BAB 1

PENGENALAN

1.1 Pendahuluan

Latihan industri merupakan sebahagian daripada kursus wajib yang perlu

diambil oleh semua pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia
(KPTM), setiap pelajar diwajibkan menjalani latihan industri selama satu semester
sebelum sijil atau diploma. Latihan industri ini dilakukan selama 4 bulan 15 hari
difirma atau organisasi yang telah dipilih sendiri oleh pelajar atau yang telah
ditetapkan.

Tujuan sebenar latihan industri ini adalah bagi menyediakan para graduan
yang bersedia dan berkemampuan untuk menghadapi kerjaya sama ada dalam
bidang akademik mahupun bukan akademik dengan semangat penampilan
profesionalisme yang tinggi.

1
 Selain itu, memberi pendedahan kepada pelajar situasi sebenar dunia
pekerjaan di samping membantu meningkatkan kemahiran sosial pelajar. Pelajar
telah menjalani latihan industri di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Sepanjang
tempoh latihan, pelajar didedahkan pelbagai aktiviti-aktiviti dalam bidang tugas,
walaupun bidang tugas tidak dilakukan sepenuhnya oleh pelajar atas sebab tujuan
keselamatan, pelajar tetap diberi penerangan dan tunjuk ajar yang jelas dan cukup
berguna sebagai pengetahuan am, selain itu, pelajar dapat mempelajari corak
pentadbiran dan pengurusan, selain didedahkan dengan persekitaran kerja yang
sebenar dan dapat mempelajari kemahiran social seperti komunikasi dan hubungan
social.

Di akhir latihan industri, pelajar di harap dapat mencapai objektif dan

memanfaatkan segala ilmu yang dipelajari dalam menghadapi cabaran era
globalisasi dunia hari ini yang semakin mencabar.

1.2 Objektif Latihan Industri

Setiap pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, akan

menjalani latihan industri di firma-firma kerajaan atau swasta selama tempoh satu
semester bagi melayakkan pelajar memperolehi sijil atau diploma yang telah diambil
oleh pelajar tersebut di Politeknik berkenaan. Di antara objektif latihan seperti
berikut:

a) Membina personality individu yang boleh bekerja secara berpasukan,

amanah, berkeyakinan dan bertanggungjawab.
b) Memberi peluang kepada pelajar mendapatkan kerja di dalambidang
yang berkaitan dengan pengajian mereka.

2
 c) Boleh berkomunikasi dengan berkesan serta mematangkan pemikiran
pelajar.
d) Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik.
e) Memahami budaya kerja (corporate culture) sebagai persediaan
menghadapi alam pekerjaan.

1.3 Objektif Laporan Industri

Setiap pelajar yang sedang menjalani latihan industri dibekalkan dengan

buku laporan harian yang berkaitan dengan latihan industri mereka, bagi pelajar
yang telah selesai menjalani latihan industri, pelajar diwajibkan untuk menyediakan
satu laporan khas latihan industri, laporan ini adalah berdasarkan kerja yang
dilakukan semasa menjalani latihan industri selama satu semester. Antara objektif
laporan latihan industri adalah seperti berikut:

i. Memberi gambaran kepada pembaca mengenai kegiatan gerak kerja

yang dilakukan oleh pelajar dan seterusnya peranan jabatan atau
firma tersebut.
ii. Sebagai buku untuk mengumpulkan segala maklumat dan data yang
diperolehi semasa menjalani latihan industri.
iii. Menerangkan lebih jelas kerja yang dibuat berdasarkan buku laporan
harian pelajar.
iv. Sebagai gambaran awal rujukan kepada pelajar yang akan menjalani
latihan industri.
v. Sebagai rujukan kepada pengurusan syarikat untuk
menambahbaikkan kepada syarikat pada masa akan datang.
vi. Memenuhi syarat penganugerahan sijil atau diploma Politeknik
Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

3
1.4 Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar

Setiap pelajar yang mengikuti Pengajian di Politeknik Kementerian Pengajian

Tinggi Malaysia, telah diwajibkan untuk menjalani latihan industri selama satu
semester, bagi pelajar yang mengambil Diploma, mereka akan menjalani latihan
industri pada semester yang keenam. Latihan industri diwajibkan kepada setiap
pelajar sebelum melayakkan mereka untuk di anugerahkan Diploma tersebut.

Kepentingan latihan industri kepada pelajar ialah untuk mendedahkan kepada

pelajar suasana kerja yang sebenar, sebelum mereka melangkah kealam pekerjaan
yang sebenarnya, pendedahan awal seperti menjalani latihan industri dapat
memantapkan jati diri pelajar, selain dapat memberi semangat kepada pelajar untuk
meneruskan pengajian mereka sehingga tamat dan memperolehi sijil atau diploma
mereka.

Setelah menjalani latihan industri, pelajar akan lebih yakin dan mengetahui
persekitaran kerja yang sebenar, ini dapat membantu pelajar untuk mempraktikkan
apa yang telah dipelajari di dalam bilik kuliah atau bengkel pada kehidupan yang
sebenar. Dengan cara ini akan dapat menambahkan pengetahuan dan pengalaman
pelajar itu sendiri.

4
 BAB 2

LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Pengenalan Organisasi (SYARIKAT GANDINGAN WIBAWA SDN BHD)

Rajah 2.1.1 Logo Syarikat

5
 GANDINGAN WIBAWA SDN BHD (GWSB) merupakan sebuah syarikat
yang ditubuhkan pada tahun 2005 berbekalkan pengalaman yang jitu selama 11
tahun dalam bidang pembinaan khusus yang menyeluruh kepada pelanggannya
tidak kira bangunan, rumah, longkang mahu pun jalanraya. Syarikat ini sekarang
bergiat aktif untuk menyertai kerajaan dan kontrak sektor swasta secara agresif
seperti kerja-kerja bangunan dan kerja-kerja awam. Syarikat ini diterajui oleh Mohd
Syukri Bin Mohd Ali bersama 4 orang kakitangan yang lain. Sayrikat ini merupakan
salah satu daripada 3 anak syarikat Haji Ali Group.

Rajah 2.1.2 Carta Organisasi Haji Ali Group ( Syarikat induk Gandingan Wibawa
Sdn Bhd )

Syarikat Gandingan Wibawa sdn Bhd disokong oleh kakitangan tersebut

yang sangat berpengalaman dan mahir, ia berusaha untuk mencapai tahap
kecemerlangan dengan memberikan penekanan yang besar dalam menyediakan
kualiti, kebolehpercayaan, kecekapan, kos efektif dan pada masa penyelesaian
selaras dengan keperluan khusus pelanggan.

6
 Sejak ditubuhkan kini, syarikat ini telah menunjukkan prestasi kerja yang
memberangsangkan. Keberkesanan itu adalah hasil daripada maklum balas yang
diterima daripada para pelanggan yang menggunakan perkhidmatan firma ini untuk
sebarang projek pembangunan syarikat mereka. Keyakinan dan kepercayaan itu
telah didorong oleh tahap kecekapan dan penelitian kerja yang menjadi faktor
utama syarikat ini melahirkan keyakinan dan kepercayaan pelanggan terhadap mutu
kerja yang dihasilkan.

Ini jelas menunjukkan pelanggan berpuas hati dengan hasil kerja yang
ditunjukkan oleh syarikat ini sehingga terdapat penambahan bilangan projek dari
masa ke semasa sepanjang tempoh syarikat ini beroperasi yang terdiri daripada
syarikat-syarikat kerajaan mahupun swasta.

Selain daripada perkhidmatan yang disediakan, syarikat Gandingan Wibawa

Sdn Bhd turut menyediakan perkhidmatan sewaan jentera ‘case’ dan lori. Ini bagi
menambahkan pendapatan syarikat selain dari turut membantu dalam kerja-kerja
pemunggahan serta pengalihan yang mana tidak dapat dilakukan oleh tenaga
manusia.

7
2.2 Profil Syarikat

Nama Syarikat : SYARIKAT GANDINGAN WIBAWA SDN BHD

Tarikh Daftar : 02 HbDisember2005

Alamat Premis : Lot 208, Jalan Kuala Krai, Kok Lanas

16450 Kota Bharu, Kelantan. Darul Naim.

Telefon/Faks : 09-7880778 / 09-7880777

E-Mail : Gwsb_007@Yahoo.Com

No. Pendaftaran : 777473-H

Bank : Rhb Islamic Bank Berhad

Cawangan Ketereh

16450 Kota Bharu,

Kelantan. Darul Naim

Rakan Kongsi : Mohd Syukri Bin Mohd Ali

Siti Aminah Binti Mohd Ali

Modal Yang Dibenarkan : Rm 500,000.00

Modal Berbayar : Rm 250,000.00

8
2.3 Lokasi

Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd terletak di Jalan Kuala Krai

berdekatan dengan pasar lama Kok Lanas yang mana diseberang jalannya adalah
kedai makanan segera yang terkenal iaitu KFC. Lokasinya agak terpinggir daripada
bangunan lain namun ia dianggap strategic bagi syarikat pembinaan kerana dapat
mengelak gangguan kebisingan terhadap premis lain kerana jentera berat seperti
‘case’ dan lori sering berhenti di syarikat untuk mendapatkan pembayaran atau lain-
lain urusan.

Lokasi ini juga menguntungkan kerana berada betul-betul di hadapan jalan

besar yang mana akan memudahkan mana-mana pihak untuk mencari pejabat
syarikat ini. Mempunyai tempat letak kereta yang cukup untuk pelanggan bagi
waktu-waktu tertentu.

Waktu berurusan Syarikat Gandingan Wibawa Sdn. Bhd

Ahad – Khamis

8.30 pagi – 5.00 petang

Rajah 2.1.1 Lokasi Syarikat

9
2.4 Carta Organisasi Syarikat

MOHD SYUKRI BIN MOHD ALI

PENGARAH URUSAN &

PENGURUS PROJEK

AMIRUDDIN BIN AHMAD

TARMIZI

PENGARAH & JURUTERA

MOHD SUFIAN NOOR BIN SITI NOOR AIN BINTI

HUSSAIN HASHIM
PERNYELIA TAPAK PEMBANTU URUSAN

Rajah 2.4.1 Carta Organisasi Syarikat

10
2.5 Kerja Dan Tanggungjawab

1. Mohd Syukri bin Mohd Ali

Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kuantiti Juruukur

(Pengarah Urusan)

a) Menyelaras keseluruhan projek dari segi kedua-dua projek fizikal dan kewangan.

b) Pembuat keputusan bagi pihak syarikat.

c) Menjalankan pentadbiran kontrak dari awal hingga akhir projek

d) Menyelaras kerja-kerja merundingkan perintah perubahan untuk lulus ke harga

pembinaan.

2. Amiruddin Bin Ahmad Tarmizi

Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kejuruteraan Awam (Kepujian)

(Jurutera)

a) Bertanggungjawab merancang, penjadualan, menjalankan dan menyelaras aspek

teknikal dan pengurusan projek. .

b) Bertanggungjawab untuk menyiapkan setiap projek.

c) Memerlukan berhubung rapat dengan pelanggan-pelanggan projek diberikan.

d) Mengambil bahagian dalam mesyuarat Pelanggan / kontraktor dan

menyelesaikan isu-isu Pelanggan / kejuruteraan dan pengurusan projek.

e) Pemantauan Belanjawan dan pengesanan trend.

f) Membantu dalam penyediaan cadangan projek kejuruteraan.

11
3. Mohd Sufian Noor bin Hussain

Kelayakan- Diploma Kejuruteraan Awam

(Penyelia tapak)

a) Untuk melaksanakan penyediaan tapak dari segi operasi projek termasuk buruh,
bahan dan projek-projek yang berkualiti.

b) Memastikan kemajuan projek di landasan yang betul.

c) Memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja semasa projek itu sentiasa

terjaga.

d) mengemas kini program kerja di tapak pembinaan.

e) Mewakili syarikat itu bagi apa-apa masalah dan perbincangan dengan JKR dan
lain-lain yang berkaitan.

4. Siti Noor Ain Binti Hashim

Kelayakan – Ijazah Sumber Manusia

(Pembantu Urusan Kewangan)

a) Membantu menguruskan rekod-rekod kewangan syarikat

b) Menyediakan anggaran tuntutan kemajuan bulanan.

c) Menyediakan anggaran ukuran kuantiti sama ada untuk memerintahkan semakan

dan pengesahan.

d) membantu dalam semua kerja-kerja menyediakan dokumen-dokumen projek

12
 BAB 3

RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1 Ringkasa Tugasan Semasa Latihan Industri

Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah salah satu syarikat kontrak yang mana

menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan iaitu pembinaan, pembaikan, perobohan

dan bina semula dan banyak lagi yang mana berkaitan dengan kejuruteraan awam.

Gandingan Wibawa Sdn Bhd juga telah mengambil pelajar-pelajar Latihan Industri

dari mana-mana institusi dalam Malaysia. Setiap pelajar akan ditempatkan dalam

bahagian yang sesuai dalam melibatkan pengajian mereka bagi mengelakkan

berlaku sebarang masalah.

GWSB telah menyediakan tempat untuk pelajar Latihan Industri yang mengambil

kursus Perakaunan dan Kejuruteraan Awam, mereka akan dibahagikan samada

dibahagian pejabat dan tapak-tapak projek.

13
3.2 Ringkasan Laporan Harian dalam Latihan Industri

Setiap pelajar politeknik dikehendaki menulis laporan harian bagi setiap aktiviti-

aktiviti yang dilakukan semasa menjalani Latihan Industri dalam tempoh yang

ditetapkan bermula dari 19 Jun 2016 sehingga 3 November 2016.

Berikut alas ringkasan kerja @ aktiviti yang telah dilakukan:

14
 MINGGU AKTIVITI

Minggu Pertama (19 Jun – 23 Jun a) Lapor diri Latihan Industri di

2016) GAndingan Wibawa Sdn Bhd dengan
pengurus yang merupakan penyelia
Latihan Industri di situ, iaitu Encik
Mohd Syukri Bin Mohd Ali pada 19
Jun 2016.
b) Dokumen-dokumen yang dibawa
semasa lapor diri ialah Surat
Jawapan dari organisasi, kad matrik
pelajar, dan buku laporan harian
sebagai pengenalan diri.
c) Diagihkan tugas oleh kerani syarikat
iaitu, Kak Ain dan diperkenalkan
kepada staf-staf syarikat yang lain.
d) Surat-surat Pengesahan Laporan diri
perlu dilengkapkan dan
ditandatangani oleh penyelia seperti
Kad Pengesahan Lapor Diri, Peta
Lakaran lokasi tempat Latihan
Industri untuk dihantar ke Politeknik
Kota Bharu. Kelantan.
e) Pada keesokan harinya, Encik Mohd
Syukri Bin Mohd Ali mengarahkan
untuk membantu Kak Ain dalam
kerja-kerja pendokumen semula PV
dari tahun 2014 hingga 2016.
f) Selain itu, Kak Ain turut mengajar
cara pendokumen resit-resit jualan
atau belian yang lain yang berkaitan
dengan urusan perniagaan GWSB.

15
Minggu Kedua (26 Jun – 30 Jun
2016)
b) Membantu Kak Ain untuk menyemak
c) Menyambung kerja minggu lepas
16
a) Pada minggu kedua, syarikat
Gandingan Wibawa dalam proses
membuat permohonan untuk
mengendalikan tender bagi suatu
projek di Jalan Persiaran Rahmat,
Machang, Kelantan.
setiap helaian tender dan jika tiada
sebarang masalah, menurunkan
tandatangan sebagai saksi bahawa
setiap yang dicatatkan dalam projek
itu adalah benar. Selepas itu, jika
tiada masalah atau kesalahan untuk
diperbaiki dalam setiap harga yang
ditawarkan kepada pelanggan. Maka
cop syarikat kontraktor yang
diturunkan.
yang tertunggak iaitu membuat
pendokumen semula baucer tunai
syarikat dari tahun 2014 hingga 2016.
Setiap baucer tunai mestilah
diasingkan mengikut tahun masing-
masing dan disusun mengikut tarikh.
Tarikh, nombor baucer tunai, detail
pembelian, amaun dan nombor cek
dicatatkan dalam senarai ringkasan
baucer tunai dengan kemas dan
teratur.
 d) Pada hari selasa, Kak Ain tidak dapat
hadir ke pejabat atas masalah
kesihatan lalu mengarahkan saya
untuk mengemaskini buku harian
aktiviti jentera ‘case’ untuk hari
tersebut. Syarikat Gandingan Wibawa
Sdn Bhd mempunyai dua buah
jentera ‘case’ yang bernombor DCW
7411 dan DCR 7411 yang
dikendalikan oleh dua orang
pemandu yang berlainan. Untuk
mengemaskini buku harian tersebut,
saya dikehendaki untuk menelefon
kedua-dua orang pemandu dan
bertanyakan di mana beliau sekarang
bekerja untuk hari tersebut dan
menanyakan siapa di penyewa
jentera tersebut serta kos sewaan
tersebut. Detail dinyatakan dengan
kemas dan teratur serta dicatatkan di
papan kenyataan Jadual Tempahan
Case.
e) Belajar cara untuk menulis cek untuk
transaksi pengeluaran wang syarikat.
f) Hari khamis merupakan hari
pembayaran wang gaji untuk pekerja
tapak pembinaa, menolong kontraktor
mengira setiap gaji untuk setiap
pekerja.

17
Minggu Ketiga (10 Julai – 14 Julai a) Membuat penjumlahan semula bagi
2016) PV mengikut tahun masing-masing.
b) Melakukan pengemaskinian
menyeluruh terhadap fail projek-
projek kerajaan seperti Majlis Daerah
Machang, Majlis Daerah Pasir Mas,
dan lain-lain.
c) Membantu kontraktor membuat
pengiraan untuk gaji pekerja tapak
pembinaan.

Minggu Keempat (17 Julai – 21 Julai a) Mengasingkan baucer tunai mengikut

2016) projek masing-masing. Setiap projek
disusun di dalam fail kertas berwarna
coklat dan disatukan menggunakan
‘plastic fastener’.
b) Belajar cara membuat invois dengan
Kak Ain, setiap invois mesti
dinyatakan kepada siapa invois itu
ditujukan, tarikh invois ditulis, detail
tuntutan invois dan jumlah amaun
invois yang akan dituntut.
c) Membantu kontraktor mengira dan
membahagikan wang gaji kepada
pekrja tapak pembinaan.

18
Minggu Kelima (24 Julai – 28 Julai a) Belajar cara menulis baucer tunai
2016) dengan Kak Ain, antara perkara yang
harus dinyatakan dalam baucer tunai
adalah tarikh, nama pengarah,
senarai pembayaran yang dibuat,
amaun pembayaran, nombor cek
bank dan tandatangan sebagai
penyedia baucer tunai. Selepas itu,
setaip baucer yang dikeluarkan harus
ditandatangai oleh pengarah untuk
disahkan.
b) Belajar cara memasukkan wang
kedalam akaun syarikat untuk setiap
pembayaran yang diterima oleh
syarikat.
c) Melakukan pengemaskinian terbaru
untuk fail projek-projek kerajaan.
d) Membantu kerani dan kontraktor
membahagikan wang gaji kepada
pekerja tapak pembinaan.

Minggu Keenam (31 Julai – 4 Ogos a) Menyemak dan mengira secara

2016) manual senarai tuntutan kepada
syarikat Haji Ali Homes untuk
beberapa buah projek yang telah siap
dilaksanakan.
b) Pengarah syarikat mengarahkan
untuk setiap simpanan dokumen
baucer tunai mesti dibuatkan salinan
dalam bentuk ‘soft-copy’ iaitu
simpana salinan dokumen di dalam
computer.

19
 c) Membantu kontraktor mengira dan
membahagikan wang gaji kepada
pemandu jentera ‘case’ dan pekerja
di tapak pembinaan.

Minggu Ketujuh (7 Ogos – 11 Ogos a) Belajar cara menulis tempahan

2016) belian/Purchase Order (PO) dari kak
Ain. Antara perkara yang harus
dinyatakan dalam Po adalah tarikh,
kuantiti barang yang ditempah, kadar
barang hendak ditempah dan nama
pembekal barang akan ditempah
serta nama dan tandatangan si
penyedia PO tersebut.
b) Menyambung kerja minggu lepas iaitu
membuat salinan ‘soft-copy’ untuk
semua PV syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.
c) Membuat Ringkasan Senarai Kuantiti
bagi 6 projek penyelenggaraan oleh
GWSB. Setiap senarai disertakan
dengan jumlah kos barang atau
perkhidmatan sekali.
d) HARI KHAMIS CUTI- INTERVIEW
KERJAYA DI POLITEKNIK KOTA
BHARU.

Minggu Kelapan (14 Ogos – 18 a) Mengemaskini boranmemg sebut

Ogos 2016) harga dan ringkasan bagi beberapa
buah syarikat kontraktor dari syarikat
Seri Galang Ent, Sri Ska Ent, Jamilah
Trading dan UNDG Ent.

20
 b) Mengemaskini buku aktivit harian
jentera ‘case’ yang bernombor DCW
7411 dan DCR 7411.
c) Menyambung kerja minggu lepas iaitu
membuat salinan ‘soft-copy’ untuk
semua PV syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.
d) Menulis cek bagi syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd dan Warisan
Gandingan Sdn Bhd untuk bayaran
mingguan.

Minggu Kesembilan (21 Ogos – 25 a) Membuat suray tawaran kerja untuk

Ogos 2016) projek yang bakal dilakukan.
b) Menyambung kerja minggu lepas iaitu
membuat salinan ‘soft-copy’ untuk
semua PV syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.
c) Menulis cek serta baucer tunai untuk
bayaran mingguan serta ‘claim’
kakitangan syarikat.

Minggu Kesepuluh (28 Ogos – 1 a) Mengemaskini baucer-baucer tunai

September 2016) untuk projek-projek syarikat nagi
semua pembayaran yang telah
dilakukan pada minggu lepas.
b) Membuat Foto Kemajuan Kerja bagi
projek yang telah disiapkan untuk
tujuan tuntutan bayaran seperti yang
telah dipersetujui.

21
 c) Membuat invois bagi sewaan Van
TBS 2058 oleh Syarikat Muqis
Resources.
d) HARI RABU- CUTI MERDEKA
e) Menulis cek untuk setiap tuntutan
kakitangan syarikat.

Minggu Kesebelas (4 September – a) Menulis baucer tunai untuk semua

8 September 2016) pembayaran yang dilakukan pada
minggu lepas.
b) Menulis invois kepada Haji Ali Homes
untuk semua sewaan jentera ‘case’
dan pembelian tanah.
c) Melakukan pengemaskinian semula
terhadap fail projek-projek kerajaan
iaitu Majlis Daerah Machang.
d) Membuat pengiraan untuk
pembayaran mingguan dan
mengeluarkan cek.

Minggu Kedua Belas (18 September a) Mengemaskini baucer tunai projek-

– 8 September 2016) projek syarikat bagi semua urusan
pembayaran yang dilakukan
sepanjang minggu lepas.
b) Mengemaskini buku aktiviti harian
jentera ‘case’ dan lori.
c) Membuat semakan semua hutang
syarikat Gandingan Wibawa dengan
syarikat-syarikat pembekal untuk
projek-projek yang telah disiapkan.

22
 d) KERJA LUAR- mewakili syarikat
Gandingan Wibawa Sdn Bhd untuk
menyelesaikan tuntutan bayaran dari
syarikat induk, Haji Ali Homes Sdn
Bhd.
e) Membuat pengiraan untuk
pembayaran mingguan dan
mengeluarkan cek.

Minggu Ketiga Belas (25 September a) Mengemaskini baucer tunai projek-

– 29 September 2016) projek syarikat bagi semua urusan
berkaitan baucer tunai minggu lepas.
b) Menulis baucer tunai dan cek untuk
tuntutan kakitangan pada sepanjang
minggu lepas sehingga minggu ini.
c) Membuat invois untuk syarikat Muqis
Resources bagi pembelian dan
penyewaan jentera.
d) Mengemaskini buku aktiviti harian
jentera ‘case’ bernimbor plat DCW
7411 dan DCR 7411 serta van TBS
2058.
e) KERJA LUAR- KE MAJLIS DAERAH
MACHANG UNTUK
MENGURUSKAN TUNTUTAN BAGI
PROJEK YANG TELAH DISIAPKAN.

Minggu Keempat Belas (25 a) Tulis baucer tunai untuk setiap

September – 29 September 2016) bayaran pada minggu lepas.
b) Kemaskini baucer tunai untuk
bayaran minggu lepas.

23
 c) KERJA LUAR – KE MUQIS
RESOURCES UNTUK TUJUAN
TUNTUTAN PEMBAYARAN.
d) Membantu kontraktor untuk mengira
dan membahagikan wang gaji kepada
pekerja tapak pembinaan.

Minggu Kelima Belas (9 Oktober – a) Mengemaskini baucer tunai untuk

13 Oktober 2016) projek-projek syarikat bagi semua
urusan berkaitan dengan
pembayaran untuk minggu lepas.
b) Menulis tempahan pembelian /
Purchase Order (PO) kepada syarikat
Mat Lie yang merupakan pembekal
batang paip.
c) Mengira semua hutang tertunggak
dengan syarikat pembekal iaitu
Asahan Sdn Bhd.
d) Mengira kos tukang bagi projek
SPNB 2 untuk sepanjang tahun 2016.
e) Mengeluarkan cek bagi syarikat
Gandingan Wibawa Sdn Bhd dan
Warisan Gandingan Sdn Bhd.

Minggu Keenam Belas (16 Oktober a) Menulis baucer tunai bagi bayaran
– 20 Oktober 2016) mingguan untuk Gandingan wibawa
Sdn Bhd dan Warisan Gandingan
Sdn Bhd.

24
 b) Mengemaskini semua fail baucer tnai
untuk van TBS 2058 kerana
kesilapan pendokumen antara fail
baucer tunai TBS 2058 dan TBS
2058 (SUPPLY).
c) Membuat invois bagi sewaan jentera
‘case’ oleh syarikat Haji Ali Homes.
d) Menulis tempahan belian/ purchase
order untuk projek Banglo Machang
Lot 6059.

Minggu Ketujuh Belas (23 Oktober – a) KERJA LUAR – MEWAKILI

27 Oktober 2016) SYARIKAT KE YUSRI MAJU SDN
BHD
b) Membuat invois bagi tuntutan
bayaran dengan Majlis Daerah
Machang bagi projek yang telah
disiapkan.
c) KERJA LUAR – MEWAKILI
SYARIKAT KE PEJABAT PERKESO
d) Mengemaskini baucer tunai bagi
minggu lepas.
e) Membuat surat memohon tapak
penggunaan tapak parking Majlis
Daerah Machang.

25
Minggu Kelapan Belas (23 Oktober a) Membuat baucer tunai dan cek untuk
– 27 Oktober 2016) gaji kakitangan dan perbelanjaan
bulanan seperti ansuran kereta dan
sewa pejaba
b) Menulis baucer tunai untuk bayaran
mingguan minggu lepas.
c) Membuat pengiraan untuk
pembayaran mingguan dan
mengeluarkan cek.

26
 BAB 4

LAPORAN TEKNIKAL

4.1 BAHAGIAN MENGENAI LAPORAN KEWANGAN SYARIKAT

4.1.1 Tujuan Laporan Kewangan

Laporan kewangan bertujuan:-

i. Tujuan utama penyata kewangan ini dilakukan adalah untuk menunjukkan

samada perniagaan mengalami keuntungan ataupun kerugian bagi satu
tempoh masa perakaunan. Biasanya dalam tempoh masa setahun.
Manakala kunci kira-kira akan menunjukkan kedudukan kewangan sesuatu
perniagaan bagi satu tempoh masa. Kedudukan kewangan yang
dimaksudkan adalah berkenaan dengan asset, liability dan ekuiti pemilik.
Adakah asset syarikat dapat menanggung liability yang ditanggung oleh
syarikat melalui pengiraan ratio-ratio tertentu. Jadi dengan mengetahui
kedudukan kewangan syarikat maka dapatlah syarikat membuat sesuatu
perancangan masa depan syarikat tersebut dan dapat membantu dalam
membuat seseuatu keputusan yang bakal diambil kelak.

27
ii. Laporan kewangan yang lengkap dan terperinci bagi setiap urusniaga dalam
perniagaan yang lebih besar akan membolehkan secara kesilapan atau
fraud dalam perniagaan dapat ditemui. Hal ini akan membolehkan proses
pengauditan oleh juruaudit nanti akan lebih mudah dan mengurangkan kos
pengauditan. Seorang akauntan haruslah sentiasa berwaspada terhadap
kemungkinan berlakunya kesilapan dan fraud besar oleh pihak pengarah
ataupun pihak pengurusan, berbekalkan dengan kemungkinan kecuaian dan
kesilapan maklumat yang diterima.

iii. Laporan kewangan dapat membantu banyak pihak untuk membuat

keputusan. Ia dapat membantu pihak dalaman iaitu pengurus syarikat atau
pekerja-pekerja syarikat untuk mengetahui sejauh mana perjalanan
perniagaan mereka selama ini. Ini dapat membantu mereka dalam
perancangan utnuk syarikat pada masa yang akan datang dan kepada pihak
luar pula seperti bank dalam hal pemberian kredit bakal-bakal pelabur sama
ada untuk melabur atau tidak. Pemegang saham pula untuk mengetahui
sejauh manakah faedah yang mereka akan diterima dan lain-lain lagi.

iv. Hasil dari laporan kewangan ini dapat memberikan petunjuk kepada pihak
pengurusan bagi memperbaiki kecekapan perniagaan. Ini termasuk memberi
bantuan kepada pihak pengurusan untuk membaiki kawalan-kawalan
perakaunan dalam sesuatu perniagaan bagi mengelakkan daripada berlaku
sebarang kesilapan catat akan maklumat kewangan syarikat pada masa
akan dating.

28
4.1.2 Latar Belakang Kunci Kira-Kira

Kunci kira-kira merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan

kewangan sesebuah perniagaan. Maklumat-maklumat yang terkandung dalam
Kunci Kira-kira ialah nama perniagaan, tajuk Kunci Kira-kira, butiran dan nilai aset,
butiran dan nilai liabiliti,serta butiran dan nilai ekuiti pemilik. Tujuan Kunci Kira-kira
disediakan adalah untuk mengetahui kedudukan kewangan sesebuah perniagaan
seperti jumlah aset, hutang, dan modal bagi suatu tempoh perakaunan.

Gambar Rajah 4.1 Format Mengira Kunci Kira-Kira

29
4.1.3 Dokumen-Dokumen Perakaunan

Sepanjang menjalani latihan industri di syarikat ini, pelajar telah mengunakan

beberapa dokumen perakaunan yang kerap kali digunakan oleh syarikat ini dalam
menjalankan urusan perniagaan mereka. Antaranya;

i. Baucer Pembayaran (Payment Vaucher)

ii. Baucer Tunai
iii. Nota Kredit
iv. Kaki Bank
v. Penyata Bank
vi. Pesanan Belian (Purchase Order)
vii. Invois (Invoice)
viii. Buku Cek (Cheque Book)

Baucer Pembayaran (Payment Vaucher)

Untuk memperketatkan kawalan dalaman syarikat biasanya menggunakan

satu dokumen kawalan yang dinamakan boucer. Baucer digunakan apabila sahaja
syarikat mengeluarkan wang bagi tujuan pembayaran kepada pembekal dan
sebagainya. Bayaran tidak akan dibuat tanpa baucer.

Syarat bagi pengeluaran wang menggunakan boucer adalah baucer tersebut

hendaklah disemak dan diluluskan oleh kakitangan yang dipertanggung jawabkan.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam baucer ialah
bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya? Tarikh
baucer dan tandatangan orang yang menyediakan boucer, yang menyemak boucer
dan yang meluluskan baucer perlu ada pada baucer tersebut sebelum bayaran

30
dibuat. Pehak yang meluluskan bayaran hendaklah mempastikan bayaran adalah
sah dan disokong oleh dokumen saperti bil atau invois.

Kalau bayaran mengunakan cek baucer ini dinamakan baucer (bayaran)

cek. Nombor cek perlu di tulis pada baucer tersebut.Kalau tunai dibayar
menggunakan baucer ini baucer dinamakan baucer (bayaran) tunai.

Baucar Tunai

Baucar tunai tunai disediakan bagi pembayaran secara tunai. Ia dikeluarkan

untuk memberitahu jumlah yang telah dibayar kepada pembekal. Ia juga boleh
dijadikan bukti untuk pembayaran sesuatu barang tersebut.

Gambar Rajah 4.2 Baucer Tunai Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

31
 Gambar Rajah 4.3 Baucer Tunai Syarikat Warisan Gandingan Sdn Bhd

Nota Kredit

Nota kredit merupakan salah satu maklumat penting untuk merekod

transaksi di dalam proses membuat akaun. Ia digunakan apabila terdapat pulangan
barangan yang rosak, salah jenama, atau pecah. Catatan akaun perlu direkodkan
kerana catatan akan memberi kesan terhadap jumlah hutang.

32
Kaki Bank

Kaki cek bank merupakan dokumen penting yang perlu diberikan oleh pihak
pelanggan untuk disemak terhadap sesuatu perbelanjaan. Kaki cek merupakan
keratan rentas yang ditinggalkan di dalam buku cek selepas sesuatu cek tersebut
digunakan. Keratan cek ini sangat penting untuk mengetahui jumlah wang yang
digunakan dalam perniagaan bagi sesebuah perniagaan. Ia perlu ditulis dengan
ringkas dan tepat supaya seseorang yang membuat sesuatu akaun itu memahami
jenis perbelanjaan yang dilakukan.

Penyata Bank

Penyata bank merupakan salah satu dokumen perniagaan yang perlu diberi
oleh pihak bank kepada unit kewangan Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Pada setiap
akhir bulan, pihak bank akan mengeluarkan penyata bank bagi akaun sesebuah
perniagaan. Ia merupakan rekod akaun semasa perniagaan antara pihak bank
dengan pelanggan. Pihak yang membuat akaun sesebuah perniagaan sangat
memerlukan dokumen penyata bank ini untuk menyemak ketepatan catatan buku
tunai serta baki wang tunai di dalam akaun.

Tujuan penyata bank disediakan adalah untuk merekod setiap transaksi cek
keluar masuk didalam sesebuah akaun perniagaan. Secara terperincinya, apabila
pihak planggan memasukkan aliran wang ke dalam akaun, maka pihak bank akan
merekodkan transaksi tersebut dibahagian kredit. Bagi transaksi tersebut, pihak
pelanggan akan merekod debit di dalam buku tunai. Apabila aliran wang tunai
dikeluarkan, maka pihak bank akan merekod transaksi tersebut di bahagian debit
untuk akaun semasa pelanggan. Bagi pelanggan pula, rekod tersebut perlu
dikreditkan di dalam buku tunai di bahagian lajur bank. Antara tujuan lain penyata
bank diperlukan adalah :-

33
 i) Menyesuaikan baki di buku tunai dan baki di penyata bank.
ii) Memastikan ketepatan nilai rekod di baki tunai.
iii) Mengenal pasti sebab perbezaan di antara baki di buku tunai
dan baki di penyata bank.

Pesanan Belian (Purchase Order)

Pesanan Belian atau ‘Purchase Order’ (PO) adalah surat pemesanan yang
dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan ‘Quotation’ (surat penawaran).
Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari pelanggan. Jika di kemudian
hari pada saat kita sudah mengantarkan barang atau menyelesaikan jasa dan
pelanggan menyangkalnya, maka PO ini dapat menjadi bukti. PO biasanya juga
merinci bagaimana tahapan pembayaran dilakukan.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam pesanan belian
ialah pesanan dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya?
Tarikh dan tandatangan orang yang menyediakan PO ini. Nombor telefon si
pembuat pesanan dan kemana barang pesanan itu mahu dihantarkan. Dalam
syarikat ini, PO selalu dibuat kontraktor kerana ingin membuat pesanan barang
ingin dihantar ke tapak pembinaan.

34
 Gambar Rajah 4.4 Resit PO Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

Invois (Invoice)

Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada
pelanggan kita sesuai kesepakatan di PO. Invois ini mengandungi perincian barang
/khidmat dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah walaupun harga tersebut
telah mengalami kenaikan dari pembekal kita.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam invois ialah
bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayaran yang ditagih.
Tarikh invois dan tandatangan orang yang menyemak invois perlu ada pada invois
tersebut sebelum tuntutan bayaran dibuat.

Dan sekiranya bayaran bagi tuntutan invois itu telah dibuat, cop ‘PAID’ pada
invois tersebut bagi mengelakkan keliruan tuntutan pada masa akan dating.

35
 Gambar Rajah 4.5 Invois Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

Buku Cek (Cheque Book)

Cek ialah perintah bertulis kepada institusi kewangan supaya membayar

jumlah khusus dalam sesuatu mata wang seperti yang dinyatakan.

Dalam keadaan di syarikat Gandingn Wibawa Sdn Bhd, bank RHB menjadi
pilihan mereka untuk melakukan sebarang urusan pembayaran atau pemindahan
wang dalam matawang Ringgit Malaysia.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam cek ialah nama si
penerima pembayaran tersebut, amaun dalam Ringgit Malaysia, tarikh cek
dikeluarkan dan tandatangan pemilik cek tersebut. Setiap ejaan atau nama mestilah
betul bagi mengelakkan sebarang masalah semasa berurusan dengan bank kelak.

36
 Gambar Rajah 4.6 Contoh Cek RHB Bank

4.1.4 Penerangan Perbezaan Antara Buku Tunai Dengan Penyata Bank

Transaksi direkodkan di dalam buku tunai tetapi tidak direkodkan di dalam penyata

bank.

i) Kesilapan di dalam buku tunai

ii) Cek belum di ‘clear’ kan.

Transaksi direkodkan di dalam penayata bank tetapi tidak direkodkan di dalam buku

tunai.

i) Cek tidak laku

ii) Penerimaan tunai atau cek oleh pihak bank

iii) Pembayaran oleh pihak bank

37
4.1.5 Penyediaan Akaun Perniagaan (Syarikat Guaman)

Untuk penyediaan akaun bagi syarikat yang dikawal selia oleh syarikat
guaman, akaun pelanggan merupakan akaun amanah yang daripada ‘stakeholder’.
Surat tuntutan iaitu ‘Certified by Architect’ sangat diperlukan dalam proses
membuat akaun. Proses untuk memudahkan kawal selia akaun tersebut, pembuat
akaun harus bijak dalam menyusun atur proses akaun tersebut. Oleh itu, beberapa
peraturan haruslah diikuti bagi memudahkan proses membuat akaun perniagaan
kawalan syarikat guaman.

Antara langkah-langkah tersebut ialah :-

a) Segala yuran guaman yang diterima secara berasingan haruslah

dimasukkan ke dalam akaun pejabat iaitu ‘office account’ tetapi sekiranya
yuran guaman itu bercampur dengan bayaran-bayaran lain, ia lebih mudah
untuk terus dimasukkan ke bank iaitu ‘Client Account’. Selain itu, bayaran
‘disbursement’ juga adalah lebih mudah di masukkan ke dalam ‘Client
Account’.

b) Bayaran ‘disbursement’ lebih mudah dimasukkan teros ke akaun ‘Client

Account’.

c) Penerimaan wang daripada ‘stakeholder’ iaitu daripada bank, atau pihak

kerajaan hendaklah dikeluarkan ‘official receipt’ sebagai bukti penerimaan
pembiayaan tersebut dan hendaklah terus dimasukkan ke dalam ‘Client
Account’.

d) Sekiranya kebanyakan urusan menggunakan aliran wang tunai daripada

‘Office Account’, maka tuntutan pembayaran boleh dibuat daripada
‘disbursement’ untuk dipindahkan dari ‘Client Account’ ke ‘Office Account’.
Tetapi dengan syarat ia tidak boleh dicampurkan dengan yuran guaman.
e) Oleh itu, kesemua wang ‘disbursment’ sahaja tanpa dicampur dengan yuran
guaman sahaja boleh dipindahkan ke ‘Office Account’.

38
 f) Selepas dibuat pindahan ke ‘Office Account’, baucar akan dikeluarkan dan
disenaraikan segala nilai pembelian, nama pembeli atau fail mengikut
peringkat keperluan.

g) Yuran guaman hanya boleh dipindahkan selepas tamat urusan dengan fail
pelanggan iaitu ‘closing file’ dengan menyenaraikan beberapa butiran dan
beberapa jumlah amaun yang telah dicatat di dalam baucar pembayaran dan
terus difailkan ke dalam ‘Office Account’ berserta slip bank selepas dibuat
pembayaran tersebut.

4.1.6 Proses Penyimpanan dan Penyusunan Baucer Tunai/ ‘Payment Voucher’

Pertama sekali hendaklah mendapat senarai bayaran mingguan yang dibuat

pada hujung minggu lepas iaitu hari khamis dan telah disahkan oleh pengurus
syarikat.

Setelah mendapatkan senarai bayaran mingguan, semua pembayaran yang

dibuat sepanjang minggu lepas akan dibuatkan PV (Payment Voucher) bagi
mengawal keluaran duit dari syarikat. Pembayaran tidak akan dibuat tanpa PV.
Setiap minggu, bayaran untuk satu-satu projek akan dibuat dan cek akan
dikeluarkan bersama dengan PV bagi projek masing-masing.

Bagi penyimpanan data, Syarikat GWSB membuat 2 jenis penyimpanan iaitu

penyimpanan secara ‘soft-copy’ dan simpanan secara ‘hard-copy’.

Bagi penyimpanan secara ‘hard-copy’, semua kerja dilakukan secara

manual iaitu secara bertulis tangan dan pengiraan menggunakan kalkulator.
Langkah-langkah penyimpanan adalah seperti berikut :

39
1. PV dibuat akan dikepilkan sekali dengan sebarang bukti pembayaran yang .
telah dibuat oleh syarikat seperti resit bayaran dan lain-lain.

2. PV yang telah dikepilkan bersama resit akan ditebuk lubang dan dimasukkan
ke dalam fail PV mengikut projek masing-masing.

3. Sebarang kemasukan PV baru di dalam Fail PV Projek akan dicatatkan ke

dalam Ringkasan Bayaran yang ditampil di muka depan fail PV. Anatara
maklumat yang akan dicatatkan adalah bilangan, tarikh PV, nombor PV,
nombor cek, jumlah bayaran PV dan akhir sekali kepada siapa dibuat yang
mana lebih kepada detail pembayaran projek.

4. Siap sahaja menulis segala maklumat diatas, pengiraan semula jumlah PV

akan dibuat. Ini adalah bertujuan untuk memastikan setiap jumlah
pembayaran yang dilakukan atas satu-satu projek adalah jumlah terkini, ‘up-
to-date’.

Gambar Rajah 4.7 Contoh ‘HARD-COPY’ baucer tunai disimpan

40
 Bagi penyimpanan secara ‘soft-copy’, semua kerja dilakukan secara
berlomputer yang mana segala langkah penulisan dan pengiraan akan dibuat di
dalam perisian Microsoft Excel 2010. Langkah-langkah penyimpanan adalah seperti
berikut :

1. Komputer dihidupkan.

2. Tekan pada ‘My Computer’ , ‘Local Disc [c]’ dan seterusnya buka folder
Akaun yang mana mengandungi dua lagi folder iaitu Akaun GWSB dan
Akaun WGSB.

41
3. Jika PV yang dikeluarkan oleh Syarikat GWSB, maka buka folder GWSB.

42
4. Buka akaun yang terkini iaitu 2016

5. Dalam satu Microsoft Excel 2010, semua projek diletakkan sekali. Cari
projek mana yang telah PV dikeluarkan.
6. Masukkan bilangan, tarikh PV dikeluarkan, nombor PV, nombor cek, jumlah
bayaran dan detail pembayaran
7. Menggunakan perisian Excel ini, penjumlahan semula semua PV projek
adalah tidak perlu kerana pengiraan sendiri akan dilakukan secara automatic
oleh computer dan pengiraannya adalah lebih tepat.

43
4.1.7 Penutup

Penyediaan penyata pendapatan dan penyimpanan dokumen-dokumen

kewangan sangat penting supaya disediakan dengan teliti dan kemas. Hal
sedemikian kerana untuk menjamin kualiti dan mengekalkan keyakinan kepada
pelanggan tentang profesionalisme pengurusan perniagaan Syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.

Pengurusan kewangan yang berkesan dapat membantu dan mengawal

keluar masuk wang dalam syarikat dengan lebih berkesan dan menentukan
keuntungan atau kerugian semasa syarikat dengan lebih tepat.

44
4.2 Sistem Pemfailan

Sistem pemfailan sangat dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan

maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari
dan dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada
tercicir atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada perancangan
dan pengurusan yang teliti da sisetmatik ke atas fail-fail yang membawa
kepentingan kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut adalah
penting, maka tanggungjawab setiap staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd akan
mengendalikan dokumen tersebut ke dalam fail.

Fail mempunyai kepentingan yang penting iaitu :-

i. Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk

yang diperlukan.

ii. Pengguna dapat menggunak segala maklumat yang telah direkodkan

dalam tempoh masa yang panjang.

iii. Sebagai bahan rujukan.

iv. Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan.

v. Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail

dibuat bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam
keadaan yang pantas, mudah dan selamat.

Faktor-faktor pengkelasan yang terbaik perlu diambil kira seperti :-

a. Boleh diubah suai
b. Boleh dikemaskini
c. Kesamaan
d. Penjimatan Kos
e. Penyelarasan dan kawalan
f. Mudah dikesan atau dicari

45
4.2.1 Kelebihan Sistem Pemfailan

Kerja pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya.

Antara kelebihan tersebut adalah :-

i. Mempertingkatkan kualiti pentadbiaran jabatan dengan memberikan semua

tumpuan terhadap semua proses pendokumentasian pengurusan maklumat,
sistem fail dan penyimpanan rekod.

ii. Mendapatkan pengetahuan yang bagi menyediakan sebuah buku panduan /

atau manual pengurusan fail dan rekod.

iii. Dapat menguruskan pelaksanaan sistem fail secara sistem sistmeatik dan
konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan.
Dapat melicinkan operasi sesebuah syarikat.

46
4.2.2 Peralatan / Dokumen Yang Diguna Pakai

a. Rak Fail

Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokemen sama ada

yang firma ataupun yang pelanggan. Pada rak fail, dilekatkan label mengikut abjad
dan membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail
akaun, fail cukai, fail bajet dan sebagainya.

b. Alat Penebuk Lubang

Alat penebung lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa

membuat proses pemfailan.

c. ‘Plastic Fastener’

Digunakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan mudah

memperkemaskan dokumen dan surat.

d. Klip

Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepilkan dokumen-

dokumen di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd.

e. ‘Stapler’

Terdapat dua jenis ‘stapler’ yang diguna pakai iaitu stapler besar dan
stapler kecil.

47
4.2.3 Pemfailan Mengikut Tarikh dan Kronologi

Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu

kaedah yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut
tarikh seperti yang tercatat di didalam surat yang diterima daripada pelanggan. Hal
ini bermakna, segala dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu.
Manakala dokumen yang diterima kemudian akan disusun dibahagian atas sekali di
dalam fail.

4.2.4 Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara

Surat-surat dan dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan
kemudian disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkara-perkara
yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang telah
dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji pekerja, pinjaman dan lain-lain lagi.
Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat mengumpulkan segala dokumen dan
data yang berkaitan dengan surat menyurat dapat dikumpulkan bersama bagi
mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah.

4.2.5 Pemfailan Mengikut Jenis Dokumen Perniagaan

Setiap dokemen yang dterima daripada pelanggan akan disertakan dengan

dokumen data perniagaan yang telah dijalankan. Ini memudahkan kerja merekod
dalam proses perakaunan. Antara data dan dokumen perniagaan adalah :-

a. Baucar pembayaran
b. Jurnal baucar
c. Baucar tunai
d. Invois
e. Lain-lain yang berkaitan dengan perakaunan dan pengurusan

48
4.2.6 Proses Pemfailan

i. Menyusun Salinan Resit Pembayaran

Setiap dokumen seperti resit pembayaran iaitu resit kompaun, resit

perlesenan dan resit cukai taksiran yang dibayar di kaunter bayaran
akan diambil dan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan nombor
resit tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses kerja adalah
membuat penyemakan dan penyusunan mengikut tarikh salinan resit.
Sistem penyimpanan resit yang tidak sistematik akan meyukarkan
kerja pencarian data atau maklumat perniagaan. Oleh itu, segala
salinan resit atau dokumen perniagaan pelanggan perlu disimpan
dengan teratur.

ii. Menyusun salinan Cek Di Dalam Fail

Cek yang telah dikeluarkan hendaklah disemak sama ada amaun di

dalam cek sama atau tidak amaun yang telah dibuat. Salinan
dariapad cek akan direkod ke dalam baucar dan akan dibuat rujukan
jika ada sebarang masalah yang berlaku. Cek disusun di dalam fail
mengikut tarikh, bulan dan tahun.

4.2.7 Memasukkan Segala Dokumen Ke Dalam Fail Yang Bersesuaian Dan

Tempat Fail Disimpan.

Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses

menebuk lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir
dalam sistem pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak
simpanan fail.

49
 BAB 5

KESIMPULAN

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT) telah menetapkan semua

pelajar Politeknik untuk menjalani latihan industri sebagai syarat sebelum menerima
ijazah untuk sijil atau diploma. Latihan industri telah membawa banyak manfaat dan
ganjaran kepada setiap pelajar.

Latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar kepada suasana

persekitaran kerja yang sebenar. Ia adalah suasana yang berbeza di mana pelajar
perlu lebih berdisiplin, tanggungjawab, amanah dan professional dalam setiap kes.

Di sampaing itu, sikap pintar juga amat penting untuk menangani masalah
inventori peribadi untuk memperbaiki dunia dalam memahami cabaran perniagaan
dan ujian sama ada jatuh atau meningkatkan prestasi sesebuah organisasi.

50
 Sepanjang 4 bulan lebih, latihan industri ini bermula dari 19 Jun 2016 hingga 3
November 2016 di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd, pelbagai pengetahuan
dan pengalaman telah saya perolehi.

Dengan itu, saya juga mampu menyemai kepercayaan dan tanggungjawab

untuk aktiviti-aktiviti atau kerja yang telah dilakukan. Banyak perkara baru telah saya
pelajari, antara yang boleh digubal adalah seperti berikut:

a) Dapat memahami dunia perniagaan dan pelbagai risiko dan cabaran

b) Belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan samada dengan

pelanggan ataupun kakitangan syarikat

c) Boleh memahami dan mengkaji system pengurusan organisasi yang

memerlukan kemahiran yang tinggi.

d) Membangunkan tahap keyakinan yang tinggi untuk berurusan dengan

tingkaj laku yang berbeza daripada individu yang berbeza

e) Pelajar boleh menimba ilmu dan pengalaman yang banyak sebagai asset
semula jadi untuk bergerak ke dalam dunia kerja yang sebenar.

f) Cara penyelesaian masalah yang tepat dan berkesan

g) Pelajar dapat membina hubungan yang baik di semua peringkat masyarakat

sama ada dengan pekerja kanan, orang bawahan atau pelanggan yang
dating berurusan

Latihan industri telah memberi peluang untuk mengalami rasa keadaan mereka
sendiri, bekerja mempunyai banyak perbezaan dengan situasi pembelajaran
mereka selama ini.

Di samping itu, Politeknik juga banyak memberi petunjuk dan pengetahuan

mengenai latihan industri untuk dilaksanakan dengan betul. Saya ingin
mengucapkan terima kasih kepada Politeknik Kota Bharu dan Syarikat Gandingan

51
Wibawa Sdn Bhd lantas untuk menerima kehadiran saya dengan senang hati dan
tidak pernah gagal untuk memberi bimbingan dan tunjuk ajar dalam tempoh ini.

Setelah tamat latihan industri ini, saya lebih yakin dalam segala perkara
berbekalkan pengalaman kerja dan saya sangat pasti ia akan berguna dalam dunia
sebenar pekerjaan saya nanti.

Kesimpulannya, latihan industri adalah untuk memberi manfaat kepada pelajar

kerana ia boleh membekalkan setiap pelajar dengan pengalaman dan pengetahuan
yang berguna. Justeru itu, pelajar boleh memberikan komitmen yang baik kepada
setiap tugas yang diarahkan dan berdisiplin diri, terutamanya pekerjaan yang
melibatkan berkumpulan.

GWSB juga banyak memberi sokongan dan dorongan kepada pelajar industri
dalam usaha untuk mendidik mereka dan mengajar generasi masa depan pelajar
kepada aspek-aspek ekonomi yang cerah masa depan.

Secara keseluruhannya, latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar

kepada dunia sebenar dan untuk mengajar pelajar menguruskan sebuah organisasi
secara sistematik untuk bersaing dengan ekonomi yang berdaya maju sekarang.ee

52
 BAB 6

KOMEN DAN CADANGAN

Latihan industri penting kepada pelajar sebagai pelengkap kepada

penganugerahan sijil atau diploma kepada pelajar selepas menamatkan pengajian
mereka. Pelajar dinasihatkan untuk menjalani sesi latihan industri selama tempoh
masa satu semester yang ditetapkan oleh politeknik.

Sepanjang menjalani tempoh latihan industri di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn

Bhd. Lantas, pelbagai pengetahuan dan pengalaman yang perlu saya belajar dan
ikuti. Walau bagaimanapun, tidak semua sempurna dan terdapat jurang yang boleh
diperbaiki supaya kerja dibuat lebih berkesan.

Terlalu banyak yang masih perlu di pelajari pada setiap hari kerana pasti ada
situasi berbeza yang memerlukan pelajar sendiri tahu bagaimana untuk berurusan
dengan pelbagai situasi. Dengan setiap peluang yang diberikan, pelajar harus
merebut peluang yang wujud untuk pelajar-pelajar bagi melengkapkan diri mereka
dengan pengetahuan yang berguna dan dapat digunakan pada suatu hari nanti.

53
 Di samping itu, sikap terbuka dan boleh memrima komen atau pendapat orang
lain adalah satu sikap yang menggalakkan dan membolehkan pelajar untuk
memperbaiki kaedah untuk memastikan kualiti kerja dan kualiti disediakan.

Kursus latihan industri semulajadi nagi setiap pelajar di mana ia boleh

membantu dan memdedahkan pelajar kepada banyak perkara dan juga memberi
manfaat kepada pelajar itu sendiri.

Cadangan yang membina atau idea akan bijak mempunyai kesan positif
kepada organisasi mereka sendiri untuk melihat kelemahan mereka sendiri dan
mengekalkan atau meningkatkan kelebihan yang sedia ada dalam menerajui dan
meneruskan perjuangan bagi organisasi itu sendiri untuk menjadi lebih maju dalam
masa depan yang kompetitif.

6.1 Jurulatih atau Pelajar

Terdapat beberapa komen dan cadangan yang perlu dilakukan oleh setiap pelajar
latihan industri dalam pelbagai perkara. Anataranya ialah :

i. Membuat persediaan yang lengkap dan berkeyakinan tinggi

Sebelum pelatih menjalani latihan industri, tenaga pelajar perlu memastikan

bahawa keyakinan yang tinggi boleh dipamerkan semasa latihan industri dengan
persediaan sedikit atau peralatan yang diperlukan.

Ia juga membantu untuk memberi kesan positif kepada syarikat atau firma itu
dan boleh memberikan komitmen yang baik untuk latihan di seluruh industri.

54
 ii. Pemilihan organisasi yang sesuai

Sebelum latihan industri pelajar perlu membuat beberapa ulasan dan memilih
organisasi yang betul untuk menjadi serasi dengan bidang semasa pengajian di
politeknik. Ia bertujuan untuk membolehkan pelajar memohon apa yang telah
dipelajari dalam pengurusan organisasi untuk mengelakkan sebarang konflik bidang
masing-masing.

iii. Keghairahan dan semangat tinggi yang sepatutnya

Setiap pelajar mesti mempunyai keazaman dan semangat yang tinggi untuk
mempelajari latihan industri dalam masa yang ditetapkan.

Pelajar perlu menanamkan perasaan tidak mudah berputus asa dalam

melakukan aktivit-aktivti kajian baru serta menunjukkan ketabahan dan juga perlu
belajar dalam bidang baru.

Pelajar perlu bersedia untuk menangani pelbagai situasi yang sering berlaku
dalam pengurusan sesebuah organisasi seperti bantahan daripada pelanggan,
keuntungan dan kerugian dan banyak lagi.

55
6.2 Politeknik

Sebelum latihan industri, Politeknik akan memberi pengetahuan dan gambaran

kecil kepada pelajar utnuk menjalani latihan industri.

Walau bagaimanapun, ia masih tidak mencukupi dan perlu diperbaiki oleh

politeknik sendiri supaya pelajar boleh berjaya dalam melengkapkan latihan industri.
Antaranya adalah seperti berikut :

I. Memberi penerangan yang jelas dan gambaran yang sempurna

Politeknik adalah keperluan yang jelas untuk memberi tumpuan kepada objektif
dan skop latihan industri kepada semua pelajar tanpa sebarang masalah.

Di samping tu, keadaan utama kepada pelajar untuk mengelakkan rasa janggal
semasa latihan industri mereka. Buku laporan latihan industri sering memberi
masalah kepada pelajar-pelajar kerana kurang pendedahan dan penjelasan akan
memberi petunjuk kepada penyediaan laporan akhir.

Oleh itu, pensyarah boleh menunjukkan contoh buku laporan latihan industri
telah diselesaikan dengan memahami dengan sepenuhnya oleh pelajar dan
membantu pelajar menyediakan laporan akhir dengan betul.

56
 II. Lawati kuliah dan mengkaji untuk latihan industri pelajar

Politeknik perlu menyimpan lawatan dan kajian untuk pelajar latihan industri.
Tujuannya adalah untuk memantau organisasi mengikut kawasan yang diambil oleh
pelajar.

Di samping itu, pensyarah boleh mengikuti perkembangan disiplin pelajar

latihan industri. Ia juga mencerminkan perhatian kepada pelajar politeknik untuk
latihan industri. Politeknik juga perlu mengetahui apa-apa masalah yang dihadapi
oleh pelajar dan untuk menydiakan penyelesaian yang terbaik dalam apa jua
keadaan.

6.3 Organisasi ( Gandingan Wibawa Sdn Bhd)

Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah satu organisasi yang mengikuti

perkembangan dan menerima pelajar industri. Semasa latihan industri, pelajar yang
terlibat dalam organisasi mempunyai banyak kerja untuk dipelajari dan pengalaman
tersebut akan dibawa ke dalam dunia pekerjaan sebenar selepas tamat pengajian
tidak lama lagi.

Justeru itu, terdapat beberapa cadangan yang positif yang boleh digunakan
oleh organisasi. Antaranya ialah :

57
 a. Keperhatian tentang pandangan pelajar.

Organisasi boleh mengadakan mesyuarat ringkas dengan pelajar yang menjalani

latihan industri dalam setiap bulan supaya pelajar boleh memberi pendapat tentang
sesuatu kerja kerja yang telah dilakukan.

Di samping itu, pelajar juga boleh mengetahui maklumat lanjut dalam system
organisasi dan mempelajari segala ilmu yang baru kepada mereka.

Ia juga akan menutup system komunikasi dua hala antara pelajar dan pertubuhan-
pertubuhan ini boleh memberi banyak faedah kepada kedua-dua pihak.

b. Teruskan pengambilan pelajar untuk latihan industri

Gandingan Wibawa Sdn Bhd perlu terus mengambil pelajar latihan industri kerana
ia adlah sebuah organisasi yang boleh memberikan banyak pengalaman dan
pengetahuan untuk pelajar latihan industri. Dengan ini, pelajar dapat menjalani
latihan industri dengan betul dan berkesan.

c. Pendedahan yang lebih mencabar

Organisasi adalah untuk mendedahkan pelajar bagaimana untuk menguruskan

sebuah organisasi sebagai satu cara untuk berkomunikasi dan berkhidmat kepada
pelanggan.

Ia juga melatih pelajar untuk berkomunikasi dan bersemuka dengan orang ramai,
terutamanya bagi organisasi yang menjalankan perniagaan dan melatih para pelajar
bagi memasuki rundingan dan promosi syarikat.

58
 BIBLIOGRAFI

Kementerian Pengajian Tinggi. Garis Panduan Latihan Industri Politeknik,

Edisi 2013. Jabatan Pengurusan Politeknik Dan Kolej Komuniti.

Unit Perhubungan Dan Latihan Industri, 2016. Panduan Penulisan Laporan Akhir
Latihan Industri. Politeknik Kota Bharu, Jabatan Pengajian Politeknik, Kementerian
Pengajian Tinggi.

gwsb_007@yahoo.com ( GANDINGAN WIBAWA SDN BHD)

Mohd Syukri Bin Mohd Ali ( Pengarah Urusan )

59
LAMPIRAN 1 : TEMPAT PENYIMPANAN FAIL-FAIL DAN DOKUMEN

FAIL-FAIL PV

DOKUMEN KEWANGAN

60
LAMPIRAN 2 : SUDUT-SUDUT DALAM PEJABAT

MEJA DISKUSI / MESYUARAT

MEJA PELATIH / PELAJAR LI

61