RS BAPTIS BATU

Jl. Raya Tlekung No. 1 SURAT MASUK

Batu No. Dokumen No. Revisi Halaman
03.03.18 01 1/1
Ditetapkan oleh,
Direktur RS Baptis Batu
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR dr. Arhwinda Pusparahaju A. SpKFR.,MARS
TETAP
Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan
PENGERTIAN semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian
TUJUAN kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan
pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai
KEBIJAKAN Dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No.
10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi
Perkantoran).
1. Semua surat yang ditujukan kepada Rumah Sakit Baptis Batu
dikumpulkan di bagian Administrasi
2. Petugas wajib mengambil surat di kantor pos minimal 3 kali dalam 1
minggu
3. Semua surat yang sudah diserahkan ke bagian administrasi akan
dibuatkan disposisi untuk diserahkan kepada Direktur/Kepala
PROSEDUR Bidang
4. Setelah surat mendapat disposisi, maka surat dalam bentuk copian
akan didistribusikan ke unit terkait sesuai dengan disposisi
5. Surat asli akan tetap disimpan di bagian administrasi yang kemudian
akan diarsipkan berdasarkan tanggal surat tersebut diterima
6. Untuk surat pribadi, pendistribusian akan dilakukan 1 kali setiap
minggunya melalui masing-masing unit bagian
UNIT TERKAIT Administrasi, Informasi, Driver
 RS BAPTIS BATU
Jl. Raya Tlekung No. 1 SURAT MASUK
Batu No. Dokumen No. Revisi Halaman
03.03.18 01 1/2
Ditetapkan oleh,
Direktur RS Baptis Batu
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR dr. Arhwinda Pusparahaju A. SpKFR.,MARS
TETAP
Adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan
PENGERTIAN semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian
TUJUAN kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan
pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai
KEBIJAKAN Dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No.
10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi
Perkantoran).

1. Ambil surat di Kantor Pos setiap hari dan serahkan ke Bagian

Administrasi
2. Serahkan semua surat yang ditujukan di Rumah Sakit ke Bagian Administrasi dengan
menggunakan buku ekspedisi setiap hari
3. Pisahkan surat menjadi dua, surat untuk Rumah Sakit dan surat untuk pegawai

A. SURAT PEGAWAI
1. Pastikan surat utk pegawai tidak bersifat CITO/PENTING
dengan melihat keterangan pada amplop surat. Jika surat untuk
pegawai bersifat CITO/PENTING, segera hubungi pegawai
yang bersangkutan untuk segera mengambil di Bagian
Administrasi
2. Simpan surat untuk pegawai di tempat penyimpanan surat
3. Kelompokkan surat untuk pegawai yang bersifat biasa
PROSEDUR berdasarkan unit kerjanya
4. Edarkan surat yang sudah dikelompokkan berdasarkan unit
kerjanya ke masing-masing unit kerja setiap hari Jumat

B. SURAT RUMAH SAKIT

1. Buka amplop surat dan keluarkan isi surat setiap harinya
2. Siapkan lembar disposisi, masing-masing surat dua rangkap
beserta kertas karbonnya
3. jepit dua rangkap lembar disposisi disetiap surat dengan klip
kertas
4. isi lembar disposisi sesuai dengan form yang telah disediakan
5. letakkan surat yang telah diberi lembar disposisi ke dalam map
6. serahkan kepada Direktur/Wakil Direktur untuk diberi Disposisi
7. setelah Direktur mengisi disposisi surat, cek masing-masing isi
disposisi.
 RS BAPTIS BATU
Jl. Raya Tlekung No. 1 SURAT MASUK
Batu No. Dokumen No. Revisi Halaman
03.03.18 01 2/2
Ditetapkan oleh,
Direktur RS Baptis Batu
Tanggal Terbit
12 Maret 2014
PROSEDUR dr. Arhwinda Pusparahaju A. SpKFR.,MARS
TETAP
8. Jika disposisi berisi arsip, maka sisihkan. Jangan lupa mengambil
kertas karbon dan klip kertas dan staples disposisi beserta dgn
surat asli.
9. Jika disposisi ditujukan kepada unit terkait, maka copi surat
sejumlah disposisi. Surat asli dan disposisi asli tetap disimpan di
Bagian Administrasi
10. Serahkan copi surat dan disposisi sesuai dengan tujuan
PROSEDUR 11. Arsipkan surat ke dalam buku register surat masuk yang ada di
bagian administrasi dan beri nomor urut sesuai dengan urutan
12. Setelah mencatat di buku ekspedisi, simpan surat di rak surat
masuk
13. Setiap jumat golongkan surat berdasarkan asal pengirim,
kemudian simpan didalam otner yang sudah disediakan di
Bagian Administrasi
UNIT TERKAIT Seluruh Unit Kerja