Jawaban soal 1:

1. Dampak dari hilangnya dokumen penting tersebut antara lain:

• Menghambat proses akreditasi sekolah.
• Menyebabkan keraguan tim asesor terhadap kredibilitas sekolah.
• Membutuhkan waktu dan usaha ekstra untuk mencari atau membuat ulang
dokumen yang hilang.
• Meningkatkan risiko penyalahgunaan data siswa.
2. Berikut beberapa langkah yang seharusnya dilakukan oleh staf Tata
Usaha:
• Melakukan inventarisasi dokumen yang ada.
• Memindai (scan) semua dokumen penting dan menyimpannya dalam format
digital.
• Menyimpan dokumen digital di penyimpanan cloud yang aman dan
terenkripsi.
• Membuat sistem penamaan dan pengarsipan yang rapi untuk memudahkan
pencarian dokumen.
• Melakukan backup data secara berkala untuk menghindari kehilangan data.
• Memberikan edukasi kepada staf tentang pentingnya menjaga keamanan
dokumen.
3. Berikut beberapa cara untuk mengoptimalkan penyimpanan dokumen digital
di SMK Bina Bangsa:
• Memilih platform penyimpanan cloud yang tepat: Pilihlah platform yang
menawarkan keamanan data yang tinggi, akses yang mudah, dan kapasitas penyimpanan
yang cukup.
• Membuat sistem penamaan dan pengarsipan yang rapi: Gunakan sistem yang
konsisten dan mudah dipahami agar dokumen mudah ditemukan.
• Menerapkan kontrol akses: Batasi akses ke dokumen hanya kepada orang-
orang yang berwenang.
• Melakukan backup data secara berkala: Lakukan backup data secara
berkala untuk menghindari kehilangan data akibat kerusakan perangkat keras atau
serangan cyber.
• Melakukan edukasi kepada staf: Berikan pelatihan kepada staf tentang
cara menggunakan platform penyimpanan cloud dan menjaga keamanan data.

jawaban soal 2

Jawaban:
1. Berikut beberapa penyebab kesulitan menemukan dokumen:
• Sistem penamaan dan pengarsipan yang tidak rapi.
• Terlalu banyak dokumen yang disimpan di satu folder.
• Lupa di mana dokumen disimpan.
• Dokumen terhapus secara tidak sengaja.
2. Berikut beberapa cara Bu Rina dapat menemukan dokumen yang hilang:
• Mencoba mencari dengan menggunakan kata kunci di fitur pencarian
Windows.
• Memeriksa Recycle Bin untuk melihat apakah dokumen terhapus secara
tidak sengaja.
• Menanyakan kepada staf Tata Usaha apakah mereka memiliki salinan
dokumen tersebut.
• Mencari di penyimpanan cloud jika Bu Rina menyimpan dokumennya di sana.
3. Berikut beberapa cara Bu Rina dapat mengelola dokumen digitalnya agar
mudah ditemukan di kemudian hari:
• Membuat sistem penamaan dan pengarsipan yang rapi dan konsisten.
• Menyimpan dokumen di folder-folder yang sesuai dengan kategorinya.
• Memberikan label pada dokumen untuk memudahkan pencarian.
• Memanfaatkan fitur tagging dan metadata untuk memudahkan pencarian.
• Melakukan backup data secara berkala untuk menghindari kehilangan data.