SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

(STIKES)
YAYASAN RUMAH SAKIT Dr. SOETOMO

NOTULEN RAPAT

Dasar Undangan : 003.1/105/STIKES/I/2022

Hari / Tanggal : Selasa, 18 Januari 2022
Jam : 09.00 WIB
Acara : Rapat Koordinasi dari Jajaran Waket 1
Media / Tempat : Daring
Pimpinan rapat : Bidang Penjaminan Mutu

I. Tindak Lanjut SOTK

1. pengumpulan IKS ke BAAK dan BAUK  yg mengumpulkan masih perpustakaan
2. perlu disepakati terakhir pengumpulan sotk kapan
3. pusat pm dan akademik  membantu waket I terkait pm dan akademik
4. ada 9 unit yg paparan  yg belum paparan : perpus, lab rm
5. perbaiki aplikasi sesuai yg diharapkan  ada spo ada 1 word ada beberapa excel
6. spo  dikumpulkan sesuai klinik akreditasi
7. format pengumpulan  tugas pokok, fungsi, IKS
8. hari rabu dipaparkan  format pengumpulan
arahan pimpinan :
1. inventarisasi indikator kinerja masing-masing structural
2. dipilih mana yg prioritas akreditasi
3. IKS dari waket I  sudah dibuat
4. jajaran waket  tugas mengkoordinasikan program dijajarannya dengan bentuk
rapat
5. masing-masing structural  ada outputnya (panduan, pedoman, dll)
6. setiap IKS harus ada SPOnya
7. bentuk SPO waket I  rapat
8. inventarisasi  tugas pokok fungsi masing-masing unit
9. sudah ada daftar sesuai penanggung jawab  dipilih dan membuat SPO
10. prioritas akreditas  data prodi dan data perguruan tinggi
11. jajaran waket II  SDM sudah faham perihal IKS
12. DMS  SPO dibuat dibuka masing-masing struktural
masukkan BAAK
1. data jadi satu di mutu yg upload mutu  setiap structural bisa input
2. spo tidak akan selesai  karena mencari dokumen lama yg sudah lewat, yg
sudah berjalan tidak dikerjakan
3. kesepakatan pengumpulan data  misalnya per satu februari
4. konsistensi pimpinan  disposisi diteruskan ke ataskan ke bawahan tanpa
terlewati
5. setiap waktu/setiap hari unit input pekerjaan di sim mutu  tidak aka nada
dokumen tercecer
masukkan PM
1. otorisasi SPO akan dibuka  masing-masing unit bisa upload masing-masing
unit
2. SPMI perguruan tinggi selalu dicek
 3. otorisasi menu PEEPP  akan dibukakan otorisasi
4. kinerja structural  sangat penting (penanggung jawab)
5. tidak semua teknis SPO  ditanya pada akreditasi, yg ditanya adalah standar
6. SPO yg akan ditanya  penyusunan renstra melibatkan steakholder (diperlukan
buktinya), kelengkapan dari undangan dan daftar hadir
7. SPO  dokumen terkait dengan standar
masukkan prodi S1
1. tetap membuat IKS
2. SPO  sudah diupload di DMS
Notulen Minggu lalu
II. Prodi S1
1. tenaga untuk akreditasi  dosen magang 6 bulan (proses pembuatan buku ajar),
selama magang belum boleh mengajar akan tetapi boleh mengikuti dosen mengajar
2. Magang, KKN  mahasiswa berproses pencarian tempat/responden
3. MBKM  masih belum dilaksanakan
4. posisi terakhir level 1  masih belum ada upload saat ini
5. saat ini sudah boleh melaksanakan PTM secara hybrid  ektrakulikuler belum boleh
dilaksanakan
6. Pelaksanaan Magang  rapat skripsi perihal panduan rencana setelah pengumpulan
nilai (kemungkinan februari)
7. penyampaian pada saat pembekalan  mahasiswa sudah memilih tempat magang (rs
soewandi masih proses)
8. KKN  kriteria 5 pegawai sepertinya susah (panduan KKN perlu ditunju kembali)
araham pimpinan :
1. Magang/PKL  kemungkinan luring
2. KKN  bisa daring
3. perlu dimonitoring perihal pembelajaran
4. rapat pembahasan panduan  bisa dilaksanakan secepatnya

III. Prodi D3
1. PKL 1  dilaksanakan di 5 rumah sakit
2. PKL 3  dilaksanakan di 15 rumah sakit
3. surat hari ini PKL  diluncurkan
4. magang profesi  boleh magang didekat domisili tapi perlu menyampaikan ke prodi,
koordinasi terkait kerjasama, acuan akan disampaikan hari kamis
5. UAS  24 Januari (soal sudah disiapkan)
6. surat PKL  akan dikirim softcopy dan hardcopy (rs sudah dihubungi terkait
kesedian tempat)
arahan pimpinan :
1. BAAK dan Prodi  kaitan dengan anggaran, dibuatkan penjelaskan secara
tertulis hak dan kewajiban mahasiswa dalam rangka magang dan PKL (baik D3
dan S1), harus ada persyaratannya vaksin berapa kali ? pembayaran vaksin ?
2. rencana MBKM  perlu didiskusikan
3. Hak kewajiban magang dan PKL  terkait luring perlu ada peryaratan untuk
mahasiswa
4. perlu ada pemberitahuan/sosialisasi terkait pembayaran magang/antigen
5. PKL  surat baru dikirim hari ini, pembekalan 27 januri, min. 1 minggu jawaban
dari direktur RS (sebaiknya ada backup rs)
IV. PPM
1. Diklat sudah dilaksanakan  sesuai jadwal 15 januari 2022, pelaksanaan full 1 hari
2. tanggapan sim mutu narasumber  SIM mutu di STIKES sudah bagus
3. step penjaminan  berkoordinasi dengan tim IT, membuka otorisasi terkait PPEPP,
upload file standar output (renstra penelitian, renstra pengabdian masyarakat)
4. sertifikat  peserta dan narasumber diminta ke SDM, dan akan disebarkan
5. usulan SK TIM baru SOTK baru
6. kebutuhan audit  format cek list, temuan, laporan, kategori standar untuk unit
7. LED  kesulitan mengisi LED apabila audit kosong, akan diupayakan pelaksanaan
audit
8. sebelum pelaksanaan audit  adanya nodin ketua meminta adanya audit mutu
internal (Jumat akan disampaikan ke rapim)
9. audit mutu  bisa dilaksanakan untuk perguruan tinggi dan prodi
arahan pimpinan :
1. adanya pelatihan  pengetahuan dokumen SPMI untuk mendukung akreditasi
2. adanya demo  SIM mutu (structural sudah tau dokumennya)
3. adanya audit  tersedianya berita acara (P3)
4. pelaksanaan audit  teruma unit yg sudah upload SPO (sasaran audit)
5. audit  SK direvisi disesuaikan dengan SOTK baru
6. surat tugas  pada saat pelatihan satu sasaran 2 hari, 15 unit berarti 1 bulan
diaudit antar unit
7. PM  mengkonsep surat dari klain (sebelum dilaporkan ke rapim)

V. Ka. Pusat PM dan PA

1. Panduan MBKM  akan dibahas tersendiri
2. TIM senat akademik  pertemuan senat pertama (sesuai statute baru anggota senat
sudah dirapatnya tingkat pimpinan)
3. Tim senat akademik 
a. ketua : bu nawang
b. wakil : bu emil
c. perwakilan dari pimpinan : pak fatchur dan pak harjono
d. perwakilan dari dosen S1  bu dyan dan bu emil
e. perwakilan dari dosen D3  pak amir dan bu wilda
f. prodi  bu titin dan bu serlly
4. Struktur senat akademik 
a. Ketua senat
b. sekretaris senat
c. komisi pendidikan
d. komisi penelitian dan pengabdian masyarakt
e. komisi pengembangan etik dan profesi
5. MBKM  ranahnya senat akademik
6. dokumen yg belum ada diakreditasi  pedoman kurikulum stikes
7. penetapan senat  MBKM dan pedoman kurikulum stikes (ditetapkan oleh komisi
pendidikan)
arahan pimpinan :
1. jumlah senat akademik  pak muhadi bisa dimasukkan dalam senat
2. rekam medis di bali  akan membahas MBKM (perlu dibicarakan prodi D3,
senat, dan bidang) usulan MBKM prodi D3 ? pelaksanaan MBKM ? jumlah sks ?
3. kurnas 96  sks 116 (muloknya 20)
4. S1  kurnas 116  sks 146 (mulok 30)
VI. Litabmas
1. renstra dan renop  berproses
2. penelitian dosen ?
arahan pimpinan
1. nodin  sudah menerima konsep SK (BAAK segera di SK-kan), mas yudi
menyiapkan dokumen SPO, ditetapkan 1 hari setelah renstra STIKES
2. renop 2021 – 2025  gabungan masih akan segera di buatkan SKnya oleh
BAAK

KESIMPULAN :
1. persiapkan akreditasi, SOTK, pelaksanaan pembelajaran  berproses
2. persamaan dokumen SOTK  akan ditindak lanjuti pada hari rabu
3. tindaklanjut lokarya  Rabu akan dipaparkan IKS
4. 27 janurari  lokakarya pemaparan LED
5. perlu dipelajari  program bidang,bagian (kesulitan internal dan eksternal)
6. RKAT  pemotongan anggaran jangan kegiatan rutin

Notulis

Staf. PM