PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA

BADAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

PENGEMBANGAN MONITORING PROGRES FISIK DAN

KEUANGAN DENGAN EARLY WARNING SYSTEM DALAM
APLIKASI SIPRUS SEBAGAI PENGENDALIAN RESIKO
PEKERJAAN PEMBANGUNAN RUMAH KHUSUS SEJAK DINI

Disusun Oleh
Nama : Ardhian Bina Putra, ST
No Absen : 03

BALAI PENGEMBANGAN KOMPETENSI PUPR WILAYAH VI SURABAYA

KEMENTRIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
2020
 SUB KOORDINATOR
RUMAH KHUSUS
WILAYAH III (PULAU
MALUKU PAPUA)
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT
BALAI DIKLAT PENGEMBANGAN
KOMPETENSI WILAYAH IV
SURABAYA

LAPORAN AKSI
PERUBAHAN
“Pengembangan Monitoring
Progres Fisik dan Keuangan
dengan Early Warning System
dalam aplikasi SIPRUS sebagai
pengedalian risiko pekerjaan
Pembangunan Rumah Khusus
sejak dini”

ARDHIAN BINA PUTRA.ST

19820807 200912 1 002
SUB KOORDINATOR RUMAH
KHUSUS WILAYAH III (PULAU
MALUKU PAPUA)
 DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL 2

DAFTAR GAMBAR 2

BAB I PENDAHULUAN 3

A. LATAR BELAKANG 3
B. AREA DAN FOKUS 4
C. TUJUAN 4
D. MANFAAT AKSI PERUBAHAN 5
E. ADOPSI DAN ADAPTASI 6

BAB II PROFIL DAN PELAYANAN UNIT ORGANISASI 7

A. TUGAS DAN FUNGSI UNIT ORGANISASI 7

B. KINERJA UNIT ORGANISASI SAAT INI 8
C. KINERJA UNIT ORGANISASI YANG DIHARAPKAN 10

BAB III ANALISA MASALAH 11

A. PERMASALAHAN YANG ADA 11

B. PENYEBAB MASALAH 11
C. AKAR PENYEBAB MASALAH 12
D. ALTERNATIF SOLUSI MASALAH 13
E. SOLUSI MENGATASI MASALAH 14

BAB IV STRATEGI MENGATASI MASALAH 16

A. TEROBOSAN INOVASI 16
B. TAHAPAN KEGIATAN 17
C. PEMANFAATAN SUMBER DAYA 20
D. MANAJEMEN MUTU 22

BAB V PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN 23

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN 23

B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN 32
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN 40
D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN 41

BAN VI KESIMPULAN DAN SARAN 43

A. KESIMPULAN 43
B. SARAN 43

DAFTAR PUSTAKA 44

1
 DAFTAR TABEL

Tabel III. B.1 .Analisis penyebab masalah dengan diagnisa USG 11

Tabel III. D.1 .Analisis diagnose reading alternatif solusi masalah 14

Tabel IV. B.1 .Millestone tahapan kegiatan 17

Tabel IV. C.1. Peran Tim Efektif 21

DAFTAR GAMBAR
Gambar II.A.1 . Susunan Struktur Organisasi Direktorat Rumah Khusus 8

Gambar II.B.1 .Target dan Capaian pembangunan Rumah Khusus sejak 2015 9

Gambar II.B.2 .Kenaikan pemanfaatan PMK 9

Gambar III.C.1 .Analisis fish bone akar penyebab masalah 12

Gambar IV.C.1 .Struktur Tim Efektif 20

Gambar IV.C.2. Peran stakeholder 21

Gambar V.A.1. Undangan Rapat Pembahasan Aksi Perubahan 23

Gambar V.A.2. SK Tim Efektif Aksi Perubahan 24

Gambar V.A.3. Dukungan Aksi Perubahan 24

Gambar V.A.4. Rapat rencana Kerja Tim Efektif 25

Gambar V.A.5. Konsep Pengembangan SIPRUS Yang Disetujui Mentor 26

Gambar V.A.6. Konsultasi Dengan Mentor 26

Gambar V.A.7. Pembahasan Hasil Konsep Dengan Mentor dan Tenaga 27

Gambar V.A.8. Asistensi Dengan Coach 27

Gambar V.A.9. Aplikasi SIPRUS Dengan Early Warning Sistem 28

Gambar V.B.1. Bagan User Guide Pengembangan SIPRUS 32

Gambar V.B.2. Bagan Pelaporan, Koordinasi, Komunikasi 33

Gambar V.B.3. Indikator Early Warning System Dalam Aplikasi SIPRUS 34

Gambar V.B.4. Sosialisasi Eksternal 35

Gambar V.B.5. Sosialisasi Internal 36

Gambar V.B.6. Undangan dan Dokumentasi Rapat Evaluasi 37

2
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Rumah disebut kebutuhan dasar karena merupakan unsur yang
harus dipenuhi guna menjamin kelangsungan hidup manusia. Keberadaan
rumah tinggal akan menentukan taraf kesejahteraan sekaligus kualitas hidup
manusia karena itu suatu hunian pada hakekatnya dapat berpengaruh terhadap
kualitas kehidupan penghuninya. Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat melalui Direktorat Jenderal Perumahan melakukan
pemantauan Program Sejuta Rumah sebagai amanat UU Nomor 1 Tahun 2011
yaitu “bahwa setiap orang berhak hidup sejahtera lahir batin, bertempat
tinggal dan mendapatkan lingkungan hidup yang baik dan sehat” yang salah
satunya di Implementasikan melalui Program Penyediaan Rumah Khusus yang
didasari oleh Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor
20 Tahun 2017 Tentang Penyediaan Rumah Khusus, yang mengatur tentang
tata cara pengajuan dan pengawasan serta pengendalian Rumah Khusus.
Sampai dengan saat ini Direktorat Jenderal Perumahan telah
membangun 23.935 unit Rumah Khusus sejak tahun 2015 - 2019 dengan total
anggaran sebesar Rp. 3.613.552.954.432,- dengan sasaran peruntukannya
adalah masyarakat nelayan, masyarakat di perbatasan Negara, masyarakat di
daerah terpencil, masyarakat korban bencana, masyarakat terkena dampak
program Pemerintah dan masyarakat yang memerlukan penanganan Rumah
Khusus lainnya. Dalam pelaksanaan pembangunan Rumah Khusus sesuai
dengan kategori peruntukan sasarannya sejak tahun 2018 – 2019 kurang dapat
mencapai target yang ditetapkan dikarenakan keterlambatan penyelesaian
pekerjaan yang mengakibatkan pekerjaan melewati tahun anggaran sehingga
memanfaatkan metode PMK 243 tahun 2015 tentang penyelesaiaan pekerjaan
melewati tahun anggaran meningkat, pada tahun 2018 target rumah khusus
terbangun 4.525 unit dengan mengalami keterlambatan 478 unit (10.56%), pada
tahun 2019 target rumah khusus terbangun 1.929 unit dengan mengalami
keterlambatan 860 unit (44.5%). Hal ini dapat menurunkan kinerja Direktorat
Jenderal Perumahan dalam penanganan backlog perumahan.

3
 Pelaksanaan penyediaan Rumah Khusus Direktorat Jenderal
Perumahan melalui Direktorat Rumah Khusus memiliki aplikasi SIPRUS(sistem
informasi penyediaan rumah khusus) yang menggunakan teknologi berbasis
data untuk melakukan pemantauan sejak pengusulan Rumah Khusus,
monitoring pelaksanaan Pembangunan Rumah Khusus serta dukungan
kelengkapan dokumen serah terima aset Rumah Khusus
Aplikasi SIPRUS perlu dilakukan pengembangan dalam fiturnya untuk
dapat ditingkatan pada kegiatan monitoring progres fisik dan keuangan untuk
memitigasi risiko yang berdampak pada tercapainya target pembangunan
Rumah Khusus.
Dengan adanya pengembangan SIPRUS sebagai basis data penyediaan
Rumah Khusus yang dapat ditingkatkan dalam monitoring pelaksanaan
kegiatannya sehingga pelaksanaan pembangunan Rumah Khusus dapat
ditingkatkan pengendalian dan pengawasannya dalam upaya pencapaian target
yang telah ditetapkan secara tepat mutu, waktu, biaya serta akuntabel dan
informatif serta diharapkan dapat terintegrasi dengan aplikasi yang sudah ada
dari stakeholder terkait sebagai fungsi pelayanan publik.

B. AREA DAN FOKUS

Fokus dalam pembahasan ini adalah pada peningkatan pencapaian
target pembangunan Rumah Khusus dengan dimana faktor pengendalian dan
pengawasan menjadi sangat penting untuk mewujudkan pembangunan Rumah
Khusus tepat Mutu, Waktu serta Biaya.

C. TUJUAN

Tujuan yang ingin dicapai dengan aksi perubahan ini adalah

Meningkatkan kualitas Monitoring progres fisik dan keuangan dan
menurunkan dampak risiko yang terjadi pada pelaksanaan pekerjaan
pembangunan Rumah Khusus.

Tahapan yang akan dicapai dengan aksi perubahan ini dibagi menjadi 3
(tiga) tahap yaitu: tujuan jangka pendek, tujuan jangka menengah dan tujuan
jangka panjang dengan rincian sebagai berikut:

4
 1. Tujuan jangka pendek dari aksi perubahan ini adalah:
- Terciptanya pengembangan aplikasi SIPRUS dengan early warning
system
- Sosialisasi aplikasi SIPRUS sebagai Basis Data Monitoring
- Tersedianya user guide aplikasi SIPRUS
- Implementasi pengembangan aplikasi SIPRUS early warning system
kepada Balai Pelaksana Penyediaan Perumahan
2. Tujuan jangka menengah pelaksanaan aksi perubahan ini adalah:
- Pengendalian risiko keterlambatan pekerjaan Pembangunan Rumah
Khusus.
- Menurunkan pemanfaatan PMK 243 dalam penyelesaiaan pekerjaan
Pembangunan Rumah Khusus
3. Tujuan jangka panjang aksi perubahan ini adalah:
- Terintegrasinya aplikasi SIPRUS dengan website Kementerian PUPera
- Aplikasi SIPRUS dapat digunakan melalui Android

D. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Dengan adanya aksi perubahan ini manfaat yang dapat diambil dan
dilaksanakan, antara lain:

1. Meningkatkan kinerja sub koordinator Rumah Khusus wilayah I, II dan III

2. Memudahkan dalam melaksanakan monitoring pembangunan rumah
khusus
3. Memudahkan pimpinan dalam rangka pemantauan kegiatan
4. Efisiensi dalam penggunaan kertas
5. Memudahkan sistem pelaporan dan dokumentasi
6. Menciptakan reformasi birokrasi dengan perubahan dikomponen
pengungkit penataan tata laksana dan penguatan akuntabilitas
7. Pengelolaan sistem secara mandiri dengan biaya dan alat yang minim dan
mudah diakses

5
E. ADOPSI DAN ADAPTASI

Dengan telah terbentuknya Balai Pelaksanan Penyediaan Perumahan

(Balai PPP) yang berjumlah 19 Balai sebagai wakil Direktorat Jenderal
Perumahan didaerah berdasarkan Surat Keputusan Menteri PUPR Nomor
1080/KPTS/M/2020 tanggal 19 Juni 2020 tentang Pemberhentian dan
Pengangkatan Dari dan Dalam Jabatan Administrator di KemenPUPR
dengan fungsinya, antara lain menyusun program dan anggaran
pelaksanaan pembangunan serta rencana teknis pembangunan,
melaksanaan pembangunan pengawasan dan pengendalian teknis
pembangunan, melaksanaan pemantauan dan evaluasi pembangunan,
mengelola data dan informasi pelaksanaan pembangunan, melakukan
koordinasi dan dukungan penanggulangan pascabencana serta
penyediaan lahan dan pengembangan lahan.

Sebagai pelaksana pembangunan di bidang Perumahan yang salah

satunya adalah Rumah Khusus, Balai PPP secara berjenjang dan periodik
kepada Direktorat Jenderal Perumahan, melaporkan kemajuan progres
kegiatan pembangunan Rumah Khusus yang dilaksanakan sebagai bentuk
pengendalian dan pengawasan pelaksanaan Pembangunan Rumah
Khusus.

Di jaman yang serba teknologi saat ini Direktorat Rumah Khusus

memanfaatkannya dengan menggunakan aplikasi SIPRUS yang dapat
memudahkan dalam proses pelayanan penyediaan Rumah Khusus kepada
Masyarakat.

6
 BAB II
PROFIL DAN PELAYANAN UNIT KERJA ORGANISASI

A. TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI

Direktorat Rumah Khusus dibentuk berdasarkan Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor: 13/ PRT/ M/ 2020 tanggal 12
Mei 2020 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum
dan Perumahan Rakyat.
Direktorat Rumah Khusus mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
perumusan kebijakan dan pelaksanaan di bidang pembinaan penyediaan
rumah khusus, penyusunan program dan anggaran, perencanaan teknis,
penyusunan standar dan pedoman, pemberian bimbingan teknis dan supervisi,
pengelolaan, serta pemantauan dan evaluasi di bidang penyediaan rumah
khusus.
Dalam melaksanakan tugasnya, Direktorat Rumah Khusus
menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyediaan rumah khusus;
b. Pelaksanaan kebijakan di bidang pembinaan penyelenggaraan rumah
khusus;
c. Penyiapan penyusunan program dan anggaran di bidang penyediaan
rumah khusus;
d. Penyiapan perencanaan teknis di bidang penyediaan rumah khusus;
e. Penyiapan penyusunan standar dan pedoman di bidang penyediaan rumah
khusus;
f. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang penyediaan rumah
khusus;
g. Pelaksanaan fasilitasi pengelolaan rumah khusus;
h. Pelaksanaan pemantauan dan evaluasi rumah khusus; dan
i. Pelaksanaan urusan tata usaha direktorat.

7
 STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT RUMAH KHUSUS

Gambar II.A.1 . Susunan Struktur Organisasi Direktorat Rumah Khusus

Saat ini saya sebagai SubKoordinator Wilayah III (Maluku Papua) yang
diberikan tugas, adalah sebagai berikut:
1. Melaksanakan Verifikasi Administrasi dan Teknis usulan Pembangunan
Rumah Khusus;
2. Melaksanakan Monitoring pelaksanaan Pembangunan Rumah Khusus;
3. Melaksanakan Pengendalian dan Pengawasan Pembangunan Rumah
Khusus;
4. Melaksanakan fasilitasi serah terima aset Rumah Khusus;
5. Melaksanakan Tugas lain yang diperintahkan Pimpinan.

B. KINERJA UNIT ORGANISASI SAAT INI

Untuk mencapai sasaran strategis yang direncanakan memerlukan
komitmen dari pemangku kepentingan di bidang perumahan mengingat
kompleksitas permasalahan yang harus ditangani, pembangunan Rumah
Khusus yang lokasinya mencakup rumah khusus untuk nelayan, kawasan
perbatasan, rumah pasca bencana dan rumah khusus untuk daerah terpencil

8
dan daerah tertinggal merupakan tantangan tersendiri dalam mewujudkan
tujuan unit kerja organisasi.
Sampai dengan saat ini pelaksanaan pembangunan Rumah Khusus Direktorat
Rumah Khusus sejak tahun 2015 – 2019 adalah sebagai berikut:

Gambar II.B.1 .Target dan Capaian pembangunan Rumah Khusus sejak 2015

Dapat dilihat dari tabel diatas bahwa pada tahun 2018 dan 2019 terjadi
keterlambatan pencapaian target pembangunan Rumah Khusus sehingga
tujuan pemanfaatan pembangunan Rumah Khusus tidak tepat waktu.
Hal ini terjadi dikarenakan berbagai faktor yang diantaranya adalah:
1. Akses menuju lokasi Pembangunan Rumah Khusus yang belum memadai
2. Lokasi lahan belum clear and clean
3. Keterbatasan material yang akan digunakan
4. Mobilisasi material
5. Dukungan listrik dan air kerja tidak tersedia

Dari faktor faktor faktor diatas

mengakibatkan terjadinya
keterlambatan penyelesaian
pekerjaan yang mengakibatkan
pemanfaatan metode PMK 243 yang
terjadi pada tahun 2018 dan 2019
semakin tinggi sehingga berdampak
Gambar II.B.2 .Kenaikan pemanfaatan PMK pada penurunan anggaran pada
tahun anggaran berikutnya dan berimbas pada penurunan capaian target.

9
 Dari posisi yang ditugaskan kepada saya saat ini melihat fenomena yang terjadi
sejak tahun 2015-2019 terdapat peningkatan yang cukup signifikan terhadap
pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus yang memanfaatkan PMK 243 ,dengan
pengembangan aplikasi SIPRUS diharapkan dapat meningkatkan kinerja Sub
Koordinator Wilayah melaksanakan monitoring progres fisik dan keuangan
secara aktual dan akuntabel sehingga dapat meminimalkan risiko keterlambatan
pekerjaan pembangunan Rumah Khusus serta tercapainya pemanfaatan Rumah
Khusus yang tepat waktu, mutu serta biaya.

C. KINERJA ORGANISASI YANG DIHARAPKAN

Direktorat Rumah Khusus sesuai dengan perannya dalam penyediaan
Rumah Khusus yang dapat dimanfaatkan sesuai dengan kualitas, mutu dan
biaya untuk mendukung Direktorat Jenderal Perumahan dalam mencapai
tujuannya mengoptimalkan peran stakeholder baik pemerintah maupun non
pemerintah dalam pelaksanaan penyediaan perumahan di Indonesia serta isu
nasional yang menjadi peran Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat mengurangi dalam pemenuhan kebutuhan rumah layak huni dan
penanganan backlog perumahan.

10
 BAB III
ANALISA MASALAH

A. PERMASALAHAN YANG ADA

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi organisasi, masih terdapat
beberapa permasalahan yang dihadapi di Sub Dit Wilayah III, Direktorat Rumah
Khusus, permasalahan tersebut antara lain:
1. Kompetensi Sumber Daya Manusia yang belum memadai
2. Sistem pelaporan Monitoring dan pelaporan progres fisik dan keuangan
belum efektif
3. Pengelolaan pengendalian risiko pekerjaan Rumah Khusus belum optimal

Dari Permasalahan tersebut diatas masih harus dilakukan diagnosa untuk

mengetahui urutan prioritas masalah yang harus segera diselesaikan dengan
analisis urgensi, seriousness dan growth (USG). Dengan teknik USG ini,
terhadap masalah yang ada ditentukan dengan menentukan skala 1-5, dimana
isu yang menjadi total skor tertinggi merupakan permasalahan priotitas.

B. PENYEBAB MASALAH
Isu aktual di Sub Dit Wilayah III, Direktorat Rumah Khusus adalah:
1. Kompetensi Sumber Daya Manusia belum memadai
2. Sistem pelaporan Monitoring dan pelaporan progres fisik dan keuangan
belum efektif
3. Pengelolaan pengendalian risiko pekerjaan Rumah Khusus belum optimal

NO MASALAH U S G TOTAL RANGKING

1 Kompetensi Sumber Daya Manusia Masih belum memadai 5 4 3 12 III

2 Sistem pelaporan Monitoring dan pelaporan progres fisik dan 5 4 4 13 II

keuangan belum efektif

3 Pengelolaan pengendalian risiko pekerjaan Rumah Khusus 5 5 5 15 I

belum optimal

11
Tabel III. B.1 .Analisis penyebab masalah dengan diagnisa USG
 Berdasarkan analisis USG tersebut, teridentifikasi bahwa yang menjadi
masalah prioritas adalah “ Pengelolaan pengendalian risiko pekerjaan Rumah
Khusus belum optimal “.

Jika terkait dengan kondisi saat ini, permasalahan kurang optimalnya

pengendaliaan risiko pekerjaan Rumah Khusus akan berpengaruh terhadap
risiko atau menjadi dampak dalam pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus.

C. AKAR PENYEBAB MASALAH

Untuk mencari akar dari permasalahan tersebut dilakukan analisis
penyebab masalah melalui analisa tulang ikan (fishbone analysis), yang
dirumuskan dengan prinsip 5M+I (Man, Money, Machine, Method,
Media)+(Information) seperti dibawah ini:

Gambar III. C.1 .Analisis fish bone akar penyebab masalah

Hasil analisis penyebab masalah dengan analisis tulang ikan

menunjukkan 6 (enam ) masalah yang menyebabkan Pengelolaan
pengendalian risiko pekerjaan Rumah Khusus belum optimal yaitu:

12
 a. SDM (man) : Kurangnya kompetensi SDM bidang teknik
b. Informasi (information) : Kurangnya koordinasi Direktorat dengan
Balai Pelaksana
c. Sarpras (machine) : Terbatasnya alokasi anggaran untuk
teknologi yang lebih mutakhir
d. Metode (method) : Tata Laksana Pengendalian Kurang
Optimal
e. Lingkungan (media) : Belum Adanya Penilaian prioritas Potensi
Risiko

Setelah diketahui akar permasalahan yang menjadi kurang optimalnya

pengendalian risiko pekerjaan Rumah Khusus belum optimal, maka
selanjutnya dibuat penyelesaian masalah antara lain:

1. Peningkatan Kualitas SDM bidang teknis untuk mengidentifikasi Risiko

yang menjadi dampak.
2. Peningkatan Komunikasi dan koordinasi dengan Balai Pelaksana
3. Dapat dianggarkan pengembangan pengawasan jarak jauh
4. Pengembangan aplikasi SIPRUS dengan penambahan konten “early
warning system”
5. Membuat standar tata laksana Monitoring Pekerjaan Pembangunan
Rumah Khusus
6. Meningkatkan Sosialisasi dan user guide pengoprasian aplikasi SIPRUS

D. ALTERNATIF SOLUSI MASALAH

Untuk menentukan tingkat efektifitas (E), efisiensi (EF) dan kemudahan
(K) dari upaya-upaya optimalisasi yang dapat dilakukan, selanjutnya dilakukan
analisis dengan menggunakan teori tapisan, sebagai salah satu teori analisis
manajemen yang dapat digunakan dalam melakukan diagnose reading,
adalah sebagai berikut:

13
NO ALTERNATIF STRATEGI PERMASALAHAN E EF K TOTAL KET
1 Peningkatan Kualitas SDM bidang teknis untuk mengidentifikasi 4 3 2 9
Risiko yang menjadi dampak.

2 Peningkatan Komunikasi dan koordinasi dengan Balai Pelaksana 5 4 3 12

3 Dapat dianggarkan pengembangan pengawasan jarak jauh 3 5 2 10

4 Pengembangan aplikasi SIPRUS dengan penambahan konten “early 5 5 5 15 Ѵ

warning system”

5 Membuat standar tata laksana Monitoring Pekerjaan Pembangunan 5 4 3 12

Rumah Khusus

6 Meningkatkan Sosialisasi dan user guide pengoprasian aplikasi 4 4 4 12

SIPRUS

Tabel III. D.1 .Analisis diagnose reading alternatif solusi masalah

Berdasarkan permasalahan dan analisis yang telah dilaksanakan, maka tema

aksi perubahan yang akan dilakukan adalah: “Pengembangan Monitoring
Progres Fisik dan Keuangan dengan Early Warning System dalam
aplikasi SIPRUS sebagai pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan
Rumah Khusus sejak dini”.

E. SOLUSI MENGATASI MASALAH

Pada saat sekarang ini di Direktorat Rumah Khusus telah memiliki
aplikasi online yaitu SIPRUS (sistem Informasi Penyediaan Rumah Khusus)
tetapi masih terbatas kontennya dalam monitoring pelaksanaan
pembangunan Rumah Khusus yang hanya bersifat satu arah yaitu hanya
melakukan input data laporan saja, berdasarkan fenomena yang terjadi
belakangan ini khususnya tingginya pemanfaatan PMK 243 yang berdampak
pada target capaian tahun berikutnya maka muncul gagasan untuk menunjang
aplikasi SIPRUS sebagai pengendali risiko sejak dini pekerjaan pembangunan

14
Rumah Khusus dengan menambahkan konten baru yaitu Early Warning
System.
Konten yang akan ditambah adalah terkait pelaporan data progres fisik
dan progres keuangan yang akan diinput oleh Balai Pelaksana Penyediaan
Perumahan melalui Kepala Seksi Pelaksana yang ada ke dalam aplikasi
SIPRUS yang telah menggunakan Early Warning System untuk mengetahui
tingkat risiko yang akan menjadi dampak terhadap pekerjaan Rumah Khusus
yang dilaksanakan.
Selain itu dalam pelaksanaan aksi perubahan ini juga perlu dilakukan
sosialisasi dan informasi serta petunjuk pengoprasian aplikasi SIPRUS
sehingga tata laksana dalam implementasinya menjadi efektif dan efisien.

15
 BAB IV
STRATEGI MENGATASI MASALAH

A. TEROBOSAN INOVASI
Pelaporan data progres fisik dan keuangan pelaksanaan pembangunan
Rumah Khusus di Direktorat Rumah Khusus melalui aplikasi SIPRUS yang
dibutuhkan Pimpinan Unit Organisasi untuk melakukan pemantauan kemajuan
pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus masih belum dapat mengidentifikasi
risiko secara cepat dan efektif sehingga mengakibatkan dampak terhambatnya
pencapaian target pembangunan Rumah Khusus tepat sasaran Mutu, Waktu
dan Biaya.
Pada saat sekarang ini berdasarkan adopsi dan adaptasi yang ada pada
Direktorat Rumah Khusus, muncul gagasan untuk meningkatkan Monitoring
Progres Fisik dan Keuangan dengan Early Warning System dalam aplikasi
SIPRUS sebagai pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus
sejak dini, yang berguna untuk menunjang peningkatan kinerja organisasi yaitu
menurunkan dampak risiko yang terjadi pada pelaksanaan pekerjaan
pembangunan Rumah Khusus.
Inovasi yang akan dilakukan terkait aksi perubahan pada Direktorat
Rumah Khusus ini memerlukan dukungan Sumber Daya Manusia yang
memadai dan integritas yang sama dalam mewujudkan tujuan Unit Organisasi.
Dalam hal hubungan antar stakeholder Balai PPP sangat penting peranannya
dalam pelaksanaan aksi perubahan ini dikarenakan Balai PPP adalah
pelaksana pembangunan Rumah Khusus di masing-masing wilayahnya yang
akan melaporkan progres fisik dan keuangan pelaksanaan pembangunan
Rumah Khusus melalui aplikasi SIPRUS yang telah dikembangkan dengan
Early Warning System.
Sumber Daya non fisik yang tidak kalah pentingnya untuk pelaksanaan
aksi perubahan ini adalah koneksi jaringan internet sebagai pendukung
beroprasinya aplikasi SIPRUS secara maksimal.

16
 B. TAHAPAN KEGIATAN (Milestone)

CAPAIAN
NO TAHAPAN KEGIATAN EVIDENCE WAKTU
OUTPUT

Jangka Pendek (2 Bulan : 29 September s/d 27 November 2020)

1 Terbentuknya Tim Rapat dukungan aksi a. Undangan rapat Minggu ke 1

Efektif perubahan b. Notulensi rapat Bulan
c. Dokumentasi rapat Oktober 2020
d. Daftar hadir
Persiapan SK Tim Efektif (TE) a. SK TE Final Minggu ke 1
Bulan
Oktober 2020
Rapat Penyusunan Rencana a. Dokumentasi Rapat Minggu ke 1
Kerja, pembagian tugas dan Bulan
mekanisme kerja TE Oktober 2020
2 Tersedianya Penyusunan konsep a. Konsep Aplikasi Minggu ke 2
Pengembangan pengembangan aplikasi Bulan
aplikasi SIPRUS SIPRUS Oktober 2020
Pembuatan pengembangan a. Dokumentasi Minggu ke 2
aplikasi oleh Tenaga Ahli IT pengembangan aplikasi Bulan
SIPRUS Oktober 2020
3 Pembuatan User Pengumpulan bahan a. Dokumentasi Minggu ke 4
Guide (pedoman Pembuatan User Guide Pembuatan User Guide Bulan
pengoperasian) (pedoman pengoperasian) (pedoman Oktober 2020
aplikasi SIPRUS pengoperasian) aplikasi
SIPRUS
4. Uji coba Uji coba Pengembangan Dokumentasi coba Minggu ke 1
Pengembangan aplikasi SIPRUS Pengembangan aplikasi Bulan
aplikasi SIPRUS SIPRUS November
2020
5 Sosialisasi Internal Pelaksanaan sosialisasi Dokumentasi Minggu ke 2
pengembangan aplikasi ke Sub pelaksanaan Sosialisas Bulan
Dit Wilayah 1,2,3 pengembangan aplikasi November
ke Sub Dit Wilayah 1,2,3 2020
6 Sosialisasi Pelaksanaan sosialisasi Dokumentasi Minggu ke 2
Eksternal pengembangan aplikasi ke Pelaksanaan sosialisasi Bulan
Balai Pelaksana Penyediaan pengembangan aplikasi November
Perumahan ke Balai Pelaksana 2020
Penyediaan Perumahan
7 Evaluasi Pelaksanaan evaluasi Dokumentasi dan Minggu ke 4
Pencapaian pencapaian tujuan hasil evaluasi Bulan
Jangka Pendek jangka pendek pencapaian tujuan November
jangka pendek 2020

17
 Jangka Menengah (6 s/d 12 Bulan )

1 Penggunaan Sosialisasi Dokumentasi Bulan

pengembangan berkelanjutan pelaksanaan Januari 2021
aplikasi SIPRUS penggunaan sosialisasi
oleh minimal 90% pengembangan aplikasi berkelanjutan
kegiatan layanan SIPRUS penggunaan
internal pengembanagan
aplikasi SIPRUS

2 Penggunaan Realisasi anggaran Dokumentasi realisasi Bulan Mei

aplikasi SIPRUS serta BMN secara anggaran dan BMN 2021
untuk elektronik dapat
Akuntabilitas diakses melalui SIPRUS
3 Evaluasi Pelaksanaan evaluasi Dokumentasi Bulan
pencapaian tujuan pencapaian tujuan pelaksanaan dan hasil Agustus 2021
jangka menengah jangka menengah aksi evaluasi pencapaian
perubahan tujuan jangka
menengah

Jangka Panjang( ≥ 12 Bulan )

1 Pengembangan Pengembangan dan Dokumentasi Bulan

aplikasi SIPRUS penambahan fitur aplikasi pengembangan dan September
penambahan fitur 2021
aplikasi
2 Digunakannya Penggunaan aplikasi secara Dokumentasi Bulan Januari
aplikasi SIPRUS menyeluruh penggunaan aplikasi 2022
untuk seluruh Sub secara menyeluruh
Dit Wilayah
Direktorat Rumah
Khusus

3 Aplikasi SIPRUS Migrasi pengembangan aplikasi Dokumentasi BulanMaret

yang berbasis berbasis website ke android pengembangan 2022
Android

Tabel IV. B.1 .Millestone tahapan kegiatan

Faktor faktor yang terkait dengan pelaksanaan tahapan dalam aksi

perubahan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan Keuangan dengan Early
Warning System dalam aplikasi SIPRUS sebagai pengedalian risiko pekerjaan
Pembangunan Rumah Khusus sejak dini, antara lain adalah:

1. Waktu Pelaksanaan
Pelaksanaan implementasi aksi perubahan dilaksanakan selama 2 (dua)
bulan, yaitu dimulai dari selesainya kegiatan pelatihan secara klasikal dan
18
 virtual metode E-Learning atau Daring yaitu tanggal 29 September 2020 sd 27
November 2020. Peserta pelatihan kepemimpinan pengawas memimpin
langsung pelaksanaan aksi perubahan dengan menerapkan ilmu pengetahuan
yang sudah diperoleh selama berlangsungnya pelatihan. Agenda pelatihan
yang sudah dilaksanakan dikelompokan menjadi yaitu : Wawasan Kebangsaan
Kepemimpinan Pancasila dan Bela Negara Kepemimpinan Pancasila;
Kepemimpinan Kinerja; Manajemen Kinerja; serta Aktualisasi Kepemimpinan
yang diimplementasikan dengan Aksi Perubahan atau Inovasi Personal /
Institusion Branding, dengan tujuan Peningkatan Kualitas Kinerja Organisasi.
2. Anggaran
Pembiayaan yang timbul dari pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dalam
mendukung peningkatan kinerja organisasi dibebankan pada Daftar Isian
Pelaksanaan Anggaran Direktorat Rumah Khusus Tahun Anggaran 2020.
3. Output yang Dihasilkan
Output yang diharapkan dengan adanya pengembangan aplikasi SIPRUS
adalah data yang diperoleh dapat lebih cepat dan akuntabel sehingga dapat
digunakan Pimpinan Unit Organisasi dalam melakukan pengawasan. Output
kunci dari aksi perubahan ini dibagi menjadi 3 (tiga) kategori, yaitu output jangka
pendek, output jangka menengah, dan output jangka Panjang.
4. Potensi Masalah
Potensi masalah yang mungkin dapat terjadi selama perencanaan,
pelaksanaan dan evaluasi aksi perubahan antara lain adalah :
a. Pegawai yang tidak tanggap dengan teknologi informasi akan ada
resistensi.
b. Tim kerja dan stakeholder internal memiliki kepedulian yang rendah.
c. Efektifitas waktu yang tersedia belum dimanfaatkan sebaik baiknya
d. Aksi perubahan dianggap sebagai beban kerja tambahan oleh tim kerja.
e. Pembuat aplikasi/ programmer tidak memiliki waktu yang cukup untuk
menyelesaikan pengembangan pada aplikasi SIPRUS dalam rangka
mendukung aksi perubahan.

19
C. PEMANFAATAN SUMBER DAYA (TIM EFEKTIF)
Dari Sumber Daya Manusia yang berada dalam Direktorat Rumah
Khusus, dapat dibangun tim efektif dari Sub Direktorat dengan Balai Pelaksana
Penyediaan Perumahan sebagai wakil Direktorat Rumah Khusus di wilayah
masing- masing dengan bagan Tim Kerja Efektif seperti dibawah ini :

Gambar IV. C.1 .Struktur Tim Efektif

Dalam bagan diatas sebagai Sub Team adalah Balai Pelaksana
Penyediaan Perumahan yang memiliki Kepala Seksi Pelaksanan yang diberi
tugas melakukan monitoring dan pelaporan kegiatan Pembangunan Rumah
Khusus sesuai dengan wilayahnya. Tim kerja yang efektif untuk membangun
kerjasama yang bersinergi dengan baik satu sama lain dapat memberi peran
dan tugasnya masing masing dalam pencapaian tujuan yang diharapkan, dari
bagan diatas dapat dideskripsikan peran masing masing adalah sebagai
berikut:

20
 NO STRUKTUR PERAN
Pelaku Perubahan dan pemberi dukungan dalam
1 MENTOR
implementasi aksi perubahan
Sebagai perancang aksi perubahan yang dapat menjalin
PEMIMPIN AKSI
2 komunikasi, koordinasi dan melaksanakan Aksi
PERUBAHAN
Perubahan
Memberikan kontribusi data dan masukan mengenai
3 SUB TEAM
kinerja Rancangan Aksi Perubahan
Memberikan masukan dan membuka wawasan serta
4 COACH
konsultansi dalam dalam menyusun gagasan RAP
Memberikan dukungan dalam penyediaan sarana dan
5 SEKRETARIAT
prasana dalam penyusunan RAP

Tabel IV. C.1. Peran Tim Efektif

Adapun peta manfaat dalam sumber daya yang akan digunakan dalam
menyusun Rancangan Aksi Perubahan ini adalah melakukan sinergritas atau
jejaring sosial antar stakeholder yang saling memiliki kekuatan dan kepentingan
sebagai faktor dalam pelaksanaan dan implementasinya, adalah sebagai
berikut:

LATENS PROMOTED
(Kepentingan kecil, Kekuatan Besar) (Kepentingan Besar, Kekuatan Besar)
1. Balai Pelaksana Penyediaan Perumahan Power (+) 1. Direktur Rumah Khusus
2. Pemilik Jaringan Internet 2. Sub Dit Wilayah III
3. Inspektorat IV Bidang Perumahan 3. Pemimpin Aksi Perubahan
4.
Interest (-) Interest (+)

APATHETIC DEFENDERS
(Kepentingan Kecil, Kekuatan Kecil) (Kepentingan Besar, Kekuatan Kecil)
1. Masyarakat Power (-) 1. Staff Pendukung Sub Dit Wilayah III
2. Penyedia Jasa
3. Tenaga Ahli IT

Gambar IV.C.2. Peran stakeholder

Pemanfaatan Sumber daya selanjutnya adalah teknologi jaringan

internet yang terkoneksi dengan aplikasi SIPRUS untuk mengoprasionalkannya
sehingga sinergritas dan fungsi aksesbilitas dan akuntabilitas dapat diwujudkan
21
 sebagai fungsi pelayanan yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan
Direktorat Rumah Khusus yaitu penyediaan Rumah Khusus yang dapat
dimanfaatkan sesuai dengan kualitas, mutu dan biaya.

D. MANAJEMEN MUTU
Tujuan Direktorat Rumah Khusus dalam mencapai target dan sasarannya
melaksanakan manajemen mutu untuk menjaga kualitas pelayanan
berdasarkan aturan mengenai program penyediaan Rumah Khusus yang
mengatur mengenai tata cara pengajuan, sasaran, pelaksanaan pembangunan
Rumah Khusus dan pengelolaan serta serah terima aset yang antara lain:
1. Undang – Undang Bangunan Gedung No. 28 Tahun 2002 Tentang
Bangunan Gedung
2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No. 28 tahun
2016 Pedoman analisa Harga Satuan Pekerjaan Bidang Pekerjaan Umum
3. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat No.20 Tahun
2017 Tentang Penyediaan Rumah Khusus

Dengan telah tersedianya peraturan sebagai dasar hukum dilaksanakannya

Penyediaan Rumah Khusus tersebut diharapkan seluruh unsur yang terkait
dapat bersinergi melaksanakan dengan baik.

Implementasi yang dapat dilakukan dari dasar peraturan diatas untuk

menjamin mutu kegiatan penyediaan Rumah Khusus adalah dengan dengan
menetapkan standar prototype Rumah Khusus yang akan dipakai dengan
variasi material yang digunakan, disesuaikan dengan lokasi Rumah Khusus
akan dibangun.
Dalam mengendalikan mutu pekerjaan selain dengan meningkatkan
monitoring progres fisik dan keuangan pada aplikasi SIPRUS, diperlukan juga
Standar Oprasional Pelaksanan pembangunan Rumah Khusus dengan
memperhatikan kuantitas dan kualitas sehingga mewujudkan pembangunan
Rumah Khusus yang tepat mutu, waktu dan biaya.

22
 BAB V
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN

A. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Sasaran akhir yang ingin dicapai dalam pelaksanaan aksi perubahan
adalah peningkatan kualitas/ kinerja organisasi. Implementasi peningkatan
kinerja organisasi diawali dengan agenda kepemimpinan kinerja dan agenda
manajemen kinerja. Pelaksanaan kegiatan selama studi lapangan dijadikan
modal untuk melakukan adopsi dan adaptasi membangun integritas dan
akuntabilitas Kinerja Organisasi.
Sesuai dengan tahap jangka pendek pelaksanaan aksi perubahan ini
adalah diawali dengan membentuk Tim Efektif aksi perubahan, dimana peserta
pelatihan dalam diklat PKP ini adalah sebagai pemimpin aksi perubahan.
Terbentuknya Tim Efektif aksi perubahan ini diawali dengan rapat pembahasan
yang dilaksanakan pada minggu ke 1(satu) bulan Oktober yaitu tanggal 6
Oktober 2020 dan ditindaklanjuti dengan Surat Keputusan Tim Efektif Aksi
Perubahan oleh Bapak Direktur Rumah Khusus.

Gambar V.A.1. Undangan Rapat Pembahasan Aksi Perubahan

23
 Gambar V.A.2. SK Tim Efektif Aksi Perubahan

Selain dengan Tim Efektif Aksi Perubahan, Pimpinan Aksi Perubahan

juga mendapatkan dukungan dari Sub Direktorat Rumah Khusus Wilayah I dan
II serta Kepala Bagian tata Usaha Direktorat Rumah Khusus dalam
membangunan Integritas dan akuntabilitas dalam pelaksanaan aksi perubahan.

Gambar V.A.3. Dukungan Aksi Perubahan

24
2. Pengelolaan budaya kerja (Pemanfaatan IT)
Pengelolaan budaya kerja dan pemanfaatan informasi ilmu teknologi
khususnya di Direktorat Rumah Khusus telah di upayakan antara lain:
a. Melaksanakan efesiensi layanan berupa meningkatkan Monitoring Progres
Fisik dan Keuangan dengan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS
sebagai pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak
dini
b. Menunjang peningkatan kinerja organisasi yaitu menurunkan dampak risiko
yang terjadi pada pelaksanaan pekerjaan pembangunan Rumah Khusus
secara efektif dan efisien.
Direktorat Rumah Khusus yang telah memiliki aplikasi berbasis IT yaitu
Sistem Penyediaan Rumah Khusus (SIPRUS) dirasa belum memberikan
manfaat yang optimal dalam menunjang kinerja organisasi dikarenakan
permasalahan dan kendala dalam pelaksanaan pembangunan Rumah Khusus
masih timbul dari tahun ke tahun sehingga diperlukan pengembangan terhadap
aplikasi SIPRUS untuk dapat digunakan secara optimal.
Selanjutnya dalam pelaksanaan aksi perubahan sesuai dengan tahap jangka
pendek adalah tersedianya pengembangan aplikasi SIPRUS dengan Early
Warning System dengan melakukan rapat penyusunan rencana kerja,
pembagian tugas dan mekanisme kerja Tim Efektif aksi Perubahan.

Gambar V.A.4. Rapat rencana Kerja Tim Efektif

25
 Langkah dalam pengembangan aplikasi SIPRUS dengan early warning
system adalah membuat konsep pengembangan dengan melakukan
komunikasi efektif dan konsultasi dengan mentor serta melakukan pembahasan
konsep pengembangan SIPRUS yang telah disetujui oleh mentor dengan
tenaga ahli IT. Selain itu dalam capaian pelaksanaan aksi perubahan ini juga
dilakukan aistensi oleh coach, sehingga proses yang dilaksanakan sesuai
dengan tahap jangka pendek terinformasikan dan dilakukan konsultasi
terhadap capaian yang ada sebagai upaya perbaikan dan mengoptimalkan
implementasi aksi perubahan ini.

Gambar V.A.5. Konsep Pengembangan SIPRUS Yang Disetujui Mentor

Gambar V.A.6. Konsultasi Dengan Mentor

26
Gambar V.A.7. Pembahasan Hasil Konsep Dengan Mentor dan Tenaga
Ahli IT

Gambar V.A.8. Asistensi Dengan Coach

27
 Setelah dilakukan komunikasi dan konsultasi bersama mentor dan coach
pengembangan SIPRUS dengan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan
Keuangan dengan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS sebagai
pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak dini
dilaksanakan oleh Tenaga Ahli IT.

Gambar V.A.9. Aplikasi SIPRUS Dengan Early Warning Sistem

28
3. Pengelolaan Tim Efektif Faktor kunci keberhasilan
Faktor-faktor kunci pendukung keberhasilan dalam aksi perubahan setelah
dilakukan pemetaaan sumber daya adalah sebagai berikut :
a. Komitmen dari unsur pimpinan dalam mendukung aksi perubahan untuk
peningkatan kinerja organisasi.

b. Tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk mendukung aksi

perubahan

c. Komitmen dan konsisitensi dari tim kerja aksi perubahan dalam melaksanakan
kegiatan yang sudah direncanakan
d. Stakeholder internal yang memberikan dukungan dan komitmen yang tinggi
dalam pelaksananaan aksi perubahan

e. Komunikasi efektif yang terus terjalin antara lain dengan stakeholder, Mentor,
Couch, tim pelaksana aksi, project leader perubahan dan seluruh pegawai
Direktorat Rumah Khusus.
Aksi Perubahan yang dilaksanakan adalah salah satu bentuk gerakan
perubahan dalam mendukung target kinerja Direktorat Rumah Khusus dalam
Pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi/ Wilayah
Birokrasi Bersih Melayani untuk merubah cara berpikir dan budaya kerja di
lingkup Direktorat Rumah Khusus. Program perubahan ini difasilitasi dengan
pengembangan aplikasi SIPRUS yang akan memudahkan seluruh stakeholder
internal Direktorat Rumah Khusus untuk mendapatkan kinerja yang efektif,
efisien dan transparan.
Rincian tugas personil dalam struktur pelaksana aksi perubahan guna
menunjang keberhasilan adalah sebagai berikut:

a. Coach:
1) Melakukan pembimbingan dan memastikan kemampuan peserta diklat
dalam memfinalkan rancangan aksi perubahan dan mengaplikasikan esensi
aksi perubahan
2) Melakukan monitoring terhadap peserta diklat dalam mengkomunikasikan
rancangan aksi perubahan kepada atasan, staf dan stakeholder lainnya;

29
3) Melakukan komunikasi dengan mentor (atasan langsung) peserta diklat
mengenai kegiatan yang dilakukan peserta dalam perkembangan
pelaksanaan aksi perubahan.

b. Mentor:
1) Memberikan motivasi dan dukungan penuh kepada peserta diklat dalam
mempersiapkan aksi perubahan beserta implementasinya;

2) Memberikan bimbingan dan arahan dalam merumuskan dan mengidentifikasi

permasalahan organisasi yang memerlukan pembenahan melalui aksi
perubahan;

3) Memberikan persetujuan atas usulan aksi perubahan;

4) Memberikan bimbingan dalam mengatasi masalah/kendala yang dihadapi

selama proses implementasi aksi perubahan;
5) Memantau capaian pelaksanaan aksi perubahan sesuai milestones yang
telah ditetapkan.

6) Memastikan bahwa aksi perubahan memiliki umpan balik dalam

meningkatkan kinerja Direktorat Rumah Khusus.

c. Project Leader:
1) Mengidentifikasi area dan aksi perubahan yang akan diimplementasikan

2) Mengusulkan rancangan aksi perubahan;

3) Berkonsultasi dengan mentor dan coach dalam melaksanakan rancangan

aksi perubahan;

4) Memberikan arahan kepada anggota Tim Efektif;

5) Melakukan komunikasi dan kesepakatan dengan stakeholder baik internal

maupun eksternal, dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi
aksi perubahan;

6) Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang dengan

mendayagunakan dan memberdayakan seluruh sumber daya yang dimiliki;

30
7) Membuat laporan implementasi aksi perubahan.

d. Tim Pembuatan Aplikasi:

1) Mendesain rancangan pengembangan dengan Early Warning System dalam
aplikasi SIPRUS sebagai pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan
Rumah Khusus sejak dini;

2) Menunjang peningkatan kinerja organisasi yaitu menurunkan dampak risiko

yang terjadi pada pelaksanaan pekerjaan pembangunan Rumah Khusus
secara efektif dan efisien.

e. Tim Penerapan Aplikasi:

1) Mensosialisasikan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS sebagai
pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak dini;

2) Mengimplementasikan aplikasi pengendalian tersebut dalam rangka

meningkatkan efektifitas penerapan sistem pembangunan Rumah Khusus
secara efektif dan efisien.

f. Tim Administrasi dan Pelaporan:

1) Memfasilitasi anggaran dan sarana yang diperlukan dalam pelaksanaan aksi
perubahan;
2) Mendokumentasikan dan mengumpulkan bahan pelaporan dalam setiap
tahapan pelaksanaan aksi perubahan;

3) Membantu membuat laporan pelaksanaan aksi perubahan.

31
B. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

1. Membangun Koordinasi dan Kolaborasi

Membangun koordinasi dan kolaborasi merupakan suatu yang harus
direncanakan dan dilaksankan dengan baik. Koordinasi kerja yang baik dan
saling terintegrasi akan mampu menghasilkan kinerja yang baik untuk
mewujudkan program kerja yang sudah direncanakan dengan baik.

Hal ini diawali dengan membuat user guide atau pedoman pengoperasian
aplikasi SIPRUS dengan early warning system yang telah dilakukan bimbingan
oleh Coach dan konsultasi oleh Mentor sehingga upaya dalam pelaksanaan
koordinasi, komunikasi dan kolaborasi antar stakeholder terkait dapat
terlaksana dengan baik.

Gambar V.B.1. User Guide Pengembangan SIPRUS

32
 Stakeholder atau pemangku kepentingan adalah pihak yang
berkepentingan baik perorangan maupun organisasi lainnya yang memiliki
pengaruh terhadap aksi perubahan. Stakeholder yang terlibat dalam
pelaksanaan aksi perubahan ini dibedakan menjadi stakeholder internal
Direktorat Rumah Khusus dan stakeholder eksternal Direktorat Rumah Khusus
sebagai berikut:
a. Stakeholder internal:
- Direktur Rumah Khusus
- Kepala Sub Direktorat Rumah Khusus Wilayah I
- Kepala Sub Direktorat Rumah Khusus Wilayah I
- Kepala Sub Direktorat Rumah Khusus Wilayah I
- Sub Koordinator masing -masing Wilayah
- Staf pendukung pada Direktorat Rumah Khusus
b. Stakeholder eksternal:
- Balai Pelaksana Penyediaan Perumahan
- Penyedia Jasa
- Tenaga Ahli IT
- Masyarakat

Peran stakeholder yaitu Balai Pelaksana Penyediaan perumahan (Balai

PPP) sesuai dalam rancangan aksi perubahan merupakan masuk dalam peran
latens yaitu memiliki peran stakeholder yang memiliki kepentingan kecil tapi
mempunyai kekuatan yang besar demi terlaksananya dan berkelanjutan aksi
perubahan ini dikarenakan Balai PPP adalah eksekutor dilapangan dalam
pelaksanaan pembangunan Rumah Khusus yang memiliki kewenangan
melakukan supervisi dan pengendalian secara langsung serta melakukan
pelaporan yang dilakukan secara berkala setiap minggunya dengan melakukan
input laporan yang telah disediakan dalam aplikasi SIPRUS yang telah
dikembangkan dengan early warning system sesuai dengan capaian yang telah
dilaksanakan oleh penyedia jasa sesuai dengan kontrak.

33
 Gambar V.B.2. Bagan Pelaporan, Koordinasi, Komunikasi

Tahap selanjutnya sesuai dengan jadwal aksi perubahan jangka pendek

adalah dengan melakukan ujicoba aplikasi SIPRUS yang telah dikembangkan
dengan penambahan Early Warning System dimana terdapat indikator
terhadap progres fisik dan keuangan yang dilaporkan oleh Balai PPP yaitu:

a. Deviasi progres rencana dan realisasi Pembangunan Rumah Khusus antara

0% sampai dengan (-) minus 5% indikator Early Warning System akan
berwarna Hijau

b. Deviasi progres rencana dan realisasi Pembangunan Rumah Khusus antara

(-) minus 5% sampai dengan (-) minus 10% indikator Early Warning System
akan berwarna Kuning

c. Deviasi progres rencana dan realisasi Pembangunan Rumah Khusus diatas

(-) minus 10% indikator Early Warning System akan berwarna Merah dan
dikategorikan sebagai kontrak kritis sehingga harus segera ditindaklanjuti
terhadap permasalahan yang terjadi dilapangan.

34
 Gambar V.B.3. Indikator Early Warning System Dalam Aplikasi SIPRUS

Dari uji coba yang dilakukan dalam pengembangan aplikasi SIPRUS

dengan Early Warning Sytem ini, selanjutnya adalah melakukan sosialisasi baik
Internal maupun Eksternal sebagai upaya pelaksanaan aksi perubahan dalam
meningkatkan kinerja Direktorat Rumah Khusus dapat dilaksanakan dengan
baik.

Gambar V.B.4. Sosialisasi Eksternal

35
 Gambar V.B.5. Sosialisasi Internal

2. Evaluasi Implementasi Aksi Perubahan

Tahap akhir dari pelaksanaan aksi perubahan ini sampai dengan

selesainya capaian output target jangka pendek. Beberapa indikator yang
dapat digunakan sebagai sarana evaluasi capaian jangka pendek dalam aksi
perubahan ini diantaranya adalah:
1) Keberhasilan komunikasi dalam mempengaruhi stakeholder, sehingga
berhasil meningkatkan partisipasi stakeholder.
2) Tercapainya seluruh milestones jangka pendek sesuai dengan rancangan
aksi perubahan yang dibuat.
3) Terwujudnya penggunaan aplikasi SIPRUS dengan pengembangan
SIPRUS dengan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan Keuangan
dengan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS sebagai
pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak dini
4) Respon, masukan serta evaluasi terhadap kekurangan untuk
penyempurnaan aplikasi antara lain:

36
 a. Menu dalam dasboard SIPRUS dapat disederhanakan sehingga dapat
mudah dipahami fungsi dan cara pengoperasiannya;
b. Untuk wilayah yang dengan jaringan internet kurang baik apabila dalam
proses upload data laporan sistem akan melakukan autosave sehingga
tidak perlu melakukan upload pelaporan dari awal kembali;
c. Foto dokumentasi yang diupload akan otomatis menyesuaikan
kapasitas ukuran yang dapat masuk ke dalam sistem;
d. Hari pelaporan pembangunan Rumah Khusus ditentukan sesuai
dengan surat instruksi Direktur Rumah Khusus

Gambar V.B.6. Undangan dan Dokumentasi Rapat Evaluasi

Adapun dalam pelaksanaan aksi perubahan ini terdapat beberapa

permasalahan dan kendala baik dari internal maupun eksternal antara lain:
a. Kendala Internal
Kendala yang bersifat internal dalam pelaksanaan aksi perubahan ini antara
lain:
1) Banyaknya tugas kantor lainnya yang harus dikerjakan oleh Tim Efektif,
sehingga tidak hanya fokus mengerjakan aksi perubahan;

2) Pelaksanaan aksi perubahan yang dilaksankan dimasa pandemi Covid-19

sehingga sebagian Tim Efekti melaksanakan WFH;

37
 3) Belum semua stakeholder internal memahami detilnya pada awal aksi
perubahan dilaksanakan;

4) Waktu pelaksanaan aksi perubahan yang singkat dengan target perubahan

peningkatan kinerja organisasi yang optimal;

5) Pengadministrasian dokumen dan tahapan pelaksanaan aksi perubahan

memerlukan koordinasi yang intensif.

b. Kendala Eksternal
Sedangkan beberapa kendala eksternal yang harus dihadapi pada
pelaksanaan aksi perubahan ini antara lain:
1) Tim Efektif yang berasal dari luar Direktorat Rumah Khusus (Balai PPP) yang
memiliki banyak tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan target yang
telah ditentukan;

2) Pelaksanaan aksi perubahan disaat pandemi Covid-19, sehingga sebagian

pegawai melaksanakan WFH.
3) Permasalahan koneksi Jaringan yang sering bermasalah khususnya untuk
wilayah Indonesia Timur.

3. Strategi Mengatasi Masalah

Dalam menghadapi masalah serta kendala internal dan eksternal, dilakukan
hal-hal sebagai berikut:
a. Untuk menghadapi permasalahan kesibukan anggota Tim Efektif dengan
pekerjaan lain, diperlukan komunikasi yang intensif dengan seluruh anggota
Tim Efektif serta saling membantu dalam menyelesaikan tanggungjawab
masing masing anggota tim, sehingga seluruh proses pekerjaan dalam aksi
perubahan tetap dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang sudah
dibuat;
b. Keterbatasan anggaran yang tersedia untuk membiayai aksi perubahan
disiasati dengan cara efisiensi biaya serta memprioritaskan komponen
kegiatan penting yang harus dibuat/dilaksanakan, sehingga aksi perubahan
ini tetap dapat berjalan dan dapat mencapai tujuannya sebagaimana yang
diharapkan;

38
c. Dukungan oleh seluruh stakeholder internal didapatkan melalui pola
komunikasi yang tepat sesuai dengan karakter dan kebutuhan masing
masing stakeholder;

d. Untuk mensiasati keterbatasan waktu pelaksanaan aksi perubahan, dapat

diatasi dengan membangun komitmen seluruh stakeholder internal yang
berperan dalam pelaksanaan aksi perubahan serta berdisiplin dengan target
waktu penyelesaian setiap tahapan yang sudah direncanakan.

39
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Manfaat yang dapat dicapai Direktorat Rumah Khusus dengan adanya

aksi perubahan ini adalah:
1. Data laporan Progres Fisik dan Progres keuangan dapat dimonitor secara
langsung oleh Bapak Direktur Rumah Khusus terhadap seluruh wilayah dan
Kepala Sub Direktorat di wilayah masing-masing;
2. Terbentuknya koordinasi dan komunikasi efektif dan efisien dalam proses
pelaporan pelaksanaan pembangunan Rumah Khusus;
3. Terciptanya integritas dalam pelaksanaan pembangunan Rumah Khusus
oleh seluruh stakeholder terkait serta ketepatan waktu melakukan input
pelaporan dalam aplikasi SIPRUS;
4. Terwujudnya pengendalian pembangunan Rumah Khusus yang mengalami
keterlambatan sehingga dapat ditindaklanjuti sejak dini;
5. Meningkatnya fungsi pelayanan dengan tepatnya pencapaian target dan
sasaran pembangunan Rumah Khusus yang tepatmutu waktu dan biaya.

40
D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Tindaklanjut kegiatan jangka pendek dengan menetapkan target jangka

menengah dan jangka panjang. Pada pelaksanaan aksi perubahan kinerja
organisasi dalam penyediaan Rumah Khusus melalui pengembangan
SIPRUS dengan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan Keuangan
dengan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS sebagai pengedalian
risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak dini, semua tahapan
jangka pendek sudah dapat dilaksanakan dengan baik.
Untuk pengembangan berikutnya merupakan target jangka menengah dan
jangka panjang yaitu:
1. Target jangka menengah diharapkan penggunaan pengembangan aplikasi
SIPRUS dengan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan Keuangan
dengan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS sebagai
pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak dini
dimanfaatkan oleh minimal 90% kegiatan layanan internal penggunaanya.
2. Target jangka panjang diharapkan aplikasi SIPRUS dengan
mengembangkan kembali dan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan
Keuangan dengan Early Warning System dapat digunakan untuk seluruh
layanan Internal Direktorat Rumah Khusus dengan basis Android.

41
 BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Keberhasilan pelaksanaan aksi perubahan dengan pengembangan

aplikasi SIPRUS dengan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan Keuangan
dengan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS sebagai pengedalian
risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak dini di Direktorat Rumah
Khusus ditentukan dari kemampuan memobilisasi dukungan dari seluruh
stakeholder di Direktorat Rumah Khusus. Selain kemampuan manajerial
kepemimpinan serta strategi komunikasi yang baik, diperlukan juga keputusan
yang terarah dan terukur dalam pelaksanaan aksi perubahan ini.
Pencapaian target jangka pendek yang telah ditetapkan diperlukan
strategi komunikasi khusus yang melibatkan mentor, coach tim efektif dan
pimpinan aksi perubahan baik secara langsung maupun tidak langsung melalui
berbagai sarana komunikasi. Sedangkan untuk target jangka menengah dan
target jangka panjang selanjutnya yang direncanakan dalam aksi perubahan ini
akan dilaksanakan secara konsisten dengan pengembangan dan
penyempurnaan aplikasi SIPRUS dengan meningkatkan Monitoring Progres
Fisik dan Keuangan dengan Early Warning System dalam aplikasi SIPRUS
sebagai pengedalian risiko pekerjaan Pembangunan Rumah Khusus sejak dini,
sehingga tujuan dari perbaikan layanan pelaksanaan pembangunan Rumah
Khusus untuk mendukung proses peningkatan kinerja di Direktorat Rumah
Khusus dapat tercapai.

B. SARAN

Aplikasi SIPRUS dengan meningkatkan Monitoring Progres Fisik dan

Keuangan dengan Early Warning System dan/atau sejenisnya yang bersifat
layanan internal dapat diadopsi dan dikembangkan pada bentuk layanan lain di
Unit Kerja Direktorat Rumah Khusus.

42
 DAFTAR PUSTAKA

1. Undang Undang 2011. Undang Undang Nomor 1 Tahun 2011 Tentang

Perumahan dan Kawasan Permukiman;
2. Peraturan Menteri 2017. Peraturan Menteri PUPera Nomor 20 Tahun 2017
Tentang Penyediaan Rumah Khusus.

43