Pengawasan Kearsipan Internal

ACHMAD LAZIM, SE. MM

INSPEKTUR
I N S P E K TO R AT D A E R A H K A B U PAT E N B L I TA R
A. FUNGSI DAN TUJUAN PENGAWASAN INTERNAL
DALAM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN
1. FUNGSI PENGAWASAN INTERNAL
a. Untuk menilai apakah setiap unit-unit telah melakukan kebijaksanaan dan prosedur
yang menjadi tanggungjawabnya masing-masing.
b. Untuk menilai apakah surat-surat atau laporan yang dihasilkan telah
menggambarkan kegiatan-kegiatan yang sebenarnya secara cermat dan tepat
c. Untuk menilai apakah pengendalian manajemen sudah cukup memadai dan
dilaksanakan secara efektif.
d. Memberikan nilai, analisis, merekomendasikan serta menyampaikan hasil
surat/Laporan sehubungan dengan bidang pekerjaan Organisasi/Lembaga yang
telah diperiksa.
A. FUNGSI DAN TUJUAN PENGAWASAN INTERNAL
DALAM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN
2. TUJUAN PENGAWASAN INTERNAL
a. Untuk mengetahui apakah suatu kegiatan berjalan sesuai rencana yang telah
ditetapkan
b. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu dilaksanakan sesuai dengan asas-asas
yang telah ditentukan
c. Untuk mengetahui kesulitan-kesulitan dan Kelemahan-kelemahan dalam
melaksanakan pekerjaan
d. untuk mencari solusi atau jalan keluar apabila dijumpai kesulitan dan kegagalan ke
arah perbaikan.
B. PERAN ARSIP/DOKUMEN DALAM PELAKSANAAN
PENGAWASAN
1. Pengawas APIP memerlukan Arsip/Dokumen sebagai bukti pertanggungjawaban
pelaksanaan Anggaran Daerah.
2. Aparat Penegak Hukum memerlukan Arsip sebagai Alat Bukti yang berkaitan dengan
Kasus Hukum.
C. PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
1. Peraturan Pemerintah No 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan Pasal 16 mengamanatkan sebagai berikut :
(1) Pengawasan kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan
kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan.
(2) Pengawasan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh
lembaga dan/atau unit kearsipan bekerja sama dengan lembaga atau unit yang
menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya.
C. PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
2. Peraturan Daerah Kabupaten Blitar No 8 Tahun 2018 tentang Penyelenggaran Kearsipan
pada Pasal 18 :
(1) Pemerintah Daerah melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan dan
pengelolaan arsip dinamis pada perangkat daerah, penyelenggaraan kearsipan
maupun pengelolaan arsip statis pada LKD.
(2) Pelaksanaan pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai
dengan peraturan yang berlaku dan standar pengawasan kearsipan.
(3) Pengawasan penyelenggaraan kearsipan dinamis pada perangkat daerah
sebagaimana dimaksud ayat (1) dilaksanakan secara terkoordinasi melalui kerja
sama LKD dengan perangkat daerah penyelenggara pengawasan daerah.
C. PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
.......(lanjutan)
4) Pengawasan penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip dinamis pada perangkat daerah
dilakukan dengan cara:
a. audit kearsipan dinamis;
b. monitoring dan evaluasi;
c. penilaian kinerja penyelenggaraan kearsipan;dan
d. koordinasi penyediaan fasilitas sarana kearsipan.
5) Pengawasan penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip statis di LKD dilakukan dengan
cara:
a. audit kearsipan statis
b. monitoring dan evaluasi;
c. penilaian kinerja LKD;dan
d. koordinasi penyediaan fasilitas sarana pengelolaan arsip statis.
C. PELAKSANAAN PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
.......(lanjutan)
6) Perangkat daerah wajib menindaklanjuti hasil audit kearsipan dinamis sebagaimana
dimaksud ayat (4) huruf a yang dilakukan oleh LKD.
7) Ketentuan lebih lanjut mengenai standar, mekanisme dan prosedur pelaksanaan
pengawasan kearsipan diatur dalam Peraturan Bupati.
D. STRUKTUR TIM PEGAWASAN KEARSIPAN DAERAH
Berdasarkan Peraturan ANRI No 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan :
1. Tim dibentuk oleh Bupati
2. Pengarah : Sekretaris Daerah
3. Penanggungjawab : Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip dan Inspektur
4. Ketua Tim : Kepala Bidang Layanan dan Pelestarian Arsip / Arsiparis Ahli
5. Anggota : Arsiparis; Auditor pada Inspektorat; Pejabat Fungsional
Pengawas di Inspektorat ; Pejabat pelaksana
E. RENCANA PELAKSANAAN
1. Mulai dilaksanakan pada Tahun Anggaran 2020
2. Obyek Pengawasan : Seluruh Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten
Blitar
F. HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
1. Sebagai Indikator / Tolok Ukur Capaian Penyelenggaraan Urusan Kearsipan oleh
Pemerintah Daerah yang dihimpun dan dipublikasikan baik secara internal oleh Dinas
Perpustakaan dan Arsip maupun secara nasional oleh Arsip Nasional Republik Indonesia
2. Sebagai salah satu indikator pada Indeks Reformasi Birokrasi sesuai PERMENPAN RB No
RB No 30 Tahun 2018 tentang Perubahan Permenpan No 14 Tahun 2014 tentang
Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah. Nilai hasil pengawasan
kearsipan merupakan salah satu indikator pada bagian Penataan Tata Laksana pada poin
(d)
3. Sebagai pemetaan kondisi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Blitar untuk penentuan prioritas peningkatan dan perbaikan sistem
kearsipan
TERIMA KASIH