RS.

BAPTIS BATU PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN

Jl. Raya Tlekung No. 1 DIREKTUR RS. BAPTIS BATU
Batu No Dokumen No. Revisi Halaman
10.03.18 01 1/5

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RS. Baptis Batu

STANDAR 12 Maret 2014

PROSEDUR
OPERASIONAL dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.
Surat Keputusan merupakan penetapan Direktur RS. Baptis Batu pada
PENGERTIAN
tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat.
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk :
1. Mengidentifikasi Surat Keputusan Direktur yang beredar.
2. Menelusuri Surat Keputusan Direktur yang beredar.
TUJUAN 3. Mengimplementasikan Surat Keputusan Direktur.
4. Sebagai dasar untuk menyusun Pedoman / Panduan /
Kebijakan sehingga ada kejelasan langkah-langkah untuk
melaksanakan Surat Keputusan Direktur tersebut.
Administrasi Perkantoran yang mengatur segala penomoran untuk
surat-surat yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit (Sesuai Dengan
KEBIJAKAN Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No.
10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi
Perkantoran).
PEMBUATAN :
1. Terdapat situasi / kondisi yang memerlukan adanya Surat
Keputusan Direktur.
2. Petugas administrasi membuat draft Surat Keputusan Direktur
yang akan diajukan ke Direktur RS.
3. Setiap Kebijakan dibuat dalam satu file.
4. Pengaturan Kebijakan dalam bentuk file ini memudahkan
pelacakan / pencarian Kebijakan, pembuatan Kebijakan, revisi
Kebijakan dan mencegah Kebijakan ganda.
5. Pembuatan Kebijakan menggunakan format :
a. Kertas = A4.
b. Spasi = 1.
c. Font = Times New Romans
d. Ukuran font = 12.
PROSEDUR e. Margin Top = 4, Left = 2, Bottom = 4 dan Right = 2.
f. Pembuatan / revisi Kebijakan adalah enam hari kerja efektif.

PENGELOLAAN SURAT KEPUTUSAN :

1. Draft Surat Keputusan Direktur diketik oleh petugas administrasi.
2. Petugas administrasi melakukan pengecekan :
1. Peruntukan Kebijakan.
2. Format Surat Keputusan Direktur.
3. Memberikan penomoran Surat Keputusan Direktur dengan melihat buku register Surat Keputusan
Direktur.
4. Melakukan editing susunan kata.
5. Mencetak Surat Keputusan Direktur dengan printer berwarna.
6. Pengajuan Surat Keputusan Direktur kepada Autorized Person.
 RS. BAPTIS BATU PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN
Jl. Raya Tlekung No. 1 DIREKTUR RS. BAPTIS BATU
Batu No Dokumen No. Revisi Halaman
10.03.18 01 2/5

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RS. Baptis Batu

STANDAR 12 Maret 2014

PROSEDUR
OPERASIONAL dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.

7. Melakukan revisi jika diperlukan atas perintah Autorized Person.

8. Autorized Person wajib memberikan paraf sebagai persetujuan.
9. Mengambil Surat Keputusan Direktur yang sudah dilakukan pengecekan dan paraf oleh autorized
person.
10. Mengajukan Surat Keputusan Direktur kepada Direktur RS. Baptis Batu untuk di tanda tangani.
11. Melakukan pengambilan Surat Keputusan Direktur yang sudah ditandatangani Direktur RS.
Baptis Batu.
12. Menggandakan Surat Keputusan Direktur sebanyak 1x.
13. Memberikan stempel resmi RS. Baptis Batu pada kolom tanda tangan Direktur RS. Baptis Batu pada
lembar asli dan arsip.
14. Peruntukan Kebijakan sbb :
1. Asli – disimpan sebagai ARSIP di Bagian Administrasi (Outner).
2. Copy – disimpan unit terkait (Outner / filing folder milik unit).
15. Petugas Administrasi melakukan pencatatan pembaharuan/revisi Surat Keputusan Direktur
kedalam
komputer dan Outner tiap unit.
PROSEDUR 16. Copy Surat Keputusan Direktur didistribusikan oleh petugas
dengan buku ekspedisi.
17. Membuat laporan bulanan pembuatan dan revisi Surat
Keputusan Direktur.
18. Melakukan penarikan jika Surat Keputusan Direktur lama sudah
tidak lagi sesuai.

DISTRIBUSI SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR :

1. Menyiapkan buku ekspedisi pendistribusian Surat Keputusan Direktur.
2. Menulis kode, nomor dan judul Surat Keputusan Direktur pada buku ekspedisi.
3. Copy Surat Keputusan Direktur didistribusikan secara langsung menuju unit terkait Surat
Keputusan Direktur.
4. Petugas di unit terkait melakukan pengecekan Surat Keputusan Direktur dan menandatangani
bahwa telah menerima copy Kebijakan.
5. Buku ekspedisi dikembalikan hari itu juga ke Bagian Administrasi.
 RS. BAPTIS BATU PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN
Jl. Raya Tlekung No. 1 DIREKTUR RS. BAPTIS BATU
Batu No Dokumen No. Revisi Halaman
10.03.18 01 3/5

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RS. Baptis Batu

STANDAR 12 Maret 2014

PROSEDUR
OPERASIONAL dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.
DISTRIBUSI SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR :

1. Menyiapkan buku ekspedisi pendistribusian Surat Keputusan Direktur.

2. Menulis kode, nomor dan judul Surat Keputusan Direktur pada buku ekspedisi.
3. Copy Surat Keputusan Direktur didistribusikan secara langsung menuju unit terkait Surat
Keputusan Direktur.
4. Petugas di unit terkait melakukan pengecekan Surat Keputusan Direktur dan menandatangani
bahwa telah menerima copy Kebijakan.
5. Buku ekspedisi dikembalikan hari itu juga ke Bagian Administrasi.

PENGGANDAAN DAN SOSIALISASI SURAT KEPUTUSAN

DIREKTUR :
1. Penggandaan Surat Keputusan Direktur menjadi tanggungjawab
unit terkait yang membuat Surat Keputusan Direktur.
2. Sosialisasi isi Surat Keputusan Direktur baru / revisi menjadi
PROSEDUR tanggungjawab unit terkait yang membuat Surat Keputusan
Direktur.

EVALUASI KEBIJAKAN :
1. Evaluasi Surat Keputusan Direktur dilaksanakan sesuai kebutuhan dan maksimal dilaksanakan
tiga tahun sekali.
2. Evaluasi Surat Keputusan Direktur dilakukan masing-masing unit kerja yang dipimpin oleh
kepala unit kerja.
3. Hasil evaluasi dilaporkan secara tertulis ke Bagian Administrasi untuk dokumentasi hasil
evaluasi.
4. Perbaikan / revisi dilakukan bila :
a. Alur dalam Surat Keputusan Direktur sudah tidak sesuai lagi
dengan keadaan yang ada.
1. Adanya perkembangan IPTEK.
2. Adanya perubahan organisasi atau Surat Keputusan Direktur baru.
3. Adanya perubahan fasilitas.
5. Jika terjadi pergantian direktur/pimpinan RS dan Surat Keputusan Direktur masih sesuai maka
tidak perlu direvisi.
 RS. BAPTIS BATU PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN
Jl. Raya Tlekung No. 1 DIREKTUR RS. BAPTIS BATU
No
Dok
ume No. Hala
Batu n Revisi man
1
0.
0
3.
1
8 01 4/5

Ditetapkan oleh,
Tanggal Terbit Direktur RS. Baptis Batu
12
Mare
t
STAN
DAR 2014
PROS
EDU
R
OPERASIONAL dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.
Peng
ajua
n SK
Baru

Adm
in /
SDM

Peno
mora
n
Surat

Editi
ng
Adm
S in /
al SDM
a
h Salah
Auto
rized
Pers
on
 Paraf
Lega
lisasi

Dire
ALU ktur
R

TTD
Lega
lisasi

Adm
in /
SD
M

Stem
pel
RSB
B

Arsip Admin / SDM Distribusi

Unit Terkait

Sosialisasi Oleh Unit

 RS. BAPTIS BATU PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN
Jl. Raya Tlekung No. 1 DIREKTUR RS. BAPTIS BATU

Batu No Dokumen No. Revisi Halaman

10.03.18 01 5/5

Ditetapkan oleh,
Direktur RS. Baptis Batu
Tanggal Terbit

12 Maret 2014
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL dr. Arhwinda Pusparahaju A,Sp. KFR, MARS.
UNIT TERKAIT Semua Unit