kepala Bidang Program dan Latent + Konsultatif,

Perencanaan Umum Persuasif

5 Kepala Bidang Operasi dan Latent + Konsultatif,

Pemeliharaan SDA Persuasif

6 Ka SNVT PJPA Brantas Promoter + Konsultatif,

Informatif

7 PPK Irigasi dan Rawa Promoter + Konsultatif,

Informatif

8 Kasi ATAB Defender + Informatif

9 Kasi Sungai Pantai Defender + Informatif
10 Kasi Danau Bendungan Defender + Informatif
11 Kasi Pelaksanaan OP Defender + Informatif
12 Kasi Program Defender + Informatif
13 PPK ATAB Defender + Informatif
14 Pengawas Defender + Informatif
Redudancy

15 Staf Seksi Irwa Defender + Informatif

Redudancy

16 Staf Unit Sisda Defender + Informatif

Redudancy

17 Staf Seksi ATAB Defender - Informatif

18 Konsultan IT Apathetic - Informatif,
canalizing

19 Konsultan Supervisi Apathetic - Informatif

20 Kontraktor Apathetic - Informatif

41 |
Setelah dilakukan komunikasi dengan para stakeholders terkait dengan inovasi atau
gagasan dalam meningkatkan efisiensi pengawasan pekerjaan konstruksi dengan
bantuan aplikasi SIPENI, dimana progres pekerjaan dapat dipantau secara online dan
realtime para stakeholders menyatakan mendukung dengan adanya proyek
perubahan ini.
Cek list dukungan dari para stakeholder dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 3.4 List Dukungan Stakeholder

No Stakeholder Bukti Dukungan

1 Kepala BBWS Brantas ada

2 Kepala Bidang PJSA ada

3 Kepala Bidang Program dan Perencanaan Umum ada

4 Kepala Bidang Operasi dan pemeliharaan SDA ada

5 Kepala SNVT PJPA Brantas ada

6 PPK Irigasi dan Rawa I ada

7 PPK Irigasi dan Rawa II ada

8 PPK Air Tanah dan Air Baku I ada

9 PPK Air Tanah dan Air Baku II ada

10 Kepala Seksi Air Tanah dan Air Baku ada

11 Kepala Seksi Danau dan Bendungan ada

12 Kepala Seksi Sungai ada

13 Kepala Seksi Pelaksanaan OP ada

14 Kepala Seksi Anggaran ada

15 Pengawas Lapangan ada

16 Staf Seksi ATAB ada

17 Staf Unit Sisda ada

18 Konsultan IT ada

42 |
 Dukungan dari Kabid PJSA Dukungan dari Kabid PPU

Gambar 3.15 Dokumentasi mencari dukungan dari stakeholders

ANALISA KUADRAN STAKEHOLDER

Setelah mendapatkan penjelasan mengenai proyek perubahan tentang
“Efisiensi pengawasan pekerjaan Konstruksi dengan menggunakan aplikasi SIPENI,
maka peta kuadran stakeholder mengalami perubahan. Stakeholders Latent dan
Stakeholders defender berpindah ke kuadaran stakeholders promoters. Hal ini
merupakan hasil dari strategi komunikasi yang dilakukan oleh project leader sehingga
semua stakeholders memberikan dukungannya untuk penggunaan aplikasi SIPENI

43 |
Peta kuadran stakeholder setelah pelaksanaan proyek perubahan dapat dilihat pada
gambar berikut :

Gambar 3.16 Peta Kuadaran Stakeholder setelah Proyek Perubahan

Dari gambar tersebut masih ada 2 stakeholders yang tidak pindah ke kuadran
promoter yaitu konsultan supervisi dan kontraktor. Hal ini karena memang kedua
stakeholders ini tidak memiliki kewenangan terhadap Aplikasi SIPENI.

44 |
 BAB IV
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. KESIMPULAN
1. Pada tahapan milestone jangka pendek aplikasi SIPENI sudah tersusun
sudah dapat diujicoba baik versi web dan versi androidnya.
2. Untuk penerapannya, aplikasi SIPENI baru diterapkan pada satu paket
pekerjaan di PPK Irigasi dan Rawa 2 sebagai salah satu percontohan
karena pengembangan aplikasi yang masih belum sempurna
3. Dengan adanya aplikasi SIPENI sangat membantu PPK, terutama untuk
memonitor keberadaan pengawas lapangan yang merupakan ujung
tombak yang perannya sangat penting dalam mengendalikan pelaksanaan
pekerjaan
4. Data dari Aplikasi SIPENI dapat dimanfaatkan oleh petugas e-mon untuk
mengupdate progres fisik dengan lebih efisien

B. REKOMENDASI
1. Perlu dilakukan penyesuaian dan penyempurnaan aplikasi SIPENI agar
dapat dimanfaatkan di unit kerja lain di BBWS Brantas
2. Perlu dukungan pendanaan agar aplikasi SIPENI yang sudah dibuat
dapat terintegrasi dengan website Brantas dan dapat berkesinambungan
pelaksanaannya.

45 |