Prosedur Manajemen Proyek

P PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA, Tbk.
PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

Document No. Rev.
Hal 1 dari 59
PGAS-CA11-3275-PMN-PR-001 0
PENGGUNA PENGADAAN : PT PERUSAHAAN GAS NEGARA Tbk.
JUDUL PROYEK : PEKERJAAN PENYALURAN GAS KE CALON PELANGGAN

TERMASUK FASILITAS, BARANG MAUPUN PERALATAN
YANG TERKAIT PT. ULTRA SAKTI – AREA BEKASI
NO KONTRAK : 032100.PK/HK.02/IT-JBB/2021
0 Issued for Construction 25/11/2021 SKR ANI ASR IRM
PRP APVD CHKD APVD

Rev. URAIAN TANGGAL
PGAS PGN
1

Document No. Rev.
Hal 2 dari 59
TAHAPAN REVISI
REVISI TANGGAL URAIAN
0 25/11/2021 Issued for Construction
2

Document No. Rev.
Hal 3 dari 59
DAFTAR ISI
TAHAPAN REVISI .................................................................................................................................. 2

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ 3
BAB I....................................................................................................................................................... 6
UMUM ..................................................................................................................................................... 6
1.1 LATAR BELAKANG .................................................................................................................... 6
1.2 TUJUAN ....................................................................................................................................... 6
1.3 DEFINISI ....................................................................................................................................... 6
BAB II...................................................................................................................................................... 7
PROSEDUR KORESPONDENSI PROYEK ........................................................................................... 7
2.1 TUJUAN ....................................................................................................................................... 7
2.2 DEFINISI ....................................................................................................................................... 7
Definisi kata-kata yang digunakan dalam Prosedur ini adalah sebagai berikut : .......................... 7
2.3 SINGKATAN KATA...................................................................................................................... 7
2.4 REFERENSI ................................................................................................................................. 8
2.5 ORGANISASI & TANGGUNG JAWAB ....................................................................................... 8
2.6 TIPE KORESPONDENSI DOKUMENTASI ................................................................................. 8
2.6.1. Korespondensi menggunakan Surat ....................................................................................... 8
2.6.2. Korespondensi menggunakan Notulen Rapat ....................................................................... 8
2.6.3. Korespondensi menggunakan Technical Query .................................................................... 9
2.6.4. Korespondensi menggunakan Contractor’s Notice ............................................................... 9
2.6.5. Korespondensi menggunakan Field Change Notice............................................................. 9
2.6.6. Korespondensi menggunakan Non-Conformance Report ................................................... 9
2.6.7. Korespondensi menggunakan Concession Request ............................................................ 9
2.6.8. Korespondensi menggunakan Records of Event (Korespondensi melalui Berita Acara) 9
2.6.9. Korespondensi menggunakan Facsimile (Korespondensi melalui Faksimili).................... 9
2.6.10. Dokumen Transmittal ................................................................................................................. 9
2.7 KETENTUAN RAPAT .................................................................................................................. 9
2.8 IDENTIFIKASI DOKUMEN KORESPONDENSI ........................................................................ 10
2.8.1. Identifikasi Komponen.............................................................................................................. 10
2.8.2. Nomor Koresponden ................................................................................................................ 10
2.9 PENOMORAN DOKUMEN (SECTION PART SEQUENTIAL NUMBER) ................................. 12
2.10 UKURAN DOKUMEN................................................................................................................. 12
2.11 URUTAN REVISI ........................................................................................................................ 12
2.12 DOKUMENTASI DAN PENGARSIPAN KORESPONDENSI .................................................... 12
2.13 LAMPIRAN ................................................................................................................................. 12
BAB III................................................................................................................................................... 19
PENOMORAN DOKUMEN................................................................................................................... 19
3.1 TUJUAN ..................................................................................................................................... 19
3.2 DEFINISI ..................................................................................................................................... 19
3.3 STRUKTUR PENOMORAN DOKUMEN.................................................................................... 19
3

Document No. Rev.
Hal 4 dari 59
3.4 KODE REVISI ............................................................................................................................. 24

3.5 UKURAN KERTAS..................................................................................................................... 24
3.6 CONTOH PENOMORAN............................................................................................................ 24
3.7 LEMBAR JUDUL........................................................................................................................ 24
3.8 BLOK JUDUL ............................................................................................................................. 24
3.9 FORMAT TABEL REVISI........................................................................................................... 25
3.10 LEMBAR RIWAYAT REVISI ...................................................................................................... 25
3.11 PENYERAHAN DOKUMEN ....................................................................................................... 25
3.12 FORMAT TANGGAL.................................................................................................................. 25
3.13 FORMAT DOKUMEN ELEKTRONIK ........................................................................................ 26
3.14 PENGELOLAAN NOMOR DOKUMEN...................................................................................... 26
3.15 MASUKAN PADA KOLOM CATATAN REVISI ........................................................................ 26
3.16 LAMPIRAN ................................................................................................................................. 26
BAB IV .................................................................................................................................................. 29
PROSEDUR DOKUMEN KONTROL ................................................................................................... 29
4.1 TUJUAN ..................................................................................................................................... 29
4.2 LINGKUP .................................................................................................................................... 29
4.3 DEFINISI DAN SINGKATAN ..................................................................................................... 29
4.3.1. Definisi........................................................................................................................................ 29
4.3.2. Singkatan ................................................................................................................................... 30
4.4 TANGGUNG JAWAB DOKUMEN KONTROL .......................................................................... 31
4.5 ALAMAT ..................................................................................................................................... 31
KONTRAKTOR..................................................................................................................................... 31
4.6 DOKUMENTASI PROYEK ......................................................................................................... 31
BAB V ................................................................................................................................................... 39
PROSEDUR PELAPORAN .................................................................................................................. 39
5.1 TUJUAN ..................................................................................................................................... 39
5.2 LINGKUP .................................................................................................................................... 39
5.3 DEFINISI ..................................................................................................................................... 39
5.4 REFERENSI ............................................................................................................................... 40
5.5 TANGGUNG JAWAB KONTRAKTOR ...................................................................................... 40
5.5.1. Project Manager........................................................................................................................ 40
5.5.2. Manajer Project Control ........................................................................................................... 40
5.5.3. Manajer Pengadaan (Procurement) ...................................................................................... 40
5.5.4. Pembuat Dokumen................................................................................................................... 40
5.6 PELAPORAN ............................................................................................................................. 40
5.6.1. Laporan Harian ......................................................................................................................... 41
5.6.2. Laporan Bulanan ...................................................................................................................... 41
5.6.3. Laporan Akhir Konstruksi ........................................................................................................ 41
5.7 FORMAT LAPORAN.................................................................................................................. 41
5.7.1. Umum ......................................................................................................................................... 41
5.8 Format Percetakan.................................................................................................................... 43
5.9 LAMPIRAN ................................................................................................................................. 44
BAB VI .................................................................................................................................................. 48
PROSEDUR DAN RENCANA PENGADAAN...................................................................................... 48
6.1 TUJUAN ..................................................................................................................................... 48
6.2 DEFINISI ..................................................................................................................................... 48
6.3 SINGKATAN KATA.................................................................................................................... 49
4

Document No. Rev.
Hal 5 dari 59
6.4 STRUKTUR ORGANISASI DAN TANGGUNG JAWAB PENGADAAN................................... 49

6.4.1. STRUKTUR ORGANISASI ..................................................................................................... 49
6.4.2. TANGGUNGJAWAB PERSONIL PADA TAHAPAN PENGADAAN ................................. 49
6.4.3. PERENCANAAN PENGADAAN ............................................................................................ 50
6.4.4. RENCANA LOGISTIK.............................................................................................................. 53
6.4.5. MATERIAL INSPECTION REPORT (MIR) ........................................................................... 53
6.4.6. MATERIAL RECEIVING REPORT (MRR) ........................................................................... 54
6.4.7. MATERIAL STORAGE ............................................................................................................ 54
6.4.8. MATERIAL................................................................................................................................. 54
6.4.9. KONTROL PENYIMPANAN MATERIAL............................................................................... 54
6.4.10. KONTROL DOKUMENTASI PENGADAAN ......................................................................... 54
6.4.11. FREE-ISSUE MATERIALS (FIM)........................................................................................... 55
6.4.12. LAMPIRAN ................................................................................................................................ 55
5

Document No. Rev.
Hal 6 dari 59
BAB I
UMUM
1.1 LATAR BELAKANG
1. PT PGAS Solution sebagai perusahaan energi sektor konstruksi jaringan pipa gas
membutuhkan sebuat standar internal yang spesifik mengenai pemasangan pipa baja
sistem jaringan pipa distribusi gas bumi dan fasilitas penunjangnya yang merupakan
penyempurnaan dari pengalaman-pengalaman terakhir, kesesuaian terhadap standar
nasional maupun internasional, dan penerapan kemajuan teknologi terkini yang relevan.
2. Untuk memenuhi ketentuan persyaratan, keselamatan yang memadai, efektivitas biaya
serta persepsi yang seragam mengenai kegiatan konstruksi perpipaan distribusi gas bumi
dan fasilitas penunjangnya di PT Perusahaan Gas Negara Tbk, dan untuk menjaga
kualitas dan pelaksanaan keselamatan terhadap masyarakat maupun lingkungan,
panduan ini sangat diperlukan.
3. PT PGAS Solution sebagai pelaksana Pekerjaan harus menyediakan Rencana
Keselamatan, Kesehatan Kerja, Pengamanan, dan Pengelolaan Lingkungan serta Energi.
4. Spesifikasi-spesifikasi dan gambar-gambar menjelaskan dengan cukup detail mengenai
ketentuan dan persyaratan untuk metoda instalasi dan proses pekerjaannya yang akan
digunakan dan sampai pada hasil akhir dari operasi.
5. Manual/Prosedur Instalasi dipersiapkan untuk dapat menjelaskan bahwa metode dan
perlengkapan yang digunakan oleh PT PGAS Solution telah memenuhi ketentuan yang
ditetapkan dan bahwa hasilnya dapat diverifikasi.
1.2 TUJUAN
Masing – masing bab akan menjelaskan tujuan.
1.3 DEFINISI
Masing – masing bab akan menjelaskan definisi.
6

Document No. Rev.
Hal 7 dari 59
BAB II
PROSEDUR KORESPONDENSI PROYEK
2.1 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan persyaratan dalam menangani semua korespondensi
dan notulen rapat antara PENGGUNA PENGADAAN, KONTRAKTOR, SUBKONTRAKTOR dan
otoritas setempat.
KONTRAKTOR harus selalu memperbaharui seluruh surat atau transmittal dokumen yang keluar
dan masuk.
2.2 DEFINISI
Definisi kata-kata yang digunakan dalam Prosedur ini adalah sebagai berikut :
PENGGUNA PENGADAAN PT Perusahaan Gas Negara, Tbk.
KONTRAKTOR PT PGAS Solution
SUBKONTRAKTOR Pihak lain yang melakukan sebagian pekerjaan desain,

Procurement, instalasi dan pengujian sistem yang
dipersyaratkan kepada KONTRAKTOR berdasarkan
Kontrak.
KORESPONDENSI Dokumen yang diterbitkan untuk media komunikasi antara

KONTRAKTOR dan PENGGUNA PENGADAAN seperti
Surat, Faksimili, Contractor’s Notice, Technical Query, Non-
Conformance Report, Quality Memo Notice, Record of Event,
Concession Request, Site Memo dan Transmittal Dokumen,
kecuali dokumen KONTRAKTOR seperti prosedur rencana,
design relik rables, dokumen komersial, dokumen kontrak,
Procurement, dokumen SUBKONTRAKTOR dengan vendor,
dan lain-lain.
Originator Pihak yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut.
Penerima Pihak yang menerima dokumen, mempunyai kantor yang

ditunjuk oleh pihak yang mempunyai wewenang.
Pengirim Pihak yang mengirim dokumen, kantor terkait, atau pihak

yang diberikan kuasa untuk melaksanakan kewenangan
tersebut.
Supplier/Vendor Pihak lain yang melakukan sebagian pekerjaan desain,

dipersyaratkan kepada KONTRAKTOR berdasarkan Kontrak
2.3 SINGKATAN KATA

TQ : Technical Query
FCN : Field Change Notice
NCR : Non-Conformance Report
CR : Concession Request
MOM : Minute of Meeting (Notulen Rapat)
ROE : Records of Event (Berita Acara)
7

Document No. Rev.
Hal 8 dari 59
SM : Site Memo
QMN : Quality Memo Notice
2.4 REFERENSI
a. Master Document Register

b. Documen Numbering Procedure
c. Document Control Procedure
d. Technical Query, Concession Request, Field Change Notice, Non-Conformance, and
Disposition Plan Procedure
2.5 ORGANISASI & TANGGUNG JAWAB
Project Manager KONTRAKTOR yang ditunjuk bertanggung jawab untuk

menyetujui dan menandatangani dokumen - dokumen
korespondensi. Pembuat dokumen korespondensi harus
memastikan bahwa isi, format dan alamat dokumen benar
sebelum Project Manager menandatangani dokumen
dimaksud.
Document Controller Bertanggung jawab menerbitkan, menerima, memperbarui,

mendistribusikan dan mengarsipkan seluruh surat formal,
notulen rapat, transmittal dokumen untuk keperluan pencatatan
dan pengarsipan dokumen setelah mendapatkan tanda tangan.
2.6 TIPE KORESPONDENSI DOKUMENTASI
2.6.1. Korespondensi menggunakan Surat

Surat akan digunakan untuk korespondensi formal antara PENGGUNA PENGADAAN &
KONTRAKTOR. Seluruh korespondensi surat atau faksimili antara PENGGUNA
PENGADAAN dan KONTRAKTOR akan ditujukan kepada Project Manager. Dokumen
Orisinil atau yang telah ditandatangani personil yang memiliki kewenangan akan dikirimkan
ke pihak yang dituju. Fotokopi dari komunikasi antara KONTRAKTOR dengan pihak otoritas
terkait dan SubKONTRAKTOR harus dikirimkan ke PENGGUNA PENGADAAN sebagai
informasi.
Format Surat Sebagaimana dalam Lampiran 1.
2.6.2. Korespondensi menggunakan Notulen Rapat

Seluruh hal yang dibahas dalam rapat antara para pihak akan dicatat dalam notulen rapat,
KONTRAKTOR yang akan bertanggung jawab atas pembuatan notulen rapat. Notulen rapat
asli akan diarsip oleh PENGGUNA PENGADAAN sedangkan KONTRAKTOR akan
mendapatkan fotokopi dokumen.
a. KONTRAKTOR
KONTRAKTOR harus bertanggung jawab untuk mendokumentasikan seluruh rapat
PENGGUNA PENGADAAN / KONTRAKTOR dalam bentuk notulen rapat. Notulen
rapat harus dikirimkan ke PENGGUNA PENGADAAN untuk persetujuan terkait
penerbitannya satu hari setelah rapat dilakukan.
b. Notulen Rapat
Notulen rapat dibatasi untuk satu rapat. Apabila rapat untuk perihal yang sama
diperpanjang beberapa hari dapat dijadikan satu set notulen rapat yang dicantumkan
tanggal, peserta dan rincian penting lainnya.
Format Notulen Rapat sebagaimana dalam Lampiran 2.
8

Document No. Rev.
Hal 9 dari 59
2.6.3. Korespondensi menggunakan Technical Query

Penjelasan detail Technical Query mengacu pada Dokumen No. PGAS-CA11-3275-QCT-
PR-015 [TQ, CQ, FCN, NC, DP Procedure].
2.6.4. Korespondensi menggunakan Contractor’s Notice

Ketika KONTRAKTOR akan menginformasikan ke PENGGUNA PENGADAAN terkait
perubahan teknis dan kontraktual, KONTRAKTOR akan menyampaikan Contractor’s Notice.
Format Contractor’s Notice sebagaimana dalam Lampiran 3.
2.6.5. Korespondensi menggunakan Field Change Notice

Penjelasan detail mengenai perubahan lapangan harus merujuk pada Dokumen No. PGAS-
CA11-3275-QCT-PR-015 [TQ, CQ, FCN, NC, DP Procedure].
2.6.6. Korespondensi menggunakan Non-Conformance Report

Penjelasan detail mengenai Non-Conformance Report merujuk pada Dokumen No. PGAS-
2.6.7. Korespondensi menggunakan Concession Request

Penjelasan detail mengenai Concession Request merunjuk pada Dokumen No. PGAS-
2.6.8. Korespondensi menggunakan Records of Event (Korespondensi melalui Berita

Acara)
Berita acara harus digunakan sebagai laporan (report) dan harus dipersiapkan oleh
KONTRAKTOR. Setelah diperiksa oleh PENGGUNA PENGADAAN dan memperoleh status
“no objection”, berita acara harus ditandatangani oleh kontraktor dan PENGGUNA
PENGADAAN.
2.6.9. Korespondensi menggunakan Facsimile (Korespondensi melalui Faksimili)

Faksimili harus digunakan sebagai coversheet ketika korespondensi harus dikirim melalui
faksimili dan untuk komunikasi formal antara KONTRAKTOR dan PENGGUNA
PENGADAAN atau pihak lain. Faksimili harus ditandatangani oleh Project Manager.
2.6.10. Dokumen Transmittal

Seluruh dokumen selain surat harus dikirim menggunakan dokumen transmittal. Seluruh
transmittal harus diajukan dalam bentuk rangkap dan harus diberi nomor urut. Hanya
dokumen yang mirip dapat dikirim dalam satu transmittal. Setiap dokumen/nomor gambar,
revisi dan judul harus teridentifikasi di lembar depan transmittal.
Seluruh transmittal harus terindikasi tanggal pengiriman ke pihak lain. Fotokopi/salinan

transmittal harus di tanda tangan oleh penerima dan dikembalikan ke pengirim sebagai bukti
pengiriman.
2.7 KETENTUAN RAPAT
a. KONTRAKTOR bertanggung jawab untuk mengatur dan menghadiri rapat dengan

PENGGUNA PENGADAAN. Hasil rapat dicatat oleh KONTRAKTOR dan disimpan di
Notulen Rapat yang didokumentasikan oleh KONTRAKTOR. Salinan Notulen Rapat akan
diberikan kepada PENGGUNA PENGADAAN
b. Notulen Rapat terbatas pada satu pertemuan. Jika rapat diperpanjang selama beberapa hari
dengan subjek yang sama, maka menit itu dapat direkam dalam satu set menit, bersamaan
tetap menampilkan tanggal rapat dan peserta.
9

Document No. Rev.
Hal 10 dari 59
c. Notulen Rapat dilengkapi dengan daftar hadir

d. Hasil Notulen Rapat akan diterbitkan kepada peserta rapat pada hari yang sama dengan
pelaksanaan rapat.
2.8 IDENTIFIKASI DOKUMEN KORESPONDENSI
2.8.1. Identifikasi Komponen

Seluruh korespondensi terdiri dari:
a. Nama proyek
b. Nomor dan kode korespondensi
c. Tanggal penerbitan
d. Alamat
e. Subyek korespondensi
f. Perihal
g. Distribusi
2.8.2. Nomor Koresponden

2.1.1.1. Surat
XXXXXX . X-XXXX/XXX-XXX-XXX-XXXX
Tahun
Bulan
n
Singkatan Proyek
n
Jenis Proyek PIR
PGAS
Jenis
n Korespondeni
Nomor Urut
2.1.1.2. Nomor Notulen Rapat

XXX – XXXX – XXX – XXX
Nomor Urut
Kode Dokumen
(MOM)
Singkatan
Proyek
PGAS
Kode Deskripsi
AC Administration & Contract
BO Board of Direction
CO Commercial
EN Engineering Meeting
EX External
10

Document No. Rev.
Hal 11 dari 59
GN General
HS Health, Safety, and Environmental Meeting
IN Internal
LG Legal
CM Coordination Meeting
M Monthly Meeting
W Weekly Meeting
2.1.1.3. Nomor Transmittal
XX.XXX - XXXX - XXX
No. Urut
Kode Proyek
PGAS
Kode Transmittal
“TR”
Kode Deskripsi
PM Project Management
CN Construction
HS Health, Safety & Environment
QA Quality Assurance
QC Quality Control
GA General
AC Administration Contract
PT Project Control
EL Electrical/ Cathode Protection
IC Instrument and Control, SCADA
MC Mechanical Engineering
CV Structural and Civil
EL Electrical/ Cathode Protection
PL Onshore Pipeline Engineering
PS Process
PC Procurement
11

Document No. Rev.
Hal 12 dari 59
2.1.1.4. Contractor’s Notice

XXX / XX / XXX- XXXXX / XXXX/XXXX
Nomer Percontohan
Kode Dokumen
Originator
Penerima
No Paket Kontrak
Tahun
2.9 PENOMORAN DOKUMEN (SECTION PART SEQUENTIAL NUMBER)

Penomoran dokumen dimulai dari nomor urut 001 untuk masing-masing dokumen.
2.10 UKURAN DOKUMEN
Seluruh dokumen untuk korespondensi akan menggunakan ukuran A4. Ukuran lain untuk
lampiran diperbolehkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing dokumen yang akan
dilampirkan.
2.11 URUTAN REVISI

Masing-masing dokumen korespondensi akan diterbitkan dengan index revisi sebagai berikut:
REV. A : Issued for Review (IFR)
REV. B : Re-issued for Review (jika ada)
REV. C : Re-issued for Review (jika ada)
REV. D,E : diterbitkan sampai dengan status dokumen dimaksud mencapai issued for
construction
REV. 0 : Issued for Construction (IFC)
REV. 1 : Re-issued for Construction
REV. 2,3 : diterbitkan untuk revisi selanjutnya, selama masa konstruksi (jika ada)
2.12 DOKUMENTASI DAN PENGARSIPAN KORESPONDENSI

Dokumen dan pengarsipan dokumen korespondensi harus dilakukan secara terpisah sesuai
dengan tipe dokumen korespondesi dan berdasarkan data penerimaan dan pengiriman.
2.13 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Format Surat
Lampiran 2 : Format Minutes Of Meeting
Lampiran 3 : Format Contractor’s Notice
Lampiran 4 : Format Site Memo
Lampiran 5 : Format Berita Acara
Lampiran 6 : Format Transmit
12

Document No. Rev.
Hal 13 dari 59
LAMPIRAN 1 – Format Surat
Subsidiaries of PGN
Nomor :
Sifat :
Lampiran :
Perihal :
Jakarta, ……….
Kepada Yth,
___________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________
PT PGAS SOLUTION
Project Manager
13

Document No. Rev.
Hal 14 dari 59
LAMPIRAN 2 – Format Notulen Rapat
MINUTES OF MEETING
Agenda of Meeting: Sheets No. : Page ** of **
Minutes No :
Date of Meeting : Location of Meeting : Written by : Date of Report:
Attachment(s): Signature:
PT PGN
Date:
Signature:
PT PGAS Solution
Date:
NO ITEMS ACTION BY STATUS
14

Document No. Rev.
Hal 15 dari 59
LAMPIRAN 3 – Format Contractor’s Notice
PT PERUSAHAAN GAS NEGARA, Tbk.
[Name of Project]
[No and Date of Contract
To:
From:
CONTRACTOR’S NOTICE
[Name of Contractor]
Enabling Clause(s):
Subject:
No. Description
1. This notice is in respect of (insert topi of Notice, particularly):
2. Insert full description of subject of notice
3. Insert reason for notice (if any)
4. Full list of relevant correspondence and / or documents related to this Notice:
Contractor’s confirm this submission is in accordance with the Contract (or) This Submission does
not meet the requiremets of the Contract in the following respect*:
5.
Insert explanation if submission is in any way non-compliant:
Relevant to this Notice of Subcontractor consider itself to be entitled to
(i) An extension to the Time for Completion and/or (ii) Additional Payment
Insert “√” if applicable or as applicable
Initiated by: Reviewed by: Approved by: Date:
Project Manager
15

Document No. Rev.
Hal 16 dari 59
LAMPIRAN 4 – Format Site Memo
SITE MEMO
Nomor : ____________________
Yang terhormat :
Dari :
Perihal :
Sifat :
Lampiran :
Jakarta, .............................
[Jabatan]
[Nama]
16

Document No. Rev.
Hal 17 dari 59
LAMPIRAN 5 – Format Berita Acara
BERITA ACARA
Nomor:
Jakarta, .............................
Mengetahui, Dilaksanakan oleh,

PT Perusahaan Gas Negara, Tbk [Nama Kontraktor]
[Nama Personil] [Nama Personil]
17

Document No. Rev.
Hal 18 dari 59
LAMPIRAN 6 – Format Transmittal
18

Document No. Rev.
Hal 19 dari 59
BAB III
PENOMORAN DOKUMEN
3.1 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk membuat dasar sistem penomoran gambar dan dokumen narasi
yang dibuat oleh PENGGUNA PENGADAAN dan KONTRAKTOR. Prosedur ini mencakup
semua dokumen yang dapat diserahkan dalam pelaksanaan proyek. Prosedur ini tidak
mencakup untuk korespondensi seperti: Surat, Fax, email, Dokumen Transmittal, Minutes Of
Meeting. Penomoran untuk korespondensi tersebut di atas didefinisikan dalam Prosedur
Korespondensi Proyek (Bab II).
3.2 DEFINISI
VENDOR/SUBKONTRAKTOR Perusahaan atau badan yang menyediakan material,

peralatan, dokumen/gambar teknis dan service untuk
melaksanakan pekerjaan yang dipilih oleh
KONTRAKTOR dan disetujui oleh PENGGUNA
PENGADAAN.
PEKERJAAN Pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh KONTRAKTOR

berdasarkan Dokumen Kontrak dengan detail lingkup
pekerjaan sebagaimana tercantum di dalam Kerangka
Acuan Kerja, termasuk semua perbaikan pada Masa
Perbaikan Cacat Mutu, serta perubahan-perubahannya
(jika ada).
HARUS Ketentuan yang harus diikuti sesuai dengan yang

direncanakan.
SEBAIKNYA Mengindikasikan bahwa dari beberapa kemungkinan,

terdapat satu hal yang direkomendasikan karena sangat
cocok, tanpa menyebutkan atau mengesampingkan
pilihan lain, atau terdapat satu tindakan yang lebih disukai
tapi tidak diperlukan. Kemungkinan lain dapat dilakukan
jika disetujui.
3.3 STRUKTUR PENOMORAN DOKUMEN
- - - - -
Nomor Urut
Kode Disiplin
Dokumen
Identifikasi
Kode Area
Originator
Dokumen
Proyek
Kode
Kode
Kode
a. Kode Originator
Kode Originator terdiri dari 4 huruf kapital gabungan. Kode Originator untuk dokumen ini
adalah PGAS.
19

Document No. Rev.
Hal 20 dari 59
b. Kode Identifikasi Proyek

Kode Identifikasi Proyek terdiri dari 1 huruf kapital dan 3 digit angka. Kode Identifikasi untuk
proyek a adalah CA11.
c. Kode Area
Kode Area adalah kode dari lokasi pelaksanaan proyek, terdiri dari 4 digit angka. Kode Area
untuk proyek a adalah 3275
Tabel 01 – Kode Area

Kode Nama Provinsi, Kabupaten / Kota, Kecamatan Ibu Kota
0000 General (Umum)
3100 DKI JAKARTA
3101 1 KAB. ADM. KEP. SERIBU P. Seribu
3171 2 KOTA ADM. JAKARTA PUSAT Tanah Abang
3172 3 KOTA ADM. JAKARTA UTARA Tanjung Priok
3173 4 KOTA ADM. JAKARTA BARAT Grogol Petamburan
3174 5 KOTA ADM. JAKARTA SELATAN Kebayoran Baru
3175 6 KOTA ADM. JAKARTA TIMUR Cakung
3200 JAWA BARAT
3201 1 KAB. BOGOR Cibinong
3202 2 KAB. SUKABUMI Sukabumi
3203 3 KAB.CIANJUR Cianjur
3204 4 KAB.BANDUNG Soreang
3205 5 KAB.GARUT Garut
3206 6 KAB.TASIKMALAYA Singaparna
3207 7 KAB.CIAMIS Ciamis
3208 8 KAB.KUNINGAN Kuningan
3209 9 KAB.CIREBON Sumber
3210 10 KAB. MAJALENGKA Majalengka
3211 11 KAB. SUMEDANG Sumedang
3212 12 KAB. INDRAMAYU Indramayu
3213 13 KAB. SUBANG Subang
3214 14 KAB. PURWAKARTA Purwakarta
3215 15 KAB. KARAWANG Karawang
3216 16 KAB. BEKASI Cikarang
3217 17 KAB. BANDUNG BARAT Ngamprah
3218 18 KAB. PANGANDARAN Parigi
3271 19 KOTA BOGOR Bogor
3272 20 KOTA SUKABUMI Sukabumi
3273 21 KOTA BANDUNG Bandung
3274 22 KOTA CIREBON Cirebon
3275 23 KOTA BEKASI Bekasi
3276 24 KOTA DEPOK Depok
3277 25 KOTA CIMAHI Cimahi
3278 26 KOTA TASIKMALAYA Tasikmalaya
3279 27 KOTA BANJAR Banjar
3600 BANTEN
3601 1 KAB. PANDEGLANG Pandeglang
3602 2 KAB. LEBAK Rangkas Bitung
3603 3 KAB. TANGERANG Tigaraksa
3604 4 KAB. SERANG Ciruas
3671 5 KOTA TANGERANG Tangerang
20

Document No. Rev.
Hal 21 dari 59
3672 6 KOTACILEGON Cilegon

3673 7 KOTA SERANG Serang
3674 8 KOTA TANGERANG SELATAN Ciputat
d. Kode Disiplin
Kode Disiplin merupakan petunjuk bidang keilmuan. Kode ini terdiri dari 3 huruf kapital
dengan ketentuan yang terdapat dalam tabel berikut :
Tabel 02 – Kode Disiplin

Kode Disiplin dan / atau Sub-Kegiatan
CAD Contract Administration

CAS Construction – As Built
CAU Construction – Auger Boring
CBF Construction – Backfilling
CCL Construction – Clearing
CCM Comissioning
CGR Construction – Grading
CHD Construction – HDD Survey
CLW Construction – Lowering
CMB Construction – Manual Boring
CMH Construction – Mini HDD
CMR Construction – Marker
CON Construction
CPC Pre Comissioning
CRT Construction – Reinstatement
CST Construction – Stringing
CTB Construction – Thrust Boring
CTR Construction – Trenching
CUS Culture & Sociology
ECE Cost Estimator
ECV Civil Engineering
EEL Electrical / Cathodic Protection
EIC Instrument and Control, SCADA
EMC Mechanical Engineering
ENV Environment
EOF Offshore Engineering
EPG Piping
EPL Onshore Pipeline Engineering
EPS Process
ESB Subsea System
ESP Offshore / Submarine Pipeline Engineering
ETE Techno Economy
ETL Telecommunication
FIN Finance
GEN General / Administration
GMS GMS
HLT Health
HSE Health, Safety & Environment
LGL Legal
21

Document No. Rev.
Hal 22 dari 59
PCT Project Controller

PMN Project Management
PRC Procurement / Logistic
PRT Project Permit
QAI QC – Anode Installation
QAS Quality Assurance
QAT QC – Anode Test
QBH QC – Pipebook Before Hydostatic Test
QBL QC – Pipebook Before Lowering
QCR QC – Correction Request
QCT Quality Control
QDP QC – Dye Penetrant Test
QDW QC – Dewatering
QDY QC – Drying
QFC QC – Field Change Notice
QFP QC – Final Pipebook
QGG QC – Gauging
QGJ QC – Golden Joint Welding
QHL QC – Holiday Test
QHO QC – Hot Tap
QHT QC – Hydro Test
QJC QC – Field Joint Coating
QLN QC – Cleaning
QMP QC – Magnetic Particle Test
QNC QC – Non Conformance
QNP QC – Nitrogen Purging
QPN QC – Painting
QPT QC – Peel Test
QPZ QC – Pressurization
QRT QC – Radiography Test
QSW QC – Swabbing
QTW QC – Tie-In Welding
QUT QC – Ultrasonic Test
QWF QC – Water Filling
QWG QC – Wrapping
QWI QC – Work Inspection Request
QWP QC – Welding Parameter
QWR QC – Welding Repair
QWS QC – Welding Schematic
QWV QC – Welding Visual
SEC Security
SFT Safety
SVY Survey
e. Kode Dokumen
Kode Dokumen merupakan petunjuk jenis dokumen yang terdiri dari 2 huruf kapital dengan
ketentuan yang terdapat dalam tabel berikut :
22

Document No. Rev.
Hal 23 dari 59
Tabel 03 – Kode Dokumen

Kode Nama Dokumen
BD Basis of Design
BQ Bill of Quantity or MT
CA Calculation
CC Conditions of Contract
CE Cost Estimate
CL Check List
DB Data Book
DC Design Criteria
DG Drawing
DP Preliminary Drawing
DS Data Sheet
EA Environmental Impact Analysis (AMDAL)
ER Employers Requirements
EW Evaluation Work Sheet
FN Field Change Notice
FR Form
IB Instruction to Bidders
IN Installation
List, Register or Schedule (document list/register, equipment list, line list, cable schedule,
LS
etc.)
MC Miscellaneous
MM Minutes of Meeting
MN Manual
MR Material Requisition
MS Material Specification
MT Material Take Off (or Bill of Quantities)
PE Project Execution
PM Progress Measurement Rules
PN Procedure Manual
PO Purchase Order
PP Presentations or Papers
PQ Pre-qualification Enquiry Documents
PR Procedure
PS Project Specification
RB Bi-Weekly Progress Report
RC Reference Conditions/Reference
RD Daily Progress Report
RE Report
RM Monthly Progress Report
RO Completion Report
RP Preliminary Report
RQ Request for Quotation / Enquiry / Inquiry
RS Site Report
RW Weekly Progress Report
SC Schedule
SD Site Data
SI Project Implementation Schedule
23

Document No. Rev.
Hal 24 dari 59
SM Contract Master Schedule

ST Standard
SV Survey Report
SW Scope of Work
TC Test Package
TE Technical Evaluation
TM Three Months Look Ahead
TN Transfer Note
TQ Technical Query
TR Term of Reference
VP Third Party Document (Vendor Print Check)
WI Work Instruction
WP Work Permit
WQ Welding Procedure Qualification
WS Welding Procedure Specification
3.4 KODE REVISI
Kode ini mengklasifikasikan status dari dokumen. Urutan yang digunakan dalam pemberian kode
revisi adalah sebagai berikut:
 REV. A : Issued for Review
 REV. B : Re-Issued for Review (jika diperlukan)
 REV. C : Re-Issued for Review (jika diperlukan)
 REV. D, E, … : Diisukan jika masih terdapat revisi pada dokumen dengan kode revisi
sebelumnya (A, B, atau C) seterusnya sampai naik revisi ke REV. 0
 REV. 0 : Issued for Construction
 REV. 1 : Re-Issued for Construction
 REV. 2, 3, … : Diisukan jika masih terdapat revisi pada dokumen dengan kode revisi
sebelumnya (0 dan 1) seterusnya sampai sudah tidak terdapat revisi.
3.5 UKURAN KERTAS
Ketentuan ukuran kertas yang biasa digunakan adalah sebagai berikut:

 A4 (210 x 297 mm) : Digunakan untuk hampir keseluruhan dokumen seperti Prosedur,
Surat, Dokumen Spesifikasi, Desain Basis, dll.
 A3 (297 x 420 mm) : Umumnya digunakan untuk dokumen Gambar dan sejenisnya.
 A1 (594 x 841 mm) : Digunakan untuk dokumen As-Built Alignment Sheet.
 A0 (841 x 1189 mm) : Hanya digunakan jika diperlukan.
3.6 CONTOH PENOMORAN
 Global Quality Planning PGAS-CA11-3275-QAC-PR-002

 Invoicing Procedure PGAS-CA11-3275-PMN-PR-002
3.7 LEMBAR JUDUL
Lembar judul dokumen yang digunakan pada prosedur seperti contoh pada LAMPIRAN-01.
3.8 BLOK JUDUL
Blok judul dokumen yang digunakan pada gambar seperti pada contoh LAMPIRAN-02.
24

Document No. Rev.
Hal 25 dari 59
3.9 FORMAT TABEL REVISI
Jumlah baris maksimum pada tabel revisi pada dokumen ditetapkan sebanyak 8 baris termasuk
judul. Jika ternyata jumlah revisi melebihi 7 kali, maka kode revisi lama yang terdapat di baris kedua
dapat dihapus. Urutan lengkap revisi dapat dilihat pada Lembar Riwayat Revisi.
Tabel 04 – Format Tabel Revisi Dokumen

A Issued for Review 23/08/2021 CCP AGR
BY CHKD CHKD APVD
REV. DESCRIPTION DATE
PGAS PGN
3.10 LEMBAR RIWAYAT REVISI
Lembar Riwayat Revisi berguna sebagai perekam riwayat sebuah dokumen beserta dengan revisi-
revisinya sesuai dengan urutan agar riwayat dari setiap dokumen dapat terekam dengan baik.
Lembar Riwayat dokumen diletakkan pada halam setelah Lembar Judul.
Tabel 05 – Lembar Riwayat Revisi

REV. DATE DESCRIPTION
A 28/08/2021 Issued for Review
3.11 PENYERAHAN DOKUMEN
1.1 Dokumentasi Review

 Kode revisi akan naik tahap demi tahap setiap kali ada perubahan/revisi, setiap kenaikan
kode revisi mengacu pada dokumen dengan kode revisi terakhir yang sudah di-review.
 Dokumen dengan deskripsi “Issued for Construction” yang pertama kali keluar, harus
menggunakan kode revisi “REV. 0”, untuk yang berikutnya maka dapat dinaikkan menjadi
REV. 1, REV. 2, dst.
1.2 Dokumentasi As-Built
 Dokumen
KONTRAKTOR wajib menyimpan dengan baik dokumen IFC asli (dengan sudah dicap
“No Objection” dan ditandatangani) yang dikembalikan oleh PENGGUNA PENGADAAN
untuk dijadikan acuan dalam bekerja.
 Drawing
Gambar Kerja yang sudah memiliki kode IFC dan sudah digunakan/diimplementasikan
sebagai acuan di lapangan maka dapat dikembangkan menjadi Gambar As Built. Jika
dikemudian hari terdapat implementasi yang berubah di lapangan, maka Gambar As-Built
IFC milik KONTRAKTOR harus di-submit ulang sesuai dengan perubahan yang ada ke
PENGGUNA PENGADAAN untuk dimintakan persetujuan.
3.12 FORMAT TANGGAL
Pada dokumen proyek, tanggal yang tercantum harus sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:
Dokumen = dd/mm/yyyy
Contoh = 23/08/2021
Drawing = dd/mm/yyyy
Contoh = 23/08/2021
25

Document No. Rev.
Hal 26 dari 59
3.13 FORMAT DOKUMEN ELEKTRONIK
Dokumen elektronik juga harus disiapkan dan disimpan pada folder yang sesuai. Format yang
digunakan untuk penyimpanan dokumen elektronik terdapat pada tabel di bawah:
Tabel 06 – Software yang Digunakan

TIPE SOFTWARE FORMAT
Dokumen berbasis teks Microsoft Word .docx
Spreadsheet Microsoft Excel .xlsx
Gambar AutoCAD .dwg
Grafik Adobe Photoshop atau sejenisnya .psd atau sejenisnya
Database Microsoft Access .mdb
Pemrograman Microsoft Project .mpp
Selain yang di atas Adobe Acrobat atau sejenisnya .pdf
3.14 PENGELOLAAN NOMOR DOKUMEN
Sebelum memulai eksekusi pekerjaan, KONTRAKTOR perlu untuk membuat jadwal penyerahan
dokumen dan menyusun penomoran dokumen agar tidak terjadi duplikasi pada register dokumen.
Pemilik dokumen wajib meminta revisi dan mengirimkannya melalui Document Controller (DC)
ketika terdapat perubahan pada Master Document Register selama berlangsungnya pekerjaan.
Prosedur detail untuk revisi pada register diterangkan dalam Prosedur Document Control.
3.15 MASUKAN PADA KOLOM CATATAN REVISI
Ketika dibutuhkan, dokumen teknis dan gambar yang dipersiapkan oleh KONTRAKTOR direvisi
sesuai dengan prosedur berikut ini :
Kode revisi yang terdapat pada “Δ” harus diletakkan sejajar dengan revisi berlogo “awan/cloud”.
Ketika berhubungan dengan prosedur kerja ataupun dokumen penting keproyekan lainnya, maka
diperlukan pengiriman secara formal.
3.16 LAMPIRAN
Lampiran-01 - Lembar Judul Dokumen

Lampiran-02 - Blok Judul Gambar
26

Document No. Rev.
Hal 27 dari 59
Lampiran 01 - Lembar Judul Dokumen
27

Document No. Rev.
Hal 28 dari 59
Lampiran 02 - Blok Judul Gambar
28

Document No. Rev.
Hal 29 dari 59
BAB IV
PROSEDUR DOKUMEN KONTROL
4.1 TUJUAN
Dokumen ini menyusun bagian dari keseluruhan program Quality Assurance dimana hal-hal
seperti perhitungan desain engineering, gambar, dan pemilihan material harus melalui proses
pengecekan dan audit independen untuk memastikan kesesuaian dengan peraturan dan
standard yang ada. Dokumen ini juga harus memenuhi ketentuan perundangan yang ditetapkan
oleh Pemerintahan Republik Indonesia.
4.2 LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen yang dibuat dan dilaksanakan selama pelaksanaan
PEKERJAAN. Lingkup bab ini adalah untuk menggambarkan cara pengendalian semua
dokumen dan data proyek yang dikeluarkan pemilik pekerjaan serta dokumen dan data yang
diterima pemilik pekerjaan, seperti:
a. Dokumen harus dikendalikan dengan persyaratan sebagaimana diatur dalam ISO 9001 –
2000.
b. KONTRAKTOR harus memiliki prosedur tertulis untuk menentukan sistem kendali dokumen
yang akan diterapkan.
c. Sistem pengendalian dokumen KONTRAKTOR harus mencakup sistem register yang
menunjukkan revisi saat ini dan status dokumen, terkait dengan pemeriksaan, peninjauan
dan persetujuan oleh KONTRAKTOR dan PENGGUNA PENGADAAN dengan status “No
Objection”.
d. Revisi dokumen harus diidentifikasi dengan indeks dan tanggal revisi. Perubahan/revisi harus
secara jelas ditunjukkan dalam salinan terpisah dari edisi pertama dokumen yang direvisi
kepada PENGGUNA PENGADAAN dengan cara memberikan tanda sampai status “No
Objection” dari PENGGUNA PENGADAAN.
e. KONTRAKTOR harus menerapkan dan memastikan format dokumen, penomoran, dan
sistem pengkodean.
f. KONTRAKTOR harus memeriksa dan memastikan bahwa semua dokumen vendor dan
SUBKONTRAKTOR memenuhi persyaratan di atas sebelum diserahkan ke PENGGUNA
PENGADAAN. Dokumen-dokumen tersebut harus diserahkan secara formal oleh
KONTRAKTOR kepada PENGGUNA PENGADAAN untuk mendapatkan penyataan “No
Objection”
g. KONTRAKTOR harus menyimpan semua catatan dokumen yang diindetifikasi dalam ontrak.
h. KONTRAKTOR harus memiliki prosedur terdokumentasi dan terkontrol yang diperlukan untuk
identifikasi, distribusi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, penyimpanan, dan
pembuangan catatan yang tepat.
4.3 DEFINISI DAN SINGKATAN
4.3.1. Definisi

PENGADAAN.
29

Document No. Rev.
Hal 30 dari 59
PEKERJAAN Pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh

KONTRAKTOR berdasarkan Dokumen Kontrak
dengan detail lingkup pekerjaan sebagaimana
tercantum di dalam Kerangka Acuan Kerja, termasuk
semua perbaikan pada Masa Perbaikan Cacat Mutu,
serta perubahan-perubahannya (jika ada).
DOKUMEN Setiap dan seluruh dokumen yang

diproduksi/diterbitkan selama pelaksanaan
PEKERJAAN berlangsung dan menjadi bagian dari
dokumen dan gambar As Built. Dokumen-dokumen
tersebut harus didata di dalam MDR yang disampaikan
secara formal, memiliki nomor khusus, dan telah
mendapatan status “No Objection” dari PENGGUNA
PENGADAAN.
DOKUMEN KONTROL Personil yang bertanggung jawab atas kontrol

pengiriman, penerimaan, distribusi dan pemeliharaan
Dokumen
PEMBUAT DOKUMEN Personil yang membuat DOKUMEN
OBSOLETE DOCUMENT Dokumen yang tidak dipergunakan. Dokumen tersebut

akan diberikan penandaan dengan “strikethrough”
dalam MDR.

direncanakan
SEBAIKNYA Mengindikasikan bahwa dari beberapa kemungkinan,

terdapat satu hal yang direkomendasikan karena
sangat cocok, tanpa menyebutkan atau
mengesampingkan pilihan lain, atau terdapat satu
tindakan yang lebih disukai tapi tidak diperlukan.
Kemungkinan lain dapat dilakukan jika disetujui.
4.3.2. Singkatan
MDR : Master Deliverables Register

HSE : Health, Safety and Environment
IFR : Issued For Review
IFI : Issued For Information
IFC : Issued For Construction
IFP : Issued For Implementation
PM : Project Manager
IDC : Internal Discipline Check
PPC : Project Planing Control
PDC : Project Document Controller
LE : Lead Engineer
EPM : Engineering Progress Monitor
30

Document No. Rev.
Hal 31 dari 59
4.4 TANGGUNG JAWAB DOKUMEN KONTROL
Personil Dokumen Kontrol bertanggung jawab terhadap manajemen dan Kontrol dokumentasi
proyek dan peredarannya, termasuk penerimaan, pencatatan pemutakhiran, distribusi,
pengarsipan dan penyimpanannya baik dalam bentuk dokumen tercetak atau dokumen soft file
(editable & non-editable)
Pembuat Dokumen ataupun penerima dokumen bertanggung jawab untuk memastikan dokumen
tersebut diproses sesuai dengan instruksi PENGGUNA PENGADAAN.
Project Manager ataupun perwakilannya bertanggung jawab untuk penandatanganan dan

persetujuan dokumen.
Semua supervisor termasuk Project Manager dan manajer atau perwakilannya bertanggung
jawab memastikan bahwa semua personil proyek memahami instruksi PENGGUNA
PENGADAAN. Hal tersebut termasuk Pembuat Dokumen telah membuat dokumen dalam format
yang benar termasuk identifikasi dan penomoran dokumen telah sesuai.
4.5 ALAMAT
PENGGUNA PENGADAAN
Nama : Integrated Team Distribusi 3 - PT Perusahaan Gas Negara Tbk
Alamat : Graha PGAS Building, 7th floor Jl. KH Zainul Arifin No. 20 Jakarta
11140 – Indonesia
Up : Project Manager
No. Telp : 021 – 633 4848
No. Faks : 021 – 633 6308
KONTRAKTOR
Nama : PT PGAS Solution
Alamat : Komplek Perkantoran PGN Gedung C Lantai 4
Jl. KH Zainul Arifin No.20
Jakarta Barat 11140
Up : Project Manager
No. Telp : 021 – 63854557
No. Faks : -
4.6 DOKUMENTASI PROYEK
Dokumen Kontrol bertanggung jawab atas pendaftaran, pencatatan, distribusi (internal dan
eskternal), pengarsipan dan kontrol dokumen sesuai dengan prosedur ini, termasuk namun
tidak terbatas pada:
a. Dokumen Administrasi dan Kontrak,
b. Dokumen Desain Engineering,
c. Dokumen Pengadaan,
d. Dokumen Konstruksi,
e. Dokumen QA/QC, dan
f. Dokumen HSE Documents.
Dokumen Kontrol akan memutakhirkan data arsip pekerjaan secara mingguan dan
mendistribusikannya ke pihak-pihak yang terlibat dalam pekerjaan dan bertanggung jawab atas
data-data keproyekan. Terutama semua dokumen final pekerjaan yang telah disetujui dan
mendapatkan status “No Objection”, komunikasi transmittal dan data korespondensi.
31

Document No. Rev.
Hal 32 dari 59
Dokumen Kontrol harus memastikan bahwa semua pihak yang terkait memahami Sistem
Kontrol Dokumen dibuat berkaitan dengan MDR atau untuk menunjang MDR. Dokumen Kontrol
harus menginformasikan dan menyiapkan dokumen-dokumen yang akan diunggah dalam
MDR secara mingguan. Dokumen yang telah mendapatkan status “No Objection” akan
diinformasikan dan didistribusikan di Kantor Pusat dan Kantor Lapangan.
Dokumen Kontrol bertanggung jawab untuk dokumen-dokumen baik dalam bentuk hard copy
maupun soft copy (editable & non-editable)
Format Documents Controlling System of Correspondence Communications data terlampir

sebagai Lampiran 1.
Format Documents Controlling System of Periodically Collected Site Data terlampir sebagai
Lampiran 2.
Format Flow Chart of Registering, Stamping, and Distributing the Documents terlampir sebagai
Lampiran 3.
4.6.1. Prosedur Kontrol Dokumen Administrasi

Dokumen Kontrol bertanggung atas distribusi dokumen administrasi berikut, termasuk
namun tidak terbatas pada:
a. Korespondensi (Surat, Technical Query, Contractor’s Notice, Field Change Notice,
Non-Conformace Report, Quality Memo Notice, Concession Request, Site Memo,
Records of Event),
b. Notulen Rapat,
c. Laporan Harian, Mingguan (jika ada) dan Bulanan,
d. Berita Acara Pemeriksaan Kegiatan (BAPK) dan Berita Acara Pemeriksaan (BAP),
e. Perintah Kerja Tambah/Kurang (jika ada).
4.6.2. Prosedure Kontrol Dokumen Desain Enjiniring

Bagian ini selain berada dalam tanggung jawab Dokumen Kontrol juga melibatkan tim
Enjiniring dalam penerbitan, pemeliharaan dan kontrol seluruh dokumen desain
enijiniring, pengadaan, konstruksi termasuk dokumen QA/QC dan HSE.
4.6.3. Prosedur Kontrol Dokumen Pengadaan

Dokumen Kontrol bertanggung jawab untuk mencatat, memutakhirkan, mendistribusikan
semua dokumen pengadaan yang diinisiasi oleh KONTRAKTOR yang terkait dengan
Procurement Plan and Procedures. Dokumen pengadaan sejak PO (Purchase Order)
sampai dengan Delivery On-Site, harus selalu setiap saat diinformasikan dan dikirimkan
ke PENGGUNA PENGADAAN menggunakan transmittal.
Dokumen Kontrol juga bertanggung jawab untuk menginformasikan ke PENGGUNA

PENGADAAN terkait penggunaan SUBKONTRAKTOR dan Supplier/Vendor dalam
pelaksanaan pekerjaan serta perubahannya dari waktu ke waktu.
Semua dokumen Supplier/Vendor dari dan ke KONTRAKTOR terkait dengan pekerjaan

dari waktu ke waktu juga harus mengikuti prosedur ini.
Dalam hal terdapat dokumen yang hilang, maka Dokumen Kontrol harus memberikan
penandaan “Hilang” pada dokumen dimaksud di dalam MDR. Jika Dokumen Kontrol
mempertanyakan legalitas dokumen yang disampaikan oleh Supplier/Vendor, maka
personil enjiniring yang bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi atas dokumen
tersebut dan melakukan tindakan-tindakan yang dianggap perlu ke Supplier/Vendor.
32

Document No. Rev.
Hal 33 dari 59
Dokumen-dokumen Supplier/Vendor akan dikirimkan oleh Dokumen Kontrol

KONTRAKTOR ke PENGGUNA PENGADAAN dan mendapatkan status “No Objection”.
4.6.4. Prosedur Kontrol Dokumen Konstruksi

a. Masing-masing personil bertanggung jawab atas dokumen-dokumen Enjiniring,
Pengadaan, Konstruksi terkait Pekerjaan.
b. Dokumen-dokumen yang telah mendapatkan status “No Objection” akan disimpan
oleh Dokumen Kontrol dan akan disampaikan dan diinformasikan ke personil
lapangan. Dokumen tersebut akan menjadi referensi dalam pelaksanaan Pekerjaan.
c. Dalam hal terdapat perubahan lapangan yang menyebabkan perubahan dokumen,
Site Manager akan berkoordinasi dengan Project Manager dan Dokumen Kontrol
akan menyampaikan dokumen perubahan dimaksud ke semua pihak.
d. Semua kegiatan lapangan akan didokumentasikan dalam laporan dan akan
dimintakan persetujuan ke PENGGUNA PENGADAAN.
e. Kantor Pusat dan Kantor Lapangan akan melakukan komunikasi dan koordinasi
intensif untuk menjaga kontinuitas informasi terkait Pekerjaan. Segala dan setiap
perubahan informasi harus diinformasikan dengan baik.
4.6.5. File As-Built Document dan Drawing / Final Document Dossier

Dokumen Kontrol beserta personil terkait akan menangani seluruh As-built Documents
dan Drawings yang akan diserahk terimakan ke PENGGUNA PENGADAAN pada
waktunya.
Dokumen As-Built Documents harus terdiri dari termasuk namun tidak terbatas pada:
a. Gambar Pekerjaan Permanen (termasuk index ‘family tree’ yang mengakomodir
gambar dari Supplier and SUBKONTRAKTOR), yang mengindikasikan seluruh
perubahan terhadap dokumen awal yang diterbitkan untuk pelaksanaan konstruksi;
b. Desain pekerjaan permanen yang mengindikasikan seluruh perubahan terhadap
dokumen awal yang dibuat untuk pelaksanaan konstruksi;
c. Salinan PKTK (Perintah Kerja Tambah Kurang) yang diterbitkan oleh PENGGUNA
PENGADAAN selama pelaksanaan Pekerjaan;
d. Semua laporan perubahan pekerjaan dan tindakan perbaikan yang diambil;
e. Salinan dokumen dan laporan konstruksi yang dibuat oleh KONTRAKTOR dan
subkontraktor termasuk semua dokumen hasil tes;
f. Asli Standards and Codes of Practice terkait Pekerjaan (jika ada);
g. Dokumen Operation and Maintenance terkait Pekerjaan (jika ada);
h. Salinan dokumen Pekerjaan yang dibuat oleh KONTRAKTOR dan
SUBKONTRAKTOR;
i. Salinan Laporan lingkungan; dan
j. Lain-lain.
As-Built Documents dan Gambar Final akan dikirimkan dalam 1 (satu) asli hard copy dan
2 (dua) soft copy (editable and non-editable). Softcopy final (editable and non-editable)
akan disampaikan dalam bentuk hard disk.
Desain awal akan ditampilkan dengan jelas dari desain pekerjaan yang telah
dilaksanakan. Pada gambar, akan ditunjukkan dengan lapisan yan berbeda, garis warna,
tipe garis atau kombinasinya. Pada dokumen Specifiications, perubahan dokumen akan
ditunjukkan dengan warna merah. Jika terdapat kata-kata yang dihilamgkan, maka hal
ini akan diindikasikan dengan tanda strikethrough pada kata dimaksud.
Dokumentasi PKTK yang muncul dari PEKERjaan akan dibuat dalam bentuk hardcopy.
Masing-masing perubahan akan diberikan penandaan dengan kode unik dan akan
diarsip secara terpisah dan ditandai dengan nomor yang berbeda. Masing-masing
33

Document No. Rev.
Hal 34 dari 59
perubahan akan terdiri dari proses korespondensi dan dokumen yang terkait dengan
perubahan tersebut, serta dilengkapi dengan daftar isi.
4.6.6. Identifikasi Dokumen

Dokumen Kontrol harus mengidentifikasi dokumen yang masuk dan keluar sebagai
dokumen teknis atau nonteknis. Perbedaan dari kedua jenis dokumen akan dijelaskan
di bawah ini. Dokumen Teknis mencakup seluruh dokumen yang tercantum dalam MDR.
4.6.7. Perubahan/Revisi Dokumen

4.6.7.1. Seluruh dokumen teknis yang berdasar pada kontrak, harus dicatat dan halaman
informasi harus diletakkan setelah halaman status revisi untuk mengindikasikan
judul dokumen aslinya, nomor dokumen, dan nomor revisi.
Sewaktu perubahan atau revisi dilakukan harus ditandai dengan tanda awan
(untuk dokumen gambar dan bukan word) atau format tracking change dan garis
dengan segitiga (untuk dokumen berformat editable).
4.6.7.2. Status revisi untuk gambar dan dokumen lainnya harus dinomori dalam segitiga
yang diletakkan dekat dengan tanda awan.
4.6.7.3. Status revisi untuk dokumen berformat editable harus ditabulasi dalam lembar
tabel yang diletakkan setelah halaman sampul dokumen.
4.6.7.4. Dokumen Kontrol harus mencatat perubahan dokumen dan menyimpan dalam
format non-editable dalam komputer dan dalam bentuk fisik.
4.6.7.5. Klarifikasi enjiniring antara KONTRAKTOR dan PENGGUNA PENGADAAN
harus dicatat dalam sebuah Technical Query.
4.6.8. Alur Kerja Dokumen

4.6.8.1. Dokumen yang diterima dari PENGGUNA PENGADAAN melalui pengiriman
harus diperiksa terlebih dahulu kelengkapannya
4.6.8.2. Lembar pengiriman asli harus dikembalikan kepada PENGGUNA PENGADAAN
setelah ditandatangani dan distempel oleh Dokumen Kontrol menggunakan
stempel “date of recieved”.
4.6.8.3. Dokumen Kontrol harus mencatat tanggal, nomor dokumen, judul dokumen, dan
menyimpan salinan lembar transmittal dan dokumen asli yang diterima di dalam
daftar transmittal masuk dan daftar dokumen masuk.
4.6.8.4. Salinan lembar transmittal dan dokumen yang diterima harus didistribusikan
kepada Project Manager, dan pihak lain yang terkait untuk diperiksa atau
dikoreksi. Dokumen Kontrol harus memastikan personil-personil proyek yang
sesuai telah menerima dokumen dan menandatangani stempel kontrol.
4.6.8.5. Tahap selanjutnya dari proses dokumentasi adalah koreksi (berdasarkan
komentar dari KONTRAKTOR/PENGGUNA PENGADAAN) atau keduanya.
4.6.8.6. Jika dokumen ditandatangani oleh PENGGUNA PENGADAAN dengan stempel
pengesahan, Dokumen Kontrol harus menyimpan dokumen asli yang telah
disahkan di dalam catatannya dan mencatat status dokumen pada MDR.
4.6.8.7. Jika dokumen yang masuk ditandatangani dan diberikan stempel kode 1-4,
Dokumen Kontrol harus mendistribusikan salinan dokumen asli kepada pihak
yang berhubungan untuk direvisi.
4.6.9. Alur Kerja Dokumen Keluar (Teknis)

4.6.9.1. Jika dokumen dikeluarkan untuk disahkan oleh PENGGUNA PENGADAAN,
Dokumen Kontrol harus menyiapkan sebuah transmittal untuk pengajuan.
Dokumen Kontrol harus memeriksa tanggal dan nomor transmittal, nomor
dokumen, status dokumen, tujuan transmittal dan dokumen yang terlampir.
4.6.9.2. Jika dokumen dikeluarkan untuk proses berikut ini harus dilaksanakan:
a. Penyusun dokumen (drafter atau engineer) mengirim dokumen elektronik
atau cetak kepada personil untuk diperiksa.
34

Document No. Rev.
Hal 35 dari 59
b. Setelah diperiksa dan diperbaiki oleh departemen yang bersangkutan,

Dokumen Kontrol harus membuat 1 salinan untuk penyusun dokumen.
Komentar asli disimpan untuk dokumentasi.
4.6.10. Alur Kerja Dokumen Masuk (Non Teknis)

4.6.10.1. Dokumen yang diterima dari PENGGUNA PENGADAAN melalui pengiriman
harus diperiksa terlebih dahulu kelengkapannya.
4.6.10.2. Dokumen Kontrol harus mencatat tanggal, nomor dokumen, judul dokumen, dan
mempertahankan salinan lembar transmittal dan dokumen asli yang diterima di
dalam daftar transmittal masuk dan daftar dokumen masuk.
4.6.10.3. Salinan lembar transmittal dan dokumen yang diterima harus didistribusikan
kepada Project Manager, PPC, dan pihak lain yang sesuai untuk diperiksa atau
dikoreksi. Dokumen Kontrol harus memastikan personil-personil proyek yang
sesuai telah menerima dokumen dan menandatangani stempel kontrol.
4.6.11. Alur Kerja Dokumen Keluar (Non Teknis)

4.6.11.1. Dokumen asli yang diterima oleh PDC harus diperiksa terlebih dahulu
kelengkapannya.
4.6.11.2. Dokumen Kontrol menyiapkan lembar transmittal untuk ditandatangani oleh PM
dan mengajukan dokumen tersebut berserta transmittal ke PENGGUNA
PENGADAAN.
4.6.11.3. Setelah diterima oleh PENGGUNA PENGADAAN dan transmittal asli telah
dikembalikan, PDC harus membuat 1 salinan untuk PPC dan menyimpan lembar
transmittal asli dan dokumen terlampir di dalam daftar transmittal keluar dan
daftar dokumen keluar non deliverable.
4.6.12. Pengiriman Dokumen

4.6.12.1. Dokumen teknis harus dikirimkan ke PENGGUNA PENGADAAN dalam bentuk
cetak dan soft copy. Soft copy yang diajukan ke PENGGUNA PENGADAAN
dalam format pdf.
4.6.12.2. Untuk dokumen, data sheet, dan lembar perhitungan, soft copy harus dikirimkan
ke PENGGUNA PENGADAAN dalam format .pdf.
4.6.12.3. Dokumen nonteknis harus selalu dikirimkan dalam bentuk cetak dan soft copy.
Untuk jadwal, soft copy harus dikirimkan ke PENGGUNA PENGADAAN dalam
format pdf.
4.6.12.4. Personil khusus untuk pengiriman dokumen harus ditunjuk.
4.6.12.5. Ketika kantor Kontraktor dan PENGGUNA PENGADAAN berbeda kota atau
negara, dokumen harus dikirimkan melalui surat elektronik atau jaringan internet
dan Kontraktor harus menempatkan perwakilan untuk menangani pengesahan
dokumen.
4.6.12.6. Contoh formulir transmittal yang digunakan untuk pengajuan dari Kontraktor ke
PENGGUNA PENGADAAN dilampirkan dalam Lampiran 5.
4.6.13. Pengendalian Dokumen Elektronik

4.6.13.1. Seluruh dokumen elektronik harus disimpan dalam format aslinya dan dalam
format .pdf pada lokasi spesifik di dalam drive komputer/ server. Hal ini untuk
menghindari terjadinya perubahan tanpa disengaja.
4.6.13.2. Setiap revisi dari dokumen-dokumen tersebut harus disimpan dalam berkas
yang berisikan data dalam format aslinya dan format .pdf.
4.6.13.3. Ketika status dokumen diperbaharui, PDC harus mengubah berkas-berkas yang
ada dan dokumen dalam format aslinya dan format .pdf harus disimpan pada
berkas untuk setiap bidang dan tipe dokumen yang ada pada drive
komputer/server.
35

Document No. Rev.
Hal 36 dari 59
4.6.14. Penyimpanan Dokumen

4.6.14.1. Seluruh dokumen harus dipertahankan dalam format elektronik dan cetak.
4.6.14.2. File elektronik harus disimpan di dalam folder tersendiri yang dikendalikan oleh
PDC. Sub-folder dari status revisi (Rev. A, Rev. B, Rev. 0, dan seterusnya) harus
dibuat berdasarkan otoritas bidang.
4.6.14.3. Kontraktor harus menyediakan ruang dokumen yang aman untuk menyimpan
seluruh dokumen cetak. Seluruh dokumen elektronik harus disimpan di dalam
drive komputer/ server yang berada di dalam kantor.
4.6.15. Penggunaan Stempel dan Routing Sheet

Contoh stempel yang digunakan untuk pengesahan oleh perusahaan.
4.7 PENYUSUNAN SPESIFIKASI
Spesifikasi yang disediakan oleh KONTRAKTOR akan diperiksa dan disetujui oleh PENGGUNA
PENGADAAN.
4.7.1. Tingkat Kualitas

Spesifikasi-spesifikasi dan data sheets yang akan dibuat harus memiliki detail pada tingkat
yang dispesifikasikan.
4.7.2. Penyusunan Spesifikasi, Pemeriksaan dan Pengesahan

4.7.2.1. Prosedur Umum
Spesifikasi berikut diterbitkan berurutan ke PENGGUNA PENGADAAN
“Issued for Review (IFR)” hingga “Approved for Construction (AFC)” untuk
dokumen yang diterbitkan oleh Kontraktor.
4.7.2.2. Inisiasi Spesifikasi

Sebelum inisiasi dari spesifikasi (data sheet) yang ada, PM dan perwakilan
PENGGUNA PENGADAAN harus menetapkan ketentuan-ketentuan yang
ada pada spesifikasi (data sheet).
Pada penyusunan spesifikasi (data sheet), sang penyusun dan PM
memeriksa spesifikasi (data sheet) yang tidak sesuai dengan ketentuan.
4.7.2.3. Jadwal Distribusi Spesifikasi

Kontraktor akan mendistribusikan spesifikasi kepada PENGGUNA
PENGADAAN dengan transmittal.
4.7.3. Durasi untuk Pemeriksaan dan Persetujuan

Berikut adalah durasi maksimum untuk pemeriksaan dan persetujuan pada setiap
spesifikasi:
Pemeriksaan/persetujuan PENGGUNA PENGADAAN: 7 (tujuh) hari kerja.
4.7.4. Ketentuan Umum

4.7.4.1. Sampul dan Format Kertas
Seluruh spesifikasi (data sheet) harus disiapkan dalam kertas ukuran A4 dan
menggunakan lembar sampul.
4.7.4.2. Isi dan Persiapan

Spesifikasi harus berisi seksi yang membutuhkan kepastian jaminan kualitas
/ kontrol kualitas. Spesifikasi-spesifikasi material harus berisi ketentuan-
ketentuan inspeksi dan pengujian yang berlaku.
36

Document No. Rev.
Hal 37 dari 59
Selain ketentuan pengujian, spesifikasi harus memberikan kriteria

penerimaan untuk setiap pengujian atau inspeksi.
Spesifikasi-spesifikasi untuk material terfabrikasi harus terdiri dari ketentuan-

ketentuan inspeksi, ketentuan-ketentuan catatan pengelasan, indentifikasi
komponen/ pengelasan, kualifikasi tukang las, prosedur-prosedur
pengelasan, dan ketentuan-ketentuan dokumen pengujian.
Kontraktor harus memeriksa semua spesifikasi dan data sheet sebelum

diajukan untuk persetujuan PENGGUNA PENGADAAN.
4.7.4.3. Spesifikasi Proyek

Kontraktor harus menyediakan spesifikasi proyek untuk pekerjaan konstruksi.
Spesifikasi-spesifikasi ini harus berisi semua informasi yang diperlukan untuk
melangkapi hal-hal tersebut tanpa dibutuhkan adanya interpretasi atau
pertimbangan kecuali secara spesifik diperbolehkan oleh PENGGUNA
PENGADAAN.
Informasi berikut ini akan diikutsertakan di dalam spesifikasi teknis:

Ruang Lingkup
Menjelaskan ruang lingkup dari spesifikasi.

1) Definisi
Menjelaskan kata-kata yang memiliki arti khusus.
2) Kode, Standard, dan Referensi
Menjelaskan spesifikasi yang harus sesuai dengan kode, standard, dan
referensi pelaksanaan.
3) Kondisi Lingkungan dan Klasifikasi Area
Menjelaskan lokasi dari peralatan dan lingkungan dimana peralatan
tersebut berada seperti temperatur, kelembaban, ketinggian, area
berbahaya, dan lain-lain.
4) Ketentuan
a. Ketentuan Umum
Menjelaskan ketentuan umum seperti variasi tingkat kualitas
manufaktur, pembebasan, dan jadwal penyedia barang.
b. Ketentuan Spesifik
Menjelaskan ketentuan-ketentuan yang spesifik untuk desain seperti
penilaian dari peralatan yang ada.
5) Coating dan Insulation (Jika Ada)
Menjelaskan metode persiapan permukaan dan ketentuan coating dan
juga tipe dan ketebalan insulation.
6) Penandaan dan pelabelan Peralatan
Label yang menjelaskan tipe dan ukuran dari peralatan harus disediakan.
7) Inspeksi dan Pengujian
Menjelaskan ketentuan inspeksi dan pengujian yang akan dilakukan.
8) Persiapan untuk Pengiriman
Menjelaskan persiapan yang harus dilakukan sebelum pengiriman.
9) Ketentuan Dokumen
Menjelaskan ketentuan dokumen yang harus disediakan oleh penyedia
barang/manufaktur seperti ketentuan untuk gambar kerja, material dan
daftar peralatan, suku cadang, petunjuk operasi dan pemeliharaan,
sertifikat material dan peralatan, dan lain-lain.
10) Jaminan
Menjelaskan ketentuan jaminan penyedia barang/ manufaktur.
37

Document No. Rev.
Hal 38 dari 59
4.7.4.4. Spesifikasi Konstruksi

Spesifikasi konstruksi akan dikembangkan dan dipergunakan untuk
ketentuan instalasi lapangan kerja yang dapat berisikan detail-detail
pemasangan secara spesifik, instalasi PENGGUNA PENGADAAN, atau
informasi konstruksi yang membutuhkan detail engineering.
Informasi berikut ini akan diikutsertakan di dalam spesifikasi konstruksi:

1) Ruang Lingkup
Menjelaskan ketentuan-ketentuan konstruksi, ruang lingkup kerja
Kontraktor dan klarifikasi jika terjadi konflik antar dokumen-dokumen
pelaksanaan.
2) Definisi
Menjelaskan kata-kata yang memiliki arti khusus.
3) Kode, Standard, dan Referensi
Menjelaskan spesifikasi yang harus sesuai dengan kode, standard, dan
referensi pelaksanaan.
4) Ketentuan
a. Ketentuan Umum
Menjelaskan ketentuan umum yang harus disediakan oleh Kontraktor.
b. Ketentuan Spesifik
Menjelaskan ketentuan spesifik yang harus disediakan oleh
Kontraktor.
5) Pengujian dan Commissioning
Menjelaskan prosedur-prosedur dan tipe-tipe dari pengujian dan personil
yang berwenang untuk melaksanakan pengujian dan commissioning.
4.7.5. Identifikasi Perubahan

Setelah terbitan pertama, kelanjutan nomor revisi selanjutnya harus mengidentifikasikan
semua perubahan pada sebuah spesifikasi (data sheet). Identifikasi perubahan hanya
dapat dibuat jika isi dari spesifikasi (data sheet) telah direvisi.
38

Document No. Rev.
Hal 39 dari 59
BAB V
PROSEDUR PELAPORAN
5.1 TUJUAN
Dokumen ini menjelaskan tentang ketentuan dan sistem pelaporan status dan/atau kemajuan
kegiatan dalam kurun waktu tertentu yang disajikan dalam pernyataan kemajuan pekerjaan,
kemajuan keuangan, isu-isu, kendala dan kontrol pekerjaan dan analisa terhadap data-tersebut
untuk menganalisa status pekerjaan, yang akan diimplementasikan antara PENGGUNA
PENGADAAN DAN KONTRAKTOR selama pelaksanaan Pekerjaan.
5.2 LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini adalah untuk mendefinisikan dan memberikan standar pelaporan
yang disampaikan kepada PENGGUNA PENGADAAN.
5.3 DEFINISI

PENGADAAN.
PEKERJAAN Pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh

KONTRAKTOR berdasarkan Dokumen Kontrak
dengan detail lingkup pekerjaan sebagaimana
tercantum di dalam Kerangka Acuan Kerja, termasuk
semua perbaikan pada Masa Perbaikan Cacat Mutu,
serta perubahan-perubahannya (jika ada).
DOKUMEN Setiap dan seluruh dokumen yang

diproduksi/diterbitkan selama pelaksanaan
PEKERJAAN berlangsung dan menjadi bagian dari
dokumen dan gambar As Built. Dokumen-dokumen
tersebut harus didata di dalam MDR yang disampaikan
secara formal, memiliki nomor khusus, dan telah
mendapatan status “No Objection” dari PENGGUNA
PENGADAAN.
DOKUMEN KONTROL Personil yang bertanggung jawab atas kontrol

pengiriman, penerimaan, distribusi dan pemeliharaan
Dokumen
PEMBUAT DOKUMEN Personil yang membuat DOKUMEN
KEMAJUAN PEKERJAAN Pernyataan kemajuan pekerjaan merupakan informasi

yang dipersiapkan untuk kegiatan tertentu, yang
39

Document No. Rev.
Hal 40 dari 59
difokuskan pada rencana kerja atau rencana

keuangan untuk porsi tertentu pada proyek dimaksud.

direncanakan.
SEBAIKNYA Mengindikasikan bahwa dari beberapa

kemungkinan, terdapat satu hal yang
direkomendasikan karena sangat cocok, tanpa
menyebutkan atau mengesampingkan pilihan lain,
atau terdapat satu tindakan yang lebih disukai tapi
tidak diperlukan. Kemungkinan lain dapat dilakukan
jika disetujui.
5.4 REFERENSI
Dokumen yang digunakan sebagai referensi dalam pembuatan laporan adalah sebai berikut:
a. Master Document Register

b. Jadwal Kerja dan S-Curve
c. Progress Measurement Rules
d. Document Numbering Procedure
e. Document Control Procedure
5.5 TANGGUNG JAWAB KONTRAKTOR
5.5.1. Project Manager

Project Manager atau perwakilannya bertanggung jawab atas:
i. Memeriksa data-data yang akan digunakan dan disajikan dalam laporan dan
memberikan masukan atau memberikan persetujuannya terhadap data tersebut.
ii. Memeriksa dan menyetujui dokumen laporan.
5.5.2. Manajer Project Control

Manajer Project Control atau perwakilannya bertanggung jawab atas:
i. Memeriksa data-data yang akan digunakan dan disajikan dalam laporan dan
memberikan masukan atau memberikan persetujuannya terhadap data tersebut.
ii. Memeriksa dan melakukan revisi dokumen laporan.
5.5.3. Manajer Pengadaan (Procurement)

Manajer Pengadaan (Procurement) atau perwakilannya bertanggung jawab atas
seluruh kegiatan pengadaan tyermasuk status penawaran (quotation) Supplier/vendor,
status fabrikasi, status pengiriman dan seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
menjabarkan status pengadaan yang digunakan dalam pekerjaan.
5.5.4. Pembuat Dokumen

Pembuat dokumen laporan harus memastikan laporan-laporan dibuat dalam format
dan dibuat untuk perihal tertentu sebelum mendapatkan persetujuan dan Project
Manager atau perwakilannya.
5.6 PELAPORAN
Setiap laporan yang dibuat dimaksudkan sebagai informasi untuk PENGGUNA PENGADAAN.
Laporan harus menginformasikan segala aspek kinerja dan kemajuan proyek di semua fase
pekerjaan. Laporan akan dikirimkan dan disampaikan tepat waktu termasuk seluruh pekerjaan
yang harus dilaksanakan dan diselesaikan sebelum tanggal tenggat waktu (cut-off date) laporan.
40

Document No. Rev.
Hal 41 dari 59
Jika terdapat suatu perubahan maka hal tersebut akan diaplikasikan pada laporan berikutnya.
Tanggal tenggat aktual laporan sebelumnya akan direvisi jikan diperlukan. Pelaporan akan terus
dilakukan secara kontinyu sampai PENGGUNA PENGADAAN menyatakan pelaporan tidak perlu
dilanjutkan dan/atau KONTRAKTOR telah menyelesaikan seluruh kewajiban kontraknya.
Struktur pelaporan akan didesain disesuaikan dengan PMIS. Data lapangan akan dilaporkan dan
dilampirkan dalam PMIS sebagai dokumen pendukung. Data aktual Lapangan akan dilaporkan
dan dibuat dalam format yang mudah untuk dibaca dan mengakomodir kegiatan-kegiatan di
Lapangan
5.6.1. Laporan Harian

Laporan Harian dibuat untuk mencatat seluruh kegiatan harian selama masa
konstruksi. Batas waktu (cut-off) Laporan Harian adalah pukul 17.00 WIB per harinya
dan dikirimkan paling lambat pukul 09.00 WIB keesokan harinya. KONTRAKTOR akan
merangkum seluruh aktivitas per harinya dan menyampaikan informasi tersebut ke
PENGGUNA PENGADAAN. Laporan tersebut termasuk HSE, Tenaga kerja &
peralatan, Jam kerja, kemajuan QA/QC, Hal-hal yang harus diperhatikan, Kondisi
cuaca dan Rencana Kerja Hari berikutnya.
5.6.2. Laporan Bulanan

Batas waktu (cut-off) Laporan Bulanan adalah setiap tangal terakhir setiap bulan
berjalan. Laporan Bulanan harus disampaikan selambat-lambatnya pada tanggal 6
bulan berikutnya. Laporan Bulanan HSE akan dilampirkan dalam Laporan Bulanan.
5.6.3. Laporan Akhir Konstruksi

Dalam 1 (satu) minggu setelah Commissioning, KONTRAKTOR akan menyampaikan
ke PENGGUNA PENGADAAN dalam bentuk rancangan Laporan Akhir Konstruksi.
Laporan Akhir Konstruksi yang telah disetujui harus dikirimkan selambat-lambatnya 1
(satu) bulan setelahnya. Format dan isi dokumen berdasarkan kesepakatan antara
PENGGUNA PENGADAAN DAN KONTRAKTOR.
5.7 FORMAT LAPORAN
5.7.1. Umum
Laporan terdiri dari:
5.7.1.1. Halaman Sampul

Sampul Laporan akan menunjukan informasi sebagai berikut:
a. Nomor dan Periode Laporan
Contoh: Laporan Bulanan No. 001 Periode 01 Agustus 2021 s.d 31 Agustus
2021
b. Nomor Dokumen
Nomor Dokumen akan mengikuti Dokumen Prosedur Penomoran
c. Tanggal Penyampaian
d. Nama Pengguna Pengadaan
e. Nama Proyek
f. Nomor Kontrak
5.7.1.2. Lembar Revisi

Lembar revisi akan meruntun tahapan revisi dari laporan yang dibuat.
5.7.1.3. Daftar Isi
41

Document No. Rev.
Hal 42 dari 59
5.7.1.4. Pendahuluan
Bab ini berisi informasi proyek, seperti nama proyek, harga kontrak, jangka waktu
penyelesaian kontrak, tanggal mulai kerja.
5.7.1.5. Ringkasan
Ringkasan berisi penjelasan singkat seperti sisa waktu kontrak, kemajuan kontrak,
deviasi waktu, rencana kerja, perijinan, asuransi.
5.7.1.6. Laporan Kemajuan

a. Kemajuan Bulan Ini
Bab ini menunjukan kegiatan utama, tahapan pekerjaan utama, pekerjaan yang
telah diselesaikan, permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaan. Laporan
akan memberikan gambaran umum tentang kemajuan pelaksanaan Pekerjaan
yang menunjukan perbandingan antara rencana kerja dengan pelaksanaan
aktual pada masing-masing tahapan Pekerjaan.
Bab ini menunjukan tabel status dokumen dari masing-masing kategori:

Manajemen Proyek, Enjiniring, Pengadaan Material, Konstruksi & QA/QC.
b. Grafik Kemajuan
Bab ini berisi setidaknya S-Curve proyek yang menunjukan perbandingan antara
rencana kerja dan pelaksanaan aktual.
Grafik menunjukan hal-hal antara lain:
 Dokumen
 Gambar
 Bulk Material (pemesanan/pengiriman)
 Long lead item (pengiriman yang membutuhkan waktu lama
(pemesanan/pengiriman)
 Pelaksanaan Pekerjaan
 dll.
5.7.1.7. Pekerjaan yang diselesaikan dalam Periode Ini

Bab ini menjelaskan kegiatan yang telah dikerjakan dalam periode terkait, dan
pemutakhiran status kegiatan-kegiatan yang belum diselesaikan pada periode
sebelumnya. Bab ini terbagi menjadi sebagai berikut:
a. Enjiniring
Bab ini menjelaskan kemajuan aktivitas enjiniring selama periode terkait. Bab ini
memberikan informasi kemajuan aktivitas utama, alasan keterlambatan, revisi-
revisi dokumen kemajan fisik. Status dokumen akan dibagi berdasarkan disiplin
ilmu.
b. Pengadaan Material
Bab ini menjelaskan status pengadaan dan pengiriman material atau peralatan,
terutama yang membutuhkan perhatian khusus dikarenakan membutuhkan
waktu yang lama atau kelonggaran waktu/ruang maneuver yang pendek
dikarenakan batasan jangka waktu pekerjaan.
Bab ini akan membandingkan durasi dan estimasi tanggal pengiriman dan
menjelaskan tindakan-tindakan khusus yang dilaksanakan atau diusulkan dalam
hal terjadi keterlambatan, termasuk jika terdapat ketidaksesuaian dan tindakan
perbaikan.
42

Document No. Rev.
Hal 43 dari 59
c. Konstruksi Dan Perijinan

 Konstruksi
Bab ini menjelaskan pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan terkait dengan
Work Breakdown Structure (WBS). Dalam pemaparannya akan menunjukan
informasi mengenai prosentase perencanaan dan pelaksanaan aktual,
persyaratan tenaga kerja, kumulasi pekerjaan yang telah dilaksanakan,
permasalahan-permasalahan yang muncul pada pelaksanaan Pekerjaan dan
menyampaikan tindakan perbaikan yang akan dilakukan.
 Perijinan
Bab ini akan menginformasikan status perijinan dan penyampaian dokumen
kegiatan selama periode pengurusan perijina, estimasi penyelesaian
pengurusan jika terjadi keterlambatan pengurusan perijinan dari otoritas
terkait. Informasi tersebut akan diinformasikan dalam laporan sampai dengan
hal-hal yang tertunda penyelesaiannya atau yang menjadi perhatian
PENGGUNA PENGADAAN telah diselesaikan. Jika Bab ini tidak disebutkan
karena tidak ada hal yang harus disampaikan lebih lanjut, bab ini dapat
kembali dimunculkan jika diperlukan.
d. QA/QC
Bab ini akan menggambarkan permasalahan kualitas yang penting dan deviasi
dari persyaratan kualitas proyek, termasuk status tindakan perbaikan yang
dilakukan.
e. HSE
Bab ini berisi rangkuman seluruh kegiatan terkait tindakan pencegahan
kecelakaan dan keselamatan seperti rapat, insktruksi, pencapaian khusus, dan
lain-lain. Trend dan statistic keselamatan akan dimasukan dalam laporan
KONTRAKTOR terutama pada area-area yang membutuhkan perhatian.
f. Administrasi dan Kontrak

Bab ini berisi rangkuman seluruh kegiatan administrasi dan kontrak misalkan
asuransi, inisiasi dan pengadaan fasilitas sementara (temporary facilities)
sampai mendapatkan status “No Objection” dan tidak diperlukan diskusi lebih
lanjut dan/atau hal-hal yang perlu perhatian khusus dari PENGGUNA
PENGADAAN. Jika Bab ini tidak disebutkan karena tidak ada hal yang harus
disampaikan lebih lanjut, bab ini dapat kembali dimunculkan jika diperlukan.
5.7.1.8. Aktivitas Periode Selanjutnya

Bab ini terdiri dari aktivitas untuk periode selanjutnya. Bagian ini dibagi menjadi
beberapa bagian sebagaimana poin 5.7.1.7.
5.7.1.9. Lampiran
Lampiran terdiri beberapa bagian. Lampiran berisi informasi dan/atau laporan
tambahan yang tidak dapat dijadikan satu atau hanya relevan sebagian ke bagian
utama laporan. Laporan akan dilampirkan dokumen S-Curve, status perijinan dan MDR
serta dokumen-dokumen lain jika ada.
5.8 Format Percetakan

a. Semua laporan dibuat dalam Bahasa Indonesia (atau dalam Bahasa Inggris jika
diperlukan), jika terdapat kata-kata yang ditujukan atau dimaksudkan pada institusi
ataupun terminologi yang dapat menyebabkan kesalahan pemahaman maka kata-
kata dapat:
 Tidak diterjemahkan dan dituliskan miring (italic)
43

Document No. Rev.
Hal 44 dari 59
 Diterjemahkan dengan terminologi orisinil dan dituliskan miring dan

diberikan penandaan
b. Semua laporan dicetak pada kertas ukuran A4 size dan dengan orientasi
memanjang ke atas untuk dokumen utama. Ukuran lain dan orientasi untuk lampiran
atau bagian lain dari laporan diperbolehkan.
c. Seluruh laporan akan dicetak pada satu sisi dengan format margin normal dan spasi
1.15. Jenis huruf adalah “Arial” dengan ukuran 11. Jenis huruf untuk table adalah
"Arial" dengan ukuran 8.
d. Setiap gambar atau foto dan table dideskripsikan pada badan laporan. Nomor
pertama akan dimulai dari no. 1.
5.9 LAMPIRAN
Lampiran 1 : Format Laporan Harian

Lampiran 2 : Format Laporan Bulanan
Lampiran 3 : Format Laporan HSE
44

Document No. Rev.
Hal 45 dari 59
Lampiran 1 : Format Laporan Harian
45

Document No. Rev.
Hal 46 dari 59
Lampiran 2 : Format Laporan Bulanan
46

Document No. Rev.
Hal 47 dari 59
Lampiran 3 : Format Laporan HSE
47

Document No. Rev.
Hal 48 dari 59
BAB VI
PROSEDUR DAN RENCANA PENGADAAN
6.1 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan persyaratan dalam pengadaan material mulai dari
MTO, Data Sheet, Persetujuan, Vendor/Suplier, Pemesanan (Purcahse Order), Factory
Acceptance Test, Pegiriman, and Penerimaan di Lokasi Pekerjaan untuk proyek yang
dilaksanakan di lingkungan PT Perusahaan Gas Negara, Tbk.
6.2 DEFINISI
Definisi kata-kata yang digunakan dalam Prosedur ini adalah sebagai berikut :
SUBKONTRAKTOR Perusahaan atau badan yang menyediakan material,

melaksanakan pekerjaan yang dipilih oleh KONTRAKTOR
dan disetujui oleh PENGGUNA PENGADAAN.
PEKERJAAN Pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh KONTRAKTOR

berdasarkan Dokumen Kontrak dengan detail lingkup
pekerjaan sebagaimana tercantum di dalam Kerangka
Acuan Kerja, termasuk semua perbaikan pada Masa
Perbaikan Cacat Mutu, serta perubahan-perubahannya (jika
ada).
KORESPONDENSI Dokumen yang diterbitkan untuk media komunikasi antara

KONTRAKTOR dan PENGGUNA PENGADAAN seperti
Surat, Faksimili, Contractor’s Notice, Technical Query, Non-
Conformance Report, Quality Memo Notice, Record of Event,
Conecssion Request, Site Memo dan Transmittal Dokumen,
kecuali dokumen KONTRAKTOR seperti prosedur rencana,
design relik rables, dokumen komersial, dokumen kontrak,
procurement, dokumen SUBKONTRAKTOR dengan vendor,
dan lain-lain.
ORIGINATOR Pihak yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut.
PENERIMA Pihak yang menerima dokumen, mempunyai kantor yang

ditunjuk oleh pihak yang mempunyai wewenang, kata ini juga
merupakan pengguna arti “perhatian”.
PENGIRIM Pihak yang mengirim dokumen, kantor terkait, atau pihak

yang diberikan kuasa untuk melaksanakan kewenangan
tersebut.
SUPPLIER/Vendor Pihak lain yang melakukan sebagian pekerjaan desain,

dipersyaratkan kepada KONTRAKTOR berdasarkan Kontrak
48

Document No. Rev.
Hal 49 dari 59
6.3 SINGKATAN KATA
FAT : Factory Acceptance Test

PO : Purchase Order
MTO : Material Take-Off
6.4 STRUKTUR ORGANISASI DAN TANGGUNG JAWAB PENGADAAN
6.4.1. STRUKTUR ORGANISASI

Sistem matrix termasuk bagian pengadaan, bagian pengiriman dan bagian
pengapalan. Organisasi pengadaan proyek danalur kerja sebagaimana dalam
lampiran.
6.4.2. TANGGUNGJAWAB PERSONIL PADA TAHAPAN PENGADAAN

a. Project Manager
Project Manager bertanggungjawab atas proses, implementasi, pelaksanaan dan
pelaporan serta menjaga efektivitas manajemen proyek. Project Manager juga
memiliki tanggung jawab untuk memastikan Prooyek yang dilaksanakan memenuhi
persyaratan dari PENGGUNA PENGADAAN.
b. Manajer Pengadaan
Manajer Pengadaan bertanggung jawab untuk melaporkan kepada Project
Manager terkait tanggung jawab pelaporan pengiriman material dan pelaksanaan
jasa untuk memastikan pekerjaan sesuai dengan persyaratan kontrak. Tanggung
jawab tersebut antara lain:
 Membuat dan memastikan perencanaan dan prosedur-prosedur pekerjaan
sesuai dengan Kontrak.
 Mempersiapkan proses pengadaan material (Spesifikasi dan Data Sheet, MTO,
PO, FAT, pengiriman, dan penerimaan di Lapangan).
 Melakukan koordinasi atas kegiatan pengadaan dan melaksanaan Prosedur dan
Rencana Pengadaan.
 Melaksanaan kerjasama dan koordinasi yang baik antara Manajer Enjiniring dan
Manajer Konstruksi.
 Menyetujui usulan Daftar Subkontraktor dan Vendor, Purchaser Order dan
perubahannya.
 Menyetujui Prosedur Pengadaan Subkontraktor dan Vendor sesuai dengan
ketentuan Kontrak.
 Melakukan penilaian kinerja Subkontraktor dan Vendor dan melaporakan
kepada Project Manager dalam hal terjadi deviasi dan kerusakan (jika ada).
 Menginformasikan perkembangan kegiatan pengadaan kepada Project
Manager, terutama pada tahap-tahap yang dapat mempengaruhi jadwal
Pekerjaan dan persyaratan Kontrak.
 Membuat keputusan pada tahap pengiriman (jika ada) dan mengundang
perusahaan pengiriman.
 Membentuk tim pengiriman (jika ada) bersama dengan prosedur pengiriman dan
system pelaporan.
 Melaksanakan pemeriksaan final dan menyetujui analisa pengadaan untuk
mendapatkan persetujuan enjiniring.
 Bekerjasama aktivitas pengadaan bersama dengan enjinir dan PENGGUNA
PENGADAAN.
 Memonitor dan bekerjasama dengan Enjinir terkait MTO, Data Sheet, dan
Spesifikasi Material.
 Memonitor dan berkoordinasi terkait jadual Konstruksi.
49

Document No. Rev.
Hal 50 dari 59
c. Manajer Enjiniring
Bertanggung jawab terhadap pembuatan MTO, Data Sheet, spesifikasi dan
memastikan daftar dan kuantitas material.
d. Manajer QA/QC
Bertanggung jawab terhadap masalah-masalah kualitas secara keseluruhan
sebagaimana yang dipersyaratkan dalam prosedur, aktivitas dan sesuai dengan
Prosedur, Codes/Standards dan Employer's Requirement.
6.4.3. PERENCANAAN PENGADAAN

6.4.2.1. PERSYARATAN UMUM
Seluruh aktivitas pengadaan yang dilakukan oleh KONTRAKTOR akan dilakukan
sesuai dengan persyaratan Kontrak. Prosedur pengadaan dilakukan dimaksudkan
untuk mengakomodir seluruh fungsional data yang dipergunakan dalam prosedur,
instruksi kerja kegiatan pengadaan KONTRAKTOR.
6.4.2.2. METODE PENUNJUKAN LANGSUNG

Penunjukan langsung adalah penunjukan pengadaan material / jasa kepada Vendor
tanpa melalui proses pengadaan terbuka.
Metode ini dapat dilakukan terhadap vendor yang memenuhi persyaratan teknis untuk
mengimplementasikan pengadaan material dan jasa setelah dilakukan klarifikasi
teknikal dan negosiasi harga untuk mendapatkan harga yang sesuai dan akuntabel.
Tahapan penunjukan langsung adalah sebagai berikut:

 Menerima dokumen penawaran dari vendor;
 Melakukan evaluasi administrasi, tenis dan harga atas penawaran pengadaan;
 Menyiapkan dan mengisi Laporan Status Pengadaan;
 Menerbitkan Purchase Order.
6.4.2.3. PURCHASE ORDER

a. PENERBITAN PURCHASE ORDER
1. Tim Pengadaan akan menerbitkan Purchase Order. Setelah disetujui oleh
Project Manager, Manajer Pengadaan akan mengirimkan Purchase Order ke
Vendor, dan mempercepat penerimaan Purchase Order ke Vendor.
2. Daftar dan spesifikasi material yang dilampirkan pada Purchase Order
merupakan revisi terakhir yang telah disetujui dan merupakan hasil
pembahasan antara Manajer Pengadaan dan Vendor. Modifikasi dan/atau
penambahan komersial akan disebutkan dalam Purchase Order.
3. Nomor Purchase Order akan dicatat oleh tim pengadaan dan menikuti
persyaratan Prosedur Penomoran Dokumen.
4. Jika terdapat perubahan yang dibuat berdasarkan kondisi yang terjadi setelah
pemesanan dilakukan, pemberitahuan resmi akan disampaikan ke Vendor.
5. KONTRAKTOR akan menyampaikan ke PENGGUNA PENGADAAN un-
priced PO.
6. KONTRAKTOR akan menyiapkan laporan bulanan status pengadaan.
b. RUANG LINGKUP PERCEPATAN PENGIRIMAN

Percepatan Pengiriman termasuk kegiatan Percepatan pengiriman pemesanan
dan aktivitas kualitas kontrol untuk memastikan material dan peralatan yang
dipesan berdasarkan kualitas, jumlah dan durasi yang disepakati. Proses
dimulai dari saat kontrak atau purchase order disertai dengan kegiatan rapat
kick-off activities, perintah kerja dari vendor untuk fabrikasi, shop visit, inspeksi
50

Document No. Rev.
Hal 51 dari 59
QC, memonitor proses pengiriman sampai dengan disetujuinya Pemberitahuan

Penyelesaian Pengiriman.
c. AKTIVITAS PERCEPATAN PENGIRIMAN
Percepatan pengiriman akan ditunjukan pada dokumen/gambar enjiniring
vendor, aktivitas fabrikasi di worksop vendor dan peralatan dan material yang
dikirimkan ke Lapangan Pekerjaan. Percepatan pengiriman termasuk antara
lain:
 Melakukan penunjukan vendor dan melaksanakan rapat kick-off meeting
dengan vendor.
 Melakukan proses percepatan pengiriman berdasarkan metode dan tingkat
pemantauan pada masing-masing paket pemesanan.
 Memahami persayaratan dari masing-masing spesifikasi dan syarat dan
ketentuan.
 Informasi atau dokumen percepatan pengiriman yang diberikan kepada
vendors
 Memonitor kemajuan vendor dan mengantisipasi kemungkinan permsalahan
pada material dan peralatan.
 Menginvestigasi segala keterlambatan pada kegiatan vendor dan melakukan
tindakan preventif ataupun perbaikan untuk menyelesaikan permasalahan.
 Melakukan koordinasi aktivitas inspeksi dengan tim QC.
 Melakukan koordinasi pengiriman melalui laut dan formalitas di divisi
pengadaan dan memonitor pengiriman ke Lapangan
 Menyampaikan Delivery Completion Notice (DCN) ke vendor setelah
pengiriman material dan/atau barang-barang lain yang harus dikirimkan
(deliverables) yang dipersyaratkan dalam Purchase Order dan Kontrak.
d. METODE PERCEPATAN PENGIRIMAN

Terdapat 3 (tiga) tipe metode yang lazim dipergunakan untuk percepatan
pengiriman yang dilakukan dengan basis per kasuitis (case by case basis),
tergantung pada sifat kebutuhan dari situasi:
 Desk Expediting
Untuk meminta informasi terkait status material dan peralatan yang dipesan
melalui telepon, faksimil, e-mail dan/atau surat.
 Rapat
Dalam hal terjadi masalah ataupun tindakan antisipasi, akan segera
dilaksanakan rapat untuk menyelesaikan masalah tersebut.
 Shop Visit
Untuk mengkonfirmasi dan memverifikasi kemajuan aktual pekerjaan Vendor
atau nuntuk memastikan vendor telah melaksanakan tindak-tindakan yang
dipersyaratkan oleh KONTRAKTOR, kunjungan ke workshop Vendor
dilakukan secara regular. Jumlah kunjungan tergantung pada kondisi
kemajuan pekerjaan vendor.
e. LAPORAN STATUS PENGADAAN

KONTRAKTOR diwajibkan untuk menyampaikan Laporan Bi-Weekly
Pengadaan kepada PENGGUNA PENGADAAN semua status material dan jasa.
Kuantitas pelaporan dapat dibuat dalam frekuensi yang lebih sering jika
diperlukan. Laporan Status Pengadaan akan menyampaikan informasi
mengenai hal-hal sebagai berikut:
 Tanggal pengiriman sesuai dengan Jadwal Original dan estimasi waktu
kedatangan.
 Tanggal pengiriman yang telah diantisipasi dan estimasi waktu kedatangan
 Daftar Peserta Pengadaan
 Kuantitas material yang dikirimkan, dan
51

Document No. Rev.
Hal 52 dari 59
 Alasan atas mekanisme pengiriman yang tertunda
6.4.2.4. BENTUK DAN PENANDAAN

 KONTRAKTOR memastikan bahwa masing-masing vendor/subkontraktor akan
menyediakan pengamanan untuk semua material yang dikirimkan dan menghindari
terjadinya kerusakan atau kontaminasi terhadap material tersebut.
 Seluruh peralatan akan ditandai atau diberikan label yang mengindikasikan nama
dan nomor material, nomor Purchase Order, daerah tujuan dan informasi-informasi
lain yang relevan.
 Nameplate dan tag number dipersyaratkan untuk material-material, peralatan dan
aksesoris tertertu yang mengindikasikan gambar Proyek dan dokumennya.
 Material wajib diberikan nameplate permanen dan/atau tag permanen yang
ditempelkan di material sebelum dilakukan pengiriman. Jenis material nameplate
atau tag number dan informasi selanjutnya yang dituliskan pada nameplate or tags
akan mengacu pada Material/Equipment Specification masing-masing.
 Seluruh label dan penandaan pada peralatan, bentuknya akan dibuat mampu
menahan kondisi cuaca dan tahan lama selama pengiriman dan setelah dipasang
di Lapangan.
 Setiap gambar pemasangan, operating manuals, packing slips, dan dokumen impor
akan disegel dan secara hati-hati saat pengiriman.
6.4.2.5. PENGIRIMAN DAN RENCANA LALU-LINTAS

Section Pengiriman dan Lalu-lintas dan formalitas seluruh peralatan dan material dari
Vendor berdasarkan FOB / CIF sampai dengan Lapangan. Pengiriman dan
penyampaian lebih lanjut pekerjaan akan disubkontrakan sebagai paket jasa pekerjaan
Shipping yang diteruskan.
6.4.2.6. RENCANA PENGIRIMAN

Tim Pengadaan bertanggungjawab atas perencanaan dan pelaksanaan pengiriman
yang dilakukan oleh perusahaan jasa pengiriman (freight forwarding company)
berdasarkan data pengiriman material dan peralatan, titik pengiriman, catatan/saran
pengiriman, notifikasi/pemberitahuan kepada Enjinir. Material yang dikirimkan pada
saat diterima akan diinspeksi/diperiks dan akan diterbitkan sertifikat/notifikasi yang
dibuat oleh divisi QC.
6.4.2.7. DOKUMEN PENGIRIMAN

Dokumen Pengiriman terdiri dari sebagai berikut, namun tidak terbatas pada:
 Salinan dokumen un-priced atau priced purchase order yang telah disetujui,
 Asli dokumen Certificate of Origin yang diterbitkan oleh Kamar Dagang atau
Kementerian Perdagangan dan Industri negara asal,
 Asli dokumen Sertifikat Kesesuaian (Certificate of Conformity) yang diterbitkan oleh
supplier/vendor,
 Asli dokumen proforma/tagihan,
 Asli dokumen Surat Jaminan Supplier (supplier's warranty certificate),
 Asli dokumen Bill of Loading,
 Asli dokumen Packing List & Weighing List,
 Asli dokumen Ocean or Inland Marine Insurance Policy (jika ada),
 Salinan dokumen Factory Acceptance Test Certificate (FAT) dalam format yang
telah disetujui dan Mill Ceritificate (if any),
 Salinan dokumen Pemberitahuan lmpor Barang (“PIB”) dan Surat Persetujuan
Pengeluaran Barang (“SPBB”) untuk impor permanen dan Pemberitahuan Eskpor
Barang (“PEB”) untuk re-expor material sementara,
 Asli dokumen an original of the traceability sheet,
52

Document No. Rev.
Hal 53 dari 59
 Salinan dokumen Custom Clearance Certificate dan Bukti Pembayaran Pajak (Tax
Payment Receipt),
 Dokumen-dokumen lain yang dipergunakan dalam proses pengiriman.
6.4.2.8. CUSTOM CLEARANCE
 Pengurusan dokumen Custom Clearance akan menjadi tanggungjawab
KONTRAKTOR melalui Vendor atau perusahaan pengiriman (freight forwading
company) yang ditunjuk oleh KONTRAKTOR. Material-material yang dipesan akan
dikirimkan ke pelabuhan atau bandara di Jakarta
 KONTRAKTOR bertanggungjawab untuk memastikan perusahaan pengiriman
(freight forwarding company) melakukan pengurusan dokumen-dokumen yang
dipersyaratkan untuk pengurusan custom clearance sehingga dokumendokumen
tersebut dapat dikirimkan ke Lapngan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sebelum
tanggal estimasi kedatangan material.
6.4.4. RENCANA LOGISTIK

Tim Pengadaan KONTRAKTOR akan bertanggungjawab:
 Terhadap proses as loading/unloading dan tempat penyimpanan/warehouse/
stockyard material yang telah dikirimkan ke Lapangan.
 Untuk melakukan perencanaan, pengaturan dan melaksanakan kegiatan
penyimpanan material Proyek.
 Untuk melakukan pencatatan atas material-material dan barang-barang di dalam
Gudang KONTRAKTOR.
6.4.5. MATERIAL INSPECTION REPORT (MIR)

Material Inspection Report (MIR) berisikan informasi tentang inspeksi material yang
datang di workshop dan Lapangan. Laporan ini dibuat di workshop dan Lapangan
dalam pelaksanaan inspeksi material untuk mengontrol kedatangan material di
workshop dan Lapangan yang dipergunakan dalam pekerjaan konstruksi.
Segera setelah peralatan dan material dikrimkan ke workshop/Lapangan, laporan

penerimaan harus segera dilakukan oleh personil yang bertanggung jawab atas
kegiatan traceability dan terkait. Setelah pelaksanaan inspeksi material, personil
traceability akan membuat Material Receiving Report (“MRR”).
Jika terdapat kerugian, kerusakan ataupun cacat mutu yang ditemukan kemudian,
akan dibuatkan Shortage/Damage Report atau Non-Conformance Report dan
dilaporkan ke Site Manager.
Laporan ini akan diurutkan dan berisikan sebagai berikut:

 Inspection Notice No.:
 Location:
 Item No.:
 Material Description:
 Condition of Packing: Good ( ), Not Good ( ), Remark:
 Condition of Contents: Good ( ), Not good ( ), Remark:
 Quality of Contents: Good ( ), Not good ( ), Remark:
 Spare of Contents:
 Comments and Recommendations:
 Distribution of Report to:Material controlling, Project planning, production/ Site
management
Dalam hal tidak terdapat item ketidaksesuaian (non-conformance) pada material yang
diterima, material dimaksud harus diberikan penandaan atau label. Laporan
53

Document No. Rev.
Hal 54 dari 59
Ketidaksesuaian (Non-Conformance Report) menginfromasikan penyebab dan

rekomendasi tindakan perbaikan yang harus dilakukan oleh personil QA/QC/ inspektor.
Ketidaksesuaian yang bersifat minor memiliki kemungkinan untuk dapat diterima di

workshop/Lapangan. Untuk ketidaksesuaian yang bersifat major, material akan
dinyatakan tidak dapat diterima dan harus dikembalikan atau diperbaiki berdasarkan
prosedur perbaikan yang telah disetujui dan mendapatkan status “No Objection”.
Prosedur dan tahapan inspeksi material yang dipersyaratkan untuk dilakukan pada
saat pelaksanaan kegiatan perbaikan material
6.4.6. MATERIAL RECEIVING REPORT (MRR)

Setelah dilaksanakannya unloading material dan dipindahkan ke stockyard, seluruh
material berada pada pengawasan dan kontrol KONTRAKTOR. Inspeksi dan
pemeriksaan fisik. Akan dilakukanpada setiap dan seluruh material.
Penyimpanan material di dalam ruangan (indoor) dan diluar (outdoor) harus dilakukan
sesuai dengan persyaratan Project serta rekomendasi dari manufaktur (jika ada).
Material Receiving Report (MRR) harus disiapkan dan didistribusikan ke pihak-pihak
terkait. Dalam hal material yang diterima tidak sesuai dengan spesifikasi atau lebih
atau kurang atau diterima dalam keadaan rusak maka Overage, Shortage and Damage
Report (OSDR) akan diterbitkan.
6.4.7. MATERIAL STORAGE

Hal yang paling penting untuk dipertimbangkan dalam hal penanganan material adalah
dengan menjaga pencatatan persediaan barang-barang, pelabelan/penandaan
material dan melakukan pemeriksaan daftar material secara berkala. KONTRAKTOR
akan meminimalisir terjadinya penanganan ganda atas peralatan material dengan
menyiapkan rencana penyimpanan sebelumnya. Prosedur-prosedur terkait
penyimpanan material akan dibuat oleh KONTRAKTOR dalam durasi pelaksanaan
Pekerjaan.
6.4.8. MATERIAL
Material akan dikirimkan ke Lapangan kepada person in charge konstruksi
berdasarkan dokumen material yang diajukan yang menjelaskan secara rinci
kebutuhan dan jumlah material yang dibutuhkan untuk kebutuhan konstruksi di
Lapangan. Dokumen tersebut akan disimpan dengan baik untuk menghindari adanya
perhitungan ganda untuk material yang dibutuhkan.
6.4.9. KONTROL PENYIMPANAN MATERIAL

Material Balance List
6.4.10. KONTROL DOKUMENTASI PENGADAAN

Untuk mengontrol dan memonitor kemajuan pengadaan material, Manajer Pengadaan
akan mengatur dan melaksanakan rapat koordinasi mingguan dengan tim Purchasing,
Pengiriman dan percepatan, dan inspektor. Rapat ini akan mendiskusikan rencana
pekerjaan, kemajuan pekerjaan, masalah-masalah yang timbul selama pelaksanaan
Pekerjaan, bagaimana penyelesaian masalahnya dan rencana untuk periode
selanjutnya.
Laporan-laporan yang harus disampaikan kepada PENGGUNA PENGADAAN oleh

KONTRAKTOR:
 Procurement Status Report
 Shipping Status Report
 Expediting Status Report
54

Document No. Rev.
Hal 55 dari 59
 Material Inspection Report

 Material Receiving Report
6.4.11. FREE-ISSUE MATERIALS (FIM)

Material yang disediakan oleh PENGGUNA PENGADAAN kepada KONTRAKTOR
merupakan material yang tidak dikenakan biaya pembelian. KONTRAKTOR akan
menjaga dan memonitor seluruh Free-Issue Materials secara baik dan sesuai dengan
prosedur serta akan menggunakan Free-Issue Materials khusus untuk kontrak terkait.
Dalam hal terdapat kelebihan pengambilan Free-Issue Materials (surplus), material
tersebut akan dikembalikan ke gudang PENGGUNA PENGADAAN yang ditunjuk oleh
PENGGUNA PENGADAAN.
Jika terdapat Free-Issue Material yang rusak dikarenakan kesalahan prosedur atau
kelalaian KONTRAKTOR maka material tersebut akan diperbaiki oleh KONTRAKTOR
dengan menggunakan biaya dari KONTRAKTOR. Tanpa mengesampingkan hak-hak
PENGGUNA PENGADAAN, KONTRAKTOR akan melakukan pengembalian Free-
Issue Material yang tidak dipergunakan dalam Pekerjaan.
6.4.12. LAMPIRAN
 Lampiran 1 - Organization Chart of Procurement Team
 Lampiran 2 - Flow Chart of Procurement
 Lampiran 3 - Purchase Order Form
 Lampiran 4 - Procurement Status Report Form
55

Document No. Rev.
Hal 56 dari 59
Lampiran 1 - Organization Chart of Procurement Team
56

Document No. Rev.
Hal 57 dari 59
Lampiran 2 – Flow Chart of Procurement
57

Document No. Rev.
Hal 58 dari 59
Lampiran 3 - Purchase Order Form
58

Document No. Rev.
Hal 59 dari 59
Lampiran 4 - Procurement Status Report Form
59

Prosedur Manajemen Proyek

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Prosedur Manajemen Proyek

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

P PT. PERUSAHAAN GAS NEGARA, Tbk.

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

PENGGUNA PENGADAAN : PT PERUSAHAAN GAS NEGARA Tbk.

JUDUL PROYEK : PEKERJAAN PENYALURAN GAS KE CALON PELANGGAN

0 Issued for Construction 25/11/2021 SKR ANI ASR IRM

PRP APVD CHKD APVD

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

REVISI TANGGAL URAIAN

0 25/11/2021 Issued for Construction

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

TAHAPAN REVISI .................................................................................................................................. 2

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

3.4 KODE REVISI ............................................................................................................................. 24

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

6.4 STRUKTUR ORGANISASI DAN TANGGUNG JAWAB PENGADAAN................................... 49

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

1.1 LATAR BELAKANG

Masing – masing bab akan menjelaskan tujuan.

Masing – masing bab akan menjelaskan definisi.

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

PENGGUNA PENGADAAN PT Perusahaan Gas Negara, Tbk.

KONTRAKTOR PT PGAS Solution

SUBKONTRAKTOR Pihak lain yang melakukan sebagian pekerjaan desain,

KORESPONDENSI Dokumen yang diterbitkan untuk media komunikasi antara

Originator Pihak yang bertanggung jawab atas dokumen tersebut.

Penerima Pihak yang menerima dokumen, mempunyai kantor yang

Pengirim Pihak yang mengirim dokumen, kantor terkait, atau pihak

Supplier/Vendor Pihak lain yang melakukan sebagian pekerjaan desain,

2.3 SINGKATAN KATA

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

a. Master Document Register

2.5 ORGANISASI & TANGGUNG JAWAB

Project Manager KONTRAKTOR yang ditunjuk bertanggung jawab untuk

Document Controller Bertanggung jawab menerbitkan, menerima, memperbarui,

2.6 TIPE KORESPONDENSI DOKUMENTASI

2.6.1. Korespondensi menggunakan Surat

Format Surat Sebagaimana dalam Lampiran 1.

2.6.2. Korespondensi menggunakan Notulen Rapat

Format Notulen Rapat sebagaimana dalam Lampiran 2.

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

2.6.3. Korespondensi menggunakan Technical Query

2.6.4. Korespondensi menggunakan Contractor’s Notice

Format Contractor’s Notice sebagaimana dalam Lampiran 3.

2.6.5. Korespondensi menggunakan Field Change Notice

2.6.6. Korespondensi menggunakan Non-Conformance Report

2.6.7. Korespondensi menggunakan Concession Request

2.6.8. Korespondensi menggunakan Records of Event (Korespondensi melalui Berita

2.6.9. Korespondensi menggunakan Facsimile (Korespondensi melalui Faksimili)

2.6.10. Dokumen Transmittal

Seluruh transmittal harus terindikasi tanggal pengiriman ke pihak lain. Fotokopi/salinan

2.7 KETENTUAN RAPAT

a. KONTRAKTOR bertanggung jawab untuk mengatur dan menghadiri rapat dengan

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

c. Notulen Rapat dilengkapi dengan daftar hadir

2.8 IDENTIFIKASI DOKUMEN KORESPONDENSI

2.8.1. Identifikasi Komponen

2.8.2. Nomor Koresponden

2.1.1.2. Nomor Notulen Rapat

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

2.1.1.3. Nomor Transmittal

XX.XXX - XXXX - XXX

PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK

2.1.1.4. Contractor’s Notice

2.9 PENOMORAN DOKUMEN (SECTION PART SEQUENTIAL NUMBER)

Agenda of Meeting: Sheets No. : Page of