KOLEJ VOKASIONAL PORT DICKSON

KERTAS PENERANGAN 3

KOD DAN NAMA

KURSUS
ASAS PENGURUSAN (UPM 2112)

SEMESTER 2

3.0 PENGORGANISASIAN
NO DAN TAJUK

Pengorganisasian [C3]

3.1 Mentakrifkan pengorganisasian

3.2 Menerangkan kepentingan pengorganisasian

STANDARD 3.3 Mengenalpasti ciri-ciri organisasi
PEMBELAJARAN
3.4 Menghuraikan proses pengorganisasian

3.5 Menjelaskan struktur organisasi

3.6 Mengenal pasti hierarki organisasi

TUJUAN
Menerangkan asas-asas pengurusan secara bertulis

NAMA PELAJAR

PROGRAM DIPLOMA PENGURUSAN PELANCONGAN

NO. KAD
PENGENALAN

TARIKH

1
3.0 PENGORGANISASIAN 3.1 DEFINISI PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan proses penyusunan dan penyelarasan yang melibatkan

pengagihan sumber dan tugas dalam organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

Selain itu, pengorganisasian dikaitkan dengan perkara yang berikut:

• Pembentukan struktur organisasi

• Pengagihan tugas

• Pengkhususan kerja

• Pembentukan peraturan

• Tatacara dan dasar

• Proses membuat keputusan

3.2 KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN

Mengagihkan
sumber dengan
cekap

Membentuk Membolehkan
struktur penyelarasan
organisasi antara bahagian

Kepentingan
pengorganisasian

Mewujudkan Menetapkan
rantaian arahan bidang tugas

Rajah 1: Kepentingan pengorganisasian

1) Mengagihkan sumber dengan cekap

• Sumber organisasi boleh diagihkan mengikut jumlah atau tahap keperluan

setiap bahagianatau unit dalam organisasi.

2
 • Pengagihan sumber mengikut keperluan secara sistematik akan dapat

membantu organisasi mengelakkan berlaku masalah pembaziran.

2) Membolehkan penyelarasan antara bahagian

• Penyelarasan antara bahagian adalah sangat penting bagi menyatukan

aktivitiaktiviti tertentu agar selari dengan matlamat organisasi secara

keseluruhan.

• Tindakan ini membolehkan aktiviti-aktiviti organisasi berjalan lancar tanpa

gangguan.

3) Menetapkan bidang tugas

• Tugas merupakan tanggungjawab yang diberikan kepada seorang

pekerja.

• Setiap tanggungjawab perlu dilaksanakan dengan sebaik mungkin oleh

pekerja mengikut bidang masing-masing.

• Oleh itu, pengorganisasian membolehkan seorang pekerja mengetahui

tugas yang perlu dilakukan dan melakukan tugas tersebut dengan sedaya

upaya bagi mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh organisasi.

4) Mewujudkan rantaian arahan

• Proses pengorganisasian membolehkan bahagian atau bidang kerja

tertentu diwujuakn dan seorang ketua akan dilantik untuk mengendalikan

bahagian atau bidang tugas tersebut bagi memastikan objektif yang

ditetapkan tercapai.

• Melalui pengorganisasian, seseorang ketua dapat bekerja bersama-sama

pekerjanya untuk menjayakan aktiviti yang telah dirancang.

• Setiap ketua bertanggungjawab untuk memberi arahan kepada pekerja.

5) Membentuk struktur organisasi

• Struktur organisasi dapat menghuraikan kedudukan setiap individu dalam

3
 organisasi dengan jelas.

• Struktur organisasi boleh dijadikan panduan untuk membentuk sistem

komunikasi yang berkesan dan proses membuat keputusan.

3.3 CIRI-CIRI ORGANISASI

• Formaliti - adalah ciri utama organisasi sosial yang merujuk kepada kewujudan

formulasi bertulis dan bukan peraturan-peraturan, peruntukan, prosedur, dasar,

objektif, strategi, dan sebagainya.

• Hierarki - adalah ciri organisasi yang menunjukkan adanya corak kuasa yang

bermaksud bahawa ada orang-orang tertentu yang mempunyai kedudukan dan

kuasa yang lebih tinggi daripada anggota organisasi yang biasa.

• Saiz - dalam kes ini dalam organisasi sosial umum mempunyai banyak ahli

sehingga perhubungan sosial antara anggota tidak secara impersonal

(impersonal), gejala ini

biasanya dikenal sebagai fenomena "birokrasi".

• Tempoh / durasi - menunjukkan bahawa kewujudan organisasi lebih panjang

daripada keanggotaan orang dalam organisasi.

4
3.4 PROSES PENGORGANISASIAN

Penentuan objektif

Pengenalpastian
aktiviti

Pengelasan aktiviti

Pengelompokan
aktiviti

Pengagihan tugas,
autoriti dan
tanggungjawab

Rajah 2: Proses pengorganisasian

1) Penentuan objektif

• Pada peringkat ini, pengurus dikehendaki mengenal pasti matlamat

organisasi dan objektif setiap unit atau bahagian dalam organisasi dalam

jangka masa pendek dan panjang.

• Matlamat dan objektif ditetapkan berdasarkan kemampuan dan kebolehan

organisasi, bahagian atau unit untuk mencapai matlamat atau objektif

tersebut.

5
2) Pengenalpastian aktiviti

• Pengurus akan mengenal pasti secara khusus aktiviti-aktiviti yang terlibat

dalam usaha mencapai matlamat yang ditetapkan.

• Hal ini termasuk menyenaraikan dan membahagikan aktiviti kepada aktiviti

utama dan sampingan.

3) Pengelasan aktiviti

• Pengelasan aktiviti merujuk kepada kerja menyusun tugas mengikut

kemahiran dan kecekapan pekerja atau kriteria tertentu.

• Dalam sesebuah organisasi, terdapat pelbagai aktiviti perlu dijalankan

untuk mencapai objektif tertentu dan pelbagai kemahiran perlu dimiliki

pekerja untuk

melaksanakan aktiviti tersebut.

4) Pengelompokan aktiviti

• Pengelompokan aktiviti merujuk proses mengumpulkan tugas-tugas yang

berkaitan dalam kategori atau kumpulan tertentu.

• Contoh, aktiviti yang sepadan dari segi fungsi akan dikelompokan untuk

membentu satu kumpulan kerja formal.

5) Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab

• Pada peringkat ini, pengurusan atasan akan mengagihkan tugas kepada

ketua jabatan dan memberi penerangan tentang sasaran yang perlu

dicapai oleh setiap jabatan.

• Ketua setiap jabatan pula akan mengagihkan tugas kepada pekerja

mereka

mengikut kemahiran yang dimiliki setiap pekerja.

• Pengagihan autoriti merupakan pemberian hak pembuatan keputusan

kepada pekerja yang menerima sesuatu tugas.

• Tanggungjawab pula merupakan suatu kewajipan yang ditanggung oleh

pekerja dalam melaksanakan sesuatu tugas dengan berkesan.

6
3.4.1 MANUAL ORGANISASI

• Merupakan satu dokumen formal yang mengandungi maklumat penting

mengenai sesebuah organisasi yang meliputi fail meja, manual prosedur kerja

dan prosedur

kualiti.

• Maklumat penting yang terdapat dalam manual organisasi ialah:

i. Latar belakang organisasi ii. Carta

organisasi iii. Misi dan objektif perniagaan iv.

Dasar, tatacara dan peraturan dalaman

perniagaan

v. Jenis perniagaanyang dijalankan vi. Aspek-aspek penting yang berkaitan

dengan pengurusan sumber manusia seperti ganjaran dan faedah.

A. FAIL MEJA

• Merupakan satu dokumen rasmi penting bagi seseorang yang

menyandang satu jawatan berteraskan individu di pejabat dalam

sesebuah organisasi.

• Fail meja digunakan sebagai alat pengurusan yang dijadikan sebagai garis

panduan dalam membuat sesuatu keputusan dan tindakan kepada

pemegang jawatan atau individu supaya dapat meningkatkan tahap

kecekapan dan

produktiviti pekerja dalam organisasi.

• Kandungan fail meja:

i. Senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu ii. Rangkaian

prosedur kerja dan senarai semak setiap keputusan dan

tindakan iii. Senarai peruntukan kuasa dan undang-undang

sebagai sumber kuasa dalam membuat keputusan dan tindakan

7
 iv. Objektif jabatan, bahagian dan unit yang melibatkan

tanggungjawab seorang pekerja

v. Carta organisasi yang menunjukkan kedudukan seseorang

penjawat di dalam bahagian dan unit vi. Prosedur kerja dan

aliran kerja seseorang individu

B. MANUAL PROSEDUR KERJA

• Merupakan satu dokumen rasmi yang menjadi rujukan di peringkat

jabatan.

• Konsep manual prosedur kerja meliputi aspek berikut:

i. Satu kenyataan harapan jabatan ii.

Menyatakan hala tuju yang jelas iii.

Menentukan fungsi jabatan dengan

jelas iv. Pembahagian tugas bahagian

dan unit

v. Rangkaian prosedur tanggungjawan bagi setiap pegawai dan staf

• Tujuan manual prosedur kerja ialah untuk meningkatkan keberkesanan

dan kecekapan di peringkat jabatan.

• Kandungan manual prosedur kerja:

i. Sejarah dan rasional penubuhan sesuatu pejabat /

jabatan ii. Matlamat dan objektif iii. Fungsi utama

jabatan iv. Prosedur kerja dan aktiviti jabatan

v. Senarai pegawai / staf bertanggungjawab melaksanakan

prosedur

kerja vi. Carta jabatan vii. Senarai borang yang

digunakan dalam prosedur kerja

viii. Carta aliran kerja-kerja utama

8
C. PROSEDUR KUALITI

• Merujuk kepada satu dokumen yang mengandungi maklumat berkaitan

dengan prosedur yang perlu dipatuhi untuk menepati dengan standard

yang dilaksanakan dalam sistem kualiti.

• Tujuannya ialah:

i. Mengawal ii. Mengenal

iii. Menyimpan iv. Menjaga

v. Mendapat semula

vi. Melupuskan rekod kualiti

• Skop prosedur kualiti merangkumi dalam satu bahagian atau jabatan yang

menjalankan fungsi yang telah ditetapkan.

• Prosedur kualiti melibatkan proses yang berkaitan dengan mematuhi

standard yang telah ditetapkan.

• Antara urusan yang terlibat adalah seperti berikut:

i. Kawalan dokumen

ii. Pengurusan rekod

kualiti iii. Latihan staf iv.

Proses prosedur kualiti

v. Pengurusan aset

vi. Tindakan pembetulan

9
3.5 STUKTUR ORGANISASI

3.5.1 ENAM ELEMEN DALAM MEMBENTUK STRUKTUR ORGANISASI

i. Pengkhususan kerja

• Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu sahaja.

• Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam sesuatu kerja.

• Dikenali juga sebagai pembahagian kerja

• Contoh: Pengkhususan kerja dalam bidang kewangan/ pemasaran ii.

Penjabatanan

• Konsep penjabatanan lahir daripada perkataan dasar ‘jabatan’ yang bermaksud

mengumpulkan manusia yang bekerja dalam organisasi mengikut bidang

pengkhususan masing-masing dan kerja-kerja yang berkaitan.

• Pengkhususan membolehkan pekerja menumpukan perhatian mereka pada

sebilangan tugas yang saling berkaitan.

• Penjabatanan terbahagi kepada lima iaitu:

a) Penjabatanan Mengikut Fungsi

b) Penjabatanan Mengikut Keluaran

c) Penjabatanan Mengikut Pelanggan

d) Penjabatanan Mengikut Geografi

e) Penjabatanan Matriks

• Kekuatan penjabatanan ialah menggalakkan perkembangan kemahiran, dapat

berkongsi kemahiran, kerja yang dilakukan lebih cekap dan sebagainya.

• Kelemahan penjabatanan ialah mementingkan jabatan, pengetahuan fungsi tidak

berkembang, komunikasi antara jabatan kurang dan sebagainya.

10
iii. Rantaian perintah (Chain of command)

• Rantaian perintah / arahan menunjukkan hubungan langsung antara ketua

dengan

pekerja.

• Melalui rantaian perintah / arahan ini, persoalan ‘siapa melapor kepada siapa’
dapat

dijawab.

• Pendek kata rantaian arahan / perintah menunjukkan sistem pelaporan dalam

sebuah

organisasi.

• Dalam carta organisasi, rantaian arahan / perintah ditunjukkan melalui aliran

autoriti dan tanggungjawab dalam bentu satu garisan bersambung (tidak putus)

daripada pihak pengurusan atasan kepada pihak pengurusan bawahan.

iv. Jangkauan kawalan (Span of control)

• Jangkauan kawalan dikenali sebagai jangkauan pengurusan yang merujuk

bilangan staf atau pekerja bawahan yang berada di bawah kawalan seorang

ketua.

• Jangkauan kawalan melibatkan penyeliaan seorang ketua terhadap pekerjanya.

• Terdapat dua jenis jangkauan kawalan iaitu:

a. Jangkauan Kawalan Luas – Jangkauan yang wujud apabila bilangan

pekerja yang banyak diletakkan bawah kawalan seorang ketua.

11
 b. Jangkauan Kawalan Sempit – Jangkauan yang wujud apabila bilangan

pekerja yang sedikit diletakkan di bawah kawalan seorang ketua

v. Pemusatan dan pemencaran (Centralization/decentralization)

• Pemusatan autoriti berlaku apabila segala hak membuat keputusan ditumpukan

pada seorang individu sahaja dalam organisasi.

• Pemencaran autoriti berlaku apabila hak membuat keputusan diagihkan kepada

individu yang berada dalam lingkungan struktur organisasi tetapi autoriti tertinggi
masih dipegang oleh pengurusan atasan.
Kebaikan Keburukan

Membolehkan pengurusan atasan Beban tugas pihak yang membuat

berfungsi sebagai satu pasukan keputusan adalah berat memandangkan
memandangkan semua pekerja perlu banyak keputusan yang berkaitan
mengikut arahan pengurus atasan perniagaan perlu dibuat setiap hari

Memudahkan pengawalan pada peringkat Kuasa membuat keputusan tertumpu

pengurusan atasan memandangkan pada seorang individu sahaja
kesemua pekerja perlu melakukan tugas menyebabkan pekerja tidak terlatih dalam
mengikut arahan yang diberikan proses membuat keputusan

Jadual 1: Kebaikan dan keburukan pemusatan autoriti

Kebaikan Keburukan

12
 Mengurangkan beban tugas pihak Persaingan tidak sihat mungkin akan
pembuat keputusan yang mendapat berlaku antara jabatan kerana setiap
bantuan daripada ahli pengurusan lain jabatan ingin membuktikan kebolehan dan
keupayaan yang dianggap lebih baik
daripada jabatan lain
Penyertaan pekerja dalam proses Pengurus akan kehilangan kawalan
membuat keputusan akan meningkat terhadap aktiviti-aktiviti perniagaan
motivasi mereka kerana keputusan dibuat oleh individu
yang berlainan dalam organisasi

Jadual 2: Kebaikan dan keburukan pemencaran autoriti

vi) Formalization (Formalisasi)

• Dalam organisasi yang sangat formal, terdapat huraian kerja yang jelas, sarat

dengan peraturan organisasi, dan jelas menerangkan prosedur yang berkaitan

dengan proses

kerja.

• Ia juga ditakrifkan sebagai tahap yang mana kerja dalam sesebuah organisasi

diseragamkan.

• Saiznya adalah bilangan peraturan bertulis (peraturan writen) di mana anggota

organisasi mesti patuhi.

• Organisasi yang mempunyai tahap formalisasi yang tinggi biasanya mempunyai

diskripsi kerja formal, peraturan, serta prosedur dan arahan kerja yang ketat.

3.6 HIERARKI ORGANISASI

• Terdapat empat lapisan utama dalam hierarki organisasi iaitu:

1. Pengurusan peringkat tertinggi

✓ Terdiri daripada pengarah, CEO , pengurus

✓ Mereka membuat keputusan akhir sama ada mengekalkan atau menukar

haluan perniagaan

13
2. Pengurusan peringkat pertengahan

✓ Pengurus peringkat ini lebih menumpukan kepada membuat keputusan

tektikal

dan untuk jangka masa pendek.

✓ Beliau membantu membuat keputusan bagi mencapat matlamat

organisasi yang ditentukan pengurusan atasan.

3. Pengurusan berbentuk operasi

✓ Pengurus operasi terlibat dengan operasi harian dalam organisasi.

✓ Beliau akan memastikan perjalanan perancangan dari pengurus tektikal

dilaksanakan oleh personel dari peringkat operasi.

4. Kumpulan bukan pengurusan

✓ Pengeluaran, pengkeranian , dan semua pekerjaan yang bukan tergolong

dalam kategori pengurusan dan pentadbiran.

✓ Terdiri daripada pegawai pentadbiran rendah yang menjalankan arahan

ketua mereka dari masa ke semasa

Jadual 3: Lapisan dalam hierarki organisasi

14