BAB 1

PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI DAN

1.1 Pendahuluan

Bersyukur saya ke hadrat Ilahi kerana kerana dengan IzinNya dapatlah saya

menamatkan latihan industri dengan sempurna pada tempoh yang

ditetapkan serta menyediakan laporan industri saya pada masa dan waktu

yang telah diberikan oleh pihak Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah.

Dalam tempoh masa 20 minggu, bermula pada 19 Jun 2017 sehingga 3

November 2017, saya telah menjalankan Latihan Industri di syarikat Erra

Management & Secretarial Services. Dalam tempoh 20 minggu saya berada

di organisasi ini, saya telah mendapat banyak pengalaman dan pengetahuan

baru tentang kehidupan di alam pekerjaan. Semasa saya berada di

organisasi ini, saya dapat mempraktikkan apa yang saya belajar sebagai

teori sewaktu di Politeknik dan mengenali kelengkapan dan peralatan pejabat

yang digunakan dalam Latihan Industri.

1
Aspek paling penting dalam mengikuti latihan industri ini ialah dapat memberi

peluang kepada para pelajar untuk mengenali alam pekerjaan yang sebenar.

Selain itu, ianya dapat meningkatkan pengetahuan para pelajar dan dapat

membuka minda dan mengenalpasti cara untuk mengatasi masalah yang

timbul semasa berada di tempat kerja. Ianya juga dapat membantu kami

menambah keyakinan diri terhadap kemampuan kami.

Selain itu, Latihan Industri juga ialah cara terbaik untuk melatih para pelajar

seperti kami untuk belajar bagaimana cara untuk bergaul bersama rakan

sekerja dan juga pihak atasan. Dengan wujudnya Latihan Industri ianya akan

memberi peluang kepada saya untuk mempraktikan cara berkomunikasi

dengan baik bersama rakan sekerja dan juga pihak atasan. Ini kerana

tingkahlaku juga adalah salah satu aspek penting yang di titik beratkan

dalam alam pekerjaan.

Secara tidak langsung, ianya juga dapat mewujudkan sikap lebih berdisiplin,

bertanggungjawab, membuat keputusan untuk dan berupaya menguji

keyakinan diri dalam membuat keputusan untuk menyelesaikan sesuatu

masalah yang dihadapi. Justeru itu, latihan industri dapat memenuhi objektif

untuk melahirkan graduan yng berkuliti dari segi mental dan fizikal bagi

mengisi kekosongan didalam alam pekerjaan pada masa akan datang.

2
1.2 OBJEKTIF LATIHAN INDUSTRI

Setiap pelajar yang belajar atau mengambil kursus di mana-mana Politeknik

di Malaysia diwajibkan untuk menjalankan Latihan Industri selama 6 Bulan.

Latihan Industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan sebelum

dianugerahkan sijil atau diploma daripada Politeknik Kementeriaan Pengajian

Tinggi. Setiap pelajar perlu lulus latihan industri sebelum diiktiraf memasuki

semester seterusnya.Di antara objektif utama latihan industri ini wujud

adalah:

a. Mendedahkan kepada pelajar tentang selok belok dalam dunia

pekerjaan yang sebenar.

b. Membolehkan pelajar menggunakan ilmu yang telah diperolehi

semasa di Politeknik ketika sedang menjalankan Latihan Industri di

mana-mana firma atau organisasi.

c. Dapat melatih para pelajar untuk menanamkan sifat sabar, amanah

dan bertanggungjawab semasa menjalankan Latihan Industri dan juga

di alam pekerjaan kelak.

d. Memupuk sifat bekerjasama dan muafakat serta menjalinkan

hubungan yang baik dengan rakan pejabat atau majikan.

e. Agar dapat menyediakan Laporan Akhir Latihan Industri dan tugasan

lain yang diarahkan oleh pihak Politeknik.

3
1.3 OBJEKTIF LAPORAN LATIHAN INDUSTRI

Apabila Latihan Industri telah tamat di sesebuah organisasi atau firma,

pelajar wajib menyediakan Laporan Akhir Latihan Industri dengan piawaian

yang telah ditetapkan oleh Jabatan Politeknik Malaysia. Ianya bertujuan

untuk menguji sejauh kesannya kepada pelajar jika menjalankan latihan

industri sepanjang tempoh tersebut. Laporan ini wajib dibuat disediakan oleh

pelajar kerana ianya akan dijadikan satu bukti penting bahawa pelajar sudah

menjalankan latihan industri. Selain itu, Laporan Akhir Latihan Industri juga

dijadikan sebagai rujukan ketika temu duga kelak.

Laporan Akhir Latihan Industri yang telah lengkap akan diserahkan kepada

pensyarah yang berkenaan apabila pelajar pulang ke Politeknik untuk

membuat pembentangan untuk Laporan Akhir Latihan Industri. Segala

piawaian yang telah ditetapkan oleh Politeknik hendaklah diikuti oleh Para

Pelajar. Laporan ini perlulah mudah difahami,tepat dan padat supaya mudah

disemak atau diperiksa oleh Pensyarah atau firma yang lain. Dengan itu,

dapatlah saya menyediakan Laporan di mana ia telah saya penuhkan

dengan segala teknik pekerjaan atau latihan yang telah saya perolehi

daripada Latihan Industri. Saya berharap buku laporan ini dapat memberi

manfaat kepada semua pihak secara langsung atau tidak.

4
1.4 KEPENTINGAN LATIHAN INDUSTRI

Latihan Industri kepada Pelajar Politeknik ialah satu cabang ilmu atau

peluang yang besar untuk menggunakan ilmu yang telah diperolehi di

Politeknik untuk mengaplikasikan setiap proses pembelajaran yang dilalui

semasa sesi di dalam bilik kuliah. Ianya secara langsung dapat melipat kali

gandakan ilmu dan kemahiran yang terdapat dalam diri seseorang pelajar itu

sendiri di samping mendapat banyak kemahiran dalam sesuatu bidang kerja.

Pengalaman ini sangat berguna dan amat penting untuk menjadikan pelajar

Politeknik mempunyai pengetahuan yang meluas mengikut bidang yang

masing-masing.

Bukan itu sahaja, melalui Latihan Industri, pelajar juga dapat meningkatkan

keyakinan diri dan lebih pandai berkomunikasi dengan rakan sepejabat

mahupun majikan mereka. Seterusnya, dengan adanya Latihan Industri,

pelajar dapat menghilangkan rasa janggal dan gementar ketika mengharungi

dunia pekerjaan yang sebenar. Semua masalah semasa menjalani Latihan

Industri itu akan menjadi satu pengalaman yang mematangkan para pelajar

itu sendiri, kerana alam pekerjaan yang sebenar bukanlah semudah yang

dipelajari dalam bentuk teori dan amali ketika dalam sesi pembelajaran.

Buka itu sahaja, Latihan Industri adalah sangat penting untuk para pelajar

kerana ia memudahkan para pelajar untuk memohon jawatan yang sesuai

setelah tamat pengajian di Politeknik.

5
 BAB 2

LATAR BELAKANG ORGANISASI

2.1 Pengenalan Organisasi

Bab ini akan menghuraikan latar belakang firma dan pengasasnya

serta penglihatan dan pernyataan misi firma dan juga objektif utama

penubuhannya. Di samping itu, struktur organisasi merupakan

bahagian penting dalam setiap organisasi kerana ia akan

mencerminkan kualiti tenaga kerja dan memberikan pandangan yang

jelas mengenai hierarki firma itu. Selain itu, penjelasan tentang

perniagaan teras firma itu juga akan dimasukkan ke dalam bab ini

kerana ia merupakan aset yang bernilai kepada firma di mana ia

berfungsi dengan berkesan dan memberikan kepakaran sebagai

kelebihan daya saing.

6
2.1.1 Logo Firma

Logo firma ialah bahagian yang penting untuk melambangkan identiti firma.

serta memastikan firma dapat menjadi firma yang terkenal supaya firma

dapat menarik lebih banyak pelanggan berpotensi untuk memiliki

perkhidmatan mereka (Stead & Stead, 2013).

Rajah 1: Logo Lama Erra Management & Secretarial Services

Berdasarkan Rajah 1.1, bentuk bulat logo menunjukkan sebagai keutamaan

firma untuk meningkatkan hubungan rapat dengan pihak yang penting. Ia

juga bermaksud keupayaan firma untuk mentadbir amalan kesetiausahaan

yang baik. Bintang di antara EMSS menunjukkan sebagai kualiti terbaik

perkhidmatan kesetiausahaan korporat yang disediakan oleh firma kepada

pelanggannya. EMSS yang membentuk pusingan adalah akronim nama

firma iaitu Erra Management & Secretarial Services. Logo ini berkuat kuasa

dari 20 Ogos 2000 hingga 08 Ogos 2016.

7
 Rajah 2: Logo baru Erra Management & Secretarial Services.

Kemudian, pada 08 Ogos 2016, firma itu menukar logonya kepada logo yang

baru seperti Rajah 1.2 di atas kerana penjenamaan semula firma itu untuk

memberikan keyakinan yang lebih tinggi kepada pelanggan untuk

mendapatkan perkhidmatan mereka. Ia adalah strategi pemasaran yang

digunakan oleh pemilik untuk menarik lebih ramai pelanggan. Bentuk logo

syarikat itu menandakan bahawa firma itu meletakkan hubungan dengan

pihak berkepentingan terutamanya pelanggan mereka dan Suruhanjaya

Syarikat Malaysia (SSM) sebagai keutamaan mereka. EMSS di antara batas

adalah akronim bagi nama firma iaitu Erra Management & Secretarial

Services. Barisan hijau logo menunjukkan bahawa kualiti perkhidmatan yang

diberikan oleh firma dan garis biru menunjukkan sebagai sumber yang tidak

terhad firma itu menjadi mampan.

8
2.1.2 Lokasi Firma, Waktu Perniagaan Dan Butiran Lanjut

Rajah 3: Lokasi Pejabat Semasa di Firma

Sebelum ini, Erra Management & Secretarial Services terletak di No.4 (PT

327), Tingkat 1, Bangunan MPKB Pasar Berek 12, Hospital Jalan, 15200

Kota Bharu, Kelantan yang hanya berjarak empat kilometer dari SSM

Kelantan. Memandangkan SSM berdekatan dengan firma itu, ia bertindak

sebagai nilai tambah kepada firma itu kerana semua perkara kesetiausahaan

di mana sebarang pertanyaan boleh dilakukan secara cekap. Kemudian

pada September 2017, firma itu telah berpindah ke pejabat baru di PT 2740,

Tingkat 1, Wisma Persatuan Jamaah Masjid Al-Quddus, Jalan Abdul Kadir

Adabi, 15200 Kota Bharu, Kelantan sebagai peta dalam Rajah 3.

9
Di samping itu, waktu perniagaan firma adalah dari pukul 9.15 pagi hingga

5.15 petang pada hari Ahad hingga Khamis kecuali hari cuti umum. Segala

perkara perniagaan boleh dirunding semasa waktu perniagaan di mana

pelanggan boleh mendapatkan perkhidmatan mereka secara langsung di

pejabat firma. Firma itu juga boleh dihubungi melalui telefon pada 09-

7437076, melalui faks pada 09-7436076, dan melalui e-mel di

erramgt2013@gmail.com semasa waktu pejabat. Ini adalah untuk

memastikan para pelanggan dapat mendapatkan perkhidmatan firma tanpa

dibatasi oleh geografi.

10
2.2 Latar Belakang Penubuhan Organisasi

Syarikat Erra Management & Secretarial Services diasaskan oleh Pn. Tuan

Nadierra Binti Tuan Cob pada 20 Ogos 2000. Firma itu berdaftar dengan

Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) sebagai entiti perniagaan milik tunggal

di bawah Akta Pendaftaran Perniagaan 1956 dengan nombor berdaftar

KT0148902-P. Erra Management & Secretarial Services atau dipanggil

sebagai EMMS adalah salah satu firma kesetiausahaan yang terkenal dan

mapan di Kota Bharu, Kelantan di mana pemilik firma itu menjadi setiausaha

syarikat untuk 186 syarikat persendirian. Melalui tujuh belas tahun

penubuhan, pengasas Pn. Tuan Nadierra Binti Tuan Cob kekal sebagai

pemilik firma sehingga sekarang.

Pengasas Erra Management & Secretarial Services iaitu Pn. Tuan Nadierra

Binti Tuan Cob dilahirkan pada 14 Mac 1974 di Kuantan, Pahang. Selepas

tamat zaman persekolahannya beliau melanjutkan pengajiannya di Politeknik

Sultan Haji Ahmad Shah (POLISAS) di Kuantan di dalam bidang Sains

Kesetiausahaaan dari Februari 1992 hingga Julai 1994. Kemudian, beliau

mula bekerja sebagai Penolong Setiausaha Syarikat di Syaf Secretarial

Services Sdn. Bhd. Dari Ogos 1995 hingga Februari 1997. Beliau juga

menjadi Penolong Setiausaha Syarikat di Syed Zainal Shah Secretarial

Services dari Februari 1997 hingga Julai 2000.

Disebabkan Pn. Tuan Nadierra Binti Tuan Cob mempunyai pengetahuan dan

pengalaman yang berharga dalam bidang kesetiausahaan selama 4 tahun,

beliau telah diluluskan oleh CCM sebagai setiausaha syarikat berlesen pada

18 Februari 2000 dengan nombor berlesen (LS0008021). Kelayakannya

untuk berkhidmat sebagai setiausaha syarikat mendorong beliau untuk

11
menubuhkan syarikat Erra Management & Secretarial Services. Di samping

itu, beliau ialah ahli Persatuan Setiausaha Syarikat Malaysia dan juga ahli

Persatuan Setiausaha Syarikat Kelantan (PSSK).

Sebab yang membawa kepada penubuhan Erra Management & Secretarial

Services adalah untuk menawarkan perkhidmatan dan kepakaran

kesetiausahaan bagi pemilik perniagaan dalam merancang operasi,

pengurusan dan percukaian dengan merujuk dan mematuhi peraturan yang

dinyatakan dalam Akta Syarikat 1965 (CA 1965) dan mana-mana undang-

undang bertulis lain yang berkaitan dengan perniagaan pelanggan.

Pengasas telah mengambil peluang perniagaannya dalam kepakaran utama

beliau dalam perkhidmatan kesetiausahaan dengan menubuhkan Erra

Management & Secretarial Services untuk mengembangkan kariernya di

lapangan.

2.3 Aktiviti Organisasi

Perniagaan teras boleh ditakrifkan sebagai aktiviti utama organisasi (Tuinov,

2016). Papantanda perniagaan teras Erra Management & Secretarial

Services digambarkan di hadapan bangunan pejabat untuk menarik lebih

ramai pelanggan untuk memiliki perkhidmatan firma. Erra Management &

Secretarial Servicesadalah firma setiausaha syarikat dan bertindak sebagai

pembekal perkhidmatan dengan memberi tumpuan kepada perundingan

pengurusan di Malaysia terutama di Kelantan. Perkhidmatan tersebut adalah

seperti berikut:

12
 a) Perkhidmatan Kesetiausahaan

Berhubung dengan perniagaan teras Erra Management & Secretarial

Services yang merupakan setiausaha syarikat, firma itu menyediakan

pelbagai jenis perkhidmatan termasuk penggabungan, berhubung dengan

CCM, menyimpan fail undang-undang kesetiausahaan dan buku berkanun,

‘Annual Return’ (AR) dan mesyuarat agung, resolusi, peningkatan modal

saham yang dibenarkan dan berbayar, perubahan pengarah syarikat,

pemindahan saham dan lain-lain perkara kesetiausahaan. Dokumen yang

betul yang boleh dicapai dalam masa yang ditetapkan dengan proses yang

berkesan dan cekap akan menarik lebih ramai pelanggan kerana Erra

Management & Secretarial Services telah menerima tawaran untuk

melakukan penggabungan dalam purata 3 syarikat dalam sebulan.

Firma tersebut menyediakan perkhidmatan kesetiausahaannya untuk 186

syarikat swasta yang terhad oleh saham pada hari terakhir latihan di firma

itu. Semua fail undang-undang syarikat seperti fail kesetiausahaan, buku

pendaftaran, buku minit, buku sijil saham, dan cop rasmi dikendalikan oleh

firma kesetiausahaan.

b) Perkhidmatan Perakaunan

Menyediakan penyata kewangan adalah elemen penting dalam syarikat

untuk mematuhi badan berkanun seperti SSM dan LHDNM. Firma itu juga

menyediakan perkhidmatan pada penyata kewangan berdasarkan kepada

piawai laporan kewangan yang lebih baik untuk pengarah syarikat yang ingin

mengemaskini penyediaan penyata kewangan mereka. Ini adalah untuk

membantu syarikat bersaiz sederhana untuk mengeksport persediaan

13
penyata kewangan kerana syarikat perlu menanggung kos imbuhan yang

tinggi terhadap pelantikan akauntan dalaman. Dengan menawarkan

perkhidmatan sedemikian, syarikat pelanggan boleh menjimatkan kos

mereka dalam penyediaan penyata kewangan.

c) Perkhidmatan Juruaudit

Seterusnya, dalam hal akauntan firma itu layak menjadi juruaudit yang

diluluskan kepada syarikat tertentu selain daripada syarikat klien yang

melantik pemilik firma sebagai setiausaha syarikat, firma itu memberikan

perkhidmatan pengauditan kepada syarikat. Akauntan untuk mengaudit

penyata kewangan syarikat untuk memastikan penyata kewangan bebas dari

sebarang kesilapan dan salah nyata. Apabila juruaudit berpuas hati dengan

penyata kewangan yang boleh dipercayai, juruaudit akan mengeluarkan

laporan juruaudit kepada syarikat.

d) Perkhidmatan Percukaian

Di samping itu firma ini juga menyediakan perkhidmatan percukaian kepada

klien terutamanya mengenai pulangan cukai syarikat. Oleh kerana Erra

Management & Services menguruskan syarikat swasta yanng diterhadkan

saham, semua perkara mengenai sesuatu syarikat boleh diberikan kepada

Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) untuk tujuan percukaian.

14
2.4 Halatuju Organisasi

2.4.1 Visi, Misi, Dan Objektif Firma

Visi, misi, objektif dan dasar sesebuah organisasi adalah sebahagian

besar strategi perniagaan yang paling penting untuk memastikan

organisasi mempunyai kelebihan dan nilai tambah yang kompetitif untuk

memastikan organisasi dapat bertahan. Dalam Erra Management &

Secretarial Services strategi bahagian yang paling penting adalah seperti

berikut:

2.4.2 Visi

"Salah satu firma kesetiausahaan terkemuka dalam menyediakan

perkhidmatan profesional di Malaysia."

(EMMS, 2016)

Dalam syarikat Erra Management & Secretarial Services, visi ini

bermaksud untuk menjadi salah satu firma kesetiausahaan terkemuka

dalam menyediakan perkhidmatan profesional di Malaysia. Ia bukan

sahaja memberi tumpuan kepada pelanggan nasional tetapi juga kepada

klien asing. Syarikat ini terutamanya aktif dalam menawarkan proses

penubuhan syarikat sendirian berhad kepada pelanggan yang berminat

dan mempunyai matlamat untuk memberikan komitmen penuh dan

menyampaikan perkhidmatan berkualiti tinggi. Walaupun pernyataan visi,

ia bukan sahaja memberi garis panduan dan arahan ke arah mana

syarikat sedang menuju, tetapi ia juga menggalakkan usaha kolektif dari

15
pihak pengurusan dalam menentukan identiti korporat serta berusaha

dalam industri kesetiausahaan.

Visi ini adalah sumber dan pemikiran asas sesebuah organisasi di mana

gambaran bagaimana organisasi perniagaan sepatutnya kelihatan seperti

masa depan dengan merumuskan ideologi teras dan sebab kewujudan

sebagai hala tuju asas bagi pembangunan organisasi yang dikehendaki

(Sabrautzki, 2010 ). Oleh itu ia bertindak sebagai asas bagi firma untuk

mencapai prestasi yang baik untuk memenuhi permintaan pelanggan. Di

samping itu, visi yang jelas bukan hanya memberi manfaat kepada firma

untuk menarik lebih banyak pelanggan yang berpotensi, tetapi ia juga

akan meyakinkan kakitangan kerana mereka sedar akan rasa,

tanggungjawab dan kepentingan pekerjaan mereka ke arah firma dan ia

akan mendorong mereka untuk membina komitmen yang baik dan usaha

terbaik untuk mencapai visi pada masa akan datang.

2.4.3 Misi

1. Sentiasa membangun dan mengekalkan hubungan yang hebat

dengan pelanggan.

2. Mendapat kepuasan tertinggi untuk mencapai kelebihan dalam

memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.

3. Memberi perkhidmatan profesional yang berkualiti kepada pelanggan.

4. Meningkatkan kecekapan dan profesionalisme dalam menyampaikan

perkhidmatan.

(EMMS, 2016)

16
Misi Erra Management & Secretarial Services ialah untuk memberi

keutamaan kepada pelanggan mereka. Ini adalah untuk memastikan firma

dapat memiliki pelanggan yang setia terhadap perkhidmatan yang diperoleh

untuk membangunkan firma. Apabila pelanggan berpuas hati dengan

perkhidmatan yang disampaikan, ia bukan sahaja memberi manfaat kepada

firma secara keseluruhan, tetapi ia juga membawa mulut dari satu klien

kepada pelanggan lain di mana ia akan menarik pelanggan lain untuk

mendapatkan perkhidmatan mereka. Pada masa kini, firma ini telah

menerima tawaran untuk melakukan proses penubuhan purata 3 syarikat

dalam sebulan. Kesopanan dan keupayaan yang telah ditunjukkan oleh para

kakitangan untuk menyelesaikan tugas dalam tempoh yang ditetapkan

adalah salah satu kejayaan utama mengapa firma kesetiausahaan ini dapat

menarik lebih banyak pelanggan sepanjang tahun.

Misi ini adalah asas untuk keutamaan, strategi, rencana, dan tugas di mana

ia merupakan peringkat permulaan untuk menggariskan pendudukan dan

struktur hierarki. Segmen utama pernyataan misi adalah tujuan teras syarikat

yang menetapkan firma itu berbeza dari firma lain dalam industri yang sama

(R.David & R.David, 2015). Oleh itu, kenyataan misi adalah penting kerana ia

akan bertindak sebagai perancangan sederhana atau jangka pendek bagi

sebuah syarikat untuk mencapai visi tersebut.

17
2.4.4 Objektif

Dalam syarikat Erra Management & Secretarial Services, strategi utama

ialah untuk menjadi penyedia perkhidmatan kesetiausahaan teratas di

Malaysia, menjadi penyedia perkhidmatan akauntan teratas di Malaysia, dan

menjadi penyedia perkhidmatan perunding teratas di Malaysia (EMMS,

2016). Di samping itu, matlamat-matlamatnya telah ditetapkan dan

memberikan tajuk yang jelas kepada aktiviti-aktiviti dan keputusan-keputusan

yang akan diambil dari proses perancangan (Stead & Stead, 2013).

Oleh itu, objektif jelas adalah bahagian penting kerana ia akan

mencerminkan firma untuk mencapai matlamatnya. Objektif tersebut mestilah

bijak dan menunjukkan sebagai objektif yang spesifik, boleh diukur, boleh

dicapai, realistik dan tepat pada masanya (Siddiqui, 2015). Apabila matlamat

dinyatakan dengan jelas oleh firma, semua kakitangan dapat memahami

pencapaian yang diminta oleh firma di mana tugas yang produktif dan

sistematik dapat dilakukan oleh kakitangan untuk memastikan prestasi

syarikat sentiasa dalam keadaan yang baik.

18
2.5 Carta Organisasi

TUAN NADIERRA BINTI

TUAN COB
(SETIAUSAHA
SYARIKAT/PENGURUS)

NORHAIZA BT SABARIAH BT
MANAF ISMAIL
(PEMBANTU (PEMBANTU
SETIAUSAHA) SETIAUSAHA)

RUHANI BT
AZIZUN BT CHIK
AYOB
(AKAUNTAN/
(PENASIHAT
JURUAUDIT) CUKAI)

Rajah 4: Struktur Organisasi Firma

Merujuk kepada Rajah 1.4 di atas, Pengurus Erra Management & Secretarial

Services yang merupakan setiausaha syarikat berlesen memegang jawatan

sebagai pegawai kanan firma. Sebagai Pengurus Firma, beliau

bertanggungjawab untuk merangka strategi untuk meningkatkan firma untuk

menjadi lebih maju. Beliau memberi tumpuan untuk menjalinkan hubungan

yang baik dengan para pelanggan untuk menarik minat pemilik perniagaan

lain untuk memiliki perkhidmatan firma untuk memastikan firma dapat

bertahan dalam industri. Sebagai setiausaha syarikat, beliau

bertanggungjawab untuk memastikan amalan tadbir urus korporat yang baik

19
dalam syarikat di mana dia perlu melaporkan secara langsung kepada

pengerusi dan lembaga pengarah mengenai hal-hal yang berkaitan dengan

amalan terbaik tadbir urus korporat. Beliau juga bertanggungjawab menjaga

dan mengekalkan rekod buku dan daftar syarikat yang sepatutnya.

Seterusnya, beliau juga bertanggungjawab untuk menghadiri mesyuarat

lembaga dan mesyuarat agung untuk memastikan keperluan undang-undang

mesyuarat dapat dipenuhi. Di samping itu, sebagai setiausaha syarikat, dia

mesti memastikan syarikat mematuhi Akta Syarikat 1965 (CA 1965) dan Akta

lain, Memorandum Persatuan dan Artikel Persatuan syarikat, dan badan

pengawalseliaan.

Pembantu Setiausaha Syarikat bertanggungjawab untuk memberikan

bantuan kepada setiausaha syarikat mengenai perkara-perkara yang

berkaitan dengan perkhidmatan kesetiausahaan. Beliau bertanggungjawab

untuk menyediakan dokumen-dokumen kesetiausahaan yang akan diserah

simpan dengan SSM seperti penyata tahunan, dan bentuk yang berkaitan

mengikut keperluan syarikat. Seterusnya, beliau juga bertanggungjawab

untuk menyediakan dokumen mesyuarat yang merupakan notis mesyuarat,

agenda pengerusi melalui perundingan dengan pengerusi, minit mesyuarat,

dan senarai kehadiran. Di samping itu, Pembantu Setiausaha Syarikat juga

perlu membantu setiausaha syarikat dalam mengekalkan buku berkanun

serta fail setiausaha syarikat untuk memastikan pematuhan dengan undang-

undang dan peraturan. Sebagai pembantu, dia perlu memahami prosedur

pemerbadanan, pemberian saham, pemindahan saham, peningkatan kuasa,

penerbitan saham baru, pertukaran pejabat berdaftar dan setiausaha,

20
perubahan pengarah dan prosedur kesetiaan lain untuk memastikan syarikat

itu dapat mematuhi CA 1965.

Seterusnya, Akauntan bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan

perakaunan kepada syarikat klien. Dia perlu menyediakan penyata

kewangan syarikat klien apabila pelanggan cenderung untuk menyalurkan

penyediaan penyata kewangan mereka. Oleh itu, dia perlu berhubung

dengan pelanggan mengenai penyata kewangan syarikat untuk memastikan

penyata kewangan dapat disediakan tanpa sebarang kesilapan atau salah

nyata dalam masa yang ditetapkan. Dia perlu mendengar dan mendapatkan

maklumat kewangan syarikat seperti penyata bank, invois, buku cek, dan

buku perakaunan dan rekod dari pelanggan. Sebagai Akauntan, dia perlu

cuba menyelesaikan sebarang masalah yang timbul daripada akaun syarikat.

Selain daripada itu, kerana beliau adalah ahli Institut Akauntan Malaysia

(MIA), Akauntan juga boleh bertindak sebagai Juruaudit luaran jika dia layak

sebagai juruaudit yang diluluskan kepada syarikat tertentu selain daripada

syarikat klien yang melantik pemilik firma sebagai setiausaha syarikat .

Sebagai juruaudit, beliau perlu memastikan penyata kewangan yang

disediakan oleh syarikat mematuhi piawaian pelaporan kewangan yang lebih

baik seperti Prinsip Diterima Amali (GAAP), Standard Pelaporan Kewangan

Malaysia (MFRS) dan Standard Pelaporan Kewangan Antarabangsa (IFRS).

Dia harus memastikan bahawa penyata kewangan adalah bebas dari

sebarang kesilapan dan salah nyata untuk memastikan penyata kewangan

dapat diandalkan.

21
Seterusnya, Penasihat Cukai akan menggunakan semua pengetahuan dan

pengalamannya dalam memberikan nasihat dan bimbingan pakar kepada

pelanggan mengenai perancangan cukai dan cara menguruskan perkara

kewangan untuk memastikan cukai yang dikenakan oleh Lembaga Hasil

Dalam Negeri Malaysia (LHDNM) akan dapat dielakkan oleh syarikat dan

pengarah tanpa menggunakan pengelakan cukai. Dia dikehendaki mengenal

pasti dan menilai dasar dan proses pelaporan cukai dari semasa ke semasa

untuk memastikan syarikat pelanggan dapat mematuhi kehendak LHDNM.

Selain itu, beliau juga bertanggungjawab untuk menyediakan pulangan cukai

untuk syarikat dan pengarah syarikat klien jika permintaan pelanggan

terhadap perkhidmatan tersebut. Oleh itu, dia perlu akrab apabila berhubung

dengan LHDNM terutamanya apabila badan kawal selia membuat audit cukai

ke atas syarikat.

22
 BAB 3

RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI

3.1 Pengenalan

Bab ini adalah ringkasan tentang keseluruhan aktiviti yang telah dijalankan

sepanjang menjalani Latihan Industri. Aktiviti yang dijalankan adalah

berdasarkan buku jurnal refleksi yang ditulis atau dilengkapkan sepanjang

menjalani Latihan Industri. Oleh itu di bahagian ini akan menjelaskan secara

ringkas kesemua skop tugas yang telah dilakukan selama satu semester itu

sepanjang 20 minggu menjalani Latihan Industri. Semua aktiviti akan

diterangkan dari minggu ke minggu agar dapat memudahkan proses

penyemakan. Hari kerja dalam seminggu tidak semestinya sama setiap

minggu kerana terdapat cuti umum dan cuti yang diumum oleh pihak

organisasi.

Dengan menjalani Latihan Industri, saya telah didedahkan dengan pelbagai

ilmu pengetahuan tentang alam kerja yang sebenar. Seterusnya dapat

mempraktikkan apa yang telah dipelajari di dalam kelas atau lebih tepat di

23
Politeknik, saya juga telah didedahkan dengan peraturan-peraturan dan etika

syarikat dan ianya perlu dipraktikkan setiap kali saya berada di syarikat.

Dalam menjalani latihan industri, saya telah diberi masa selama 8 jam sehari,

bermula dari jam 09.15 am sehingga 05.15 pm setiap hari bermula dari hari

Ahad sehingga Khamis. Berikut merupakan ringkasan mingguan ketika

menjalani latihan industri selama 20 minggu.

24
 3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri

MINGGU 19 JUN 2017 1) Diberikan penerangan tentang

PERTAMA SEHINGGA 22 JUN cara menggunakan alatan pejabat

2017 serta penyimpanan dokumen.

2) Menyediakan salinan penyata

kewangan.

3) Menyediakan senarai syarikat

yang akan diaudit.

4) Diperkenalkan dengan format

dokumen.

MINGGU KEDUA 28 JUN 2017 1) Menghantar email.

SEHINGGA 29 JUN 2) Menyemak/mengemaskini fail

2017 pejabat.

3) Belajar tentang ‘register book’

MINGGU KETIGA 2 JULAI 2017 1) Belajar mengemaskini ‘register

SEHINGGA 6 JULAI Book’

2017 2) Menyimpan rekod (pengfailan).

3) Mengemaskini ‘register book’.

4) Menghantar email.

5) Menyediakan fail audit.

25
MINGGU KEEMPAT 9 JULAI SEHINGGA 13 1) Menaip surat kepada
JULAN 2017
lembaga hasil.

2) Menyemak fail.

3) Menyusun buku minit

serta buku sijil yang

baru.

4) Belajar

menggunakan mesin

faks.

5) Membinding

dokumen.

MINGGU KE LIMA 16 JULAI 2017 1) Membaiki kesalahan

SEHINGGA 20 JULAI
2017 ejaan, suku kata

pada dokumen.

2) Membuat fail audit

yang baru.

3) Mengemaskini

‘register book’.

4) Menyusun fail.

26
MINGGU KE ENAM 23 JULAI 2017 1) Menyemak fail.
SEHINGGA 27 JULAI
2017 2) Membetulkan

kesalahan pada

dokumen.

3) Menyediakan satu set

dokumen.

4) Mengemaskini

‘register book’

MINGGU KE TUJUH 30 JULAI 2017 1) Menyemak buku

SEHINGGA 2 OGOS
2017 minit.

2) Mengemaskini

‘register book’

3) Menyediakan satu set

dokumen.

4) Menyusun fail.

5) Menjawab telefon.

MINGGU KE LAPAN 6 OGOS 2017 1) Membuat salinan

SEHINGGA 10 OGOS
2017 penyata kewangan

2) Mengemaskini

‘register book’

27
MINGGU KE SEMBILAN 13 OGOS 2017 1) Menyediakan Salinan

SEHINGGA 17 OGOS audit.

2017 2) Menaip surat

pertukaran alamat.

3) Menyusun dan

Mengemas fail.

4) Menyediakan tiga set

dokumen.

MINGGU KE SEPULUH 20 OGOS 2017 1) Menyediakan 25 set

SEHINGGA 24 OGOS dokumen.

2017 2) Menyediakan salinan

laporan kewangan

syarikat Everise

Mining Sdn. Bhd.

3) Pengfailan.

4) Menyediakan salinan

laporan kewangan

syarikat Nifa Biotech

Sdn. Bhd.

28
MINGGU KE SEBELAS 27 OGOS 2017 1) Menyediakan
SEHINGGA 31 OGOS
2017 satu set

dokumen untuk

syarikat Bumi

Permai Sdn.

Bhd.

2) Menyediakan

satu set

dokumen untuk

syarikat Z&Z

Sdn. Bhd.

3) Menyemak

senarai syarikat

yang alamat

daftar di bawah

syarikat Erra

Management &

Secretarial

Services.

29
MINGGU KE DUA BELAS 5 SEPTEMBER 2017 1) Menaip surat rayuan

SEHINGGA 7 kepada Lembaga

SEPTEMBER 2017 Hasil.

2) Pengfailan.

3) Menyediakan salinan

laporan kewangan

kepada pengarah

syarikat.

MINGGU KE TIGA BELAS 11 SEPTEMBER 2017 1) Menukar alamat

SEHINGGA 14 syarikat di laman web

SEPTEMBER 2017 ‘MYCOID2016’

2) Menyimpan fail-fail

audit di tempat yang

telah disediakan.

3) Menyediakan resolusi

untuk pengarah

syarikat membeli

kenderaan.

4) Menyediakan resolusi

tender untuk syarikat

Fias Associates Sdn.

Bhd.

30
MINGGU KE EMPAT BELAS 18 SEPTEMBER 2017 1) Menyediakan satu set

SEHINGA 21 dokumen untuk

SEPTEMBER 2017) syarikat Kota Impiana

Sdn. Bhd.

2) Menyediakan satu set

dokumen serta

salinan penyata

kewangan untuk

syarikat Tugu Fajar M

Sdn. Bhd.

3) Menyediakan dua set

dokumen untuk

syarikat Tiga F

Marine Sdn. Bhd.

4) Menukar pelan lokasi

syarikat Erra

Management &

Secretarial Services

di ‘Google Map’

31
MINGGU KE LIMA BELAS 24 SEPTEMBER 2017 1) Menyediakan

SEHINGGA 28 salinan penyata

SEPTEMBER 2017 kewangan kepada

syarikat Bumi Kejora

Sdn. Bhd. Tahun

2015 sehingga

tahun 2016.

2) Menyediakan

salinan laporan

kewangan syarikat

Kijangmas Mineral

Sdn. Bhd. pada

tahun 2014

sehingga 2016.

3) Menyediakan satu

set dokumen

syarikat RNZ Sdn.

Bhd.

4) Menghantar kurier.

32
MINGGU KE ENAM BELAS 1 OKTOBER 2017 1) Menyediakan resolusi

SEHINGGA 5 internet banking

OKTOBER 2017 syarikat Tugu Fajar M

Sdn. Bhd.

2) Menyediakan resolusi

internet banking

syarikat Quattro Sdn.

Bhd.

3) Menyediakan satu set

dokumen syarikat

RNZ sdn.bhd.

4) Menyediakan satu set

dokumen untuk

syarikat Teraju

Korporat Sdn. Bhd.

5) Menghantar email

kepada Hajar Sazrul

Travel.

33
MINGGU KE TUJUH BELAS 8 OGOS 2017 1) Menghantar email.

SEHINGGA 12 OGOS 2) Menjawab panggilan

2017 telefon

3) Menyediakan fail

setiausaha untuk

syarikat Roh Rimba

Sdn. Bhd.

4) Menyediakan dan

menghantar dokumen

kepada syarikat

Kumnara Holding

Sdn. Bhd.

5) Menyediakan satu set

dokumen untuk

Syarikat ATL Sdn.

Bhd.

MINGGU KE LAPAN BELAS 15 OGOS 2017 1) Memasukkan borang

SEHINGGA 19 OGOS 44 yang baharu

2017 kerana telah bertukar

alamat.

2) Menjawab panggilan

telefon.

34
MINGGU KE SEMBILAN 22 OKTOBER 2017 1) Menaip format audit

BELAS SEHINGGA 26 mukasurat 7 dan 8.

OKTOBER 2017 2) Membuat fail syarikat

baru iaitu Green Ritz.

3) Memasukkan borang

46 ke dalam setiap

fail syarikat.

4) Menyediakan salinan

penyata kewangan

kesatuan kerani.

MINGGU KE DUA PULUH 29 OKTOBER 1) Menyediakan salinan

SEHINGGA 2 penyata kewangan

NOVEMBER 2017 Ashar Travel.

2) Menyediakan salinan

borang 24 dan 49

untuk syarikat

Farmasi Lestari.

3) Menyediakan satu set

dokumen.

35
 BAB 4

LAPORAN TEKNIKAL

4.1.1 Pengenalan dokumen atau borang-borang penubuhan syarikat

Khidmat Setiausaha Syarikat adalah penting untuk memastikan Syarikat

terus mematuhi segala peraturan dan akta yang ditetapkan sama ada

semasa penubuhan mahupun selepas penubuhan. Salah satu kepentingan

untuk mempunyai setiausaha syarikat ialah untuk mendapatkan salinan

Borang 49, 24 dan 44. Setiap pengarah syarikat haruslah mendapatkan

salinan borang-borang tersebut yang telah disahkan untuk menjadikannya

sokongan yang kukuh sekiranya ingin mendapatkan tender syarikat atau

pembukaan akaun bank dan sebagainya.

Antara set dokumen yang lengkap ialah seperti yang berikut:

i. Borang 24 merupakan borang maklumat saham yang akan

menerangkan tentang saham yang dibenarkan dan diterbitkan dan

juga maklumat pemegang saham.

36
ii. Borang 49 Merupakan dokumen yang menyatakan maklumat Para

Pengarah, Pengurus dan Setiausaha Syarikat.

iii. Borang 44 Merupakan dokumen yang menyatakan maklumat dan

kedudukan Pejabat Berdaftar Syarikat.

iv. Memorandum Dan Artikel Syarikat Merupakan buku yang

mengandungi peraturan, undang-undang dan Perlembagaan

Syarikat. Antara pekara penting yang dinyatakan adalah

Penyenaraian tiga aktiviti utama perniagaan iaitu:

- Jumlah Saham Dibenarkan dan Saham Dibayar (‘Authorised and

Paid-up Capital’)

- Maklumat Pemegang Saham, Para Pengarah dan Setiausaha

Syarikat Syarikat pertama

- Sekatan terhadap jualan saham Syarikat

- Ahli yang tidak melebihi 50 orang.

v. Sijil Pertubuhan Perbadanan (Borang 9) akan dikeluarkan dalam

masa satu minggu sekiranya kehendak-kehendak telah dipatuhi.

Ianya juga adalah pengesahan bahawa syarikat itu sudah

ditubuhkan.

37
4.1.2 Spesifikasi/ Jenis Peralatan yang digunakan

i. Mesin fotostat

1. Untuk membuat salinan borang-borang tersebut dengan menggunakan

Mesin Fotostat. Borang-borang tersebut hendaklah sentiasa ada di dalam

Fail Setiausaha Syarikat. Oleh itu hanya salinan yang boleh diberikan

kepada klien atau pengarah syarikat. Mesin fotostat telahpun disediakan di

pejabat Erra Management & Secretarial Services. Cara Menggunakan mesin

fotostat ialah dengan menekan suis ‘Main Power On’. Seterusnya letakkan

kertas di ruangan bawah mesin tersebut dan tekan butang ‘start’

Rajah 5:Mesin Fotostat dan Proses membuat salinan borang 49

38
Rajah 6: Butang yang ada pada Mesin Fotostat

2. Pastikan kertas yang di dalam mesin fotostat sentiasa mencukupi kerana

jika kertas tidak mencukupi, mesin fotostat akan berhenti memproses dan

akan mula bekerja sekiranya kita meletakkan kertas A4 yang baru.

39
ii. Cop pengesahan

Rajah 7: Contoh cop pengesahan

1. Cop pengesahan Erra Management ialah cop besar yang bertulis nama

setiausaha, nama penuh syarikat dan nombor lessen setiausaha.

40
4.1.3 Proses Kerja yang dilakukan

1. Setelah semua borang dibuat salinan. Borang yang asal hendaklah

disimpan semula ke dalam fail setiausaha.

2. Penyusunan dokumen hendaklah dibuat mengikut muka surat serta

susunan yang betul. Salinan tersebut hendaklah disusun mengikut turutan

yang betul, iaitu dimulakan dengan borang 49, borang 24, serta borang 44.

Seterusnya diikuti dengan Memorandum dan Artikel Syarikat. Borang 9 atau

lebih dikenali sebagai sijil diletakkan di belakang kulit depan Memorandum

dan Artikel Syarikat.

3. Proses Pengesahan dokumen.

Untuk meyakinkan pihak yang berkenaan bahawa dokumen tersebut adalah

dari pihak Erra Management,cop pengesahan (Certified True Copy) perlu

diletakkan pada dokumen tersebut. Cop pengesahan yang digunakan adalah

salah satu alatan pejabat yang penting di syarikat Erra Management kerana

boleh dikatakan hampir semua dokumen yang dikeluarkan dari Pejabat ini

perlu disahkan menggunakan cop pengesahan dari Erra Management. Cop

dan Tandatangan hendaklah diletakkan di setiap muka surat pada bahagian

atas dan kiri kertas. Manakala tarikh pula dicop di bawah cop pengesahan

dan ianya bergantung kepada permintaan klien samada untuk meletakkan

tarikh pada hari ia diproses atau meletakkan tarikh lain.

41
Rajah 8: Contoh Cop Pengesahan

42
 4. Setelah selesai proses pengesahan, dokumen atau borang-borang

tersebut bolehlah diberikan kepada Pengurus untuk ditandatangani.

Setelah selesai ditandatangani oleh pengurus, dokumen tersebut

hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat untuk diberikan kepada

klien. Klien biasanya akan menelefon pejabat Erra Management

terlebih dahulu untuk mengetahui dokumen yang diinginkan sudah

siap atau masih lagi di dalam proses. Staf Erra Management biasanya

akan menyiapkan segera sebarang dokumen atau borang-borang

yang dinginkan para klien ataupun pengarah syarikat dalam waktu

yang singkat.

Rajah 9: Sampul surat untuk meletakkan dokumen yang ingin diberikan

kepada klien.

43
4.1.4 Kesimpulan pada proses menyediakan dokumen

Proses menyediakan dokumen, dokumen atau borang-borang yang

perlu ada sekiranya ingin menubuhkan sesebuah syarikat kerana ini

bermakna bukan mudah itu menubuhkan sesebuah syarikat

itu.Borang-borang ini juga perlu digunakan setiap kali ingin membuka

akaun bank, jika ingin mendapatkan tender baru dan sebagainyal.

Bukan itu sahaja, proses pengesahan dokumen dianggap perkara

remeh, namun tanpa ada cop pengesahan serta tandatangan

daripada setiausaha yang berlesen, maka dokumen itu tidak akan

diterima. Begitu juga jika hanya ada cop pengesahan sahaja saja

tanpa adanya tandatangan pengurus, maka pengesahan tersebut

masih lagi tidak akan diterima. Oleh itu tandatangan pengurus

merupaka perkara paling penting dalam pengesahan dokumen.

Dengan mempelajari proses ini, dapat disimpulkan bahawa pengarah

syarikat banyak bergantung kepada setiausaha syarikat kerana

setiausaha syarikatlah yang banyak melakukan kerja-kerja

penyimpanan rekod-rekod penting syarikat mereka serta

menguruskan hal-hal berkaitan yang lain. Dengan adanya setiausaha

syarikat, pengarah boleh menumpukan kepada perniagaan syarikat

mereka atau mengembangkan lagi syarikat mereka.

44
4.2 Proses Menukar Alamat Syarikat Di Laman Web Mycoid

4.2.1 Pengenalan kepada ‘MYCOID’

Secara ringkasnya, Nombor Identiti Korporat Malaysia atau MyCoID merujuk

kepada nombor perbadanan syarikat yang digunakan sebagai satu nombor

rujukan tunggal untuk pelbagai urusan pendaftaran dan transaksi dengan

agensi kerajaan yang berkenaan. Dengan adanya MyCoID, komuniti korporat

kini hanya perlu menggunakan satu nombor iaitu nombor pemerbadanan

syarikat yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia(SSM) bagi

urusan pendaftaran, rujukan dan transaksi dengan agensi-agensi berikut:

1. Lembaga Hasil Dalam Negeri

2. Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

3. Pembangunan Sumber Manusia Berhad (PSMB)

4. Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO)

5. Perbadanan Perusahaan Kecil dan Sederhana (SME Corp. Malaysia)

MyCoID akan menggantikan penggunaan pelbagai nombor yang dikeluarkan

oleh agensi berkenaan secara berperingkat bagi urusan yang melibatkan

komuniti korporat dan rujukan dalaman agensi.

Fasa pertama MyCoID akan memperkenalkan penggunaan satu nombor

rujukan untuk kegunaan di pelbagai agensi. Inisiatif ini akan ditambah baik

melalui fasa kedua iaitu dengan memperluas serta memaksimumkan potensi

pemakaian MyCoID menerusi pembangunan sistem yang akan

membolehkan pengkalan data dan maklumat berlaku secara automatik.

Ini bermakna pemilik-pemilik syarikat baru tidak perlu lagi pergi ke pelbagai

agensi untuk tujuan pendaftaran kerana proses tersebut boleh berlaku

serentak dengan hanya satu proses pendaftaran di SSM.

45
Antara faedahnya ialah MyCoID dicipta untuk membantu usahawan

mengurangkan birokrasi disamping menjimatkan masa usahawan di

Malaysia. Jika dahulu segalanya terpaksa dilakukan secara manual, kini

MyCoID telah tercipta untuk memudahkan perniagaan dan pentadbiran

syarikat.

Secara mudahnya terdapat beberapa faedah MyCoID, antaranya;

1. Memudahkan orang awam terutamanya komuniti usahawan.

2. Mempertingkatkan keberkesanan transaksi di antara orang awam dengan

agensi kerajaan yang berkaitan.

3. Mempertingkat interaksi antara agensi.

4. Komponen penting dalam pembangunan sistem automatik yang

membolehkan sesebuah syarikat mendaftar serentak dengan agensi yang

berkaitan selepas ia ditubuhkan.

5. Mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian

perkhidmatan awam dalam persekitaran koporat negara.

Pada bulan September 2017, Syarikat Erra Management telah berpindah ke

pejabat baru atas sebab-sebab yang tertentu. Secara automatiknya, semua

alamat syarikat yang berdaftar di bawah syarikat Erra Management akan

berubah. Kebanyakan syarikat yang menjadi klien Erra Management

meletakkan alamat berdaftar mereka di Pejabat Erra Management

disebabkan oleh sekiranya ada surat kueri daripada Suruhanjaya Syarikat

Malaysia (SSM) yang disebabkan oleh dokumen yang dihantar tidak

sempurna untuk diserah simpan kepada (SSM), maka pihak Erra

Management akan segera menguruskan masalah tersebut. Namun pada 1

January 2017, Pihak Suruhanjaya Syarikat Malaysia telah memberikan

46
format baru kepada setiausaha syarikat iaitu dengan mengubah Borang 44,

kepada Borang 46(3). Borang 46(3) yang terbaru mempunyai maklumat yang

ringkas, tepat dan padat.Ianya memudahkan pihak-pihak tertentu untuk

memahami maklumat pada dokumen tersebut.

4.2.2 Spesifikasi/ Jenis Peralatan yang digunakan

i.komputer riba

Peralatan yang digunakan ialah komputer riba. Komputer riba merupakan

satu aset yang penting di dalam sesebuah organisasi kerana segala kerja

dibuat dengan menggunakaan komputer. Pada zaman globalisasi ini segala

maklumat disimpan di dalam komputer dan hanya dengan beberapa klik

sahaja maklumat akan dijumpai.

Rajah 10: Komputer Riba yang diggunakan.

47
ii. Sambungan internet

Sambungan internet di dalam sesebuah organisasi amat penting, begitu juga

dengan syarikat Erra Management, tanpa rangkaian internet, segala kerja

akan tergendala. Internet memainkan peranan penting dalam penggunaan

MYCOID kerana tanpa sambungan internet, laman web MYCOID tidak boleh

digunakan.

Rajah 11: Sambungan Internet

48
4.2.3 Proses Kerja yang dilakukan

1. Proses pertama ialah dengan pergi ke Laman Web MYCOID di laman

web berikut: https://mycoid2016.ssm.com.my

Laman web ini digunakan oleh semua Setiausaha Syarikat untuk

memasukkan data-data terbaru tentang syarikat di bawahnya. Di

laman web ini juga, segala maklumat syarikat boleh dibeli sekiranya

klien ingin membeli maklumat mereka dengan Setiausaha mereka

atau mereka juga boleh berurusan dengan Suruhajaya Syarikat

Malaysia sendiri untuk membeli maklumat syarikat.

Rajah 12: Laman web utama MYCOID

49
 2. Masukkan ‘username’ dan ‘password’ MYCOID dan tekan butang

‘Sign In’. Proses ini amatlah penting kerana laman web ini amatlah

penting kerana laman web ini mengandungi segala maklumat yang

penting kerana ianya mengandungi semua maklumat sulit tentang

syarikat-syarikat yang berdaftar di bawah Erra Management.

Rajah 13: Ruangan ‘Log In’ di MYCOID

50
 3. Klik pada ‘Notification of change in Registered Address’.

Rajah 14: Ruangan pilihan di laman web MYCOID

4. Pada kotak yang disediakan, masukkan Nombor syarikat dan tuliskan

alamat baru berserta tarikh pada ruangan yang telah disediakan. Seterusnya

Klik ‘Office is Open’. Proses ini hendaklah disiapkan sebelum tempoh

sebulan selepas tarikh yang ditetapkan. Hal ini kerana, segala perubahan

alamat syarikat akan berkuatkuasa serta merta.

51
5. Setelah siap menukar alamat syarikat di atas talian, borang tersebut

bolehlah diprint dan dimasukkan ke dalam fail setiausaha syarikat dan

diletakkan di atas borang 44 yang lama.

Rajah 15: Borang 46(3) yang dimasukkan ke dalam fail setiausaha dan

diletakkan di atas borang 44 yang lama.

52
6. Semua dokumen yang telah diprint harus diletakkan ke dalam fail syarikat

kerana jika ada permasalahan di kemudian hari, segala maklumat dapat

dicari di dalam fail setiausaha. Oleh sebab itu, pengurus amat

menitikberatkan tentang penyimpanan rekod yang disimpan di dalam fail

setiausaha. Bukan saja ‘Hard Copy’, malah pengurus juga sentiasa

menyimpan ‘soft copy’ dokumen atau borang yang telah siap.

7. Tugas ini mengajar bahawa pentingnya penyimpanan rekod di sesebuah

organisasi kerana segala maklumat penting di dalam sesebuah syarikat itu

menjadi satu tanggungjawab yang diberikan para klien kerana mempercayai

sesebuah organisasi itu. Oleh itu, kita tidak boleh memandang remeh soal

penyimpanan rekod.

53
4.2.4 Kesimpulan proses menukar alamat di Laman Web MYCOID

Proses ini amat penting kerana sekiranya proses ini tidak dilaksanakan,

maka sebarang surat syarikat yang berdaftar di bawah syarikat Erra

Management akan dihantar ke alamat pejabat yang lama. Perkara ini akan

menyebabkan kesukaran pada masa hadapan sekiranya ada surat kueri

daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM), pihak Erra Management

tidak akan mengetahui perkara ini dan ini akan menyebabkan timbulnya

masalah besar kepada pihak pengurusan.

Selain itu, dari segi pengetahuan, saya juga telah menimba ilmu baru iaitu

belajar tentang tatacara menggunakan laman web ‘MYCOID’ yang sebelum

ini tidak pernah dipelajari di dalam kelas semasa berada di Politeknik.

54
 BAB 5

KESIMPULAN

Dengan ini dapat saya simpulkan bahawa keputusan pihak Politeknik yang

telah mewujudkan Latihan Industri merupakan keputusan yang amat bijak.

Saya berpendapat demikian kerana ramai yang tidak tahu bahawa

perkembangan sesebuah syarikat itu bermula dari sistem pentadbiran yang

sempurna, sistematik dan adil.

Latihan Industri sememangnya memberikan kelebihan dan kebaikan

berbanding dengan keburukan. Program ini harus diteruskan kerana ianya

banyak memberi manfaat kepada pelajar khususnya dan memberi peluang

kepada para pelajar untuk memahami alam pekerjaan yang sebenar bagi

mendapatkan pengalaman bekerja di sesebuah organisasi firma ataupun

syarikat.

55
Dengan adanya latihan sebegini, ianya dapat memberi keyakinan kepada

para pelajar untuk menempuhi alam pekerjaan sebenar yang mencabar dan

bijak menggunakan peluang yang ada seperti ini. Pendedahan sebegini perlu

dimiliki oleh setiap pelajar sebagai persediaan awal untuk bersaing di

pasaran globalisasi. Seterusnya, dengan latihan ini, para pelajar tersebut

merupakan bakal pekerja yang berkualiti daripada segala aspek untuk

memenuhi keperluan organisasi.

Setelah menjalani Latihan Industri selama 20 minggu di Syarikat Erra

Management & Secretarial Services, saya perolehi pelbagai ilmu baru yang

amat berharga kepada diri saya.

Di sini, saya berjaya mengaplikasikan hampir 90 peratus ilmu yang telah

saya pelajari di kuliah semasa saya menjalankan Latihan Industri.

Saya bersyukur dapat menjalani Latihan Industri di syarikat Erra

Management & Secretarial Services kerana tidak semua orang mempunyai

nasib yang baik dan bertuah seperti saya kerana saya percaya tidak semua

orang di luar sana bertuah dan dapat merasai apa yang saya rasai di sini di

mana banyak pengalaman manis yang saya perolehi. Antaranya, saya dapat

belajar tentang apa itu borang-borang yang penting yang perlu ada dalam

penubuhan sesebuah syarikat, cara-cara melakukan tugas-tugas sebagai

kerani di sebuah syarikat setiausaha serta yang paling utama ialah

berkomunikasi dengan klien-klien iaitu pengarah-pengarah syarikat. Tugasan

yang diterima merangkumi ilmu yang baru diperolehi semasa Latihan Industri

dan ilmu yang telah dipelajari semasa kuliah.

Akhir sekali, ingin saya katakan bahawa Latihan Industri memberikan masa

kepada para pelajar untuk menyiapkan diri mereka dengan sepenuhnya

56
sebelum menempuh alam pekerjaan yang sebenar kelak, kerana banyak lagi

dugaan-dugaan yang tidak dapat diduga ketika benar-benar berada di alam

pekerjaan yang sebenar. Selain itu, Latihan Industri telah memberi kesan

yang amat positif dalam membentuk dan melahirkan para pelajar yang

berkebolehan dalam aspek pengurusan serta lebih profesional dalam semua

aspek. Ianya juga telah mendedahkan pelajar dengan suasana persekitaran

pekerjaan yang sebenar. Bukan itu sahaja, malah Latihan Industri selama 20

minggu ini dapat mempertingkatkan lagi keyakinan diri dan keterampilan

seseorang itu dalam kehidupan seharian serta apa jua pengalaman.

57
 BAB 6

KOMEN DAN CADANGAN

6.1 Komen dan cadangan

Dalam ruangan ini, pelajar akan mengemukakan beberapa komen, cadangan

serta kesimpulan yang akan diambil kira oleh Pihak Politeknik bagi

meningkatkan keberkesanan untuk Latihan Industri pada masa yang akan

datang. Komen tersebut akan merangkumi syarikat Erra Management &

Secretarial Services, Politeknik dan pelajar. Antaranya adalah seperti yang

berikut.

58
6.2 Syarikat Erra Management & Secretarial Service

Secara keseluruhannya, setelah menjalani Latihan Industri di syarikat Erra

Management selama 20 minggu, saya ingin mengucapkan lafaz syukur

kerana diberi peluang untuk menjalani Latihan Industri di sini serta

menamatkan Latihan Industri dengan jayanya. Sebagai pelajar yang

menjalani Latihan Industri di sini, setiap hari saya didedahkan dengan

pelbagai benda baru atau lebih tepat lagi ilmu baru yang tidak boleh saya

dapatkan semasa sesi pembelajaran di dalam kelas di Politeknik. Setiap hari,

saya akan diberi tunjuk ajar sedikit demi sedikit oleh staf di Erra

Management.

Malahan juga, pengurus Erra Management sendiri tidak pernah lupa untuk

mengajar serta mencurahkan ilmu kepada saya. Saya juga diberi peluang

untuk memberikan sebarang cadangan tentang apa-apa pendapat terhadap

sesuatu perkara. Bukan itu sahaja, hubungan di antara staf Erra

Management di antara satu sama lain amat erat kerana adanya sikap

bekerjasama, bertolak ansur antara satu sama lain walaupun berlainan umur

dan pangkat.

Namun begitu, ada beberapa kelemahan yang telah saya dapati setelah

membuat pemerhatian selama 20 minggu. Antaranya ialah kelemahan dari

segi sistem rangkaian internet. Selama menjalani Latihan Industri di sini saya

dapati sistem rangkaian di pejabat Erra Management sangat perlahan. Ianya

menggangu segala kerja dan menyukarkan staf untuk memasukkan

maklumat yang berkaitan di atas talian. Antaranya ialah, klien perlu

menunggu untuk masa yang lama sekiranya ingin menukar sesuatu

maklumat kerana pengesahan maklumat hanya boleh di lakukan di atas

59
talian di laman web ‘MYCOID’. Secara alternatifnya, saya mencadangkan

agar pengurus Erra Management meningkatkat kelajuan internet untuk

memudahkan segala urusan kerja dijalankan. Ini kerana biasanya klien

meminta untuk menyiapkan permintaan mereka untuk mengubah apa-apa

maklumat syarikat dengan segera.

Selain daripada itu, antara cadangan yang ingin saya berikan kepada

syarikat Erra Management ialah untuk menambahkan bilangan staf di

syarikat ini. Saya berpendapat demikian kerana, saya dapati kekurangan staf

menjadi masalah utama dalam syarikat ini. Hal ini kerana, seseorang staf

sepatutnya melakukan satu kerja dalam satu masa. Namun oleh kerana

kekurangan staf di Erra Management, seseorang staf itu perlu melakukan

banyak kerja dalam satu masa. Saya mencadangkan agar pengurus Erra

Management mengambil staf khas untuk berurusan dengan pihak Suhanjaya

Syarikat Malaysia (SSM) kerana boleh dikatakan setiap hari ada dokumen

yang perlu diserah simpan kepada SSM.

Seterusnya, ialah dari segi keselamatan pejabat Erra Management. Hal ini

kerana, pejabat Erra Management pernah dipecah masuk sebelum ini. Saya

beharap pihak pengurus meningkatkan lagi sistem keselamatan di pejabat

Erra Management kerana banyak aset-aset penting yang bernilai di dalam

pejabat. Segala maklumat sulit juga tersimpan di dalam pejabat. Sekiranya

berlaku kecurian, ianya akan menyebabkan kesusahan pada masa hadapan.

60
6.3 Pihak Politeknik

Kepada pihak Politeknik, saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana

telah memberi peluang kepada saya untuk menjalani Latihan Industri selama

satu semester. Saya juga ingin berterima kasih kepada pihak politeknik

kerana sering menitikberatkan soal kebajikan saya. Hal ini demikian kerana,

semasa saya menjalani Latihan Industri di Erra Management saya telah

dilawati oleh pihak Pensyarah dari Jabatan Kejuruteraan Mekanikal daripada

Politeknik Kota Bharu untuk membuat penilaian serta bertanya mengenai

masalah-masalah yang telah dialami semasa menjalani Latihan Industri. Ini

membuatkan saya berbangga dengan apa yang saya lakukan kerana

mendapat perhatian dan ini menunjukkan bahawa pihak politeknik tidak

mengabaikan pelajarnya walaupun berada jauh dari Politeknik.

Namun begitu, saya sebagai pelajar politeknik, menyarankan agar pihak

politeknik, terutama pihak Unit Perhubungan dan Latihan Industri mencari

tempat khas untuk pelajar Politeknik menjalani Latihan Industri dengan

mencukupi agar tidak muncul masalah tidak menjumpai tempat atau firma

untuk pelajar menjalani Latihan Industri kelak. Ini kerana jika timbul sebarang

masalah kepada pelajar ketika menjalani Latihan Industri, pihak Politeknik

boleh berhubung dengan firma tersebut tanpa sebarang masalah.

Bukan itu sahaja, apabila berlakunya masalah mencari tempat untuk

menjalani Latihan Industri, maka akan timbulnya pula masalah ketidaksuaian

kemahiran pelajar tertentu dengan firma yang telah dipilihnya. Hal ini

menjurus kepada pembuangan masa pada ketika pelajar tesebut menjalani

Latihan Industri mereka. Pelajar tersebut sepatutnya menimba ilmu sebenar

ketika menjalani Latihan Industri kerana itulah tujuan sebenar pihak

61
Politeknik mewujudkan Latihan Industri. Saya berharap pihak Politeknik

mengambil berat masalah ini dan menitikberatkan masalah ketidaksuaian

pelajar dengan firma yang dipilih mereka.

6.4 Pelajar/Pelatih

Harapan saya kepada rakan-rakan seperjuangan yang belajar di Politeknik

dan bakal menjalani Latihan Industri kelak agar dapat meniliti dahulu tempat

yang akan mereka jalani Latihan Industri. Saya Berpendapat demikian

kerana terdapat firma yang menawarkan pelajar menjalani Laitihan Industri di

tempat mereka dan menjanjikan pelbagai kemahiran baru namun ianya

sedikitpun tidak berkaitan dengan apa yang mereka pelajari di Politeknik. Ini

menjurus kepada pembaziran masa kerana pelajar akan meminta untuk

menukar tempat mereka menjalani Latihan Industri di tempat lain. Ada juga

sesetengah firma yang mengambil kesempatan dengan menggunakan

pelajar yang menjalani Latihan Industri untuk menggunakan tenaga mereka

melakukan kerja-kerja yang tidak berkaitan dengan bidang mereka, malah

ada yang diberi tugas-tugas yang terlalu berat kepada pelajar tanpa

mengajar atau memberi penerangan terlebih dahulu.

Seterusnya, saya menasihatkan para pelajar yang bakal menjalani Latihan

Industri agar memastikan mereka betul-betul melengkapkan diri dengan

pelbagai ilmu pengetahuan yang berkaitan dengan kursus yang dijalani

sebelum dan semasa menjalani Latihan Industri. Kemahiran ‘softskill’ juga

amat diperlukan dan difahami di dalam Latihan Industri kerana ianya

merupakan kemahiran yang dititikberatkan oleh pihak firma.

62
Kepada pelajar Politeknik, khususnya yang bakal menjalani Latihan Industri,

saya berharap agar menggunakan peluang yang ada untuk betul-betul

menimba ilmu dan bukan sahaja sekadar memenuhi syarat yang diberikan

daripada Politeknik kerana pengalaman ini sangat berguna kepada anda

kelak terutamanya ketika menempuhi alam pekerjaan yang sebenar. Akhir

sekali kerana pengalaman itu adalah satu anugerah daripada Tuhan yang

tiada nilainya serta pengalaman juga tidak akan diperolehi pengkuliahan

dalam kelas.

63