LAPORAN AKHIR LATIHAN INDUSTRI

JABATAN PERDAGANGAN

DISEDIAKAN OLEH:

NAMA : WAN MUHAMMAD AMMAR IRFAN BIN WAN .

ROSLI

NO. PENDAFTARAN : 04DPM20F1053

JABATAN : JABATAN PERDAGANGAN

1
 BAB 1

PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI

1.1 Pengenalan

Latihan industri merupakan sebahagian daripada kursus wajib yang perlu

diambil oleh semua pelajar Politeknik Kota Bharu , setiap pelajar diwajibkan
menjalani latihan industri selama satu semester sebelum diploma. Latihan industri
ini dilakukan selama 5 bulan 15 hari difirma atau organisasi yang telah dipilih
sendiri oleh pelajar atau yang telah ditetapkan.

Tujuan sebenar latihan industri ini adalah bagi menyediakan para graduan yang
bersedia dan berkemampuan untuk menghadapi kerjaya sama ada dalam bidang

2
akademik mahupun bukan akademik dengan semangat penampilan
profesionalisme yang tinggi.

Selain itu, memberi pendedahan kepada pelajar situasi sebenar dunia

pekerjaan di samping membantu meningkatkan kemahiran sosial pelajar. Saya
telah menjalani latihan industri di Syarikat Ummah Berkat Solution Sdn Bhd.
Sepanjang tempoh latihan, saya didedahkan pelbagai aktiviti-aktiviti dalam bidang
tugas, walaupun bidang tugas tidak dilakukan sepenuhnya atas sebab tujuan
keselamatan, saya tetap diberi penerangan dan tunjuk ajar yang jelas dan cukup
berguna sebagai pengetahuan am, selain itu, saya dapat mempelajari corak
pentadbiran dan pengurusan, selain didedahkan dengan persekitaran kerja yang
sebenar dan dapat mempelajari kemahiran social seperti komunikasi dan
hubungan social.

Di akhir latihan industri, pelajar di harap dapat mencapai objektif dan

memanfaatkan segala ilmu yang dipelajari dalam menghadapi cabaran era
globalisasi dunia hari ini yang semakin mencabar.

1.2 Objektif Latihan Industri

Setiap pelajar Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, akan

menjalani latihan industri di firma-firma kerajaan atau swasta selama tempoh satu
semester bagi melayakkan pelajar memperolehi sijil atau diploma yang telah
diambil oleh pelajar tersebut di Politeknik berkenaan. Di antara objektif latihan
seperti berikut:

a) Membina personality individu yang boleh bekerja secara

berpasukan, amanah, berkeyakinan dan bertanggungjawab.
b) Memberi peluang kepada pelajar mendapatkan kerja di dalam
bidang yang berkaitan dengan pengajian mereka.
3
 c) Boleh berkomunikasi dengan berkesan serta mematangkan
pemikiran pelajar.
d) Mengamalkan etika dan peraturan kerja yang baik.
e) Memahami budaya kerja (corporate culture) sebagai persediaan
menghadapi alam pekerjaan.

1.3 Objektif Laporan Industri

Setiap pelajar yang sedang menjalani latihan industri dibekalkan dengan

buku laporan harian yang berkaitan dengan latihan industri mereka, bagi pelajar
yang telah selesai menjalani latihan industri, pelajar diwajibkan untuk
menyediakan satu laporan khas latihan industri, laporan ini adalah berdasarkan
kerja yang dilakukan semasa menjalani latihan industri selama satu semester.
Antara objektif laporan latihan industri adalah seperti berikut:

i. Memberi gambaran kepada pembaca mengenai kegiatan gerak

kerja yang dilakukan oleh pelajar dan seterusnya peranan jabatan
atau firma tersebut.
ii. Sebagai buku untuk mengumpulkan segala maklumat dan data yang
diperolehi semasa menjalani latihan industri.
iii. Menerangkan lebih jelas kerja yang dibuat berdasarkan buku
laporan harian pelajar.
iv. Sebagai gambaran awal rujukan kepada pelajar yang akan
menjalani latihan industri.

4
 v. Sebagai rujukan kepada pengurusan syarikat untuk
menambahbaikkan kepada syarikat pada masa akan datang.
vi. Memenuhi syarat penganugerahan sijil atau diploma Politeknik
Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.

1.4 Kepentingan Latihan Industri Kepada Pelajar

Setiap pelajar yang mengikuti Pengajian di Politeknik Kementerian

Pengajian Tinggi Malaysia, telah diwajibkan untuk menjalani latihan industri
selama satu semester, bagi pelajar yang mengambil Diploma, mereka akan
menjalani latihan industri pada semester yang keenam. Latihan industri diwajibkan
kepada setiap pelajar sebelum melayakkan mereka untuk di anugerahkan
Diploma tersebut.

Kepentingan latihan industri kepada pelajar ialah untuk mendedahkan

kepada pelajar suasana kerja yang sebenar, sebelum mereka melangkah kealam
pekerjaan yang sebenarnya, pendedahan awal seperti menjalani latihan industri
dapat memantapkan jati diri pelajar, selain dapat memberi semangat kepada
pelajar untuk meneruskan pengajian mereka sehingga tamat dan memperolehi
sijil atau diploma mereka.

Setelah menjalani latihan industri, pelajar akan lebih yakin dan mengetahui
persekitaran kerja yang sebenar, ini dapat membantu pelajar untuk
mempraktikkan apa yang telah dipelajari di dalam bilik kuliah atau bengkel pada
kehidupan yang sebenar. Dengan cara ini akan dapat menambahkan
pengetahuan dan pengalaman pelajar itu sendiri.

5
 BAB 2

LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Latar belakang organisasi

Rajah 2.1.1 Logo Syarikat

Ummah Berkat Solution

LOT 2372 KG BELUKAR 16250 WAKAF BHARU KELANTAN

6
Email: ubsolution747@gmail.com
No tel: 0199753116

Syarikat Ummah Berkat Solution adalah syarikat hardware yang boleh dikatakan
terbesar di Kelantan. Syarikat ini dimiliki oleh Abdul suki bin mahmad. Manakala
pembantunya ialah Abdul muhaimin bin abdul suki yang merupakan anak Abdul
suki.

2.2 Pengenalan organisasi

UMMAH BERKAT SOLUTION merupakan sebuah syarikat yang

ditubuhkan pada tahun 2007 berbekalkan pengalaman yang jitu selama 11 tahun
dalam bidang pembinaan khusus yang menyeluruh kepada pelanggannya tidak
kira bangunan, rumah, longkang mahu pun jalanraya. Syarikat ini sekarang
bergiat aktif untuk menyertai kerajaan dan kontrak sektor swasta secara agresif
seperti kerja-kerja bangunan dan kerja-kerja awam. Syarikat ini diterajui oleh
Abdul suki mahmad bersama 8 orang kakitangan yang lain. Syarikat ini
merupakan salah satu daripada hardware yang terbesar di Kelantan.
7
 Sejak ditubuhkan kini, syarikat ini telah menunjukkan prestasi kerja yang
memberangsangkan. Keberkesanan itu adalah hasil daripada maklum balas yang
diterima daripada para pelanggan yang menggunakan perkhidmatan firma ini
untuk sebarang projek pembangunan syarikat mereka. Keyakinan dan
kepercayaan itu telah didorong oleh tahap kecekapan dan penelitian kerja yang
menjadi faktor utama syarikat ini melahirkan keyakinan dan kepercayaan
pelanggan terhadap mutu kerja yang dihasilkan.

Ini jelas menunjukkan pelanggan berpuas hati dengan hasil kerja yang
ditunjukkan oleh syarikat ini sehingga terdapat penambahan bilangan projek dari
masa ke semasa sepanjang tempoh syarikat ini beroperasi yang terdiri daripada
syarikat-syarikat kerajaan mahupun swasta.

Selain daripada perkhidmatan yang disediakan, syarikat ummah berkat

solution turut menyediakan perkhidmatan sewaan jentera barangan seperti
staging, uhead, pin poin dan banyak lagi. Ini bagi menambahkan pendapatan
syarikat selain dari turut membantu dalam kerja-kerja pemunggahan serta
pengalihan yang mana tidak dapat dilakukan oleh tenaga manusia.

2.3 Latar belakang penubuhan organisasi

UMMAH BERKAT SOLUTION merupakan sebuah syarikat yang

ditubuhkan pada tahun 2007 berbekalkan pengalaman yang jitu selama 11 tahun
dalam bidang pembinaan khusus yang menyeluruh kepada pelanggannya tidak
kira bangunan, rumah, longkang mahu pun jalanraya. Syarikat ini sekarang
bergiat aktif untuk menyertai kerajaan dan kontrak sektor swasta secara agresif
seperti kerja-kerja bangunan dan kerja-kerja awam. Syarikat ini diterajui oleh
Abdul suki mahmad bersama 8 orang kakitangan yang lain. Syarikat ini
merupakan salah satu daripada hardware yang terbesar di Kelantan.

Awal penubuhan syarikat ini hanya menjual staging, kayu dan barang-barang
yang lain. Dan selepas 2 tahun syarikat ini membuat penyewaan barang dan
memperbesarkan lagi syarikat tersebut . pada tahun 2010 syarikat ummah berkat
telah terkenal di Kelantan kerana ramai masyarakat yang membeli dan menyewa
barang di syarikat tersebut memberi reaksi yang baik dan suka akan barang-
barang di syarikat hardware tersebut.

8
2.4 Ahli lembaga pengarah

9
 MOH

PENGARAH URUSAN &

PENGURUS PROJEK

AMIRUDDIN BIN AHMAD

TARMIZI
PENGARAH & JURUTERA

MOHD SUFIAN NOOR BIN SITI NOOR AIN BINTI

HUSSAIN HASHIM
PERNYELIA TAPAK PEMBANTU URUSAN

Rajah 2.4.1 Carta Organisasi Syarikat

2.5 Kerja Dan Tanggungjawab

1. Mohd Syukri bin Mohd Ali

10
Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kuantiti Juruukur

(Pengarah Urusan)

a) Menyelaras keseluruhan projek dari segi kedua-dua projek fizikal dan

kewangan.

b) Pembuat keputusan bagi pihak syarikat.

c) Menjalankan pentadbiran kontrak dari awal hingga akhir projek

d) Menyelaras kerja-kerja merundingkan perintah perubahan untuk lulus ke

harga pembinaan.

2. Amiruddin Bin Ahmad Tarmizi

Kelayakan- Ijazah Sarjana Muda Kejuruteraan Awam (Kepujian)

(Jurutera)

a) Bertanggungjawab merancang, penjadualan, menjalankan dan

menyelaras aspek teknikal dan pengurusan projek. .

b) Bertanggungjawab untuk menyiapkan setiap projek.

c) Memerlukan berhubung rapat dengan pelanggan-pelanggan projek

diberikan.

d) Mengambil bahagian dalam mesyuarat Pelanggan / kontraktor dan

menyelesaikan isu-isu Pelanggan / kejuruteraan dan pengurusan projek.

e) Pemantauan Belanjawan dan pengesanan trend.

f) Membantu dalam penyediaan cadangan projek kejuruteraan.

3. Mohd Sufian Noor bin Hussain

Kelayakan- Diploma Kejuruteraan Awam

(Penyelia tapak)

11
a) Untuk melaksanakan penyediaan tapak dari segi operasi projek termasuk
buruh, bahan dan projek-projek yang berkualiti.

b) Memastikan kemajuan projek di landasan yang betul.

c) Memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja semasa projek itu

sentiasa terjaga.

d) mengemas kini program kerja di tapak pembinaan.

e) Mewakili syarikat itu bagi apa-apa masalah dan perbincangan dengan JKR
dan lain-lain yang berkaitan.

4. Siti Noor Ain Binti Hashim

Kelayakan – Ijazah Sumber Manusia

(Pembantu Urusan Kewangan)

a) Membantu menguruskan rekod-rekod kewangan syarikat

b) Menyediakan anggaran tuntutan kemajuan bulanan.

c) Menyediakan anggaran ukuran kuantiti sama ada untuk memerintahkan

semakan dan pengesahan.

d) membantu dalam semua kerja-kerja menyediakan dokumen-dokumen

projek

12
 BAB 3

RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1 Ringkasa Tugasan Semasa Latihan Industri

Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah salah satu syarikat kontrak yang mana

menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan iaitu pembinaan, pembaikan,

perobohan dan bina semula dan banyak lagi yang mana berkaitan dengan

kejuruteraan awam. Gandingan Wibawa Sdn Bhd juga telah mengambil pelajar-

pelajar Latihan Industri dari mana-mana institusi dalam Malaysia. Setiap pelajar

akan ditempatkan dalam bahagian yang sesuai dalam melibatkan pengajian

mereka bagi mengelakkan berlaku sebarang masalah.

GWSB telah menyediakan tempat untuk pelajar Latihan Industri yang

mengambil kursus Perakaunan dan Kejuruteraan Awam, mereka akan

dibahagikan samada dibahagian pejabat dan tapak-tapak projek.

13
3.2 Ringkasan Laporan Harian dalam Latihan Industri

Setiap pelajar politeknik dikehendaki menulis laporan harian bagi setiap

aktivitiaktiviti yang dilakukan semasa menjalani Latihan Industri dalam tempoh

yang ditetapkan bermula dari 19 Jun 2016 sehingga 3 November 2016.

Berikut alas ringkasan kerja @ aktiviti yang telah dilakukan:

MINGGU AKTIVITI

14
Minggu Pertama (19 Jun – 23 Jun a) Lapor diri Latihan Industri di
2016) GAndingan Wibawa Sdn Bhd
dengan pengurus yang merupakan
penyelia
Latihan Industri di situ, iaitu Encik
Mohd Syukri Bin Mohd Ali pada
19 Jun 2016.
b) Dokumen-dokumen yang dibawa
semasa lapor diri ialah Surat
Jawapan dari organisasi, kad matrik
pelajar, dan buku laporan harian
sebagai pengenalan diri.
c) Diagihkan tugas oleh kerani
syarikat iaitu, Kak Ain dan
diperkenalkan kepada staf-staf
syarikat yang lain.
d) Surat-surat Pengesahan Laporan
diri perlu dilengkapkan dan
ditandatangani oleh penyelia seperti
Kad Pengesahan Lapor Diri, Peta
Lakaran lokasi tempat Latihan
Industri untuk dihantar ke Politeknik
Kota Bharu. Kelantan.
e) Pada keesokan harinya, Encik
Mohd Syukri Bin Mohd Ali
mengarahkan untuk membantu Kak
Ain dalam kerja-kerja pendokumen
semula PV dari tahun 2014 hingga
2016.
f) Selain itu, Kak Ain turut mengajar
cara pendokumen resit-resit jualan
atau belian yang lain yang berkaitan
dengan urusan perniagaan GWSB.

15
16
Minggu Kedua (26 Jun – 30 Jun a) Pada minggu kedua, syarikat
2016) Gandingan Wibawa dalam proses
membuat permohonan untuk
mengendalikan tender bagi suatu
projek di Jalan Persiaran Rahmat,
Machang, Kelantan.
b) Membantu Kak Ain untuk
menyemak setiap helaian tender
dan jika tiada sebarang masalah,
menurunkan tandatangan sebagai
saksi bahawa setiap yang
dicatatkan dalam projek itu adalah
benar. Selepas itu, jika tiada
masalah atau kesalahan untuk
diperbaiki dalam setiap harga yang
ditawarkan kepada pelanggan.
Maka cop syarikat kontraktor yang
diturunkan.
c) Menyambung kerja minggu lepas
yang tertunggak iaitu membuat
pendokumen semula baucer tunai
syarikat dari tahun 2014 hingga
2016. Setiap baucer tunai mestilah
diasingkan mengikut tahun
masingmasing dan disusun
mengikut tarikh. Tarikh, nombor
baucer tunai, detail pembelian,
amaun dan nombor cek dicatatkan
dalam senarai ringkasan baucer
tunai dengan kemas dan teratur.

17
18
19
 d) Pada hari selasa, Kak Ain tidak
dapat hadir ke pejabat atas masalah
kesihatan lalu mengarahkan saya
untuk mengemaskini buku harian
aktiviti jentera ‘case’ untuk hari
tersebut. Syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd mempunyai dua
buah jentera ‘case’ yang bernombor
DCW
7411 dan DCR 7411 yang
dikendalikan oleh dua orang
pemandu yang berlainan. Untuk
mengemaskini buku harian tersebut,
saya dikehendaki untuk menelefon
kedua-dua orang pemandu dan
bertanyakan di mana beliau
sekarang bekerja untuk hari
tersebut dan menanyakan siapa di
penyewa jentera tersebut serta kos
sewaan tersebut. Detail dinyatakan
dengan kemas dan teratur serta
dicatatkan di papan kenyataan
Jadual Tempahan Case.
e) Belajar cara untuk menulis cek untuk
transaksi pengeluaran wang
syarikat.
f) Hari khamis merupakan hari
pembayaran wang gaji untuk pekerja
tapak pembinaa, menolong
kontraktor mengira setiap gaji untuk
setiap pekerja.

20
21
Minggu Ketiga (10 Julai – 14 Julai a) Membuat penjumlahan semula bagi
2016) PV mengikut tahun masing-masing.
b) Melakukan pengemaskinian
menyeluruh terhadap fail
projekprojek kerajaan seperti Majlis
Daerah Machang, Majlis Daerah
Pasir Mas, dan lain-lain.

c) Membantu kontraktor membuat

pengiraan untuk gaji pekerja
tapak pembinaan.

Mengasingkan baucer tunai

Minggu Keempat (17 Julai – 21 a) mengikut projek masing-masing.
Julai Setiap projek disusun di dalam fail
2016) kertas berwarna coklat dan
disatukan menggunakan
‘plastic fastener’.
b) Belajar cara membuat invois
dengan Kak Ain, setiap invois mesti
dinyatakan kepada siapa invois itu
ditujukan, tarikh invois ditulis, detail
tuntutan invois dan jumlah amaun
invois yang akan dituntut.

22
 c) Membantu kontraktor mengira
dan membahagikan wang gaji
kepada pekrja tapak pembinaan.

Minggu Kelima (24 Julai – 28 Julai a)

2016)

Belajar cara menulis baucer tunai

dengan Kak Ain, antara perkara
yang harus dinyatakan dalam
baucer tunai adalah tarikh, nama
pengarah, senarai pembayaran
yang dibuat, amaun pembayaran,
nombor cek bank dan tandatangan
sebagai penyedia baucer tunai.
Selepas itu, setaip baucer yang
dikeluarkan harus ditandatangai
oleh pengarah untuk disahkan.
b) Belajar cara memasukkan wang
kedalam akaun syarikat untuk
setiap pembayaran yang diterima
oleh syarikat.

c) Melakukan pengemaskinian terbaru

untuk fail projek-projek kerajaan.

23
 d) Membantu kerani dan
kontraktor membahagikan wang
gaji kepada pekerja tapak
pembinaan.

Minggu Keenam (31 Julai – 4 Ogos a)

2016) Menyemak dan mengira secara
manual senarai tuntutan kepada
syarikat Haji Ali Homes untuk
beberapa buah projek yang telah
siap dilaksanakan.
b) Pengarah syarikat mengarahkan
untuk setiap simpanan dokumen
baucer tunai mesti dibuatkan
salinan dalam bentuk ‘soft-copy’
iaitu simpana salinan dokumen di
dalam computer.

c)
Membantu kontraktor mengira dan
membahagikan wang gaji kepada
pemandu jentera ‘case’ dan
pekerja di tapak pembinaan.

Minggu Ketujuh (7 Ogos – 11 Ogos a)

2016) Belajar cara menulis tempahan
belian/Purchase Order (PO) dari
kak Ain. Antara perkara yang harus
dinyatakan dalam Po adalah tarikh,
kuantiti barang yang ditempah,
kadar barang hendak ditempah dan
nama pembekal barang akan
ditempah serta nama dan
tandatangan si penyedia PO
tersebut.

24
 b) Menyambung kerja minggu lepas
iaitu membuat salinan ‘soft-copy’
untuk semua PV syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.

c) Membuat Ringkasan Senarai

Kuantiti bagi 6 projek
penyelenggaraan oleh GWSB.
Setiap senarai disertakan dengan
jumlah kos barang atau
perkhidmatan sekali.

d) HARI KHAMIS CUTI- INTERVIEW

KERJAYA DI POLITEKNIK KOTA
BHARU.

Minggu Kelapan (14 Ogos – 18 a)

Mengemaskini boranmemg sebut
Ogos 2016) harga dan ringkasan bagi beberapa
buah syarikat kontraktor dari
syarikat Seri Galang Ent, Sri Ska
Ent, Jamilah Trading dan UNDG
Ent.

b)
Mengemaskini buku aktivit harian
jentera ‘case’ yang bernombor DCW
7411 dan DCR 7411.

c) Menyambung kerja minggu lepas

iaitu membuat salinan ‘soft-copy’
untuk semua PV syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.

25
 d) Menulis cek bagi syarikat
Gandingan
Wibawa Sdn Bhd dan Warisan
Gandingan Sdn Bhd untuk
bayaran mingguan.

Minggu Kesembilan (21 Ogos – 25 a)

Membuat suray tawaran kerja untuk
Ogos 2016) projek yang bakal dilakukan.
b) Menyambung kerja minggu lepas
iaitu membuat salinan ‘soft-copy’
untuk semua PV syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.

c) Menulis cek serta baucer tunai

untuk bayaran mingguan serta
‘claim’ kakitangan syarikat.

Minggu Kesepuluh (28 Ogos – 1 a) Mengemaskini baucer-baucer

September 2016) tunai untuk projek-projek syarikat
nagi semua pembayaran yang
telah dilakukan pada minggu
lepas.
b) Membuat Foto Kemajuan Kerja bagi
projek yang telah disiapkan untuk
tujuan tuntutan bayaran seperti yang
telah dipersetujui.

c)
Membuat invois bagi sewaan Van
TBS 2058 oleh Syarikat Muqis
Resources.
d) HARI RABU- CUTI MERDEKA

26
 e) Menulis cek untuk setiap tuntutan
kakitangan syarikat.

Minggu Kesebelas (4 September – a)

Menulis baucer tunai untuk
8 September 2016)
semua pembayaran yang
dilakukan pada minggu lepas.
b) Menulis invois kepada Haji Ali
Homes
untuk semua sewaan jentera ‘case’
dan pembelian tanah.
c) Melakukan pengemaskinian
semula terhadap fail projek-projek
kerajaan iaitu Majlis Daerah
Machang.
d) Membuat pengiraan untuk
pembayaran mingguan
dan mengeluarkan cek.

Minggu Kedua Belas (18 a)

September Mengemaskini baucer tunai
– 8 September 2016) projekprojek syarikat bagi semua
urusan pembayaran yang dilakukan
sepanjang minggu lepas.
b) Mengemaskini buku aktiviti harian
jentera ‘case’ dan lori.

c) Membuat semakan semua hutang

syarikat Gandingan Wibawa
dengan syarikat-syarikat pembekal
untuk projek-projek yang telah
disiapkan.

27
 d)
KERJA LUAR- mewakili syarikat
Gandingan Wibawa Sdn Bhd untuk
menyelesaikan tuntutan bayaran
dari syarikat induk, Haji Ali Homes
Sdn Bhd.
e) Membuat pengiraan untuk
pembayaran mingguan
dan mengeluarkan cek.

Minggu Ketiga Belas (25 a)

September Mengemaskini baucer tunai
projekprojek syarikat bagi semua
– 29 September 2016) urusan berkaitan baucer tunai
minggu lepas.
b) Menulis baucer tunai dan cek untuk
tuntutan kakitangan pada
sepanjang minggu lepas sehingga
minggu ini.
c) Membuat invois untuk syarikat
Muqis Resources bagi pembelian
dan penyewaan jentera.

d) Mengemaskini buku aktiviti harian

jentera ‘case’ bernimbor plat DCW
7411 dan DCR 7411 serta van
TBS 2058.

e) KERJA LUAR- KE MAJLIS

DAERAH
MACHANG UNTUK
MENGURUSKAN TUNTUTAN
BAGI
PROJEK YANG TELAH
DISIAPKAN.

28
Minggu Keempat Belas (25 a)
Tulis baucer tunai untuk setiap
September – 29 September 2016) bayaran pada minggu lepas.
b) Kemaskini baucer tunai untuk
bayaran minggu lepas.

c)
KERJA LUAR – KE MUQIS
RESOURCES UNTUK TUJUAN
TUNTUTAN PEMBAYARAN.
d) Membantu kontraktor untuk mengira
dan membahagikan wang gaji
kepada pekerja tapak pembinaan.

Minggu Kelima Belas (9 Oktober – a)

13 Oktober 2016) Mengemaskini baucer tunai untuk
projek-projek syarikat bagi semua
urusan berkaitan dengan
pembayaran untuk minggu lepas.
b) Menulis tempahan pembelian /
Purchase Order (PO) kepada
syarikat Mat Lie yang merupakan
pembekal batang paip.

c) Mengira semua hutang tertunggak

dengan syarikat pembekal iaitu
Asahan Sdn Bhd.

d) Mengira kos tukang bagi projek

SPNB 2 untuk sepanjang tahun
2016.
e) Mengeluarkan cek bagi syarikat
Gandingan Wibawa Sdn Bhd
dan Warisan Gandingan Sdn
Bhd.

29
 Menulis baucer tunai bagi bayaran
Minggu Keenam Belas (16 Oktober a) mingguan untuk Gandingan wibawa
– 20 Oktober 2016) Sdn Bhd dan Warisan Gandingan
Sdn Bhd.

b)
Mengemaskini semua fail baucer
tnai untuk van TBS 2058 kerana
kesilapan pendokumen antara fail
baucer tunai TBS 2058 dan TBS
2058 (SUPPLY).
c) Membuat invois bagi sewaan jentera
‘case’ oleh syarikat Haji Ali Homes.

d) Menulis tempahan belian/

purchase order untuk projek
Banglo Machang Lot 6059.

Minggu Ketujuh Belas (23 Oktober a)

– KERJA LUAR – MEWAKILI
27 Oktober 2016) SYARIKAT KE YUSRI MAJU SDN
BHD
30
 b) Membuat invois bagi tuntutan
bayaran dengan Majlis Daerah
Machang bagi projek yang telah
disiapkan.

c) KERJA LUAR – MEWAKILI

SYARIKAT KE PEJABAT PERKESO
d) Mengemaskini baucer tunai bagi
minggu lepas.

e) Membuat surat memohon tapak

penggunaan tapak parking
Majlis Daerah Machang.

Minggu Kelapan Belas (23 Oktober a) Membuat baucer tunai dan cek untuk
– 27 Oktober 2016) gaji kakitangan dan perbelanjaan
bulanan seperti ansuran kereta dan
sewa pejaba
b) Menulis baucer tunai untuk bayaran
mingguan minggu lepas.
c) Membuat pengiraan untuk
pembayaran mingguan dan
mengeluarkan cek.

31
 BAB 4

LAPORAN TEKNIKAL

4.1 BAHAGIAN MENGENAI LAPORAN KEWANGAN SYARIKAT

32
4.1.1 Tujuan Laporan Kewangan

Laporan kewangan bertujuan:-

i. Tujuan utama penyata kewangan ini dilakukan adalah untuk menunjukkan

samada perniagaan mengalami keuntungan ataupun kerugian bagi satu
tempoh masa perakaunan. Biasanya dalam tempoh masa setahun.
Manakala kunci kira-kira akan menunjukkan kedudukan kewangan
sesuatu perniagaan bagi satu tempoh masa. Kedudukan kewangan yang
dimaksudkan adalah berkenaan dengan asset, liability dan ekuiti pemilik.
Adakah asset syarikat dapat menanggung liability yang ditanggung oleh
syarikat melalui pengiraan ratio-ratio tertentu. Jadi dengan mengetahui
kedudukan kewangan syarikat maka dapatlah syarikat membuat sesuatu
perancangan masa depan syarikat tersebut dan dapat membantu dalam
membuat seseuatu keputusan yang bakal diambil kelak.

ii. Laporan kewangan yang lengkap dan terperinci bagi setiap urusniaga
dalam perniagaan yang lebih besar akan membolehkan secara kesilapan
atau fraud dalam perniagaan dapat ditemui. Hal ini akan membolehkan
proses pengauditan oleh juruaudit nanti akan lebih mudah dan
mengurangkan kos pengauditan. Seorang akauntan haruslah sentiasa
berwaspada terhadap kemungkinan berlakunya kesilapan dan fraud besar
oleh pihak pengarah ataupun pihak pengurusan, berbekalkan dengan
kemungkinan kecuaian dan kesilapan maklumat yang diterima.

iii. Laporan kewangan dapat membantu banyak pihak untuk membuat

keputusan. Ia dapat membantu pihak dalaman iaitu pengurus syarikat atau
pekerja-pekerja syarikat untuk mengetahui sejauh mana perjalanan
perniagaan mereka selama ini. Ini dapat membantu mereka dalam
perancangan utnuk syarikat pada masa yang akan datang dan kepada
pihak luar pula seperti bank dalam hal pemberian kredit bakal-bakal
pelabur sama ada untuk melabur atau tidak. Pemegang saham pula untuk
mengetahui sejauh manakah faedah yang mereka akan diterima dan lain-
lain lagi.

33
 iv. Hasil dari laporan kewangan ini dapat memberikan petunjuk kepada pihak
pengurusan bagi memperbaiki kecekapan perniagaan. Ini termasuk
memberi bantuan kepada pihak pengurusan untuk membaiki kawalan-
kawalan perakaunan dalam sesuatu perniagaan bagi mengelakkan
daripada berlaku sebarang kesilapan catat akan maklumat kewangan
syarikat pada masa akan dating.

4.1.2 Latar Belakang Kunci Kira-Kira

Kunci kira-kira merupakan penyata yang menunjukkan kedudukan kewangan

sesebuah perniagaan. Maklumat-maklumat yang terkandung dalam Kunci Kira-
kira ialah nama perniagaan, tajuk Kunci Kira-kira, butiran dan nilai aset, butiran
dan nilai liabiliti,serta butiran dan nilai ekuiti pemilik. Tujuan Kunci Kira-kira
disediakan adalah untuk mengetahui kedudukan kewangan sesebuah perniagaan
seperti jumlah aset, hutang, dan modal bagi suatu tempoh perakaunan.

34
 Gambar Rajah 4.1 Format Mengira Kunci Kira-Kira

4.1.3 Dokumen-Dokumen Perakaunan

Sepanjang menjalani latihan industri di syarikat ini, pelajar telah mengunakan

beberapa dokumen perakaunan yang kerap kali digunakan oleh syarikat ini dalam
menjalankan urusan perniagaan mereka. Antaranya;

i. Baucer Pembayaran (Payment Vaucher)

ii. Baucer Tunai
35
 iii. Nota Kredit
iv. Kaki Bank
v. Penyata Bank
vi. Pesanan Belian (Purchase Order)
vii. Invois (Invoice)
viii. Buku Cek (Cheque Book)

Baucer Pembayaran (Payment Vaucher)

Untuk memperketatkan kawalan dalaman syarikat biasanya menggunakan

satu dokumen kawalan yang dinamakan boucer. Baucer digunakan apabila
sahaja syarikat mengeluarkan wang bagi tujuan pembayaran kepada pembekal
dan sebagainya. Bayaran tidak akan dibuat tanpa baucer.

Syarat bagi pengeluaran wang menggunakan boucer adalah baucer

tersebut hendaklah disemak dan diluluskan oleh kakitangan yang dipertanggung
jawabkan.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam baucer ialah
bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya? Tarikh
baucer dan tandatangan orang yang menyediakan boucer, yang menyemak
boucer dan yang meluluskan baucer perlu ada pada baucer tersebut sebelum
bayaran dibuat. Pehak yang meluluskan bayaran hendaklah mempastikan
bayaran adalah sah dan disokong oleh dokumen saperti bil atau invois.

Kalau bayaran mengunakan cek baucer ini dinamakan baucer (bayaran)

cek. Nombor cek perlu di tulis pada baucer tersebut.Kalau tunai dibayar
menggunakan baucer ini baucer dinamakan baucer (bayaran) tunai.

36
Baucar Tunai

Baucar tunai tunai disediakan bagi pembayaran secara tunai. Ia

dikeluarkan untuk memberitahu jumlah yang telah dibayar kepada pembekal. Ia
juga boleh dijadikan bukti untuk pembayaran sesuatu barang tersebut.

Gambar Rajah 4.2 Baucer Tunai Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

37
 Gambar Rajah 4.3 Baucer Tunai Syarikat Warisan Gandingan Sdn Bhd

Nota Kredit

Nota kredit merupakan salah satu maklumat penting untuk merekod

transaksi di dalam proses membuat akaun. Ia digunakan apabila terdapat
pulangan barangan yang rosak, salah jenama, atau pecah. Catatan akaun perlu
direkodkan kerana catatan akan memberi kesan terhadap jumlah hutang.

Kaki Bank

38
 Kaki cek bank merupakan dokumen penting yang perlu diberikan oleh
pihak pelanggan untuk disemak terhadap sesuatu perbelanjaan. Kaki cek
merupakan keratan rentas yang ditinggalkan di dalam buku cek selepas sesuatu
cek tersebut digunakan. Keratan cek ini sangat penting untuk mengetahui jumlah
wang yang digunakan dalam perniagaan bagi sesebuah perniagaan. Ia perlu
ditulis dengan ringkas dan tepat supaya seseorang yang membuat sesuatu akaun
itu memahami jenis perbelanjaan yang dilakukan.

Penyata Bank

Penyata bank merupakan salah satu dokumen perniagaan yang perlu

diberi oleh pihak bank kepada unit kewangan Gandingan Wibawa Sdn Bhd. Pada
setiap akhir bulan, pihak bank akan mengeluarkan penyata bank bagi akaun
sesebuah perniagaan. Ia merupakan rekod akaun semasa perniagaan antara
pihak bank dengan pelanggan. Pihak yang membuat akaun sesebuah perniagaan
sangat memerlukan dokumen penyata bank ini untuk menyemak ketepatan
catatan buku tunai serta baki wang tunai di dalam akaun.

Tujuan penyata bank disediakan adalah untuk merekod setiap transaksi

cek keluar masuk didalam sesebuah akaun perniagaan. Secara terperincinya,
apabila pihak planggan memasukkan aliran wang ke dalam akaun, maka pihak
bank akan merekodkan transaksi tersebut dibahagian kredit. Bagi transaksi
tersebut, pihak pelanggan akan merekod debit di dalam buku tunai. Apabila aliran
wang tunai dikeluarkan, maka pihak bank akan merekod transaksi tersebut di
bahagian debit untuk akaun semasa pelanggan. Bagi pelanggan pula, rekod
tersebut perlu dikreditkan di dalam buku tunai di bahagian lajur bank. Antara
tujuan lain penyata bank diperlukan adalah :-

i) Menyesuaikan baki di buku tunai dan baki di penyata bank.

ii) Memastikan ketepatan nilai rekod di baki tunai.

39
 iii) Mengenal pasti sebab perbezaan di antara baki di buku tunai dan baki di
penyata bank.

Pesanan Belian (Purchase Order)

Pesanan Belian atau ‘Purchase Order’ (PO) adalah surat pemesanan yang
dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan berdasarkan ‘Quotation’ (surat
penawaran). Surat ini sangat penting karena berisi komitmen dari pelanggan. Jika
di kemudian hari pada saat kita sudah mengantarkan barang atau menyelesaikan
jasa dan pelanggan menyangkalnya, maka PO ini dapat menjadi bukti. PO
biasanya juga merinci bagaimana tahapan pembayaran dilakukan.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam pesanan belian
ialah pesanan dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayarannya?
Tarikh dan tandatangan orang yang menyediakan PO ini. Nombor telefon si
pembuat pesanan dan kemana barang pesanan itu mahu dihantarkan. Dalam
syarikat ini, PO selalu dibuat kontraktor kerana ingin membuat pesanan barang
ingin dihantar ke tapak pembinaan.

40
 Gambar Rajah 4.4 Resit PO Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

Invois (Invoice)

Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual

kepada pelanggan kita sesuai kesepakatan di PO. Invois ini mengandungi
perincian barang /khidmat dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah
walaupun harga tersebut telah mengalami kenaikan dari pembekal kita.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam invois ialah
bayaran dibuat kepada siapa, untuk apa dan berapa jumlah bayaran yang ditagih.
Tarikh invois dan tandatangan orang yang menyemak invois perlu ada pada invois
tersebut sebelum tuntutan bayaran dibuat.

Dan sekiranya bayaran bagi tuntutan invois itu telah dibuat, cop ‘PAID’
pada invois tersebut bagi mengelakkan keliruan tuntutan pada masa akan dating.

41
 Gambar Rajah 4.5 Invois Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd

Buku Cek (Cheque Book)

Cek ialah perintah bertulis kepada institusi kewangan supaya membayar jumlah
khusus dalam sesuatu mata wang seperti yang dinyatakan.

Dalam keadaan di syarikat Gandingn Wibawa Sdn Bhd, bank RHB menjadi
pilihan mereka untuk melakukan sebarang urusan pembayaran atau pemindahan
wang dalam matawang Ringgit Malaysia.

Seperti contoh di bawah perkara yang perlu dicatat dalam cek ialah nama
si penerima pembayaran tersebut, amaun dalam Ringgit Malaysia, tarikh cek
dikeluarkan dan tandatangan pemilik cek tersebut. Setiap ejaan atau nama

42
mestilah betul bagi mengelakkan sebarang masalah semasa berurusan dengan
bank kelak.

Gambar Rajah 4.6Contoh Cek RHB Bank

4.1.4 Penerangan Perbezaan Antara Buku Tunai Dengan Penyata Bank

Transaksi direkodkan di dalam buku tunai tetapi tidak direkodkan di dalam

penyata bank.

i) Kesilapan di dalam buku tunai

ii) Cek belum di ‘clear’ kan.

Transaksi direkodkan di dalam penayata bank tetapi tidak direkodkan di dalam

buku

tunai.

i) Cek tidak laku

43
ii) Penerimaan tunai atau cek oleh pihak bank iii)

Pembayaran oleh pihak bank

4.1.5 Penyediaan Akaun Perniagaan (Syarikat Guaman)

Untuk penyediaan akaun bagi syarikat yang dikawal selia oleh syarikat guaman,
akaun pelanggan merupakan akaun amanah yang daripada ‘stakeholder’. Surat
tuntutan iaitu ‘Certified by Architect’ sangat diperlukan dalam proses membuat
akaun. Proses untuk memudahkan kawal selia akaun tersebut, pembuat akaun
harus bijak dalam menyusun atur proses akaun tersebut. Oleh itu, beberapa
peraturan haruslah diikuti bagi memudahkan proses membuat akaun perniagaan
kawalan syarikat guaman.

Antara langkah-langkah tersebut ialah :-

a) Segala yuran guaman yang diterima secara berasingan haruslah

dimasukkan ke dalam akaun pejabat iaitu ‘office account’ tetapi sekiranya
yuran guaman itu bercampur dengan bayaran-bayaran lain, ia lebih mudah
untuk terus dimasukkan ke bank iaitu ‘Client Account’. Selain itu, bayaran
‘disbursement’ juga adalah lebih mudah di masukkan ke dalam ‘Client
Account’.

b) Bayaran ‘disbursement’ lebih mudah dimasukkan teros ke akaun ‘Client

Account’.

c) Penerimaan wang daripada ‘stakeholder’ iaitu daripada bank, atau pihak

kerajaan hendaklah dikeluarkan ‘official receipt’ sebagai bukti penerimaan
pembiayaan tersebut dan hendaklah terus dimasukkan ke dalam ‘Client
Account’.

d) Sekiranya kebanyakan urusan menggunakan aliran wang tunai daripada

‘Office Account’, maka tuntutan pembayaran boleh dibuat daripada

44
 ‘disbursement’ untuk dipindahkan dari ‘Client Account’ ke ‘Office Account’.
Tetapi dengan syarat ia tidak boleh dicampurkan dengan yuran guaman.
e) Oleh itu, kesemua wang ‘disbursment’ sahaja tanpa dicampur dengan
yuran guaman sahaja boleh dipindahkan ke ‘Office Account’.

f) Selepas dibuat pindahan ke ‘Office Account’, baucar akan dikeluarkan dan

disenaraikan segala nilai pembelian, nama pembeli atau fail mengikut
peringkat keperluan.

g) Yuran guaman hanya boleh dipindahkan selepas tamat urusan dengan fail
pelanggan iaitu ‘closing file’ dengan menyenaraikan beberapa butiran dan
beberapa jumlah amaun yang telah dicatat di dalam baucar pembayaran
dan terus difailkan ke dalam ‘Office Account’ berserta slip bank selepas
dibuat pembayaran tersebut.

4.1.6 Proses Penyimpanan dan Penyusunan Baucer Tunai/ ‘Payment

Voucher’

Pertama sekali hendaklah mendapat senarai bayaran mingguan yang

dibuat pada hujung minggu lepas iaitu hari khamis dan telah disahkan oleh
pengurus syarikat.

Setelah mendapatkan senarai bayaran mingguan, semua pembayaran

yang dibuat sepanjang minggu lepas akan dibuatkan PV (Payment Voucher) bagi
mengawal keluaran duit dari syarikat. Pembayaran tidak akan dibuat tanpa PV.
Setiap minggu, bayaran untuk satu-satu projek akan dibuat dan cek akan
dikeluarkan bersama dengan PV bagi projek masing-masing.

Bagi penyimpanan data, Syarikat GWSB membuat 2 jenis penyimpanan

iaitu penyimpanan secara ‘soft-copy’ dan simpanan secara ‘hard-copy’.

45
 Bagi penyimpanan secara ‘hard-copy’, semua kerja dilakukan secara
manual iaitu secara bertulis tangan dan pengiraan menggunakan kalkulator.
Langkah-langkah penyimpanan adalah seperti berikut :

1. PV dibuat akan dikepilkan sekali dengan sebarang bukti pembayaran yang

.
telah dibuat oleh syarikat seperti resit bayaran dan lain-lain.

2. PV yang telah dikepilkan bersama resit akan ditebuk lubang dan

dimasukkan ke dalam fail PV mengikut projek masing-masing.

3. Sebarang kemasukan PV baru di dalam Fail PV Projek akan dicatatkan ke

dalam Ringkasan Bayaran yang ditampil di muka depan fail PV. Anatara
maklumat yang akan dicatatkan adalah bilangan, tarikh PV, nombor PV,
nombor cek, jumlah bayaran PV dan akhir sekali kepada siapa dibuat yang
mana lebih kepada detail pembayaran projek.

4. Siap sahaja menulis segala maklumat diatas, pengiraan semula jumlah PV

akan dibuat. Ini adalah bertujuan untuk memastikan setiap jumlah
pembayaran yang dilakukan atas satu-satu projek adalah jumlah terkini,
‘upto-date’.

46
 Gambar Rajah 4.7 Contoh ‘HARD-COPY’ baucer tunai disimpan

Bagi penyimpanan secara ‘soft-copy’, semua kerja dilakukan secara

berlomputer yang mana segala langkah penulisan dan pengiraan akan dibuat di
dalam perisian Microsoft Excel 2010. Langkah-langkah penyimpanan adalah
seperti berikut :

1. Komputer dihidupkan.

2. Tekan pada ‘My Computer’ , ‘Local Disc [c]’ dan seterusnya buka folder
Akaun yang mana mengandungi dua lagi folder iaitu Akaun GWSB dan
Akaun WGSB.

47
48
3. Jika PV yang dikeluarkan oleh Syarikat GWSB, maka buka folder GWSB.

4. Buka akaun yang terkini iaitu 2016

5. Dalam satu Microsoft Excel 2010, semua projek diletakkan sekali. Cari
projek mana yang telah PV dikeluarkan.
6. Masukkan bilangan, tarikh PV dikeluarkan, nombor PV, nombor cek,
jumlah bayaran dan detail pembayaran
7. Menggunakan perisian Excel ini, penjumlahan semula semua PV projek
adalah tidak perlu kerana pengiraan sendiri akan dilakukan secara
automatic oleh computer dan pengiraannya adalah lebih tepat.

49
4.1.7 Penutup

Penyediaan penyata pendapatan dan penyimpanan dokumen-dokumen

kewangan sangat penting supaya disediakan dengan teliti dan kemas. Hal
sedemikian kerana untuk menjamin kualiti dan mengekalkan keyakinan kepada
pelanggan tentang profesionalisme pengurusan perniagaan Syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd.

Pengurusan kewangan yang berkesan dapat membantu dan mengawal

keluar masuk wang dalam syarikat dengan lebih berkesan dan menentukan
keuntungan atau kerugian semasa syarikat dengan lebih tepat.

50
4.2 Sistem Pemfailan

Sistem pemfailan sangat dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan

maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari dan
dapat mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada tercicir
atau hilang. Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada perancangan dan
pengurusan yang teliti da sisetmatik ke atas fail-fail yang membawa kepentingan
kepada firma. Memandangkan dokumen-dokumen tersebut adalah penting, maka
tanggungjawab setiap staf di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd akan mengendalikan
dokumen tersebut ke dalam fail.

Fail mempunyai kepentingan yang penting iaitu :-

i. Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk

yang diperlukan.

ii. Pengguna dapat menggunak segala maklumat yang telah

direkodkan dalam tempoh masa yang panjang.

iii. Sebagai bahan rujukan.

51
 iv. Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan.

v. Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem

fail dibuat bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat di
dalam keadaan yang pantas, mudah dan selamat.

Faktor-faktor pengkelasan yang terbaik perlu diambil kira seperti :-

a. Boleh diubah suai
b. Boleh dikemaskini
c. Kesamaan
d. Penjimatan Kos
e. Penyelarasan dan kawalan
f. Mudah dikesan atau dicari
4.2.1 Kelebihan Sistem Pemfailan

Kerja pemfailan mempunyai banyak kelebihan dan tujuannya.

Antara kelebihan tersebut adalah :-

i. Mempertingkatkan kualiti pentadbiaran jabatan dengan memberikan

semua tumpuan terhadap semua proses pendokumentasian pengurusan
maklumat, sistem fail dan penyimpanan rekod.

ii. Mendapatkan pengetahuan yang bagi menyediakan sebuah buku

panduan / atau manual pengurusan fail dan rekod.

iii. Dapat menguruskan pelaksanaan sistem fail secara sistem sistmeatik dan
konsisten tanpa menimbulkan kekeliruan.
Dapat melicinkan operasi sesebuah syarikat.

52
4.2.2 Peralatan / Dokumen Yang Diguna Pakai

a. Rak Fail

Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokemen sama ada yang firma
ataupun yang pelanggan. Pada rak fail, dilekatkan label mengikut abjad dan
membuat pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail
akaun, fail cukai, fail bajet dan sebagainya.

b. Alat Penebuk Lubang

Alat penebung lubang digunakan untuk menebuk kertas semasa

membuat proses pemfailan.

c. ‘Plastic Fastener’

Digunakan untuk mengikat surat supaya tidak berselerak dan

mudah memperkemaskan dokumen dan surat.

d. Klip

Alatan kecil yang sangat diperlukan untuk mengepilkan

dokumendokumen di Achi Jaya Plantations Sdn Bhd.

53
 e. ‘Stapler’

Terdapat dua jenis ‘stapler’ yang diguna pakai iaitu stapler besar
dan stapler kecil.

4.2.3 Pemfailan Mengikut Tarikh dan Kronologi

Prosedur memfail dan mengikut susunan tarikh adalah merupakan satu kaedah
yang digunakan bagi memfailkan surat atau dokumen oleh firma mengikut tarikh
seperti yang tercatat di didalam surat yang diterima daripada pelanggan. Hal ini
bermakna, segala dokumen yang diterima awal akan difailkan terlebih dahulu.
Manakala dokumen yang diterima kemudian akan disusun dibahagian atas sekali
di dalam fail.

4.2.4 Pemfailan Mengikut Tajuk / Perkara

Surat-surat dan dokumen boleh disusun mengikut tajuk atau perkara dan
kemudian disusun mengikut turutan abjad. Panduan utama kepada perkara-
perkara yang berkaitan dengan urusan yang berkaitan dengan projek-projek yang
telah dijalankan oleh firma / syarikat, slip gaji pekerja, pinjaman dan lain-lain lagi.
Kebaikan pemfailan jenis ini adalah dapat mengumpulkan segala dokumen dan
data yang berkaitan dengan surat menyurat dapat dikumpulkan bersama bagi
mendapatkan rujukan yang cepat dan mudah.

4.2.5 Pemfailan Mengikut Jenis Dokumen Perniagaan

Setiap dokemen yang dterima daripada pelanggan akan disertakan

dengan dokumen data perniagaan yang telah dijalankan. Ini memudahkan kerja
merekod dalam proses perakaunan. Antara data dan dokumen perniagaan adalah
:-

a. Baucar pembayaran
b. Jurnal baucar
54
c. Baucar tunai
d. Invois
e. Lain-lain yang berkaitan dengan perakaunan dan pengurusan

4.2.6 Proses Pemfailan

i. Menyusun Salinan Resit Pembayaran

Setiap dokumen seperti resit pembayaran iaitu resit kompaun, resit

perlesenan dan resit cukai taksiran yang dibayar di kaunter bayaran
akan diambil dan disemak sebelum dijilid mengikut tarikh dan
nombor resit tersebut sebelum dimasukkan ke dalam fail. Proses
kerja adalah membuat penyemakan dan penyusunan mengikut
tarikh salinan resit. Sistem penyimpanan resit yang tidak sistematik
akan meyukarkan kerja pencarian data atau maklumat perniagaan.
Oleh itu, segala salinan resit atau dokumen perniagaan pelanggan
perlu disimpan dengan teratur.

ii. Menyusun salinan Cek Di Dalam Fail

Cek yang telah dikeluarkan hendaklah disemak sama ada amaun

di dalam cek sama atau tidak amaun yang telah dibuat. Salinan
dariapad cek akan direkod ke dalam baucar dan akan dibuat
rujukan jika ada sebarang masalah yang berlaku. Cek disusun di
dalam fail mengikut tarikh, bulan dan tahun.

4.2.7 Memasukkan Segala Dokumen Ke Dalam Fail Yang Bersesuaian Dan

Tempat Fail Disimpan.

Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses

menebuk lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir
dalam sistem pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak
simpanan fail.
55
 BAB 5

KESIMPULAN

Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT) telah menetapkan semua

pelajar Politeknik untuk menjalani latihan industri sebagai syarat sebelum
menerima ijazah untuk sijil atau diploma. Latihan industri telah membawa banyak
manfaat dan ganjaran kepada setiap pelajar.

Latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar kepada suasana

persekitaran kerja yang sebenar. Ia adalah suasana yang berbeza di mana pelajar
perlu lebih berdisiplin, tanggungjawab, amanah dan professional dalam setiap
kes.

Di sampaing itu, sikap pintar juga amat penting untuk menangani masalah
inventori peribadi untuk memperbaiki dunia dalam memahami cabaran

56
perniagaan dan ujian sama ada jatuh atau meningkatkan prestasi sesebuah
organisasi.

Sepanjang 4 bulan lebih, latihan industri ini bermula dari 19 Jun 2016 hingga
3
November 2016 di Syarikat Gandingan Wibawa Sdn Bhd, pelbagai pengetahuan
dan pengalaman telah saya perolehi.

Dengan itu, saya juga mampu menyemai kepercayaan dan tanggungjawab

untuk aktiviti-aktiviti atau kerja yang telah dilakukan. Banyak perkara baru telah
saya pelajari, antara yang boleh digubal adalah seperti berikut:

a) Dapat memahami dunia perniagaan dan pelbagai risiko dan cabaran

b) Belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan samada

dengan pelanggan ataupun kakitangan syarikat

c) Boleh memahami dan mengkaji system pengurusan organisasi yang

memerlukan kemahiran yang tinggi.

d) Membangunkan tahap keyakinan yang tinggi untuk berurusan dengan

tingkaj laku yang berbeza daripada individu yang berbeza

e) Pelajar boleh menimba ilmu dan pengalaman yang banyak sebagai asset
semula jadi untuk bergerak ke dalam dunia kerja yang sebenar.

f) Cara penyelesaian masalah yang tepat dan berkesan

g) Pelajar dapat membina hubungan yang baik di semua peringkat

masyarakat sama ada dengan pekerja kanan, orang bawahan atau
pelanggan yang dating berurusan

57
 Latihan industri telah memberi peluang untuk mengalami rasa keadaan
mereka sendiri, bekerja mempunyai banyak perbezaan dengan situasi
pembelajaran mereka selama ini.

Di samping itu, Politeknik juga banyak memberi petunjuk dan pengetahuan

mengenai latihan industri untuk dilaksanakan dengan betul. Saya ingin
mengucapkan terima kasih kepada Politeknik Kota Bharu dan Syarikat Gandingan
Wibawa Sdn Bhd lantas untuk menerima kehadiran saya dengan senang hati dan
tidak pernah gagal untuk memberi bimbingan dan tunjuk ajar dalam tempoh ini.

Setelah tamat latihan industri ini, saya lebih yakin dalam segala perkara
berbekalkan pengalaman kerja dan saya sangat pasti ia akan berguna dalam
dunia sebenar pekerjaan saya nanti.

Kesimpulannya, latihan industri adalah untuk memberi manfaat kepada

pelajar kerana ia boleh membekalkan setiap pelajar dengan pengalaman dan
pengetahuan yang berguna. Justeru itu, pelajar boleh memberikan komitmen
yang baik kepada setiap tugas yang diarahkan dan berdisiplin diri, terutamanya
pekerjaan yang melibatkan berkumpulan.

GWSB juga banyak memberi sokongan dan dorongan kepada pelajar industri
dalam usaha untuk mendidik mereka dan mengajar generasi masa depan pelajar
kepada aspek-aspek ekonomi yang cerah masa depan.

Secara keseluruhannya, latihan industri adalah untuk mendedahkan pelajar

kepada dunia sebenar dan untuk mengajar pelajar menguruskan sebuah
organisasi secara sistematik untuk bersaing dengan ekonomi yang berdaya maju
sekarang.ee

58
 BAB 6

KOMEN DAN CADANGAN

Latihan industri penting kepada pelajar sebagai pelengkap kepada

penganugerahan sijil atau diploma kepada pelajar selepas menamatkan
pengajian mereka. Pelajar dinasihatkan untuk menjalani sesi latihan industri
selama tempoh masa satu semester yang ditetapkan oleh politeknik.

Sepanjang menjalani tempoh latihan industri di Syarikat Gandingan Wibawa

Sdn Bhd. Lantas, pelbagai pengetahuan dan pengalaman yang perlu saya belajar
dan ikuti. Walau bagaimanapun, tidak semua sempurna dan terdapat jurang yang
boleh diperbaiki supaya kerja dibuat lebih berkesan.

59
 Terlalu banyak yang masih perlu di pelajari pada setiap hari kerana pasti ada
situasi berbeza yang memerlukan pelajar sendiri tahu bagaimana untuk berurusan
dengan pelbagai situasi. Dengan setiap peluang yang diberikan, pelajar harus
merebut peluang yang wujud untuk pelajar-pelajar bagi melengkapkan diri mereka
dengan pengetahuan yang berguna dan dapat digunakan pada suatu hari nanti.

Di samping itu, sikap terbuka dan boleh memrima komen atau pendapat
orang lain adalah satu sikap yang menggalakkan dan membolehkan pelajar untuk
memperbaiki kaedah untuk memastikan kualiti kerja dan kualiti disediakan.

Kursus latihan industri semulajadi nagi setiap pelajar di mana ia boleh

membantu dan memdedahkan pelajar kepada banyak perkara dan juga memberi
manfaat kepada pelajar itu sendiri.

Cadangan yang membina atau idea akan bijak mempunyai kesan positif
kepada organisasi mereka sendiri untuk melihat kelemahan mereka sendiri dan
mengekalkan atau meningkatkan kelebihan yang sedia ada dalam menerajui dan
meneruskan perjuangan bagi organisasi itu sendiri untuk menjadi lebih maju
dalam masa depan yang kompetitif.

6.1 Jurulatih atau Pelajar

Terdapat beberapa komen dan cadangan yang perlu dilakukan oleh setiap pelajar
latihan industri dalam pelbagai perkara. Anataranya ialah :

i. Membuat persediaan yang lengkap dan berkeyakinan tinggi

Sebelum pelatih menjalani latihan industri, tenaga pelajar perlu memastikan

bahawa keyakinan yang tinggi boleh dipamerkan semasa latihan industri dengan
persediaan sedikit atau peralatan yang diperlukan.

60
 Ia juga membantu untuk memberi kesan positif kepada syarikat atau firma
itu dan boleh memberikan komitmen yang baik untuk latihan di seluruh industri.

ii. Pemilihan organisasi yang sesuai

Sebelum latihan industri pelajar perlu membuat beberapa ulasan dan

memilih organisasi yang betul untuk menjadi serasi dengan bidang semasa
pengajian di politeknik. Ia bertujuan untuk membolehkan pelajar memohon apa
yang telah dipelajari dalam pengurusan organisasi untuk mengelakkan sebarang
konflik bidang masing-masing.

iii. Keghairahan dan semangat tinggi yang sepatutnya

Setiap pelajar mesti mempunyai keazaman dan semangat yang tinggi untuk
mempelajari latihan industri dalam masa yang ditetapkan.

Pelajar perlu menanamkan perasaan tidak mudah berputus asa dalam

melakukan aktivit-aktivti kajian baru serta menunjukkan ketabahan dan juga perlu
belajar dalam bidang baru.

Pelajar perlu bersedia untuk menangani pelbagai situasi yang sering berlaku
dalam pengurusan sesebuah organisasi seperti bantahan daripada pelanggan,
keuntungan dan kerugian dan banyak lagi.

61
6.2 Politeknik

Sebelum latihan industri, Politeknik akan memberi pengetahuan dan

gambaran kecil kepada pelajar utnuk menjalani latihan industri.

Walau bagaimanapun, ia masih tidak mencukupi dan perlu diperbaiki oleh

politeknik sendiri supaya pelajar boleh berjaya dalam melengkapkan latihan
industri. Antaranya adalah seperti berikut :

I. Memberi penerangan yang jelas dan gambaran yang sempurna

Politeknik adalah keperluan yang jelas untuk memberi tumpuan kepada

objektif dan skop latihan industri kepada semua pelajar tanpa sebarang masalah.

Di samping tu, keadaan utama kepada pelajar untuk mengelakkan rasa

janggal semasa latihan industri mereka. Buku laporan latihan industri sering
memberi masalah kepada pelajar-pelajar kerana kurang pendedahan dan
penjelasan akan memberi petunjuk kepada penyediaan laporan akhir.

Oleh itu, pensyarah boleh menunjukkan contoh buku laporan latihan industri
telah diselesaikan dengan memahami dengan sepenuhnya oleh pelajar dan
membantu pelajar menyediakan laporan akhir dengan betul.

62
II. Lawati kuliah dan mengkaji untuk latihan industri pelajar

Politeknik perlu menyimpan lawatan dan kajian untuk pelajar latihan industri.
Tujuannya adalah untuk memantau organisasi mengikut kawasan yang diambil
oleh pelajar.

Di samping itu, pensyarah boleh mengikuti perkembangan disiplin pelajar

latihan industri. Ia juga mencerminkan perhatian kepada pelajar politeknik untuk
latihan industri. Politeknik juga perlu mengetahui apa-apa masalah yang dihadapi
oleh pelajar dan untuk menydiakan penyelesaian yang terbaik dalam apa jua
keadaan.

6.3 Organisasi ( Gandingan Wibawa Sdn Bhd)

Gandingan Wibawa Sdn Bhd adalah satu organisasi yang mengikuti

perkembangan dan menerima pelajar industri. Semasa latihan industri, pelajar
yang terlibat dalam organisasi mempunyai banyak kerja untuk dipelajari dan
pengalaman tersebut akan dibawa ke dalam dunia pekerjaan sebenar selepas
tamat pengajian tidak lama lagi.

Justeru itu, terdapat beberapa cadangan yang positif yang boleh digunakan
oleh organisasi. Antaranya ialah :

63
 a. Keperhatian tentang pandangan pelajar.

Organisasi boleh mengadakan mesyuarat ringkas dengan pelajar yang menjalani

latihan industri dalam setiap bulan supaya pelajar boleh memberi pendapat
tentang sesuatu kerja kerja yang telah dilakukan.

Di samping itu, pelajar juga boleh mengetahui maklumat lanjut dalam system
organisasi dan mempelajari segala ilmu yang baru kepada mereka.

Ia juga akan menutup system komunikasi dua hala antara pelajar dan
pertubuhanpertubuhan ini boleh memberi banyak faedah kepada kedua-dua
pihak.

b. Teruskan pengambilan pelajar untuk latihan industri

Gandingan Wibawa Sdn Bhd perlu terus mengambil pelajar latihan industri kerana
ia adlah sebuah organisasi yang boleh memberikan banyak pengalaman dan
pengetahuan untuk pelajar latihan industri. Dengan ini, pelajar dapat menjalani
latihan industri dengan betul dan berkesan.

c. Pendedahan yang lebih mencabar

Organisasi adalah untuk mendedahkan pelajar bagaimana untuk menguruskan

sebuah organisasi sebagai satu cara untuk berkomunikasi dan berkhidmat kepada
pelanggan.

64
Ia juga melatih pelajar untuk berkomunikasi dan bersemuka dengan orang ramai,
terutamanya bagi organisasi yang menjalankan perniagaan dan melatih para
pelajar bagi memasuki rundingan dan promosi syarikat.

BIBLIOGRAFI

Kementerian Pengajian Tinggi. Garis Panduan Latihan Industri Politeknik,

Edisi 2013. Jabatan Pengurusan Politeknik Dan Kolej Komuniti.

Unit Perhubungan Dan Latihan Industri, 2016. Panduan Penulisan Laporan

Akhir Latihan Industri. Politeknik Kota Bharu, Jabatan Pengajian Politeknik,
Kementerian Pengajian Tinggi.

gwsb_007@yahoo.com ( GANDINGAN WIBAWA SDN BHD)

Mohd Syukri Bin Mohd Ali ( Pengarah Urusan )

65
LAMPIRAN 1 : TEMPAT PENYIMPANAN FAIL-FAIL DAN DOKUMEN

FAIL-FAIL
PV

66
 DOKUMEN
KEWANGAN LAMPIRAN 2 : SUDUT-SUDUT DALAM PEJABAT

MEJA DISKUSI /
MESYUARAT

67
MEJA PELATIH / PELAJAR
LI

68