BCP (Business Continuity Planning)

ICT Diklat
 Definisi Dan Tujuan
BCP adalah proses otomatis ataupun manual yang dirancang untuk mengurangi
ancaman terhadap fungsi-fungsi penting organisasi, sehingga menjamin kontinuitas
layanan bagi operasi yang penting. Perencanaan keberlangsungan bisnis dibuat untuk
mencegah tertundanya aktivitas bisnis normal.

Tujuan dari BCP adalah :

1. Untuk meminimalisir efek dari kejadian atau bencana tersebut dalam sebuah
perusahaan atau organisasi.
2. Sebagai Pelayanan kepada pasien agar tetap berjalan untuk mendukung
keberlanjutan bisnis di RS Hermina.
3. Sebagai proses pencatatan lama waktu proses bisnis dapat berhenti sebelum
terjadi resiko atau kerugian selama proses pelayanan kesehatan rumah sakit tidak
berjalan.
Komparasi SIMRS

SIMRS VB SIMRS HINAI

Billing Biling, E-MR, E-Askep, LIS, PAC’s

CPOE (Resep) CPOE (Resep, Laboratorium, Radiologi)

Kasir (Melakukan penginputan pelayanan) Kasir (menerima hasil penginputan

pelayanan dari dokter, perawat)
Arsitektur SIMRS VB
Arsitektur SIMRS HINAI
PROSES PELAKSANAAN BCP

Tata cara Pelaksanaan BCP pada pelayanan pasien:

1) RS Hermina Setempat harus menyiapkan ketersediaan penggunaan formulir bilamana
terjadi kemungkinan terburuk sistem down dalam rentang waktu 24 jam, untuk
meminimalisir kegiatan operasional proses bisnis yang terhenti pada pelayanan pasien.
2) User pada unit-unit terkait menjalankan alur kegiatan pelayanan pasien dan
menggunakan data master serta formulir formulir pendukung proses kegiatan
pelayanan pasien.
3) Staff IT Support yang dibantu oleh user melaksanakan penyiapan formulir formulir
pendukung proses kegiatan pelayanan kepada pasien seperti bukti transaksi poliklinik,
bukti transaksi farmasi, bukti transaksi penunjang medis (radiologi, laboratorium) dan
lain lain ditempatkan di masing masing unit.
Business Continuity Planning
(Pelayanan Pasien & Dokumentasi Medis)
Pendaftaran/ Admission :
Penyiapan :
● Akan menyiapkan berkas sbb :
○ Database Pasien Baru Registrasi (Kode BRM : RM 01.17.003)
○ Daftar DPJP RM 04.13.001
○ Label Identitas Pasien & Barcode (Keterangan Formulir Print)
○ Kartu Berobat Pasien (Untuk Kontrol) (Keterangan Formulir Print, diPegang Pasien)
● Formulir Pasien Baru disiapkan sebanyak rata-rata jumlah pasien baru
● Formulir Bukti transaksi disiapkan sebanyak rata-rata jumlah pasien RWJ yang datang ke Rumah Sakit
● Formulir Daftar Pasien Per-Dokter disiapkan sebanyak jumlah dokter yang melakukan praktek di Rumah Sakit
● Berkas tersebut disimpan didalam box kardus dengan tulisan “BCP”
Kegiatan Pelayanan:
● Petugas Pendaftaran akan melakukan download file spreadsheet dari FTP lokal di Rumah Sakit di masing-masing
komputer pendaftaran, file yang di download sbb:
○ Master Pasien
○ Master Dokter
○ Jadwal Dokter
● Membuka ketiga file spreadsheet tersebut di masing masing komputer pendaftaran
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardu BCP
Pendaftaran/ Admission :
● Menyiapkan Formulir Daftar Pasien per Dokter dan mengisi nama dokter sesuai dengan banyaknya
dokter yang praktek pada saat itu, petugas dapat melihat daftar pada file spreadsheet Jadwal
Dokter.
● Ketika melayani pasien :
○ Pasien diinformasikan bahwa Sistem antrian berdasarkan appointment tidak berlaku
dikarenakan adanya gangguan Sistem informasi
○ Jika pasien baru diberikan formulir Pasien Baru, selanjutnya
○ Dan berlaku untuk pasien lama, petugas akan menuliskan nama pasien di bukti transaksi
beserta nama dokter yang dituju. Apabila pasien lama tidak ingat nomor rekam medisnya
petugas bisa melakukan pencarian pada file spreadsheet master pasien, sebelum menuliskan
di formulir bukti transaksi
○ Kemudian petugas menulis nama pasien beserta identitas tanggal lahir dan rekam medis di
formulir Daftar pasien per Dokter sesuai dokter yang dituju
○ Petugas juga dapat melayani pertanyaan pasien terkait jadwal dokter dengan melihat dan
mencari di file spreadsheet Jadwal Dokter
● Selanjutnya petugas akan mengarahkan pasien ke Poliklinik/ Dokter yang dituju
Poliklinik
Penyiapan :
1. Akan menyiapkan berkas sbb :
a. Assesmen RWJ (satuan lembar)
b. Assesmen Gadar (satuan lembar)
c. Form Pemeriksaan Radiologi (satuan lembar)
d. Form Rujukan Pemeriksaan Pasien (satuan lembar)
e. Form CPPT (satuan lembar)
f. Form Konsultasi (satuan lembar)
g. Form Assesmen (satuan lembar)
2. Formulir Resep, Formulir Laboratorium, Formulir Radiologi disiapkan sebanyak rata-rata jumlah dokter praktek di
Rumah Sakit.
Kegiatan Pelayanan :
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardus BCP
● Perawat akan melakukan distribusi formulir resep, formulir Permintaan Radiologi, Formulir permintaan Laboratorium
ke ruangan-ruangan dokter. Formulir formulir tersebut apabila Sistem informasi sudah berjalan kembali akan
dikembalikan ke dalam box kardus BCP.
● Ketika menerima pasien di Ns :
○ Menerima pasien sambil meminta bukti transaksi dan melihat no urut pasien
○ Melakukan Timbang Tensi & Mencatat pasien di buku PN
● Mempersilahkan pasien untuk menunggu, sampai di dipanggil dokter
Ruangan Dokter
Penyiapan :
● Dokter akan menerima semua berkas yang dibutuhkan dari perawat dalam rangka kegiatan BCP.
● Mendapat informasi dari perawat tentang urutan kegiatan yang dilaksanakan dan penggunaan
berkas berkas yang diberikan.

Kegiatan Pelayanan :
● Dokter memberikan pemeriksaan dan konsultasi kepada pasien
● Dokter memberikan rujukan/ permintaan resep, permintaan laboratorium atau permintaan radiologi.
● Jika ada tindakan dan lain-lain, menggunakan formulir sesuai kebutuhan (formulir medis contoh
resume medis, rujukan dll)
● Dokter menulis tindakan selain konsultasi di formulir bukti transaksi,
● Dokter dapat memberikan discount atas pelayanan konsultasi yang diberikan dan di tulis di
formulir bukti transaksi.
● Perawat akan melakukan pencatatan pengeluaran BMHP di formulir pengeluaran barang habis
pakai.
● Dokter/ Perawat memberikan formulir penunjang/ resep dan bukti transaksi tersebut kepada pasien
dan pasien diarahkan ke instalasi
FARMASI
Penyiapan:
● Akan menyiapkan berkas sbb :
○ Formulir Bukti Transaksi Apotik (satuan lembar)
● Formulir Bukti Transaksi Apotik disiapkan sebanyak rata-rata jumlah resep diberikan di Rumah Sakit
● Berkas tersebut disimpan di dalam box kardus dengan tulisan “BCP”

Kegiatan Pelayanan:
● Petugas Farmasi akan melakukan download file spreadsheet dari FTP lokal di Rumah Sakit dari
masing-masing komputer Farmasi, file yang di download sbb:
○ Master Data Obat
● Membuka master data obat file spreadsheet tersebut di masing masing komputer farmasi
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardus “BCP”
● Ketika melayani pasien :
○ Pasien diminta untuk menyerahkan resep
○ Berdasarkan resep tersebut petugas farmasi akan melakukan pencarian pada file master data
obat di komputer untuk mengetahui harga jual dari obat tersebut.
○ Petugas farmasi akan menulis nama obat, jumlah , harga dan total harga dari resep tersebut
pada formulir bukti transaksi apotik.
○ Petugas farmasi memberikan bukti transaksi apotik kepada pasien dan mengarahkan pasien ke
kasir untuk melakukan pembayaran.
○ Petugas farmasi melakukan penyiapan obat berdasarkan resep.
LABORATORIUM
Laboratorium
Penyiapan:
● Akan menyiapkan berkas sbb :
○ Formulir Bukti Transaksi Laboratorium (satuan lembar)
○ Buku Tarif
● Formulir Bukti Transaksi Laboratorium disiapkan sebanyak rata-rata jumlah permintaan
laboratorium diberikan di Rumah Sakit
● Berkas tersebut disimpan di dalam box kardus dengan tulisan “BCP”

Kegiatan Pelayanan:
● Petugas Laboratorium akan melakukan download file spreadsheet dari FTP lokal di Rumah Sakit
dari masing-masing komputer Laboratorium, file yang di download sbb:
○ Master Data Pemeriksaan Lab
○ Master Data Nilai Normal
● Membuka master data pemeriksaan laboratorium file spreadsheet tersebut di masing masing
komputer Laboratorium/ Buku Tarif.
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardus “BCP”
LABORATORIUM
● Ketika melayani pasien :
○ Pasien diminta untuk menyerahkan formulir permintaan laboratorium
○ Berdasarkan permintaan laboratorium tersebut petugas laboratorium akan melakukan
pencarian pada file master data pemeriksaan di komputer/ buku tarif untuk mengetahui tarif
dari pemeriksaan tersebut.
○ Petugas laboratorium akan menulis nama pemeriksaan, tarif pemeriksaan dan total harga dari
permintaan laboratorium tersebut pada formulir bukti transaksi Laboratorium.
○ Petugas laboratorium memberikan bukti transaksi laboratorium kepada pasien dan
mengarahkan pasien ke kasir untuk melakukan pembayaran.
○ Setelah pasien melakukan pembayaran, petugas melakukan pengambilan sampel dilanjutkan
pemeriksaan.
○ Petugas farmasi melakukan penyiapan obat berdasarkan resep.
RADIOLOGI
Radiologi
Penyiapan:
● Akan menyiapkan berkas sbb :
○ Formulir Bukti Transaksi Radiologi (satuan lembar)
○ Buku Tarif
● Formulir Bukti Transaksi Radiologi disiapkan sebanyak rata-rata jumlah permintaan
Radiologi diberikan di Rumah Sakit
● Berkas tersebut disimpan di dalam box kardus dengan tulisan “BCP”

Kegiatan Pelayanan:
● Petugas Radiologi akan melakukan download file spreadsheet dari FTP lokal di Rumah
Sakit dari masing-masing komputer Radiologi, file yang di download sbb:
○ Master Data Pemeriksaan Radiologi
● Membuka master data Pemeriksan Radiologi file spreadsheet tersebut di masing
masing komputer Radiologi / Buku tarif.
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardus “BCP”
RADIOLOGI
● Ketika melayani pasien :
○ Pasien diminta untuk menyerahkan formulir permintaan Radiologi
○ Berdasarkan permintaan Radiologi tersebut petugas radiologi akan melakukan
pencarian pada file master data pemeriksaan di komputer/ Buku Tarif untuk
mengetahui tarif dari pemeriksaan tersebut.
○ Petugas radiologi akan menulis nama pemeriksaan, tarif pemeriksaan dan total harga
dari permintaan radiologi tersebut pada formulir bukti transaksi radiologi.
○ Petugas radiologi memberikan bukti transaksi radiologi kepada pasien dan
mengarahkan pasien ke kasir untuk melakukan pembayaran.
○ Setelah pasien melakukan pembayaran, petugas melakukan pengambilan foto rontgen.
FISIOTERAPI
Penyiapan:
● Akan menyiapkan berkas sbb :
○ Formulir Bukti Transaksi Fisioterapi (satuan lembar)
○ Buku Tarif
● Formulir Bukti Transaksi Fisioterapi disiapkan sebanyak rata-rata jumlah permintaan
Fisioterapi per hari di Rumah Sakit
● Berkas tersebut disimpan di dalam box kardus dengan tulisan “BCP”

Kegiatan Pelayanan:
● Petugas fisioterapi akan melakukan download file spreadsheet dari FTP lokal di Rumah
Sakit dari masing-masing komputer fisioterapi, file yang di download sbb:
○ Master Data Pemeriksaan Fisioterapi
● Membuka master data Pemeriksan Fisioterapi file spreadsheet tersebut di masing masing
komputer Fisioterapi / Buku Tarif.
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardus “BCP”
FISIOTERAPI
● Ketika melayani pasien :
○ Pasien diminta untuk menyerahkan formulir rujukan fisioterapi
○ Berdasarkan rujukan fisioterapi tersebut petugas fisioterapi akan melakukan pencarian pada
file master data pemeriksaan di komputer/ Buku Tarif untuk mengetahui tarif dari
pemeriksaan tersebut.
○ Petugas fisioterapi akan menulis nama pemeriksaan, tarif pemeriksaan dan total harga dari
rujukan fisioterapi tersebut pada formulir bukti transaksi fisioterapi.
○ Petugas fisioterapi memberikan bukti transaksi fisioterapi kepada pasien dan mengarahkan
pasien ke kasir untuk melakukan pembayaran.
○ Setelah pasien melakukan pembayaran, petugas melakukan terapi pada pasien.
○ Apabila pasien tersebut merupakan pasien lanjutan petugas dapat langsung melakukan
terapi.
NS/ OK/ VK
Penyiapan :
1. Akan menyiapkan berkas sbb :
a. Formulir Resep (satuan buku/bendel)
b. Formulir Permintaan Laboratorium (satuan buku/bendel)
c. Formulir Permintaan Radiologi (satuan buku/bendel)
d. Formulir visit/ HD dokter
e. Form Rujukan Pemeriksaan Pasien
f. CPPT
g. Formulir Barang
2. Formulir Resep, Formulir Laboratorium, Formulir Radiologi disiapkan sebanyak satu bendel di masing
masing NS
3. Berkas tersebut disimpan di dalam box kardus dengan tulisan “BCP”
Kegiatan Pelayanan :
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardus BCP
● Dokter memberikan rujukan/ permintaan resep, permintaan laboratorium atau permintaan radiologi.
● Jika ada tindakan dan lain-lain, menggunakan formulir sesuai kebutuhan (formulir medis contoh resume
medis, rujukan dll)
● Dokter menulis tindakan selain konsultasi di formulir bukti di formulir Visit/ HD dokter
● Perawat akan melakukan pencatatan pengeluaran BMHP di formulir pengeluaran barang habis pakai.
KASIR
Penyiapan:
● Akan menyiapkan berkas sbb :
○ Formulir Kwitansi (satuan lembar)
○ Buku Tarif
● Formulir Bukti Kwitansi disiapkan sebanyak rata-rata jumlah kunjungan pasien per hari di Rumah Sakit
● Berkas tersebut disimpan di dalam box kardus dengan tulisan “BCP”

Kegiatan Pelayanan:
● Petugas kasir akan melakukan download file spreadsheet dari FTP lokal di Rumah Sakit dari masing-masing
komputer fisioterapi, file yang di download sbb:
○ Master Data Service
● Membuka master data service file spreadsheet tersebut di masing masing komputer Kasir.
● Menyiapkan berkas berkas dari box kardus “BCP”
● Ketika melayani pasien :
○ Pasien diminta untuk menyerahkan formulir bukti transaksi dan formulir bukti transaksi dari apotik dan
penunjang medis lain jika ada.
○ Berdasarkan formulir bukti transaksi dokter petugas kasir akan melakukan pencarian pada file master data
service di komputer untuk mengetahui tarif dari catatan dokter tersebut.
● Petugas kasir akan menulis nama pemeriksaan, tarif pemeriksaan dan total pada formulir kwitansi.
Adm RWI
Penyiapan :
● Setiap hari petugas Administrasi RWI (Penata rekening) melakukan pencetakan/ export laporan
total transaksi pasien yang masih dirawat

Kegiatan Pelayanan :
● Apabila pasien akan pulang petugas administrasi RWI akan merujuk nilai total transaksi terakhir
untuk diinformasikan kepada pasien. Transaksi tersebut merupakan transaksi sementara yang
memungkinkan berkurang ataupun bertambah.
● Petugas administrasi RWI akan membuat surat pernyataan kepada pasien terkait dengan informasi
diatas, dan menyatakan bahwa pasien akan membayar bila ada tambahan biaya. Surat tersebut
ditanda tangani oleh pasien dan petugas administrasi rwi diatas materai.
● Menginformasikan pasien apabila kwitansi sudah siap, dan dapat diambil.
TERIMA KASIH