PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

Ditetapkan
Plt. Direktur :
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR 8 Maret 2017
OPERASIONAL
Dr. H. Abdur Rajab. H, MM
NIP. 19621008 199603 1002

PENGERTIAN Standar Prosedur Operasional ( SPO ) adalah :

1. suatu perangkat instruksi / langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses
kerja rutin tertentu ( UU No. 29 / 2004 Pasal 50 );
2. suatu perangkat instruksi yang memberikan langkah yang benar dan terbaik
berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan
fungsi pelayanan;
3. peraturan pelaksanaan kegiatan sebagai penjabaran dari kebijakan yang berlaku
di masing-masing satuan kerja;
4. suatu perangkat instruksi yang memberikan langkah-langkah berurutan yang
sudah diuji dan disetujui dalam melaksanakan berbagai kegiatan, sehingga
membantu mengurangi kesalahan-kesalahan.
5. Lingkup kegiatan pembuatan SPO meliputi sejak ditetapkannya pembuatan/
perubahan SPO sampai dengan pengarsipan SPO.
TUJUAN 1. Dimilikinya pedoman tertulis (dokumentasi) tentang pembuatan SPO;
2. Terlaksananya berbagai proses kerja rutin dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam
dan aman;
3. Meningkatnya mutu pelayanan RS melalui pemenuhan persyaratan standar pelayanan
RS dan/atau akreditasi RS;
4. Dipahaminya perangkat instruksi/ langkah proses kerja rutin oleh pegawai,
sehingga mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan suatu aktivitas / proses.
1. Keputusan Direktur RSUD H.Andi Sulthan Daeng Radja Nomor : /
KEBIJAKAN
/ / /2017 Tentang Pedoman Kerja Manajemen Komunikasi dan
Informasi RSUD H.Andi Sulthan Daeng Radja.

PROSEDUR 1. Penetapan pembuatan SPO.

a. Pembuatan SPO meliputi SPO baru dan perbaikan ( koreksi / revisi ) SPO
lama
b. Pejabat yang berwenang memutuskan untuk membuat suatu SPO yang baru
atau memperbaiki suatu SPO yang lama adalah :
1) Direktur Utama atau Direktur terkait,
2) Kepala Satuan Kerja / Satuan Profesi,
(terkait adanya kebijakan baru atau perubahan kebijakan)
2. Pembuatan SPO oleh Kepala Satuan Kerja/ Satuan Profesi :
a. Substansi SPO harus sesuai dengan kebijakan yang digariskan oleh Direktur
Utama serta dapat dipertanggungjawabkan;
b. Substansi SPO berupa isi prosedur harus dibahas dan dikoordinasikan
bersama semua Satuan Kerja / Satuan Profesi terkait untuk mendapatkan
asupan / koreksi / kesepakatan / konsensus, sehingga mampu laksana;
c. Konsep SPO dibuat menggunakan Formulir SPO yang berlaku (terlampir);
 PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

d. Konsep SPO dibuat dengan menggunakan kertas berukuran F4/Folio, huruf

Times New Roman ukuran 12.
3. Pengajuan SPO kepada Direktur Utama / Direktur terkait untuk mendapatkan
persetujuan / ijin prinsip, melalui Docon ( Document Controller ) / Bagian
Umum disertai Formulir Persetujuan Pembuatan / Perubahan Dokumen Acuan
Kerja.
a. Formulir diisi dan ditandatangani oleh kepala satuan kerja
b. Docon / Bagian Umum memeriksa :
1) apakah pembuatan SPO sudah sesuai dengan ketentuan (format, ukuran
kertas, bentuk dan ukuran huruf, dan lain-lain)
2) pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian konsep SPO (lampiran dan lain-
lain)
3) pemeriksaan isi/ substansi SPO
4) apakah ada kesalahan pengetikan
5) apakah SPO sudah diperbaiki sesuai dengan adanya
asupan/masukan/koreksi dari satuan kerja terkait
c. Bila disetujui Direktur Utama, dilanjutkan proses final
d. Bila tidak disetujui, proses ulang untuk koreksi sesuai arahan Direktur.
4. Pengesahan SPO oleh pejabat yang berwenang menandatangani SPO di RSUD
H. Andi Sulthan Daeng Radja Bulukumba, yaitu Direktur Utama.
Suatu SPO dianggap sah/berlaku bila :
1) Ada tandatangan Pejabat yang berwenang
2) Ada kodifikasi
5. Ada stempel / cap RSUD H Andi Sulthan Daeng Radja, Pemberian kodifikasi (
penomoran dan kode ) SPO oleh Sub Bagian Tata Usaha - Bagian Umum, setelah
ada tandatangan Direktur Utama dan paraf para Direktur, sesuai dengan SPO Tata
Naskah.
Dokumen SPO asli menjadi dokumen Master.
6. Pelaksanaan registrasi (pencatatan) SPO oleh Document Controller / Bagian
Umum pada Daftar Induk Dokumen Internal.
7. Penggandaan SPO Master oleh Sub Bagian Tata Usaha - Bagian Umum
dengan jumlah sesuai kebutuhan satuan kerja terkait SPO.
8. Pemberian cap/ stempel pada dokumen SPO oleh Document Controller / Bagian
Umum :
a. Dokumen asli yang telah disetujui dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang, diberi cap/ stempel "Master".
b. Dokumen yang akan didistribusikan ke satuan kerja terkait, diberi cap/
stempel Controlled Document, termasuk untuk contoh form yang akan
diberikan kepada pengguna atau satuan kerja terkait.
Pada cap tersebut ditambahkan kode-nomor satuan kerja penerima dokumen
dan nomor salinan.
c. Khusus untuk SPO yang didistribusikan ke pihak luar RSUD H Andi Sulthan
Daeng Radja, atas persetujuan Direksi / Document Controller / Bagian
Umum, harus diberi cap/ stempel "Uncontrolled Document".
d. Dokumen SPO yang digandakan oleh seseorang tanpa persetujuan Direksi /
Document Controller / Bagian Umum dan tanpa cap asli Controlled
Document, otomatis menjadi Uncontrolled Document.
9. Pendistribusian SPO oleh Sub Bagian Tata Usaha Bagian Umum ke seluruh
 PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

satuan kerja terkait, merujuk pada SPO Pendistribusian Dokumen, sekaligus

penarikan kembali SPO lama yang dirubah dan/ atau sudah tidak berlaku lagi.
a. Docon mencatat pendistribusian dokumen dalam Daftar Induk Dokumen
Internal dan Daftar Distribusi Dokumen Internal.
b. SPO lama yang tidak berlaku lagi harus ditarik dari peredaran untuk diganti
dengan revisi terbaru.
Bila SPO lama tidak ditemukan, maka satuan kerja terkait harus
menyampaikan informasi kehilangan secara tertulis kepada Docon,
selanjutnya Docon mencatat kedalam Formulir Laporan Kehilangan
Dokumen.
c. Bila ada SPO yang rusak, hilang atau tidak terbaca, maka satuan kerja terkait
harus segera menyampaikan informasi tersebut secara tertulis kepada Docon
untuk proses penggantian SPO terkait.
10. Penyimpanan dan pengarsipan dokumen SPO oleh Docon :
a. Docon merevisi Daftar Induk Dokumen Internal sesuai Formulir Persetujuan
Pembuatan / Perubahan Dokumen Acuan Kerja;
b. Formulir asli, SPO baru asli (Master) dan Daftar Induk Dokumen Internal
asli disimpan oleh Docon;
c. Softcopy SPO (master copy) disimpan oleh Docon.
d. Sebelum disimpan oleh Docon, dokumen SPO asli (master) yang lama
(kadaluarsa/ tidak berlaku lagi) diberi cap/ stempel Obsolete oleh Docon;
11. SPO kadaluarsa/ tidak berlaku lagi yang ditarik dari seluruh satuan kerja harus
dimusnahkan sesuai SPO Pemusnahan Arsip, dan dicatat dalam Berita Acara
Pemusnahan Arsip dan Catatan.
 PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

LAMPIRAN 1 : ALUR PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

MULAI

Direktur Utama / Direktur terkait / Ka. Satuan Kerja / Ka. Satuan Profesi

Penetapan Pembuatan SPO ( Baru Atau Perbaikan SPO Lama )

Ka. Satuan Kerja / Ka. Satuan Profesi

Pembuatan SPO
Koreksi sesuai arahan Ka. Satuan Kerja / Ka. Satuan Profesi

Pengajuan SPO kepada Direktur Utama / Direktur terkait

Tidak
Docon ?Bagian Umum
melaluiDisetujui Konsep SPO

Ya
Direktur Utama

Penandatanganan SPO
Sub Bagian Tata Usaha - Bagian Umum
SPO Tata Persuratan

Pemberian kodifikasi Docon

( penomoran dan kode ) SPO

Registrasi SPO pada

Sub Bagian TataDaftar
Usaha Induk Dokumen
- Bagian UmumInternal

Penggandaan SPO
Docon

Pemberian cap/stempel pada dokumen SPO

Sub Bagian Tata Usaha Bagian Umum

Pendistribusian SPO
Docon

Penyimpanan dan pengarsipan SPO

SELESAI
 PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

LAMPIRAN 2 : FORMULIR STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

JUDUL STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

Nomor Dokumen Halaman

RSUD Nomor Revisi
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
KABUPATEN BULUKUMBA
.................... 1 / ...(total
(nomor+inisial satker ....................... halaman)...
pembuat SPO)

Ditetapkan
Direktur Utama :
STANDAR Tanggal Terbit
PROSEDUR
...........................
OPERASIONAL
.......................................................
NIP. ........................................

PENGERTIAN

TUJUAN 1. etc
2.

KEBIJAKAN

PROSEDUR 1. etc
2.
3.

UNIT TERKAIT 1. etc

2.
3.
 PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

LAMPIRAN 3 : PETUNJUK PENGISIAN FORMULIR STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL
1. Pembuatan SPO oleh satuan kerja mengacu kepada formulir SPO yang berlaku
( terlampir ).
2. Pembuatan Heading dan kotaknya pada setiap halaman SPO.
Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap memuat : kotak RS, Judul
SPO, Nomor Dokumen, Nomor Revisi, Halaman, SPO, Tanggal Terbit dan
tandatangan Direktur RSUD H. Andi Sulthan Daeng Radja Bulukumba.
Pada halaman kedua dan berikutnya hanya memuat : kotak RS, Judul SPO,
Nomor Dokumen, Nomor Revisi dan Halaman (tanpa baris yang ada
tandatangan Direktur RSUD H. Andi Sulthan Daeng Radja Bulukumba)
Kotak Heading Baris Pertama :
Pembuatan Kotak RS : diberi nama dan logo RSUD H. Andi Sulthan Daeng
Radja Bulukumba. Dibawah logo diberi tulisan RSUD H. Andi Sulthan Daeng
Radja Bulukumba dengan huruf kapital
Pembuatan Kotak Judul SPO : diberi judul / nama SPO sesuai proses kerjanya.
Kotak Heading Baris Kedua :
Pembuatan Kotak Nomor Dokumen (tulisan Nomor Dokumen dalam satu baris)
:
- Diisi sesuai dengan SPO penomoran yang berlaku di RSUD H. Andi Sulthan
Daeng Radja Bulukumba (SPO di Bagian Umum).
- Dilengkapi dengan kode nomor + inisial satuan kerja pembuat SPO.
Pembuatan Kotak Nomor Revisi (tulisan Nomor Revisi dalam satu baris) :
Diisi dengan status revisi menggunakan angka, contoh :

untuk SPO baru diberi nomor 0,

SPO revisi pertama diberi angka 1,
dan seterusnya.
Pembuatan Kotak Nomor Halaman :
Diisi sesuai nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk
SPO tersebut, contoh :
SPO dengan 5 halaman halaman pertama : 1/5; halaman kedua : 2/5, dan
seterusnya.
( Total halaman termasuk lampiran )
Kotak Heading Baris Ketiga :
Pembuatan Kotak Standar Prosedur Operasional menyatakan istilah / penamaan
/ nomenklatur yang digunakan untuk prosedur yang ada di RSUP Fatmawati.
Pembuatan Kotak Tanggal Terbit :
Diberi tanggal sesuai terbitnya SPO, identik dengan tanggal diberlakukannya
SPO tersebut.
Melengkapi Kotak Ditetapkan Direktur Utama : dengan tandatangan Direktur
Utama dan nama jelas ( dilengkapi paraf para Direktur ).
 PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

3. Mengisi kotak Pengertian dengan :

penjelasan judul SPO, dan/atau
definisi operasional tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian, dan/atau
penjelasan singkatan yang sering digunakan dalam isi Prosedur, dan
untuk SPO level 2 dilengkapi dengan ruang lingkup pelaksanaan SPO (
batas aplikasi prosedur ).
4. Kotak Tujuan diisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik ( Kata Kunci:
Tersedianya acuan penerapan langkah-langkah untuk .. ).
Mengapa?
Untuk apa?
5. Mengisi kotak Kebijakan dengan narasi / statement / kalimat kebijakan (RSUP
Fatmawati dan/atau Direktorat terkait dan/atau satuan kerja terkait) yang
menjadi dasar dan acuan dibuatnya SPO tersebut.
6. Dapat diisi beberapa kebijakan yang mendasari SPO tersebut, dilengkapi
dengan Nomor Surat Keputusan yang mencantumkan kebijakan tersebut.
7. Mengisi kotak Prosedur yang merupakan bagian utama SPO yang menguraikan
:
langkah-langkah kegiatan ( alur proses / urutan pekerjaan ) untuk
menyelesaikan proses kerja sesuai judul SPO kriteria / parameter /
indikator proses;
petugas pelaksana kegiatan yang berwenang / penanggungjawab ( PIC );
perangkat ( dokumen / alat / formulir / catatan mutu / fasilitas ) yang
digunakan;
time-frame :
- kapan / waktu kegiatan dilakukan;
- berapa lama sekali ( frekuensi ) pelaksanaan kegiatan;
- setiap jam berapa?
Reaction Plan ( langkah kegiatan antisipasi atau tindak lanjut bila terjadi
ketidaksesuaian ).
Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap unsur-unsur yang
menyangkut : Siapa, Apa, Dimana, Kapan dan Bagaimana ( who, what,
where, when, how ).
Bila ada revisi, bagian isi prosedur yang diubah dibuat highlight ( italic / bold
) sehingga mudah dilihat perubahannya.
8. Mengisi kotak Unit Terkait dengan satuan kerja-satuan kerja yang terkait dalam
proses kerja SPO yang dibuat.
Bila hanya melibatkan beberapa satuan kerja, Kepala Satuan Kerja pembuat
SPO wajib menuliskan secara rinci satuan kerja apa saja yang dimaksud,
termasuk satuan kerja pembuat SPO.
Minimal diisi satuan kerja pembuat SPO.
Nomenklatur satuan kerja sesuai dengan yang ada pada struktur organisasi
RSUP Fatmawati (up-date).
9. Pembuatan alur langkah-langkah kegiatan ( flowchart ) dan/atau lampiran lain
apabila diperlukan, seperti :
- dokumen terkait yang merupakan penjabaran / penjelasan lebih lanjut dari
isi SPO,
- contoh alat / formulir / catatan mutu / fasilitas yang digunakan dalam proses
kerja SPO,
- standar / indikator terkait SPO,
- dan lain-lain ( terkait SPO ).
 PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

RSUD
H.ANDI SULTHAN DAENG RADJA
Nomor Dokumen
KABUPATEN BULUKUMBA Nomor Revisi Halaman
0 1 / 11

UNIT TERKAIT
Seluruh satuan kerja di lingkungan RSUD H Andi Sulthan Daeng Radja