PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Bagaimana fungsi Pengorganisasian dalam manajemen.

• Organisasi sebagai Proses
• Organisasi sebagai hasil dari proses
• Organisasi sbg fungsi yg penting dlm manajemen
• Organisasi ada bermacam-macam.

Definisi Organizing :
Suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan, mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan
wewenang, pendelegasian wewenang dan seterusnya dalam rangka
untuk mencapai tujuan.

Organisasi (organizing)
Dari kata organism : suatu susunan yg terdiri atas bagian-bagian yg
dipadukan sedemikian rupa shg hubungan satu dg lainnya saling
mengikat dan secara keseluruhan merupakan kebulatan yg saling
berhubungan, saling mempengaruhi, dan saling bekerja untuk suatu
tujuan tertentu.
• Organizing berarti memadukan seluruh sumber-sumber
(resources) yang ada dalam organisasi, baik SDM maupun
SD lainnya.
• Organizing suatu instrumen untuk mencapai suatu tujuan.
• Dalam organizing perlu adanya aktuating untuk menggiatkan
jalannya organisasi, shg tujuannya akan lebih mudah
dicapai.
• Org. sbg pembagian pekerjaan kpd orang yg diberi tanggung
jawab ttt yg usahanya dikoordinasikan untuk mencapai
sasaran khusus (tujuan).
• Pembagian kerja merupakan proses dari kegiatan sesuai dg
fungsinya dan tanggung jawabnya masing-masing yg
bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan.
• Org. sbg proses dilandasi oleh ketaatan, pembagian kerja
harus dilaksanakan sedemikian rupa sehingga ada kerelaan
untuk bekerja sama.
• Dalam proses org. mengalami perubahan, pertumbuhan,
pengembangan, perbaikan, penyempurnaan untuk
menyesuaikan keadaan (interen dan ekteren).
• Untuk mencapai tujuan org. akan bergerak dinamis dan
sebagian tugas dari manajer dapat didelegasikan.
Tugas Manajer dalam mengorganisasikan sumberdaya :
 Tindakan apa yang harus dilakukan
 Siapa yang harus melakukan
 Kepada siapa mereka bertanggung jawab (atasan)
 Siapa saja yg bertanggung jawab kepada dia (bawahan)
 Pengetahuan ttg organisasi dari seluruh kelompok yg bekerja sama
(suborganisasi)
 Bgmn mekanisme berkomunikasi (komunikasi resmi).
Yang perlu diketahui karyawan (bawahan) mengetahui :
• Jenis pekerjaan yang dilakukan
• Batas kewenangan pekerjaan
• Hubungan kerja dg kelompoknya
• Hubungan kerja dg kelompok lain
Dasar pertimbangan pengorganisasian :
 Pekerjaan
 Tempat bekerja
 Hubungan kerja
 Personalia (orangnya)
Faktor-faktor yang perlu dalam pengorganisasian :
 Waktu (bertahap, jangka panjang)
 Konsolidasi (personal, pekerjaan, kerja sama interen dan ekteren)
 Membangun kepercayaan dan saling pengertian
 Hubungan personalia (psikologis)
Manfaat pengorganisasian :
o Manfaat efektif dan efisien (mangkus dan sangkil)
o Hubungan kerja dan orang-orangnya sesuai dg tujuan
o Pendelegasian wewenang yg jelas dan terarah
o Kompetensi personal.
Langkah-langkah Pengorganisasian :
 Mengetahui tujuan
 Membagi pekerjaan
 Menggolongkan kegiatan kedalam satuan-satuan yg praktis
 Menentukan kewajiban yg harus dilaksanakan
 Personal yg kompeten
 Pendelegasian wewenang
- Tujuan suatu organisasi itu sangat perlu, sebagai guiden,
merupakan tuntutan organisasi yg amat mendasar dan
harus dipenuhi. Tujuan org bagi manajer adalah suatu
misi dan tugas yg harus dicapai. Maka tujuan org harus
dipahami, dihayati dan dilaksanakan.
- Organisasi melaksanakan fungsi penting sbb : dapat
mengatasi keterbatasan kita sebagai individu, organisasi
memungkinkan kita mencapai tujuan yang lebih sukar
atau bahkan tak mungkin dicapai sendiri.
- Organisasi merupakan unsur yang dibutuhkan dalam
masyarakat beradab dengan maksud dapat digunakan
untuk mendapatkan sesuatu yang tidak mungkin dapat
kita lakukan sendiri, dan dapat menjadi tempat untuk
sumber karir atau mengembangkan karir yang penting.
- Organisasi sbg sumber karir : karena dapat memberikan
personalnya sbg sumber kehidupan bahkan dapat
memberikan kepuasan pribadi, dan dapat
mengembangkan karir banyak orang. Yang penting suatu
organisasi bukan besar kecilnya organisasi tetapi
bagaimana caranya membuat baik organisasi besar
maupun kecil dapat lebih efektif untuk mencapai tujuan.
Tugas Manajer dalam organisai :
Manjer memegang peranan yang lebih luas untuk
menggerakkan organisasi menuju tujuan yang telah
ditetapkan :
• Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain
• Manajer bertanggung jawab dan bertanggung gugat
• Manajer menyelaraskan tujuan yang saling bertentangan
dan menentukan prioritas
• Manajer harus berpikir secara analitis dan konseptual
• Manajer berperan sebagai penengah (mediator)
• Manajer dapat berperan seperti politikus
• Manajer adalah diplomat
• Manajer adalah merupakan simbul
• Manajer sebagai pengambil keputusan yang sukar
Jadi manajer harus selalu siap dengan peran tertentu pada
waktu tertentu. Kemampuannya mengidentifikasi peran
yang tepat yang harus dimainkan serta kesiapannya
untuk berganti peran merupakan ciri manajer yang efektif.
Istilah organisasi memiliki dua arti umum.

1. mengacu pada suatu lembaga (institution) atau kelompok

fungsional
contoh : perusahaan, BUMN, badan pemerintah, tim sepak

bola,dsb.

2. mengacu pada proses pengorganisasian : cara pengaturan

pekerjaan dan pengalokasian pekerjaan diantara anggota

organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai secara

efisien.
Proses Pengorganisasian

Perincian
Perincian
Pekerjaan
Pekerjaan

Pembagian
Pekerjaan

Pemisahan
Pekerjaan
(Pendepartemenan)

Koordinasi
Pekerjaan

Monitoring dan
Reorganisasi
 Pentingnya Pengorganisasian

1. Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan

untuk mencapai tujuan organisasi
2. Membagi beban kerja kedalam aktivitas-aktivitas yang
secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh
seseorang atau oleh sekelompok orang
3. Mengkombinasi pekerjaan anggota perusahaan
dengan cara yang logis dan efisien
4. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi
pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan
yang harmonis
5. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil
langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan
atau meningkatkan efektivitas.
Pembagian Pekerjaan (Division of Work)
Pada awalnya seorang wiraswasta atau individu dapat
menangani sendiri seluruh pekerjaannya.
Setelah berkembang usahanya perlu beberapa
pembantu untuk membantu menyelesaikan
pekerjaanya (manajer).
Perkembangan lebih lanjut akan menambah
karyawannya, sehingga sang manajer perlu
mengelompokkan para pegawainya kedalam
berbagai departemen.
Pengalokasian pekerjaan akan diawali dg seorang
karyawan secara individual dan pekerjaannya.
Akan dikaji pertanyaan seperti :
Apa manfaat spesialisasi pekerjaan? Apa dampak dari
spesialisasi tsb thd moral pegawai ? Sejauh mana
ketidak puasan kerja dapat ditiadakan tanpa
mengorbankan manfaat spesialisasi ?
Selanjutnya manajer akan mengkaji cara spesialisasi
dan pemisahan pekerjan secara keseluruhan.
 Manfaat spesialisasi pekerjaan
Timbulnya peradaban adalah berkat adanya pembagian kerja.
Spesialisasi akan meningkatkan produktifitas, shg diperlukan
adanya spesialisasi/pembagian kerja disegala bidang.
Contoh pekerjaan spesialisasi dalam pabrik peniti. (Adam
Smith)
“satu orang menarik kawat, yang lain meluruskannya, orang
ketiga memotongnya, orang keempat menajamkannya,
orang kelima menggulung ujungnya untuk membentuk
kepalanya…dst “. Sepuluh orang yang bekerja dg cara
seperti itu, katanya akan menghasilkan 48.000 peniti dalam
satu hari. Apabila setiap orang melakukan seluruh pekerjaan
itu secara mandiri paling banyak tiap orang hanya
menghasilkan 20 peniti/hari. Menurut pengamatan Smith,
manfaat terbesar dari pembagian kerja adalah dalam
pemilahan seluruh pekerjaan menjadi pekerjaan-pekerjaan
kecil, sederhana dan terpisah dimana setiap karyawan
dapat mengkhususkan diri, dan produktivitas total berlipat
ganda.
Pengorganisasian dan Struktur Organisasi
• Pengorganisasian : sebagai proses penyesuaian struktur
organisasi dengan tujuan, sumber daya, dan
lingkungannya.
• Struktur Organisasi : sebagai susunan dan hubungan-
hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-
posisi dalam suatu organisasi. Suatu struktur organisasi
merinci pembagian aktivitas kerja dan menunjukkan
bagaimana berbagai tingkatan aktivitas berkaitan satu
sama lain, sampai tingkat tertentu ia juga menunjukkan
tingkat spesialisasi dari aktivitas kerja. Ia juga
menunjukkan hirarki organisasi dan struktur wewenang,
serta memperlihatkan hubungan pelaporannya. Struktur
organisasi memberikan stabilitas dan kontinuitas yang
memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun orang
datang dan pergi serta mengkoordinasikan hubungannya
dengan lingkungan.
Unsur-unsur Stuktur
Organisasi

1. Spesialisasi aktifitas
2. Standardisasi aktivitas
3. Koordinasi aktivitas
4. Sentralisasi dan desentralisasi
pengambilan keputusan
5. Ukuran unit kerja
1. Spesialisasi aktivitas : mengacu pada spesifikasi tugas-
tugas perorangan dan kelompok kerja diseluruh
organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-
tugas tersebut kedalam unit kerja (pendepartemenan).
2. Standardisasi aktivitas : merupakan prosedur yang
digunakan organisasi untuk menjamin kelayak-dugaan
(predictability) aktivitas-aktivitasnya.
3. Koordinasi aktivitas : adalah prosedur yang
mengintegrasikan fungsi-fungsi sub unit dalam
organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan :
mengacu pada lokasi kekuasaan (power) pengambilan
keputusan. Dalam struktur organisasi yang
disentralisasi, keputusan diambil pada tingkat tinggi atau
oleh para manajer teras atau bahkan oleh seorang saja.
Dalam struktur yang didesentralisasi kekuasaan
pengambilan keputusan dibagi-bagi diantara orang-
orang pada tingkat manajemen menengah dan bawah.
5. Ukuran unit kerja : mengacu pada jumlah pegawai
dalam suatu kelompok kerja.
 Faktor-Faktor Penentu Struktur Organisasi
 Strategi dan struktur organisasi : ada yg mengatakan
“struktur mengikuti strategi” yang dimaksud adalah misi dan
tujuan menyeluruh suatu organisasi akan membantu
penyusunan rancangannya.
 Teknologi sebagai faktor penentu struktur : bentuk
teknologi yang digunakan oleh suatu organisasi tertentu
untuk menghasilkan produknya (metode penawaran jasa)
juga mempengaruhi cara pengaturan organisasi. Teknologi
juga mempengaruhi mekanisme koordinasi, tingkat
pengambilan keputusan, dan ukuran unit-unit organisasi.
 Manusia sebagai faktor penentu struktur : orang yang
terlibat dalam aktivitas suatu organisasi akan
mempengaruhi struktur organisasi. Manajer ambil
keputusan berhubungan dengan jalur komunikasi dan
wewenang serta hubungan dengan unit-unit kerja.
 Ukuran dan struktur : Ukuran organisasi secara
menyeluruh maupun ukuran sub-sub unitnya akan
mempengaruhi struktur. Organisasi yang lebih besar
cenderung memiliki spesialisasi aktivitas yang lebih luas
dan prosedur yang lebih formal (standardisasi lebih besar).
 Bagan organisasi menggambarkan lima
aspek struktur organisasi yang utama
1. Pembagian kerja: setiap kotak mewakili tanggung jawab
seseorang atau sub unit untuk bagian tertentu dari beban
kerja organisasi.
2. Manajer dan bawahan : garis tebal menunjukkan garis
komando (siapa melapor/bertanggung jawab kepada
siapa).
3. Jenis kerja yang dilaksanakan : Label atau uraian
kotak-kotak menunjukkan tugas-tugas kerja organisasi
atau bidang-bidang tanggung jawab yang berbeda-beda.
4. Pengelompokan bagian-bagian kerja : keseluruhan
bagan menunjukan dasar pembagian aktivitas organisasi
(misal atas dasar fungsional atau wilayah).
5. Tingkat manajemen : sebuah bagan tidak hanya
menunjukkan manajer dan bawahan secara perorangan
tetapi juga hirarki pimpinan secara keseluruhan. (semua
orang yang melapor kepada orang yang sama berada
pada tingkat manajemen yang sama, tidak jadi soal
dimana kemunculan mereka pada bagan).
Contoh : Bagan Organisasi Fungsional

Direktur

Wakil Wakil Wakil Wakil

Direktur Direktur Direktur Direktur
Produksi Pemasaran Keuangan Personalia

Setiap wakil direktur bertanggung jawab atas suatu fungsi

utama perusahaan.
KARAKTERISTIK STRUKTUR FUNGSIONAL
Kelebihan
1. Cocok bagi lingkungan yang stabil.
2. Menunjang pengembangan keahlian.
3. Memberi kesempatan bagi para spesialis.
4. Hanya memerlukan koordinasi minimal.
5. Hanya memerlukan keterampilan antar pribadi yang
kecil.

Kelemahan
1. Dalam organisasi yang besar, tanggapan lebih lambat
diterima.
2. Menyebabkan terjadinya kemacetan (bottlenecks)
karena pelaksanaan tugas yang beruntun.
3. Tidak merangsang inovasi, perspektifnya sempit.
4. Dapat menimbulkan konflik mengenai prioritas produk.
5. Tidak menunjang pengembangan manajer umum.
 Contoh : Bagan Organisasi Produk/Pasar Berdasarkan Divisi
Produk

DIREKTUR

WK. DIREKTUR WAKIL WAKIL WAKIL

Peneltian & DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR
Pengembangan Pemasaran Produksi Keuangan

MANAJER UMUM MANAJER UMUM MANAJER UMUM

Bagian Obat-obatan Bagian Obat-obatan Bagian Obat-obatan
Umum Patent Bebas

Tiap manajer umum (general manager) bertanggung jawab atas suatu

katagori produk utama, dan direktur dari bidang-bidang fungsional
mendukung pelayanan bagi para manajer umum
Contoh : Bagan Organisasi Produk/Pasar Berdasarkan Divisi Wilayah

DIREKTUR

WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR

Pemasaran Keuangan Produksi Personalia

WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR

Amerika Eropa Asia

Setiap direktur wilayah bertanggung jawab atas bidang usaha perusahaan

dalam suatu wilayah. Direktur fungsional menyediakan dukungan pelayanan
dan bantuan koordinasi sesuai dengan bidang tanggung jawab mereka.
 Bagan organisasi produk/pasar berdasar divisi
pelanggan

DIREKTUR

WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR WAKIL DIREKTUR

Produk-produk Produk-produk Produk-produk
Industri Konsumen Militer

Setiap wakil direktur bertanggung jawab atas seperangkat produk

yang dikelompokkan sesuai dengan jenis pelanggan kepada siapa
produk tersebut akan dipasarkan
 KARAKTERISTIK STRUTUR PRODUK / PASAR

Kelebihan
1. Cocok untuk perubahan yang cepat.
2. Memungkinkan adanya visibilitas produk yang tinggi.
3. Memungkinkan konsentrasi penuh terhadap tugas-tugas.
4. Kejelasan tanggung jawab.
5. Memungkinkan pemrosesan tugas-tugas ganda secara
paralel.
6. Memudahkan pelatihan manajer umum.
Kelemahan
1. Menyebabkan terjadinya pertikaian untuk alokasi sumber
daya.
2. Tidak mendukung koordinasi aktivitas antar berbagai divisi.
3. Mendorong pengabaian prioritas jangka panjang.
4. Memungkinkan menurunnya pendalaman kecakapan.
5. Menimbulkan konflik antara tugas divisi dengan prioritas
perusahaan.
 Contoh Bagan Organisasi Lini

6 5 2 3 4

10 8 9

1. Direktur 2. Manajer Pemasaran

3. Manajer Pabrik 4. Manajer Keuangan
5. Manajer Personalia 6. Manajer Perbekalan
7. Kepala Seksi Penjualan 8. Petugas`Penjualan Wil I
9. Petugas`Penjualan Wil II 10. Petugas Penjualan Wil III
 Struktur Organisasi dan Departementasi
1. Struktur Organisasi Sebagai alat manajemen untuk
memudahkan Koordinasi terhadap pekerjaan-
pekerjaan yang telah dibagi-bagi beberapa
unit/kelompok.
2. Dalam menyusun struktur organisasi harus
diperhatikan tentang fungsi-fungsi yang akan menjadi
dasar dari pembagian kerja nantinya.
3. Pembagian kepada unit-unit tertentu akan membuat
departementasi yang semuanya diperlukan untuk
memudahkan pelaksanaan pekerjaan.
4. Suatu organisasi yang tidak terlalu besar pemusatan
kekuasaan ditangan satu pimpinan masih
memungkinkan. Namun apabila organisasi menjadi
besar diperlukan pendelegasian atau desentralisasi
yang pada akhirnya akan memudahkan pencapaian
tujuan.
 Organisasi

Organisasi Sebagai Alat untuk Mencapai Tujuan

Organisasi melaksanakan fungsi

penting Sbb :

 Organisasi Mengatasi keterbatasan kita sebagai

individu

 Organisasi memungkinkan kita mencapai tujuan yang

lebih sukar atau bahkan tak mungkin dicapai sendiri
 Organisasi Sebagai Alat untuk
Melestarikan Pengetahuan

 Organisasi (seperti Universitas, Musium, dan

Perusahaan) dibutuhkan karena menyimpan dan
melindungi sebagian besar pengetahuan yang
telah dikumpulkan dan dicatat oleh peradaban
kita
 Organisasi tersebut membantu membuat
pengetahuan menjadi jembatan yang
menghubungkan generasi masa lalu, masa kini,
dan masa datang.
 Organisasi itu sendiri juga menambah
pengetahuan kita dengan cara mengembangkan
cara, metoda, dan teknik baru yang lebih efisien
untuk melakukan sesuatu.
Organisasi Sebagai Sumber Karir
Memberikan kepada pekerjanya sumber
kehidupan dan mungkin bahkan kepuasan
pribadi
Organisasi Pemerintah, Politik, Ekonomi,
Sosial Budaya, Agama (Masjid, Gereja,
Kantor pemerintah, Sekolah, Rumah sakit
dsb) juga menawarkan karir yang
memuaskan

Jadi, kita melihat bahwa organisasi itu perlu

dalam masyarakat kita. Pertanyaan kita
bukanlah “ Apakah kita memerlukan begitu
banyak organisasi besar ? ” Tetapi, “
Bagaimana caranya membuat baik organisasi
besar maupun kecil dapat lebih efektif
mencapai tujuan kita ? “
Staffing
Pengadaan, penempatan, dan melatih
personel yang memenuhi syarat yang
dibutuhkan untuk melaksanakan tugas
organisasi.

Kita mengikutkan stffing dalam

pembahasan mengenai fungsi
pengorganisasian karena pembentukan
organisasi dan penempatan orang-
orang di dalamnya merupakan dua
kegiatan yang erat kaitannya.
Pemimpin
Setelah Rencana dibuat, struktur organisasi
dibentuk, dan staff telah direkrut dan dilatih, maka
langkah berikutnya adalah mengatur pergerakan
maju menuju tujuan yang telah ditentukan. Fungsi
itu dapat disebut dengan bermacam-macam nama :
memimpin, mengarahkan, memotivasi
(mendorong). Apapun namanya fungsi ini
mencakup upaya mengajak anggota organisasi
untuk melakukan pekerjaan dalam cara yang akan
membantunya mencapai tujuan.

Perencanaan dan pengorganisasian berhubungan

dengan aspek proses manajemen yang lebih
abstrak, maka kegiatan pemimpinan sangat kongkrit
hal ini berhubungan secara langsung dengan orang-
orang.
Pengendalian
Manajer harus memastikan bahwa tindakan para
anggota organisasi benar-benar menggerakkan
organisasi kearah tujuan yang telah ditetapkan. Ini
yang disebut fungsi Pengendalian dalam manajemen
yang mencakup 3 hal sbb :
1. Menetapkan standard prestasi.
2. Mengukur prestasi sekarang dan
membanding
kannya dengan standard yang telah ditetapkan.
3. Mengambil tindakan untuk mengkoreksi prestasi
yang tidak memenuhi standard.
Melalui fungsi pengendalian, manajer dapat menjaga
organisasi tetap dalam rel yang benar dan tidak
membiarkannya menyimpang terlalu jauh dari
tujuannya.
 Tingkat Manajemen dan
Keterampilan Manjerial

Ada 3 (tiga) jenis dasar keterampilan :

 Teknis (technical) : Keterampilan teknis adl

kemampuan untuk menggunakan alat, prosedur,
dan teknik suatu bidang yg khusus.
 Manusiawi (human) : Keterampilan manusiawi adl
kemampuan untuk bekerja dengan orang lain,
memahami orang lain, dan mendorong orang lain
baik sbg perorangan maupun kelompok.
 Konseptual : Keteampilan konseptual adl
kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan
memadukan semua kepentingan dan kegiatan
organisasi.
 MANAJEMEN MANAJEMEN MANAJEMEN
LINI PERTAMA MENENGAH PUNCAK

Konseptual
Konseptual
Konseptual
Manusiawi
Manusiawi

Manusiawi
Teknis
Teknis
Teknis

Keterampilan relatif yang dibutuhkan untuk prestasi yang efektif pada tingkatan
manajemen yang berbeda-beda
 STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi sbg alat manajemen dimaksudkan
untuk memudahkan koordinasi terhadap pekerjaan-
pekerjaan yg telah dibagi-bagi atau dipecah kepada
beberapa unit atau kelompok. Oleh sebab itu didalam
menyusun struktur organisasi haruslah diperhatikan
tentang fungsi-fungsi yg akan menjadi dasar dari
pembagian kerja nantinya. Pembagian kerja kpd unit-
unit ttt akan membuat departementisasi yg semuanya
diperlukan untuk memudahkan pelaksanaan
pekerjaan. Suatu organisasi yg tdk terlalu besar
pemusatan kekuasaan ditangan satu pimpinan masih
memungkinkan, namun apabila organisasi menjadi
luas kadang-kadang diperlukan pemencaran atau
desentralisasi yg pada akhirnya akan memudahkan
pencapaian tujuan suatu organisasi.