LAPORAN

PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL

PADA
PUSLATBANG PKASN JATINANGOR
TAHUN 2021

1. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Fungsi arsip sebagai bahan laporan pertanggungjawaban kinerja
kegiatan pemerintahan secara maksimal, mensyaratkan arsip yang
otentik, reliable dan kredibel. Sehingga pendayagunaan arsip sebagai
sumber informasi untuk kepentingan perencanaan, pelaksanaan,
pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan
memerlukan penyajian yang cepat, tepat dan akurat serta terjamin
keamanannya. Pemanfaatan dan penyelamatan arsip sebagai memori
pelaksanaan kegiatan pemerintahan dapat dilaksanakan secara
maksimal bila tercipta suatu mekanisme dan teknik pengelolaan serta
kontrol yang sistematis sejak arsip diciptakan, digunakan dan
dipelihara sampai disusutkan.
Mekanisme dan teknik serta control pengelolaan arsip
senantiasa harus disesuaikan dengan perkembangan sistem
manajemen dan sistem administrasi yang menghasilkan arsip.
Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam kegiatan
pengelolaan arsip diperlukan sistem kearsipan modern yang mampu
memenuhi kebutuhan akan meningkatkan fungsi arsip pada saat ini
maupun masa mendatang.
Sehubungan dengan ketiga fungsi arsip dan dalam rangka
meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan, maka Lembaga
Administrasi Negara melaksanakan kegiatan Pengawasan Kearsipan
Internal. Kegiatan tersebut dimaksudkan untuk mengetahui
penerapan pengelolaan kearsipan pada unit kerja di Lingkungan
Lembaga Administrasi Negara.

B. Dasar Hukum
Sebagai dasar hukum kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal
LAN adalah:
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Petunjuk
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan;
3. Peraturan LAN Nomor 8 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Lembaga Administrasi Negara;
1
 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 38 Tahun 2015 tentang
Pedoman Pengawasan Kearsipan;
5. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor
184/K.1/KDK.02.12/2021 tantang Tim Pengawas Kearsipan di
Lingkngan LAN.
6. Nota Dinas Kepala Biro Hukum dan Humas Nomor
264/S.1.2/SDM.04.1 tentang Pengawasan Kearsipan Internal
Tahun 2021.

C. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal
LAN adalah untuk mengetahui Pengelolaan Tata Naskah Dinas,
Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif, sarana prasarana dan sumber
daya manusia yang dimiliki oleh setiap unit kerja dalam rangka
penerapan sistem kearsipan yang baik.

2. PELAKSANAAN KEGIATAN
A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan LAN
dilaksanakan dengan memperhatikan situasi dan kondisi tempat
kerja pada masa pademi covid-19 serta kesiapan pimpinan unit dan
pengelola yang menangani arsip. Kegiatan pengawasan tahun 2021
ini dilaksanakan melalui 2 (dua) tahap yaitu :

Taha Tanggal Uraian Kegiatan

p

I 3 sd. 25 1. Penyampaian Nota Dinas ke Unit Pengolah

Mei 2021 (UP) untuk melakukan self assessment
(penilaian mandiri) menggunakan 2 (dua)
instrument Formulir AKSI untuk UP dan
UK.
2. Penyampaian hasil penilaian mandiri
tersebut kepada Tim Pengawas Kearsipan
Internal dengna disertai bukti
dukung/portofolio.

II 27 Mei sd. 14 1. Verifikasi dokumen oleh Tim Pengawas

Juni 2021 Kearsipan internal (direct/online).
2. Klarifikasi dan wawancara secara klasikal
atas dokumen yang telah diverifikasi.

2
 B. Pelaksana
Adapun petugas yang melaksanakan adalah 3 (tiga) orang yang terdiri
dari :
1. Al Zuhruf
2. Samiaji
3. Wiji

3. HASIL KEGIATAN
Selanjutnya berdasarkan verifikasi, klarifikasi dan wawancara
atas dokumen yang terdapat pada Unit Pengolah, maka dapat
disampaikan hasil pengawasan sebagai berikut :

POKSI KAJIAN PUSLATBANG PKASN

KONDISI FAKTUAL
1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
  1.1.  
PENCIPTAAN  
  Kesesuaian 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN dalam hal ini telah
  dalam melakukan penomoran naskah dinas terhadap 5
  Pembuatan dari 5 naskah dinas yang menggunakan
  Naskah Dinas
penomoran naskah dinas sesuai dengan susunan
   
    penomoran naskah dinas yaitu naskah dinas
berupa surat tugas dan surat dinas Perka LAN No.
6 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di
  Lingkungan LAN dan Perka LAN Nomor 42 Tahun
  2015 Tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan LAN.
  2) Telah melakukan pemberian klasifikasi arsip
terhadap 5 dari 5 surat tugas sesuai dengan
susunan penomoran naskah di Perka LAN No. 6
Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan LAN dan Perka LAN Nomor 42 Tahun
2015 Tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan LAN.
3) Telah melakukan pemberian klasifikasi terhadap
seluruh surat dinas sesuai dengan susunan
penomoran naskah dinas. Perka LAN No. 6 Tahun
2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
LAN dan Perka LAN Nomor 42 Tahun 2015
Tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan LAN.
4) Telah melakukan pemberian klasifikasi terhadap
seluruh nota dinas sesuai dengan susunan
penomoran naskah dinas. Perka LAN No. 6 Tahun
3
 KONDISI FAKTUAL
2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
LAN dan Perka LAN Nomor 42 Tahun 2015
Tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan LAN.
5) Poksi Kajian Puslatbang KASN dalam penggunaan
kertas naskah dinas, telah menggunakan kertas
terhadap seluruh naskah dinas sesuai dengan
ketentuan penggunaan kertas naskah dinas.
6) Telah menggunakan gramatur kertas naskah dinas
seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
penggunan kertas naskah dinas

  7) Seluruh naskah dinas telah menerapkan

  penulisan struktur kepala naskah dinas sesuai
  dengan ketentuan struktur naskah dinas.
 
8) Seluruh Naskah Dinas telah menerapkan
penulisan struktur batang tubuh/isi naskah dinas
sesuai dengan ketentuan struktur naskah dinas.
9) Seluruh Naskah Dinas telah menerapkan
penulisan struktur kaki naskah dinas sesuai
dengan ketentuan struktur naskah dinas.
10) Poksi Kajian Puslatbang KASN dalam format
naskah dinas, seluruh naskah dinas telah
menggunakan jenis huruf sesuai dengan
ketentuan format naskah dinas.
a. Pada naskah dinas surat Tugas. Berdasarkan
Perka LAN No. 6 Tahun 2018 tentang Tata
Naskah Dinas, naskah dinas arahan termasuk
surat Tugas menggunakan jenis huruf bookman
old style.
b. Pada naskah dinas korespondensi. Berdasarkan
Perka LAN No. 6 Tahun 2018 tentang Tata
Naskah Dinas, naskah dinas korespondensi
menggunakan jenis huruf bookman old style.

4
 KONDISI FAKTUAL
  Seluruh naskah menggunakan ukuran huruf
  11) sesuai dengan ketentuan format naskah dinas.
  seluruh naskah dinas surat perintah sudah
  menggunakan ukuran huruf bookmand old style
  11. Berdasarkan Peraturan Kepala LAN No. 6
  Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas, naskah
  dinas arahan (surat Tugas) menggunakan ukuran
  huruf bookmand old style 11.
  12) Telah menggunakan batas/ruang tepi terhadap
seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
format naskah dinas.
13) Sebagian naskah dinas belum menggunakan
nomor halaman sesuai dengan ketentuan format
naskah dinas.
Laporan sebagai naskah dinas khusus belum
menggunakan nomor halaman dan kata
penyambung dalam pergantian halaman. Adapun
pada Peraturan Kepala LAN No. 6 Tahun 2018
tentang Tata Naskah Dinas tidak mengatur
ketentuan nomor halaman dan kata penyambung
halaman.
14) Seluruh naskah dinas yang menerapkan tembusan
sesuai dengan ketentuan format naskah dinas.
Untuk nota dinas plh Sudah mencantumkan
tembusan kepada pejabat definitif yang
digantikan.
15) Hanya sebagian naskah dinas yang menerapkan
lampiran sesuai dengan ketentuan format naskah
dinas.sebagian surat tidak memerlukan lampiran.
a. Pada surat tugas yang menggunakan lampiran
daftar lampiran,nomor surat tugas,tanggal serta
"daftar nama yang diberi tugas" .
b. Format kolom daftar nama yang diberi tugas,
pada lampiran surat tugas sudah sesuai dengan
Peraturan Kepala LAN no. 6 tahun 2018 tentang
Tata Naskah Dinas.
16) Telah menerapkan penggunaan logo
lembaga/lambang negara terhadap seluruh
naskah dinas sesuai dengan ketentuan format
naskah dinas (Perka LAN Nomor 15 Tahun 2019
tentang penetapan dan penggunaan Logo LAN).
17) Dalam pembubuhan paraf pada naskah dinas
pada Poksi Pelatihan PKASN sudah sesuai dengan
Perka LAN No.6 Tahun 22018 tentang Tata Naskah
Dinas

5
 KONDISI FAKTUAL
18) Poksi Kajian Puslatbang KASN dalam penggunaan
cap dinas, telah menggunakan bentuk cap dinas
pada naskah dinas terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penggunaan cap dinas.
  19) Telah menggunakan warna cap dinas terhadap
  seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
penggunaan cap dinas.
20) Poksi kajian Puslatbang KASN dalam
penandatanganan naskah dinas, telah
menerapkan penandatanganan terhadap seluruh
naskah dinas sesuai dengan ketentuan
penandatanganan naskah dinas.
21) Telah menerapkan pelimpahan wewenang
penandatanganan terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penandatanganan
naskah dinas.
  Pengamanan 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN dalam melakukan
Naskah Dinas pengamanan naskah dinas, telah melakukan
pemberian kode derajat klasifikasi keamanan
terhadap naskah dinas, berupa: Biasa (B).
  Pengendalian 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN dalam pengendalian
  Naskah Dinas naskah dinas, telah melakukan pencatatan
  Keluar naskah dinas keluar berupa Buku agenda.
    2) Telah melakukan penggandaan naskah dinas
    keluar.
  3) Telah melakukan pengiriman naskah dinas keluar.
  4) Telah melakukan penyimpanan pertinggal naskah
dinas keluar.
5) Poksi Pelatihan Puslatbang KASN telah
menggunakan amplop dinas sesuai dengan
ketentuan standar penggunaan amplop.
  Penerimaan 1) Poksi Pelatihan Puslatbang KASN dalam
  Arsip pengendalian naskah dinas masuk, telah
  (Pengendalian melakukan penerimaan naskah dinas sesuai
  Naskah Dinas dengan ketentuan tata naskah dinas.
Masuk) 2) Telah melakukan pencatatan naskah dinas masuk
  berupa Buku Agenda.
  3) Telah melakukan pengarahan naskah dinas
  masuk.
4) Telah melakukan penyampaian naskah dinas
masuk.
  Ketentuan 1) Lembaga Administrasi Negara memiliki ketentuan
Tambahan dalam tata naskah dinas, berupa: serta pemuatan
logo instansi mengacu pada Perka LAN Nomor 15
Tahun 2019 tentang Penetapan dan Penggunaan
Logo LAN.
6
 KONDISI FAKTUAL
1.2. PENGGUNAAN ARSIP
  Ketersediaan 1) Dalam kegiatan pelayanan dan akses dinamis
Prosedur terdapat prosedur penggunaan arsip dinamis
Penggunaan sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala LAN
Arsip Dinamis Nomor 12 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di
Lingkungan Lembaga Administrasi Negara dan
Peraturan Kepala LAN Nomor 6 Tahun 2019
tentang perubahan atas Peraturan Kepala LAN No.
17 Tahun 2019 tentang Sistem Klasifikasi dan
Akses Arsip Dinamis dilingkungan LAN.
  Sarana 1) Dalam penggunaan sarana peminjaman arsip,
Peminjaman telah terdapat Out Sheet, Out Guide, Buku
Peminjaman/Formulir Peminjaman
  Ketersediaan 1) Dalam ketersediaan arsip, terkait penyajian arsip
  Arsip Aktif aktif untuk kepentingan internal, Poksi Kajian
    Puslatbang KASN telah menyajikan arsip aktif
  untuk kepentingan pengguna internal, dan sudah
berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan
akses arsip dinamis.
2) Terkait penyajian arsip aktif untuk kepentingan
eksternal, telah diperuntukan bagi
Publik/Masyarakat, Pengawas Eksternal,Penegak
Hukum.
  1.3. PEMELIHARAAN ARSIP 
   Pemberkasan 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN telah melakukan
  Arsip  pemberkasan arsip aktif.
  2) Pemberkasan arsip aktif telah dilaksanakan
  terhadap arsip yang dibuat dan arsip yang
  diterima.
3) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan sesuai
klasifikasi arsip.
4) Poksi Kajian Puslatbang KASN telah menyusun
daftar arsip aktif.
    5) Daftar berkas arsip aktif telah memuat seluruh
    informasi arsip sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
6) Kemudian daftar berkas isi berkas telah memuat
seluruh informasi arsip sesuai ketentuan
peraturan perundang-undangan.
7) Poksi Kajian Puslatbang KASN belum
menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada unit
kearsipan setiap 6 bulan setelah pelaksanaan.

7
 KONDISI FAKTUAL
  Penyimpanan 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN telah melakukan
  Arsip Aktif penyimpanan arsip aktif yang dimilikinya.
   
    2) Fisik arsip yang disimpan sudah sesuai dengan
  daftar arsip aktif.
3) Arsip yang disimpan melewati retensi arsip aktif.
4) Arsip yang disimpan telah menggunakan sarana
yang sesuai yaitu folder, guide, map gantung,
felling kabinet.
  Alih Media Arsip 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN telah melakukan
    alih media terhadap arsip aktif. Alih media
    dilakukan dalam rangka e-performance dan yang
dialihmediakan seperti laporan, setiap tahapan
kegiatan, dan sarana bantu.
  Pemeliharaan 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN menyimpan arsip
  Arsip Vital viltal berupa finding aid.
    2) Poksi Kajian Puslabang KASN telah melakukan
   
identifikasi arsip vital dan menyusun daftar arsip
 
  vital.
  3) Penyusunan daftar arsip vital sudah memuat
informasi Unit Kerja, Media, Keterangan.
4) Dalam pelindungan dan pengamanan
dokumen/arsip vital negara, telah menggunakan
metode pelindungan arsip vital peralatan khusus
(vaulting).
5) sudah melakukan pengamanan fisik arsip vital.
6) Telah melakukan pengamanan informasi arsip
vital berupa: Mengatur akses petugas kearsipan,
Menyusun akses petugas kearsipan,
7) Telah melakukan penyimpanan arsip vital secara:
on site
  Pengelolaan Poksi Kajian Puslatbang KASN Lembaga
arsip terjaga Administrasi Negara tidak mengelola dan
menyimpan arsip terjaga

  1.4. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS

  Pemindahan 1) Poksi Kajian Puslatbang KASN selaku Unit
  Arsip Inaktif Pengolah telah melaksanakan pemindahan arsip
  inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10
  tahun ke Unit Kearsipan.

8
 KONDISI FAKTUAL
  2) Poksi Kajian Puslatbang KASN telah melakukan
  pemindahan arsip inaktif secara rutin.
  3) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan telah
  memperhatikan bentuk dan media arsip.
  4) Pemindahan arsip inaktif dilakukan melalui
kegiatan penyeleksian arsip inaktif, membuat
daftar arsip inaktif yang dipindahkan, dan
Penataan arsip inaktif yang dipindahkan.
5) Arsip inaktif yang dipindahkan telah melewati
retensi arsip aktif sesuai JRA. Pemindahan arsip
dilakukan terhadap seluruh arsip.
6) Pemindahan arsip disertai dengan berita acara
pemindahan arsip inaktif.
7) Berita acara pemindahan arsip inaktif telah di
tandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit
kerja sebagai pihak yang memindahkan
8)Pemindahan arsip inaktif telah disertai dengan
daftar arsip inaktif yang dipindahkan.
9) Daftar arsip inaktif yang dipindahkan telah
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit
kerja sebagai pihak yang memindahkan.
2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
  2.1. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN 
  Arsiparis   1) Berdasarkan hasil audit kearsipan, Poksi Kajian
Puslatbang KASN tidak memiliki Arsiparis
Pengelola Arsip 1) Berdasarkan hasil audit kearsipan, data pengelola
arsip Poksi Pelatihan Puslatbang KASN Lembaga
Administrasi Negara, sebanyak 1 orang pengelola
arsip yang terdiri dari 1 orang ASN..
2) pengelola arsip belum mengikuti pendidikan dan
pelatihan teknis kearsipan yang di selenggarakan
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
3) Pengelola Arsip di Poksi Kajian Puslatbang KASN
Lembaga Administrasi Negara telah mengikuti
kegiatan pengembangan kearsipan (non diklat
teknis) yaitu mengikuti sosialisasi kearsipan dan
bimbingan teknis kearsipan.
2.2. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN 
Folder 1) Prasarana kearsipan di pada Poksi Kajian
Guide/Sekat Puslatbang Lembaga Administrasi Negara telah
Label memiliki folder sebagai sarana pemberkasan arsip
Out Indikator 2) aktif
Filling cabinet. Penyimpanan arsip aktif di lingkungan unit
pengolah Poksi Kajian Puslatbang Lembaga
Administrasi Negara telah sesuai dengan
menggunakan guide/sekat, serta disimpan di
9
 KONDISI FAKTUAL
3) filling cabinet.

Selain itu juga terdapat sarana lainnya seperti out

indikator sebagai sarana peminjaman arsip aktif.

10
BAGIAN UMUM PUSLATBANG PKASN

ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL

1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
  1.1. PENCIPTAAN    
  Kesesuaian dalam 1) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam hal ini telah
  Pembuatan melakukan penomoran naskah dinas terhadap 5 dari
  Naskah Dinas
5 naskah dinas yang menggunakan penomoran
   
    naskah dinas sesuai dengan susunan penomoran
  naskah dinas yaitu naskah dinas berupa surat
  perintah dan surat dinas.
    2) Telah melakukan pemberian klasifikasi arsip
    terhadap 5 dari 5 surat perintah sesuai dengan
    susunan penomoran naskah dinas.
3) Telah melakukan pemberian klasifikasi terhadap
seluruh surat dinas sesuai dengan susunan
penomoran naskah dinas.
4) Telah melakukan pemberian klasifikasi terhadap
seluruh nota dinas sesuai dengan susunan
penomoran naskah dinas.
5) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam penggunaan
kertas naskah dinas, telah menggunakan kertas
terhadap seluruh naskah dinas sesuai dengan
ketentuan penggunaan kertas naskah dinas.
6) Telah menggunakan gramatur kertas naskah dinas
seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
penggunan kertas naskah dinas.

Kesesuaian dalam 7) Seluruh naskah dinas telah menerapkan penulisan

Pembuatan struktur kepala naskah dinas sesuai dengan
Naskah Dinas ketentuan struktur naskah dinas.
 
8) Seluruh Naskah Dinas telah menerapkan penulisan
 
  struktur batang tubuh/isi naskah dinas sesuai dengan
ketentuan struktur naskah dinas.

9) Seluruh Naskah Dinas telah menerapkan penulisan

struktur kaki naskah dinas sesuai dengan ketentuan
struktur naskah dinas.

10) Bagian umum Puslatbang KASN dalam format

naskah dinas, seluruh naskah dinas telah
menggunakan jenis huruf sesuai dengan ketentuan
format naskah dinas.
c. Pada naskah dinas surat perintah. Berdasarkan

11
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
Perka LAN No. 6 Tahun 2018 tentang Tata
Naskah Dinas, naskah dinas arahan termasuk
surat perintah menggunakan jenis huruf bookman
old style.
d. Pada naskah dinas korespondensi. Berdasarkan
Perka LAN No. 6 Tahun 2018 tentang Tata
Naskah Dinas, naskah dinas korespondensi
menggunakan jenis huruf bookman old style.
  Kesesuaian dalam 11) Seluruh naskah menggunakan ukuran huruf sesuai
  Pembuatan dengan ketentuan format naskah dinas.
  Naskah Dinas seluruh naskah dinas surat perintah sudah
    menggunakan ukuran huruf bookmand old style 11
    atau 12. Berdasarkan Peraturan Kepala LAN No. 6
    Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas, naskah
    dinas arahan (surat perintah) menggunakan ukuran
    huruf bookmand old style 11atau 12.
   
12) Telah menggunakan batas/ruang tepi terhadap
 
seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
 
format naskah dinas.
13) Sebagian naskah dinas belum menggunakan nomor
halaman sesuai dengan ketentuan format naskah
dinas.
Laporan sebagai naskah dinas khusus belum
menggunakan nomor halaman dan kata
penyambung dalam pergantian halaman. Adapun
pada Peraturan Kepala LAN No. 6 Tahun 2018
tentang Tata Naskah Dinas tidak mengatur ketentuan
nomor halaman dan kata penyambung halaman.
14) Seluruh naskah dinas yang menerapkan tembusan
sesuai dengan ketentuan format naskah dinas.
Untuk nota dinas plh Sudah mencantumkan
tembusan kepada pejabat definitif yang digantikan.
15) Hanya sebagian naskah dinas yang menerapkan
lampiran sesuai dengan ketentuan format naskah
dinas.sebagian surat tidak memerlukan lampiran.
c. Pada surat perintah yang menggunakan lampiran
daftar lampiran,nomor surat tugas,tanggal serta
"daftar nama yang diberi tugas" .
d. Format kolom daftar nama yang diberi perintah,
pada lampiran surat tugas sudah sesuai dengan
Peraturan Kepala LAN no. 6 tahun 2018 tentang
Tata Naskah Dinas.
16) Telah menerapkan penggunaan logo
lembaga/lambang negara terhadap seluruh naskah
dinas sesuai dengan ketentuan format naskah dinas.

12
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
17) Dalam pembubuhan paraf pada naskah dinas pada
Bagian Umum PKASN sudah sesuai dengan Perka
LAN No.6 Tahun 22018 tentang Tata Naskah Dinas
  Kesesuaian dalam 18) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam penggunaan
  Pembuatan cap dinas, telah menggunakan bentuk cap dinas
Naskah Dinas pada naskah dinas terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penggunaan cap dinas.
19) Telah menggunakan warna cap dinas terhadap
seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
penggunaan cap dinas.
20) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam
penandatanganan naskah dinas, telah menerapkan
penandatanganan terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penandatanganan naskah
dinas.
21) Telah menerapkan pelimpahan wewenang
penandatanganan terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penandatanganan naskah
dinas.
  Pengamanan 1) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam melakukan
Naskah Dinas pengamanan naskah dinas, telah melakukan
pemberian kode derajat klasifikasi keamanan
terhadap naskah dinas, berupa: Biasa (B).
  Pengendalian 1) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam
  Naskah Dinas pengendalian naskah dinas, telah melakukan
  Keluar pencatatan naskah dinas keluar berupa Buku
    Agenda.
    2) Telah melakukan penggandaan naskah dinas keluar.
  3) Telah melakukan pengiriman naskah dinas keluar.
  4) Telah melakukan penyimpanan pertinggal naskah
dinas keluar.
5) Bagian Umum Puslatbang KASN telah menggunakan
amplop dinas sesuai dengan ketentuan standar
penggunaan amplop.
  Penerimaan Arsip 1) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam
  (Pengendalian pengendalian naskah dinas masuk, telah melakukan
  Naskah Dinas penerimaan naskah dinas sesuai dengan ketentuan
  Masuk) tata naskah dinas.
  2) Telah melakukan pencatatan naskah dinas masuk
  berupa Buku Agenda.
  3) Telah melakukan pengarahan naskah dinas masuk.
4) Telah melakukan penyampaian naskah dinas masuk.
  Ketentuan 1) Lembaga Administrasi Negara memiliki ketentuan
Tambahan dalam tata naskah dinas, berupa: serta pemuatan
logo instansi mengacu pada Perka LAN Nomor 15
Tahun 2019 tentang Penetapan dan Penggunaan
Logo LAN.

13
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL

1.2. PENGGUNAAN ARSIP

  Ketersediaan 1)
Dalam kegiatan pelayanan dan akses dinamis
Prosedur terdapat prosedur penggunaan arsip dinamis
Penggunaan Arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala LANI
Dinamis Nomor 12 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan
Lembaga Administrasi Negara dan Peraturan Kepala
LAN Nomor 6 Tahun 2019 tentang perubahan atas
Peraturan Kepala LAN No. 17 Tahun 2019 tentang
Sistem Klasifikasi dan Akses Arsip Dinamis
dilingkungan LAN.
  Sarana 1) Dalam penggunaan sarana peminjaman arsip, telah
Peminjaman terdapat Out Sheet, Out Guide, Buku
Peminjaman/Formulir Peminjaman
  Ketersediaan Arsip 1) Dalam ketersediaan arsip, terkait penyajian arsip aktif
  Aktif untuk kepentingan internal, Bagian Umum
    Puslatbang KASN telah menyajikan arsip aktif untuk
  kepentingan pengguna internal, dan sudah
berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip dinamis. Hak akses arsip dinamis di lingkungan
Bagian Umum Puslatbang KASN berada pada
pejabat setingkat eselon III/Koordinator, oleh karena
itu jika ada arsiparis yang akan melakukan
peminjaman harus memperoleh persetujuan dari
pejabat eselon III/Koordinator.
2) Terkait penyajian arsip aktif untuk kepentingan
eksternal, telah diperuntukan bagi
Publik/Masyarakat, Pengawas Eksternal,Penegak
Hukum.
  1.3. PEMELIHARAAN ARSIP 
   Pemberkasan 1) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
  Arsip  pemberkasan arsip aktif.
    2) Pemberkasan arsip aktif telah dilaksanakan terhadap
    arsip yang dibuat dan arsip yang diterima.
  3) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan sesuai
  klasifikasi arsip.
  4) Bagian Umum Puslatbang KASN telah menyusun
  daftar arsip aktif.
  5) Daftar berkas arsip aktif telah memuat seluruh
  informasi arsip sesuai ketentuan peraturan
 
  perundang-undangan.
  6) Kemudian daftar berkas isi berkas telah memuat
  seluruh informasi arsip sesuai ketentuan peraturan
  perundang-undangan.
  7) Bagian Umum Puslatbang KASN belum
 
menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada unit
14
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
  kearsipan setiap 6 bulan setelah pelaksanaan.
  Penyimpanan 1) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
  Arsip Aktif penyimpanan arsip aktif yang dimilikinya.
   
  2) Fisik arsip yang disimpan sudah sesuai dengan
  daftar arsip aktif.
3) Arsip yang disimpan melewati retensi arsip aktif.
4) Arsip yang disimpan telah menggunakan sarana
yang sesuai yaitu folder, guide, map gantung, filing
kabinet.
Alih Media Arsip 1) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
  alih media terhadap arsip aktif. Alih media dilakukan
  dalam rangka e-performance dan yang
dialihmediakan seperti laporan, setiap tahapan
kegiatan, dan sarana bantu.
Pemeliharaan 1) Bagian Umum Puslatbang KASN menyimpan arsip
Arsip Vital viltal berupa finding aid.
  2) Bagian Umum Puslabang KASN telah melakukan
  identifikasi arsip vital dan menyusun daftar arsip vital.
3) Penyusunan daftar arsip vital sudah memuat
informasi Unit Kerja, Media, Keterangan.
4)
Dalam pelindungan dan pengamanan dokumen/arsip
vital negara, telah menggunakan metode
pelindungan arsip vital peralatan khusus (vaulting).
5) sudah melakukan pengamanan fisik arsip vital.
6) Telah melakukan pengamanan informasi arsip vital
berupa: Mengatur akses petugas kearsipan,
Menyusun akses petugas kearsipan,
7) Telah melakukan penyimpanan arsip vital secara: on
site
  Pengelolaan arsip Bagian Umum Puslatbang KASN Lembaga
  terjaga Administrasi Negara tidak mengelola dan
 
8) menyimpan arsip terjaga
 
1.4. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS
 
  Pemindahan Arsip 1) Bagian Umum Puslatbang KASN selaku Unit
  Inaktif Pengolah telah melaksanakan pemindahan arsip
  inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
  ke Unit Kearsipan.
  2) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
  pemindahan arsip inaktif secara rutin.
3) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan telah
memperhatikan bentuk dan media arsip.
4) Pemindahan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan
penyeleksian arsip inaktif, membuat daftar arsip
15
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
inaktif yang dipindahkan, dan Penataan arsip inaktif
yang dipindahkan.
5) Arsip inaktif yang dipindahkan telah melewati retensi
arsip aktif sesuai JRA. Pemindahan arsip dilakukan
terhadap seluruh arsip.
6) Pemindahan arsip disertai dengan berita acara
pemindahan arsip inaktif.
7) Berita acara pemindahan arsip inaktif telah di
tandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja
sebagai pihak yang memindahkan
8) Pemindahan arsip inaktif telah disertai dengan daftar
arsip inaktif yang dipindahkan.
9) Daftar arsip inaktif yang dipindahkan telah
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja
sebagai pihak yang memindahkan

2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN

  2.1. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN 
  Arsiparis   1) Berdasarkan hasil audit kearsipan, data arsiparis
    Bagian Umum Puslatbang KASN Lembaga
  Administrasi Negara memiliki arsiparis 1 orang
dengan kategori keahlian (Arsiparis Ahli Pertama)

2) Arsiparis di Bagian Umum Puslatbang KASN telah

memiliki kemandirian dan independen dalam
kedudukan hukum.
3) Dalam kewenangan, telah melaksanakan tugas
pokok kearsipan dan telah memiliki kewenangan
kearsipan.
    4) Arsiparis di Bagian Umum Puslatbang KASN selaku
    unit pengolah telah memenuhi persyaratan
  kompetensi, yakni pendidikan formal di bidang selain
  bidang kearsipan yang telah mengikuti dan lulus
Diklat Fungsional Arsiparis. dan pendidikan formal
Bidang Kearsipan yang sesuai (Sarjana/S1 selain
bidang Kearsipan untuk Arsiparis Ahli)
5) Terkait kompetensi arsiparis, belum mengikuti
sertifikasi kearsipan.
6) Dalam kegiatan pembinaan karir, Arsiparis Bagian
Umum Puslatbang KASN telah mendapatkan
kenaikan jabatan/karir melalui uji kompetensi/angka
kredit
7) Terkait pembinaan karir dalam pengembangan SDM,
Arsiparis mengikuti pengembangan SDM Kearsipan
Pengelola Arsip 1) Berdasarkan hasil audit kearsipan, data pengelola
arsip Bagian Umum Puslatbang KASN Lembaga
Administrasi Negara, sebanyak 3 orang pengelola
arsip yang terdiri dari 3 orang ASN..
16
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
2) Pengelola arsip belum mengikuti pendidikan dan
pelatihan teknis kearsipan yang di selenggarakan
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
3) Arsiparis lingkungan Bagian Umum Puslatbang
KASN Lembaga Administrasi Negara telah mengikuti
kegiatan pengembangan kearsipan (non diklat
teknis) yaitu mengikuti sosialisasi kearsipan dan
bimbingan teknis kearsipan.
2.2. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN 
Folder Prasarana kearsipan di pada Bagian Umum
Guide/Sekat Puslatbang Lembaga Administrasi Negara telah
Label memiliki folder sebagai sarana pemberkasan arsip
Out Indikator aktif
Filling cabinet. Penyimpanan arsip aktif di lingkungan unit pengolah
Bagian Umum Puslatbang Lembaga Administrasi
Negara telah sesuai dengan menggunakan
guide/sekat, serta disimpan di filling cabinet.

Selain itu juga terdapat sarana lainnya seperti out

indikator sebagai sarana peminjaman arsip aktif.

17
POKSI LATBANG PUSLATBANG PKASN

ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL

1 ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
  1.1. PENCIPTAAN    
  Kesesuaian dalam 1) Poksi Latbang Puslatbang KASN dalam hal ini telah
  Pembuatan melakukan penomoran naskah dinas terhadap 5 dari
  Naskah Dinas 5 naskah dinas yang menggunakan penomoran
   
naskah dinas sesuai dengan susunan penomoran
   
  naskah dinas yaitu naskah dinas berupa surat
perintah dan surat dinas.
  2) Telah melakukan pemberian klasifikasi arsip
  terhadap 5 dari 5 surat perintah sesuai dengan
  susunan penomoran naskah dinas.
3) Telah melakukan pemberian klasifikasi terhadap
seluruh surat dinas sesuai dengan susunan
penomoran naskah dinas.
4) Telah melakukan pemberian klasifikasi terhadap
seluruh nota dinas sesuai dengan susunan
penomoran naskah dinas.
5) Poksi Latbang Puslatbang KASN dalam penggunaan
kertas naskah dinas, telah menggunakan kertas
terhadap seluruh naskah dinas sesuai dengan
ketentuan penggunaan kertas naskah dinas.
6) Telah menggunakan gramatur kertas naskah dinas
seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
penggunan kertas naskah dinas.

  7) Seluruh naskah dinas telah menerapkan penulisan

  struktur kepala naskah dinas sesuai dengan
  ketentuan struktur naskah dinas.
 
8) Seluruh Naskah Dinas telah menerapkan penulisan
 
  struktur batang tubuh/isi naskah dinas sesuai dengan
  ketentuan struktur naskah dinas.
 
9) Seluruh Naskah Dinas telah menerapkan penulisan
 
  struktur kaki naskah dinas sesuai dengan ketentuan
  struktur naskah dinas.
 
  10) Poksi Latbang Puslatbang KASN dalam format
naskah dinas, seluruh naskah dinas telah
menggunakan jenis huruf sesuai dengan ketentuan
format naskah dinas.
e. Pada naskah dinas surat perintah. Berdasarkan

18
ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
Perka LAN No. 6 Tahun 2018 tentang Tata
Naskah Dinas, naskah dinas arahan termasuk
surat perintah menggunakan jenis huruf bookman
old style.
f. Pada naskah dinas korespondensi. Berdasarkan
Perka LAN No. 6 Tahun 2018 tentang Tata
Naskah Dinas, naskah dinas korespondensi
menggunakan jenis huruf bookman old style.
11) Seluruh naskah menggunakan ukuran huruf sesuai
dengan ketentuan format naskah dinas.
seluruh naskah dinas surat perintah sudah
menggunakan ukuran huruf bookmand old style 11
atau 12. Berdasarkan Peraturan Kepala LAN No. 6
Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas, naskah
dinas arahan (surat perintah) menggunakan ukuran
huruf bookmand old style 11atau 12.
12) Telah menggunakan batas/ruang tepi terhadap
seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
format naskah dinas.
13) Sebagian naskah dinas belum menggunakan nomor
halaman sesuai dengan ketentuan format naskah
dinas.
Laporan sebagai naskah dinas khusus belum
menggunakan nomor halaman dan kata
penyambung dalam pergantian halaman. Adapun
pada Peraturan Kepala LAN No. 6 Tahun 2018
tentang Tata Naskah Dinas tidak mengatur
ketentuan nomor halaman dan kata penyambung
halaman.
14) Seluruh naskah dinas yang menerapkan tembusan
sesuai dengan ketentuan format naskah dinas.
Untuk nota dinas plh Sudah mencantumkan
tembusan kepada pejabat definitif yang digantikan.
15) Hanya sebagian naskah dinas yang menerapkan
lampiran sesuai dengan ketentuan format naskah
dinas.sebagian surat tidak memerlukan lampiran.
e. Pada surat perintah yang menggunakan lampiran
daftar lampiran,nomor surat tugas,tanggal serta
"daftar nama yang diberi tugas" .
f. Format kolom daftar nama yang diberi perintah,
pada lampiran surat tugas sudah sesuai dengan
Peraturan Kepala LAN no. 6 tahun 2018 tentang
Tata Naskah Dinas.
16) Telah menerapkan penggunaan logo
lembaga/lambang negara terhadap seluruh naskah
dinas sesuai dengan ketentuan format naskah dinas.

19
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
17) Dalam pembubuhan paraf pada naskah dinas pada
Bagian Umum PKASN sudah sesuai dengan Perka
LAN No.6 Tahun 22018 tentang Tata Naskah Dinas
18) Poksi Latbang Puslatbang KASN dalam penggunaan
cap dinas, telah menggunakan bentuk cap dinas
pada naskah dinas terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penggunaan cap dinas.
  19) Telah menggunakan warna cap dinas terhadap
  seluruh naskah dinas sesuai dengan ketentuan
penggunaan cap dinas.
20) Poksi Latbang Puslatbang KASN dalam
penandatanganan naskah dinas, telah menerapkan
penandatanganan terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penandatanganan naskah
dinas.
21) Telah menerapkan pelimpahan wewenang
penandatanganan terhadap seluruh naskah dinas
sesuai dengan ketentuan penandatanganan naskah
dinas.
  Pengamanan 1) Poksi Latbang Puslatbang KASN dalam melakukan
Naskah Dinas pengamanan naskah dinas, telah melakukan
pemberian kode derajat klasifikasi keamanan
terhadap naskah dinas, berupa: Biasa (B).
  Pengendalian 1) Bagian Umum Puslatbang KASN dalam
  Naskah Dinas pengendalian naskah dinas, telah melakukan
  Keluar pencatatan naskah dinas keluar berupa Buku
    Agenda.
2) Telah melakukan penggandaan naskah dinas keluar.
    3) Telah melakukan pengiriman naskah dinas keluar.
  4) Telah melakukan penyimpanan pertinggal naskah
  dinas keluar.
5) Bagian Umum Puslatbang KASN telah
menggunakan amplop dinas sesuai dengan
ketentuan standar penggunaan amplop.
  Penerimaan Arsip 1) Poksi Latbang Puslatbang KASN dalam
  (Pengendalian pengendalian naskah dinas masuk, telah melakukan
  Naskah Dinas penerimaan naskah dinas sesuai dengan ketentuan
  Masuk) tata naskah dinas.
  2) Telah melakukan pencatatan naskah dinas masuk
  berupa Buku Agenda.
  3) Telah melakukan pengarahan naskah dinas masuk.
4) Telah melakukan penyampaian naskah dinas masuk.
  Ketentuan 1) Lembaga Administrasi Negara memiliki ketentuan
Tambahan dalam tata naskah dinas, berupa: serta pemuatan
logo instansi mengacu pada Perka LAN Nomor 15
Tahun 2019 tentang Penetapan dan Penggunaan
Logo LAN.

20
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
1.2. PENGGUNAAN ARSIP
  Ketersediaan 1)
Dalam kegiatan pelayanan dan akses dinamis
Prosedur terdapat prosedur penggunaan arsip dinamis
Penggunaan Arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala LANI
Dinamis Nomor 12 Tahun 2017 tentang Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan
Lembaga Administrasi Negara dan Peraturan Kepala
LAN Nomor 6 Tahun 2019 tentang perubahan atas
Peraturan Kepala LAN No. 17 Tahun 2019 tentang
Sistem Klasifikasi dan Akses Arsip Dinamis
dilingkungan LAN.
  Sarana 1) Dalam penggunaan sarana peminjaman arsip, telah
Peminjaman terdapat Out Sheet, Out Guide, Buku
Peminjaman/Formulir Peminjaman
  Ketersediaan Arsip 1) Dalam ketersediaan arsip, terkait penyajian arsip
  Aktif aktif untuk kepentingan internal, Poksi Latbang
    Puslatbang KASN telah menyajikan arsip aktif untuk
  kepentingan pengguna internal, dan sudah
berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses
arsip dinamis. Hak akses arsip dinamis di lingkungan
Bagian Umum Puslatbang KASN berada pada
pejabat setingkat eselon III/Koordinator, oleh karena
itu jika ada arsiparis yang akan melakukan
peminjaman harus memperoleh persetujuan dari
pejabat eselon III/Koordinator.
2) Terkait penyajian arsip aktif untuk kepentingan
eksternal, telah diperuntukan bagi
Publik/Masyarakat, Pengawas Eksternal,Penegak
Hukum.
  1.3. PEMELIHARAAN ARSIP 
   Pemberkasan 1) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
  Arsip  pemberkasan arsip aktif.
  2) Pemberkasan arsip aktif telah dilaksanakan terhadap
  arsip yang dibuat dan arsip yang diterima.
  3) Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan sesuai
klasifikasi arsip.
4) Bagian Umum Puslatbang KASN telah menyusun
daftar arsip aktif.
    5) Daftar berkas arsip aktif telah memuat seluruh
    informasi arsip sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
6) Kemudian daftar berkas isi berkas telah memuat
seluruh informasi arsip sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan.
7) Bagian Umum Puslatbang KASN belum
menyampaikan daftar arsip aktifnya kepada unit

21
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
kearsipan setiap 6 bulan setelah pelaksanaan.
  Penyimpanan 1) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
  Arsip Aktif penyimpanan arsip aktif yang dimilikinya.
   
    2) Fisik arsip yang disimpan sudah sesuai dengan
  daftar arsip aktif.
3) Arsip yang disimpan melewati retensi arsip aktif.
4) Arsip yang disimpan telah menggunakan sarana
yang sesuai yaitu folder, guide, map gantung, filing
kabinet.
  Alih Media Arsip 1) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
    alih media terhadap arsip aktif. Alih media dilakukan
    dalam rangka e-performance dan yang
dialihmediakan seperti laporan, setiap tahapan
kegiatan, dan sarana bantu.
  Pemeliharaan 1) Bagian Umum Puslatbang KASN menyimpan arsip
Arsip Vital viltal berupa finding aid.
    2) Bagian Umum Puslabang KASN telah melakukan
  identifikasi arsip vital dan menyusun daftar arsip vital.
3) Penyusunan daftar arsip vital sudah memuat
informasi Unit Kerja, Media, Keterangan.
    4)
Dalam pelindungan dan pengamanan dokumen/arsip
  vital negara, telah menggunakan metode
  pelindungan arsip vital peralatan khusus (vaulting).
 
5) sudah melakukan pengamanan fisik arsip vital.
6) Telah melakukan pengamanan informasi arsip vital
berupa: Mengatur akses petugas kearsipan,
Menyusun akses petugas kearsipan,
7) Telah melakukan penyimpanan arsip vital secara: on
site
  Pengelolaan arsip Bagian Umum Puslatbang KASN Lembaga
terjaga Administrasi Negara tidak mengelola dan
8) menyimpan arsip terjaga
  1.4. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS
 
  Pemindahan Arsip 1) Bagian Umum Puslatbang KASN selaku Unit
  Inaktif Pengolah telah melaksanakan pemindahan arsip
  inaktif dengan retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
  ke Unit Kearsipan.
  2) Bagian Umum Puslatbang KASN telah melakukan
  pemindahan arsip inaktif secara rutin.
  3) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan telah
  memperhatikan bentuk dan media arsip.
  4) Pemindahan arsip inaktif dilakukan melalui kegiatan
22
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
penyeleksian arsip inaktif, membuat daftar arsip
inaktif yang dipindahkan, dan Penataan arsip inaktif
yang dipindahkan.
5) Arsip inaktif yang dipindahkan telah melewati retensi
arsip aktif sesuai JRA. Pemindahan arsip dilakukan
terhadap seluruh arsip.
6) Pemindahan arsip disertai dengan berita acara
pemindahan arsip inaktif.
7) Berita acara pemindahan arsip inaktif telah di
tandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit kerja
sebagai pihak yang memindahkan
8) Pemindahan arsip inaktif telah disertai dengan daftar
arsip inaktif yang dipindahkan.
9) Daftar arsip inaktif yang dipindahkan telah
ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah/unit
kerja sebagai pihak yang memindahkan

2 ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN

  2.1. SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN 
  Arsiparis   1) Berdasarkan hasil audit kearsipan, data arsiparis
  Bagian Umum Puslatbang KASN Lembaga
    Administrasi Negara memiliki arsiparis 1 orang
dengan kategori keahlian (Arsiparis Ahli Pertama)

2) Arsiparis di Bagian Umum Puslatbang KASN telah

memiliki kemandirian dan independen dalam
kedudukan hukum.
3) Dalam kewenangan, telah melaksanakan tugas
pokok kearsipan dan telah memiliki kewenangan
kearsipan.
  4) Arsiparis di Bagian Umum Puslatbang KASN selaku
unit pengolah telah memenuhi persyaratan
kompetensi, yakni pendidikan formal di bidang selain
bidang kearsipan yang telah mengikuti dan lulus
Diklat Fungsional Arsiparis. dan pendidikan formal
Bidang Kearsipan yang sesuai (Sarjana/S1 selain
bidang Kearsipan untuk Arsiparis Ahli)
    5) Terkait kompetensi arsiparis, belum mengikuti
sertifikasi kearsipan.
    6) Dalam kegiatan pembinaan karir, Arsiparis Bagian
  Umum Puslatbang KASN telah mendapatkan
kenaikan jabatan/karir melalui uji kompetensi/angka
kredit
7) Terkait pembinaan karir dalam pengembangan SDM,
Arsiparis mengikuti pengembangan SDM Kearsipan
Pengelola Arsip 1) Berdasarkan hasil audit kearsipan, data pengelola
arsip Bagian Umum Puslatbang KASN Lembaga
23
 ASPEK/SUB ASPEK KONDISI FAKTUAL
Administrasi Negara, sebanyak 3 orang pengelola
arsip yang terdiri dari 3 orang ASN..
2) Pengelola arsip belum mengikuti pendidikan dan
pelatihan teknis kearsipan yang di selenggarakan
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
3) Arsiparis di lingkungan Bagian Umum Puslatbang
KASN Lembaga Administrasi Negara telah mengikuti
kegiatan pengembangan kearsipan (non diklat
teknis) yaitu mengikuti sosialisasi kearsipan dan
bimbingan teknis kearsipan.

2.2. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN 

Folder Prasarana kearsipan di pada Bagian Umum
Guide/Sekat Puslatbang Lembaga Administrasi Negara telah
Label memiliki folder sebagai sarana pemberkasan arsip
Out Indikator aktif
Filling cabinet. Penyimpanan arsip aktif di lingkungan unit pengolah
Bagian Umum Puslatbang Lembaga Administrasi
Negara telah sesuai dengan menggunakan
guide/sekat, serta disimpan di filling cabinet.

Selain itu juga terdapat sarana lainnya seperti out

indikator sebagai sarana peminjaman arsip aktif.

Demikian laporan hasil pengawasan kearsipan internal LAN pada Pusat

Pelatihan dan Pengembangan PKASN ini kami buat sebagai
pertanggungjawaban selaku Tim Pengawasan Kearsipan Internal LAN.

Jakarta, Juni 2021

24