ANALISIS ISU INSTANSI

I. LINGKUP ISU

Isu mencakup lingkup Dinas Perikanan dan Peternakan

II. DESKRIPSI ISU

a. Kondisi saat ini

Sebagai Dinas yang menangani wilayah laut dan nelayan yang berada di sekitarnya bahwa
kepengurusan surat rekomendasi pembelian bahan bakar minyak bersubsidi untuk nelayan yang
akan menghasilkan banyak dokumen. Dokumen tersebut merupakan dokumen penting dan
rahasia sehingga perlu disimpan dengan baik dan dijaga kerahasiaanya. Proses penataan
dokumen dalam sebuah instansi baik merupakan hal yang penting. Dokumen yang tertata rapi
dapat memudahkan pengelolaan arsip sehingga dalam menjalankan kegiatan usaha pun dapat
lebih lebih efektif dan efisien.

Kondisi ruang yang terbatas, jumlah dokumen yang melebihi kapasitas ruang, posisi lemari
dengan akses yang sempit menyebabkan dokumen tidak disusun secara rapi. Dokumen disimpan
di dalam Bantex namun tidak disusun sesuai dengan urgensi kebutuhan, sering tidak ditempatkan
kembali pada file kategori dan filing yang sudah dinamai.

b. Dampak Jika Isu Tidak Diselesaikan

Penyusunan dan penataan dokumen mempengaruhi kelancaran kegiatan instansi namun jika
penataan dokumen justru mempersulit pekerjaan karena sulitnya untuk menemukan dokumen
yang dibutuhkan maka efektivitas dan efesiensi tidak dapat dicapai. Selain itu,dokumen yang
tidak ditata dengan rapi berpotensi hilang. Rekomendasi hasil temuan yang tidak didukung oleh
data dan dokumen yang memadai memperngaruhi kualitas hasil temuan yang akan
mempengaruhi kinerja instansi secara keseluruhan.
 c. Rumusan isu

“masih terdapat penyusunan dokumen yang tidak rapi di Inspektorat Kemenkop dan UKM”

III. TAPISAN ISU

Teknik tapisan menggunan kriteria USG

a. Urgency

Isu menjadi penting dan harus diperhatikan mengingat dokumen-dokumen tersebut bersifat
penting dan rahasia.

b. Seriousness

Kehilangan dokumen mempengaruhi kinerja Inspektorat KUKM secara keseluruhan dalam

menjalankan tugas. Kehilangan bukti juga dapat mempengaruhi kinerja, akuntanbilitas dan
kualitas mutu unit diragukan.

c. Growth

Jika isu ini tidak segera diselesaikan dikhawatirkan kehilangan dokumen bisa terjadi

IV. ANALISIS ISU

A. Penyebab

Surroundings Jarak antara tempat tinggal dan kantor

Skills Kurang melakukan innovasi

System Kurang tegasnya teguran untuk menaati peraturan
Suppliers SDM kurang berkwalitas

Safety
 B. Dampak dari Isu
1. Dokumen berpotensi hilang;
2. Potensi dokumen penting dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab bisa terjadi;
3. Ketika salah satu dokumen memiliki urgensi yang sangat tinggi, dokumen akan sulit
ditemukan;
4. Rendahnya kinerja dan kredibilitas karena kurangnya dokumen pendukung;
5. Data rahasia bisa diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan.

C. Teknik Analisis Isu

Isu dianalisis menggunakan metode fishbone

Penyebab Akibat

Surroundings
Skills Syste
em

Belum ada
Jarak
Tidak sistem
ada
Kesadaran digitalisasi
PIC
Arsip

Dokumen
Pengembalian Ruang Sempit
dokumen Hilang
yang tidak
sesuai tempat Lemari diletakkan
di tempat yang bisa
diakses pihak luar

Suppliers Safety
V. REKOMENDASI

Memiliki area kerja yang lebih rapi, bersih dan aman dapat mempengaruhi produktivitas kinerja,
berikut adalah rekomendasi agar dokumen lebih rapi;

1. Memilah dokumen yang dibutuhkan dan menyingkirkan dokumen yang sudah tidak
diperlukan;
2. Mengumpulkan dokumen sesuai dengan jenisnya dan disusun dalam satu file;
3. Mengatur posisi dokumen yang paling sering dibutuhkan dan menempatkannya
dibagian yang paling mudah dijangkau;
4. Memberikan penamaan dan membedakannya dengan warna file yang berbeda untuk
tiap jenis dokumen.