TUGAS AUDIT SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA

TAHUN 2011

Penerapan Pengendalian Aplikasi dalam PDE

Contoh Kasus MYOB

KELOMPOK 6 KELAS 8D
Aldillah Arumandani (3)
Citra Adilbert Sagala (7)
Muhammad Iswadi Pratama (20)
Vivin Lavianty (31)
Yulian Mulia Putra(34)
PENGENDALIAN APLIKASI DALAM PDE
Sebuah pertanyaan mendasar hadir terkait pengendalian aplikasi.
Mengapa entitas memerlukan sebuah pengendalian aplikasi? Basalamah (2011)
mengatakan setidaknya ada lima tujuan pengendalian aplikasi yakni untuk
memperoleh keyakinan bahwa :
1. setiap transaksi telah diproses dengan lengkap dan hanya diproses satu kali;
2. setiap data transaksi berisi informasi yang lengkap dan akurat;
3. setiap pemrosesan transaksi dilakukan dengan benar dan tepat (andal);
4. hasil-hasil pemrosesan digunakan sesuai dengan maksudnya (efektifitas);
5. aplikasi-aplikasi yang ada dapat berfungsi terus.
Jadi, sejatinya mengapa sebuah entitas memerlukan pengendalian
aplikasi? Tentu saja karena entitas tersebut mengolah transaksi yang ada
secara computerized, bukan manual. Sebuah jawaban sederhana saja!
Bagi auditor, pengendalian aplikasi adalah salah satu kategori
pengendalian yang harus diuji sebagaimana dikehendaki oleh Standar Audit.
Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang ditempatkan pada masing-
masing sistem baik diprogramkan ke dalam sistem itu sendiri maupun bersifat
manual. Kategori pengendalian ini seharusnya berorientasi pada pemakai (user
oriented) karena unsur manusialah yang mengendalikan masukan dan
merekonsiliasikan keluaran dengan masukan tersebut.
Pengendalian aplikasi ini meliputi pengendalian atas masukan, pemrosesan, dan
keluaran.
A. PENGENDALIAN MASUKAN
1. Tujuan :
a. Transaksi diotorisasi sebagaimana mestinya sebelum diolah dengan
komputer,
b. Transaksi tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak
semestinya.
c. Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu, dimasukkan
kembali secara tepat waktu,
d. Transaksi dientri ke terminal yang semestinya,
e. Data dientri ke periode akuntansi yang semestinya,
f. Data yang dientri telah diklasifikasikan dengan benar dan pada nilai
transaksi yang valid,
g. Data yang tidak valid tidak dientri pada saat transmisi,
h. Transaksi tidak dientri lebih dari sekali,
i. Data yang dientri tidak hilang selama masa transmisi berlangsung,
j. Transaksi yang tidak berotorisasi tidak dientri selama transmisi
berlangsung.
2. Kategori dasar dari masukan sistem PDE :
a. jurnal-jurnal atas transaksi yang terjadi,
b. file maintenance transaction, misal : pengubahan harga dalam file induk,
c. transaksi untuk mengetahui suatu informasi tertentu (inquiry
transactions),
d. transaksi perbaikan kesalahan.
3. Jenis-jenis pengendalian atas masukan :
(a) Input Authorization Control
Pengendalian yang baik tidak memperbolehkan suatu transaksi diproses apabila
transaksi tersebut tidak disertai dengan otorisasi dari pejabat yang berwenang.
Dalam bisnis tertentu, tahap otorisasi ini berjenjang-jenjang sehingga diperoleh
jaminan bahwa hanya data yang valid saja yang masuk ke dalam sistem. Selain
itu sedapat mungkin dokumen-dokumen masukan mengandung bukti otorisasi
dan harus telah ditelaah oleh control group. Pengendalian atas masukan ini
dapat dilakukan secara manual ataupun secara terprogram melalui sistem
online.
Jenis input authorization control adalah :
(i) Prosedur-prosedur persetujuan,
 Prosedur ini menjelaskan mengenai bagaimana dan oleh siapa data
akan dimasukkan ke dalam dokumen masukan, dan meliputi hal-hal
berikut :
 Bukti otorisasi (tanda tangan, dll) yang harus ditelaah oleh control group.
Apabila tidak ada persetujuan sebelum pemrosesan, maka penelaahan
terhadap keluaran harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat
dalam pembuatan dokumen awal.
 Dalam sistem online, otorisasi ditunjukkan dengan password dan
authorization table. Keduanya memastikan bahwa file-file tertentu
hanya dapat diakses oleh personil-personil yang saha. Password dapat
dibuat satu kali dari awal hingga selesai atau untuk setiap selesainya
suatu proses yang bersangkutan harus memasukkan kata sandi lagi untuk
dapat melaksanakan proses berikutnya. Sementara authorization table
menunjukkan siapa saja yang memiliki otorisasi untuk mengakses sistem
PDE, baik pengolahannya maupun datanya.
 Transaksi-transaksi yang telah dikelompokkan (batch) disetujui sebelum
diproses.
 Transaksi pemeliharaan file disetujui oleh penyelia di tempat asal mula
transaksi tersebut dibuat.
 Batasan-batasan mengenai persetujuan terhadap transaksi tertentu.
(i) Prenumbered document,
Urutan formulir akan diuji selama pemrosesan berlangsung. Apabila
terjadi formulir tidak urut (hilang) maka harus ditelaah oleh pejabat
yang berwenang di departemen asal formulir tersebut dikirimkan.
(ii) Penelaahan oleh Control Group,
Transaksi yang diproses dalam bentuk batch atau harus dilaksanakan
oleh departemen PDI harus ditelaah dahulu oleh control group.
(iii) Transaction Log,
Dari penelaahan atas log dapat diketahui frekuensi kesalahan dalam
terminal serta adanya kejadian-kejadian lainnya yang tidak
semestinya. Semua terminal yang digunakan dicatat dalam tape atau
disk.
(b) Input Validation Control
Pengendalian ini telah terprogram di dalam sistem dan dimaksudkan untuk
memperoleh keyakinan bahwa semua data masukan adalah akurat, lengkap, dan
memadai (logis). Dalam kaitannya dengan pengendalian menurut tujuannya,
maka validasi masukan juga termasuk dalam “pengendalian detektif”.
Fungsi input validation control :
(i) untuk mendeteksi kehilangan data,
(ii) untuk menguji perhitungan matematis,
(iii) untuk menjamin adanya pembukuan transaksi secara benar.

Jenis input validation control :

(i) Numeric and alphabetic check,
Istilah lain yang digunakan adalah field test yang berfungsi
menetapkan field tertentu adalah angka, sedangkan field lainnya
adalah huruf. Apabila terjadi kesalahan maka komputer akan
memberitahukan hal ini sebagai suatu kesalahan.
(ii) Logic check,
Pengujian ini dimaksudkan untuk menilai atau membandingkan suatu
logis tertentu dengan keadaan data yang sebenarnya. Misal, jurnal
penyusutan akan dianggap komputer sebagai tidak logis ketika
kreditnya adalah kas atau saldo kas bertanda negatif.
(iii) Sign check,
Program ini menguji apakah suatu field tertentu memiliki simbol atau
tanda matematis yang sesuai, apakah suatu angka dalam field tertentu
harus positif (debet) ataukah negatif (kredit).
(iv) Valid field size check,
Pengujian ini mengharuskan suatu field mempunyai besar tertentu,
enam digit misalnya.
(v) Limit check,
Program ini menguji apakah suatu field tertentu berada dalam suatu
batasan yang sebelumnya telah ditetapkan, misal batas maksimum
penarikan ATM adalah Rp 2.500.000,-
(vi) Valid code check,
Pengujian ini disebut juga dengan dial back methode atau existence
test dimana keabsahan kode ini dimaksudkan untuk menguji apakah
suatu transaksi masukan memiliki kode yang sama dengan yang ada di
dalam daftar komputer yang bersangkutan.
(vii) Range test,
 Pengendalian ini serupa dengan limit check hanya saja untuk menguji
apakah suatu field berisi batasan nilai tertentu, misalnya 100 hingga
500.
(viii) Sequence check,
Pengendalian ini menguji urut-urutan suatu field masukan tertentu.

(ix) Check-digit verification,

Pengendalian ini dilakukan dengan menghitung suatu angka tertentu
untuk memastikan bahawa nilai yang sebenarnya tidak diubah.
(c) Pengendalian Transmisi Data
Bertujuan untuk mencegah agar data yang akan diproses tersebut tidak hilang,
tidak ditambah, atau tidak diubah. Pengendalian transmisi data termasuk dalam
pengendalian detektif.
Teknik pengendalian transmisi data :
(i) Batches logging and tracking,
Teknik pencatatan dan pentrasiran batch ini mencakup penghitungan
batch control totals, penggunaan nomor urut batch, nomor lembar
transmisi serta pencatatan arus transaksi dan/atau batch.
(ii) Program-program aplikasi,
Pengendalian ini digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap batch
control totals dan run-to-run control total. Total run-to-run adalah
control totals dari penyelesaian suatu pengolahan (pemrosesan) yang
akan digunakan sebagai total pengendalian untuk pemrosesan
berikutnya. Contoh, apabila tidak ada pengeluaran maka saldo awal
persediaan ditambah dengan pembelian harus sama dengan saldo
akhirnya.
(iii) Teknik-teknik verifikasi dalam transmisi on-line,
 Echo-check (closed loop verification), mengirimkan data kembali
pada pengirimnya untuk dibandingkan dengan data asal (aslinya).
 Redudancy check (matching check), meminta pengirimnya untuk
memasukkan sebagian dari data selain dari data yang telah
ditransmisikan.
 Completeness test, pegujian kelengkapan data terhadap setiap
transaksi dengan tujuan untuk membuktikan bahwa semua data
yang diperlukan telah dimasukkan.
(d) Pengendalian Konversi Data
Konversi data adalah proses mengubah data dari sumber asalnya ke dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form), misalnya dalam
bentuk punched cards, pita magnetis, disk, ataupun bentuk-bentuk lainnya.

Teknik pengendalian konversi data :

(i) Visual verification,
Terminal komputer dapat pula dilengkapi dengan fasilitas umpan balik
yang secara otomatis akan menunjukkan suatu tanda yang dapat
digunakan sebagai pengujian visual oleh pemakainya.
(ii) Check digit,
Berfungsi untuk memeriksa atau menguji validitas angka. Apabila
angka tersebut tidak sesuai dnegan angka asalnya, maka nomor angka
akun yang diproses tersebut akan dimunculkan sebagai hal yang
salah. Contoh : ISBN dan nomor akun ATM nasabah.
(iii) Batch control total,
Bukti-bukti asal dikelompok-kelompokkan di departemen pemakan
dan control group mencatat batch dan batch control pada batch
input control sheet. Setelah diproses control group membandingkan
total batch keluaran dengan total batch semula, menyelidiki, dan
menyelesaikan perbedaan-perbedaan yang timbul. Keluaran yang
diterima oleh departemen pemakai dari control group kemudian
dibandingkan dengan total batch masukan.
Untuk mempermudah dan memperjelas tanggung jawab orang yang
berwenang melakukan operasi koversi data, maka manajemen harus
menyediakan instruksi tertulis sebagai suatu standar kerja.
(iv) Hash totals.
Hash totals dibuat dalam field yang bukan kuantitas seperti misalnya
jumlah dari nomor akun pelanggan atau jumlah nomor identifikasi
pegawai. Bagi manusia penjumlahan ini tidak ada artinya, tetapi tidak
demikian dengan komputer. Apabila penjumlahan tersebut tidak
sesuai dengan jumlah yang seharusnya, maka akan diketahui
pemasukan nomor data yang salah.
(e) Pengendalian Penanganan Kesalahan
Transaksi-transaksi yang salah juga harus dikendalikan sehingga transaksi-
transaksi semacam itu tidak diproses. Seluruh koreksi atas kesalahan yang
terjadi yang dimasukkan ke dalam sistem harus mengikuti urut-urutan yang
sama dengan prosedur-prosedur sebelum adanya kesalahan, yaitu otorisasi,
verifikasi, dan sebagainya.

Pengendalian penanganan kesalahan mencakup :

 Identifikasi atas sebab-sebab penolakan serta penelaahan terhadap
sebab-sebab penolakan tersebut,
 Penelaahan dan persetujuan perbaikannya,
 Pemrosesan kembali (re-entry) sesegera mungkin ke dalam sistem.

Yang termasuk dalam pengendalian ini antara lain :

(i) Error log,
Dalam kaitannya dengan pengendalian penanganan kesalahan, fungsi
control group adalah membuat pencatatan mengenai kesalahan yang
terjadi (error log) guna mencatat semua data masukan yang ditolak,
menyelidiki, dan memperbaiki kesalahan sesegera mungkin. Error log
harus ditelaah secara reguler.
(ii) Suspended file,
Teknik file yang ditunda pelaksanaannya ini digunakan untuk
memberikan jaminan bahwa kesalahan yang terjaid telah dikoreksi dan
diserahkan kembali ke bagian PDE untuk diproses ulang. Kesalahan
dalam file yang ditunda pelaksanaannya tersebut akan tetap di dalam
file sampai diperbaiki dan ditelaah secara reguler.
(iii) Laporan kesalahan,
Tujuannya untuk mengidentifikasi mengenai catatan yang ada,
kesalahan dalam data, serta sebab-sebabnya. Laporan kesalahan ini
biasanya dikirimkan kepada departemen pemakai dengan maksud agar
kesalahan tersebut diperbaiki, kemudian data yang semua salah
dikirimkan kebali kepada departemen EDP untuk diproses.
B. PENGENDALIAN PENGOLAHAN
Processing controls dilaksanakan setelah data memasuki sistem dan program-
program aplikasi mengolah data tersebut.
1. Tujuan
Menurut IAI, pengendalian atas pengolahan dimaksudkan untuk memperoleh
jaminan yang memadai bahwa :
 Transaksi diolah sebagaimana mestinya oleh komputer,
 Transaksi tidak hilang, ditambah, digandakan, atau diubah tidak
semestinya,
 Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu, dimasukkan
kembali secara tepat waktu.
Sedangkan pengendalian pengolahan pada sistem yang on-line dimaksudkan
untuk memperoleh jaminan yang memadai bahwa :
 Hasil perhitungan telah diprogram dengan benar,
 Logika yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar,
 File dan record yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar,
 Operator telah memasukkan data ke komputer console yang semestinya,
 Tabel yang digunakan selama proses pengolahan adalah benar,
 Selama proses pengolahan telah digunakan standar operasi (default) yang
semestinya,
 Data yang tidak sah tidak digunakan dalam proses pengolahan,
  Proses pengolahan tidak menggunakan program dengan versi yang salah,
 Hasil penghitungan yang dilakukan secara otomatis oleh program adalah
sesuai dengan kebijakan manajemen satuan usaha,
 Data masukan yang diolah adlah data yang berotorisasi.
Dengan adanya pengendalian pengolahan maka pemrosesan data di dalam
sistem akan lengkap, akurat, dan tidak mengandung kesalahan-kesalahan
seperti :
 Transaksi gagal diproses , baik tidak seluruhnya diproses maupun
memproses tidak sebagaimana mestinya,
 Transaksi yang diproses salah atau yang bukan seharusnya diproses,
 Transaksi yang diproses tidak logis atau tidak wajar,
 Transaksi yang diproses hilang atau terdistorsi.

2. Teknik Processing Controls

(a) Mempertahankan Keakuratan Data
Batch control totals, Teknik ini dimaksudkan untuk mendeteksi adanya
data yang hilang atau data yang tidak terproses. Jenis pengendalian ini
meliputi batch totals, hash totals, dan record count.
Run-to-run control totals, Seperti halnya dalam pengendalian transmisi
data, teknik pengendalian ini digunakan untuk mencocokan jumlah transaksi
yang diproses dengan jumlah masukan atau keluaran transaksi.
Transaction log, Sebagaimana disebutkan sebelumnya, transaction log
mencatat semua informasu transaksi seperti fungsi, operator, waktu,
identifikasi terminal, dan nomor pengendalian transaksi. Transaction log ini
dapat pula berfungsi sebagai audit trail karena ia mencatat segala aktivitas
yang terjadi dengan komputer tersebut.
Fullback procedures, Befungsi untuk mengumpulkan dan mengendalikan
transaksi yang mestinya telah diproses apabila sistem tersebut beroperasi.
Artinya, ketika sistem tidak beroperasi maka transaksi-transaksi tersebut
dikumpulkan dan dikendalikan sehingga pada saat sistem beroperasi
kembali maka transaksi-transaksi tersebut tidak tercecer atau hilang.
Restart procedures, Prosedur ini dimaksudkan untuk memulai pemakai
kembali sistem (restart) setelah terjadinya pemberhentian aktivitas
(shutdown).
Recovery procedures, Prosedur ini dimaksudkan untuk mempersiapkan
apabila terjadi bencana.
(b) Programmed Limit and Reasonableness Test
Dalam kaitannya dengan pengendalian menurut tujuannya, maka programmed
limit and reasonableness tests termasuk dalam jenis pengendalian detektif.
Teknik-teknik yang ada antara lain :
(i) Check Digit,
(ii) Sign Check,
(iii) Numerin and alphabetic check,
(iv) Logic check,
(v) Limit and reasonableness checks,
(vi) Zero balancing check,
Maksud pengujian ini adalah untuk membuktikan bahwa dua jumlah dalam
pembukuan yang dilakukan mempunyai angka yang sama sehingga apabila
kedua jumlah tersebut dikurangkan akan menghasilkan selisih sebesar nol.
Misal, debet VS kredit atau jumlah rincian VS jumlah yang dirinci.
(vii) Crossfooting check,
Tujuan dari penjumlah ke samping (crossfooting) adalah untuk mengetahui
apakah penjumlah ke bawahnya (footing) telah benar.
(viii) Overflow check,
Pengendalian ini digunakan untuk menentukan apakah besarnya hasil
perhitungan pemrosesan melebihi besarnya register yang dialokasikan untuk
menyimpannya.
(c) File Controls
Dalam kaitannya dengan pengendalian menurut tujuannya, maka file controls
termasuk dalam jenis pengendalian detektif.
Tujuan :
File-file yang ada harus dikendalikan selain untuk tujuan pencegahan dari
pemakaian oleh orang yang tidak mempunyai otorisasi juga untuk tujuan-tujuan
pengendalian atas pengolahan sebagai berikut :
 Untuk mencegah pemrosesan terhadap file yang tidak sesuai sehingga
diperoleh kepastian (jaminan) bahwa apabila file yang hendak diproses
adalah file piutang dagang maka hanya file itu yang akan diproses, bukan
file hutang dagang,
 Untuk mendeteksi kesalahan dalam manupulasi file,
  Untuk menunjukkan kesalahan-kesalahan yang disebabkan atau dibuat
oleh operator.

Teknik-teknik File Controls :

(i) Penggunaan label eksternal,
Label eksternal biasanya digunakan untuk terhadap pita, disk, dan file-
file kartu seperti halnya dengan pemberian nomor dan nama (indeks)
pada buku-buku perpustakaan. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa
label eksternal seharusnya tidak secara jelas mencantumkan
keterangan nama file tersebut sehingga apabila seseorang ingin
mengambil file tersebut maka ia tidak akan “terlalu mudah” untuk
mengetahui bahwa suatu gal berisi pita video tertentu.
(ii) Penggunaan label internal,
Selain label eksternal, file juga diberi label internal yang hanya dapat
dibaca dengan bantuan komputer. Untuk itu diperlukan adanya
program aplikasi untuk menguji header dan trailer labe internal.
(iii) Teknik lock-out,
Dalam sistem on-line sering digunakan teknik ini yang bertujuan untuk
mencegah agar tidak terjadi pemutakhiran data secara simultan oleh
beberapa pemakai secara sekaligus. Artinya, apabila seseorang
tengah memutakhirkan data maka meskipun data yang digunakan
adalah on-line akan tetapi pemakai lainnya tidak dapat memutakhirkan
data yang sama.
(iv) Teknik rekonsiliasi,
Teknik ini mengaitkan dau menghubungkan jumlah record sebelum
perubahan, setalah perubahan, dan jumlah perubahan itu sendiri.
Laporan yang isi dari file induk sebelum dilakukan pengubahan (before
image) dan sesudah dilakukan pengubahan (after image) perlu dibuat
dan harus ditelaah oleh supervisor.
C. PENGENDALIAN ATAS KELUARAN
Pengendalian atas keluaran (output controls) dimaksudkan untuk menetapkan
bahwa data yang diproses adalah lengkap, akurat, dan didistribusikan kepada
pihak-pihak yang berhak serta tepat waktu.
1. Tujuan
Menurut IAI, pengendalian ini dimaksudkan untuk memberikan keyakinan yang
memadai bahwa :
 Hasil pengolahan adalah cermat,
 Akses terhadap keluaran dibatasi hanya bagi karyawan yang telah
mendapat otorisasi,
 Keluaran disediakan secara tepat waktu bagi karyawan yang telah
mendapat otorisasi semestinya.
Sementaraitu, output controls pada sistem on-line dimaksudkan untuk
memberikan keyakinan bahwa :
 Keluaran yang diterima oleh satuan usaha adalah tepat dan lengkap,
 Keluaran yang diterima oleh satuan usaha diklasifikasikan dengan benar,
 Keluaran didistribusikan kepada pegawai yang mempunya otorisasi.
2. Teknik Ouput Controls
(i) Rekonsiliasi keluaran dengan masukan dan pengolahan,
Akan diperoleh jaminan bahwa masukan telah diproses dengan benar sehingga
hasilnya juga benar. Rekonsiliasi harus dilakukan oleh control group dan
departemen pemakan dengan menggunakan laporan rekonsiliasi yang telah
terprogram ataupun secara manual dengan car amembandingkan jumlah di
dalam keluaran dengan jumlah pengendalian masukan (input control totals).
Disamping itu, transaction log secara reguler juga harus dibandingkan dengan
catatan transaksi pada setiap alat keluaran.
(ii) Penelaahan dan pengujian hasil-hasil pemrosesan,
 Penelaahan, penyelidikan, dan pengendalian terhadap laporan-laporan
tentang ketidakberesan yang terjadi (exception reports) yang biasanya
dilakukan oleh control group,
 Pembandingan keluaran dengan dokumen asalnya,
 Penelaahan secara hati-hati terhadap daftar revisi file-file induk yang
biasanya mencakup pencarian terhadap pos-pos yang tidak biasa atau
tidak normal.
(iii) Pendistribusian keluaran,
 Keluaran hanya didistribusikan kepada para pemakai yang memperoleh
otorisasi,
 Pendistribusian tersebut harus dilakukan secara tepat waktu,
 Hanya keluaran yang diperlukan saja yang didistribusikan.
Selain itu, cover yang menunjukkan keluaran tersebut (distribution register atau
report distributn logs) sebaiknya menyebutkan identifikasi pemakainya guna
menghindari pemakaian laporan oleh pihak-pihak yang tidak mempunyai
otorisasi. Tanggal penerimaan dan nama penerima hendaknya dicatat secara
reguler setiap keluaran didistribusikan.
(iv) Record Retention,
 Menjaga jangka waktu pencatatan tertentu untuk menjaga keamanan
keluaran,
 Menghindari rekonstruksi yang tidak perlu terhadap file,
 Mengurangi biaya perlengkapan (supplies) dan bahan bagi departemen
EDP,
 untuk mengendalikan keluaran-keluaran yang sudah tidak diperlukan lagi
(laporan yang sudah tidak dipakai lagi harus dihancurkan).
(blog.akusukamenulis)
 TENTANG MYOB SERTA KELEMAHAN DAN KELEBIHAN MYOB

A. LATAR BELAKANG
Dewasa ini banyak ditawarkan Software Manajemen untuk perusahaan
skala kecil menengah yang menawarkan bermacam features yang bertujuan
untuk memantau kinerja perusahaan. Feature antara produk yang satu dan
produk yang lainnya terkadang hampir sama, dalam arti satu produk mungkin
memiliki feature A namun tidak memiliki feature B, sebaliknya produk yang lain
memiliki feature A dan B namun tidak memiliki feature C. Demikian banyaknya
merek produk yang ditawakan di pasar sehingga terkadang justru
membingungkan calon pengguna. Tulisan berikut bertujuan untuk memberikan
gambaran secara singkat bagaimana pengelolaan bisnis dengan
mempergunakan produk software MYOB. Dalam pembahasannya, kami tidak
akan membandingkannya dengan produk yang lain, namun akan lebih
mengupas feature apa yang ada di dalam software MYOB dan feature apa yang
tidak ada di dalam software tersebut. Dengan demikian diharapkan calon
pengguna akan memperoleh gambaran kecocokan software MYOB apabila akan
diterapkan dan diimplementasikan untuk membantu pengelolaan bisnis.
B. JENIS PRODUK MYOB
MYOB awalnya dikembangkan dan berasal dari Australia dan pada saat
ini telah dipasarkan ke berbagai wilayah di dunia. MYOB untuk wilayah Asia
berpusat di Malaysia dan melayani pasar Indonesia, Singapura, Philipina
maupun Srilangka. Beberapa produk release terakhir yang dijual untuk wilayah
Asia yang dapat digunakan untuk pengguna di Indonesia antara adalah:
1. MYOB Business Basic
2. MYOB Accounting versi 17
3. MYOB Premier versi 11
4. MYOB Retail Manager versi 7
Point 1,2 dan 3 merupakan software MYOB untuk pengelolaan administrasi
backend, sedangkan point 4 digunakan untuk pengelolaan front end retail
seperti toko, supermarket dan sejenisnya. Dengan demikian sebelum
memutuskan untuk membeli produk MYOB, pahamilah kebutuhan anda terlebih
dahulu; apakah transaksi anda akan berkaitan dengan mata uang asing?, apakah
anda akan menggunakan MYOB secara bersama-sama pada saat yang
bersamaan? Apakah anda memerlukan pengelolaan item persediaan?. Dengan
demikian diharapkan investasi pembelian software MYOB yang anda keluarkan
tidaklah sia-sia. Pertimbangan utama adalah cost and benefit, artinya kenapa
anda harus mengeluarkan investasi untuk membeli MYOB Retail Manager apabila
bisnis anda hanya terkait dengan kegiatan jasa. MODULE MYOB Sebagai alat
bantu pengelolaan bisnis MYOB memiliki feature yang dapat digunakan,
gambaran secara singkat Modul yang dimiliki MYOB adalah sebagai berikut
Account Modul ini digunakan untuk pengelolaan account-account perusahaan
baik account rugi/laba maupun account neraca, pencatatan journal umum
transaksi, dan pengelolaan budget perusahaan. Banking Modul banking
digunakan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan yang
tidak terkait dengan kegiatan pembelian dan penjualan. Contoh transaksi yang
dibukukan melalui modul ini adalah pembayaran biaya listrik, biaya telepon,
pembayaran uang kebersihan dan lainnya. Transaksi ini tidak terkait dengan
kegiatan pembelian maupun penjualan. Disamping penggunaan di atas, di dalam
module banking terdapat feature untuk pengelolaan rekonsiliasi bank serta
feature bank register dan berisikan informasi mengenai penerimaan dan
peneluaran bank yang dicatat oleh perusahaan. Sales Modul ini digunakan untuk
memaintain transaksi yang berkaitan dengan penjualan yang dilakukan
perusahaan. Penjualan perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik penjualan
yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan
dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order Penjualan (Sales Order)
maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan, lebih lanjut module ini dapat
digunakan untuk memaintain piutang atas penjualan yang dilakukan. Time
Billing Modul ini digunakan untuk mengelola kegiatan penjualan yang berkaitan
dengan waktu. Contoh kegiatan yang bisa dikelola di dalam module ini antara
lain adalah kegiatan seorang pengacara yang melakukan penagihan kepada
client berdasarkan jam kerja yang dilakukannya, Pembelian Modul ini digunakan
untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan pembelian yang dilakukan
perusahaan. Pembelian perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik pembelian
yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan
dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order pembelian (Purchase
Order), penerimaan barang maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan,
lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain hutang atas
penjualan yang dilakukan. Persediaan Modul persediaan digunakan untuk
mengelola informasi mengenai item persediaan seperti jenis barang, informasi
pembeliannya, informasi penjualannya, informasi asal barang (apabila barang
tersebut merupakan barang rakitan) serta informasi lainnya yang berkaitan
dengan persediaan. Module ini dapat digunakan pula untuk mengelola
perpindahan persediaan (barang dagangan) dari lokasi yang satu ke lokasi yang
lainnya. Fungsi lain yang ada di dalam module ini adalah pengelolaan perakitan
barang dan datadata yang diperlukan untuk perhitungan fisik barang. Metode
penilaian yang digunakan di dalam software MYOB adalah metode ”rata-
rata tertimbang”. Card File Card file digunakan untuk mengelola informasi
yang berkaitan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan
seperti Supplier, Vendor, Karyawan maupun personal. Kartu-kartu ini akan terkait
dan dapat dihubungan dengan penggunaan modul-modul lainnya di dalam
MYOB. Contohnya; transaksi pembelian dilakukan kepada supplier A; dan
informasi tentang Supplier A tersebut dikelola di dalam card file. LAPORAN Di
dalam MYOB tersedia bermacam-macam laporan standar yang dapat digunakan
untuk memantau kinerja perusahaan. Beberapa contoh laporan yang ada antara
lain adalah:
1. Balance Sheet multi period; dimana akan ditampilkan laporan neraca
untuk beberapa periode yang dipilih, dengan demikian dapat dilihat perubahan
kinerja dari waktu ke waktu untuk keperluan analisis.
 2. Sales Summary; laporan ini akan menampilkan gambaran penjualan
yang dicapai oleh perusahaan untuk periode waktu yang dipilih; siapa customer
yang dilayani oleh perusahaandimana dapat digunakandan Closed Invoice;
berapa nilai invoice yang dibuat dan bagaimana status terakhirnya, apakah
sudah closed ataukah masih dalam posisi terbuka. Disamping contoh report
yang ada di atas, MYOB memiliki +/-200 laporan standar yang dapat digunakan
untuk menilai kinerja bisnis dan dapat dengan mudah digunakan.
Untuk siklus dari MYOB dapat kita lihat pada ilustrasi berikut :

C. HAL POSITIF / KEMUDAHAN YANG DAPAT DIPEROLEH

Beberapa keunggulan yang ditawarkan apabila suatu bisnis dikelola
dengan mempergunakan MYOB antara lain adalah:
1. Easy of use; MYOB menawarkan kemudahan dalam penggunaannya,
artinya pengguna dapat mempergunakan MYOB walaupun yang
bersangkutan tidak memiliki latar belakang pembukuan sama
sekali. Kuncinya adalah setup dan implementasi yang baik. Hal
tersulit dan yang paling penting dalam penerapan MYOB adalah
pada saat proses setup, dimana proses bisnis yang ada di
dalam perusahaan di
 otomatisasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga
dalam pelaksanaan kesehariannya, pengguna hanya mengikuti
proses bisnis yang telah disusun sebelumnya.
2. Accounting Power; Software MYOB telah cukup lama dikembangkan
dan secara berkesinambungan mengeluarkan perbaikan release.
Sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software
MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang setup yang dilakukan
telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB dapat mengeluarkan
laporan yang dapat diandalkan.
3. Feature Job dan Category yang dapat digunakan untuk pengelolaan
proyek serta departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan
manajemen per proyek maupun per departmen yang berguna bagi
manajemen untuk mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah
perbaikan yang harus dilakukan.
4. Proses instalasi dan maintenance yang murah. Instalasi MYOB dapat
dilakukan dengan mudah dan biasanya tidak dipungut biaya
maintenance tahunan, artinya walaupun release terbaru telah
dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release sebelumnya tetap
masih dapat menggunakannya, dan apabila diperlukan bisa
dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih murah
dibandingkan dengan pembelian baru.
5. Tenaga kerja yang mengetahui dan paham atau setidaknya
mengetahui MYOB cukup banyak ditemui di pasar. Telah banyak
berkembang lembaga pendidikan baik lembaga kursus maupun
lembaga pendidikan tingkat universitas yang mengajarkan software
MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting.
6. Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan,
artinya dalam kurun 3 tahun manajemen masih dapat melihat
transaksi selama 3 tahun kebelakang tanpa perlu melakukan proses
tutup buku.
7. Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah
kurang dari USD 1.000,- (diluar training dan implementasi). Kuncinya
adalah pelaksanaan setup dan implementasi. Pilihlah perusahaan
yang memiliki tenaga yang telah memiliki pengalaman dalam
melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang telah
 diimplementasikannya; tentunya lebih banyak manfaat yang dapat
kita peroleh dari pengalaman konsultan tersebut.
8. Jangka waktu implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk
keperluan implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba
dapat anda siapkan dengan cepat; maka implementasi MYOB akan
dapat diselesaikan dengan cepat pula.

D. KELEMAHAN MYOB
1. Database MYOB merupakan database yang dikunci, pengguna tidak
dapat melakukan modifikasi laporan, modifikasi field, sehingg
customization apabila diperlukan relatif sulit.
2. MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada
fitur perpajakan di dalamnya.
3. Tidak module fixed assets, sehingga apabila perusahaan
memmerlukan modul unutk mengelola assets yang dimiliki maka
tidak dapat dipenuhi.
4. Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas
barang konsinyasi relatif sulit di kelola di dalam MYOB.
5. Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi
company, artinya laporan konsolidasu tidak dapat di harapkan dapat
dibuat dengan menggunakan MYOB.

E. PENGENDALIAN YANG TERDAPAT DALAM MYOB

PENGENDALIAN ATAS MASUKAN Penerapannya dalam MYOB

Input Authorization Control Tersedianya fasilitas untuk membatasi

fungsi autorisasi. (siapa hanya dapat
melakukan apa)

Input Validation Control Terdapat Numeric and alphabetic

check pada saat pengisian jumlah
pemesanan barang

Terdapat penggunaan logic test,

sehingga pada nominal penjualan tidak
bisa diisi dengan nilai negatif
 Terdapat penggunaan Limit check,
dimana ketika dilakukan pembayaran
melebihi yang seharusnya, akan
muncul error log

Invoice penjualan dapat dimasukkan

tanggal sebelum current date

Terdapat fungsi sign check, mana

akun yang harus debet, mana yang
harus kredit

Pengendalian Transmisi Data Dalam menginput jenis persediaan

sudah disediakan daftar nama item dan
no item

Begitu juga dalam menginput

penjualan di invoice, nomor dan nama
item sudah tersedia,, jika kita mengetik
sebagian saja nama/nomor item, akan
muncul yang sesuai dan tidak di
perkenankan menjual item yang tidak
tersedia di list

Pengendalian Penanganan Kesalahan Kekurangan : saldo negatif

diperkenankan.. mis : pada menu
"transfer Money"

Tidak ada control jika kita membayar

hutang melebihi saldo kita, sehingga
jika hutang hanya 200 ribu kita dapat
menjurnal pembayaran lebih dari 200
ribu yg menyebabkan saldo negatif

PENGENDALIAN PENGOLAHAN

Teknik Processing Controls Jika Jurnal tidak balance tidak bisa

 posting

Programmed Limit and Reasonableness -

Test

File Controls Telah ada menu back up dan restore

PENGENDALIAN ATAS KELUARAN

Rekonsiliasi keluaran dengan masukan -

dan pengolahan

Penelaahan dan pengujian hasil-hasil Tidak perlu refresh. perubahan jurnal

pemrosesan sudah merubah laporan akhir

Pendistribusian keluaran -

Record Retention -