PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO/UMCC/LF/001 01 1 dari 3

Ditetapkan

STANDAR
Tanggal Terbit
PROSEDUR
15 Agustus 2021
OPERASIONAL
dr. Tirtamuliya Juandy
Direktur Rumah Sakit
Suatu kegiatan pengadaan perbekalan farmasi (sediaan farmasi, alat kesehatan,
Pengertian
bahan medis habis pakai) di RS Unimedika.
Tujuan Menetapkan prosedur pengadaan perbekalan farmasi di RS Unimedika
SK Direktur nomor: …/SK-DIR/UMCC/VIII/2021 tentang Kebijakan
Kebijakan
Pelayanan Depertemen Logistik Farmasi Di Rumah Sakit
Prosedur 1. Kepala Instalasi Farmasi RS. Unimedika melakukan perencanaan per-
bekalan farmasi dengan mempertimbangkan:
 Formularium RS Unimedika
 Data pemakaian obat rumah sakit
 Sisa persediaan obat melalui stok minimum dan maksimum
 Anggaran yang tersedia
 Penetapan prioritas dan rencana pengembangan rumah sakit
 Waktu tunggu pemesanan
 Pola dan siklus penyakit
2. Pengadaan perbekalan farmasi di RS Unimedika dapat melalui proses:
Donasi dari Vendor
 Vendor mengirimkan memo internal minimal 2 (dua) kali setahun
oleh bagian logistic farmasi yang berisi tentang produk kerja sama
tahunan dengan pabrik farmasi yang dilanjutkan dengan pengiri-
man obat donasi dalam kemasan terkecil
 Obat donasi tersebut tidak akan dipesan kembali jika Instalasi Far-
masi belum menerima permintaan penyediaannya dari minimal 3
(tiga) dokter
 Pada hari pemesanan ke Departemen logistic farmasi, obat donasi
secara otomatis akan keluar pada program saran order dan
dipesankan bersamaan dengan perbekalan farmasi lainnya.
Pengadaan perbekalan farmasi ke distributor
 Staf gudang farmasi melakukan pemesanan ke bagian procurement
dengan membuat AJU melalui SIM RS berdasarkan data stok mini-
mal dan maksimal, buffer stock dan/atau permintaan (defecta) dari
unit lain, dan data penjualan dari Instalasi farmasi kecuali untuk obat
baru harus melalui evaluasi oleh KFT yang kemudian diserahkan ke
bagian procurement farmasi
 PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO/UMCC/LF/001 01 2 dari 3

 Dalam proses Pengadaan perbekalan farmasi perlu diperhatikan hal-

hal sebagai berikut ini :
 Bahan baku obat harus disertai sertifikat analisa (Certificate of
Analysis)
 Bahan berbahaya dan beracun (B3) harus disertai dengan Material
Safety Data Sheet (MSDS)
 Sediaan farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai harus
memiliki nomor izin edar
 Masa kadaluarsa minimal 2 (dua) tahun kecuali untuk sediaan far-
masi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai tertentu (vaksin,
reagen dan lain-lain) atau pada kondisi tertentu yang disetujui oleh
pimpinan RS. Unimedika
 Dalam hal Pengadaan perbekalan farmasi yang dipesan terjadi
kekosongan, maka staf procurement menginformasikan kepada staf
gudang farmasi mengenai alasan kekosongan barang sehingga dapat
dipertimbangkan penggantian perbekalan farmasi sejenis dengan
merk dagang yang berbeda dan tersedia dalam stok RS. Unimedika
 Staf gudang kemudian meneruskan informasi alasan kekosongan
barang kepada staf farmasi di pelayanan rawat inap maupun rawat
jalan serta penggantian barang
 Pengadaan obat yang termasuk Narkotika, Psikotropika, Prekursor
dan Obat-Obat Tertentu di Rs Unimedika harus berasal dari Pedagang
Besar Farmasi yang memiliki izin khusus
 Pengadaan obat Narkotika menggunakan Surat Pesanan Narkotika
dengan ketentuan :
 Surat pesanan narkotika hanya dapat digunakan untuk 1 (satu) je-
nis Narkotika
 Surat pesanan narkotika dibuat sekurang-kurangnya rangkap 4
(empat) dimana 3 (tiga) lembar surat pesanan diserahkan kepada
distribuitor dan 1 (satu) lembar sebagai arsip
 Pengadaan obat Psikotropika menggunakan Surat Pesanan
Psikotropika -dengan ketentuan :
 Surat pesanan psikotropika dapat digunakan untuk 1 (satu) je-
nis/beberapa jenis psikotropika
 Surat pesanan psikotropika dibuat sekurang-kurangnya
rangkap 3 (tiga) dimana 2 (dua) lembar surat pesanan diser-
ahkan kepada distribuitor dan 1 (satu) lembar sebagai arsip
 Pengadaan obat Prekursor dan Obat-Obat Tertentu Farmasi
menggunakan Surat Pesanan Prekursor Farmasi dengan keten-
tuan surat pesanan prekursor Farmasi dapat digunakan untuk
 PENGADAAN PERBEKALAN FARMASI

No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO/UMCC/LF/001 01 3 dari 3

beberapa jenis precursor dan Obat-Obat Tertentu Farmasi

 Surat pesanan Narkotika, Psikotropika, Prekursor Farmasi atau
obat-obat Tertentu tidak dapat digabung dengan surat pesanan
obat lainnya
 Surat pesanan Narkotika, Psikotropika, Prekursor Farmasi atau
obat-obat Tertentu harus memiliki kelengkapan sebagai
berikut:
 Mencantumkan nama, tanda tangan, nomor SIPA Kepala
Departemen Farmasi
 Mencantumkan nama, alamat, dan nomor izin rumah sakit
 Mencantumkan nama fasilitas distributor pemasok beserta
alamat lengkap
 Mencantumkan nama, bentuk dan kekuatan sediaan, jum-
lah (dalam bentuk angka dan huruf) dan isi kemasan dari
obat yang dipesan
 Mencantumkan nomor urut, nama kota dan tanggal den-
gan penulisan yang jelas serta cap rumah sakit
Pengadaan perbekalan farmasi ke apotik rekanan
 petugas farmasi memberikan struk tersebut kepada petugas Gudang
farmasi agar stok segera dimasukkan ke SIM RS
 Petugas Gudang farmasi yang menginput struk/kwitansi memeriksa
harga jual perbekalan farmasi yang diinput untuk memastikan
bahwa profit yang ditetapkan sudah sesuai, kemudian menginfor-
masikan kepada petugas farmasi yang memesan perbekalan farmasi
agar dapat dibiayakan kepada pasien
 Setiap bulan dilaksanakan evaluasi pembelian ke apotek rekanan
untuk mengetahui perbekalan farmasi yang sering diadakan melalui
apotek rekanan untuk diusulkan agar dapat diadakan melalui Unit
Logistik dan selanjutnya diajukan pada rapat untuk diajukan seba-
gai penambahan obat Formularium jika Perbekalan Farmasi yang
dimaksud adalah Obat
5. Dokumen / Fasilitas dan Peralatan
o Formularium RS Unimedika
o AJU
o Surat Pesanan Narkotika
o Surat Pesanan Psikotropika
o Surat Pesanan Prekursor Farmasi
o Surat Pesanan Obat-obat Tertentu
Unit Terkait Purchasing