01 Modul Ajar Korespondensi Bisnis

MODUL
KORESPONDENSI BISNIS
Oleh:
Farika Nikmah, S.Sos., M. AB

NIP. 197903182008122002
Shinta Maharani Trivena, S. AB., M. AB

NIP. 199001082014042001
POLITEKNIK NEGERI MALANG

2019
HALAMAN PENGESAHAN
MODUL KORESPONDENSI BISNIS
1. Judul Modul : Korespondensi Bisnis

Digunakan Pada Mata Kuliah : Korespondensi Bisnis Teori
Semester : Ganjil
2. Penulis Utama
1. Nama Lengkap : Farika Nikmah, S.Sos., M.AB
2. NIP : 197903182008122002
3. Pangkat/golongan : III d
4. Jabatan : Lektor
5. Program Studi : Manajemen Pemasaran
6. Jurusan : Administrasi Niaga
2. Penulis Kedua
1. Nama Lengkap : Shinta Maharani Trivena, S. AB., M.AB
2. NIP : 199001082014042001
3. Pangkat/golongan : III c
4. Jabatan : Lektor
5. Program Studi : Administrasi Bisnis
6. Jurusan : Administrasi Niaga
4. Bidang Ilmu : Administrasi Perkantoran
Malang, 20 Agustus 2019

Menyetujui,
Ketua Jurusan Administrasi Niaga, Penulis Utama,
Drs. Joni Dwi Pribadi, M. AB Farika Nikmah, S.Sos., M.AB

NIP. 196301091994031003 NIP. 197903182008122002
Mengetahui,
Pembantu Direktur I
Supriatna Adhisuwignjo, ST., MT

NIP. 197101081999031001
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat dan karunia-Nya
Modul Korespondensi Bisnis ini dapat terselesaikan. Modul ini disusun untuk
kegiatan belajar mengajar pada mata kuliah Teori Korespondensi Bisnis yang
diampu pada semester ganjil. Dalam penyusunan modul ini, dengan penuh rasa
hormat diucapkan terima kasih kepada beberapa pihak:
1. Drs. Awan Setiawan, MM., MMT, Direktur Politeknik Negeri Malang.

2. Drs. Joni Dwi Pribadi, M. AB, Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik
Negeri Malang.
3. Mahmudatul Himmah, SE., M. AB, Ketua Program Studi Diploma 3
Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga.
4. Tim penyusun modul bidang keahlian Administrasi Perkantoran, yang
memberikan saran, masukan untuk terselesaikannya Modul Korespondensi
Bisnis ini.
5. Serta semua pihak yang ikut membantu dalam penyusunan modul, mulai dari
proses penyusunan sampai terselesaikannya modul ini
Tuhan dengan segala kebaikan-Nya, memberikan limpahan nikmat dan

kemudahan sehingga Modul Korespondensi Bisnis ini dapat selesai dengan baik.
Mohon saran dan masukan demi perbaikan dan kemanfaatan modul ini.
Malang, Agustus 2019

Penyusun
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii
DAFTAR ISI ....................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... v
BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ............................................... 1

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Teori Korespondensi Bisnis ............................ 1
1.2 Tujuan ..................................................................................................... 1
1.3 Hasil yang Diharapkan ........................................................................... 2
1.4 Cara Memahami Modul .......................................................................... 2
1.5 Manfaat Modul Korespondensi Bisnis ................................................... 3
BAB II DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS .................................. 4

2.1 Pengertian Korespondensi Bisnis ........................................................... 4
2.2 Surat, Surat Resmi dan Surat Bisnis ....................................................... 5
2.3 Ciri, Fungsi/Tujuan dan Syarat Surat Bisnis ......................................... 6
2.4 Istilah Bisnis ........................................................................................... 8
Latihan ........................................................................................................... 13
BAB III PENGELOMPOKAN SURAT ........................................................... 14

3.1 Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya ...................................... 15
3.2 Pengelompokan Surat Menurut Kegiatan dan Banyaknya Sasaran
Yang Dituju ............................................................................................. 16
3.3 Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksud, Sifat dan Urgensi
penyelesaiannya ...................................................................................... 17
Latihan ........................................................................................................... 19
BAB IV TEKNIK PENULISAN SURAT BISNIS ........................................... 20

4.1 Bagian-Bagian Surat Bisnis .................................................................... 21
4.2 Pengawasan dan Prosedur dalam Surat Menyurat .................................. 26
Penanganan Surat Masuk........................................................................ 27
Penanganan Surat Keluar........................................................................ 28
4.3 Petunjuk Penulisan Tata Kalimat ........................................................... 29
4.4 Bentuk Surat ........................................................................................... 32
4.5 Teknik Memilih Kertas pada Surat Bisnis .............................................. 46
4.6 Mampu Menyusun Konsep dan Mengetik Surat dengan Baik ............... 48
Latihan ........................................................................................................... 50
BAB V SURAT BISNIS
5.1 Surat Bisnis ............................................................................................. 53
Surat Perkenalan .................................................................................... 53
Surat Permintaan Penawaran ................................................................. 55
Surat Penawaran .................................................................................... 56
Surat Pesanan ......................................................................................... 58
Surat Penerimaan Pesanan ..................................................................... 59
Surat Konfirmasi Pesanan ..................................................................... 61
Surat Pengiriman Pesanan .................................................................... 63
Surat Penolakan Pesanan ....................................................................... 65
Surat Penagihan ..................................................................................... 66
Surat Keluhan/Klaim .............................................................................. 70
Surat Referensi Dagang ......................................................................... 71
Surat Referensi Bank .............................................................................. 72
Latihan ......................................................................................................... 75
BAB VI SURAT ELEKTRONIK ...................................................................... 78

6.1 Surat Elektronik atau Electronic Mail (e-mail) ...................................... 79
6.2 Macam-Macam e-mail ............................................................................ 79
6.3 Bagian-Bagian e-mail ............................................................................. 80
6.4 Komponen-Komponen e-mail ................................................................ 83
6.5 Etika Menggunakan e-mail ..................................................................... 84
6.6 Istilah-Istilah dalam Surat Elektronik ..................................................... 84
Latihan .......................................................................................................... 85
KUMPULAN SOAL .......................................................................................... 86

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 93
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 4.1 Bentuk Resmi Indonesia Lama ....................................................... 35

Gambar 4.2 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style) ........................ 36
Gambar 4.3 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style) ......................... 37
Gambar 4.4 Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) ........................................... 38
Gambar 4.5 Bentuk Lurus (Block Style) ............................................................. 39
Gambar 4.6 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) ..................................... 40
Gambar 4.7 Bentuk Bertakuk (Indented Style) ................................................. 41
Gambar 4.8 Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style) ....................... 42
Gambar 4.9 Contoh Surat Berjudul (Berita Acara) ............................................. 44
Gambar 4.10 Contoh Surat Berjudul (Nota Dinas) ................................................ 45
Gambar 4.11 Teknik Melipat Kertas Surat .......................................................... 48
Gambar 5.1 Contoh Surat Perkenalan ................................................................. 54
Gambar 5.2 Contoh Surat Permintaan Penawaran ............................................. 56
Gambar 5.3 Contoh Surat Penawaran ................................................................. 57
Gambar 5.4 Contoh Surat Pesanan ...................................................................... 59
Gambar 5.5 Contoh Surat Penerimaan Pesanan ................................................. 61
Gambar 5.6 Contoh Surat Konfirmasi Pesanan ................................................. 63
Gambar 5.7 Contoh Surat Pengiriman Pesanan ................................................. 64
Gambar 5.8 Contoh Surat Penolakan Pesanan ................................................... 65
Gambar 5.9 Contoh Surat Penagihan yang Pertama .......................................... 67
Gambar 5.10 Contoh Surat Penagihan yang Kedua ............................................... 68
Gambar 5.11 Contoh Surat Penagihan yang Ketiga .............................................. 69
Gambar 5.12 Contoh Surat Keluhan/Klaim .......................................................... 70
Gambar 5.13 Contoh Surat Permintaan Referensi Dagang .................................. 71
Gambar 5.14 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Dagang ............. 72
Gambar 5.15 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (1) ........... 73
Gambar 5.16 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (2) ........... 74
BAB I
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
1.1 Pentingnya Mata Kuliah Teori Korespondensi Bisnis
Mata Kuliah Korespondensi Bisnis merupakan mata kuliah teori sebelum
mahasiswa masuk pada mata kuliah Korespondensi Bisnis Praktek, dimana aktifitas
perkuliahaan dilakukan di ruang perkuliahan/kelas, sebagai mata kuliah wajib yang
harus ditempuh oleh mahasiswa tingkat satu di semester pertama. Mata kuliah
Korespondensi Bisnis penting untuk disampaikan kepada mahasiswa, mengingat
pada mata kuliah ini mencakup topik yang relevan dengan aktifitas kerja yang
nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu mencakup pemahaman tentang dasar
korespondensi, prosedur dan istilah bisnis, surat berikut dengan bentuk, macam,
jenis, bahasa dan bagaimana menyusun surat dengan bahasa yang baku dan format
yang benar.
Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah
kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh calon office administrative, customer
care, personal assistant, supervisor, dan enterpreneur pada instansi pemerintah,
BUMN, perusahaan modern, serta bisnis mandiri.
1.2 Tujuan
Mata kuliah Korespondensi Bisnis disampaikan dengan tujuan agar mahasiswa
dapat lebih mengasah kemampuan dasar yang harus dimiliki sesuai dengan profil
lulusan program studi, dan menjadi ciri khas lulusan untuk mendapatkan nilai lebih
dalam bersaing dengan lulusan yang lain.
1
1.3 Hasil yang Diharapkan
Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Korespondensi Bisnis
adalah:
a. Mahasiswa dapat memahami konsep dasar korespondensi bisnis dan cara kerja
office administrative, customer care, personal assistant, supervisor, dan
enterpreneur dalam melakukan kegiatan korespondensi.
b. Mahasiswa dapat memahami macam-macam surat bisnis, bentuk dan dapat
memilih surat bisnis yang akan disusun sesuai dengan kebutuhan.
c. Mahasiswa mampu menyusun surat bisnis dengan mempertimbangkan sisi teknis
seperti: pemilihan ukuran kertas, pengaturan display, dan lain-lain serta sisi
kreatifitas, seperti: susunan bahasa surat yang baik dan benar untuk menghasilkan
konsep surat yang baik yaitu dapat mencitrakan positif pengirim surat serta dapat
diterima dengan baik oleh penerima surat.
1.4 Cara Memahami Modul
Modul Korespondensi Bisnis, disusun secara runtut sesuai dengan tujuan dan
hasil yang diharapkan. Sebelum mengerjakan latihan yang terdapat pada masing-
masing bab, dipahami dahulu penjelasan singkat tentang materi dari topik yang akan
dibahas, langkah-langkah, serta petunjuk dari setiap kegiatan yang harus dilakukan.
Latihan dikerjakan secara individu atau kelompok, dengan dosen pengampu
mata kuliah sebagai fasilitator, yaitu sebagai tempat berkonsultasi bila mengalami
kesulitan dalam mengerjakan latihan. Korespondensi Bisnis merupakan mata kuliah
yang menerangkan dan memberikan latihan bagaimana memahami dan menyusun
surat bisnis dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari aktifitas pekerjaan
2
kantor sebenarnya, sehingga pelaksanaan perkuliahan dilakukan secara berurutan
dari satu aktifitas ke aktifitas berikutnya. Ini berarti, mahasiswa tidak dibenarkan
melanjutkan ke kegiatan berikutnya, jika belum menguasai tuntas materi pada
kegiatan sebelumnya. Sehingga, diharapkan capaian dari masing-masing mahasiswa
sama.
1.5 Manfaat Modul Korespondensi Bisnis
Adanya Modul Korespondensi Bisnis diharapkan memberi manfaat, yaitu:
a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Korespondensi
Bisnis.
b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang,
memudahkan pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar mengajar dapat
selesai dengan baik dan sesuai harapan.
c. Kegiatan perkuliahan menjadi terarah dengan kemampuan memahami dan
menguasai yang diharapkan pada mahasiswa dapat tercapai.
d. Sebagai pengganti dosen jika berhalangan hadir karena tugas/kepentingan lain,
sehingga proses belajar mengajar tetap berjalan sesuai dengan arahan yang
terdapat pada modul, dan dosen memberikan pesan pada hari/minggu
sebelumnya atau melalui komunikasi telepon.
3
BAB II
DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS
Pengertian Ciri,
Korespondensi Surat, Surat Fungsi/Tujuan
Bisnis Bisnis, Surat dan Syarat Istilah Bisnis
Resmi Surat Bisnis
Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini:
1. Apa maksud dari kegiatan korespondensi bisnis?
2. Apa perbedaan surat bisnis dengan jenis surat yang lain?
3. Apa manfaat disusunnya konsep surat bisnis dengan baik dan benar?
Tujuan Kegiatan
1. Mahasiswa mengerti, paham pengertian dan kegiatan korespondensi bisnis.
2. Mahasiswa memahami tujuan disusunnya konsep surat bisnis.
3. Mahasiswa memahami peran surat bisnis untuk kegiatan perkantoran dan bisnis.
2.1 Pengertian Korespondensi Bisnis
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat
surat dan berkomunikasi dengan surat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
(KBBI), korespondensi dapat diartikan sebagai "Perihal Surat-Menyurat", dengan
demikian korespondensi sebenarnya sama saja dengan ikhwal surat-menyurat. Dari
kedua pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa korespondensi menunjuk pada
tindakan atau aktivitas menulis atau menyusun surat.
4
Pengertian bisnis dalam ilmu ekonomi, adalah suatu organisasi yang menjual
barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba.
Secara historis kata bisnis dari bahasa Inggris business, dari kata dasar busy yang
berarti "sibuk" dalam konteks individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam
artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Sehingga, pengertian dari korespondensi bisnis adalah:
1. Suatu bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi
bisnis dengan harapan dapat mencapai tujuan bisnis
2. Berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-
menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan
perusahaan lainnya.
2.2 Surat, Surat Resmi dan Surat Bisnis
Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan
Nasional, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan
kegiatan bisnis ataupun nonbisnis. Pendapat lain mengungkapkan surat adalah suatu
sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tulisan pada kertas
oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi. Secara
umum surat dapat dikatakan sebagai alat komunikasi tertulis yang berguna untuk
menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan,
laporan dan sebagainya. Sebelum masuk pada surat bisnis, perlu dipahami lebih jauh
tentang surat resmi (official letter) yaitu surat yang digunakan untuk keperluan
5
formal/ resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik itu perorangan, lembaga, organisasi,
atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu sama lain secara formal. Surat
resmi dibuat dengan kaidah dan aturan yang telah ditentukan, misalnya penggunaan
bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai
keperluannya. Surat resmi dibuat dengan sistematis dengan bahasa yang baku, dan
dibuat untuk kepentingan formal. Beberapa contoh surat resmi yang sering disusun
seperti: surat keputusan, surat permohonan, surat perintah, surat kuasa, surat
panggilan/undangan, dan surat edaran.
Surat bisnis juga termasuk surat resmi, namun lebih spesifik/mengarah pada
komunikasi untuk tujuan bisnis. Hal ini dapat dilihat dari persamaan fungsi dan ciri-
ciri yang ada pada surat resmi dan surat bisnis, dan hanya beda pada tujuan dibuatnya
surat. Intinya, surat bisnis fokus pada komunikasi tulis untuk mendukung kegiatan
bisnis, sedangkan sebagian surat resmi memiliki tujuan diluar kegiatan bisnis.
Menurut Purwanto (2012), surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh seseorang,
lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis secara
tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa
pengiriman surat via pos, faksimilie, telepon ataupun lewat sambungan internet.
Selain surat bisnis disebutkan juga tentang surat resmi.
2.3 Ciri, Fungsi/Tujuan dan Syarat Surat Bisnis
Ciri-ciri surat bisnis yaitu: (1) selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan,
(2) dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik,
(3) menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian, (4)
menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti. Tujuan dan
6
Fungsi surat bisnis: (1) sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian, (2)
sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan setiap kali
diperlukan, (3) sebagai wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan bicaranya, (4)
sebagai panduan dalam menjalankan tugas, (5) sebagai alat promosi, (6) sebagai
bahan untuk mengambil suatu keputusan, (7) sebagai bukti dari sejarah. Surat bisnis
harus disusun dengan baik dan benar sesuai dengan syarat atau ciri-ciri tertentu dari
sebuah surat yang baik. Karateristik dikenal dengan sebutan 7C, yaitu: Clear
(Jelas), Concise (Singkat), Complete (Lengkap), Courteous (Sopan), Concrete (Bisa
dipercaya), Clean (Rapi) dan Careful (Hati-hati). Berikut ini beberapa syarat dan
ciri-ciri dari surat yang baik yaitu:
1. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya.
2. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan
tetap menjaga sopan santun. Ciri-ciri bahasa surat yang baik adalah:
- Jelas, yaitu informasi yang disampaikan dapat dipahami dengan tepat, bahasa
yang digunakan jelas. Jelas tidak hanya dimengerti, tetapi juga bebas dari
kemungkinan salah tafsir. Bahasa yang jelas tidak meragukan atau samar-
samar sehingga dapat mengalihkan gagasan keada pembaca tepat seperti
yang dimaksud penulis.
- Lugas, mempunyai makna praktis, cekatan, dan cepat. Kata lugas jika
diterapkan dalam penulisan kalimat berarti langsung menunjukkan
persoalan, yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele atau berbelit-belit, tidak
menimbulkan penafsiran rangkap. Cara pelugasan bahasa yang diperlukan
dalam penulisan surat bisnis adalah: menghilangkan unsur-unsur yang
mengaburkan gagasan, meluruskan pemakaian bahasa yang rancu,
7
memutakhirkan peristilahan yang dipakai dalam bahasa surat bisnis,
menempatkan tanda baca yang tepat, serta menarik dan sopan.
Bahasa yang menarik disini ialah bahasa yang hidup dan mampu membangkitkan
minat hidup pembaca. Bahasa yang menarik menghindari pengulangan kata yang
menjemukan. Selain bahasa yang digunakan lugas dan jelas seperti yang telah
diuraikan diatas masih ada beberapa bahasa surat yang digunakan antara lain:
1. Bahasa yang umum, ialah bahasa resmi yang memasyarakat, bahasa yang
dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat. Selain strukturnya yang baku, ciri
bahasa umum adalah pilihan katanya harus mengutamakan selera masyarakat
umum, bukan selera kelompok orang, apalagi selera pribadi. Bahasa umum
adalah bahasa standar. Bahasa standar harus bebas dari dialek, slang, dan kata-
kata prokem.
2. Kata yang baku, adalah kata yang dianggap paling benar ditinjau dari segi
penulisan dan mengucapkannya. Pembakuan juga mencakup pemilihan kata.
Bila ada sejumlah kata yang sama artinya, harus ditentukan satu atau dua kata
yang baku. Pembakuan diperlukan karena kata-kata bakulah yang dipakai dalam
ragam resmi.
3. Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan
yang unsurnya terdiri atas dua kata lebih yang berpola tetap. Susunannya baku
dan permanen sehingga unsurnya tidak boleh dipertukarkan dan tidak boleh
ditambah atau dikurangi.
4. Pemakaian ejaan yang disempurnakan, ejaan yang berlaku untuk bahasa Indonesia
sekarang ini adalah Ejaan Yang Disempurnakan. Adapun ruang lingkupnya
meliputi:
8
- Penulisan huruf, yaitu menyangkut penulisan huruf kapital dan huruf miring.
Huruf kapital dipakai pada:
1. Huruf pertama nama gelar, jabatan, pangkat yang diikuti nama orang lain
2. Huruf pertama nama bangsa, suku dan bahasa
3. Huruf pertama tahun, bulan, hari, peristiwa bersejarah
4. Digunakan dalam singkatan nama gelar dan sapaan kecuali dokter.
Huruf miring dipakai untuk menuliskan nama buku, majalah dan surat kabar
yang dikutip dalam karangan/surat, ungkapan asing atau bahasa daerah yang
belum disesuaikan.
- Penulisan unsur serapan, adalah unsur penyerapan dari bahasa asing yang
sering menimbulkan masalah dalam penyerapan atau penulisan.
- Pemakaian tanda baca, pemakaian tanda baca yaitu meliputi penggunaan tanda
baca titik dan koma. Tanda baca titik dipakai untuk menyingkat satu kata, dua
kata, tiga kata. Tanda koma dipakai untuk memisahkan dua kalimat setara,
dibelakang ungkapan penghubung antar kalimat serta penulisan alamat/nama
tempat yang berurutan.
3. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa
Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa
yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
4. Isi surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa
yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan
sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
5. Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga
perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini:
9
- Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
- Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akan diungkapkan
- Menetapkan bahan rujukan: dokumen/arsip dan berbagai macam data
pendukung yang diperlukan (Djuharie, 2001)
2.4 Istilah Bisnis
Dalam menyusun surat bisnis seringkali dihadapkan dengan istilah-istilah
bisnis yang harus dipahami, sehingga diharapkan tidak akan salah dalam
memberikan arti/persepsi/dan yang dimaksudkan. Perkembangan bisnis sangat pesat,
bisnis tidak hanya dilakukan secara konvensional/face to face tapi juga mengarah ke
media online. Dampaknya semakin banyak istilah-istilah bisnis yang perlu diketahui,
beberapa dari istilah-istilah bisnis yang perlu diketahui yaitu:
Istilah dalam Penyerahan Barang
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam penyerahan barang, yaitu:
No Istilah Keterangan
1. Loco gudang Penjual menyerahkan barang-barang, dalam keadaan
belum dibungkus/dipak atau ditimbang. Jadi pembeli
harus mengambil sendiri di gudang.
2. Franco gudang Ongkos-ongkos sampai barang dalam gudang
pembeli pembeli ditanggung oleh penjual.
3. Eks gudang Barang diterimakan di gudang penjual, tetapi
ongkos-ongkos pengepakan, penimbangan
ditanggung oleh pembeli
4. F.O.S (Free on Ongkos angkutan sampai barang itu di stasiun
Station) atau franco ditanggung oleh penjual.
stasiun
5. F.O.B (Free on Ongkos barang sampai dimuat di atas kapal
Board) ditanggung oleh penjual sedangkan ongkos
pengangkutannya ditanggung oleh pembeli.
6. C&F (Cost and Ongkos pengangkutan sampai barang-barang di atas
Freight) kapal ditanggung oleh penjual.
7. C.I.F (Cost Semua ongkos yang diperlukan untuk barang
Insurance and termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal
Freight) ditanggung oleh penjual.
10
Istilah dalam Potongan Harga
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam potongan harga, yaitu:
1. Potongan Potongan yang diberikan karena pembeli membayar
Tunai tunai, sedangkan menurut perjanjian harus dibayar
beberapa waktu kemudian.
2. Discount Potongan yang diberikan karena membeli dalam jumlah
besar.
3. Rabat Harga yang diberikan kepada pembeli karena barang
akan dijual lagi dengan harga yang sama. Jadi rabat
sebagai keuntungannya
4. Rafaksi potongan harga yang diberikan berhubung ada
kesalahan, misalnya tentang barang yang dikirimkan.
Istilah dalam Pembayaran
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam pembayaran, yaitu:
1. CAC (Cash Barang di bayar terlebih dahulu sebelum dibawa, atau
and Carry) uang diterima lebih dahulu baru barang dikirim
2. COD (Cash on Pembayaran dilakukan pada saat barang diterima
Delivery)
3. Remburs Pembeli menyerahkan pembayaran kepada pengangkut
barang pada waktu barang diserahkan
Istilah dalam Korespondensi
Terdapat banyak istilah yang digunakan dalam korespondensi, yaitu:
1. acc = accord Setuju
2. B/L = Bill of Lading surat muatan kapal
3. C/O = Care Of dengan alamat (d.a)
4. C.Q = Casu Qou dalam hal ini
5. D/O = Delivery Order surat penyerahan barang (pengeluaran dari
gudang)
6. do /ditto Idem
7. ddo = de dato tertanggal
8. Ltd = Limited perseroan terbatas
9. NB = Nota Perhatian, catatan
Bene
10. PO BOX = Post kotak pos
Office Box
11
11. PS = Postscript Catatan
12. p/a per alamat
13. pf = pour feliceter ucapan selamat
14. PP = per procuration yang diberi kuasa
15. QQ = Qualitate Quo karena jabatan (selaku)
16. S E & O = Save jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki
Error and
Ommissions)
17. After Sales Service Layanan purnajual
18. Air Way Proses pengiriman cargo dapat langsung
Bill menghubungi perusahaan penerbangan sebagai
pengangkut melalui agen cargo untuk mengurus
pengiriman barang
19. Claim Tuntutan
20. Confidental Rahasia
21. Down Transaksi pembayaran untuk uang muka order
Payment
22. Faktur Daftar barang kiriman yang dilengkapi keterangan
nama jumlah, dan harga yang harus dibayar
23. Joint Kerjasama yang dilakukan oleh beberapa pihak
Venture untuk menyelenggarakan usaha bersama dalam
jangka waktu tertentu, dan kerjasama tersebut
akan berakhir setelah tujuan tercapai atau
pekerjaan selesai
24. Monster / sample Contoh barang dagangan untuk dinilai mutunya
(bobotnya, warnanya)
25. Petty Pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan
Cash yang sifat transaksinya relatif kecil dan tidak
memerlukan cek
26. Promes Suatu kontrak yang berisikan janji secara terinci
dari suatu pihak (pembayar) untuk membayarkan
sejumlah uang kepada pihak lainnya (pihak yang
dibayar)
27. cc = carbon copy Tembusan
28. enc. = enclosure lampiran
29 RSVP Please reply
12
Latihan
1. Jelaskan perbedaan mendasar antara surat resmi dan surat bisnis!
2. Cari contoh surat bisnis yang dapat dikoreksi tentang bahasa yang digunakan,
apakah telah menggunakan bahasa yang baku/belum, dan jika belum bagaimana
pembetulannya!
3. Sebutkan istilah-istilah bisnis yang lain, sebanyak 10 istilah bisnis!
Penilaian Hasil Latihan oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami pengertian dari
korespondensi bisnis?
2 Apakah anda telah memahami tujuan dari kegiatan
3 Apakah anda telah memahami fungsi dan peran
4 Apakah anda telah memahami bahasa dan istilah bisnis
pada kegiatan korespondensi bisnis?
Penilaian Hasil Latihan oleh Dosen Pengampu
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami pengertian dari
2 Apakah anda telah memahami tujuan dari kegiatan
3 Apakah anda telah memahami fungsi dan peran
4 Apakah anda telah memahami bahasa dan istilah
bisnis pada kegiatan korespondensi bisnis?
13
BAB III
PENGELOMPOKKAN SURAT
- Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

- Pengelompokan Surat Menurut Kegiatannya
- Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran -
- Pembaca yang Dituju
- Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
- Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
- Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
1. Bagaimana contoh surat pribadi, surat pemerintah, surat bisnis dan surat sosial?
2. Bagaimana contoh surat intern dan ekstern?
3. Bagaimana contoh surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman?
4. Bagaimana contoh surat permohonan dan surat keterangan?
5. Bagaimana contoh surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia?
6. Bagaimana contoh surat biasa, surat segera, dan surat kilat?
Tujuan Kegiatan:
1. Mahasiswa terampil mengelompokkan dan menentukan contoh yang benar
untuk surat pribadi, surat pemerintah, surat bisnis dan surat sosial.
untuk surat intern dan ekstern.
untuk surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman
untuk surat permohonan dan surat keterangan.
14
untuk surat biasa, surat konfidensial, dan surat rahasia.
untuk surat biasa, surat segera, dan surat kilat.
3.1 Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Dilihat dari pemakaiannya surat dapat dibedakan atas empat macam, yaitu:
a. Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain atau kepada
organisasi. Isinya mengenai kepentingan pribadi. Oleh sebab itu, pengirim surat
pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya atau atas nama orang pertama.
Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan atas dua macam:
(1) Surat pribadi yang isinya bersifat prive, misalnya surat kepada teman atau
kepada kerabat/keluarga. Surat ini memiliki kebebasan dalam bentuk dan
pemakaian bahasa. Bentuk surat pribadi boleh menyimpang dari aturan
bentuk surat resmi dan bahasanya boleh tidak baku.
(2) Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada
pejabat atau instansi atau kepada organisasi, misalnya surat lamaran
pekerjaan, surat pernyataan. Surat pribadi yang demikian itu harus
menggunakan bentuk dan bahasa yang baku.
b. Surat pemerintah
Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama digunakan oleh instansi
pemerintah untuk kepentingan instansi pemerintah. Mengingat surat pemerintah
merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah, bahasanya pun harus
15
bahasa resmi. Surat pemerintah dipakai oleh pemerintah mulai dari tingkat
kelurahan sampai tingkat lembaga tinggi Negara.
c. Surat bisnis
Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan bisnis untuk
urusan perdagangan atau jual beli. Surat-surat bisnis memakai bentuk yang
bervariasi, tetapi tetap mengikuti ketentuan surat resmi. Pemakaian bahasa dalam
surat bisnis lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah.
d. Surat sosial
Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
yayasan, perkumpulan olah raga organisasi kedaerahan, dan organisasi
kemasyarakatan lainnya yang bersifat nirlaba.
3.2 Pengelompokan Surat Menurut Kegiatan dan Banyaknya Sasaran yang
Dituju
Setiap organisasi mempunyai kegiatan yang bersifat intern dan yang bersifat
ekstern. Surat-surat yang dikeluarkan pun dapat diklasifikasikan sesuai dengan
kegiatan tersebut. Dari segi kegiatannya, surat dibedakan atas:
a. surat intern, yaitu surat yang ditujukan ke dalam lingkungan suatu organisasi;
b. surat ekstern, yaitu surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi.
Dari segi sasarannya surat dapat ditujukan kepada satu orang atau organisasi.
Surat dapat juga ditujukan kepada orang atau organisasi yang jumlahnya sangat
banyak. Berdasarkan sasaran tersebut surat dapat dibedakan atas:
a. surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi
(jumlahnya sedikit); dan
16
b. surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau
organisasi yang jumlahnya banyak.
3.3 Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksud, Sifat dan Urgensi
Penyelesaian
Setiap pengirim surat pasti mempunyai maksud yang akan disampaikan kepada
pihak yang dituju. Maksud tersebut dapat berupa pemberitahuan, peringatan,
pengaduan, penawaran dan lain-lain. Pokok berita di dalam sebuah surat akan
menjadi nama surat itu sendiri. Dengan perkatan lain, nama surat akan
mencerminkan isi atau maksud yang terkandung di dalamnya. Sebagai contoh, surat-
surat yang diberi nama surat permohonan, surat penuntutan, surat pesanan, dan surat
keterangan, dinamakan demikian tak lain karena nama itu mencerminkan maksud
suratnya, yaitu memohon, menuntut, memesan, dan menerangkan.
Pengelompokan surat menurut sifatnya dibedakan atas:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa. Maksudnya, isi surat tersebut
boleh diketahui oleh orang lain selain orang yang dituju. Misalkan dalam sebuah
kantor ada surat masuk untuk pejabat tertentu. Setelah selesai membacanya, ia
meletakkan surat itu begitu saja di atas mejanya sehingga orang lain –bila mau-
dengan gampang juga dapat membacanya. Jika hal itu tidak akan menimbulkan
akibat negatif baik bagi orang yang dituju maupun bagi organisasi, maka surat
yang demikian dapat diklasifikasikan sebagai surat biasa.
17
b. Surat Konfidensial
Surat konfidensial adalah surat untuk kalangan terbatas. Arti kata konfidensial
sebenarnya rahasia, tetapi dalam hal ini pengertian yang lebih tepat adalah
terbatas. Maksudnya, surat tersebut tidak untuk disebarluaskan karena ditujukan
atau dipakai untuk kalangan tertentu. Jadi, pengertian konfidensial adalah
setengah rahasia atau cukup diketahui oleh pejabat yang dituju saja.
c. Surat Rahasia
Surat rahasia (dan sangat rahasia) adalah surat yang hanya boleh dibuka dan
hanya boleh diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan
isinya, surat rahasia dituliskan kata RAHASIA atau disingkat RHS yang
ditempatkan di bagian atas amplop, di sebelah kiri atau kanan.
Setelah pengelompokan surat menurut isi dan maksud, pengelompokan surat
menurut sifat, selanjutnya pengelompokan surat berdasarkan urgensi penyelesaian,
dibedakan atas:
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.
Kata biasa dalam hal ini mengandungpengertian tidak perlu cepat-cepat dikirim
atau lain tidak harus segera dibalas. Bila dikirim via pos, perangkonya cukuplah
perangko yang minimal saja.
b. Surat Segera/Ekspres
Surat segera/ekspres adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera,
tetapi tidak se-urgent surat kilat. Bila dikirim via pos, biaya perangko surat
ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
18
c. Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini
harus didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun
proses pengirimannya.
Latihan
1. Cari contoh surat pribadi yang bersifat resmi, yang ditujukan oleh seornag
karyawan kepada atasan/pimpinan perusahaan!
2. Cari contoh 2 surat intern!
3. Cari masing-masing 3 contoh untuk surat konfidensial dan surat rahasia!
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang pengelompokan
surat?
2 Apakah anda telah memahami masing-masing surat
sesuai dengan pengelompokannya?
3 Apakah anda dapat memberikan contoh dari masing-
masing surat yang ada pada topik bahasan bab ini?
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang
pengelompokan surat?
2 Apakah anda telah memahami masing-masing surat
sesuai dengan pengelompokannya?
19
BAB IV
TEKNIK PENULISAN SURAT BISNIS
1. Apakah bagian-bagian surat harus ada secara lengkap ditampilkan dalam surat
bisnis?
2. Apakah pengawasan dan prosedur surat bisnis harus dijalankan sesuai dengan
aturan yang selalu sama pada setiap instansi dan perusahaan bisnis?
3. Bagaimana menyusun kalimat dalam surat bisnis dengan baik sesuai dengan
petunjuk teknis yang ditetapkan?
4. Bagaimana memilih bentuk surat bisnis dengan tepat sesuai dengan kebutuhan?
5. Bagaimana cara memilih kertas dan melipat kertas surat dengan baik dan tepat?
Tujuan Kegiatan:
1. Mahasiswa terampil menjelaskan bagian-bagian yang harus ditampilkan dalam
surat bisnis.
20
2. Mahasiswa paham tentang pihak-pihak yang melakukan pengawasan dalam
penyusunan surat bisnis dan prosedur yang harus dilalui.
3. Mahasiswa terampil menyusun kalimat dalam surat bisnis dengan baik sesuai
dengan petunjuk teknis yang ditetapkan.
4. Mahasiswa mampu memilih bentuk surat bisnis dengan tepat sesuai dengan
kebutuhan.
5. Mahasiswa paham tentang cara memilih kertas dan melipat kertas surat dengan
baik dan tepat.
4.1 Bagian-Bagian Surat Bisnis
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung
dari bentuk surat yang dipakai. Adapun bagian-bagiannya dalam surat bisnis adalah
sebagai berikut:
Nama Organisasi atau Perusahaan

Alamat Lengkap
Kepala Surat Nomor Kontak
Jenis Usaha
Lambang atau Logo
Kepala surat merupakan cerminan dari identitas suatu organisasi atau
perusahaan. Kepala surat terdiri dari nama perusahaan, jenis organisasi usaha, dan
alamat perusahaan. Pada kepala surat tertera nama dan logo organsasi yang
bersangkutan. Logo yang tertera pada kepala surat melambangkan aktivitas yang
dilakukan oleh organisasi tersebt. Kepala surat hanya dipakai pada halaman pertama
dari sebuah surat/adapun contoh dari kepada surat adalah sebagai berikut:
21
Nama Perusahaan
Jenis Usaha
Alamat Perusahaan
Tanggal
Nomor Surat
Leher Surat Perihal
Alamat Tujuan
Leher Surat terdiri dari:
1. Tanggal
Tanggal merupakan waktu saat surat tersebut dibuat. Tanggal surat berfungsi
untuk mempermudah penerima surat untuk mengetahui jangka waktu dalam
membalas surat. Di samping itu, tanggal surat juga berfungsi sebagai referensi
dalam penggandaan petugas administrasi untuk mengarsip surat.
2. Nomor surat
Nomor surat digunakan untuk memantau surat keluar dan surat masuk disuatu
perusahaan atau organisasi. Penulisan nomor surat ditulis dengan cara: (nomor
urut surat/golongan aau masalah surat/kode daerah atau wilayah/bulan atau tahun)
3. Perihal surat
Perihal atau hal adalah petunjuk dari maksud dan tujuan surat. Terdapat perbedaan
penulisan perihal antara surat bisnis dan surat pemerintah atau surat dinas.
Penulisan perihal dari surat bisnis dimulai dari tepi garis dan sejajar dengan
nomor surat. Ini merupakan bentuk surat fully block style. Penempatan perihal
surat tidak hanya satu macam saja tetapi dapat mentetsuaikan dengan model
kerangka surat yang akan dibuat.
22
4. Alamat yang dituju
Alamat yang dituju harus ditulis secara lengkap termasuk dengan kode posnya.
Kesalahan sekecil apapun dapat berakibat fatal. Penulisan alamat surat harus
diawali dengan nama penerima surat. Berikut ini merupakan contoh dari penulisan
alamat surat yang benar:
Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT SENTOSA JAYA
Jl. Gatot Subroto No 105
Jakarta Selatan, 64132
Kepada
PT SENTOSA JAYA
Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT SENTOSA JAYA
Bpk. Tedjo Danuharjo
Salam Pembuka
Paragraf Pembuka
Badan Surat Isi Surat
Paragraf Penutup
Salam Penutup
Badan surat terdiri dari:
1. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan sebagai salam pembukaan dalam sebuah surat.
Adapun contoh dari salam pembuka adalah sebagai berikut:
Dengan hormat
Salam sejahtera
Bapak/Ibu terhormat
23
2. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan pengantar pembaca masuk ke dalam isi atau pokok
surat yang bersangkutan. Paragraph pembuka biasanya menjelaskan alas an-alasan
dalam membuat surat. Pada surat balasan, paragraph pembuka disertai dengan
kalimat, Menindaklanjuti surat Saudara tertanggal….”
3. Isi Surat
Isi surat harus disusun dengan menggunakan bahasa yang lugas. Inti pesan surat
yang ditulis terdapat pada badan surat. Pokok pikiran sebaiknya disampaikan pada
alinea tersendiri. Apabila dalam surat yang dibuat terdapat dua pokokk pikiran
atau lebih sebaiknya dijelaskan dalam alinea yang berbeda.
4. Paragraf Penutup
Fungsi paragraf penutup surat berfungsi sebagai penutup pembicaraan. Dengan
kata lain bahwa berita atau pembicaraan pokok sudah selesai. Beberapa contoh
penutup surat yang lazim digunakan dalam surat menyurat antara lain:
- Atas bantuan Bapak serta kerjasama yang baik, kami ucapkan banyak terima
kasih.
- Perhatian saudara sangat kami harapkan, terima kasih.
- Sambil menunggu berita atau pesanan dari kantor Bapak tidak lupa kami
ucapkan banyak terima kasih.
5. Salam Penutup
Dalam penutup yang digunakan menggunakan Bahasa Indonesia, salam penutup
secara formal yang sering dipergunakan dalam penutup surat adalah:
- Hormat Kami
- Hormat Saya
24
- Salam Hormat
- Sedangkan apabila surat tersebut dibuat dalam bahasa inggris maka salam
penutupnya adalah: Your Faithfully, Yours Sincerely, Regards.
Jabatan
Tanda Tangan
Kaki Surat Nama Lengkap Penanda Tangan
Tembusan
Cap Organisasi atau Perusahaan
6. Kaki Surat
1. Jabatan
2. Jabatan orang yang manandatangani surat harus dicantumkan. Tujuannya
adalah memperjelas pihak yang bertanggung jawab terhadap penulisan isi
surat. Selain itu untuk menghindari kesalahpahaman bila dalam suatu
perusahaan terdapat nama serupa namun berbeda jabatan
3. Tanda Tangan
4. Tanda tangan menyatakan ientitas penanggung jawab yang membuat surat.
Tanda tangan juga berfungsi sebagai cermin bahwa surat tersebut bersifat resmi
atau formal.
5. Tembusan
Tembusan surat dicantumkan apabila surat tersebut ditujukan kepada beberapa
penerima yang berkenpentingan atau yang berhubungan dengan isi surat.
Berikut ini merupakan contoh dari tembusan surat:
Tembusan:
Direktur Utama
Manajer Personalia
25
6. Inisial
Inisial adalah singkatan nama orang yang mengonsep dan mengetik surat.
Dengan adanya inisial surat orang akan mengetahui siapa pengkonsep dan
pengetik surat, sehingga apabila terjadi kekurangan atau kekeliruan,
penandatangan surat segera dapat menghubungi pengonsep atau pengetik surat.
Inisial biasanya ditempatkan pada sebelah kiri paling bawah pada suatu surat.
Contoh:
AH/SM
Abdullah Helmy/Shinta Maharani
7. Cap organisasi atau perusahaan
Cap organisasi atau perusahaan berfungsi sebagai bukti bahwa surat tersebut
benar-benar dikeluarkan oleh organisasi atau perusahaan tersebut.
4.2 Pengawasan dan Prosedur dalam Surat Menyurat
Pengawasan dalam surat menyurat pada hakikatnya harus dilakukan oleh
manajer kantor. Akan tetapi, pada kenyataannya pegawasan terhadap surat menyurat
tersebut sulit dilakukan. Hal ini disebabkan karena banyak pegawai kantor atau
beberapa bagian menuliskannya secara tidak terstruktur. Namun seharusnya metode
pengawasan dalam surat meyurat adalah sebagai berikut:
1. Kepala bagian menandatangani semua surat keluar
2. Menggunakan buku pedoman surat menyurat pada pegawai
3. Membahas surat-surat yang telah dikirim keluar secara berkala
4. Menggunakan surat-surat isian (kartu)
Surat isian atau kartu adalah surat yang telah distandarisasikan dan
dipergunakan oleh perusahaan untuk menjawab dari surat-surat masuk yang sifatnya
26
sama dan berulang, serta memberikan keterangan yang sama kepada koresponden.
Pengawasan dalam menyusun surat erat kaitannya dengan prosedur penanganan
surat. Dalam prosedur penanganan surat ada dua, yaitu: penanganan surat masuk dan
penanganan surat keluar.
Penanganan Surat Masuk
Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi atau
perusahaan yang berasal dari seseorang atau perusahaan lain. (Endang, 2012)
Penanganan surat masuk dilakukan oleh sekretaris atau bagian administrasi pada
suatu perusahaan, dengan prosedur sebagai berikut:
Penanganan Surat
Keterangan
Masuk
Penerimaan Surat Dilakukan oleh Bagian Administrasi atau Sekretaris
Penyortiran Surat Setelah surat diterima, surat dipisahkan atau disortir
berdasarkan alamat tujuan dari surat (untuk bagian apa pada
perusahaan tersebut, surat ditujukan).
Pembukaan Surat Surat dibuka oleh bagian yang dituju surat, dengan
menggunakan peralatan yang sesuai yaitu mesin pembuka
surat atau pisau pembuka surat
Pencatatan Surat Surat masuk dicatat sesuai dengan sistem pencatatan yang
Masuk diterapkan perusahaan (buku agenda, kartu kendali).
Pencatatan penting dilakukan, untuk mengetahui volume
surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Selain itu
juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat
mudah ditemukan kembali. Setelah dicatat, selanjutnya
dibubuhkan stempel dan menandai bahwa surat telah dicatat.
Tindak Lanjut Surat Terdapat dua tindakan yang dilakukan dalam mengangani
surat masuk, yaitu :
- Membalas surat
Surat yang memerlukan balasan, harus segera dibalas
sesuai dengan tujuan surat
- Menyimpan surat
Surat yang tidak perlu dibalas, disimpan atau diarsip sesuai
dengan sistem penyimpanan yang diterapkan perusahaan
(sistem subjek, abjad, wilayah, tanggal, nomor, dan lain-
lain)
27
Penanganan Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu
organisasi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
atau perusahaan. Penanganan surat keluar dapat dilakukan sebagai berikut:
Penanganan Surat
Keterangan
Keluar
Pembuatan Konsep Surat Konsep surat disebut draft. Walaupun hanya berupa
konsep, sebaiknya disusun dengan baik, lengkap, untuk
menghindari kesalahan dalam proses penyusunan surat.
Konsep surat disusun oleh orang yang ditunjuk
(konseptor).
Persetujuan Konsep Persetujuan surat dilakukan oleh pimpinan atau atasan,
Surat tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat
tersebut sudah sesuai atau perlu dikoreksi/diperbaiki.
Apabila konsep surat sudah mendapat persetujuan atau
acc (accepted) dari pimpinan, akan diberi tanda paraf
pada konsep tersebut.
Pengetikan Konsep Surat Setelah konsep surat disetujui, selanjutnya konsep surat
diketik dengan rapi, dilengkapi dengan beberapa bagian,
seperti kop surat, mengetik alamat tujuan pada sampul
surat yang akan digunakan.
Pemeriksaan Pengetikan Setelah konsep surat diketik, jika konseptor dengan juru
Surat ketik berbeda orangnya, maka pemeriksaan dilakukan
oleh konseptor dengan membubuhkan paraf dengan
pensil pada surat yang menandai bahwa surat telah
sesuai dengan konsep yang disusun.
Penandatanganan Surat Setelah surat selesai diketik dan diperiksa, surat
diserahkan kepada pimpinan atau pejabat yang
berwenang atau bertanggung jawab terhadap surat
tersebut untuk ditandatangani di atas nama terang.
Pencatatan Surat dan Surat selanjutnya dicatat sebagai surat keluar pada
Pemberian Stempel sistem pencatatan yang digunakan oleh perusahaan
(sistem buku agenda, kartu kendali) untuk diregistrasi
atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan
pemberian nomor surat yang berlaku pada perusahaan
tersebut. Selanjutnya, surat yang telah ditandatangani
dan diberi nomor surat, di stempel sebagai tanda sahnya
surat.
28
Penanganan Surat Keterangan
Keluar
Melipat dan Surat yang asli dan lampiran (bila ada) dilipat dengan
Penyampulan Surat rapi menggunakan aturan melipat surat, sedangkan kopi
surat disimpan tanpa dilipat. Melipat surat harus
memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.
Untuk surat yang akan dimasukkan ke dalam amplop
atau sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Surat
yang telah dilipat rapi, selanjutnya dimasukkan ke
dalam sampul yang sesuai dan direkatkan dengan lem
secara rapi.
Pengiriman Surat Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara :
- Melalui kurir
- Melalui pos, perusahaan jasa pengiriman
- Melalui faksimile
- Melalui internet/e-mail
Penyimpanan Surat Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju,
sedangkan salinan atau kopi surat disimpan sebagai
arsip. Penyimpanan dilakukan dengan sistem
penyimpanan tertentu (sistem abjad, subjek, tanggal,
nomor, serta wilayah).
4.3 Petunjuk Penulisan Tata Kalimat
1. Alenia Pembuka
a. Pada awal permukaan pembuatan surat
- Dengan senang hati kami memberitahukan kepada Bapak/Ibu/ Saudara
bahwa;
- Kami sangat bergembira sekali apabila Saudara mengizinkan kami untuk
mengtahui lebih mendalam apakah;
- Bolehkah kami mengetahui rincian tentang;
- Bersama ini (bila ada yang diikutsertakan atau dilampirkan) kami kirimkan
kepada Bapak/Ibu/Saudara;
- Sehubungan dengan …., kami….;
- Kami lampirkan untuk Sudara salinan atau fotokopi surat yang kami
terima hari ini dari….;
29
b. Menjawab surat yang diterima
- Terima kasih atas surat Bapak/Ibu/Saudara yang memberitahukan kepada
kami bahwa;
- Menjawab surat Saudara Nomor…Tanggal…mengenai… kami senang
sekali dapat mengatakan kepada Saudara secara terperinci mengenai;
- Kami mengucapkan terimakasih atas lampiran dalam surat Saudara..yang
berisi keteranngan mengenai…;
- Berdasarkan surat Saudara Nomor…tanggal… tentang hal tersebut,
kami…;
- Memperhatikan/menanggapi surat Saudara Nomor…tanggal…mengenai
hal tersebut, kami…;
- Sehubungan kami menulis surat kepada Saudara pada tanggal..Nomor…,
kami telah menegaskan bahwa…;
- Beberapa waktu yang lalu Saudara menginformasikan kepda kami
bahwa…;
2. Alenia Isi Surat
a. Yang bersifat pemberitahuan
- Sehubungan dengan hal tersebut di atas kami ingin menjelaskan kepada
Saudara bahwa…;
- Seperti telah kami beritahukan kepada Saudara dalam surat kami terdahulu
Nomor…Tanggal…;
- Menurut nformasi yang kami terima dari….bahwa…;
- Sebagaimana Saudara ketahui dan menurut salinan terlampir bahwa…;
- Guna Saudara ketahui kami tambahkan bahwa;
30
- Kami menjelaskan secara resmi bahwa;
b. Yang bernada permintaan
- Dengan hormat kami minta agar saudara untuk segera mengirimkan
pemberitahuan kepada kami apakah…;
- Kami minta dengan hormat kiranya Saudara segera memberi jawaban
melalui surat/telepon untuk memberikan informasi lebih lanjur kepada kami
mengenai….;
- Kami akan berterima kasih sekali bila Saudara dapat membantu kami
dengan…
c. Yang bernada penjelasan
- Dengan sangat menyesal bahwa…;
- Kami minta maaf sebesar-besarnya karena kami tidak dapat memberi
jawaban pasti kepada Saudara berkenaan dengan masalah di atas;
- Dengan sangat menyesal bahwa lamaran kerja Saudara belum kami terima
karena;
- Sayang sekali kami belum mendapatkan kepastian, sehingga…;
- Maaf, hal ini mungkin mengganggu Saudara bahwa Saudara NN…
d. Yang Bernada Konfirmasi
- Sesuai dengan pesanan Saudara, bersama ini kami kirimkan;
- Dengan ini kami memberi penegasan telegram yang kami kirimkan pagi ini
seperti salinan terlampir;
- Kami akan senang sekali mendapat kepastian Saudara, bahwa…;
- Kami sangat tertarik terhadap usul yang tercantum dalam surat Saudara…;
- Sesuai dengan kesepakatan kita bersama, maka dengan ini kami…
31
e. Yang bernada mengingatkan
- Menurut catatan pembukuan kami, faktur Saudara Nomor…Tanggal…
yang seharusnya sudah di…tetapi…;
- Dengan didasari maksud baik, kami terpaksa mengingatkan Saudara,
mungkin hal ini karena kesibukan Saudara, sehingga Saudara tidak ingat
untuk menyelesaikan pembayaran faktur tersebut;
- Kami bermaksud mengkonfirmasikan kepada Saudara bahwa seharusnya;
- Sebagai catatan bahwa nilai kontrak hanya sebesar Rp………
3. Alenia Penutup
a. Bernada meminta jawaban
- Kami tunggu jawaban Saudara secepatnya dan kami mengucapkan terima
kasih;
- Kami nantikan jawaban Saudara secara terinci dengan sedikit keterangan.
b. Bernada akan memberi jawaban
- Saudara akan mendapat jawaban kami mengenai hal tersebut secepat
mungkin;
- Harap sabar dan terima kasih;
- Setelah kami mendapat kepastian, Saudara akan segera kami hubungi.
4.4 Bentuk Surat
Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah pola atau patrun sebuah surat yang
ditentukan oleh tata letak (layout) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian
surat pada posisi tertentuk akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Dalam
32
korespondensi Indonesia masalah bentuk surat selalu menjadi bahan yang menarik
untuk dibicarakan. Ada beberapa alasan mengapa bentuk surat merupakan masalah
yang selalu aktual untuk dibicarakan. Hal itu karena:
1) Bentuk surat Indonesia dipengaruhi oleh bentuk surat asing terutama “warisan”
Belanda. Belakangan masuk pula bentuk surat Inggris dan Amerika.
2) Kalangan koresponden di Indonesia berpendapat bahwa bentuk surat pada tiap
organisasi dapat berbeda, bergantung pada kebiasaan dan peraturan instansi yang
mengeluarkan surat.
3) Akibat dari alasan 1 dan 2 di atas, bentuk surat menjadi sangat beraneka ragam
sehingga tak dapat diketahui secara pasti berapa jumlah bentuk surat yang dipakai
di Indonesia sekarang ini. Ironisnya, semua pihak yang menggunakan bentuk surat
tertentu menganggap bentuk itulah yang standar.
Memang diakui bahwa masalah bentuk surat bergantung pada hasil
kesepakatan (konvensi). Tetapi, kesepakatan yang diambil hendaknya
mempertimbangkan teknis pengetikan dan penampilan surat secara keseluruhan.
Bentuk surat yang ideal sebaiknya sederhana dan praktis serta mudah diketik. Bila
mudah diketik, sudah barang tentu pembuatan surat lebih cepat selesai. Perencanaan
bentuk surat juga harus memperhatikan segi keindahan (estetis). Surat yang indah
dipandang akan membawa pengaruh positif bagi pembacanya.
Berbicara lebih lanjut tentang bentuk surat, terlebih dahulu harus dibedakan
antara bentuk surat yang memakai perihal atau surat berperihal dan bentuk surat yang
memakai judul atau surat berjudul. Penggunaan bentuk surat berperihal ada tiga
macam, yaitu
1) Bentuk resmi Indonesia (official style)
33
2) Bentuk lurus (block style)
3) Bentuk bertakuk (indented style)
Ketiga bentuk surat di atas masing-masing mempunyai variasi sehingga bentuk
surat berperihal secara lengkap adalah:
1) Bentuk resmi Indonesia lama (official style)
2) Bentuk resmi Indonesia baru (new official style)
3) Bentuk lurus penuh (full block style)
4) Bentuk lurus (block style)
5) Bentuk setengah lurus (semi block style)
6) Bentuk bertakuk (indented style)
7) Bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style)
Dalam praktik sehari-hari bentuk bertakuk dan bentuk alinea menggantung
hampir tidak pernah dipakai dalam penulisan surat. Alasannya: pertama, pola
suratnya menuntut pengetikan yang khusus, dan ini dirasakan sulit oleh pemakainya
karena memerlukan waktu yang cukup lama sehingga dirasakan tidak praktis.
Kedua, cara pengetikan alamat tujuan pada bentuk bertakuk dan cara pengetikan
alinea pada bentuk alinea menggantung yang terasa “aneh” juga mengakibatkan
kedua bentuk ini tidak masuk pilihan para koresponden. Berikut beberapa contoh
bentuk surat berperihal.
34
Gambar 4.1 Bentuk Resmi Indonesia Lama (Official Style)
35
Gambar 4.2 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)
36
Gambar 4.3 Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Official Style)
37
Gambar 4.4 Bentuk Lurus Penuh (Fully Block Style)
38
Gambar 4.5 Bentuk Lurus (Block Style)
39
Gambar 4.6 Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
40
Gambar 4.7 Bentuk Bertakuk (Indented Style)
41
Gambar 4.8 Bentuk Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Di atas telah disebutkan selain memakai perihal, surat boleh juga memakai
judul. Bentuk surat berjudul sebenarnya sudah lebih dahulu akrab dengan masyarakat
Indonesia. Dapat ditemukan misalnya pada surat perjanjian, surat keputusan, surat
pengumuman, dan surat perintah sebagai surat yang selalu ditulis memakai judul,
bukan memakai perihal. Berbeda dari surat berperihal yang variasinya terdiri atas
beberapa macam, surat berjudul tidak mempunyai variasi yang demikian. Namun,
bentuk surat berjudul yang satu akan berbeda dari bentuk surat berjudul lainnya,
walaupun sama-sama memakai judul. Surat keputusan, misalnya, tidak akan sama
42
bentuknya dengan surat perjanjian, dengan surat pengumuman, atau dengan surat
berjudul yang lain. Di sinilah letak keunikan surat berjudul. Masih tentang surat
berjudul, sebenarnya jenis surat yang dapat dibuat dengan sistem judul sangat banyak
jumlahnya dan surat berjudul juga sangat kompleks. Ada yang sangat singkat,
umpamanya surat keterangan, surat kuasa, surat pernyataan ada pula yang sangat
panjang, seperti surat perjanjian, akta notaris, dan beberapa jenis laporan.
Berdasarkan penyusunannya, surat berjudul yang sederhana terkadang lebih praktis
jika dibandingkan dengan surat berperihal. Hal itu disebabkan oleh penempatan
bagian-bagian surat pada surat berjudul relatif lebih strategis daripada surat
berperihal. Berikut disampaikan beberapa surat berjudul:
43
Gambar 4.9 Contoh Surat Berjudul (Berita Acara)
44
Gambar 4.10 Contoh Surat Berjudul (Nota Dinas)
45
4.5 Teknik Memilih Kertas pada Surat Bisnis
1. Memilih Kertas
Teknik memilih kertas pada surat bisnis menggunakan kertas yang tepat, yakni:
a. Kertas HVS dipergunakan apabila menulis atau mengetik surat asli.
b. Kertas “doorslag” dipergunakan apabila mengetik surat tembusan. Kertas ini
sangat tipis sehingga dapat dipergunakan untuk rangkap empat atau rangkap
lima dalam sekali mengetik.
c. Kertas “union skin” dipergunakan untuk menulis surat yang dikirimkan ke luar
negeri. Kertas ini sangat tipis seperti kulit bawang akan tetapi tingan dan kuat.
d. Kertas stensil, dipergunakan untuk membuat surat yang berjumlah banyak dan
salinannya banyak.
e. Kertas bergaris dipergunakan untuk menulis surat apabila ditulis menggunakan
tulisan tangan.
2. Ukuran kertas
Ukuran kertas yang dipergunakan untuk menulis atau mengetik surat sangat
tergantung pada panjang pendeknya dari isi surat tersebut.
a. Kertas ukuran folio (21x33 cm) dipergunakan untuk menulis surat yang isinya
panjang.
b. Kertas kuarto (21x28cm) dipergunakan untuk menulis surat yang isinya pendek
sampai sedang.
c. Kertas ukuran setengah folio dan setengah kuarto dipergunakan untuk menulis
memo dan nota, serta surat lain yang relatif pendek.
46
3. Warna Kertas
Kertas yang akan dipergunakan dalam menulis atau mengetik surat sebaiknya
berwarna putih agar tulisan dalam surat tersebut dapat terbaca dengan jelas.
Kertas warna lain hanya cocok untuk surat tembusan. Hal ini juga apabila hanya
dianggap jika perlu saja untuk membedakan surat asli dengan surat tembusan. Jika
tidak ada maksud tertentu maka sebiknya tetap menggunakan kertas berwarna
putih.
4. Amplop
Amplop atau sampul surat yang dipergunakan disesuaikan dengan ukuran kertas
surat terdiri dari:
a. Amplop panjang dipergunakan untuk sampul kertas berukuran folio
b. Amplop persegi empat dipergunakan untuk sampul kertas berukuran kuarto
c. Amplop kecil dipergunakan untuk sampul surat berukuran kecil
Banyak perusahaan yang menggunakan amplop berjendela, sehingga alamat
yang dituju cukup ditulis satu kali yakni pada lembar surat. Jika surat telah
dimasukkan ke dalam amplop, nama dan alamat perusahaan harus tepat dibagian
jendela amplop sehingga tampak dari luar.
5. Cara Melipat Surat
Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam amplop haruslah
diperhatikan. Ada beberapa cara melipat surat seperti yang tertera pada contoh di
bawah ini. Lipatan yang digunakan disesuaikan dengan kondisi kertas yakni
panjang dan pendeknya atau lebar sempitnya kertas dan besar kecilnya amplop.
Berikut ini adalah contoh lipatan kertas surat:
47
Gambar 4.11 Teknik Melipat Kertas Surat
4.6 Mampu Menyusun Konsep dan Mengetik Surat Dengan Baik
a. Penyusunan Konsep Surat
Menulis surat sama halnya seperti mengarang, sehingga untuk menghasilkan
sebuah surat yang baik maka harus dibuat konsep surat terlebih dahulu. Surat bisa
saja dibuat tanpa menggunakan konsep terlebih dahulu. Bahkan tanpa membuat
knsep surat, surat dapat diketik dengan cara sekali jadi. Akan tetapi, hal ini
sebaiknya tidak dilakukan dalam membuat surat penting yang memuat berita yang
panjang. Dalam menulis surat diharapkan tidak bekerja dua kali. Apabila surat
sudah jadi hendaknya informasi yang dianggap penting jangan sampai tertinggal.
Oleh karena itu, sebelum membuat surat hendaknya harus mengetahui tujuan
mengirimakan surat, misalnya: untuk mencari informasi, untuk memberikan
informasi, untuk memesan barang, untuk menawarkan barang, untuk permohonan
kredit dan lain sebagainya. Apabila tujuan dari penulisan surat sudah jelas,
48
pengkonsep surat memikirkan dan menetapkan pokok-pokok informasi yang akan
disampaikan secara sistematis dan menyeluruh.
Berikut ini adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam menulis konsep surat:
1. Pengkonsep surat hendaknya dapat memahami sepenuhnya isi surat, kemudian
bertindak sesuai dengan yang dimaksudkan oleh penulis surat.
2. Penulis surat harus berusaha agar surat yang ditulisnya tersebut mudah
dipahami oleh pembaca surat. Adapun cara yang dapat dilakukan oleh penulis
surat adalah sebagai berikut:
1) Menggunakan kata dan kalimat yang mudah dipahami;
2) Menghindari penggunaan singkatan-singkatan dan istilah-istilah yang belum
lazim;
3) Menggunaan ejaan yang benar sesuai dengan EYD;
4) Tidak menggunakan kalimat yang berbelit-belit;
5) Menata alinea secara tepat;
6) Menggunakan bahasa yang lugas, tepat, dan sopan;
3. Penulis surat harus bisa memilih bentuk surat yang tepat.
b. Pengetikan Surat
1. Apabila surat diketik dalam lembar kertas maka ketikan harus jelas (terang)
dan bersih tanpa coretan, serta rapi sehingga memberikan kesan baik jika
dibaca oleh penerima surat.
2. Untuk memperoleh hasil kerja yang baik, maka perhatikan keadaan mesin
pencetak yang digunakan dalam mencetak lembar surat.
3. Margin yang digunakan hendaknya di setting dengan perbandingan yang
seimbang, sehingga tampilan atau wajah surat terlihat menarik.
49
4. Sebuah surat hendaknya diketik dengan menggunakan satu lembar halaman
saja. Namun apabila tidak memungkinkan diketik pada sau halaman
dikarenakan isi surat yang panjang, maka sebaiknya halaman selanjutnya diberi
nomor halaman.
5. Sebelum surat dimasukkan ke dalam amplop, surat harus diteliti terlebih
dahulu untuk meminimalisir kesalahan dan memastikan bahwa surat yang akan
dimasukkan ke dalam amplop sudah siap diterima oleh pembaca.
Latihan
1. Dikatakan bahwa bentuk surat sangat berkembang, terlebih jika dihadapkan pada
pernyataan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan/instansi, maka cari
masing-masing satu (1) contoh surat perusahaan/instansi dengan bentuk fully
block style, block style dan semi block style!
2. Analisis masing-masing surat tersebut, dari segi format/bentuk, penulisan dan
pilihan bahasa yang digunakan!
3. Selanjutnya, lipat kertas surat dengan memilih salah satu teknik yang benar!
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang bentuk-bentuk
surat?
2 Apakah anda telah mampu menganalisis surat
berdasarkan format/bentuk, penulisan dan pilihan
bahasa?
50
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami tentang bentuk-bentuk
surat?
2 Apakah anda telah mampu menganalisis surat
berdasarkan format/bentuk, penulisan dan pilihan
bahasa?
51
BAB V
SURAT BISNIS
1. Jelaskan urutan surat bisnis sesuai dengan tujuannya?
2. Sebutkan macam-macam surat bisnis?
3. Sebutkan isi yang harus ada pada masing-masing surat bisnis?
52
Tujuan Kegiatan
1. Mahasiswa paham dan mampu menjelaskan urutan surat bisnis dengan benar.
2. Mahasiswa paham dan mampu menyebutkan macam-macam surat bisnis dengan
benar.
3. Mahasiswa paham dan mampu menyebutkan isi yang harus ada pada masing-
maisng surat bisnis.
5.1 Surat Bisnis
Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk
menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan
bisnis. Terdapat beberapa macam surat bisnis yang sering digunakan dalam aktifitas
bisnis dan pada bab ini dibahas surat bisnis secara runtut sesuai dengan urutan
aktifitas bisnis, yaitu mulai barang/jasa diperkenalkan, ditawarkan, sampai terjadi
transaksi jual beli dan selanjutnya pada kegiatan pasca pembelian, yaitu jika terdapat
keluhan/pengaduan, tagihan atas pembelian dan perjanjian-perjanjian antara penjual
dan pembeli. Berikut disampaikan beberapa surat bisnis yang sering digunakan
dalam aktifitas bisnis:
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan merupakan salah satu jenis surat bisnis yang dibuat oleh pelaku
bisnis kepada relasi baru. Surat perkenalan merupakan awal dari komunikasi tulis
dalam bentuk surat yang dikirimkan oleh penjual kepada calon pembeli. Isinya
memperkenalkan usaha atau produk/jasa baru disertai dengan keterangan lengkap.
Adapun ciri-cirinya adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan bahasa yang sopan, hormat, singkat dan jelas.
53
b. Memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, bidang usaha, dan
jenis barang yang diproduksi, serta manfaat barang yang diperkenalkan.
c. Menjelaskan mulai beroperasinya perusahaan.
d. Meyakinkan bahwa barang/jasa tersebut berkualitas tinggi, banyak manfaat dan
peminatnya.
e. Melampirkan fotokopi akte pendirian, surat lain dari pemerintah daerah, dan
surat ijin dari Menteri Perdagangan, serta susunan pengurus perusahaan.
Gambar 5.1 Contoh Surat Perkenalan
54
2. Surat Permintaan Penawaran
Sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian barang, biasanya pembeli
meminta keterangan mengenai barang yang akan dibeli termasuk harganya.
Permintaan keterangan mengenai barang yang akan dibeli dapat berupa lisan
maupun tulisan.Surat permintaan penawaran merpakan surat yang dibuat oleh
calon pembeli kepada penjual yang berisi permintaan informasi mengenai harga
dan keadaan barang yang akan dibeli serta syarat pembayaran atau hal lain yang
diperlukan. Beberapa hal pokok yang perlu dikemukakan dalam permintaan surat
permintaan penawaran adalah informasi tentang:
1. Nama dan jenis barang yang diinginkan
2. Merk, kualitas, dan keterangan teknis barang
3. Keterangan harga atau daftar harga
4. Banyak barang yang tersedia
5. Potongan harga
6. Syarat pembayaran atau penyerahan barang
7. Apabila diperlukan sebaiknya dicantumkan kesungguhan membeli dan
kekuatan membeli serta permintaan sampel dari barang yang akan dipesan.
55
Gambar 5.2 Contoh Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud suatu
pihak yang ingin menjalin kerjasama bisnis dengan pihak lain. Bentuk kerjasama
tersebut adalah kegiatan jual-beli barang / jasa, atau penawaran kerjasama bisnis.
Surat penawaran barang dibuat dalam bentuk surat formal dimana di sana tertera
dengan jelas penjelasan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan serta rincian
harganya. Surat penawaran tersebut dibuat karena ada permintaan penawaran dari
calon konsumen. Namun, tidak jarang produsen (distributor) juga memberikan
surat penawaran umum kepada konsumen (sub-distributor). Surat penawaran
seharusnya memuat hal-hal berikut ini:
56
1. Nama atau jenis barang yang akan ditawarkan
2. Merk, kualitas, keterangan teknis barang
3. Menyebutkan harga satuan barang
4. Potongan harga yang akan diberikan
5. Syarat-syarat pembayaran
6. Cara pengepakan barang
7. Sifat penwaran
8. Jumlah barang yang tersedia
Gambar 5.3 Contoh Surat Penawaran
57
4. Surat Pesanan
Surat pesanan merupakan surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada penjual.
Surat pesanan biasanya merupakan balasan dari surat penawaran yang telah dibuat
oleh penjual. Surat pesanan berisi tentang jenis barang, merk barang, kuantotas
barang, dan harga barang yang akan dipesan oleh calon pembeli. Surat pesanan
biasanya dibuat oleh calon pembeli ketika akan memesan berbagai jenis barang
dan dalam kuantitas yang banyak. Surat pesanan biasanya berisi hal-hal berikut
ini:
1. Nama barang yang dipesan disertai dengan jumlah yang diperlukan
2. Cara pembayaran atay cara pengiriman yang yang akan dilakukan
3. Cara pengiriman barang yang akan dikehendaki oleh pembeli
4. Menyebutkan sumber informasinya apakah berdasarkan surat penawaran
barang atau berdasarkan pembicaraan secara lisan
5. Menyebutkan harga satuan barang beserta kalkulasi harga yang harus dibayar
58
Gambar 5.4 Contoh Surat Pesanan
5. Surat Penerimaan Pesanan
Surat penerimaan pesanan dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Surat balasan pesanan yang isinya memenuhi pesanan
2. Surat pesanan yang isinya menolak pesanan atau tidak bisa memenuhi pesanan
dan disebut dengan surat penolakan pesanan
59
Dalam surat penerimaan pesanan hendaknya mengemukakan hal-hal seperti
berikut:
1. Pemberitahuan tentang surat pesanan yang diteruma dengan menyebutkan
tanggal dan nomor surat pesanan serta ucapan terimakasih atas pesanan
tersebut
2. Kalau barang sudah terdedia hendaknya diberitahukan cara pengiriman, waktu
pengiriman, dan jenis pengangkuran dan hal lain yang dipandang perlu
3. Berita mengenai pengiriman uang pesanan atau perrmintaan uang pembayaran
pesanan untuk barang yang belum dibayar
60
Gambar 5.5 Contoh Surat Penerimaan Pesanan
6. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan surat yang berisi data tentang pesanan, yaitu
terdiri dari atas nama barang, jumlah dan harga, syarat jual beli lainnya seperti
tempat penyerahan, waktu penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan
lain-lain. data tersebut diisi oleh penjual atas dasar pesanan yang diterimanya
melalui telepon atau teleks dari pemesan. Setelah diisi, surat tersebut selanjutnya
61
dikirimkan kepada pemesan untuk memperoleh kepastian tentang pesanan berikut
syarat jual beli yang dikehendaki oleh penjual. Jika ternyata pesanan tersebut
benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh pemesan,
maka pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi itu
sebagai tanda persetujuan. Setelah surat konfirmasi tersebut ditandatangani oleh
pemesan, lembar aslinya kemudian dikembalikan kepada penjual sebagai bukti
otentik pesanan. Surat konfirmasi pesanan yang telah ditandatangani oleh
pemesan, sama fungsinya dengan surat pesanan biasa, sehingga penjual tidak
ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan barang kepada pemesan.
62
Gambar 5.6 Contoh Surat Konfirmasi Pesanan
7. Surat Pengiriman Pesanan
Surat pengiriman pesanan merupakan surat yang dibuat oleh penjual apabila
syarat persyaratan jual beli telah disetujui oleh penjual dan pembeli, barulah
penjual melaksanakan pengiriman pesnan. Dalam perdagangan besar yang
pelakanaannya memerlukan jangka waktu yang lama dan memiliki tahapan,
biasanya sebelum melaksanakan pengiriman pesanan terlebih dahulu dibuat surat
perjanjian kontrak atau perjanjian jual beli. Sedangkan dalam perdagangan biasa,
63
surat oesanan saja sudah cukup menjadi dasar bagi penjual untuk melaksanakan
pengiriman pesanan. Dalam surat pengiriman pesanan berisi:
a. Keterangan order barang yang dikirim
b. Jenis barang yang dikirim
c. Jumlah barang yang dikirim
d. Ekspedisi atau alat angkut yang dpakai untuk mengangkut barang yang dikirim
e. Dokumen yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanaan tersebut
Gambar 5.7 Contoh Surat Pengiriman Pesanan
64
8. Surat Penolakan Pesanan
Pesanan yang diterima oleh suatu perusahaan terkadang tidak dapat dipenuhi. Hal
ini disebabkan karena berbagai hal diantaranya adalah barang yang dipesan oleh
calon pembeli tidak ada di dalam persediaan, atau dapat juga dikarenakan
harganya sudah naik, dan lain sebagainya. Oleh karena itu agar calon pembeli
tidak kecewa maka penjual harus segera mengirimkan surat balasan. Dalam surat
penolakan pesanan harus menggunakan kata-kata yang bersifat penyesalan atas
penolakan tersebut serta ucapan terimakasih.
Gambar 5.8 Contoh Surat Penolakan Pesanan
65
9. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang berisi penagihan atau peringatan dari pihak
kreditur kepada debitur agar debitur membayar kewajibannya. Surat penagihan
hendaknya dibuat dengan bahasa yang sopan dikarena penyebab tidak dibayarnya
piutang dikarenakan berbagai macam alasan, sehingga jangan sampai dengan
adanya surat penagihan dapat merusak hubungan yang terjalin dengan baik.
Surat penagihan dilakukan sebanyak tiga (3) kali, dengan urutan: surat yang
dikirimkan pertama berisi mengingatkan kepada debitur atas kewajiban yang
harus dibayarkan karena sudah jatuh tempo atau telah melebihi waktu
kesepakatan; surat penagihan kedua berisi dengan menyebutkan bahwa telah
mengirimkan surat penagihan pertama dengan menyebutkan nomor surat dan
perihal (untuk mengingatkan kembali) dan ditegaskan memberikan penjelasan
batas waktu yang tidak dapat ditoleransi/wajib dilaksanakan oleh debitur; surat
penagihan yang dikirimkan ketiga (terakhir) berisi bahwa telah mengingatkan
sebanyak 2 kali dengan mengirimkan surat penagihan, sehingga selanjutnya akan
ditempuh jalur-jalur penyelesaian sesuai dengan kesepakatan/perjanjian awal,
seperti mengambil jalur hukum atau melibatkan pihak yang berwajib.
Dalam menyusun surat penagihan, tetap memperhatikan bahasa, dengan tetap
menggunakan bahasa yang sopan, lugas dan tidak menyudutkan. Bersifat tegas,
mengingatkan dan menjelaskan sesuai dengan porsi/yang telah tercantum dan
disepakati oleh kedua belah pihak pada awal perjanjian antara debitur dan
kreditur.
66
Gambar 5.9 Contoh Surat Penagihan yang Pertama
67
PT EDI PENI
Jalan Mawar Merah No. 165
SURAKARTA
30 Desember 2016
Nomor : 260/PN/II/2016
Hal : Penagihan Pembayaran II
Kepada
CV MAJU UTAMA
Jalan Silotumpang No. 121
Salatiga
Dengan hormat,
Menyambung surat kami tanggal 12 Desember 2016, diberitahukan bahwa kami
telah mengirimkan surat penagihan pembayaran yang pertama dengan Nomor :
248/PN/I/2016 mengenai pembayaran faktur Nomor : 69/PS/2016 sebesar Rp
2.000.000,00 (dua juta rupiah), tetapi sampai saat ini belum ada jawabannya.
Oleh sebab itu kami sangat mengharap Saudara segera melunasi faktur tersebut.
Apabila Saudara belum melunasinya sampai tanggal 6 Januari 2017, maka kami
akan menyerahkan tagihan ini kepada Bank Inkaso.
Bersama ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama
beserta fakturnya. Pesanan selanjutnya akan kami layani jika Saudara telah
memenuhi kewajiban untuk melunasi faktur tersebut.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT EDI PENI
APRILIA SETIYA RAHARJA

Direktur
Lampiran: 2 lembar kuitansi pembelian
Gambar 5.10 Contoh Surat Penagihan yang Kedua
68
PT ELEKTRONIK MAJU
Jl. Buntu No. 202
Jakarta Pusat
=======================================================
Nomor : 205/EM/V/2015 20 Juli 201
Kepada
CV INGIN MAJU
Jl. Ketapang No. 10a
Banda Aceh
Hal: Penagihan Pembayaran ke-3
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat penagihan pembayaran yang telah kami kirim untuk
kedua kalinya dengan Nomor : 203/EM/V/2015 tertanggal 20 Mei 2015 dan
Nomor : 204/EM/V/2015 tertanggal 20 Juni 2015, kami sangat kecewa karena
kedua surat tersebut tidak mendapat perhatian Saudara sebagaimana mestinya.
Oleh sebab itu dengan sangat menyesal kami akan menyerahkan tagihan ini
kepada Bank Inkaso apabila Saudara masih belum melunasi pembayaran faktur
Nomor : No.210/EM/IV/2015 seharga Rp 20.000.000 (dua puluh juta rupiah)
sampai tanggal 27 Juli 2015.
Dengan ini pula kami lampirkan salinan surat penagihan pembayaran pertama
dan kedua beserta fakturnya.
Hormat kami,
PT ELEKTRONIK MAJU
IKRAM SYAHPUTRA, S.ST

Manajer Keuangan
Lampiran: 3 lembar fotokopi surat perjanjian
Gambar 5.11 Contoh Surat Penagihan yang Ketiga
69
10. Surat Keluhan/ Klaim
Pengertian surat klaim (keluhan) ialah jenis surat yang berasal dari instansi tertentu
ataupun seseorang atas ketidaknyamanan dan ketidakcocokan terhadap suatu barang,
pelayanan, dan sebagainya. Surat klaim dapat disebut sebagai surat pengaduan atau
surat keluhan.
TOKO ERNA
Cucut Blok D III/102 Perum Kunciran Mas Permai
CILEDUG TANGERANG
Nomor: 128/PG/X/2018 28 Oktober 2018
Kepada
CV UDANG
Jalan Salmon No. 227
Bandung
Hal: Pengaduan Kerusakan Barang
Dengan hormat,
500 kg kerupuk udang pesanan kami, telah sampai dengan tepat waktu. Atas
pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat
kerupuk udang yang hancur sebanyak 27 kg, sehingga tidak dapat dijual.
Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa kerupuk udang
yang hancur akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan kembali
kerupuk udang yang masih utuh. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian
barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.
Hormat kami,
TOKO ERNA
APRILIA SETIYA RAHARJA

Pemilik
Lamp : 1 (satu) lembar faktur
Te/As
Gambar 5.12 Contoh Surat Klain/Pengaduan
70
11. Surat Referensi Dagang
Surat referensi dagang adalah surat yang diberikan oleh suatu perusahaan kepada
perusahaan lain yang meminta keterangan atas kondisi perusahaan tertentu. Dalam surat
tersebut menjelaskan tentang kondisi suatu perusahaan apakah baik secara finansial dan
etika atau sebaliknya, dan kondisi ini diketahui pada saat perusahaan yang memberikan
referensi pernah bekerjasama dengan perusahaan yang disebutkan dalam surat referensi.
Gambar 5.13 Contoh Surat Permintaan Referensi Dagang
71
PT INTAN SEJAHTERA
Jalan Sumba No. 21
SURABAYA
REFERENSI DAGANG
Nomor: 111/SRD/ VI/ 2010
Direktur Utama PT Intan Sejahtera, Surabaya, menyatakan bahwa:
Nama Perusahaan : PT Mega Pratama

Alamat : Jalan Mawar No. 10 Jakarta
Merupakan relasi dagang kami yang dapat dipercaya. Sejak tahun 2000 kami
menjalin kerja sama dalam bidang export dan import barang. Sampai sekarang PT
Mega Pratama menunjukkan hubungan yang baik dan selalu lancar dalam masalah
penyelesaian pembayaran terhadap perusahaan kami.
Demikian keterangan ini kami berikan sekaligus sebagai referensi. Antara kami
dan PT Mega Pratama tidak ada ikatan apa pun, semoga informasi ini dapat
membantu dan dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Surabaya, 11 Juni 2010

Direktur,
Mohammad Haris
Gambar 5.14 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Dagang
12. Surat Referensi Bank
Surat referensi bank merupakan surat yang dikeluarkan oleh pihak bank yang berisikan
berbagai keterangan mengenai nasabahnya seperti data dan kondisi keuangan, hutang
dan sebagainya. Surat referensi diberikan secara rahasia oleh pihak bank kepada pihak
yang meminta referensi.
72
PT BANK MANDIRI (PERSERO)
Jl. JENDERAL GATOT SUBROTO KAV. 36-38 JAKARTA 12190
INDONESIA
Telepon 14000 dan 021-52997777 Fax 021 52997735
No : 800/BPI/PR/III/2014 14 Maret 2014
Yth. PT Adil Makmur

Jl Protokol No. 25
Jakarta Timur
Hal : Referensi PT Suka Damai

Dengan hormat,
Untuk memenuhi permintaan Saudara melalui surat No: 300/CN/B/II/2014,

dengan ini kami menerangkan keadaan keuangan dan konduite PT Suka Damai.
PT Suka Damai yang bernomor rekening 1010005814734 benar nasabah kami
sejak tahun 2009. Hubungan yang terjalin selama ini berlangsung baik. PT Suka
Damai selalu tepat waktu dalam menyelesaikan transaksi dengan perusahaan lain
yang melibatkan Mandiri sebagai bank referensi dan tidak pernah mengeluarkan
cek kosong.
Keterangan ini kami sampaikan untuk menjadi pertimbangan Saudara dalam
memberikan kredit kepada PT Suka Damai. Referensi ini diberikan tanpa ikatan
apa pun dengan pihak kami.
Hormat kami,
Ahmad Fadli
Kabag Kredit
Gambar 5.15 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (1)
73
Gambar 5.16 Contoh Surat Jawaban atas Permintaan Referensi Bank (2)
74
Latihan
1. CV HAMBALI JAYA merupakan sebuah peusahaan yang bergerak dibidang
distributor buku dan alat – alat tulis yang beralamatkan di Jln. Saguba No. 07,
Kota Tasikmalaya – Telp. (0265) 23477890 ialah perusahaan yang bergerak
dibidang penyaluran buku – buku pelajaran dari banyak sekali penerbit serta alat
tulis kebutuhan sekolah. Hingga dikala ini telah melayani 200 sekolah di banyak
sekali kota di Pulau Jawa baik sekolah negeri maupun sekolah swasta. Dalam
rangka menunjang kelancaran penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis
kantor di lingkungan forum pendidikan formal maupun non formal. CV
HAMBALI JAYA memperkenalkan produk dan perusahaannya kepada Kepala
Sekolah Menengah kejuruan Negeri 1 Tasikmalaya yang beralamat di Jl.
Sindanggalih No. 54 Tasikmalaya. Dalam kesempatan ini CV HAMBALI JAYA
mencoba kemungkinan di masa yang akan tiba sanggup membantu menyediakan
pasokan buku – buku pelajaran, buku tulis, dan alat – alat tulis kebutuhan sekolah
tersebut. Harga dan layanan penjualan dan purna jual akan tetap dijamin dengan
memuaskan. Buatlah surat perkenalan!
2. PT SAGA SUKSES MAKMUR yang beralamat di Jln. Kemajuan Pesat No 121
Jakarta telah mengirimkan surat perkenalan kepada PT. MAJU JAYA yang
beralamat di Jl. Pahlawan No 4 Bandung. PT MAJU JAYA tertarik untuk
membeli berbagai kebutuhan peralatan kantor yang ditawarkan oleh PT SAGA
SUKSES MAKMUR. Untuk itu, PT MAJU JAYA meminta PT SAGA SUKSES
MAKMUR untuk dapat mengirimkan beberapa informasi, yaitu: Rincian Barang
yang lebih detail, Daftar Harga, Cara pemesanan dan pembayaran. Pemesanan
75
akan dilakukan setelah mempertimbangkan kembali informasi tersebut. Buatlah
surat permintaan penawarannya!
3. PT ALEX SENTOSA JAYA yang bergerak di bidang distributor peralatan dan
perlengkapan computer dan beralamat di Ruko Mendrisio, Jl. Mendrisio No. 18
Gading Serpong, Tangerang menawarkan barang kepada PT. Haniel Corp yang
merupakan perusahaan property yang sedang berkembang pesat di Siantar dan
akan membukan beberapa unit pemasaran di Sumatera Utara yang beralamat di Jl.
Sisingamangaraja No. 14 Pematang Siantar.
PT ALEX SENTOSA JAYA ingin menawarkan beberapa produk alat dan
perlengkapan komputer terbaik untuk mendukung operasional PT. Haniel Corp.
PT ALEX SENTOSA JAYA melampirkan daftar produk komputer dan daftar
harganya pada lampiran surat penawaran.
Jika PT. Haniel Corp membutuhkan produk dan layanan PT ALEX SENTOSA
JAYA, dimohon untuk menghubungi di nomor 0622.7773362. PT ALEX
SENTOSA JAYA akan dengan senang hati akan membantu mengantarkan
produk-produk yang dibutuhkan serta melakukan instalasi. Selain itu, PT ALEX
SENTOSA JAYA juga menawarkan harga khusus jika PT. Haniel Corp
melakukan pembelia lebih dari 5 produk. Buatlah surat penawaran barang oleh PT
ALEX SENTOSA JAYA kepada PT. Haniel Corp!
76
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami urutan surat bisnis
sesuai dengan tujuannya?
2 Apakah anda telah mampu menjelaskan macam-
macam surat bisnis?
3 Apakah anda dapat menjelaskan isi yang ada pada
masing-masing surat bisnis?
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda telah memahami urutan surat bisnis
sesuai dengan tujuannya?
2 Apakah anda telah mampu menjelaskan macam-
macam surat bisnis?
3 Apakah anda dapat menjelaskan isi yang ada pada
masing-masing surat bisnis?
77
BAB VI
SURAT ELEKTRONIK
1. Apa yang dibutuhkan (peralatan dan perlengkapan) pada saat akan menyusun dan
mengirim e-mail?
2. Bagaimana bahasa yang digunakan pada saat menyusun e-mail?
3. Bagaimana cara kerja yang dilakukan untuk mengirim e-mail ke penerima yang jumlahnya
lebh dari satu orang?
Tujuan Kegiatan
1. Mahasiswa terampil menjelaskan apa saja yang dibutuhkan (peralatan dan perlengkapan)
pada saat akan menyusun dan mengirim e-mail.
2. Mahasiswa paham tentang bahasa yang digunakan pada saat menyusun e-mail.
78
3. Mahasiswa paham dan terampil tentang cara kerja yang dilakukan untuk mengirim e-mail
ke penerima yang jumlahnya lebh dari satu orang.
6.1 Surat Elektronik atau Elektronic Mail (E-Mail)
Electronic mail atau yang sering disingkat dengan e-mail adalah salah satu jenis
korespondensi terbaru yang memanfaatkan perkembangan teknologi. Walaupun kegiatan
berkirim surat melalui pos masih terus dipertahankan, akan tetapi komunikasi melalui internet
lebih digemari karena lebih efektif dan efisien. Perlu diingat, bahwa teknologi tidak dapat
menghapus yang konvensional, tetapi lebih kepada saling melengkapi dengan tujuan untuk
mencapai hasil kerja yang lebih efektif dan efisien.
6.2 Macam-Macam e-mail
Sebelum berkirim surat melalui e-mail, langkah awal yang harus dilakukan adalah
memiliki alamat e-mail disuatu e-mail server. Terdapat dua macam e-mail. Yang pertama
adalah web based e-mail dan client based e-mail. Penyedia layanan web e-mail yang paling
populer adalah gmail.com dan yahoo.com. Pengguna e-mail tinggal masuk ke layanan web e-
mail dan mendaftarkan diri dengan cara klik sign up untuk mendapatkan alamat e-mail.
Namun apabila sudah memiliki alamat erb based e-mail, pesan dapat diakses dari komputer
manapun yang telah mempunyai jaringan internet menggunakan browser.
Client based e-mail adalah suatu program e-mail client seperti outlook express,
nestcape messenger, eudora dan lain-lain yang dijalankan dari komputer. Pesan yang akan
disampaikan selanjutnya di unduh ke dalam hard disk. Di dalam web e-mail, pesan akan tetap
berada dalam hard disk mail server. Mail server untuk client based e-mail menawarkan fitur
pop 3 dan smtp yang sangat memungkinkan untuk mengunduh dan menunggu e-mail tanpa
mengunjungi mail server tersebut..
79
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) merupakan tata cara standard untuk mengirim
e-mail. SMTP bekerjasama dengan beberapa server Post Office Protocol (POP). Jika
pengirim akan mengirimkan pesan e-mail, komputer akan mengarahkan pesan tersebut
kepada server SMPT. Server akan mencari alamat e-mail tersebut kepada mail server
penerima dan menyimpannya dsampai orang tersebut benar telah membukanya.
6.3 Bagian-Bagian E-mail
Secara garis besar, bagian-bagian dari e-mail hampir sama dengan bagian-bagian surat
pada umumnya. Kop surat berisi nama atau alamat penerima dan nama-nama atau alamat
pihak yang dikirimi salinan e-mail tersebut.beberapa software menampilkan alamat dari
pengirim e-mail tersebut.
1. Alamat
Nama domain terdiri dari beberapa kata yang telah dipisahkan oleh titik yang
menunjukkan tingkat organisasinya. Semakin ke kanan, maka semakin besar
organisasinya. Kata terakhir dalam domain disebut dengan top domain. Ada dua jenis top
domain, yaitu top domain dua huruf dan top domain tiga huruf. Contoh top domain dua
huruf adalah sebagai berikut:
TLD Country Examples

.us United States washington.k12.ia.us
.id Indonesia yahoo.co.id
.jp Jepang www.nihon-u.ac.jp
Kata di sebelah kiri top level domain menunjukkan jenis dari organsiasi tersebut.
Contohnya: galangpress@jmn.net.id menunjukan bahwa alamat dari galangpress masuk ke
dalam perusahaan bernama “jmn”. Perusahaan tersebut nerupakan perusahaan penyedia
jaringan, dapat dilihat dari kata “net” dan terdaftar di Indonesia (dilihat dari kata id).
80
Sedangkan untuk domain tiga huruf, contohnya adalah sebagai berikut:
TLD Examples
.com commercial bussines, a company ardan.com
.net network provider webtv.net
.gov govermental agency dephut.gov
.edu educational institution harvard.edu
.mil military army.mil
.int international xy.int
2. Salam Pembuka dan Salam Penutup
Semua salam pembuka dan salam penutup yang pada dasarnya berlaku pada surat
konvensional juga dapat diaplikasikan pada surat elektronik (e-mail). Salam penutup yang
paling umum adalah: terimakasih, thanks, hormat kami, regards, rgds.
3. Subyek
Subyek merupakan perihal yang berisi ringkasan dari isi e-mail,yakni berisi poin
permasalahan yang akan diuraikan pada isi e-mail. Sebagai contoh : Pemberitahuan
Pembagian Deviden
4. Isi
Surat elektronik melalui via e-mail biasanya sangat singkat dan padat, sehingga jika ingin
membuat surat yang panjang maka harus memanfaatkan attachment pada toolbar.
Langkah-langkah dalam menggunakan attachment adalah sebagai berikut:
a. Buka program e-mail, tampilkan window new message dan ketiklah pesan.
b. Klik ikon attachmentatau lampirkan dengan memilih insert dari menu drop down.
c. Carilah file yang akan dilampirkan pada hard drive untuk menentukan file yang akan
dilampirkan. Jika telah ditemukan, klik file tersebut dan kemudian klik OK.
d. Klik tombol send.
81
e. Untuk membuka atau menyimpan lampiran tersebut. Klik ikon dokumen dalam kotak
attach, pilih save it to disk, lalu klik OK. Temukan folder untuk menyimpan file
tersebut lalu pilih save.
5. Tips Mengelola E-mail
a. Tidak mencampuradukkan e-mail pribadi dengan e-mail bisnis.
b. Beri porsi waktu tersendiri ntuk melakukan cek dan menjawab e-mail masuk
c. Selalu melakukan cek pada e-mail masuk.
d. Menghapus e-mail yang sudah tidak dipergunakan.
e. Set software agar dapat mereview e-mail dengan cepat dengan menggunakan
Microsoft outlook untuk melihat dengan cepat pengirim, subyek, dan beberapa bari
pesan yang dikirim.
f. Menggunakan tool penyaring untuk membatasi e-mail masuk yang tidak diinginkan.
6. Fungsi Surat Elektronik (e-mail)
Elektronic mail (e-mail) memiliki beberapa fungsi dasar dan beberapa fungsi tambahan
bagi pengguna, yakni:
a. Fungsi dasar
1) Menerima pesan
2) Membaca pesan
3) Mengirim pesan
4) Menjawab pesan masuk;
5) Meneruskan pesan masuk ke pemakai lain
b. Fungsi tambahan
1) Menyimpan pesan yang dikirim;
2) Menyimpan pesan yang telah diterima
3) Mengelola daftar alamat e-mail;
82
4) Menambahkan file untuk pesan yang akan dikirim;
5) Memisahkan file dari pesan yang masuk.
6.4 Komponen-Komponen e-mail
Surat elektronik (e-mail) memiliki beberapa komponen yang dapat digunakan dalam
rangka memperlancar kegiatan surat menyurat secara elektronik. Komponen penting e-
mail sebagai berikut:
1) To, menyatakan alamat e-mail penerima pesan (yang dituju).
2) From, menyatakan nama dan alamat pengirim pesan e-mail tersebut
3) CC (Carbon copy), menyatakan tembusan pesan e-mail yang akan dikirimkan kepada
pihak lain.
4) BCc (Blind Carbon copy), sama seperti CC hanya saja alamat e-mail yang dituju tidak
tertera pada hearder pesan.
5) Subject, menyatakan subyek atau judul e-mail tersebut.
6) Date, menyatakan waktu dan tanggal pesan e-mail dikirimkan.
7) Sender, menyatakan alamat e-mail pengirim pesan.
8) Reply to, menyatakan surat jawaban langsung kepada si pengirim pesan e-mail.
9) Attachment, sisipan file (seperti file Word, Excel, suara, gambar, dan lain-lain) yang
akan dikirimkan ke pihak lain.
Komponen-komponen dalam surat elektronik (e-mail) tersebut dapat mendukung
kelancaran kegiatan surat menyurat. Di dalam penulisan pesan secara elektronik, penulis
harus teliti dalam pengisian komponen-komponen yang ada pada surat elektronik (e-
mail). Sebagai contoh, di dalam pengisian alamat penerima jangan sampai salah, sebab
apabila penulisan alamat penerima salah dapat berdampak pada ketidaksampaian pesan.
83
6.5 Etika Menggunakan E-mail
Seringkali terdapat e-mail masuk yang isinya tidak berguna dan dari orang yang tidak
dikenal, sehingga jika sudah merasa tidak memerlukan e-mail tersebut, pengguna akan
memindahkan ke spam supaya tidak masuk ke inbox. Oleh karena itu, sebelum berkirim
pesan melalui e-mail hendaknya harus memperhatikan etika menggunakan e-mail. Berikut ini
adalah etika mengirim e-mail kepada pengguna lain:
1. Jangan mengirim e-mail kepada orang yang tidak dikenal tanpa memperkenalkan diri
terlebih dahulu.
2. Jangan menggunakan bahasa SMS (Tq, dtg, aq, sy, dll, dan singkatan yang lainnya).
3. Jangan mengirimkan file yang terjangkit virus.
4. Jangan mengirim iklan terlalu sering.
5. Hindari bahasa-bahasa kasar.
6.6 Istilah-Istilah dalam Surat Elektronik
Selain etika tersebut, pengguna e-mail wajib memahami istilah-istilah yang akan
dipergunakan dalam mengirim e-mail, yakni:
1. Jika e-mail ditujukan ke banyak orang, isilah kolom to dengan semua alamat tujuan e-mail.
2. Jika e-mail hanya ditujukan untuk 2 orang saja, misalkan si A dan si B. Di sini si B hanya
bersifat mengetahui (seperti tembusan surat), maka tulis alamat si A sebagai penerima di
kolom To. Sedangkan alamat e-mail si B di kolom Cc (Carbon copy). Si A akan tahu
bahwa pengirim pesan juga mengirimkannya pada si B.
3. Penggunaan kolom Bcc (blind Carbon copy) fungsinya hampir sama dengan Cc.
perbedaannya adalah si A tidak mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga
dikirimkan kepada si B.
84
Latihan
1. Surat elektronik (e-mail) dapat dikatakan lebih efektif dan efisien, jelaskan dari sisi, waktu,
tenaga dan biaya!
2. Susun kalimat dalam surat elektronik (e-mail), bahwa anda mengirimkan file dokumen
untuk segera dikoreksi oleh pimpinan!
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda mampu menjelaskan apa saja yang
dibutuhkan (peralatan dan perlengkapan) pada saat
akan menyusun dan mengirim e-mail.?
2 Apakah anda mampu menyusun e-mail dengan
mengunakan bahasa yang baik dan benar?
3 Apakah anda dapat menjelaskan tentang cara kerja
yang dilakukan untuk mengirim e-mail ke penerima
yang jumlahnya lebh dari satu orang?
Kriteria Hasil
No. Uraian
Ya Tidak
1 Apakah anda mampu menjelaskan apa saja yang
dibutuhkan (peralatan dan perlengkapan) pada saat
akan menyusun dan mengirim e-mail.?
2 Apakah anda mampu menyusun e-mail dengan
mengunakan bahasa yang baik dan benar?
3 Apakah anda dapat menjelaskan tentang cara kerja
yang dilakukan untuk mengirim e-mail ke penerima
yang jumlahnya lebh dari satu orang?
85
KUMPULAN SOAL-SOAL
1. Apa yang dimaksud dengan surat elektronik atau e-mail?
2. Meskipun penggunaan e-mail dinilai lebih efektif dan efisien. Namun penggunaan surat
konvensional tetap dipakai. Mengapa demikian?
3. Sebut dan jelaskan macam-macam e-mail?
4. Jelaskan yang dimaksud dengan top domain!
5. Jelaskan perbedaan top domain dua huruf dan top domain tiga huruf! Berikan contoh!
6. Mengapa dalam menulis surat elektronik juga diperlukan salam pembuka seperti pada
penulisan pada surat konvensional?
7. Berilah contoh salam penutup yang biasanya digunakan pada penulisan e-mail!
8. Apa fungsi penulisan subyek pada email?
9. Bagaimana cara menyisipkan isi surat elektronik jika ingin membuat surat yang panjang?
10. Jelaskan fungsi surat elektronik atau e-mail!
11. Jelaskan komponen-komponen dalam e-mail!
12. Apa saja etika yang harus diperhatikan dalam menggunakan email?
13. Mengapa dalam penulisan surat elektronik tidak boleh menggunakan bahasa seperti yang
digunakan pada bahasa SMS?
14. Apa kegunaan penulisan Carbon copy pada email?
15. Apa kegunaan penulisan Blind Carbon copy pada email?
86
16. Sebutkan bagian-bagian dari surat bisnis!
17. Apa perbedaan letak perihal pada surat bisnis dan surat dinas?
18. Apa kegunaan dari tembusan surat?
19. Apa kegunaan stempel atau cap basah pada surat?
20. Apa kegunaan mencantumkan inisial pada surat bisnis?
21. Mengapa nama penanda tangan beserta jabatan harus dicantumkan pada surat bisnis?
22. Dalam penulisan surat bisnis tidak boleh menggunakan singkatan-singkatan yang tidak
lazim dan bahasa yang belum diserap dalam Bahasa Indonesia. Mengapa demikian?
23. Bagaimana metode pengawasan surat menyurat yang seharusnya dilakukan oleh
organisasi atau perusahaan?
24. Apa perbedaan alenia pembuka dan salam pembuka dalam surat? Berikan conoh!
25. Sebut dan jelaskan bentuk-bentuk surat berperihal!
26. Sebutkan perbedaan antara surat Resmi Indonesia lama dan Resmi Indonesia Baru?
27. Bagaimana cara menyesuaikan besar kecilnya amplop dengan kertas surat?
28. Mengapa sebelum membuat surat harus menyusun konsep surat?
29. Sebutkan hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun konsep surat!
30. Mengapa sebelum dimasukkan ke dalam amplop isi surat harus diteliti kembali oleh
pengetik surat?
31. PT BADRUL MOZILA MEDIA yang beralamat di Jalan Pemuda No. 1, Kota
Semarang, Provinsi Jawa Tengah mengirimkan surat pesanan kepada PT. Jaya Pandu
Elektronik yang beralamat di Jl. Sawah Besar No. 21, Jakarta Selatan berdasarkan
informasi dari surat penawaran yang telah PT Jaya Pandu Elektronik ajukan. PT
BADRUL MOZILA MEDIA berkeinginan untuk memesan beberapa barang
elektronik sebagai berikut:
87
No. Nama Produk Jumlah Keterangan
1. Kulkas Mini 809 5 Unit Warna hitam
2. Mesin Foto Copy Epson 100P 3 Unit Warna silver
3. Printer 10 Unit Warna hitam
4. AC Pandu 700 1pk 2 Unit Warna hitam
5. Kipas Angin Pandu Tipe C 1 Unit Warna putih
Pembayaran akan dilakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari PT Jaya Pandu
Elektronik. Pembayaran pertama akan dilakukan setelah barang diterima dalam
keadaan baik. Untuk pengirimannya yang diminta adalah menggunakan jasa kargo
oleh PT Wuzz Express agar barang dapat diterima secepat mungkin. Buatlah surat
pemesanannya!
32. Berdasarkan atas surat pesanan No: 36/GMP/IX/2019 tanggal 16 September 2019.
Diberitahukan bahwa AC tipe X13, Mesin Cuci CLEANER, Televisi SHARP 21 inchi
yang dipesan oleh PT Grafindo Mega Pratama yang beralamat di Jalan Mawar No 10
Jakarta ada dalam persediaan. Pengiriman akan dilaksanakan oleh PT ISTINA
LATIFATUL ILMI selaku supplier yang beralamat di Jalan Diponegoro No 12
Surabaya. PT ISTINA LATIFATUL ILMI mengirimkan surat penerimaan pesanan
kepada PT Grafindo Mega Pratama Tanggal 1 Oktober 2019. Sesuai dengan
kesepakatan yang telah disetujui bahwa PT Grafindo Mega Pratama akan membayar
50% pada saat barang tiba dan sisanya dibayar secara tunai 2 hari setelah barang
dikirimkan. PT ISTINA LATIFATUL ILMI memberikan kepercayaan kepada Indra
Hardyansyah untuk menerima penyerahan uang tersebut. Buatlah surat penerimaan
pesanannya!
33. CV Stationary Terpadu yang beralamat di Jl. Mengkudu Hijau No. 125 Jombang
mengirimkan surat Konfirmasi Pesanan Barang Kepada PT. Karya Kreatif yang
beralamat di Jl. Ahmad Yani No. 20 Kediri Jawa Timur. Berdasarkan surat pesanan
barang dengan No. 111/PKK/JF/III/2019 yang diterbitkan pada tanggal 28 Maret 2019
88
telah diterima dengan baik. Melalui surat tersebut PT Karya Kreatif telah memesan
barang dengan ketentuan sebagai berikut:
2 box kertas A4
2 box kertas folio
2 lusin bolpoin warna hitam merek Snowman
5 Lem kertas
5 box stabilo merek Boss
Total bayar Rp. 1.500.000 (Satu Juta Lima Ratus rupiah). Pembayaran setelah barang
diterima / Cash on delivery. Apabila sudah disetujui dimohon harap rangkap aslinya
dikirim kembali kepada CV Stationary Terpadu. Buatlah surat konfirmasi pesanannya!
34. PT WIRATAMA adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan alat
transportasi yang beralamatkan di Jl. Palapa No. 25 Jakarta mengirimkan surat
pengiriman pesanan kepada Kepada PT Nusa Dua Jl. Borneo No. 16 Surabaya.
Berdasarkan pesanan PT Nusa Dua Nomor: 290/ND/X/2019 Tanggal 1 Oktober 2019
tentang pesanan 15 unit Honda Jazz Sport Warna Merah dengan faktur No.
201/X/2019 telah dikirim hari ini.
PT WIRATAMA menginginkan pembayaran dilakukan secara Cash On Delivery
melalui Kwitansi Bank Sinarmas yang terlampir. Adapun dokumen yang dilampirkan
berupa 1 lembar AWB, 1 lembar Packing List, 3 lembar Faktur, 2 lembar kwitansi
Bank Sinarmas, Pertanggung Asuransi, dan Surat Pengantar Barang. Pengiriman
barang paling lambat akan tiba di tempat pada tanggal 26 Oktober 2019. Buatlah surat
pengiriman pesanannya!
35. Berdasarkan atas surat pesanan PT Nusa Indah yang beralamatkan di Jl. Hayam
Wuruk No. 04 Bandung pada tanggal 04 April 2019 dengan No. 054/NI/lV/2019, yang
berisi pesanan 10 komputer merk Toshiba dengan pembayaran yang akan dilakukan
secara cash on delivery. PT SUMBER ABADI yang beralamatkan di Jl. Kebumen No.
89
40 Cirebon menyampaikan surat penolakan pesanan dikarenakan persediaan barang
untuk komputer merk Toshiba saat ini sedang tidak tersedia, kemungkinan barang
tersebut akan tersedia kembali pada tanggal 20 April 2019, maka dengan sangat
menyesal pesanan PT. Nusa Indah tidak dapat dipenuhi atau dengan kata lain ditolak.
Buatlah surat penolakan pesanannya!
36. PT ELEKTRO JAYA Jl. Telaga Warna No.4 Jakarta Barat mengirimkan surat
penagihan piutang kepada CV Sinar Terang yang beralamat di Jl. Matahari No. 17
Bengkulu. PT ELEKTRO JAYA memberitahukan bahwa berdasarkan pembukuan
tertanggal 10 Juli 2019, dengan barang 15 buah Mesin Kopi, yang dikirim atas nama
CV Sinar Terang dengan alamat Jl. Matahari No. 17 Bengkulu, perusahaan tersebut
masih memilki kewajiban yang belum dibayarkan sebesar Rp. 30.000.000 (Tiga Puluh
Juta Rupiah) sesuai faktur No.524/FB/VII/2019 yang salinannya dsertakan pada
lampiran surat ini.Mengingat waktu pada telah 1 bulan melewati batas waktu yang
telah disepakati sebelumnya, maka melalui surat ini sangat dimohon CV. Sinar Terang
dengan segera untuk melunasi kewajibannya. Buatlah surat penagihannya!
37. Toko Serba Murah yang beralamtkan di Jalan Bunga 23 mengirimkan surat pengaduan
atas kerusakan barang kepada PT Furniture Suka Maju yang beralamatkan di Jalan
Sukaesih No.01 Cilacap. Barang yang telah dikirimkan oleh PT Furniture Suka Maju
ialah: 20 Lemari, 35 Kursi, 25 Meja, 25 Sofa. Barang tersebut telah diterima dengan
lengkap. Namun ketika barang dibuka, didapatkan beberapa kerusakan barang yang
telah dipesan. Berikut beberapa daftar barang yang mengalami kerusakan: 8 Meja
yang kacanya retak, 3 Meja yang kacanya pecah, 6 unit Lemari yang kaca cerminnya
mengalami keretakan. Barang dikirimkan kembali ke PT Furniture Suka Maju dan
diharapkan PT Furniture Suka Maju segera mengganti dengan barang yang baru.
90
Bersamaan dengan surat ini, juga disertakan bukti faktur pembelian barang sehingga
masalah dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat. Buatlah surat klaim!
38. PT SARI BUANA JAYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang
produksi bahan makanan yang beralamatkan di Jln. Serayu 22 Tangerang,
mengirimkan surat permohonan referensi dagang kepada PT PURNA MUSTIKA yang
beralamatkan di Jalan Maulan Jaya No. 02 Depok Jawa Barat. Surat permohonan
referensi dagang ini ditujukan untuk mengetahui hubungan kerjasama dagang antara
PT PURNA MUSTIKA dengan PT PARIPURNA yang beralamat di Jl. Mawar Melati
No.67 Jakarta, dimana PT PARIPURNA akan menjadi rekan bisnis dari PT SARI
BUANA JAYA. Permintaan informasi tersebut ditujukan kepada Bapak Aris Helmi
sebagai pemimpin PT PURNA MUSTIKA. Informasi yang diminta mengenai kerja
sama dalam bentuk hubungan dagang dalam bidang jual beli bahan makanan pokok
yang sudah dilakukan sejak tahun 1999 sampai dengan sekarang, dimana kerja sama
tersebut masih tetap berjalan dengan baik dan lancar.
PT PURNA MUSTIKA menyatakan selama masa kerja sama dalam bentuk dagang,
PT PARIPURNA selalu memberikan hubungan timbal balik yang benar-benar saling
menguntungkan antara kedua belah pihak. Proses traksaksi dan pembayaran yang
dilakukannya kepada perusahaan kami juga selalu tertib, lancar dan selalu tepat waktu.
Berdasarkan keterangan tersebut, buatlah surat referensi dagang!
39. PT Karya Abadi yang beralamatkan di Jalan Sudimoro No 22 Malang membuat
permohonan surat referensi ke Bank BNI KCU Malang yang beralamatkan di Jalan
Jendral Basuki Rahmat No 75-77 Malang atas calon debiturnya yang bernama Sdr.
Afiful Ikhwan yang beralamat di Jalan Sulfat 25 Malang. Surat permohonan referensi
tersebut ditujukan untuk memastikan bahwa Sdr. Afiful Ikhwan benar-benar nasabah
91
Bank BNI dengan nomor rekening yang msih aktif dan mengetahui kondisi kelancaran
pembayaran kredit yang telah dilakukan Sdr. Afiful Ikhwan kepada Bank BNI.
Berdasarkan keterangan tersebut, buatah surat referensi bank dari BNI KCP Malang
kepada PT Karya Abadi!
92
DAFTAR PUSTAKA
Ali, Adlan Tanzili. 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Jakarta: Kawan Pustaka
Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Esensi
Wijaya, Sandrina. 2009. Surat-Surat Kesekretariatan. Panduan Praktis Menyusun

Korespondensi Internal Perusahaan. Yogyakarta: Pustaka Ghratama
Dharma, Djarot S dan Shenia A. 2009. Buku Pintar Menguasai Internet. Cetakan pertama.
Jakarta: Mediakita
Finoza, Lamuddin. 1992. Aneka Surat Sekretaris dan Binis Indonesia. Jakarta: Mawar
Gempita
Gunawan, Aulia. 2009. Surat-Surat Bisnis. Yogyakarta: Best Publisher
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
Sumardi. 1997. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Malang: Program Diploma

Sekretaris Universitas Brawijaya
Prasetya, Hendrawan. 2009. Bussines Letters Surat Surat Bisnis. Yogyakarta: Pustaka
Ghratama
93
POLITEKNIK NEGERI MALANG
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
PROGRAM STUDI: ADMINISTRASI BISNIS
RENCANA PEMBELAJARAN SEMESTER (RPS)
MATA KULIAH KODE RUMPUN MATA KULIAH BOBOT (sks) SEMESTER TGL. PENYUSUNAN
Korespondensi Bisnis Administrasi Bisnis Satu Agustus 2019
OTORISASI Dosen Pengembang RPS Koordinator RMK Ka PRODI
Farika Nikmah, S.Sos., M. AB Drs. Tri Wahyu Widodo, M. AB Mahmudatul Himmah, S.E., M. AB
Shinta Maharani Trivena, S. AB., M. AB
Capaian Pembelajaran Capaian Pembelajaran Lulusan Program Studi (CPL - Prodi)
(CP) - Mampu melaksanakan serangkaian tugas Administrasi Perkantoran dalam organisasi bisnis dengan menginterpretasikan
informasi dan menggunakan alat, berdasarkan standar operasional prosedur, serta mampu menunjukkan kinerja
dengan kualitas dan kuantitas yang terukur, yang sebagian merupakan hasil kerja mandiri (KK1)
- Mampu memecahkan masalah pekerjaan Administrasi Perkantoran dalam organisasi bisnis sesuai dengan prosedur dan
fakta bidang keahlian administrasi didasarkan pada pemikiran logis, inovatif, dan bertanggung jawab (KK3)
- Mampu memecahkan masalah pekerjaan dengan sifat dan konteks yang sesuai dengan bidang keahlian terapannya
didasarkan pada pemikiran logis, inovatif, dan bertanggung jawab (KU3)
- Mampu bertanggungjawab atas pencapaian hasil kerja kelompok dan melakukan supervisi dan evaluasi terhadap
penyelesaian pekerjaan yang ditugaskan kepada pekerja yang berada di bawah tanggungjawabnya (KU6)
- Mampu melakukan proses evaluasi diri terhadap kelompok kerja yang berada di bawah tanggungjawabnya, dan mampu
mengelola pembelajaran secara mandiri (KU7)
- Bekerjasama dan memiliki kepekaan sosial serta kepedulian terhadap masyarakat dan lingkungan (S6)
- Menunjukkan sikap bertanggungjawab atas pekerjaan di bidang keahliannya secara mandiri (S9)
- Menguasai konsep teoretis administrasi dan kesekretariatan secara umum dalam melaksanakan fungsi administrasi
perkantoran (P1)
- Menguasai konsep teoritis secara umum, metoda dan perangkat untuk melaksanakan fungsi administrasi perkantoran
dalam organisasi bisnis (P2)
Capaian Pembelajaran Lulusan yang dibebankan pada mata kuliah (CPL - MK)
- Mampu merencanakan, mengonsep dan menyusun surat bisnis dengan baik dan benar (KK1, KK3, S9, P2)
- Mampu mengikuti perkembangan keilmuan terutama dalam hal korespondensi bisnis (KU3, P2)
- Mampu memecahkan masalah dalam proses penyusunan surat secara mandiri sesuai dengan kasus yang ada (KK3)
Diskripsi Singkat Mata Mata kuliah korespondensi bisnis menjelaskan tentang pengertian korespondensi bisnis, peran korespondensi dalam
Kuliah bisnis, jenis-jenis dan syarat-syarat surat yang baik, bahasa surat, bagian-bagian surat, bentuk surat, pengetahuan bisnis,
macam-macam surat bisnis, dan surat elektronik/e-mail.
Materi Pembelajaran/ BAB 1 Petunjuk Umum
Pokok Bahasan BAB 2 Dasar-Dasar korespondensi Bisnis
BAB 3 Pengelompokan Surat
BAB 4 Teknik Penulisan Surat Bisnis
BAB 5 Surat Bisnis
BAB 6 Surat Elektronik
Pustaka Utama :
1. Ali, Adlan Tanzili. 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Jakarta: Kawan Pustaka
2. Dharma, Djarot S dan Shenia A. 2009. Buku Pintar Menguasai Internet. Cetakan pertama. Jakarta: Mediakita
3. Finoza, Lamuddin. 1992. Aneka Surat Sekretaris dan Binis Indonesia. Jakarta: Mawar Gempita
4. Gunawan, Aulia. 2009. Surat-Surat Bisnis. Yogyakarta: Best Publisher
5. Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
6. Prasetya, Hendrawan. 2009. Bussines Letters Surat Surat Bisnis. Yogyakarta: Pustaka Ghratama
7. Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Esensi
8. Sumardi. 1997. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Malang: Program Diploma Sekretaris Universitas Brawijaya
9. Wijaya, Sandrina. 2009. Surat-Surat Kesekretariatan. Panduan Praktis Menyusun Korespondensi Internal Perusahaan.
Yogyakarta: Pustaka Ghratama
Pendukung :
1. Widyaningrum, Karyna Tyas. 2017. Panduan Lengkap Membuat Surat Bisnis dan Perjanjian. Jakarta: Anak Hebat
Indonesia
2. R, Sri Endang. 2010. Korespondensi Niaga, Bisnis dan Pribadi. Jakarta: Erlangga
3. Hasan, Halid. 2005. Korespondensi Bisnis. Malang: Politeknik Negeri Malang
4. Bratawidjaja, Thomas Wijasa. 1995. Surat Bisnis Modern, Cetakan ke-8. Penerbit PT Pustaka Binawan Presssindo,
Jakarta, 1995
5. Bratawidjaja, Thomas Wiyasa. 1995. Korespondensi Bisnis untuk sekretaris Perusahaan, Cetakan ke-2 (Revisi). Jakarta:
Penerbit PT Pustaka Binawan Pressindo
6. Suparjati. 1999. Surat Menyurat dalam Perkantoran, cetakan ke-2. Yogyakarta: Kanisius
Media Pembelajaran Software : Hardware :
PPT LAPTOP, LCD
Nama Dosen 1. Farika Nikmah, S. Sos., M. AB
Pengampu 2. Shinta Maharani Trivena, S. AB., M. AB
3. Dra. Nilawati Fiernaningsih, M. AB
Matakuliah Syarat -
Minggu Kemampuan Akhir Bahan kajian Bentuk dan Estimasi Pengalaman Kriteria & Indikator Bobot
Ke Yang Direncanakan (Materi Metode Waktu Belajar Bentuk Penilaian Penilaian
(Sub-CP-MK) Pembelajaran) Pembelajaran Mahasiswa Penilaian (%)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
1 Mampu mengikuti - Pengantar umum Ceramah 3x50’ Bertanya tentang - - -
perkuliahan materi Tanya jawab hak dan
Korespondensi Bisnis Korespondensi kewajiban dari
sesuai dengan GBPP Bisnis mata kuliah yang
dan RPS - Tata tertib proses di tempuh
pengajaran
- Diskripsi singkat
tentang
Korespondensi
Bisnis
- Tata cara
mengerjakan
latihan dan tugas
- Sistem penilaian
mata kuliah
2,3 Mahasiswa mampu - Pengertian Ceramah 6x50’ Menjawab - - -
memahami Korespondensi Tanya jawab pertanyaan yang
korespondensi Bisnis Latihan diberikan secara
bisnis, surat resmi - Surat, Surat Resmi acak kepada
dan surat bisnis dan Surat Bisnis beberapa
serta memahami ciri, - Ciri, Fungsi/Tujuan mahasiswa dan
fungsi/tujuan dan dan Syarat Surat mengerjakan
syarat surat bisnis Bisnis latihan soal
serta istilah-istilah - Istilah Bisnis
dalam bisnis
4 Mahasiswa mampu - Pengelompokan Ceramah 3x50’ Mengerjakan Nilai > 70 Ketepatan 5
memahami Surat Menurut Tanya jawab Latihan dalam
pengelompokan Pemakaiannya Latihan menyelesai
surat - Pengelompokan kan tugas
Surat Menurut
Kegiatan dan
Banyaknya Sasaran
Yang Dituju
- Pengelompokan
Surat Menurut Isi
dan Maksud, Sifat
dan Urgensi
penyelesaiannya
5,6,7 Mahasiswa mampu - Bagian-Bagian Ceramah 9x50’ Mengerjakan Nilai > 70 Ketepatan 5
memahami teknik Surat Bisnis Tanya jawab Latihan dalam
penulisan surat - Pengawasan dan Latihan menyelesai
Prosedur dalam kan tugas
Surat Menyurat
- Penanganan Surat
Masuk
- Penanganan Surat
Keluar
- Petunjuk Penulisan
Tata Kalimat
- Bentuk Surat
- Teknik Memilih
Kertas pada Surat
Bisnis
- Mampu Menyusun
Konsep dan
Mengetik Surat
dengan Baik
8 UTS Nilai > 70 Ketepatan 15
dalam
menjawab
pertanyaan
9,10,11, Mahasiswa mampu - Surat Perkenalan Ceramah 21x50’ Praktek Nilai > 70 Ketepatan 40
12,13, memahami surat- - Surat Permintaan Tanya jawab dalam
14,15 surat bisnis Penawaran Latihan menyelesai
- Surat Penawaran kan tugas
- Surat Pesanan
- Surat Penerimaan
Pesanan
- Surat Konfirmasi
Pesanan
- Surat Pengiriman
Pesanan
- Surat Penolakan
Pesanan
- Surat Penagihan
- Surat Keluhan/Klaim
- Surat Referensi
Dagang
- Surat Referensi Bank
16 Mahasiswa mampu - Surat Elektronik atau Ceramah 3x50’ Mengerjakan Nilai > 70 Ketepatan 5
menyusun surat Electronic Mail Tanya jawab Latihan dalam
elektronik (e-mail) Latihan menyelesai
- Macam-Macam kan tugas
e-mail
- Bagian-Bagian
e-mail
- Komponen-
Komponen e-mail
- Etika Menggunakan
e-mail5
- Istilah-Istilah dalam
Surat Elektronik
17 UAS - Nilai >70 Ketepatan 30
dalam
mengerjaka
n soal
Total Skor 100
Keterangan :
……………………………………………..
……………………………………………..

01 Modul Ajar Korespondensi Bisnis

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

01 Modul Ajar Korespondensi Bisnis

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MODUL

Farika Nikmah, S.Sos., M. AB

Shinta Maharani Trivena, S. AB., M. AB

POLITEKNIK NEGERI MALANG

1. Judul Modul : Korespondensi Bisnis

Malang, 20 Agustus 2019

Drs. Joni Dwi Pribadi, M. AB Farika Nikmah, S.Sos., M.AB

Supriatna Adhisuwignjo, ST., MT

1. Drs. Awan Setiawan, MM., MMT, Direktur Politeknik Negeri Malang.

Tuhan dengan segala kebaikan-Nya, memberikan limpahan nikmat dan

Malang, Agustus 2019

LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................ ii

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii

DAFTAR ISI ....................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... v

BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ............................................... 1

BAB II DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS .................................. 4

BAB III PENGELOMPOKAN SURAT ........................................................... 14

BAB IV TEKNIK PENULISAN SURAT BISNIS ........................................... 20

BAB VI SURAT ELEKTRONIK ...................................................................... 78

KUMPULAN SOAL .......................................................................................... 86

Gambar 4.1 Bentuk Resmi Indonesia Lama ....................................................... 35

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Teori Korespondensi Bisnis

Mata Kuliah Korespondensi Bisnis merupakan mata kuliah teori sebelum

perkuliahaan dilakukan di ruang perkuliahan/kelas, sebagai mata kuliah wajib yang

Korespondensi Bisnis penting untuk disampaikan kepada mahasiswa, mengingat

nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu mencakup pemahaman tentang dasar

Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah

care, personal assistant, supervisor, dan enterpreneur pada instansi pemerintah,

BUMN, perusahaan modern, serta bisnis mandiri.

Mata kuliah Korespondensi Bisnis disampaikan dengan tujuan agar mahasiswa

dalam bersaing dengan lulusan yang lain.

Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Korespondensi Bisnis

office administrative, customer care, personal assistant, supervisor, dan

enterpreneur dalam melakukan kegiatan korespondensi.

b. Mahasiswa dapat memahami macam-macam surat bisnis, bentuk dan dapat

memilih surat bisnis yang akan disusun sesuai dengan kebutuhan.

c. Mahasiswa mampu menyusun surat bisnis dengan mempertimbangkan sisi teknis

diterima dengan baik oleh penerima surat.

1.4 Cara Memahami Modul

Latihan dikerjakan secara individu atau kelompok, dengan dosen pengampu

kesulitan dalam mengerjakan latihan. Korespondensi Bisnis merupakan mata kuliah

yang menerangkan dan memberikan latihan bagaimana memahami dan menyusun

melanjutkan ke kegiatan berikutnya, jika belum menguasai tuntas materi pada

kegiatan sebelumnya. Sehingga, diharapkan capaian dari masing-masing mahasiswa

1.5 Manfaat Modul Korespondensi Bisnis

Adanya Modul Korespondensi Bisnis diharapkan memberi manfaat, yaitu:

a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Korespondensi

b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang,

memudahkan pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar mengajar dapat

selesai dengan baik dan sesuai harapan.

c. Kegiatan perkuliahan menjadi terarah dengan kemampuan memahami dan

menguasai yang diharapkan pada mahasiswa dapat tercapai.

d. Sebagai pengganti dosen jika berhalangan hadir karena tugas/kepentingan lain,

terdapat pada modul, dan dosen memberikan pesan pada hari/minggu

sebelumnya atau melalui komunikasi telepon.

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

1. Apa maksud dari kegiatan korespondensi bisnis?

2. Apa perbedaan surat bisnis dengan jenis surat yang lain?

1. Mahasiswa mengerti, paham pengertian dan kegiatan korespondensi bisnis.

2. Mahasiswa memahami tujuan disusunnya konsep surat bisnis.

2.1 Pengertian Korespondensi Bisnis